Es ist eine Herausforderung für sich, ein Projekt von der ersten Version bis zur endgültigen Freigabe zu bringen. Wenn Sie bis über beide Ohren in endlosen Bearbeitungs- und Review-Runden stecken, steht Ihnen definitiv nicht der Sinn danach, Ihre Zeit mit dem Wühlen nach früheren oder aktuellen Versionen Ihrer Dateien zu verschwenden. Deswegen nutzen die meisten Marketingagenturen und Kreativteams digitale Tools zur Dateiverwaltung, um ihre digitalen Assets zu teilen, zu speichern und zu verwalten.
Dropbox ist einer der größten Namen im Bereich des Dateimanagements und zugleich die bevorzugte Plattform für viele Organisationen weltweit. Und während der Cloud-Anbieter zwar eine ganze Reihe von Filesharing-Funktionen bietet, hat er doch auch seine Schattenseiten.
Von begrenztem externem Teilen bis hin zu klobigen Kollaborationstools gibt es viele Gründe, warum es sich lohnt, einen Blick über den Tellerrand dieses Cloud-Speichers hinaus auf die besten Dropbox-Alternativen zu werfen. Und genau das werden wir in diesem Artikel tun.
Hier zunächst in aller Kürze die besten Alternativen zu Dropbox für Datei- und Versionsverwaltung sowie Datenspeicherung.
- Filestage
- Box
- Workzone
- Adobe Creative Cloud
- Filecamp
- Confluence
- Nuclino
- Canva
- Figma
- Hubspot
- Notion
- Quip
Bevor wir uns genauer mit den besten Aspekten dieser Dropbox-Alternativen befassen, die übrigens auch alle Cloud-Dienste sind, lassen Sie uns kurz definieren, was man unter Datei- und Versionsverwaltung versteht.
Was sind Datei- und Versionsverwaltung?
Dateiverwaltung bezieht sich auf die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dateien organisieren. Dies umfasst alles, von Social-Media-Assets bis hin zu Verpackungsdesigns und mehr. Stellen Sie sich Tools fürs Dateimanagement wie einen virtuellen Aktenschrank vor, in dem Sie wichtige Dateien sicher aufbewahren und ebenso leicht wiederfinden können.
In ähnlicher Weise geht es bei der Versionsverwaltung um die Art und Weise, wie Unternehmen verschiedene Versionen derselben Datei organisieren. So können Sie Änderungen an Projekten ganz einfach nachverfolgen, während sie vorgenommen werden. Ein geordneter Versionsmanagement-Prozess stellt sicher, dass Ihr Team die richtige Version eines jeden Projekts findet und dementsprechend auch nur an der richtigen Version arbeitet, sodass die Fehleranfälligkeit abnimmt.
Die Datei- und Versionsverwaltung erfolgen in der Regel mithilfe von Cloud-Speichern und spielen eine wichtige Rolle in jeder Organisation, in der Dateien unter Teamkollegen geteilt werden müssen.
1. Filestage – Die beste Dropbox-Alternative für Datei- und Versionsmanagement
Filestage ist eine Filesharing- und Freigabesoftware, mit der Teams die Verwaltung ihrer Projekte von Anfang bis Ende beschleunigen können.
Mit nur wenigen Mausklicks können Sie eine breite Palette verschiedener Dateiformate (Dokumente, Videos, Grafiken, Fotos, PDFs, Audiodateien – und die Liste geht weiter!) hochladen, prüfen und freigeben. Zudem ist es eine sichere Plattform, um Dateien zu teilen, alle Dateiversionen und Kommentare zu tracken und so die Änderungen an Ihrer Arbeit im Laufe eines Projekts im Blick zu behalten.
Das Tool selbst ist unglaublich benutzerfreundlich und ermöglicht es Teams, ihr Feedback direkt in jeder Datei hinzuzufügen, um eine zügige Zusammenarbeit und eine schnellere Freigabe zu ermöglichen.
Mit der kostenlosen Version können Sie bereits richtig durchstarten – und auch 2 GB kostenloser Speicherplatz werden gleich für Sie bereitgestellt.
