Jeder weiß, wie schwer es ist, bei mehreren Projekten auf dem Laufenden zu bleiben; das gilt insbesondere dann, wenn das Einhalten von Terminen das wichtigste Ziel ist. Jeder Kunde möchte, dass sein Projekt zügig fertiggestellt wird, und dabei ist es ganz egal, wie es um Ihre Arbeitsbelastung steht oder wie viele Mitarbeiter Sie haben.
Im Umkehrschluss halten Sie die Motivation hoch und bemühen sich, alle Aufgaben bis zum Fälligkeitsdatum zu erledigen. „Meet the deadlines!“ ist Ihre Devise. Zum Glück gibt es bewährte Tipps, wie Sie Ihre Fähigkeit, Termine einzuhalten, verbessern können.
Warum es wichtig ist, Fristen einzuhalten
Wir denken vielleicht, dass wir in einem Arbeitsumfeld ohne Deadlines, die wie das berühmte Damoklesschwert über unserem Kopf schweben, gut zurechtkommen würden. Aber diese Art von Umfeld könnte auf lange Sicht sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen zum Problem werden.
Fristen setzen und Termine einhalten ist am Arbeitsplatz unerlässlich, da beides dem Zeitmanagement dient und den Mitarbeitern hilft, die Verantwortung für die ihnen zugewiesenen Aufgabe zu übernehmen. Gleichzeitig geben die Fristen den Kunden die Gewissheit, dass die Arbeit rechtzeitig erledigt wird.
Dies sind die wesentlichen Vorteile, wenn Sie Ihre Deadlines einhalten:
- Sie beweisen Ihre Glaubwürdigkeit und Ihr Ansehen im gesamten Unternehmen.
- Sie fördern die Loyalität und den Respekt unter Ihren Stakeholdern, da die Arbeit stets pünktlich geliefert wird.
- Sie verbessern die Produktivität Ihres Teams, sodass Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können.
Wie Sie Deadlines bei der Arbeit einhalten
Hier sind 12 bewährte Strategien, wie Sie Termine einhalten und Zeit sparen können:
- Erstellen Sie eine Zeitleiste für die Kreativabteilung
- Legen Sie eine Frist für die Produktion fest
- Identifizieren Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben
- Teilen Sie die Arbeit in kleinere Aufgaben auf
- Vergeben Sie Prioritäten für Aufgaben
- Planen Sie einen Zeitpuffer ein
- Legen Sie Fokuszeit fest
- Behalten Sie den Überblick über Projekte und Fristen
- Kommunizieren Sie mit Ihren Arbeitskollegen
- Stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind
- Gehen Sie keine zu großen Verpflichtungen ein
- Lernen Sie aus früheren Fehlern
1. Erstellen Sie eine Zeitleiste für die Kreativabteilung
Möchten Sie ein neues größeres Projekt starten oder eine Anzeige erstellen, sollten Sie zunächst wissen, dass Deadlines wichtig sind. Weisen Sie der Kreativabteilung feste Abgabetermine zu. Das bedeutet, dass alle Werbe-Pitches nach einem detaillierten Zeitplan vorbereitet werden müssen.
Dies wird Ihnen helfen, weniger attraktive Ideen zu verwerfen und sich auf die Entwicklung der attraktiveren zu konzentrieren. Außerdem schließt es besonders schlechte Ideen aus und hilft beim Zeitmanagement.
Eine der Herausforderungen, die diese Phase blockieren können, ist die sogenannte kreative Blockade. Gemeint ist damit die Unfähigkeit, sich kreative Ideen auszudenken, wenn man unter Zeitdruck steht. Wenn das passiert, gibt es einige Möglichkeiten, sie zu überwinden und die Kreativität Ihres Teams wieder anzukurbeln.
Diese Vorschläge können Abhilfe schaffen:
- Musik hören und Ablenkungen beseitigen
- Spazierengehen
- Mit Ihrem Team brainstormen
- lustige Videos ansehen
- für heute Schluss machen und sich dem Problem morgen wieder mit frischem Blick widmen
2. Legen Sie eine Frist für die Produktion fest
Während der Produktion teilen die Projektmanager das Projekt in kleinere Aufgaben auf und weisen sie den richtigen Personen zu.
Die Projektmanager legen außerdem fest, bis wann die zugewiesenen Aufgaben erledigt sein müssen. Dazu gehören mehrere Meilensteine wie das Casting, die Dreharbeiten oder das Senden von Assets zum Druck und die Erstellung von Grafiken.
