Lästiger Papierkram. Eintönige Dateneingabe. Endlose E-Mails.
Immer die gleichen Aufgaben zu wiederholen wird schnell langweilig. Und wenn es um riesige Mengen an Daten und Dokumenten geht, wird es auch schnell überwältigend.
Was ist das Resultat, wenn Sie Langweiliges und Überwältigendes kombinieren? Eine uninspirierte Belegschaft, die zwangsläufig dumme Fehler macht.
Hier kommt die Workflow-Automatisierung ins Spiel.
Workflow-Automation-Software nimmt Ihnen diese monotonen Aufgaben ab und verschafft Ihnen und Ihrem Team Zeit, um sich auf die spannenderen Bereiche der Arbeit zu konzentrieren.
In diesem Leitfaden werfen wir einen genaueren Blick auf die Workflow-Automatisierung, einschließlich der Frage (inklusive Antwort!), wie Sie damit Zeit sparen können – und welche kostenlosen und welche Lösungen auf Unternehmensebene am besten geeignet sind.
Aber das Wichtigste zuerst …
Was ist Workflow-Automatisierung?
Unter Workflow-Automatisierung, im englischen Sprachgebrauch auch Workflow Automation, versteht man den Einsatz von Software zur Erledigung bestimmter Aufgaben und Aktivitäten, ohne dass menschliche Eingaben erforderlich sind. Durch diese Automatisierung können Sie manuelle Aufagben in einen automatisierteren Workflow. Dabei kann es sich um automatisierte E-Mails an bestimmte Kunden, die Extraktion von Daten oder die Freigabe von Dokumenten handeln, um nur drei Beispiele zu nennen.
Mit einer Workflow-Automation-Software wird die Arbeit schneller, einfacher und konsistenter, und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler ist geringer. Außerdem haben Sie und Ihr Team dadurch mehr Zeit, sich auf wichtigere, wirkungsvollere und interessantere Aufgaben zu konzentrieren.
Wenn sie mehr darüber lernen möchten, wie Sie effiziente automatisierte Workflows erstellen, dann schauen Sie sich dieses Video an:
Wie Sie mit Workflow-Automation-Software Zeit sparen
Software zur Workflow-Automatisierung führt bestimmte Aufgaben viel schneller aus, als es ein Mensch könnte. Sie erstellen einmal einen Prozess, und dieser läuft dann im Hintergrund, ohne dass Sie selbst einen Finger dafür krumm machen müssen.
Und da Sie und Ihr Team nicht so viel Zeit für sich wiederholende Aufgaben aufwenden müssen, haben Sie mehr Zeit, sich auf das große Ganze zu konzentrieren. Das bedeutet eine höhere Produktivität. Mehr Effizienz. Und eine motiviertere Belegschaft!
Durch die Automatisierung gibt es auch weniger Raum für menschliche Fehler, was bedeutet, dass weniger Zeit für die Korrektur von Fehlern aufgewendet werden muss.
Fünf großartige Beispiele für die Automatisierung von Marketing-Workflows
Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, wie Sie die Workflow-Automatisierung als Teil der Arbeitsabläufe Ihres Marketingteams nutzen können. Weit mehr, als wir in einem Blogbeitrag unterbringen könnten! Aber hier sind fünf tolle Beispiele, die zeigen, wie Sie diese Tools zu Ihrem Vorteil nutzen können.
1. Verwandeln Sie eine Chat-Nachricht in eine Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-Tool
Richten Sie mit einer Workflow-Automation-Software eine Regel ein, die dafür sorgt, dass beim Klicken auf den Speichern-Button in einer Slack-Nachricht eine Aufgabe in Asana erstellt wird. Der Inhalt der Slack-Nachricht wird als Beschreibung für die Aufgabe übernommen. Ein Verwaltungsakt weniger – und Sie werden nie wieder eine Aufgabe vergessen.
2. Senden Sie eine Nachricht an Ihren Slack-Kanal, wenn Sie einen neuen Lead erhalten
Erstellen Sie eine Regel, die eine Nachricht an Ihren Slack-Kanal sendet, damit Sie wissen, wenn Sie einen neuen Lead haben. Sie werden sofort benachrichtigt, was bedeutet, dass Sie nicht mehr ständig nachschauen müssen – und Sie verpassen keine Gelegenheiten mehr.
