So können Sie große Dateien per Mail versenden – 4 einfache Möglichkeiten

E-Mails sind ein weit verbreiteter Kanal für den Versand von Informationen, Marketingmaterial und anderen Mitteilungen von einer Person zur anderen. Es ist auch möglich, Dateien per E-Mail zu versenden. Dies kann jedoch für Absender, die große Dateien versenden möchten, problematisch sein, da die Datenmenge in E-Mails auf 25 MB begrenzt ist (da Text-E-Mails 25 MB nicht überschreiten dürfen). 

Für Unternehmen, die große Dateien und Präsentationen versenden, stellt sich daher die Frage: „Wie kann ich eine Datei mit mehr als 25 MB per E-Mail versenden?“ In diesem Artikel werden die verfügbaren Lösungen vorgestellt, mit denen Sie große Dateien per E-Mail versenden können, und es wird erläutert, wie Cloud-Dienste bei diesen Lösungen eine Vorreiterrolle spielen.

1. Verwenden Sie integrierte Cloud-Speicher

Nutzen Sie Gmail, Outlook oder iCloud-E-Mail? Wenn ja, ist es für Sie vielleicht eine praktische Möglichkeit, die Cloud-Speicherdienste zu nutzen, die diese Anbieter in ihre E-Mail-Plattformen integriert haben. Dienste wie Google Drive, OneDrive und iCloud sind so konzipiert, dass sie nahtlos mit den entsprechenden E-Mail-Diensten zusammenarbeiten, sodass Sie keine Schwierigkeiten haben werden, einen nicht verwandten Cloud-Speicherdienst mit einem E-Mail-Client zu verwenden, der von einem anderen Unternehmen entwickelt wurde.

Google Drive

Egal, ob Sie Ihre E-Mail für geschäftliche oder private Zwecke nutzen, die Popularität von Google-Mail hat Google Drive fast allgegenwärtig gemacht. Wenn Sie versuchen, eine Datei anzuhängen, welche die von Google festgelegte Dateigrößenbeschränkung von 25 MB überschreitet, fragt Google Mail automatisch, ob Sie auf Drive hochladen möchten und teilt in diesem Fall den Drive-Link in Ihrer E-Mail. Sie können Ihre Dokument in Google Drive direkt im richtigen Ordner organisieren, ohne selbst Drive aufrufen zu müssen. Da es von Google stammt, ist Google Drive für viele Gmail-Nutzer die einfachste Lösung, um große Dateien per Mail versenden zu können. Allerdings sind diese Möglichkeiten nicht für jeden geeignet. Google Drive nimmt viel Speicherplatz in Anspruch und wenn Sie einen Computer mit wenig Rechenleistung verwenden, kann es lästig werden, Ihr gesamtes System herunterzufahren, indem Sie Google Drive aufrufen, nur um einen E-Mail-Anhang zu öffnen.

OneDrive

Eine weitere Möglichkeit, wie man große Dateien in einem E-Mail-Anhang sendet, ist OneDrive. Wenn Sie Microsoft Outlook nutzen, ist OneDrive Ihr nativer Cloud-Speicherdienst, um große Dateien, wie z. B. Fotos oder Videos, zu versenden. Ähnlich wie bei Google Drive können Sie mit OneDrive Dokumente entweder über einen Link, den Sie kopieren und einfügen können, oder durch das Versenden des Dokuments per E-Mail freigeben. OneDrive ist ein praktisches Werkzeug für Einzelpersonen. Allerdings wird es schnell etwas schwerfällig, wenn es in Teams als kollaboratives Werkzeug verwendet wird. 

iCloud und Mail Drop

Bildquelle: Apple

Apples Lösung für das Datenlimit für E-Mail-Anhänge ist Mail Drop, das Teil des iCloud-Speichersystems ist, mit dem Apple-Nutzer Inhalte über ihre verschiedenen Apple-Geräte hinweg synchronisieren können. Mail Drop funktioniert anders als Google Drive und OneDrive, denn wenn Sie aufgefordert werden, ein größeres Dokument an Ihre E-Mail mit Mail Drop anzuhängen, wird diese in iCloud gehostet, aber der geteilte Link läuft nach dreißig Tagen ab. 

Dies kann ein Vorteil sein, wenn Sie wissen, dass Sie Ihre Dateien nicht dauerhaft in Ihrer iCloud gehostet haben möchten, sondern sie einfach per Drag-and-Drop versenden müssen. Darüber hinaus werden große Dateien, die vorübergehend über Mail Drop hochgeladen werden, nicht auf Ihr iCloud-Speicherlimit angerechnet. 

Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn es um das Ablaufen der Dateien geht, wenn Ihre eigentliche Absicht war, sie langfristig in der Cloud zu organisieren. 

Die oben genannten drei Lösungen für das Problem, wie man eine große Datei per E-Mail verschickt, könnten gut für Sie funktionieren, wenn Sie und Ihr gesamtes Team Gmail, Outlook oder iCloud-E-Mail verwenden. Wenn Sie allerdings eine einfache Möglichkeit zum Senden großer Dateien benötigen, die mit einer größeren Anzahl von Plattformen funktioniert, könnte eine andere Option besser für Sie geeignet sein.

MediaFire

Heutzutage hört oder sieht man MediaFire nicht mehr so häufig wie früher, wenn es darum geht, wie man eine große Datenmenge per E-Mail verschickt und Dateien, Bilder sowie Uploads gemeinsam nutzt. Allerdings ist dieser Dienst immer noch eine zuverlässige Möglichkeit zum Hochladen größerer Dateien und deren einfache Freigabe mit E-Mail-Links. 

Sie müssen sich auf der Website registrieren und ein Konto beim Anbieter erstellen, dann ist das Hochladen Ihrer Videos oder Herunterladen über einen Download-Link ein einfacher Prozess. Innerhalb Ihres Mediafire-Kontos können Sie eine Bibliothek mit den von Ihnen hochgeladenen Dateien sehen und diese löschen, sobald Sie sie nicht mehr zum Teilen benötigen.

2. Verwenden Sie Online-Plattformen für eine einfache Zusammenarbeit

Es existieren zahlreiche Online-Plattformen, die Ihnen helfen, Dateien zu versenden und mit anderen zu teilen. Stellen Sie sich diese Plattformen wie praktische Verladebereiche vor, in denen Sie Ihre großen Dateien ablegen und den Empfänger bitten können, sie zu einem späteren Zeitpunkt abzuholen.

Im Folgenden erhalten Sie einige Lösungen, mit denen Sie auf diese Weise Daten austauschen können.

Filestage

Filestage ist eine Online-Proofing-Software, die entwickelt wurde, um das Einholen von Kundenfeedback zu vereinfachen und eine einfachere Zusammenarbeit bei großen kreativen Projekten zu ermöglichen.

Die Nutzer können ihre Videos, Dokumente und Bilder hochladen und für die Überprüfung mit Stakeholdern teilen. Sobald eine Datei auf die Plattform hochgeladen wurde, können Sie die Reviewer per E-Mail-Adressen einladen oder den Review-Link kopieren, um ihn per Chat zu teilen. Jetzt können die Beteiligten die Datei ansehen, kommentieren und freigeben, ohne sich für irgendeinen Dienst anmelden zu müssen. 

Um die Sicherheit zu erhöhen, können Filestage-Benutzer Reviewer auffordern, ihre E-Mail-Adressen zu verifizieren oder sogar einen Passwortschutz für die Dateien hinzufügen.   

Darüber hinaus können Filestage-Benutzer den Beteiligten die Möglichkeit geben, freigegebene Dateien herunterzuladen oder neue Dateien hochzuladen, z. B. eine aktualisierte Version einer Datei. Damit entfällt das ineffiziente Hin- und Herschicken von E-Mails und alles bleibt an einem Ort.

Dropbox

Dropbox ist eines der am häufigsten verwendeten Cloud-Speichersysteme und eignet sich für all diejenigen, die einen zentralen Hub für ihre Dateien benötigen, der für alle Teammitglieder zugänglich ist. Innerhalb von Dropbox können Sie einen Link zu Ihrer Datei per E-Mail versenden, indem Sie auf “Share” (Freigeben) klicken. Jeder, dem Sie den Link per E-Mail geschickt haben, kann die Daten anschließend in seinen Online-Speicher oder auf eine Festplatte herunterladen. 

Im Gegensatz zu einigen der anderen Optionen in diesem Artikel, bei denen die Benutzer auf beiden Seiten Zugriff auf dieselben Programme haben müssen, muss der Empfänger Ihrer Mail kein Dropbox-Benutzer sein, um auf Ihre Files zuzugreifen. So senden Sie große PDF-Dateien per E-Mail problemlos an Kunden und Stakeholder.

Hightail

Vielleicht erinnern Sie sich noch an YouSendIt aus der Mitte der 2000er Jahre, als Cloud-Speicher noch nicht zur gängigsten Methode zählten. Dieses Unternehmen heißt jetzt HighTail und ist immer noch eine beliebte Lösung, wenn Sie sich fragen, wie man große Dateien und Bilder per E-Mail-Anhang sendet und die Zusammenarbeit zwischen mehreren Benutzern erleichtert. 

