So erstellen Sie einen Workflow (inkl. GRATIS Workflow-Vorlage & Workflow-Beispiele)

Ganz gleich, ob Sie Ihr Badezimmer umgestalten, mit Ihrem Designteam an einem mehrstufigen Produktaufbau arbeiten, ein Forschungsprojekt an der Universität organisieren oder einfach nur herausfinden wollen, wie Sie Ihre Woche am besten planen können: Sicherlich haben Sie sich das ein oder andere Mal stirnrunzelnd gefragt, wie Sie am besten anfangen sollen.

In all diesen Situationen kann das Entwerfen und Implementieren eines konsistenten Arbeitsablaufs Ihnen helfen, Ihr Projekt bis zur Fertigstellung zu begleiten – mit der größtmöglichen Effizienz und der höchsten Erfolgswahrscheinlichkeit.

Was ist ein Workflow?

Vielleicht wirkt es wie ein Modewort, aber ein Workflow ist ein praktische Vorgehensweise, wenn er durchdacht erstellt und vollständig ausgeführt wird. Ein Workflow ist eine visuelle Darstellung eines mehrstufigen Prozesses, der Entscheidungen, variable Richtungen und ein Ergebnis, das auf einem anfänglichen Ziel basiert, erfordert. Workflows helfen Ihnen, alle notwendigen Schritte zu organisieren und zu dokumentieren, um auf dem richtigen Weg zu bleiben und sich während des gesamten Prozesses zu konzentrieren.

Workflow-Beispiele sind am häufigsten in einer produktionsorientierten Umgebung anzutreffen. Dennoch sind sie auch in vielen anderen beruflichen Situationen weit verbreitet. Darüber hinaus sind Workflows nützlich, um die meisten Aspekte des eigenen Lebens zu organisieren, sei es im privaten oder beruflichen Bereich.

Sie können Workflows oder eine Workflow-Vorlage verarbeiten, um das Erreichen finanzieller Ziele zu organisieren und zu optimieren. Sie können zum Beispiel verwendet werden, um einen neuen Kundendienstprozess in einem wachsenden Einzelhandelsunternehmen einzurichten und zu koordinieren. Eine weitere Möglichkeit wäre, einen Website-Workflow für Ihr Marketing-Team zu erstellen. Oder sie können eingesetzt werden, um Ihren nächsten Urlaub zu planen. Wann immer Sie sich festgefahren und von der Komplexität eines Problems überwältigt fühlen, kann ein Workflow Ihnen helfen, sich aus der Sackgasse zu befreien, und Sie weiter voranzubringen.

Wie Sie einen Workflow erstellen, der Ihre Aufgaben rationalisiert

Wenn Sie einen Workflow erstellen sollten folgende drei Fragen unbedingt beantwortet werden:

  • Was produzieren wir?
  • Wer ist für die einzelnen Teile eines Workflows verantwortlich?
  • Wie lange wird jeder Schritt dauern?

Um diese Fragen zu beantworten, müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:

1. Identifizieren Sie das Ziel.

Als allererstes müssen Sie genau festlegen, wie das Ergebnis Ihres Workflows aussehen soll, egal ob es sich dabei um ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine digitale Lösung handelt. Auf diese Weise können Sie eine klare Vision Ihres Ziels erstellen. Wenn der Workflow teambasiert ist, sollten Sie alle Beteiligten in die Identifizierung des Ziels einbeziehen, damit alle auf derselben Seite stehen. Halten Sie das Ziel anschließend schriftlich fest.

2. Bestimmen Sie die Parameter des Workflows.

Sie müssen entscheiden, wie detailliert Sie Ihren Workflow erstellen möchten. Ist es Ihr Ziel, die „unverzichtbaren“ Grundlagen visuell darzustellen, damit Sie und Ihr Team auf Kurs bleiben können? Oder versuchen Sie, jedes Detail zu dokumentieren, damit Neulinge eine klare Anleitung haben und effizienter zum Projekt beitragen können? Wenn es sich um ein gruppenbasiertes Projekt handelt, hängt der Umfang Ihres Workflows von Ihnen und Ihrem Team ab.

