Sicher Dateien versenden: 19 Tipps und Tools für sicheres Filesharing

Wenn Sie sensible Informationen und wichtige Dokumente online teilen, erklärt es sich von selbst, dass Sie diese Daten sicher aufbewahren möchten. Aber wie gehen Sie vor, wenn Sie heutzutage Dateien sicher austauschen möchten?

Fast 50 % der erwachsenen Amerikaner ist es schon einmal passiert, dass ihre persönlichen Daten von Cyberkriminellen offengelegt wurden, und im August 2022 glaubten acht von zehn Vorstandsmitgliedern in den USA, dass ihr Unternehmen im kommenden Jahr dem Risiko eines wesentlichen Cyberangriffs ausgesetzt sei.

Sicheres Filesharing für Unternehmen setzt voraus, dass Sie und Ihre Firma Maßnahmen ergreifen, die die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten. Nur so können Sie online Ihre Unternehmensdateien sicher teilen.

Der erste Schritt? Die Wahl einer sicheren Filesharing-Plattform. Die richtige Filesharing-Lösung sorgt für die Sicherheit Ihrer Inhalte, indem sie E-Mail-Anhänge überflüssig macht, denn diese können gleichermaßen gefährlich und angreifbar sein.

In diesem Leitfaden gehe ich auf die wichtigsten Sicherheitsrisiken ein, die mit dem Online-Austausch von Dateien verbunden sind. Anschließend stelle ich Ihnen die Best Practices vor, die ein sicherer File-Transfer erfordert, und nenne Ihnen einige der besten Plattformen zur Verbesserung der Datensicherheit, mit denen die Daten Ihres Unternehmens risikofrei und sicher von A nach B gelangen.

Welche Sicherheitsrisiken birgt das Filesharing?

Dies sind einige der üblichen Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit Filesharing, die übrigens nicht nur Unternehmen betreffen:

• Unbefugter Zugriff – ohne richtig konfigurierte Freigabeeinstellungen könnten unbefugte Benutzer auf Ihre Dateien zugreifen und sie herunterladen.
• Datenschutzverletzung – wenn Dateien mit sensiblen Daten oder vertraulichen Informationen ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen geteilt werden, könnten unbefugte Benutzer darauf zugreifen, was zu Datenschutzverletzungen und Datendiebstahl führen kann.
• Malware und Viren – wenn Sie Dateien online teilen, besteht die Gefahr, dass sie mit Schadsoftware und Viren infiziert werden. Diese könnten wiederum die Geräte der Benutzer, die die Dateien herunterladen, infizieren.
• Phishing-Angriffe – Angreifer könnten scheinbar harmlose Filesharing-Links erstellen, die, wenn sie angeklickt werden, den Benutzer auf bösartige Websites umleiten oder Malware auf sein Gerät herunterladen.

Das klingt alles ziemlich ominös, nicht wahr? Aber keine Sorge, es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um diese Risiken zu minimieren und Dateien sicher auszutauschen.

Die 8 Best Practices für sicheres Filesharing

Wir haben das Worst-Case-Szenario gesehen … Aber lassen Sie uns einen Blick auf einige Dinge werfen, die Sie tun können, um das Vermeidbare zu vermeiden und Ihre Dateien sicher zu teilen.

1. Nutzen Sie sichere Filesharing-Lösungen

Um Ihre Informationen zu schützen, ist es wichtig, dass Sie seriöse und sichere Filesharing-Dienste wählen. Die Plattform, für die Sie sich entscheiden, sollte ein Cloud-Service sein und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie robuste Sicherheitskontrollen bieten.

2. Implementieren Sie eine Verschlüsselung

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht gestohlen, verändert oder kompromittiert werden können, sollten Sie Ihre Dateien verschlüsseln, bevor Sie sie teilen. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt dafür, dass die Informationen verschlüsselt werden, bevor sie Ihr Gerät verlassen, und nur vom vorgesehenen Empfänger entschlüsselt werden können. Außerdem sollten Sie für die geschützte Datenübertragung sichere Protokolle wie HTTPS verwenden.

3. Kontrollieren Sie den Zugriff

Richten Sie geeignete Zugriffskontrollen und Berechtigungen ein, sodass nur autorisierte Benutzer auf die geteilten Dateien zugreifen können. Mit den richtigen Plattformen können Sie die Berechtigungseinstellungen anpassen und festlegen, wer auf bestimmte Dateien zugreifen, sie ansehen, herunterladen und bearbeiten darf.