Die Herausforderung, der Sie in dieser Phase wahrscheinlich begegnen, besteht darin, all die kleineren Aufgaben zu koordinieren und die Abhängigkeiten zu erkennen. Sie können dies tun, indem Sie die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen fördern. Dafür können Sie z. B. die Projektmanager auffordern, ihre Schwierigkeiten mitzuteilen und bei Bedarf um Unterstützung zu bitten.
Wenn jede Abteilung effektiv kommuniziert, kann die Produktionszeit auf die Hälfte verkürzt werden.
3. Identifizieren Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben
Das Identifizieren der Abhängigkeiten der Aufgaben hilft Ihnen bei der Einhaltung Ihrer Deadlines. Das heißt, dass Sie die Reihenfolge, in der die Aufgaben begonnen oder beendet werden sollen, klar definieren müssen.
Haben Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben identifiziert, kann die Arbeit wie geplant und ohne entsprechende Problemchen voranschreiten. Außerdem kann Ihr Team die wichtigen Aufgaben gegenüber den weniger dringenden priorisieren.
Möchten Sie beispielsweise bei der Videoproduktion eine Frist einhalten, müssen Sie sich um eine Reihe kleinerer Aufgaben kümmern. Genauer gesagt müssen Sie sich für eine kreative Richtung entscheiden und ein Storyboard erstellen, bevor Sie das Video drehen können.
Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Abhängigkeiten.
4. Teilen Sie die Arbeit in kleinere Aufgaben auf
Eine Möglichkeit, wie Sie Deadlines mit weniger Stress einhalten können, besteht darin, Projekte in Mikroziele zu unterteilen und von dort aus weiterzuarbeiten. Das bedeutet, dass Sie mit jeder Aufgabe, die Ihr Team erledigt, dem Abschluss der Projekte einen Schritt näher kommen.
Sie können größere Projekte in kleinere Aufgaben untergliedern, indem Sie jeden Meilenstein und die dafür erforderlichen Aufgaben identifizieren. Ein Werbeunternehmen mit einem neuen Projekt zur Vermarktung von Erfrischungsgetränken beispielsweise beginnt diesen Prozess mit der Entwicklung kreativer Ideen.
Sobald eine Idee genehmigt wurde, ist der nächste Meilenstein die Erstellung aller Arbeitsergebnisse. Die Produktion könnte unter anderem das Casting, die Dreharbeiten und die Grafikbearbeitung umfassen.
Wenn Sie ein Projekt in Meilensteine und Aufgaben aufteilen, erscheint das Projekt nicht mehr wie ein großer Berg, der unmöglich zu erklimmen ist. Dies hat einen positiven psychologischen Effekt für das gesamte Team, da alle Beteiligten das Gefühl haben, mit jedem abgeschlossenen Meilenstein und jeder erfüllten Aufgabe etwas erreicht zu haben.
Außerdem motiviert es die Teammitglieder, mit mehr Energie an den nächsten Meilenstein heranzugehen und ihn abzuschließen.
5. Vergeben Sie Prioritäten für Aufgaben
Wenn Sie ein Projekt abschließen, müssen Sie wissen, wie Sie Prioritäten setzen und Deadlines einhalten können, auch wenn unerwartete Probleme auftreten.
Die Priorisierung ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, bei der Sie bestimmen, welche Aufgaben, anhängig von ihrer Wichtigkeit, zuerst erledigt werden sollten. Sie könnten an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, aber wenn eine Deadline für ein bestimmtes Projekt näher rückt, hat dieses Projekt Vorrang.
Außerdem kann es Situationen geben, in denen Sie gerade dabei sind, einem Projekt den letzten Schliff zu geben – und dann taucht plötzlich eine fantastische neue Idee auf, die das Projekt noch verbessern könnte.
Zwar mag es verlockend sein, das Projekt zu verschieben, damit Sie die Änderungen noch einarbeiten können, doch sollte es bei der Arbeit keine Option sein, eine Abgabefrist nicht einzuhalten. Halten Sie stattdessen lieber die Deadline und tragen Sie Ihrem Kunden Ihre kreative Ergänzung als Vorschlag vor.
6. Planen Sie einen Zeitpuffer ein
Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das mehrere Projekte abwickelt, kann es nicht schaden, einen Puffer für Ihre Fälligkeitstermine einzuplanen.
