46 Wege, den kreativen Workflow Ihrer Agentur zu optimieren

So schön es auch ist, bei einem Projekt seine ganze Kreativität und Leidenschaft freizusetzen, so ist dennoch eine gewisse Organisation innerhalb des Prozesses notwendig. Selbst große Künstler haben individuelle Systeme für die Erstellung eines Gemäldes oder einer Skulptur. Aber wenn Sie in einer Werbeagentur arbeiten, kann das ein oft komplizierter werden.

Viele kreative Genies sind schusselig, aber wenn Sie erfolgreich sein wollen, müssen Sie eine Art von Ordnung schaffen, bevor Sie anfangen können. Speziell in Kreativagenturen gibt es Projektmanager, die für die Organisation der Aufgaben in den einzelnen Projektphasen zuständig sind. Sie beantworten folgende Fragen: Wer soll was tun? Und wann?

An dieser Stelle wird der Begriff „Workflow“ wichtig. Stellen Sie sich vor, jeder würde sein eigenes Ding machen, ohne jegliche Kommunikation oder Wissen über die Prioritäten bestimmter Aufgaben. Das würde in einem totalen Chaos enden!

Um ein paar Hintergrundinformationen darüber zu bekommen, wie andere kreative Workflow-Experten mit ihren Projekten und ihrer Organisation zurechtkommen, haben wir Hannah Ross gebeten, uns ihre Gedanken mitzuteilen:

„Die größte Einstiegshürde für jeden Workflow wäre die Annahme durch alle. Sobald man eine Plattform gewählt hat, ist es ausschlaggebend, dass alle Teammitglieder im System aktiv sind. Der nächste entscheidende Schritt wäre, einen Prozess für das Hinzufügen neuer Aufgaben einzurichten, was die Taxonomie und Hierarchie ist. Das Projektmanagement kann leicht unübersichtlich werden, wenn man sich nicht die Zeit nimmt, zu definieren, wie die Aufgabenorganisation gehandhabt wird und wie neue Elemente innerhalb dieses Prozesses hinzugefügt werden können.“

Hannah Ross, Senior Producer

Der kreative Arbeitsablauf besteht aus vier verschiedenen Phasen:

  1. Definition und Ideenfindung
  2. Erstellung
  3. Überprüfung und Freigabe
  4. Launch

Dieser Artikel bietet einen Überblick über alle relevanten Teilprozesse sowie nützliche Tipps, um den kreativen Workflow zu meistern.

Wir haben auch einen Leitfaden erstellt, wie Sie Ihren kreativen Workflow optimieren können.

Dieser Kurs ist vollgepackt mit wertvollen Tipps und Strategien, um die Arbeitsabläufe in Ihrer Agentur auf die nächste Stufe zu heben – 7 tägliche Lektionen mit Tutorials, Vorlagen, Beispielen, Leitfäden und mehr.

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Table of Contents

Definition und Ideenfindung

1. Beginnen Sie mit dem kreativen Briefing.

Der erste Schritt eines kreativen Projekts ist immer das kreative Briefing. Es ist ein Dokument, das Sie mit Ihrem Kunden erstellen, um mehr Informationen über das Projekt zu erhalten. Es ist die Grundlage für jedes Projekt und sollte (unter anderem) die folgenden Fragen beantworten:

  • Was sollte getan oder geändert werden? Warum?
  • Wer ist die Zielgruppe? Wer sind die Buyer-Personas?
  • Wie sehen der Zeitplan und die Deadlines aus?
  • Wie hoch ist das Budget?
  • Was sind die Meilensteine?

Nächste Schritte: Sie können diese einfach zu verwendende Vorlage für ein kreatives Briefing und diese umfassende Checkliste für ein kreatives Briefing verwenden, um loszulegen. Verpassen Sie auch nicht diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine Buyer-Persona erstellen.

2. Führen Sie ein Kickoff-Meeting durch.

Nachdem Sie sich auf die Projektspezifikationen geeinigt haben, sollten Sie zwei Kickoff-Meetings einplanen: ein internes Meeting und eines, an dem der Kunde beteiligt ist.

Das Ziel des internen Meetings ist es, Ihr Team auf das Projekt vorzubereiten, während das Meeting mit dem Kunden sicherstellen soll, dass sowohl Sie als auch Ihr Kunde sich über Anforderungen, Meilensteine, Zeitplan, Ziele und nächste Schritte einig sind.

Die interne Besprechung sollte Folgendes umfassen:

  • Informationen über den Kunden und den Projektumfang
  • Verwendete Strategie
  • Interne Verantwortlichkeiten
  • Vorbereitung eines Kunden-Kickoff-Meetings

Das Kickoff-Meeting mit dem Kunden sollte Folgendes umfassen:

  • Vorstellung Ihres Teams
  • Projektbesprechung
  • Messung des Projekterfolgs
  • Zeitplan und Meilensteine
  • Beteiligte Personen und Verantwortlichkeiten
  • Berichtsstruktur
  • Überprüfungs- und Freigabeprozess

Nächste Schritte: Der Digitale Projektmanager hat einen umfassenden Leitfaden für das perfekte Kickoff-Meeting erstellt.

3. Setzen Sie Ziele und verwenden Sie den S.M.A.R.T.-Ziele-Ansatz.

Der Einstieg in ein Projekt bedeutet auch, sich Ziele zu setzen. Klare und präzise Ziele zu haben, wird Ihnen helfen, das Projekt erfolgreich umzusetzen und dabei die Erwartungen Ihres Kunden zu erfüllen. Dann weiß Ihr Kunde, was er in jeder Phase des Projekts erwarten kann.

Ein nützlicher Ansatz zur Festlegung Ihrer Ziele ist die S.M.A.R.T.-Methode. Das Akronym S.M.A.R.T. steht für spezifisch (specific), messbar (measurable), erreichbar (achievable), relevant (relevant) und zeitlich terminiert (timely).

Nächste Schritte: Wir haben einen Artikel darüber verfasst, wie Sie S.M.A.R.T.-Ziele verwenden können (einschließlich der S.M.A.R.T.-Zielvorlage), um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Außerdem diskutiert das Project Management Institute die Bedeutung der Zielsetzung in Projekten.

4. Definieren Sie die Projekt-Meilensteine.

Ziele sind wichtig und geben die Richtung des Projekts vor. Anhand von Projektmeilensteinen können Sie erkennen, ob Sie in die richtige Richtung gehen.

Sie sollten auch zwischen Meilensteinen und Aufgaben unterscheiden. Meilensteine sollten identifiziert werden. Zum Beispiel: „Phase 1 ist abgeschlossen“ und„Holen Sie die Freigabe für den Abschluss von Phase 1 ein“. Im Allgemeinen werden Meilensteine definiert, um den Beginn oder das Ende von Aktivitäten anzuzeigen.