3. Listen Sie alle Schritte auf, die Sie zum Erreichen des Ziels unternehmen müssen.

Dieser Schritt nimmt vermutlich die meiste Zeit in Anspruch. Doch ein solches Workflow-Planungshandbuch hilft Ihnen, alle nötigen Schritte von denjenigen zu trennen, die nicht relevant sind und nicht zum gewünschten Ergebnis beitragen. Wenn Sie eine Liste erstellen, achten Sie darauf, dass die Schritte in der effektivsten Reihenfolge festgehalten werden.

4. Prüfen Sie Ihren Arbeitsablauf.

Sobald Sie eine Workflow-Vorlage für Ihr Projekt erstellt haben, überprüfen Sie jeden Schritt des Prozesses auf Redundanz und Relevanz. Um den Arbeitsablauf so effizient wie möglich zu gestalten, sollte jeder Schritt des Arbeitsablaufs gültig und sinnvoll sein. Indem Sie alle Teile des Workflows vor und nach dem Projekt untersuchen, können Sie den Gesamtprozess rationalisieren und seine Effizienz maximieren.

5. Erstellen Sie eine Führung mit Richtungspfeilen.

Jede Entscheidung die Sie während des Workflows fällen wird auf zwei unterschiedliche Ergebnisse hinauslaufen. Bei einem “Ja” wird die Workflow-Vorlage in Richtung des Endziels weiter umgesetzt. Ein “Nein” leitet den Workflow häufig zurück zu einem vorangegangenen Prozessschritt.

Zum Beispiel könnte eine Produktionslinie durch mehrere Rechtecke dargestellt werden, die einen anderen Prozess in der Linie anzeigen. Eine Rautenform könnte eine Entscheidung darstellen, die die Abteilung für Qualitätskontrolle über die Produktion treffen muss. Wenn das Produkt nicht den Anforderungen entspricht, führen die Pfeile zurück zu einer Stelle im Arbeitsablauf, an der der Prozess neu gestartet werden kann. Wenn das Produkt jedoch akzeptabel ist, kann die Bewegung entlang des Workflows bis zum Endziel fortgesetzt werden.

6. Berücksichtigen Sie die Variablen.

Workflows sind lebende Dokumente, die sich so lange an Ihre Bedürfnisse anpassen können, wie es nötig ist. Neben den grundlegenden Formen, die Richtungen, Prozesse, Entscheidungen und Produkte darstellen, ist ein Workflow je nach Projekt in hohem Maße individuell anpassbar.Sie können verschiedene Farben oder Muster verwenden, um einzelne Personen im Team zu markieren, die für einen bestimmten Schritt im Arbeitsablauf verantwortlich sind. Sie können den Workflow so detailliert oder so einfach gestalten, wie es am besten für Ihre Ansprüche passt. Es können jederzeit neue Aktionen eingefügt und Aktivitäten, die nicht mehr relevant sind, entfernt werden.

7. Bestimmen Sie den Zeitrahmen.

Vielleicht erstellen Sie eine Workflow-Prozessvorlage für ein bestehendes Verfahren, das dokumentiert werden muss, damit Sie es mit anderen teilen können. Oder Sie versuchen, ein völlig neues Projekt mit einem Workflow zu definieren. In jedem Fall müssen Sie festlegen, wie viel Zeit jeder Prozess oder jede Entscheidung innerhalb des Gesamtrahmens des Workflows in Anspruch nehmen soll.

Wenn Sie anfangs nicht wissen, wie Sie einen Workflow durchführen werden, können Sie ihn leer lassen und darauf zurückkommen, nachdem Sie ihn das erste Mal umgesetzt haben. Alternativ können Sie schätzen, wie lange jeder Schritt dauern sollte, und von dort aus Änderungen vornehmen.

