Das Versenden von Projektinhalten, Schulungsvideos und anderen großen Dateien per E-Mail sollte der einfachste Teil Ihrer Arbeit sein. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen jedoch noch keine effiziente Methode zum Versenden großer Dateien gefunden haben, die Ihren speziellen Anforderungen entspricht, kann das Versenden von E-Mail-Anhängen ziemlich frustrierend sein. Die meisten E-Mail-Anbieter haben ein Datenlimit für Nachrichten, das die Benutzer in der Regel auf Anhänge mit einer Größe von maximal 25 MB beschränkt – viele Datenlimits für E-Mail-Anhänge liegen sogar bei etwa 10 MB. Daher erfordert das Versenden größerer Dateien eine Art von Workaround, und es kann schwierig sein, den besten Weg zu finden, um große Dateien per E-Mail zu versenden.
Glücklicherweise gibt es für dieses häufig auftretende Problem heute jede Menge Optionen, die verschiedene Lösungen bieten. Es gibt viele Methoden, um eine große Datei oder eine Videodatei per E-Mail zu versenden, mit denen Sie bei Ihren zukünftigen Arbeitsabläufen Zeit sparen werden, wenn Sie sich jetzt die Zeit nehmen, verschiedene Optionen auszuprobieren und zu entscheiden, welche Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
Verwenden Sie den integrierten Cloud-Speicher Ihres E-Mail-Anbieters, um große Dateien per E-Mail versenden zu können
Nutzen Sie Gmail, Outlook oder iCloud-E-Mail? Wenn ja, ist es für Sie vielleicht eine praktische Möglichkeit, die Cloud-Speicherdienste zu nutzen, die diese Anbieter in ihre E-Mail-Plattformen integriert haben. Dienste wie Google Drive, OneDrive und iCloud sind so konzipiert, dass sie nahtlos mit den entsprechenden E-Mail-Diensten zusammenarbeiten, so dass Sie keine Schwierigkeiten haben werden, einen nicht verwandten Cloud-Speicherdienst mit einem E-Mail-Client zu verwenden, der von einem anderen Unternehmen entwickelt wurde.
1. Google Drive
Egal, ob Sie Ihre E-Mail für geschäftliche oder private Zwecke nutzen, die Popularität von Google-Mail hat Google Drive fast allgegenwärtig gemacht. Wenn Sie versuchen, eine Datei anzuhängen, welche die von Google festgelegte Dateigrößenbeschränkung von 25 MB überschreitet, fragt Google Mail automatisch, ob Sie die Datei auf Drive hochladen möchten und teilt in diesem Fall den Drive-Link in Ihrer E-Mail. Sie können Ihre Datei in Google Drive direkt in Ihrem E-Mail-Fenster im richtigen Dateiordner organisieren, ohne selbst Drive aufrufen zu müssen. Da es von Google stammt, ist Google Drive für viele Gmail-Nutzer die einfachste Lösung zum Versenden großer Dateien. Allerdings ist es nicht für jeden geeignet. Google Drive nimmt viel Speicherplatz in Anspruch und wenn Sie einen Computer mit wenig Rechenleistung verwenden, kann es lästig werden, Ihr gesamtes System herunterzufahren, indem Sie Google Drive aufrufen, nur um einen E-Mail-Anhang zu öffnen.
2. OneDrive
Eine weitere Möglichkeit, wie man große Dateien per E-Mail Anhang sendet ist OneDrive. Wenn Sie Microsoft Outlook nutzen, ist OneDrive Ihr nativer Cloud-Speicherdienst, um große Dateien, wie z. B. Fotos oder Videos, zu versenden. Ähnlich wie bei Google Drive können Sie mit OneDrive Dokumente entweder über einen Link, den Sie kopieren und einfügen können oder durch das Versenden des Dokuments per E-Mail freigeben. OneDrive ist ein praktisches Werkzeug für Einzelpersonen. Allerdings wird es schnell etwas schwerfällig, wenn es in Teams als kollaboratives Werkzeug verwendet wird.