Meilensteine beziehen sich oft auf Kommunikation (z.B. das Beenden wichtiger Meetings), wichtige Entscheidungen, Projektphasen und Prozesse.

Nächste Schritte: The Balance Careers hat einen tollen Artikel darüber veröffentlicht, was ein Projektmeilenstein ist und wie man ihn definiert.

5. Legen Sie die Struktur und die Verantwortlichkeiten Ihres Teams fest.

Wenn Sie das noch nicht getan haben, müssen Sie die Teamstruktur für dieses spezielle Projekt festlegen. Wer sollte in welchem Umfang beteiligt sein? Zu den üblichen Rollen gehören:

  • Projektleiter
  • Projekt-Stratege
  • Projektmanager
  • Marketing-Spezialist
  • Designer
  • Entwickler

Natürlich hängen die benötigten Rollen von der Art des Projekts ab. Für ein Website-Redesign-Projekt werden ein Designer und ein Entwickler benötigt, während ein Flyer-Projekt keinen Programmierer benötigt.

Nächste Schritte: Wenn Sie mehr über die verschiedenen Teamrollen und Verantwortlichkeiten erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel über Projektstruktur und -organisation. Wir haben auch einen Artikel darüber erstellt, wie man ein kreatives Team aufbaut.

6. Managen Sie die Erwartungen Ihres Kunden.

Ihr Kunde hat bestimmte Erwartungen an das Projekt. Sie können das Projekt also nur dann erfolgreich abschließen, wenn Sie diese Erwartungen genau kennen. Stellen Sie also sicher, dass Sie während der Definitions- und Ideenfindungsphase mehr über die genauen Erwartungen Ihres Kunden erfahren. Der zweite Schritt ist das Managen und Erfüllen dieser Erwartungen. Abgesehen von der Ablieferung der besten Ergebnisse, sollten Sie auch die folgenden Techniken berücksichtigen:

  • Fragen Sie proaktiv nach den Erwartungen und legen Sie diese bei Bedarf fest.
  • Halten Sie sich an die gesetzten Ziele und präsentieren Sie wöchentlich den Fortschritt.
  • Erstellen Sie eine zugänglichen Zeitplan, den Sie regelmäßig aktualisieren (z.B. über Google Spreadsheets).
  • Versprechen Sie nicht zu viel; halten Sie die Erwartungen niedrig.

Nächste Schritte: Dieser Artikel von uns stellt verschiedene Möglichkeiten vor, wie man mit Kundenerwartungen richtig umgeht.

7. Identifizieren Sie Projektrisiken und beugen Sie diese vor. 

Es gibt tausend Dinge, die Ihnen einen Strich durch die Rechnung machen und Ihre Projekt- und Arbeitsleistung stoppen könnten. Daher ist es wichtig, die wichtigsten zu kennen und Wege zu finden, diese Risiken zu mindern.

Hier sind häufige Projektrisiken:

  • Der Umfang ist nicht klar definiert.
  • Die Kostenprognosen sind nicht genau definiert.
  • Zu viele Änderungswünsche und keine geeigneten Prozesse, um diese optimal zu berücksichtigen.
  • Die Anforderungen des Kunden werden von Ihrer Agentur missverstanden.
  • Ineffiziente und langsame Kommunikation ist die Folge.

Nächste Schritte: Simplicable hat eine Liste mit 130 Projektrisiken zusammengestellt, die Sie kennen sollten.

8. Recherchieren Sie über die Konkurrenten Ihres Kunden.

Bevor Sie etwas für Ihren Kunden erstellen, sollten Sie dessen Konkurrenten im Detail analysieren. Warum? Dadurch erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Branche und wissen, was bereits vorhanden ist. Sie werden es also nicht wortwörtlich kopieren, sondern inspirierendes Material sammeln.

Zunächst sollten Sie eine Liste der Mitbewerber zusammenstellen. Wie das geht?

  • Googeln Sie sie.
  • Verwenden Sie Tools wie Buzzsumo, Ahrefs oder Nightwatch, um ihre soziale und SEO-Performance zu überprüfen.
  • Verwenden Sie Google Maps, um zu ermitteln, wo sie sich befinden.
  • Nutzen Sie Branchenverzeichnisse, wie Yelp oder Check a Trade.
  • Um ähnliche Websites zu identifizieren, verwenden Sie das treffend benannte SimilarWeb.com.
  • Wenn Ihr Kunde Software oder eine App verkauft, können Sie Seiten wie AlternativeTo verwenden.

Als Nächstes führen Sie eine Konkurrenzanalyse durch:

  • Überprüfen Sie ihre Website und ihren Blog.
  • Überprüfen Sie ihre Erwähnungen in der Presse und Interviews.
  • Überprüfen Sie ihre Social-Media-Kanäle (wie Facebook, YouTube und LinkedIn).
  • Abonnieren Sie ihren Newsletter und laden Sie ihre E-Books herunter.

Nächste Schritte: Sehen Sie sich diesen umfassenden 10-Schritte-Leitfaden zur Durchführung einer Wettbewerberanalyse an. 

9. Verwenden Sie kreative Projektvorlagen.

Ein erfolgreiches Projekt erfordert, dass Sie viele verschiedene Dokumente erstellen. Sie müssen Gantt-Diagramme, Zeiterfassungsbögen, Risikoregister, Berichte oder Budgetpläne erstellen. Sie alle von Grund auf neu zu erstellen, bedeutet einen deutlich höheren Aufwand. Daher sollten Sie entweder eine entsprechende Software zur Verwaltung dieser Dokumente verwenden oder einfach verfügbare Vorlagen nutzen, um Zeit zu sparen

Nächste Schritte: ProjectManager.com hat einen wertvollen Vorlagenbereich, der eine riesige Liste von Projektmanagement-Vorlagen bietet. Darüber hinaus finden Sie viele nützliche Vorlagen in unserem Blog:

10. Verwenden Sie visuelle Zeitpläne.

Es ist wichtig, einen klaren Zeitplan zu haben. Er wird Ihrem Team helfen, organisiert und konzentriert zu bleiben. Außerdem sollten Sie Fälligkeitstermine nicht nur auflisten, sondern auch bildlich darstellen. Mit visuellen Zeitplänen können Sie alle Aktivitäten Ihres Projekts auf einfache Weise darstellen. Um ansprechende visuelle Zeitpläne zu erstellen, können Sie Software wie SmartSheet oder LucidChart verwenden. 

Nächste Schritte: Die Plan Academy erklärt, warum visuelle Timelines so wichtig sind und wie Sie sie einfach erstellen können.