Workflow-Vorlagen, die Sie schon heute nutzen können

Wenn Sie keine Lust haben, das Rad neu zu erfinden und ein brandneues Workflow-Diagramm zu erstellen, gibt es heute zahlreiche kostenlose Workflow-Vorlagen im Internet, die Sie nach Belieben und nach anhand Ihrer individuellen Bedürfnisse anpassen können.

Einige Vorlagen sind so einfach wie schwarz-weiße, auf Formen basierende Flussdiagramme. Andere kommen komplett mit illustrierten Entscheidungsprozessen voller Farbe und Bewegung daher. Sie alle enthalten jedoch eine Richtung, die Sie vom Anfang bis zum Ende führen soll.

Vorlagen sind auch für einzelne Genres verfügbar. So finden Sie zum Beispiel auf Dienstleistungen spezialisierte Workflows und Workflows für Datenverarbeitung, Dokumentenmanagement, Servermanagement, Personalwesen, eCommerce, Übersetzungen oder für Ihren Website-Workflow. Hier finden Sie eine Liste nützlicher Websites, auf denen Sie eine individuell anpassbare Workflow-Vorlage finden können:

 Auswahl an nützlichen Workflow-Vorlagen von Edraw

Workflow-Vorlagen von Edraw

Workflow-Diagramm-Vorlage von 24Slides

Workflow-Diagramm-Vorlage von 24Slides

Workflow-Diagramme von Lucidchart

Workflow-Diagramme von Lucidchart

Workflow-Diagramm-Vorlagen von SmartDraw 

Workflow-Diagramm-Vorlagen von SmartDraw

3+ Nützliche Workflow-Beispiele

Workflows gibt es in einer Vielzahl von Formaten, Formen und Farben. Sie können einfache Formen und Farben enthalten, die die möglichen Aktionen und die verantwortlichen Parteien abgrenzen, oder sie können individuelle Symbole enthalten, um jeden Schritt im Prozess zu identifizieren. Workflows können klein und auf den Punkt gebracht oder groß und kompliziert sein.

Sie können als Diagramm oder als erweiterbare Aufgabenliste dargestellt werden. Solange sie das Was, Wer und Wie jedes beteiligten Prozesses oder jeder Entscheidung darstellen, können Workflows Ihr Projekt effektiv rationalisieren und organisieren.

Beispiel 1: Workflow für eine Reaktion auf einen Vorfall

Reaktionspläne für bestimmte Vorfälle sind sehr häufig in Form von Arbeitsabläufen zu finden. Unabhängig davon, um wen es sich handelt oder wie oft diese Person in der entsprechenden Situation war, muss jeder Schritt, den der Responder unternimmt, klar definiert sein, damit alle Grundlagen der Reaktion abgedeckt sind.

Workflow für eine Reaktion auf einen Vorfall
Bildquelle: Integrify

 Grundlegende Formen werden oft in Standard-Workflow-Designs verwendet. In diesem Beispiel-Workflow-Prozess  von Integrify.com steht ein Oval für den Beginn des Workflows, ein Rechteck für einen begonnenen Prozess, Sechsecke für Entscheidungen, die während des Workflows getroffen werden müssen, und ein Kreis für den Endprozess. Die Pfeile stellen die richtungsbezogenen Beziehungen zwischen zwei Schritten im Prozess dar.

Beispiel 2: Arbeitsablauf bei der Personaleinstellung

Einige Workflows können sehr detailliert sein. Ein solches Beispiel für eine Workflow-Dokumentation ist dieser Workflow für die Einstellung von Personal von Edrawsoft.com. Dieser spezielle Workflow hat sechs verschiedene Fragen, und jedes Ergebnis führt Sie auf einen anderen Pfad im Workflow.

So detailliert und gut organisiert dieser Beispiel-Workflow-Prozess  auch ist, jeder Schritt darin ist ein einfacher Prozess, der das Einstellen eines neuen Mitarbeiters fast zu einem Plug-and-Play-Prozess macht. Indem Sie diese spezielle Workflow-Vorlage verarbeiten werden Sie sehen, wie ein komplizierter Prozess optimiert werden kann, und zwar für jede Person in Ihrer Personalabteilung, der für die Einstellung neuer Mitarbeiter verantwortlich ist.