4. Schützen Sie Ihre Dateien mit einem Passwort

Verwenden Sie sichere Passwörter, die nicht zu erraten sind, um Ihre sensiblen Dateien zu schützen. Indem Sie Ihre Dateien mit einem Passswort schützen, können Sie unbefugten Zugriff verhindern und Ihre Daten vor unliebsamen Besuchern schützen.

5. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und fügen Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem Sie die Zwei- oder Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren, um auf die Daten zugreifen zu können. Auf diese Weise müssen die Benutzer einen zusätzlichen Verifizierungsschritt durchlaufen, bevor sie auf Ihre Informationen zugreifen können. Zu den gängigen Methoden der Zwei-Faktor-Authentifizierung gehören Sicherheitscodes, die per SMS verschickt werden, und biometrische Verfahren, die Ihren Fingerabdruck oder Ihr Gesicht erkennen.

6. Trainieren und schulen Sie Ihr Team

Stellen Sie sicher, dass die Benutzer über die Verfahren für sicheres Filesharing informiert sind, und klären Sie sie über die Risiken beim Teilen von Dateien auf, auch in Bezug auf Phishing-Bedrohungen und die Wichtigkeit der Überprüfung der Quellen. Auf diese Weise wissen sie, worauf sie achten müssen, wenn sie mit etwas Verdächtigem konfrontiert werden, und die Wahrscheinlichkeit, dass sie einem raffinierten Trick auf den Leim gehen, sinkt.

7. Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand

Für den sicheren Austausch von Dateien ist es wichtig, dass Sie die Software auf dem neuesten Stand halten, da Software-Updates oft auch die Behebung von Sicherheitslücken beinhalten. Wenn Sie keine Updates Ihrer Software ausführen, laufen Sie Gefahr, dass Angreifer diese Schwachstellen ausnutzen und auf Ihr System und Ihre Dateien zugreifen. Ein Horrorszenario für Unternehmen.

8. Scannen Sie Ihre Dateien auf Malware

Zu guter Letzt sollten Sie eine zuverlässige Antivirensoftware verwenden, um Dateien auf Malware zu überprüfen, bevor Sie sie teilen oder herunterladen. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene gegen potenzielle Bedrohungen und schützt sowohl Ihr Gerät als auch die Geräte derer, mit denen Sie die Dateien austauschen.

Worauf Sie bei einer sicheren Filesharing-Plattform achten sollten

Da Sie nun die optimale Vorgehensweise für einen sicheren Austausch von Dateien kennen, finden Sie hier eine kurze Checkliste der Sicherheitsmerkmale, auf die Sie bei einer sicheren Filesharing-Lösung achten sollten:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Robuste Zugriffskontrollen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
• Transparente Datenschutzrichtlinien

7 sichere Filesharing-Lösungen, um Ihre sensiblen Daten zu schützen

Es gibt viele Plattformen, die versprechen, all Ihre Dokumente und Daten zu schützen, wenn Sie sie mit Kollegen und Kunden Ihres Unternehmens teilen.

Werfen wir einen Blick auf sieben der besten Möglichkeiten, wie Sie sicher Dateien teilen können:

1. Filestage
2. Citrix ShareFile
3. Google Workspace
4. Microsoft OneDrive
5. Dropbox Business
6. Box
7. WeTransfer

1. Filestage

Filestage ist eine Review- und Freigabeplattform, die Ihnen die Möglichkeit bietet, die Dateien Ihres Unternehmens sicher zu teilen, Feedback einzuholen und zu diskutieren sowie Freigaben zu erhalten – all das zentral an einem Ort. Sie können alle Dateitypen – darunter Bilder, Videos, Dokumente und Audiodateien – auf die Plattform hochladen und einen sicheren Link mit den Stakeholdern teilen. Von Single Sign-on (SSO) bis hin zu passwortgeschützten Datei-Reviews gestaltet Filestage Ihren Freigabeprozess von Anfang bis Ende sicher und konform.

Einige der Sicherheitsfunktionen von Filestage:

• Personalisierte Sicherheitsunterstützung bei der Einrichtung, bei Sicherheitsaudits und allem, was dazwischen liegt
• AES 256-Bit-Verschlüsselung für sicheren Datenaustausch
• Integration mit Ihrem Single-Sign-on (SSO)-Anbieter
• Passwortgeschützte Datei-Reviews
• Verifizierung der E-Mail-Adresse für alle Reviewer
• Verifizierte Freigaben, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Inhalte von den richtigen Personen genehmigt wurden
• Einhaltung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)

Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung.