HighTail ermöglicht es Ihnen nicht nur, Links mit Ihren hochgeladenen Dateien zu versenden, sondern bietet auch eine Nachverfolgung, mit der Sie feststellen können, wann Ihre Dokumente heruntergeladen wurden.  Sie können Ihre eigenen Zugangscodes und Verfallsdaten für Ihre großen Dateien festlegen, was Ihnen eine größere Kontrolle über Ihre Dokumente gibt, sobald sie auf die HighTail-Server hochgeladen wurden.

3. Wenden Sie File-Transfer-Tools an

Die Verwendung von File-Transfer-Tools ist die gängigste Lösung, um große Dateien zu übermitteln. Sie sind benutzerfreundlich, schnell und sowohl für den privaten als auch den geschäftlichen Einsatz geeignet. Beim Suchen nach einem geeigneten Dateiübertragungsprogramm gibt es mehrere Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten.

WeTransfer

WeTransfer ist ein weiterer beliebter Datentransfer Dienst, der Sie dabei unterstützt, wenn Sie sich fragen, wie man große Videodateien oder Bilder per E-Mail sendet. Sie können große Dateien ganz einfach senden, indem Sie auf die WeTransfer-Website gehen, Ihre Datei hochladen und Ihre E-Mail-Adresse, die Empfänger-E-Mail und den Text Ihrer E-Mail in das Browserfenster eingeben. Ein Vorteil von WeTransfer ist, dass Sie sich nicht auf der Website registrieren müssen und dass der Versand bis zu einer Dateigröße von 2 GB kostenlos ist. 

Für alles darüber hinaus ist ein Plus-Konto beim Anbieter erforderlich. Ihr Empfänger muss sich auch kein Konto erstellen, um Ihre Datei herunterzuladen. Sie können auch einen Link zu jeder Datei erstellen, die Sie hochladen, den Sie freigeben können.

Send Anywhere

Send Anywhere hebt sich von einigen anderen Diensten für den Dateiversand ab, weil es eher wie ein Peer-to-Peer-Datentransfer funktioniert, anstatt Benutzer einzuladen, ihre Dokumente auf einem Webserver zu hosten. Diejenigen, die sensible Dokumente und große Dateien per E-Mail versenden müssen, zögern vielleicht, Cloud-Speicher und andere Hosting-Dienste als Vermittler für ihre Dokumente zu nutzen. 

Der Anbieter Send Anywhere ermöglicht den sicheren Versand von Dokumenten über seine App, indem sowohl der Absender als auch der Empfänger einen sechsstelligen Code oder QR-Code eingeben müssen, um auf die Dateien zugreifen zu können. 

Wenn Sie allerdings den einfachen Dateizugriff für sich und den Empfänger als wichtiger empfinden, als eine erhöhte Sicherheit, dann könnte diese Funktion Send Anywhere zur weniger wünschenswerten Option machen. Wer allerdings Sicherheits- oder Datenschutzbedenken gegenüber anderen Datenübertragungsdiensten hat, kann Send Anywhere eine sinnvolle Methode dafür sein, wie man große Dateien per E-Mail versenden kann.

FTP (File Transfer Protocol)

Im Gegensatz zu den anderen Optionen in dieser Liste, kommt diese Methode ganz ohne E-Mail aus. FTP (File Transfer Protocol) ist definitiv eine altmodische Antwort auf die Frage, wie man große Dateien versendet, aber FTP-Übertragungen sind heute genauso schnell und sicher wie bereits vor zwanzig Jahren. Es gibt eine Reihe von kostenlosen oder preiswerten FTP-Clients zur Auswahl, wobei FileZilla wohl die bekannteste und weithin als beste Option angesehen wird. 

Einer der Hauptvorteile von FTP gegenüber anderen Datenübertragungsmethoden ist, dass es festgefahrene Downloads wieder aufnimmt, wenn Sie oder Ihr Empfänger eine schwache Verbindung haben. Wenn Sie oder Ihre Empfänger noch nie mit unterbrochenen Downloads zu kämpfen hatten, brauchen Sie wahrscheinlich keinen FTP-Client. 

Aber wenn Sie wissen, dass Sie regelmäßig mit zahlreichen großen Videodateien arbeiten werden, sollten Sie die Einrichtung eines FTP-Clients in Betracht ziehen, um das Herunterladen zu erleichtern.