Arbeitsablauf bei der Personaleinstellung
Bildquelle: Edraw

Beispiel 3: Beispiel-Workflow-Prozess für eine Bestellanforderung

In den meisten Unternehmen sind mehrere Personen, Abteilungen und Variabeln an Bestellanforderungen beteiligt, vor allem, wenn es sich um Einkäufe mit hohen Beträgen handelt. Ein einfacher Workflow kann dem Einkäufer helfen, den Überblick über den Prozess zu behalten und realistische Erwartungen an die Freigabe und den Zeitplan zu haben.

Dieser Workflow, mit freundlicher Genehmigung von IBM, zeigt den Beginn der Bestellanforderung: die Freigabe durch den Vorgesetzten. Wird der Kauf freigegeben, wechselt der Fluss in eine von zwei Spuren, je nachdem, ob der Kauf über oder unter einem bestimmten Geldbetrag liegt. Von dort aus folgt er einer Vielzahl von möglichen Wegen, bevor er seinen Lauf beendet.

Beispiel-Workflow-Prozess für eine Bestellanforderung
Bildquelle: IBM

Was ist die Workflow-Automatisierung? (inkl. 3+ Beispiele)

Oft beinhalten anspruchsvolle Workflows viele verschiedene Schritte, die eine Menge manueller Arbeit verursachen. Workflow-Automatisierung hilft Ihnen, mögliche Ineffizienzen zu finden und diese Teilprozesse zu automatisieren. Die Arten von Aufgaben, die automatisiert werden, können unterschiedlich aussehen. Oftmals können sich wiederholende Aufgaben wie das Erstellen von Dateien, das Dokumentieren von Prozessen oder das Versenden von manuellen Nachrichten leicht von einer Workflow-Software übernommen werden.

Lassen Sie uns in einige Beispiele eintauchen, die erklären, wie Sie bestehende Arbeitsabläufe verbessern und automatisieren können.

Beispiel 1: Sicherstellung hoher Projektstandards

Um eine hohe Qualität zu erreichen, müssen mehrere Personen Besprechungen miteinander vereinbaren und Änderungswünsche kommunizieren. 

Üblicher Arbeitsablauf:

  • Sie senden eine E-Mail mit der Bitte „Bitte geben Sie Feedback“ an mehrere Kunden.
  • Ein Kollege trägt einen Termin in Ihren Kalender ein, um das Projekt individuell zu besprechen.
  • Ein weiterer Kollege antwortet per E-Mail.
  • Ein dritter Mitarbeiter kommt direkt an Ihren Schreibtisch und gibt verbal sein Feedback.

Workflow mit einer Workflow-Software wie Filestage:
Sie senden einen Link des Projekts an Ihre Mitarbeiter, damit diese es überprüfen können. Anschließend erhalten Sie gebündeltes Feedback von verschiedenen Personen auf einer einzigen Plattform. Da jeder die Kommentare der anderen sehen kann, können Missverständnisse direkt geklärt werden.

Sicherstellung hoher Projektstandards

Beispiel 2: Empfangen von widersprüchlichem kreativen Feedback

Sie erhalten widersprüchliches Feedback, das als Kommentar zu einer PDF-Datei an eine E-Mail angehängt wurde. 

Üblicher Arbeitsablauf:

  • Sie rufen Ihren Ansprechpartner an und erklären, dass ein Mitarbeiter mit einem bestimmten Punkt nicht einverstanden ist.
  • Ihre Mandantin bespricht das Problem mit ihrer Kollegin.
  • Sie ruft Sie zurück.
  • Nachdem Sie die entsprechenden Änderungswünsche gefunden haben, erklären Sie die Situation per E-Mail so diplomatisch wie möglich.

Workflow mit einer Workflow-Software wie z.B. Filestage: 
Jeder auf der Kundenseite kann die Kommentare der anderen sehen und entsprechend korrigieren.