11. Implementieren Sie eine kreative Projektmanagement-Software.

Es ist leicht, von den Unmengen an Informationen, die während eines Projekts verarbeitet werden, überwältigt zu werden. Daher entscheiden sich die meisten Teams schnell für den Einsatz einer Software für kreatives Projektmanagement. Aber wie finden Sie das Tool, das perfekt zu Ihren Bedürfnissen passt? Bevor Sie sich auf eine bestimmte Software einigen, sollten Sie sich über Ihre Prozesse im Klaren sein. Danach müssen Sie ein Tool finden, das sich an Ihre Arbeitsabläufe anpassen kann. Hier sind weitere wichtige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Sind Sie in der Lage, innerhalb der Software zu kommunizieren?
  • Bietet das Tool einen ausreichenden Umfang an Berichtsfunktionen?
  • Bietet die Software die Integrationen, die Sie benötigen, um sie in das Ökosystem Ihrer bestehenden Software einzubetten?
  • Erlaubt Ihnen das Tool, Ihre Ressourcen zu verwalten und Ihre Zeitpläne abzubilden?

Nächste Schritte: Wrike, ein Anbieter von Projektmanagement-Software, hat einen guten Leitfaden dazu verfasst, wie man die richtige kreative Lösung für sein Team findet.

12. Beginnen Sie mit dem Erstellen eines Moodboards.

Ein Moodboard ist die visuelle Grundlage für Ihre Ideen. Es hilft Ihnen, all Ihre brillanten Ideen an einem Ort zu sammeln und sie leicht mit Ihren Mitarbeitern zu teilen. Es gibt viele Gründe, warum Sie ein Moodboard erstellen sollten:

  • Machen Sie es Ihren Kunden leicht, Ihre Ideen zu verstehen.
  • Verschaffen Sie sich ein besseres Gefühl für die Erwartungen Ihres Kunden.
  • Verbessern Sie Ihre eigene Kreativität.

Nächste Schritte: Wir haben eine überzeugende Moodboard-Vorlage erstellt, mit der Sie Ihre Ideen ganz einfach darstellen können, ohne für eine Software zu bezahlen. Außerdem haben wir eine umfassende Moodboard-Checkliste (mit allen relevanten Aspekten) zusammengestellt, um selbst ein Moodboard zu erstellen.

13. Managen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams.

Sie haben Ihr Team zusammengestellt und beginnen, die ersten Ideen zu entwickeln. Wunderbar! Bevor Sie mit der Arbeit beginnen können, sollten Sie die Arbeitsbelastung jedes relevanten Mitarbeiters überdenken. Ist sie gleich groß? Ist sie machbar? Ist sie fair? Ihre Mitarbeiter sind Ihre wichtigste Ressource. Daher müssen Sie dafür sorgen, dass die Arbeitsbelastung optimal verteilt ist.

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Ressourcen zu organisieren:

  1. Führen Sie ein Workload-Audit durch und stellen Sie die Arbeitsbelastung aller beteiligten Personen dar.
  2. Identifizieren Sie Mitarbeiter, die mit mehr Aufgaben betraut sind, als sie bewältigen können.
  3. Identifizieren Sie Mitarbeiter, die mit weniger Aufgaben betraut sind, als sie bewältigen können.
  4. Überprüfen Sie noch einmal die Verfügbarkeit Ihres Teams.
  5. Ordnen Sie Aufgaben neu zu und stellen Sie sicher, dass die Arbeitslast optimal verteilt ist.

Nächste Schritte: In diesem Artikel beschreibt ProjectManager.com die notwendigen Schritte zur Verbesserung Ihres Workload-Managements.

14. Definieren Sie Metriken zur Messung des Projekterfolgs.

Wie definieren Sie den Erfolg eines Projekts? Erfolg bedeutet für verschiedene Menschen unterschiedliche Dinge. Daher ist es wichtig, dass Sie intern mit dem Kunden eine Erfolgsmetrik definieren. Zum Beispiel könnten Sie intern die effiziente Durchführung Ihres Projekts anstreben, sodass der geschätzte Zeit- und Kostenrahmen eingehalten wird. Für den Kunden könnte Erfolg bedeuten, dass das Ergebnis (z. B. eine Website) pünktlich und vollständig fertiggestellt wird, während das Budget eingehalten wird.

Die Definition der Erfolgsmetriken kann nicht während des Projekts erfolgen. Vielmehr sollte sie definiert werden, bevor man mit der Arbeit daran beginnt.

Nächste Schritte: Mark Freeman und Peter Beale haben einen tollen Artikel darüber geschrieben, wie man den Erfolg eines Projekts messen kann.

Erstellung

15. Verwenden Sie Brainstorming-Techniken.

Sie brauchen eine Idee für eine Kampagne? Wahrscheinlich ist der erste Ansatz, der Ihnen in den Sinn kommt, Brainstorming. Aber wussten Sie, dass es eine Vielzahl von Alternativen gibt?

Geeignete modifizierte Brainstorming-Techniken sind z.B.:

  • Mind Mapping – Arbeiten Sie visuell an einer Herausforderung, fügen Sie verwandte Themen/Lösungen hinzu und verbinden Sie diese.
  • Reverse Brainstorming – Was könnte ein Problem verursachen?
  • Online-Brainstorming – Tauschen Sie privat Ideen online aus. (Verwenden Sie z. B. ein Google-Tabellenblatt.)
  • Role Storming – Stellen Sie sich vor, Sie sind die Person, die ein bestimmtes Problem hat.

Nächste Schritte: Werfen Sie einen Blick auf unsere beliebtesten Brainstorming-Techniken.

16. Generieren Sie Ideen.

Das Agenturleben kann hart sein. Jeden Tag müssen Sie neue, frische Ideen präsentieren. Aber wie können Sie die Kreativität sicherstellen und einen „Ideen-Burnout“ vermeiden? Es gibt mehrere Möglichkeiten:

  • Stellen Sie bestehende Prozesse und Annahmen infrage.
  • Verwenden Sie verschiedene Techniken und Medien, um Ideen zu generieren (z. B. Brainstorming, Malen, Lesen von verwandten Büchern und Überprüfen der neuesten Instagram-Posts).
  • Stellen Sie eine Verbindung zwischen nicht zusammenhängenden Dingen her.
  • Ändern Sie Ihre Perspektive.
  • Ändern Sie Ihren Standort.

Nächste Schritte: Natürlich sind dies nur einige der Methoden, die den Ideenfindungsprozess ankurbeln können. MindTools hat eine großartige Liste von Möglichkeiten zusammengestellt, um anders zu denken und Kreativität zu entfachen. Außerdem haben wir einen umfassenden Storytelling-Leitfaden erstellt, der Ihnen dabei helfen wird, eine passende Erzählung um Ihre Ideen herum zu entwickeln.