Die wichtigsten Funktionen
Hier finden Sie einen Überblick über die praktischen Tools und Funktionen von Filestage:
- Projektordner – Erstellen und benennen Sie Ordner für einzelne Projekte zur einfachen Dateiverwaltung.
- Nahtlose Integrationen – Teilen und verwalten Sie Dateien aus all Ihren Lieblingstools, einschließlich Slack, Adobe InDesign, Adobe Premiere Pro, Asana und vielen mehr.
- Unbegrenzte Anzahl von Nutzern – Laden Sie Manager, Teamkollegen und Kunden ein, die Datei zu prüfen und direkt in dieser Feedback zu geben (dafür ist kein Konto nötig).
- Benutzerrechte – Stellen Sie mit Zugriffskontrollen und Passwortschutz sicher, dass die richtigen Personen das richtige Feedback geben und erhalten.
- Freigaben mit einem Klick – Wenn Sie mit Ihrer Datei zufrieden sind, markieren Sie sie als freigegeben und speichern oder laden Sie sie herunter.
Wie Sie mit Filestage Dateien teilen und verwalten
So können Sie Ihre Dateien mit Filestage in wenigen einfachen Schritten teilen und verwalten:
- Melden Sie sich kostenlos bei Filestage an.
- Erstellen Sie einen Projektordner, geben Sie ihm einen Namen, und laden Sie Dateien hoch.
- Laden Sie Reviewer und Mitarbeiter ein oder senden Sie ihnen einen Link zu Ihrem Projekt.
- Lassen Sie Mitarbeitende in den Kommentaren Feedback und Vorschläge hinzufügen.
- Teilen Sie jede neue Dateiversion, verfolgen Sie den Fortschritt und markieren Sie sie als freigegeben, wenn sie fertig ist.
- Speichern Sie Ihre freigegebene Datei übersichtlich in Filestage und laden Sie sie bei Bedarf herunter.
Teilen Sie Dateien und Feedback an einem Ort
Mit Filestage können Sie Videos, Designs, Dokumente und mehr teilen, prüfen und freigeben.
2. Box
Box ist ein bekannter sicherer Cloud-Speicher-Anbieter, mit dem Teams von überall aus Dateien in Echtzeit teilen, kommentieren, bearbeiten und aufrufen können.
Diese sichere Cloud-Speicher- und Kollaborationsplattform unterstützt kollaborative Arbeitsumgebungen, wobei der Schwerpunkt auf dem sicheren und effizienten Dateimanagement liegt. Auch für den Datenschutz ist gesorgt: zu den Sicherheitsmerkmalen gehören die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, die sensible Dateien unter virtuellem Verschluss halten.
Die wichtigsten Funktionen
- Dateisuche – Finden Sie Dateien ganz einfach mit der Suchfunktion von Box.
- Sicherheit – Schützen Sie Ihre Dateien mit robusten Zugriffskontrollen und optionalen Verfallsdaten für geteilte Dateilinks.
- Synchronisierung – Sie können auch ohne Internet auf Dateien zugreifen und sie bearbeiten, indem Sie sie mit Ihrem Desktop synchronisieren.
3. Workzone
Workzone ist eine Dropbox-Alternative und ein Projektmanagement-Tool, mit dem die Nutzer Dateiversionen teilen und speichern können. Es automatisiert sogar den Prozess der Versionskontrolle, indem es jede neue Version nummeriert, sobald sie in den jeweiligen Projektordner hochgeladen wird.
Sie können Workzone auch in Ihren Freigabe-Workflow integrieren, indem Sie Dateirevisionen verfolgen und die Zeit und Ressourcen Ihres Teams nach Bedarf planen. Dies erleichtert die Verwaltung von Projektdateien und Ordnern.
Die wichtigsten Funktionen
- Filesharing-Hub – Teilen Sie über den kostenlosen Online-Speicher des Tools Ihre Dateien sicher mit Kunden, Teamkollegen und Freelancern.