Kennen Sie das, wenn Sie Ihre Uhr dreißig Minuten vorstellen, nur damit Sie einen Flug nicht verpassen? Das ist in etwa dasselbe, aber in diesem Fall setzen Sie Ihre internen Abgebefristen zwei oder drei Tage früher an als das Datum, das Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben.
Auf diese Weise können Sie Feedback von Kollegen einholen und Projekte rechtzeitig abschließen, ohne sich überfordert zu fühlen.
7. Legen Sie Fokuszeit fest
Wenn Sie an Projekten mit einem engen Zeitplan arbeiten, dann nehmen Sie sich täglich Zeit, in der Sie sich wirklich auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Es gibt eine Menge Dinge, die Sie von Ihrer Arbeit ablenken können. Denken Sie nur an mehrere eingehende Slack-Nachrichten, Einladungen zu Meetings und private Telefonanrufe – all diese Dinge können Sie von Ihren Aufgaben abhalten, daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Zeitmanagement optimieren.
Das Ziel bei Fokuszeit ist es, dass Sie einen dedizierten Zeitraum haben, in dem Sie an Ihren Projekten arbeiten können, ohne unterbrochen zu werden. Sie werden überrascht sein, wie viel Arbeit Sie in nur wenigen Stunden ohne Ablenkung erledigen können.
8. Meeting Deadlines – Behalten Sie den Überblick über Projekte und Fristen
Wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten und unter Druck stehen, um alle Abgabetermine einzuhalten, kann eines Ihrer Projekte leicht durch die Maschen fallen. Sie brauchen also nicht nur die Fähigkeit, den Fokus zu halten, sondern auch gute Zeitmanagement-Methoden sowie ein Planungstool, das Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Projekte und Aufgaben zu behalten.
Ein solcher Planer sollte nicht nur alle Projektmeilensteine umfassen, sondern auch alle Aufgaben sowie einen detaillierten Zeitplan für alle Ihre Projekte. So behalten Sie inmitten des Chaos einen kühlen Kopf und gewährleisten, dass Sie alle Ihre Aufgaben rechtzeitig abschließen können.
Hier ist einer unserer Zeitmanagement-Tipps für einen zielgerichteten Start in den Arbeitstag: Schauen Sie morgens als Erstes in Ihr Planungstool und verschaffen Sie sich einen Überblick, was in den folgenden Stunden ansteht. So können Sie ihren Tag gleich viel besser gestalten und sich auf die bevorstehenden Aufgaben vorbereiten.
Hinweis: Wer schreibt, der bleibt! Wenn Sie eine Aufgabe in Ihren Kalender eintragen, indem Sie sie eintippen oder aufschreiben, verringert das auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie vergessen.
9. Kommunizieren Sie mit Ihren Arbeitskollegen
Jede Organisation lebt von effektiver Kommunikation. Wenn die Kommunikation schlecht ist, können mehrere Projekte durcheinander geraten oder sich verzögern. Deswegen ist es besonders wichtig, dass Sie eng mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten und eine gute Kommunikation aufbauen.
Eine gute Kommunikation trägt dazu bei, dass jede Abteilung eine klare Deadline für alle Aspekte eines Projekts versteht und sich daran hält. Und damit ein Projekt erfolgreich ist, sollte der Kommunikationsplan so einfach sein wie möglich.
Das bedeutet, dass Sie Meetings abhalten können, in denen Sie Fortschritte und Herausforderungen diskutieren, in Kanälen wie Slack Updates austauschen oder in Filestage Feedback und Notizen teilen. Der Schlüssel ist, den Kommunikationsprozess transparent zu halten, damit alle Beteiligten den Status des Projekts kennen.
Mit Filestage können Sie Dateien ganz einfach mit Kollegen teilen, um deren Feedback oder die Freigabe Ihrer Arbeit einzuholen.
10. Stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind
Ist es in den frühen Phasen der Projektplanung zu einer Fehlkommunikation mit dem Kunden gekommen, wird Ihr Team wahrscheinlich für den Fehler verantwortlich gemacht werden. Das heißt nicht nur, dass Sie den Kopf dafür hinhalten müssen, sondern führt auch zu einer schlechten Beziehung zu dem Kunden und einer Verschwendung von Zeit, Geld und anderen Ressourcen.
Deswegen ist es wichtig, dass alle, auch der Kunde und Ihre Kollegen, sich über die Ziele, Vorgaben und Deadlines des Projekts einig sind.