3. Senden Sie automatisch eine Nachricht an neue Leads
Wenn Sie nicht die Zeit haben, jeden neuen Interessenten einzeln anzuschreiben, aber dennoch einen personalisierten Service bieten möchten, können Sie eine Workflow-Automatisierung nutzen, sodass personalisierte Nachrichten automatisch an die Interessenten gesendet werden, und zwar auf der Grundlage der von ihnen übermittelten Informationen.
4. Erstellen Sie ein Ticket aus neuen Umfrageantworten
Führen Sie eine Umfrage als Teil Ihrer Marketingbemühungen durch? Richten Sie sie so ein, dass jedes Mal, wenn Sie eine neue Antwort erhalten, ein Ticket erstellt wird. So können Sie ganz leicht Meinungen einschätzen, nachfassen und besser mit Ihren Kunden interagieren.
5. Setzen Sie einen neuen Chat-Status entsprechend Ihrer neuen Google Kalender-Ereignisse
Ersparen Sie sich die einfache, aber langweilige (und leicht zu vergessende) Aufgabe, Ihren Chat-Status zu ändern, indem Sie die Statusänderungen automatisieren, wenn Sie ein Ereignis in Ihrem Google-Kalender geplant haben. Auf diese Weise können Ihre Teamkollegen sehen, ob Sie beschäftigt sind, und sind darüber informiert, wenn sie mit einer verspäteten Antwort rechnen müssen.
Die besten Workflow-Automation-Tools mit kostenlosen Tarifen
Möchten Sie die automatisierte Workflows ausprobieren, ohne sich für ein kostenpflichtiges Abonnement zu entscheiden? Nachfolgend haben wir Ihnen die drei unserer Meinung nach besten Tools mit kostenlosen Optionen zusammengestellt. Für die meisten von ihnen sind keine Programmierkenntnisse erforderlich (Stichwort No-Code-Workflow-Automation).
1. Zapier
Zapier ist eine Plattform zur Workflow-Automatisierung, mit der Sie alle Ihre Apps nahtlos miteinander verbinden können. Durch das Verknüpfen Ihrer Apps wird die Datenübertragung zwischen zwei oder mehreren Apps über „Zaps“ automatisiert. Es ist einfach zu bedienen und erfordert keine Programmierung, was bedeutet, dass Sie schnell agieren und Prozesse zügiger entwickeln und anpassen können.
Mit dem kostenlosen Tarif erhalten Sie fünf Zaps pro Monat, oder Sie können ein Upgrade durchführen (ab 19,20 €/ Nutzer und Monat).
2. Make
Make ist eine Software für automatisierte Workflows, mit der Sie Prozesse visuell erstellen und Aufgaben automatisieren können, um komplexe Probleme zu lösen und Ihre Prozesse zu vereinfachen. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich – das Programm nimmt Ihnen die Schwerarbeit ab. Sie müssen lediglich die gewählten Apps per Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschieben!
Der kostenlose Tarif ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und bis zu 1.000 Aktionen im Monat. Ein Upgrade gibt es ab umgerechnet 8,30 €/ Monat.
3. IFTTT
IFTTT – kurz für If This Then That – ist ein weiteres tolles kostenloses Tool zur Integration von Apps. Es basiert auf Regeln oder sogenannten „Applets“, die automatisierte Aktionen auslösen, um Sie dabei zu unterstützen, Ihre Ziele zu erreichen und effizienter zu arbeiten. Derzeit gibt es mehr als 700 Apps, die integriert und automatisiert werden können, und jede Woche kommen weitere hinzu.
Das kostenlose Abo ist ein guter Anfang, und wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Applets benötigen, können Sie für nur umgerechnet 2,30 €/ Monat ein Upgrade durchführen.
Top-Software für die Workflow-Automatisierung in Unternehmen
Suchen Sie nach einer robusteren Lösung für Ihr Unternehmen? Hier sind die drei besten Tools zur Business Workflow Automation:
1. Hubspot
Mit der Marketing-Automation-Software von HubSpot können Sie komplexe Kampagnen für das E-Mail-Marketing, Anzeigen, Web, Chat und mehr erstellen und automatisieren. Automatisieren Sie Routineaufgaben mit einfacher E-Mail- und Formularautomatisierung, und integrieren Sie Apps, um Ihre Marketingkampagnen kanalübergreifend zu erweitern.