- Aufgaben und Unteraufgaben – Organisieren Sie, wer wann woran arbeitet, indem Sie Aufgaben (und kleinere Aufgaben innerhalb dieser Aufgaben) zuweisen.
- Intuitives Design – Mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von Workzone gelingt es ganz einfach, Dateiversionen zu verfolgen, zu verwalten und zu finden.
4. Adobe Creative Cloud
Designprojekte erfordern oft mehr als nur ein paar Reviews und Dateiversionen, aber die in Adobe integrierte Funktion zur Verfolgung von Dateiversionen kann Ihrem Team Chaos und Verwirrung während des kreativen Prozesses ersparen.
Adobe Creative Cloud ist eine dieser Dropbox-Alternativen, die eine ganze Familie von Anwendungen umfasst, wie Photoshop, InDesign und Premiere Pro. Und jede App schützt Ihre Projekte, indem sie automatisch den Überblick über die verschiedenen Versionen Ihrer Arbeit behält.
Die wichtigsten Funktionen
- Cloud-Speicher – Speichern Sie Dateien in Sekundenschnelle und greifen Sie von verschiedenen Geräten aus (auch über mobile Apps) ebenso schnell wieder darauf zu – mit sicherem Cloud-Speicher.
- Mehrere Apps – Adobe Creative Cloud sticht unter den Alternativen zu Dropbox heraus, weil sie eine App für jeden Design- und Marketingbedarf bietet, dank derer Sie mit einem einheitlichen Stil an allen Projekten arbeiten können.
- Dateiwiederherstellung – Rufen Sie alte Versionen Ihrer Datei auf, damit Sie Änderungen sicher vornehmen und verfolgen können.
5. FileCamp
Filecamp ist ein Digital-Asset-Management-System (DAM), mit dem Teams mit nur wenigen Klicks ganz einfach Dateien teilen, speichern und verwalten können. Diese Alternative zu Dropbox kann die Art und Weise, wie Sie Dateien verwalten, über eine Reihe von verschiedenen Projekten hinweg optimieren. Dies gelingt ihr dank ihrer Fähigkeit zur Unterstützung von Bildern, Videos, Dokumenten und anderen Dateiformaten mit Cloud-Speicher.
Die wichtigsten Funktionen
- Sammlungen – Erstellen Sie „Sammlungen“ aus Dateien, die Sie in mehreren Ordnern gespeichert haben, um die Zusammenarbeit und Verbreitung zu erleichtern.
- Dateilinks – Jeder kann Dateien über einen sicheren Link direkt in Ihr Filecamp senden, und Sie werden sogar benachrichtigt, wenn Dateien hochgeladen werden.
- Datei-Tags – Suchen und teilen Sie Dateien ganz einfach, indem Sie für jede Datei oder jeden Ordner benutzerdefinierte Tags erstellen.
6. Confluence
Die Cloud-Dienste von Confluence bieten vielbeschäftigten Teams einen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit an Inhalten und deren Dokumentation. Diese robuste Dropbox-Alternative wurde von Atlassian entwickelt und ermöglicht es Nutzern, Inhalte auf einer Plattform mit reichlich GB Speicherplatz zu erstellen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.
Auch wenn sich Confluence mehr auf die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dateien konzentriert, verfügt es auch über ein System zur Versionsverwaltung von Dokumenten, in dem Teams Dokumente und Anhänge speichern und organisieren können. Wenn Sie einen Ordner für Ihre Dokumente erstellen, werden neue Seiten versioniert und eine Versionshistorie kann jederzeit abgerufen werden, sobald die Berechtigungen festgelegt und erteilt wurden.
Die wichtigsten Funktionen
- Unbegrenzte Spaces und Seiten – Mit Confluence können Sie so viele Projektordner und Dokumente erstellen, wie Ihr Team benötigt.
- Inhaltsbaum – Organisieren und strukturieren Sie Ihre Inhalte, damit Sie Projekte leicht finden können.
- Änderungen nachverfolgen und rückgängig machen – Sehen Sie sich den Änderungsverlauf für jede Seite an, vergleichen Sie die Versionen und holen Sie ältere Versionen im Handumdrehen zurück.