Empfangen von widersprüchlichem kreativen Feedback

Beispiel 3: Kommunikation von wöchentlichen Zielen

Durch die Verwaltung der Wochenziele verlieren Sie viel Zeit, weil Sie alles mit Ihrem Teamleiter, nennen wir ihn Nik, besprechen müssen. Und Sie müssen Meetings einberufen, um die Ziele zu besprechen.

Der Aufwand für den Teamleiter steigt, da er für das Sammeln, Weiterleiten und Anpassen der Informationen verantwortlich ist. 

Gemeinsamer Arbeitsablauf:

  • Jedes Teammitglied schickt eine E-Mail an Nik mit der vereinbarten Struktur. Die Frist ist am Montag um 11 Uhr.
  • Nik wartet, bis er den kompletten Wochenplan erhalten hat und fügt seine Notizen hinzu.
  • Anschließend bündelt er alle Wochenziele und schickt eine E-Mail an das gesamte Team.
  • Zusätzlich leitet er diese E-Mail an seinen Vorgesetzten weiter.
  • Am Freitag trifft sich das gesamte Team für eine Stunde, um die Wochenziele zu besprechen.

Workflow mit einer Workflow-Software wie Asana 

Alle Teammitglieder tragen ihre wichtigsten Aufgaben in das Projekt-Kanban ein, das „Wochenziele“ genannt wird. So behält jeder den Überblick über die vergangene Woche und alle erledigten Aufgaben der Vergangenheit. Bei Unklarheiten kann man die Aufgaben direkt in Asana kommentieren.

Beste Workflow-Software zum Erstellen eines Workflows

Glücklicherweise gibt es eine beträchtliche Anzahl von webbasierten und herunterladbaren Tools zum Erstellen eines Workflows, die leicht zugänglich sind. Viele Software Anbieter, die sich auf Workflows spezialisiert haben, bieten eine kostenlose Variante oder eine Testversion ihres Produkts an. Hier sind einige ausgezeichnete Software Beispiele:

Monday

Monday

Monday ist ein kostenloses Management Tool zum Erstellen eines Workflows. Mit dem Tool können Sie so viele Arbeitsabläufe erstellen, wie Sie benötigen – in Form von Projektboards, privaten Boards und sogenannten Share Boards. Aufgaben werden in Zeilen angeordnet, die Pulse genannt werden. Diese sind visuell auf einer dynamischen Zeitleiste organisiert, die Sie nach Belieben bearbeiten können, einschließlich des Status des Projekts, seiner geschätzten Kosten und der verantwortlichen Person.

Filestage

Filestage document management review and approval

Mit Filestage können Sie Ihre kreative Arbeit auf eine mehrdimensionale Weise verwalten. Wenn Sie an einem bestimmten digitalen Produkt arbeiten, egal ob an einem Bild, einem Video, einer Illustration, einer Werbekampagne, einem Website-Design oder einer Software-Produktion, können Sie Ihr Projekt hochladen und mit Hilfe von Filestage eine Workflow-Prozessvorlage sowie entsprechende Parameter festlegen.

Sobald Sie Ihre Arbeit auf der Online-Proofing-Plattform hochgeladen haben, können Sie Mitarbeiter einladen, die das Projekt kommentieren, überprüfen, diskutieren oder freigeben sollen. Den Fortschritt des Projekts können Sie in Echtzeit überprüfen und Ihre Mitarbeiter müssen nicht einmal ein Filestage-Konto anlegen, um am Prozess beteiligt zu sein.

Asana

Asana

Asana ist eine Software, die Ihre Projekte und Aufgaben gleichzeitig verwaltet. Es hilft Ihnen, Aufgaben zu erstellen und zu delegieren, Fristen zu setzen und Kommentare zu schreiben. Außerdem werden Sie über den aktuellen Fortschritt Ihres Projekts informiert. So sparen Sie nicht nur viel Zeit, Sie bleiben auch immer auf dem Laufenden und Ihr Team kann produktiver arbeiten.

Andere Workflow-Management-Software, die Sie sich ansehen können: 

WorkflowGen – Eine Workflow-Software, mit der Sie Ihre aktuellen Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren können.