17. Teilen Sie Ideen mit Ihrem Team.

Ideen zu generieren, ist der erste Schritt. Aber vergessen Sie nicht, diese mit Ihrem Team zu teilen; arbeiten Sie zusammen und erhalten Sie sofortiges Feedback. Das Problem ist, dass einige Ihrer Mitarbeiter vielleicht eher dazu neigen, Ideen zu teilen, während andere ihre Ideen für sich behalten. Aber das können Sie ändern:

  • Ermutigen Sie alle Ihre Mitarbeiter, ihre Ideen zu teilen.
  • Geben Sie regelmäßig Feedback.
  • Klären Sie Ihre Mitarbeiter darüber auf, wie man eine Idee präsentiert.
  • Richten Sie Brainstorming-Treffen mit Ihrem Team ein.
  • Schaffen Sie die richtige Umgebung, um Kreativität zu wecken.

Nächste Schritte: Der Forbes Communication Council empfahl diese 15 nützlichen Methoden, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Ideen teilen.

18. Erstellen Sie verschiedene Arten von Inhalten. 

Natürlich wissen Sie, dass Inhalte wichtig sind. Wahrscheinlich bietet Ihre Agentur Dienstleistungen zur Erstellung von Inhalten an, wie z.B. Blogbeiträge und Infografiken. Aber es gibt viele verschiedene Variationen von schriftlichen und visuellen Inhalten. Haben Sie schon darüber nachgedacht, die folgenden Arten von Inhalten zu erstellen?

  • Meme
  • Primäre Daten
  • Podcasts
  • Slideshare-Präsentationen
  • Live-Streaming-Videos
  • E-Mail-Kurse
  • Microsites

Nächste Schritte: CoSchedule hat eine umfangreiche Liste mit 113 Arten von Inhalten erstellt, die Sie für Ihre Kunden erstellen können.

19. Bleiben Sie die ganze Zeit kreativ.

Kreativ zu sein ist Ihr Job, aber manchmal ist es schwierig, Ihr Kreativitätsniveau beizubehalten. Machen Sie sich keine Sorgen. Das ist ganz normal. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, Ihre kreative Ader wieder zum Fließen zu bringen.

Probieren Sie diese Kreativitätstechniken aus:

  • Verwenden Sie ein Ideenjournal, um alle Ideen zu sammeln, die Ihnen in den Sinn kommen.
  • Beginnen Sie zu meditieren, um Ihre Kreativität und Ihren Fokus zu stärken.
  • Um den Kopf freizubekommen, erledigen Sie alle anstehenden Aufgaben und beginnen Sie von vorne.
  • Machen Sie einen Spaziergang und genießen Sie die frische Luft.
  • Analysieren Sie Ihre Mitbewerber und lassen Sie sich inspirieren.
  • Hören Sie sich Kreativitäts-Podcasts an.

Nächste Schritte: Wir haben eine Liste mit 29 bewährten Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Kreativität in Ihrem Arbeitsbereich steigern können.

20. Lernen Sie von den Besten.

Oft muss man das Rad nicht neu erfinden. Daher sollten Sie sowohl die Wettbewerber Ihres Kunden als auch Ihre Eigenen analysieren; dann können Sie von allen lernen. Wenn Sie an einem neuen Projekt arbeiten, zoomen Sie hinaus, um herauszufinden, ob andere Agenturen bereits ähnliche Aufträge erledigt haben. Scheuen Sie sich nicht, von ihnen zu lernen. Natürlich sollten Sie deren Arbeit nicht plagiieren, aber Sie können sich von ihren Erfolgen inspirieren lassen. Nutzen Sie ihren Erfolg, um zu sehen, was funktioniert und was nicht. 

Nächste Schritte: McKinsey hat einen interessanten Artikel darüber veröffentlicht, wie Sie in den Kopf Ihrer Konkurrenten eindringen können.

21. Verwenden Sie Kollaborations-Tools. 

Die Arbeit an einer neuen Kampagne für Ihren Kunden beinhaltet eine Menge Zusammenarbeit. Aber haben Sie Ihr Team optimal organisiert? In den meisten Fällen ist es sinnvoll, ein oder mehrere Kollaborations-Tools für verschiedene Zwecke zu nutzen. Um Ihre interne Kommunikation zu verbessern, können Sie zum Beispiel Marketing-Agentur-Software wie Slack verwenden; um Ihre Content-Review-Prozesse zu vereinfachen, können Sie Filestage nutzen; um die Transparenz Ihrer Projekte zu erhöhen, Asana oder Nimble. Natürlich müssen Sie zunächst Ihre Prozesse definieren. Danach können Sie ein passendes Tool auswählen, das Sie bei der Digitalisierung unterstützt. 

Nächste Schritte: Time Doctor hat eine tolle Liste mit wertvollen Kollaborations-Tools zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Teamarbeit verbessern können.

22. Richten Sie einen kollaborativen Arbeitsbereich ein.

Ihre Projekte werden nur dann erfolgreich sein, wenn Ihr Team reibungslos zusammenarbeitet. Die Einstellung von Teamplayern ist ein Schlüssel zum Erfolg. Aber Sie müssen auch eine kollaborative Arbeitsumgebung schaffen, die es einfach macht, als Team großartige Ergebnisse zu liefern. Wie können Sie das erreichen?

  • Organisieren Sie tägliche Stand-ups, in denen Ziele, Meilensteine und Hürden besprochen werden.
  • Definieren Sie Ziele für Ihr gesamtes Team.
  • Motivieren Sie Ihr Team, innovativ und kreativ zu sein.

Nächste Schritte: Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen kollaborativen Arbeitsbereich einrichten können.

23. Bleiben Sie produktiv. 

Effiziente Nutzung Ihrer Zeit ist entscheidend, und Produktivität ist ein wichtiger Zustand des Geistes. Aber es ist nicht immer einfach, konsequent produktiv zu sein. Ablenkungen sind überall um Sie herum, sodass es zu leicht ist, diesen ständigen Kampf zu verlieren. Hier sind verschiedene Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie produktiv bleiben:

  1. Wählen Sie die richtige Umgebung für Ihre Arbeit.
  2. Bevor Sie jeden Abend ins Bett gehen, planen Sie Ihre 3 Hauptziele für den nächsten Tag.
  3. Hören Sie Musik, die Ihnen hilft, sich zu konzentrieren und motiviert zu bleiben.

Nächste Schritte: Wir haben diesen Gastbeitrag von Brain.fm über vier brillante Produktivitäts-Hacks veröffentlicht und außerdem eine Liste mit 32 Produktivitäts-Tipps von den besten Kreativen der Welt zusammengestellt.