Firefox Send

Wenn Sie ein Mozilla Firefox-Benutzer sind, bevorzugen Sie vielleicht folgende Methode der Dateifreigabe, wenn es darum geht, wie man große Fotodateien per E-Mail verschickt oder Video- und PDF-Dateien versendet. Firefox Send ist eine weitere gute Option für sicherheitsbewusste Anwender, da es verschlüsselte Datenübertragungen bietet, die sich selbst zerstören, nachdem die Daten vom vorgesehenen Empfänger heruntergeladen wurde. 

Aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen ist diese Option weniger optimal für die Zusammenarbeit oder für das Senden von Dateien an mehrere Empfänger. Wenn Sie aber gelegentlich verschlüsselte Datenmengen von Ihrem Browser an Einzelpersonen senden müssen, könnte sie gut für Sie funktionieren.

4. Große Dateien komprimieren

Eine Alternative zum Versenden großer Dateien per E-Mail besteht darin, die Dateigröße zu komprimieren. Dadurch werden die Dateien auf einen Bruchteil ihrer ursprünglichen Größe reduziert, sodass sie innerhalb der Anhangsgrenze per E-Mail versendet werden können. Der einzige Nachteil: der mögliche Qualitätsverlust, insbesondere bei Videos oder Bildern, wenn Daten komprimiert werden.

WinRar

Wenn Sie nicht bereit sind, einen Cloud-Speicher für Ihre Dateien zu verwenden, ist ein manueller Ansatz die Aufteilung der Daten in kleinere Bestandteile mit WinRar. Sobald Sie die Software auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie mit WinRar Ihre Datei ganz einfach in mehrere komprimierte große Dateien innerhalb eines Archivs aufteilen. Sie können festlegen, wie groß jede .rar-Datei sein soll und jede einzelne Datei einfach an Ihre E-Mail anhängen. 

Die Einschränkung dieser Lösung besteht darin, dass diese separaten komprimierten Dateien in der Summe immer noch kleiner sein müssen als das Datenlimit für E-Mail-Anhänge. Außerdem muss Ihr Empfänger alle einzelnen Daten herunterladen und über ein Datei-Extraktionsprogramm verfügen, um die größeren, vollständigen Daten aus den .rar-Anhängen zu erhalten. 

Auch hierfür kann WinRar eingesetzt werden.  Wenn es sich bei Ihrem Empfänger um jemanden handelt, der mit dieser Technik nicht sehr vertraut ist, wenn Sie zum Beispiel einige Bilder an Ihre Großeltern senden, die den Computer nicht oft benutzen, ist dies wahrscheinlich nicht die beste Option.

WinZip 

Wenn Sie sich fragen, wie man große Fotodateien per E-Mail verschickt, können Sie sich einmal etwas näher mit komprimierten Zip-Dateien befassen. Das Erstellen von gezippten Archiven mag sich wie ein Rückschritt anfühlen, aber diese Methode zum Versenden großer Dateien funktioniert immer noch genauso gut wie früher. Sie können ganz einfach nach einer Reihe von kostenlosen Zip-Programmen suchen und diejenigen auswählen, die jetzt für Windows und Mac OS verfügbar sind, wie z. B. WinZip, 7-Zip, Power Archiver, iZip und viele andere. WinRar, wie oben beschrieben, kann ebenfalls große Dateien in ein Zip-Archiv komprimieren. 

Erstellen Sie die Zip-Datei mit dem Programm Ihrer Wahl und die Dateigröße wird am Ende deutlich kleiner als die Originaldatei sein und sich somit leicht per E-Mail versenden lassen. Wenn Ihr Empfänger Windows verwendet, sollte er die Fähigkeit zum Entpacken Ihrer Datei in sein Betriebssystem eingebaut haben. 

Andernfalls könnten Sie auf das gleiche Problem wie oben beschrieben stoßen, wenn Sie Ihren Empfänger mit der Aufgabe belasten, herauszufinden, wie er zum Schluss auf Ihre Daten zugreifen kann.

So senden Sie große Dateien mühelos

Wenn Sie für Ihre Arbeit regelmäßig große Dateien mit Kollegen austauschen müssen, ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, Dateien per E-Mail zu teilen, ohne groß darüber nachzudenken. Tägliche Aufgaben, wie das Versenden von großen Dateien ist Teil Ihres kreativen Workflows, sollten Ihre Produktivität steigern, anstatt Ihre Zeit mit einem Problem zu verschwenden, das leicht zu lösen ist.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die beste Software für Ihr Unternehmen zu finden, werden Sie zukünftiges Kopfzerbrechen und Zeitverschwendung vermeiden. Ein rationalisierter und einfacher Prozess für den Versand großer Dateien wird sich positiv auf den Rest Ihres Workflows auswirken und eine höhere Produktivität und bessere Zusammenarbeit mit weniger Stress ermöglichen.