WorkflowGen

 Nintex – Ein Workflow-Management-System, das Sie dabei unterstützt, alle internen Prozesse zu handhaben und zu automatisieren.

Nintex

 JIRA – Ein Projektmanagement-Tool, das vor allem von agilen Entwicklungsteams genutzt wird, um einen Workflow durchführen zu können.

Jira

Accelo – Ein System zur Automatisierung von Aufgaben und Workflows, mit dem Sie Ihre gesamte Arbeit für Kunden zentralisieren können.

accelo

Zoho Creator – Eine Software, mit der Sie individuelle Business-Apps basierend auf Ihren Arbeitsabläufen für Ihr Unternehmen erstellen können. 

Zoho Creator

Pipefy – Ein Workflow-Tool, mit dem Sie Ihre Workflow-Prozessvorlage in Ihren Abteilungen erstellen und verwalten können – und das für verschiedenste Vorlagen.

Pipefy

PandaDoc – Eine Dokumentenmanagement-Software, mit der Sie Ihren Vertriebs-Workflow rationalisieren können.

PandaDoc

So erstellen Sie einen Workflow mit Filestage

Der Agile Review Workflow von Filestage optimiert die Art und Weise, wie Sie interne und externe Reviews kommunizieren und anzeigen. Er ermöglicht Ihnen mehrere Review-Schritte, bei denen Sie verwalten können, wer auf verschiedene Dateien und Kommentare zugreifen kann.Hier erfahren Sie, wie Sie mit Filestage Ihren ersten Workflow erstellen:

  1. Melden Sie sich für eine KOSTENLOSE Testversion an.
  2. Loggen Sie sich in Ihren Filestage-Arbeitsbereich ein.
  3. Erstellen Sie ein neues Projekt und einen neuen Ordner, zu dem das neue Projekt gehören wird.
  4. Ziehen Sie die Projektdateien per Drag & Drop in die Filestage-Benutzeroberfläche. Alternativ klicken Sie auf Datei hochladen und wählen die entsprechende Datei aus. Auf der linken Seite wird Ihre Projektdatei angezeigt und auf der rechten Seite ein Bereich, der alle Dateien enthält.
  5. Fügen Sie weitere Review-Schritte hinzu, wenn Ihr Freigabeprozess aus verschiedenen Ebenen besteht, wie z.B. interne und externe Überprüfungen. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, Ihre bestehenden Feedback-Workflows komplett neu zu gestalten.
  6. Sie können ganz einfach Personen als Reviewer eines einzelnen Review-Schrittes einladen, indem Sie die grüne menschliche Silhouette neben dem Wort Reviewer auswählen und dann die E-Mail-Adresse eintippen.
  7. Um eine Datei zu überprüfen, klicken Sie sie einfach auf der Projektseite an. Anschließend können Sie Kommentare hinterlassen, indem Sie auf einen beliebigen Punkt in der angezeigten Datei klicken. Diese Punkte können durch Drag & Drop an beliebiger Stelle angepasst werden.
    Wenn Sie Personen als Mitwirkende einladen, können diese ebenfalls Anhänge hinzufügen und die Datei bei Bedarf direkt bearbeiten. Die gesamte Arbeit erfolgt innerhalb des Browsers und ist durch eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung geschützt.

Warum Sie einen Workflow durchführen und einsetzen sollten

Unabhängig davon, ob Sie die Bequemlichkeit einer Workflow-Vorlage nutzen oder selbst ein Diagramm anhand eines Workflow-Planungshandbuch erstellen, sind die Ergebnisse der Erstellung und Implementierung eines solchen:

  • Erhöhte Effizienz
  • Reduzierung unnötiger Prozessschritte und Zeitaufwände
  • Eine klare Richtung und Struktur
  • Eine nachhaltige Organisation

Diese Ergebnisse treten unabhängig davon auf, ob es sich bei Ihrem Projekt um einen kreativen Ein-Personen-Job oder einen komplexen Produktionszyklus mit mehreren Teams handelt.

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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