Und das erreichen Sie am besten, indem Sie zu Beginn des Projekts regelmäßige Meetings mit allen Beteiligten halten, um die festgelegten Ergebnisse des Projekts klar zu kommunizieren.
11. Gehen Sie keine zu großen Verpflichtungen ein
Ganz gleich, wie sehr Sie sich der Produktivität verschrieben haben, achten Sie darauf, dass Sie nicht mehr Aufgaben übernehmen, als Sie auf einmal erledigen können.
Wenn Sie mehrere Projekte mit engem Zeitplan jonglieren, geht das oft mit Unübersichtlichkeit und Müdigkeit einher, was dazu führen kann, dass Sie wichtige Fristen verpassen. Nehmen Sie zu viele Verpflichtungen auf sich, kann das letztlich außerdem dazu führen, dass Sie möglicherweise mehr Schaden als Nutzen anrichten und die Zeit und das Geld Ihres Unternehmens verschwenden.
Erwägen Sie also, sich einen Tagesplaner zuzulegen, in den Sie alle Projekte eintragen, die Sie bearbeiten, in dem Sie die erledigten Aufgaben abhaken und sich Zeit für die Aufgaben nehmen, die noch auf Ihrer Liste stehen.
12. Lernen Sie aus früheren Fehlern
Auch wenn wir um jeden Preis vermeiden wollen, eine Deadline zu verpassen, ist es manchmal unvermeidlich. Wenn Ihnen das passiert, versuchen Sie, es als Lernerfahrung zu sehen, statt sich deswegen fertig zu machen. Überlegen Sie, was Sie falsch gemacht haben, und vermeiden Sie es, in der Zukunft denselben Fehler zu machen.
Wie schaffen Sie es, knappe Deadlines einzuhalten?
Wir alle kennen diese Tage, an denen wir zur Arbeit kommen und denken, wir müssten heute nur ein paar bereits vorbereitete Aufgaben erledigen – und am Ende haben wir einen wahnsinnig langen Tag, an dem wir versuchen, unerwartete Abgabetermine einzuhalten.
Bei der Bewältigung solcher Situationen ist es wichtig, dass Sie zunächst einmal ruhig und konzentriert bleiben. Danach können Sie tiefer in das Thema eintauchen.
Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um knappe Deadlines einzuhalten:
- Sehen Sie nach, welche Teile Sie haben und was Ihnen für den Abgabetermin noch fehlt.
- Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie tun können, und delegieren Sie andere Aufgaben an Ihre Teammitglieder.
- Kommunizieren Sie klar und transparent mit allen, die mit einbezogen werden müssen.
- Lassen Sie alle Beteiligten alle Teile des Projekts auf einer zentralen Plattform teilen, damit Sie den Fortschritt verfolgen können.
- Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um alles zusammenzufügen und die Deadline einzuhalten.
Verwenden Sie Filestage, um straffe Deadlines einzuhalten
Mit Filestage können Sie Ihre gesamte Arbeit, einschließlich Designs, Dokumenten und Videos, an einem zentralen Ort teilen und schneller Feedback einholen. Indem Sie klare Fälligkeitsdaten für jede Datei festlegen, wissen die Reviewer genau, wann sie eine bestimmte Datei prüfen oder freigeben müssen.
Solche klaren Fristen für Dateien helfen den Reviewern, ihre eigene Arbeit besser zu planen. Außerdem können Sie Review-Runden beschleunigen und Projekte vorantreiben.
Mit dem zentralen Dashboard von Filestage haben Sie außerdem die Möglichkeit, einen klaren Überblick über den Status und den Fortschritt der einzelnen Dateien zu behalten. So können Sie Ihre Ressourcen effektiv organisieren, während Sie Content-Deadlines und andere Abgabetermine im Blick behalten und Feedback einholen. Wenn Sie alle Ihre Dateien in Filestage teilen, prüfen und freigeben, halten Sie jede Deadline. So dient die Filestage-Plattform auch als ein Zeitmanagement-Tool für Sie und Ihre Stakeholder.
Fazit
Deadlines sind wichtig, um eine Struktur zu schaffen und sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die Verantwortung für seine Arbeit trägt. Zudem sind sie notwendig, weil Sie nur mit Abgabeterminen sicherstellen können, dass Sie angemessene Prioritäten für die Arbeiten vergeben und alle Beteiligten produktiv bleiben.
Sehen Sie, was Filestage zu Ihrem Lieblings-Tool für die Einhaltung von Deadlines macht, und starten Sie eine kostenlose Testphase.