3. iCloud und Mail Drop
Apples Lösung für das Datenlimit für E-Mail-Anhänge ist Mail Drop, das Teil des iCloud-Cloud-Speichersystems ist, mit dem Apple-Benutzer Inhalte über ihre verschiedenen Apple-Geräte hinweg synchronisieren können. Mail Drop funktioniert anders als Google Drive und OneDrive, denn wenn Sie aufgefordert werden, eine große Datei an Ihre E-Mail mit Mail Drop anzuhängen, wird die Datei in iCloud gehostet, aber der geteilte Link läuft nach dreißig Tagen ab. Dies kann ein Vorteil sein, wenn Sie wissen, dass Sie Ihre Dateien nicht dauerhaft in Ihrer iCloud gehostet haben möchten, sondern sie einfach per E-Mail versenden müssen. Darüber hinaus werden Dateien, die vorübergehend über Mail Drop hochgeladen werden, nicht auf Ihr iCloud-Speicherlimit angerechnet. Seien Sie jedoch vorsichtig wenn es um das Ablaufen der Dateien geht, wenn Ihre eigentliche Absicht war, sie langfristig in der Cloud zu organisieren.Die oben genannten drei Lösungen für das Problem, wie man eine große Datei per E-Mail verschickt, könnten gut für Sie funktionieren, wenn Sie und Ihr gesamtes Team Gmail, Outlook oder iCloud-E-Mail verwenden. Wenn Sie allerdings eine einfache Möglichkeit zum Senden großer Dateien benötigen, die mit einer größeren Anzahl von Plattformen funktioniert, könnte eine andere Option besser für Sie geeignet sein.
4. Filestage
Filestage ist eine Online-Proofing-Software, die entwickelt wurde, um das Einholen von Kunden-Feedback zu vereinfachen und eine einfachere Zusammenarbeit bei großen kreativen Projekten zu ermöglichen. Außerdem ist es auch ein hervorragendes Tool, um große Dateien per E-Mail versenden zu können. Auf die Plattform von Filestage lassen sich verschiedene Dateien, z.B. auch Videos, hochladen und jede Datei über einen per E-Mail versendeten Link online freigeben. Wenn der Kunde oder Mitarbeiter nun auf den Link klickt, wird das Dokument geöffnet und ist bereit für ein Feedback. Zusätzlich zur Freigabe von Dokumenten per E-Mail können Sie auch direkt aus der Filestage-Plattform heraus Reviewer einladen.
Da Filestage speziell für Kundenfeedback, Überprüfungs- und Freigabeprozesse, sowie eine einfache und effiziente geschäftliche Zusammenarbeit entwickelt wurde, werden Sie feststellen, dass sich die Software leicht in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lässt, um große Videodateien oder andere große Dateien zu geschäftlichen Zwecken per E-Mail versenden möchten.
Da Filestage mehr als nur ein Datenübertragungsdienst ist, sondern Ihnen eine ganze Palette von Funktionen zur Erleichterung der Zusammenarbeit und des Teamworks bietet, ist es kein kostenloses Tool. Weitere Informationen zu den Preisen von Filestage für verschiedene Pakete finden Sie hier.
5. WinRar
Wenn Sie nicht bereit sind, einen Cloud-Speicher für Ihre Dateien zu verwenden, ist ein manuellerer Ansatz die Aufteilung der Datei in kleinere Bestandteile mit WinRar. Sobald Sie die Software auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie mit WinRar Ihre Datei ganz einfach in mehrere komprimierte Dateien innerhalb eines Archivs aufteilen. Sie können festlegen, wie groß jede .rar-Datei sein soll und jede einzelne Datei einfach an Ihre E-Mail anhängen. Die Einschränkung dieser Lösung besteht darin, dass diese separaten komprimierten Dateien in der Summe immer noch kleiner sein müssen als das Datenlimit für E-Mail-Anhänge. Außerdem muss Ihr Empfänger jede einzelne Datei herunterladen und über ein Datei-Extraktionsprogramm verfügen. um die größere, vollständige Datei aus den .rar-Anhängen zu erhalten. Auch hierfür kann WinRar eingesetzt werden. Wenn es sich bei Ihrem Empfänger um jemanden handelt, der mit dieser Technik nicht sehr vertraut ist, wenn Sie z. B. Fotos an Ihre Großeltern senden, die den Computer nicht sehr oft benutzen, ist dies wahrscheinlich nicht die beste Option.
6. WinZip
Wenn SIe sich fragen, wie man große Fotodateien per E-Mail verschickt, können Sie einmal etwas näher mit komprimierten Zip-Dateien befassen. Das Erstellen von gezippten Archiven mag sich wie ein Rückschritt anfühlen, aber diese Methode zum Versenden großer Dateien funktioniert immer noch genauso gut, wie früher. Sie können ganz einfach nach einer Reihe von kostenlosen Zip-Programmen suchen und diejenigen auswählen, die jetzt für Windows und Mac OS verfügbar sind, wie z. B. WinZip, 7-Zip, Power Archiver, iZip und viele andere. WinRar, wie oben beschrieben, kann ebenfalls Dateien in ein Zip-Archiv komprimieren.