24. Verwalten Sie Ihrer Design-Dateien effizient.

Wann haben Sie das letzte Mal die Dateien auf Ihrem Computer und in Ihrem Cloud-Speicher richtig organisiert? Das ist wahrscheinlich schon lange her. Aber die richtige Verwaltung Ihrer lokalen und Cloud-Dateien ist die Grundlage für eine produktive Arbeitsumgebung. Da Sie hauptsächlich mit digitalen Dateien arbeiten, können Sie leicht die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Organisation übersehen. Hier sind also einige Grundregeln, um Ihre Dateien effizient zu verwalten:

  1. Legen Sie niemals Dateien auf dem Desktop oder in Ordnern ab, die Unterordner enthalten.
  2. Verfolgen Sie eine strikte Strategie für die Benennung.
  3. Minimieren Sie die Anzahl der Ordner, die Sie erstellen.

Nächste Schritte: Der Asian Efficiency Blog hat einen umfassenden Leitfaden zur effizienten Verwaltung Ihrer Computerdateien geschrieben.

25. Priorisieren Sie Ihre Arbeit.

Wenn Sie viele wichtige Aufgaben haben, fällt es schwer, Prioritäten zu setzen. Aber da die Zeit begrenzt ist, haben Sie keine Wahl: Sie sollten besser gut darin werden, Prioritäten zu setzen, sonst kommen Sie nicht weiter. Diese Werkzeuge können Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen:

  1. Die Eisenhower Prioritätenmatrix
  2. Das Pareto-Prinzip
  3. Die Gurkenglas-Theorie

Nächste Schritte: Wir haben einige tolle Tipps veröffentlicht, wie Sie Ihre Arbeit effizient priorisieren können.

26. Halten Sie Fristen ein.

Es kann schwierig sein, immer Qualitätsarbeit innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu liefern. Umfangsänderungen, ineffektive Kommunikation und schlechte Planung führen oft zu verpassten Fristen. Aber Sie sollten die Wichtigkeit der Einhaltung von Terminen im Hinterkopf behalten. Ihre Kunden werden Sie sowohl nach Ihren Teilprojekten als auch danach beurteilen, wann Sie diese abgeliefert haben.

Diese Tipps können Ihnen helfen, immer pünktlich fertig zu werden:

  1. Seien Sie transparent, was den Termin angeht, und vereinbaren Sie mit dem Kunden einen bestimmten Termin.
  2. Erstellen Sie eine Liste mit Terminen, die Sie einhalten müssen.
  3. Gliedern Sie Ihre Aufgaben und den Termin auf.
  4. Engagieren Sie sich nur für Projekte, die Sie bewältigen können.
  5. Halten Sie die Frist ein. Was auch immer es kostet. (Lernen Sie aus Ihren Fehlern, aber halten Sie die Frist ein.)

Nächste Schritte: Lesen Sie diesen großartigen Artikel darüber, wie Sie Ihre Fristen einhalten können.

27. Erstellen Sie kreative Projektstatusberichte.

An kreativen Projekten sind oft viele Menschen beteiligt. Daher ist es wichtig, dass alle an einem Strang ziehen. Doch wie erreicht man dieses Ziel? Hier sind Projektstatusberichte der Schlüssel zum Erfolg. Sie ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt mit allen Beteiligten zu teilen und gleichzeitig mögliche Risiken oder Probleme zu identifizieren. Der Inhalt des Berichts hängt von der Zielgruppe ab. Ein Projektstatusbericht für Ihren CEO unterscheidet sich möglicherweise von dem Wochenbericht, den Sie dem Kunden schicken. 

Nächste Schritte: Erfahren Sie, wie Sie einen Projektstatusbericht erstellen, mit dem Sie Ihre Kunden regelmäßig informieren können.

28. Übertreffen Sie die Erwartungen des Kunden.

Wir haben dargelegt, wie wichtig es ist, pünktlich zu liefern und den Umfang zu standardisieren. Aber wer will sich schon an den Standard halten? Sie wollen, dass sich Ihre Agentur abhebt. An diesem Punkt sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die Erwartungen Ihres Kunden übertreffen können. Was können Sie tun, um eine dauerhafte Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen, die auf Vertrauen (und Wertschätzung) beruht?

Diese Tipps könnten Ihnen helfen:

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kundenservice erstklassig ist, Ihre Antwortraten hoch sind und Ihre Reaktionszeit niedrig ist.
  2. Konzentrieren Sie sich auf die kleinen Dinge. Behalten Sie im Kopf: „Die Art, wie Sie etwas tun, ist die Art, wie Sie alles tun.“
  3. Überraschen Sie Ihre Kunden, wann immer Sie können.
  4. Überkommunizieren Sie!
  5. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden und deren Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen.

Die nächsten Schritte: Wir haben 13 Agenturexperten befragt, wie man Kundenerwartungen übertreffen und managen kann.

29. Legen Sie den Fokus auf Dinge, die wichtig sind.

In Ihrem Tagesgeschäft kann es leicht passieren, dass Sie den Fokus auf das verlieren, was für Ihre Agentur wirklich wichtig ist. Aber keine Sorge. Das ist ganz normal. Sie müssen nur dafür sorgen, dass Sie den Fokus schnell wiederfinden. Dieser Ratschlag kann Ihnen helfen, wieder in die Spur zu kommen und sicherzustellen, dass Sie Ihren Fokus nicht mehr verlieren:

  1. Erstellen Sie langfristige Strategien und halten Sie sich an sie. Natürlich, wenn Änderungen erforderlich sind, wenden Sie die Änderungen an, aber halten Sie sich an den Plan.
  2. Entwickeln Sie eine Vision und teilen Sie diese mit Ihrem Team.
  3. Richten Sie wöchentliche Treffen ein, um sicherzustellen, dass Sie immer noch auf dem richtigen Weg sind.

Nächste Schritte: Rashelle Isip schrieb diesen großartigen Beitrag über 7 Taktiken, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

30. Erfassen Sie Ihre Zeit genau.

Wenn Sie mit Kunden arbeiten, müssen Sie häufig die Zeit, die Sie für die Erledigung von Aufgaben benötigen, genau erfassen. Oft sind diese Zeiterfassungsbögen die Grundlage für Ihre Rechnungen und die Basis für die Bezahlung. Daher sollten Sie die Bedeutung einer korrekten Zeiterfassung nicht unterschätzen.

Diese Zeiterfassungs-Tools können Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen, Ihre Zeit effizient zu erfassen:

  1. Timely
  2. Harvest
  3. Hubstaff
  4. Toggl
  5. Everhour
  6. TimeCamp
  7. ClickTime

Näcste Schritte: HubSpot hat diesen tollen Leitfaden über Tools zur Zeiterfassung geschrieben.