2. Kissflow
Kissflow ist eine Ende-zu-Ende-Workflow-Plattform für alle Ihre Geschäftsprozesse. Die benutzerfreundliche Software wurde für Menschen ohne Programmierkenntnisse entwickelt und ermöglicht es Ihren Teams, ihre eigenen Arbeitsabläufe zu entwerfen und zu erstellen. Wählen Sie aus Hunderten von Vorlagen auf dem Kissflow-Marktplatz oder erstellen Sie individuelle Workflow-Automatiserungen, die die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen erfüllen.
3. Mailchimp
Mailchimp hilft Ihnen bei der Erstellung von Workflow-Automatisierungen für Ihr Marketing, die nicht nur persönlich sind, sondern sich auch an das Verhalten und die Interessen Ihrer Kunden anpassen lassen. Erstellen Sie Ihren ganz individuellen automatisierten Marketing-Workflows, von der Begrüßung neuer Abonnenten und dem Feiern von Kundengeburtstagen bis hin zum Versenden von Bestätigungs-E-Mails und dem Einholen von Kundenfeedback – mit der Workflow-Automatisierung von Mailchimp bleiben Sie in jeder Phase der User Journey mit Ihren Kunden in Verbindung. Außerdem lässt es sich mit allen Ihren häufig genutzten Plattformen integrieren, um Daten miteinander zu verknüpfen und das bestmögliche Marketing zu liefern.
Die besten Kollaborations-Tools mit integrierter Marketing-Workflow-Automatisierung
Wenn Sie auf der Suche nach einem Kollaborationstool sind, das Ihnen hilft, den internen Workflow Ihres Marketing-Teams zu automatisieren, finden Sie hier drei der besten Lösungen:
1. Filestage
Filestage ist eine Kollaborations-Plattform, die Ihnen hilft, Ihren kreativen Review- und Freigabeprozess zu beschleunigen, indem sie zeitraubende manuelle Aufgaben automatisiert. Automatisiertes Teilen von Dateien, Erinnerungen und Status-Updates bedeuten, dass Sie weniger Zeit damit verbringen müssen, Mitarbeitern selbst hinterherzulaufen, um Feedback einzuholen.
Noch dazu haben Sie ein geringeres Risiko, Fristen zu verpassen. So können Sie sich auf andere produktive Aktivitäten konzentrieren, ohne befürchten zu müssen, etwas zu vergessen.
2. Asana
Asana macht es einfach, Workflows und Projekte zu planen, den Fortschritt Ihres Projekts zu verfolgen und dafür zu sorgen, dass Ihr Team bei jedem Schritt im Zeitplan bleibt. Zur Unterstützung Ihres Marketing-Workflows können Sie Regeln festlegen, um Aufgaben automatisch in eine bestimmte Spalte in Ihrem Kanban zu verschieben, wenn sie als erledigt markiert werden.
Das bedeutet mehr Klarheit und weniger Zeitaufwand, um den Status der einzelnen Aufgaben zu verfolgen. Außerdem können Sie Regeln festlegen, um in Slack, Google Mail und Outlook erstellte Aufgaben automatisch zuzuweisen und weiterzuleiten.
3. Monday.com
Monday.com ist ein weiteres Workflow-Tool, das entwickelt wurde, um den Projektmanagementprozess für Marketingteams zu optimieren. Mit Automatisierungen wie E-Mail-Benachrichtigungen, Warnungen für Fristen und Fortschrittsaktualisierungen können Sie effizienter arbeiten und sich auf die kreative Seite Ihrer Marketingaktivitäten konzentrieren.
Fazit
Ich hoffe, es hat Ihnen Freude gemacht, etwas über die Automatisierung von Workflows zu lernen. Mit den richtigen Tools geraten die lästigen Aufgaben, vor deren Erledigung es Ihnen und Ihrem Team graut, bald in Vergessenheit, und Ihr neues Arbeitspensum wird umso inspirierender.
Damit Sie sich selbst davon überzeugen können, wie Filestage Ihnen bei der Workflow-Automatisierung für Ihren Review- und Freigabeprozess helfen kann, können Sie → hier eine kostenlose Testphase starten.