Erstellen Sie die Zip-Datei mit dem Programm Ihrer Wahl und die Dateigröße wird am Ende deutlich kleiner als die Originaldatei sein und sich somit leicht per E-Mail versenden lassen. Wenn Ihr Empfänger Windows verwendet, sollte er die Fähigkeit zum Entpacken Ihrer Datei in sein Betriebssystem eingebaut haben. Andernfalls könnten Sie auf das gleiche Problem wie oben beschrieben stoßen, wenn Sie Ihren Empfänger mit der Aufgabe belasten, herauszufinden, wie er auf Ihre Datei zugreifen kann.
7. Dropbox
Dropbox ist eines der am häufigsten verwendeten Cloud-Speichersysteme und eignet sich für all diejenigen, die einen zentralen Hub für ihre Dateien benötigen, der für alle Teammitglieder zugänglich ist. Innerhalb von Dropbox können Sie einen Link zu Ihrer Datei per E-Mail versenden, indem Sie auf “Share” (Freigeben) klicken. Jeder, dem Sie den Link per E-Mail geschickt haben, kann die Datei anschließend herunterladen. Im Gegensatz zu einigen der anderen Optionen in diesem Artikel, bei denen die Benutzer auf beiden Seiten Zugriff auf dieselben Programme haben müssen, muss der Empfänger Ihrer Mail kein Dropbox-Benutzer sein, um auf Ihre Datei zuzugreifen. So senden Sie große PDF-Dateien per E-Mail problemlos an Kunden und Stakeholder.
8. WeTransfer
WeTransfer ist ein weiterer beliebter Datentransfer Dienst, der Sie dabei unterstützt, wenn Sie sich fragen, wie man große Videodateien per E-Mail sendet. Sie können Dateien ganz einfach senden, indem Sie auf die WeTransfer-Website gehen, Ihre Datei hochladen und Ihre E-Mail-Adresse, die Empfänger-E-Mail und den Text Ihrer E-Mail in das Browserfenster eingeben. Ein Vorteil von WeTransfer ist, dass Sie sich nicht auf der Website registrieren müssen und dass der Versand bis zu einer Dateigröße von 2 GB kostenlos ist. Für alles darüber hinaus ist ein Plus-Konto erforderlich. Ihr Empfänger muss sich auch kein Konto erstellen, um Ihre Datei herunterzuladen. Sie können auch einen Link zu jeder Datei erstellen, die Sie hochladen, den Sie freigeben können.
9. Send Anywhere
Send Anywhere hebt sich von einigen anderen Diensten für den Dateiversand ab, weil es eher wie ein Peer-to-Peer-Datentransfer funktioniert, anstatt Benutzer einzuladen, ihre Dokumente auf einem Webserver zu hosten. Diejenigen, die sensible Dokumente und große Dateien per E-Mail versenden müssen, zögern vielleicht, Cloud-Speicher und andere Hosting-Dienste als Vermittler für ihre Dokumente zu nutzen. Send Anywhere ermöglicht den sicheren Versand von Dokumenten über seine App, indem sowohl der Absender als auch der Empfänger einen sechsstelligen Code oder QR-Code eingeben müssen, um auf die Dateien zugreifen zu können. Wenn Sie allerdings den einfachen Dateizugriff für sich und den Empfänger als wichtiger empfinden, als eine erhöhte Sicherheit, dann könnte diese Funktion Send Anywhere zur weniger wünschenswerten Option machen. Wenn Sie allerdings Sicherheits- oder Datenschutzbedenken gegenüber anderen Datenübertragungsdiensten haben, kann Send Anywhere eine sinnvolle Methode dafür sein, wie man große Dateien per E-Mail versenden kann.
10. HighTail (ehemals YouSendIt)
Vielleicht erinnern Sie sich noch an YouSendIt aus der Mitte der 00er Jahre, als Cloud-Speicher noch nicht zur gängigsten Methode zählten. Dieses Unternehmen heißt jetzt HighTail und ist immer noch eine beliebte Lösung wenn Sie sich fragen, wie man große Dateien per E-Mail-Anhang sendet und die Zusammenarbeit zwischen mehreren Benutzern erleichtert. HighTail ermöglicht es Ihnen nicht nur, Links mit Ihren hochgeladenen Dateien zu versenden, sondern bietet auch eine Nachverfolgung, mit der Sie feststellen können, wann Ihre Datei heruntergeladen wurde. Sie können Ihre eigenen Zugangscodes und Verfallsdaten für Ihre Dateien festlegen, was Ihnen eine größere Kontrolle über Ihre Dokumente gibt, sobald sie auf die HighTail-Server hochgeladen wurden.
