Sie haben ein kreatives Projekt erfolgreich zu Ende gebracht – doch die Arbeit ist noch nicht vorbei! Denn um ein Projekt vollständig abzuschließen, müssen Sie kontrollieren, ob Ihr Projekt nach Plan verlaufen ist und sich Ihre harte Arbeit gelohnt hat. Dabei kann Ihnen eine Checkliste für den Projektabschluss helfen. Wir haben für Sie eine solche erstellt, um Ihre Projektabschluss-Phase stressfrei zu gestalten. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Inhalt dieser Projektabschluss-Checkliste.
Wie sieht ein gelungener Projektabschluss aus?
Im Projektmanagement ist es essenziell, dass Sie genau die Ergebnisse liefern, die Sie mit Ihrem Auftraggeber vereinbart haben. Es geht darum, die vereinbarten Ziele im Projektumfang zu erfüllen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Abnahmekriterien erfüllt sind, um sowohl die Stakeholder zufriedenzustellen als auch die Unternehmensziele zu erreichen.
Ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses ist der Abschlussbericht. Er ruft Ihnen das gesamte Vorhaben nochmals in Erinnerungen. Und bietet eine wertvolle Gelegenheit, die gesamte Projekt-Performance zu analysieren sowie eine umfassende Bewertung vorzunehmen. Hierbei können Sie gemeinsam mit Ihrem Auftraggeber herausfinden, welche Schritte erfolgreich verlaufen sind. Und welche Aspekte beim nächsten Projekt auf dem Weg vom Beginn bis zum Abschluss vielleicht anders angegangen werden sollten.
Projektabschluss für Profis: mit der Schritt-für-Schritt Checkliste zum Erfolg
Ihr Projekt hat die Endphase erreicht. Jetzt können Sie mithilfe der folgenden Fragen der Checkliste kontrollieren, ob Sie Ihr Projekt vollständig abgeschlossen haben. Falls Sie dabei feststellen, dass Sie nicht alle Fragen positiv beantworten können, sollten Sie die fehlenden Punkte nacharbeiten. Denn nur so wird Ihr Projekt wirklich erfolgreich.
1. Ziele und Realität vergleichen
Der Projektleiter definiert zu Beginn jedes Projekts klare Meilensteine für das Projektteam, die bis zum Abschluss erreicht werden sollen. Bei der Bewertung Ihrer Projektabschluss-Checkliste ist es wichtig, vorrangig zu überprüfen, inwieweit die tatsächlichen Ergebnisse mit den ursprünglich festgelegten Vorgaben übereinstimmen.
Konnten Sie und Ihr Projektteam alle gewünschten Ergebnisse erzielen? Gab es Anpassungen, um die Vorgaben an die Realität des Projektes anzupassen? Der Vergleich zwischen Ihrem geplanten Vorhaben und den tatsächlich umgesetzten Aktivitäten wird Ihnen ein umfassendes Verständnis für den Erfolg Ihres Projektes vermitteln.
2. Alle Stakeholder die Ergebnisse überprüfen lassen
Es ist wichtig, dass alle Stakeholder die Möglichkeit haben, ihre Zustimmung zu einem bestimmten Projekt zu geben. Das mag zunächst offensichtlich klingen, aber die Realität zeigt, dass dies je nach Struktur einer Agentur bzw. eines Unternehmens nicht immer der Fall ist. Sinnvollerweise sollten Sie darum den folgenden Personen die Möglichkeit geben, die Ergebnisse zu überprüfen:
- Artdirector
- Texter
- Agenturleiter
- Abteilungsleiter
- Interne Stakeholder
- Externe Stakeholder
3. Überprüfen, ob das Projektziel erfüllt ist
Zu Beginn Ihrer Projekte haben Sie ein konkretes Ziel bestimmt. Nach der Durchführung der Aufgaben ist es jetzt an der Zeit zu prüfen, ob das Projektziel erfüllt wurde und der Abschluss problemlos über die Bühne geht. Wenn dies nicht der Fall ist, stellt das ein Problem dar? Diese Reflexionsphase ist für alle Stakeholder sinnvoll und sollte darum nicht ausgelassen werden.