Überprüfung und Freigabe

31. Holen Sie die Genehmigung Ihres Managers ein.

Sie haben hart an Ihrem Entwurf gearbeitet und sind endlich in der Lage, ihn an Ihren Vorgesetzten weiterzugeben. Aber wie stellen Sie sicher, dass sich Ihre harte Arbeit auszahlt und Sie seine oder ihre Zustimmung erhalten? Diese einfachen Tipps können helfen:

  • Seien Sie selbstbewusst, was Ihr Design angeht, und beantworten Sie Fragen souverän.
  • Wenn Sie sie präsentieren, halten Sie die Dinge so einfach wie möglich und konzentrieren Sie sich nur auf die Kernattribute.
  • Stellen Sie sicher, dass die Vorteile hervorstechen.

Vermeiden Sie die folgenden Aktionen:

  • Zu viele Informationen bereitstellen und den Manager überfordern.
  • Wütend werden, wenn Ihr Manager Fragen stellt.

Nächste Schritte: Amy Gallo hat in der Zeitschrift Harvard Business Review einen interessanten Artikel darüber veröffentlicht, wie man seine Ideen genehmigt bekommt.

32. Teilen Sie die Inhalte mit dem Kunden.

Ihr Inhalt ist freigegeben und bereit, mit Ihrem Kunden geteilt zu werden. Perfekt! Aber wie teilen Sie Ihre Inhalte und überprüfen Sie sie gemeinsam mit ihm oder ihr? Diese Liste von Software wird Ihnen helfen, schnell die Zustimmung Ihres Kunden zu erhalten:

Nächste Schritte: Wenn Sie mehr über diese Tools erfahren möchten, sehen Sie sich unsere umfassende Übersicht über Prüf- und Freigabetools an.

33. Analysieren und optimieren Sie Ihren Review-Prozess.

Review-Prozesse sind oft unübersichtlich und können viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber oft liegt das nicht daran, dass es keine Alternative gibt. In den meisten Fällen sind sie nur deshalb so ineffektiv, weil niemand die Zeit aufwenden will, sie zu analysieren und zu optimieren, was die Produktivität Ihres Teams ruinieren und Ihr Unternehmen eine Menge Geld kosten kann. Was also ist zu tun? Eine Workflow-Analyse ist der Schlüssel zum Erfolg.

Gliedern Sie Ihre Workflow-Analyse in diese Schritte:

  1. Verstehen und Dokumentieren Sie den Workflow.
  2. Sammeln Sie relevante Daten.
  3. Analysieren Sie die Daten.
  4. Leiten Sie mögliche Workflow- und Prozessverbesserungen ab.

Nächste Schritte: Wenn Sie mehr über die genannten Schritte erfahren möchten, haben wir einen Gastbeitrag über die Durchführung einer Workflow-Analyse auf dem LucidChart-Blog veröffentlicht.

34. Erhalten Sie nützliches Design-Feedback von Ihren Kunden.

Es ist nicht immer einfach, die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen. Schließlich können Sie keine Gedanken lesen, sondern nur kreative Briefings befolgen. Um sicherzustellen, dass Sie wertvolles Kundenfeedback erhalten, wenden Sie diese Gewohnheiten auf Ihren Review-Prozess an:

  • Bieten Sie nicht zu viele Alternativen an. Um es dem Kunden leicht zu machen, seinen Favoriten zu wählen, präsentieren Sie nur zwei oder drei.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen verstehen. Wenn Sie das nicht tun, fragen Sie noch einmal nach.
  • Während des Grafikdesignprozesses und vor der Präsentation des endgültigen Designs sollten Sie in jeder Phase des Designprozesses Feedback einholen. Bitten Sie zum Beispiel um Feedback zu Ihren Moodboards und Konzepten.

Nächste Schritte: HubSpot hat einen großartigen Ratschlag veröffentlicht, wie Sie aussagekräftiges Design-Feedback erhalten können. Wenn Sie an weiteren Informationen über wertvolle Quellen für Designer interessiert sind, sehen Sie sich die besten Design-Blogs und Websites sowie unsere riesige Liste kostenloser Designformulare und Vorlagen an.

35. Verwalten und organisieren Sie die Rückmeldungen Ihres Kunden.

Der erste Schritt ist, nützliches Kundenfeedback zu bekommen. Aber Projekte können sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und zu einer Unmenge von Feedback-Notizen führen. Daher ist es wichtig, dass Sie ein gutes Feedback-System haben, mit dem Sie das Feedback Ihrer Kunden verwalten und organisieren können. Diese Tools bieten einen zentralen Ort für Ihr Feedback:

Nächste Schritte: Möchten Sie mehr über die Vor- und Nachteile dieser Tools erfahren? Tauchen Sie ein in unseren umfassenden Überblick über Design-Feedback-Tools.

36. Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen für die Freigabe.

Nehmen wir an, Sie verwenden keine Software wie Filestage, um Ihre Freigabeprozesse zu verwalten, aber Sie versenden jeden Tag mehrere E-Mails zur Überprüfung Ihrer kreativen Assets. Diese Situation muss nicht so kompliziert und zeitaufwendig sein, wie sie oft ist. Wenn Sie Gmail verwenden, nutzen Sie die Canned Response-Option, um Vorlagen für Ihre Genehmigungs-E-Mails zu erstellen. Abgesehen davon können Sie auch bestehende E-Mails verwenden, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen. 

Nächste Schritte: Jami Oetting stellt sechs großartige E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, die Sie legal von Agenturen übernehmen können.

37. Holen Sie die Zustimmung Ihres Kunden ein.

Das Ziel eines jeden Projekts ist es, die endgültige Freigabe Ihres Kunden zu erhalten. Der Moment, in dem er oder sie endlich Ihre Teilprojekte freigibt, fühlt sich himmlisch an. Ihre harte Arbeit hat sich endlich ausgezahlt und Sie haben das Projekt abgeschlossen. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Sie diese endgültige Freigabe erhalten?

Diese Tipps können helfen:

  • Im Vorfeld sollten Sie genau wissen, wer Ihre Arbeitsergebnisse abnehmen wird. Auf diese Weise können Sie die Präsentation vorbereiten und sie auf die Erwartungen dieser Person abstimmen.
  • Legen Sie früh im Prozess angemessene Erwartungen fest. Definieren Sie Ziele, mit denen Sie sich wohlfühlen, und stellen Sie sicher, dass sie realistisch sind.
  • Hören Sie Ihrem Kunden während des Projekts aktiv zu. Auf diese Weise wissen Sie, worauf er oder sie Wert legt.

Nächste Schritte: Der envatotuts+ Blog hat eine Liste mit 9 weiteren großartigen Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihre kreativen Leistungen von Ihrem Kunden abnehmen lassen können.