11. Firefox Send
Wenn Sie ein Mozilla Firefox-Benutzer sind, bevorzugen Sie vielleicht folgende Methode der Dateifreigabe, wenn es darum geht, wie man große Fotodateien per E-Mail verschickt oder Video- und PDF-Dateien versendet. Firefox Send ist eine weitere gute Option für sicherheitsbewusste Anwender, da es verschlüsselte Datenübertragungen bietet, die sich selbst zerstören, nachdem die Datei vom vorgesehenen Empfänger heruntergeladen wurde. Aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen ist diese Option weniger optimal für die Zusammenarbeit oder für das Senden von Dateien an mehrere Empfänger. Wenn Sie aber gelegentlich verschlüsselte Dateien an Einzelpersonen senden müssen, könnte sie gut für Sie funktionieren.
12. MediaFire
Heutzutage hört oder sieht man MediaFire nicht mehr so häufig wie früher, wenn es darum geht, wie man eine große Datei per E-Mail verschickt und Dateien und Uploads gemeinsam nutzt. Allerdings ist dieser Dienst immer noch eine zuverlässige Möglichkeit zum Hochladen größerer Dateien und deren einfache Freigabe mit E-Mail-Links. Sie müssen sich auf der Website des Dienstes registrieren und ein Konto erstellen, dann ist das Hochladen Ihrer Videos und das Abrufen des Freigabelinks ein einfacher Prozess. Innerhalb Ihres Mediafire-Kontos können Sie eine Bibliothek mit den von Ihnen hochgeladenen Dateien sehen und diese löschen, sobald Sie sie nicht mehr zum Teilen benötigen.
13. FTP (File Transfer Protocol)
Im Gegensatz zu den anderen Optionen in dieser Liste kommt diese Methode ganz ohne E-Mail aus. FTP (File Transfer Protocol) ist definitiv eine altmodische Antwort auf die Frage, wie man große Dateien versendet, aber FTP-Übertragungen sind heute genauso schnell und sicher wie bereits vor zwanzig Jahren. Es gibt eine Reihe von kostenlosen oder preiswerten FTP-Clients zur Auswahl, wobei FileZilla wohl die bekannteste und weithin als beste Option angesehen wird. Einer der Hauptvorteile von FTP gegenüber anderen Datenübertragungsmethoden ist, dass es festgefahrene Downloads wieder aufnimmt, wenn Sie oder Ihr Empfänger eine schwache Verbindung haben. Wenn Sie oder Ihre Empfänger noch nie mit unterbrochenen Downloads zu kämpfen hatten, brauchen Sie wahrscheinlich keinen FTP-Client. Aber wenn Sie wissen, dass Sie regelmäßig mit zahlreichen großen Videodateien arbeiten werden, sollten Sie die Einrichtung eines FTP-Clients in Betracht ziehen, um das Herunterladen zu erleichtern.
So senden Sie große Dateien mühelos
Der wichtigste Faktor bei der Wahl der Datenübertragungsmethode ist vor allem, wie viel Zeit sie Ihren E-Mail-Prozessen hinzufügen wird. Es mag nicht viel erscheinen, aber jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden müssen, summieren sich die verschwendeten Minuten im Laufe des Tages. Selbst wenn Sie diesen Artikel lesen, weil Sie sich tatsächlich Fragen, wie man große Fotodateien per E-Mail verschickt an Ihre Großeltern, sollte eine solche Aufgabe so nahtlos und einfach wie möglich sein, ohne Zeit von anderen, arbeitsintensiven Teilen Ihres Tages zu stehlen.
Und wenn Sie für Ihren Job regelmäßig große Dateien per E-Mail versenden, hauptsächlich an Mitarbeiter, ist es umso wichtiger, dass Sie in der Lage sind, E-Mails ohne weiteres zu versenden. Die Miniaturaufgaben, wie z.B. das Versenden von E-Mails, die sich zu einem größeren kreativen Arbeitsablauf zusammenfügen, sollten dazu dienen, Ihre Produktivität zu steigern und nicht dazu, Sie abzulenken und unnötig Zeit mit der Lösung eines eigentlich einfachen Problems zu verbringen.
Viele Lösungen für die Dateifreigabe wurden mit dem Wissen entwickelt, wie frustrierend es ist, mitten in der Arbeit innezuhalten und sich mit der Größe eines E-Mail-Anhangs herumzuschlagen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die beste Methode für Ihr Unternehmen zu recherchieren, ersparen Sie sich im Nachhinein Kopfschmerzen und verschwendete Zeit. Ein strukturierter und einfacher Prozess für das Versenden von E-Mail-Anhängen wird sich positiv auf den Rest Ihres Workflows auswirken und eine höhere Produktivität und Zusammenarbeit mit minimalem Stress ermöglichen.