7. Nuclino
Eine steile Lernkurve kann Unternehmen bei der Verwendung einer neuen Software wirklich ausbremsen. Daher bietet Nuclino einen aufgeräumten Cloud-Speicherplatz, in dem Teams Projekte planen, Ideen brainstormen und Aufgaben und Dateien verwalten können.
Diese aufs Wesentliche reduzierte Cloud-Speicherplattform erleichtert die Dateiverwaltung, indem sie das Teilen, Speichern und Suchen von Projekten vereinfacht. Sie ist super einfach einzurichten und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie mühelos von einer Aufgabe zur nächsten gleiten können. Und natürlich ist sie auch mit Funktionen zur Versionskontrolle ausgestattet, weswegen wir auch dieses Tool unter den empfehlenswerten Alternativen zu Dropbox einreihen.
Die wichtigsten Funktionen
- Integrationen – Verknüpfen Sie Nuclino mit Ihren anderen Anwendungen für einen nahtlosen Arbeitsablauf über mehrere Geräte hinweg. Dies wird ermöglicht durch den Cloud-Speicherplatz.
- Gemeinsame Dokumente – Fügen Sie Notizen hinzu, weisen Sie Aufgaben zu und verwalten Sie Dateien, all das an einem Ort.
- Fixieren von Objekten – Mit Nuclino können Sie wichtige Dokumente fixieren, damit sie ganz oben in Ihrer Dateiliste erscheinen.
8. Canva
Canva mag vielleicht nicht das erste Tool, das Ihnen in den Sinn kommt, wenn Sie an Datei- und Versionsmanagement denken, und doch bietet es eine einfache, aber umfassende Lösung für die Verwaltung jeder Version Ihres Designs.
Ganz gleich, ob Sie Canva zum Erstellen von Grafiken für Social Media, von Präsentationen, Postern oder Dokumenten verwenden, Sie können bis zu 15 Versionen jeder Datei prüfen und wiederherstellen. Für einen flexibleren Arbeitsablauf bietet Ihnen die Plattform auch die Möglichkeit, Dateien umzubenennen und zu duplizieren.
Die wichtigsten Funktionen
- Unbegrenzte Anzahl von Ordnern – Verwalten und teilen Sie Ihre Inhalte in beliebig vielen freizugebenden Ordnern. Hierfür steht Ihnen eine Menge kostenloser Speicherplatz zur Verfügung.
- Markenvorlagen – Erstellen und speichern Sie Vorlagendateien, die Sie für jedes Projekt verwenden können.
- Export- und Download-Optionen – Nach Fertigstellung können Sie Ihre Designs ganz einfach in verschiedene Formate wie JPEG, PNG und PDF exportieren.
9. Figma
Figma wird am häufigsten für Interface-Design, User-Experience-Design (UX) und kollaborative Designprojekte verwendet, weswegen Ihnen dieses Tool bei der Frage nach Dropbox-Alternativen vielleicht nicht als Erstes einfallen würden. Es kann aber auch zum Brainstormen von Ideen und zum Visualisieren von Projektstrategien eingesetzt werden.
Mit den Echtzeit-Kollaborationsfunktionen des Tools können Teams nahtlos zusammenarbeiten, Feedback geben und nach Bedarf Änderungen vornehmen. Darüber hinaus hält Figma die Dateiversionen der Teams mit einem einfachen, sicheren System zur Versionsverwaltung von Dateien in Ordnung. Das ist das Schöne an Cloud-Speicher!
Die wichtigsten Funktionen
- Plattformübergreifende Zugänglichkeit – Da Figma sein Zuhause in der Cloud hat, können Nutzer Figma von jedem Gerät aus auf einer Vielzahl beliebter Plattformen nutzen.
- Prototyping – Erstellen Sie interaktive Versionen Ihrer Designs, um genau zu sehen, wie sie funktionieren werden, wenn sie live sind.
- Designsysteme und Bibliotheken – Wiederverwenden Sie verschiedene Elemente und Stile für schnellere und konsistentere Ergebnisse.