2. Citrix ShareFile

Citrix ShareFile ist eine Filesharing-Lösung für Unternehmen, die den sicheren Austausch von Dateien mit Kunden, Partnern und Arbeitskollegen ermöglicht. Sie bietet einen zentralen Ort für Zusammenarbeit, Dateizugriff und -freigabe, automatisierte Arbeitsabläufe und elektronische Signaturen, und bietet dabei eine erstklassige Sicherheit.

Die Sicherheitsfunktionen umfassen:

• TLS-Dateiübertragungsprotokoll zum Schutz von Client-Authentifizierung, Autorisierung und Dateiübertragungen
• Daten werden bei der Übertragung mit bis zu 256-Bit-Verschlüsselung gesichert
• Die Dateiübertragung erfolgt über HTTPS
• Einmalige und zufällig generierte Download-Links
• Unterstützt SAML 2.0 für Single Sign-on und lässt sich mit den meisten SAML-kompatiblen Identitätsmanagement-Lösungen integrieren
• Multi-Faktor-Authentifizierung

3. Google Drive

Google Drive ist ein weit verbreiteter und weltweit beliebter Filesharing-Dienst. Tatsächlich erreichte Google Workspace Ende 2022 mehr als 3 Milliarden Nutzer weltweit. Es bietet eine einfache und sichere Möglichkeit, Dateien mit Ihren Kollegen und Kunden auszutauschen, und gilt als einer der sichersten Cloud-Speicherdienste überhaupt.

Diese Sicherheitsfunktionen bietet der Dienst:

• Sichere Dateispeicherung in den erstklassigen Rechenzentren von Google
• Integrierte Sicherheitsfunktionen zur Erkennung und Abwehr von Bedrohungen wie Spam, Phishing und Malware
• reCAPTCHA zum Schutz vor betrügerischen und missbräuchlichen Aktivitäten
• Verschlüsselung der Daten während der Übertragung und im Ruhezustand mit dem AES-256-Bit-Verfahren
• Durch detaillierte Berechtigungseinstellungen können Sie verschiedenen Benutzern die Möglichkeit geben, Ihre Dateien anzusehen, zu kommentieren oder zu bearbeiten

4. Microsoft OneDrive

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Office anstelle von Google Workspace verwendet, dann ist OneDrive eine großartige Alternative zu Google Drive für den sicheren Dateiaustausch. Microsoft OneDrive wird von fast 345 Millionen Menschen in mehr als einer Million Unternehmen genutzt und hilft Ihnen, Dateien sicher zu teilen und sensible Dokumente und Ordner zu schützen.

Im Umfang seiner Sicherheitsfunktionen enthalten:

• Die Daten sind während der Übertragung durch eine TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) geschützt
• Alle Dateiübertragungen werden auf HTTPS umgeleitet
• Jede Datei wird im Ruhezustand mit einem eindeutigen AES-256-Schlüssel verschlüsselt
• Virenprüfung auf bekannte Bedrohungen bei jedem Herunterladen von Dateien
• OneDrive überwacht und blockiert verdächtige Anmeldeversuche
• Passwortgeschützte Freigabelinks
• Ablaufende Freigabelinks

5. Dropbox

Dropbox ist eine weitere sichere Filesharing-Plattform, mit der Sie ganz einfach Dateien per E-Mail oder Chat austauschen können. Im Gegensatz zu Google Drive und Microsoft OneDrive, die am besten funktionieren, wenn Sie Informationen mit Benutzern austauschen, die ein Google- oder Microsoft-Konto haben, eignet sich Dropbox hervorragend für den sicheren Austausch von Dateien mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Zu den Sicherheitsfunktionen gehören:

• Dateien im Ruhezustand werden mit dem AES-256-Bit-Verfahren verschlüsselt
• Secure Sockets Layer (SSL) / Transport Layer Security (TLS) zum Schutz der Daten bei der Übertragung
• Detaillierte Dateizugriffskontrolle und -berechtigungen
• Zweistufige Verifizierung für zusätzliche Sicherheit bei der Anmeldung
• Öffentliche Dateien können nur von Personen eingesehen werden, die einen Link zu dieser Datei haben
• Regelmäßige Tests auf Sicherheitsschwachstellen

6. Box

Box, nicht zu verwechseln mit Dropbox, ist ein weiteres Beispiel für eine sichere Filesharing-Software, die Ihnen hilft, nahtlos mit Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten. Mit Box erhalten Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem Sie und Ihr Team Dateien sicher und geschützt hochladen und gemeinsam nutzen können. Mithilfe von sicheren Links kann Ihr gesamtes Team von überall aus auf Dateien zugreifen.