38. Starten Sie eine nahtlose Kommunikation abseits von E-Mail.

Sie nutzen E-Mail für alle Arten der Kommunikation? Das könnte ein Grund sein, warum Ihre Kommunikationsflüsse nicht so reibungslos sind, wie Sie es sich wünschen. Heutzutage gibt es verschiedene Alternativen, die Ihnen helfen können, E-Mail in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens zu ersetzen. Natürlich sollten Sie diese Taktik nur ausprobieren, um Ihre verschiedenen Kommunikationsflüsse zu optimieren, nicht als reguläres Protokoll.Mit dieser Software können Sie E-Mail teilweise ersetzen:

  • Slack für die interne Kommunikation
  • Filestage für Überprüfungs- und Freigabekommunikation
  • Asana für die Projektkommunikation

Nächste Schritte: Max Nalsky hat einen großartigen Leitfaden darüber geschrieben, wie der Verzicht auf E-Mails die Leistung seines Teams gesteigert hat.

39. Etablieren Sie Feedback-Zyklen für Rechnungen.

Wie beschrieben, können Kundenfeedback- und Review-Schleifen dazu führen, dass Sie viel Zeit und Mühe darauf verwenden, die Erwartungen des Kunden zu erfüllen. Aber sollten Sie diese Zeit in Rechnung stellen, und wenn ja, wie?

Der wichtigste Aspekt ist, dass Sie konsequent bleiben und solche Gebühren im Voraus definieren. Dieser Ratschlag könnte Ihnen also helfen, die monetäre Seite von Feedbackschleifen zu handhaben:

  • Definieren Sie genau, was eine Feedback-Runde ist.
  • Legen Sie im Vorfeld die Anzahl der Rückkopplungsschleifen fest, die im Budget des Projekts enthalten sind.
  • Vergewissern Sie sich, welche Arten von Änderungsanforderungen nicht enthalten sind und wie sie abgerechnet werden.

Nächste Schritte: Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit Kundenrevisionen umgehen können, lesen Sie diesen Creative Bloq-Leitfaden.

40. Verwenden Sie Video-Review-Tools.

Wenn Sie Videos (z.B. zur Förderung des Videomarketings Ihres Kunden) und Videoskripte für Ihren Kunden produzieren, sollten Sie diese gemeinsam mit ihm überprüfen. In den meisten Fällen ist die Durchführung von Überprüfungszyklen per E-Mail keine gute Option. Es ist ein großer Aufwand, viele E-Mails mit Änderungswünschen zu versenden, die klar beschrieben werden müssen, besonders wenn Sie ein Video überprüfen. Daher ist es sinnvoll, eine Video-Review-Software zu verwenden, um diesen Prozess zu verwalten und zu vereinfachen.

Hier ist eine geeignete Software, die Sie verwenden können:

Nächste Schritte: Wenn Sie mehr über diese Software erfahren möchten, sehen Sie sich unsere umfassende Übersicht über Video-Review-Tools an.

41. Implementieren Sie Design-Review-Tools.

Die Zusammenarbeit an Designs kann auch eine Herausforderung sein. Daher ist eine großartige Software, die Ihr Feedback und Ihre Versionen zentralisiert, immer eine gute Wahl. Aber welche Software sollten Sie wählen?

Mit diesen Tools können Sie Ihre Design-Reviews verwalten und zentralisieren:

Nächste Schritte: Visme hat eine großartige Liste von Design-Review-Tools zusammengestellt und wir haben eine umfassende Liste von Feedback-Tools erstellt.

42. Finden Sie Ihren Weg, um Videos zu teilen.

Normalerweise verwenden Sie E-Mail für alle Arten der Kommunikation, aber jetzt sind Sie unsicher, wie Sie Videodateien mit Ihrem Kunden austauschen können. Das ist kein Problem. Wir haben die Lösung für Sie. Es gibt mehrere einfache Möglichkeiten, Videodateien mit Ihren Kunden zu teilen:

  • Cloud-Speicher-Software, z.B. Dropbox oder Google Drive
  • Dateiübertragungs-Software, wie z.B. WeTransfer
  • Überprüfungs- und Freigabesoftware, wie z.B. Filestage

Nächste Schritte: Der Videoanalyst schlägt fünf verschiedene Möglichkeiten vor, Videos mit Ihren Kunden zu teilen.

43. Erfahren Sie, wie Sie große Dateien senden können.

Stehen Sie vor der Herausforderung, Gigabytes an Teilprojekten an Ihren Kunden zu senden? Keine Sorge! Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Hürde zu überwinden. Die Antwort ist die Verwendung einer geeigneten Software, um diese Dateien zu versenden. Sie werden nicht weit kommen, wenn Sie diese Dateien als normale E-Mail-Anhänge versenden.

Diese Tools können helfen:

Nächste Schritte: How-To Geek schrieb einen interessanten Leitfaden über verschiedene Möglichkeiten, große Dateien zu versenden.

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44. Entscheiden Sie sich für eine Agentur-Abrechnungsmethode.

Sie haben Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen und es ist an der Zeit, Ihrem Kunden eine Rechnung zu stellen. Perfekt, herzlichen Glückwunsch! Aber welche Art der Abrechnung wählen Sie, wenn Sie Kunden eine Rechnung stellen?Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Abrechnung und Preisgestaltung Ihrer Agentur zu strukturieren:

  • Rechnung pro Stunde
  • Eine feste Gebühr berechnen
  • Kosten-Plus-Preise
  • Wertorientierte Preisgestaltung

Nächste Schritte: Wenn Sie mehr über diese Ansätze erfahren möchten, schauen Sie sich diesen großartigen Leitfaden über Abrechnungsmethoden für Agenturen an.

45. Verschicken Sie Rechnungen.

Neben der Festlegung der grundlegenden Rechnungsstruktur müssen Sie eine Möglichkeit finden, Rechnungen physisch (oder digital) zu versenden. Oft ist es sinnvoll, eine etablierte Rechnungsverwaltungssoftware zu verwenden.

Geeignete Tool-Vorschläge für die Rechnungsstellung sind:

Die nächsten Schritte: Wir haben fünf nützliche Rechnungs-Tools verglichen und beleuchten ihre Vor- und Nachteile.

46. Sie sollten die Kundenzufriedenheit aufrechterhalten und den Kunden binden.

Die Kosten für die Kundenakquise sind oft recht hoch und einmalige Werbemaßnahmen verursachen einen hohen Aufwand. Daher ist die Bindung bestehender Kunden eine wichtige Aufgabe jeder Agentur. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Sie das Maximum aus jedem Kunden herausholen, ohne aufdringlich zu sein? Diese Taktiken können Ihnen helfen, die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu erhalten:

  • Bieten Sie einen umwerfenden Kundenservice und geben Sie superschnelle Antworten auf alle Arten von Fragen.
  • Verbinden Sie sich mit Ihren Kunden auf einer persönlichen Ebene.
  • Überkommunizieren Sie.
  • Liefern Sie regelmäßig Berichte und lassen Sie sie daran teilhaben.