10. Hubspot
Als Nächstes haben wir HubSpot. Hubspot ist ein All-in-One-Anbieter für Marketing-Automatisierungssoftware und Cloud-Speicher, der eine Reihe von Tools anbietet, die Teams beim E-Mail-Marketing, Social-Media-Management, bei der Content-Erstellung und mehr unterstützen.
Während das Alltagsgeschäft von HubSpot im Bereich CRM liegt, können Sie sich sicher sein, dass alle unveröffentlichten Seiten und Beiträge automatisch gespeichert werden, wenn Sie Änderungen auf der Plattform vornehmen. Eine gute Nachricht für größere, vielbeschäftigte Teams mit vielen beweglichen Elementen!
Die wichtigsten Funktionen
- Dokumentenverfolgung – Senden Sie verfolgbare Dokumente, wie Angebote oder Verträge, an die Interessenten und Kunden Ihres Unternehmens.
- Sichtbarkeit der Datei-URL – Erhalten Sie die volle Kontrolle darüber, wer auf Ihre Dateien zugreifen kann.
- Workflows – Erstellen Sie Workflows und passen Sie sie an, um alle Beteiligten während eines Projekts auf dem Laufenden zu halten.
11. Notion
Notion ist eine dieser Dropbox-Alternativen, mit der Teams ein wenig von allem machen können, zum Beispiel Notizen erstellen, Kampagnen planen, zusammen an Dateien arbeiten und Dateien verwalten.
Notion verwendet Drag & Drop für all seine Funktionen und Sie können damit ein individuelles System zur Dateiverwaltung erstellen, das für Ihr Projekt geeignet ist. Mit der Plattform können Sie Dateien, auf die Ihr Team von seinem Desktop aus zugreifen kann, an einem Ort organisieren und verwalten.
Die wichtigsten Funktionen
- Wissensmanagementsysteme – Mit den Wissensdatenbankfunktionen von Notion können Sie all Ihre Dateien an einem zugänglichen Ort erfassen, speichern und organisieren.
- Vorlagen – Notion bietet eine Vielzahl von Dateivorlagen für Projektpläne, To-do-Listen und mehr.
- Unterstützung einer Reihe von Dateiformaten – Verwalten Sie Dokumente, Bilder und andere Medienarten.
12. Quip
Zu guter Letzt ist da noch Quip. Diese Dropbox-Alternative ist eine kollaborative Produktivitätsplattform, die Dokumente, Tabellenkalkulationen und Chats in einem Cloud-Arbeitsbereich vereint.
Quip wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams zu optimieren, und verfolgt einen interaktiven Ansatz bei der Erstellung von Dokumenten und der Zusammenarbeit. Das Tool sorgt für Ordnung unter Ihren Dateien, indem es die Dokumente in Ordnern organisiert und dabei für zusätzliche Sicherheit mit Berechtigungen und Kontrollen aufwartet.
Die wichtigsten Funktionen
- Lebendige Dokumente – Teamkollegen können gleichzeitig und in Echtzeit an Dateien zusammenarbeiten, wobei Änderungen sofort abgebildet werden.
- Benachrichtigungen – Quip sendet sofortige Benachrichtigungen, um Nutzer über Änderungen, Kommentare und Aufgaben auf dem Laufenden zu halten.
- Offline-Zugriff – Mit der Cloud-Alternative Quip können Nutzer ohne Internetverbindung an Dokumenten arbeiten, und alle Änderungen werden synchronisiert, sobald sie wieder eine Verbindung herstellen.
Fazit
Wenn es um Datei- und Versionsverwaltung geht, gibt es viele brillante Cloud-Speicher-Anbieter und sichere Filesharing-Tools, die Dropbox die Stirn bieten.
Ich hoffe, dieser Artikel hilft Ihnen bei der Auswahl der besten Dropbox-Alternativen, um Dateien zu verwalten und die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Wenn Sie sehen möchten, wie Filestage die Art und Weise verändern kann, wie Sie Ihre Projekte prüfen, freigeben und verwalten, dann starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase.