Zu den Sicherheitsfunktionen von Box gehören:

• Jede Datei wird im Ruhezustand und bei der Übertragung mit dem AES-256-Bit-Verfahren verschlüsselt
• Intelligente Datenleck-Verhinderung und Bedrohungserkennung
• Sieben verschiedene Berechtigungsstufen
• Verfallsdaten
• Passwortschutz
• Konform mit HIPAA, FedRAMP und FINRA

7. WeTransfer

WeTransfer ist ein einfach zu bedienendes Filesharing-Tool, mit dem Sie Dateien sicher per Link oder E-Mail übertragen können. Sie müssen lediglich Ihre Datei hochladen, die E-Mail-Adresse des Empfängers (und Ihre eigene) eingeben und dann auf „Senden“ klicken. Sie müssen nicht einmal ein Konto erstellen! Der einzige Nachteil ist, dass einige der besten Sicherheitsfunktionen von WeTransfer nur verfügbar sind, wenn Sie eben doch ein Konto registrieren.

Dies sind die Sicherheitsfunktionen von WeTransfer:

• Dateien werden bei der Übertragung (TLS) und beim Speichern (AES-256) verschlüsselt
• Auf die Dateien kann nur über den einmaligen und sicheren Link zugegriffen werden, der an den Absender und den Empfänger gesendet wird
• Strenge Sicherheitstests
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (für registrierte Benutzer)
• Passwortschutz für Dateien (für Nutzer von WeTransfer Pro)

Suchen Sie nach weiteren Möglichkeiten wie dieser? Sehen Sie sich unsere Zusammenstellung der besten WeTransfer-Alternativen an.

Wie Sie Dateien sicher und kostenlos teilen können

Es gibt mehrere Möglichkeiten für den sicheren und kostenlosen Austausch von Dateien. Einige der oben genannten Plattformen bieten kostenlose Testversionen oder kostenlose Tarife an. Hier finden Sie eine Übersicht der besten Möglichkeiten, wie Sie kostenlos Ihre Dateien teilen können:

1. Google Drive – 15 GB sicherer Speicher

Die kostenlose Version von Google Drive bietet 15 GB kostenlosen Speicherplatz und dieselben Sicherheitsfunktionen für das Filesharing, sodass kleine Unternehmen mit dem kostenlosen Tarif auskommen könnten, ohne auf Sicherheit verzichten zu müssen. Google Drive unterstützt verschiedene Dateiformate, darunter Dokumente und High-Graphic-Dateien, und die Plattform lässt sich nahtlos in alle anderen Google-Workspace-Apps integrieren, darunter Gmail und Google Docs.

2. Box – 10 GB sicherer Speicherplatz

Mit der kostenlosen Version von Box erhalten Sie bis zu 10 GB sicheren Cloud-Speicher, mit einem Upload-Limit von 250 MB. Wenn Sie große Dateien austauschen müssen, ist diese Begrenzung vielleicht nicht hoch genug, aber für den sicheren Austausch kleinerer Dateien könnte Box die kostenlose, sichere Lösung sein, die Sie suchen.

3. Filestage – 2 GB sicherer Speicher

Mit der kostenlosen Version von Filestage erhalten Sie bis zu 2 GB kostenlosen, sicheren Speicherplatz für Dateien. Der kostenlose Tarif umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Dateien, eine unbegrenzte Anzahl von Versionen und eine unbegrenzte Anzahl von Reviewern – damit ist die Plattform ein idealer Ausgangspunkt für Teams, die wichtige Dateien sicher teilen möchten, um Reviews und Freigaben einzuholen.

4. Dropbox – 2 GB sicherer Speicher

Die kostenlose Version von Dropbox bietet ebenfalls 2 GB kostenlosen Speicherplatz. Die Datensicherheit hat bei Dropbox höchste Priorität, daher bietet auch der kostenlose Tarif alle üblichen Sicherheitsfunktionen der Software, einschließlich der Zwei-Schritt-Verifizierung und einer Kontosicherheitsseite.

Fazit

Ich hoffe, Sie haben viel über sicheres Filesharing gelernt. Der Online-Austausch von Dateien birgt viele Risiken, aber mit sorgfältiger Überlegung, Detailgenauigkeit und der richtigen Plattform können Sie sensible Daten sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung schützen.

Wenn Sie selbst sehen möchten, wie Filestage Ihnen helfen kann, Ihren Freigabeprozess von Anfang bis Ende sicher und konform zu gestalten, starten Sie doch einfach hier eine kostenlose Testphase einer der besten Filesharing-Lösungen.