Nächste Schritte: Wordstream hat eine wertvolle Liste von Möglichkeiten zusammengestellt, wie Sie Ihre Kunden an sich binden können. Darüber hinaus haben wir einen Leitfaden verfasst, wie Sie verärgerte Kunden beruhigen können.

Der lange und kurvenreiche Weg zum perfekten kreativen Workflow

Es gibt viele Möglichkeiten, einen Workflow zu etablieren. Manche Leute werden bei einer großen Agentur angestellt und müssen nur Schritte in einer bestimmten Reihenfolge ausführen. Das ist gut für Sie, da Ihre Firma bereits ihren eigenen Workflow und ihre Art, Dinge zu tun, etabliert hat.

Bei unserem Start-up Filestage haben wir unsere eigenen Workflows für die Erstellung von kreativen Inhalten, für den Entwicklungsprozess und vieles mehr entwickelt.

Aber bevor wir einen soliden Prozess für die Erledigung der Dinge entwickelt haben, mussten wir auch erst einmal verschiedene Methoden und Tools ausprobieren. Das ist am Anfang immer so: Man muss Dinge einfach ausprobieren und sehen, ob sie funktionieren. Wenn sie dann nicht funktionieren, kann man herausfinden, warum, und daraus lernen.

Eines der wichtigsten Dinge, die man sich merken sollte, ist, dass man den aktuellen Prozess immer dokumentieren sollte, sobald er etabliert ist. Für uns ist diese Taktik immer nützlich, besonders wenn neue Mitarbeiter zum Filestage-Team dazu kommen, die eingearbeitet werden müssen.

8 Schritte zur Umsetzung von Benutzerfeedback in ein neues Feature

Einen funktionierenden Workflow zu haben, bedeutet jedoch nicht, dass alles optimal abläuft. Manchmal gibt es Probleme in Ihrer Arbeitsweise, die von kleinen Ärgernissen bis hin zu riesigen Zeitfressern reichen können. Stellen Sie sich vor, Sie sind dabei, eine neue Anzeigenkampagne mit Videos und mehreren Designs zu erstellen. 

Sie müssen diese Media Assets überprüfen lassen – auf die eine oder andere Weise.

Normalerweise funktioniert dieser Prozess per E-Mail, was in Ordnung ist, solange es nur ein oder zwei Reviewer gibt, die nur ein paar kleine Änderungswünsche haben. Aber wenn Sie mehr Dateien zu überprüfen haben und mehr Mitarbeiter beteiligt sind, wird das Feedback, das Sie berücksichtigen müssen, bald unüberschaubar. Und mit mehr Änderungswünschen, um die Sie sich kümmern müssen, wird es definitiv mehr als nur zwei Versionen einer Datei geben.

Das wird eher früher als später in einem riesigen, chaotischen Haufen von E-Mails enden. Sie müssen herausfinden, wer welche Anfrage hatte, oder wann eine bestimmte E-Mail gesendet oder empfangen wurde. Daher ist es unumgänglich, in den Posteingang einzutauchen, um die richtigen Mails herauszusuchen.

Wie wir es bei (und mit!) Filestage machen

Besonders in unserem Marketing-Team erstellen wir viele verschiedene Arten von kreativen Inhalten, darunter Videos, Blog-Artikel, E-Books und Designs für unsere Website. Um sicherzugehen, dass jedes Medien-Asset, das wir mit unserem Publikum teilen, Feedback und Bewertungen enthält, ist für uns entscheidend.

Im Allgemeinen erstellen wir immer ein kurzes Konzept, das unsere Ziele und die Botschaft, die wir unserem Publikum vermitteln wollen, enthält. Das kann ein grober Entwurf sein, der auf ein Blatt Papier gekritzelt wird, oder eine kurze Inhaltsübersicht in einem Google Doc.

Das Wichtigste ist, dass Sie deutlich machen, worum es in Ihren Inhalten geht und wer Ihre Zielgruppe ist. Wenn Sie nicht für Ihr eigenes Unternehmen, sondern für einen individuellen Kunden arbeiten, brauchen Sie ein kreatives Briefing, um das herauszufinden. Wir haben eine schöne Vorlage zusammengestellt, die Ihnen dabei hilft: kreative Briefing-Vorlage.

Danach besprechen wir mit unserem Produktmanager Maël, ob das Konzept zur Zielgruppe, zu unserer Firmensprache und Designphilosophie passt und was hinzugefügt oder geändert werden muss.

Man könnte wohl sagen, dass wir eine „Feedback-liebende“ Firma sind, denn es dreht sich alles, sowohl unser Prozessaufbau als auch unser Produkt, um den Review- und Freigabeprozess.

Nachdem wir unseren ersten Entwurf fertiggestellt haben, laden wir ihn auf Filestage hoch und laden unseren Produktmanager – und jeden anderen, der an dem Projekt beteiligt ist – zur Überprüfung ein.

Normalerweise organisieren wir diesen Prozess, indem wir für jedes Teammitglied eine Asana-Aufgabe erstellen und den Link zur Filestage-Überprüfung in die Aufgabenbeschreibung einfügen. Auf diese Weise hat jeder sofortigen Zugriff auf die Datei, ohne sich durch all die E-Mails in Ihrem Papierkorb zu wühlen.

Starten Sie Ihren kreativen Workflow

Mit Hilfe des Ampelsystems auf Filestage erhalten Sie immer Updates über den Überprüfungsstatus einer Datei. Da außerdem jeder Kommentar sofort in eine To-Do-Liste eingetragen wird, wissen Sie sofort, welche Aufgabe als Nächstes zu erledigen ist. Nachdem Sie die Änderungswünsche umgesetzt haben, laden Sie die neue Version einfach wieder in Filestage hoch, und alle, die eingeladen wurden, werden benachrichtigt, dass eine neue Version zur Überprüfung bereitsteht.

Mit allen Kommentaren auf der gleichen Seite und einem klaren Versionierungssystem sind Sie und Ihre Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand, sodass es keinen Grund mehr für Unübersichtlichkeit gibt.

Filestage-Verknüpfungen sind einfach zu integrieren (copy-paste in Hülle und Fülle!), wenn Sie Tools wie Asana und andere gängige Aufgaben- oder Projektmanagement-Tools verwenden.

Ich hoffe, dass dieser Artikel mehr Licht darauf geworfen hat, wie kreative Workflows über Filestage verwaltet werden können. Wenn Sie jedoch weitere Fragen haben, senden Sie einfach eine Nachricht an unser Support-Team und wir werden Ihnen so schnell wie möglich antworten.

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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