4. Ausstehende Verträge und Rechnungen begleichen
Es ist wichtig, dass Sie alle Aufgaben zeitnah in Rechnung stellen, um mögliche Verwirrungen durch verspätete Rechnungen in der Zukunft zu vermeiden. Auch sollten Sie dafür sorgen, dass Sie Ihre ausstehenden Kosten zeitnah bezahlen.
5. Einen Projektabschlussbericht schreiben
Ein Abschlussbericht beschreibt den gesamten Prozess von einem Projekt und die erzielten Ergebnisse. Dieser Bericht kann Ihnen und Ihrem Auftraggeber in allen Einzelheiten dabei helfen, wichtige Erkenntnisse aus dem Projekt zu ziehen und auch Bereiche zu identifizieren, die für Folgeprojekte verbessert werden können. Darum sollten auch alle beteiligten Mitarbeiter Ihres Unternehmens den Bericht erhalten.
Um einen umfassenden Bericht in der Abschlussphase zu erstellen, sollten Sie folgende Elemente berücksichtigen:
- Projektüberblick: Zusammenfassung des Projektes
- Ergebnisbeschreibung: Darstellung der Ergebnisse und Resultate
- Zielvergleich: Angestrebte und tatsächlich erreichte Ergebnisse
- Meilensteine und Zeitpläne: Angabe der Projektlaufzeit und etwaiger Abweichungen
- Risikoanalyse: Risiken und Probleme während der Projektdurchführung
- Änderungsmanagement: Anzahl und Beschreibung genehmigter und umgesetzter Änderungen und ihre Auswirkungen auf das Gesamtprojekt
- Kostenübersicht: Gesamtausgaben, geplantes Budget und endgültige Zahlungen
- Erfahrungsschatz: Erinnerung an wichtige Rückmeldungen und Erkenntnisse aus dem Projektverlauf
6. Alle Dateien archivieren
Während des gesamten Projektes haben Sie wahrscheinlich viele Dateien mit verschiedenen Versionen erstellt. Auch wenn diese momentan vielleicht nutzlos erscheinen, sollten Sie alle Dateien Ihrer Projekte vollständig archivieren. Es könnte nämlich sein, dass Sie alles in Zukunft, auch für spätere Auftraggeber, noch benötigen.
Mit unserer Projektabschluss-Checkliste direkt loslegen
Die Bedeutung einer Checkliste mit Aufgaben, die am Ende von einem Projekt erledigt werden müssen, sollten Sie nicht unterschätzen. Michael Collins, der Astronaut der Apollo 11, ging sogar so weit, die Projektabschluss-Checklisten seiner Crew als “viertes Crewmitglied” zu bezeichnen. Hier ist eine Projektabschluss-Checkliste, die Ihnen zum Erfolg verhilft.
Füllen Sie das nachfolgende Formular aus, um sofortigen Zugang zu unserer Projektabschluss-Checkliste zu erhalten.
Sie können sie auf Ihren Desktop herunterladen, um jeden Punkt Ihres Projekts digital abzuhaken. Oder Sie drucken eine Kopie aus und bewahren das Gegenstück zur Erinnerung auf Ihrem Schreibtisch auf.
Wie Sie beim Abschluss eines digitalen Projektes Stress reduzieren können
Der Abschluss eines digitalen Projektes kann sehr stressig sein. Denn häufig gibt es noch viele offene Fragen und Sie wollen keine Unstimmigkeiten aufkommen lassen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, den Stress am Abschluss Ihres digitalen Projekts zu reduzieren.
1. Den Review-Prozess einfach halten
Sie haben Ihre Ergebnisse zu 99 Prozent erreicht und feiern beinahe einen Projekterfolg. Aber auch kurzfristig können noch Änderungen erforderlich sein. Um dabei keine Verwirrung in Ihre Projekte zu bringen, sollte die Projektüberprüfung transparent und klar sein. Dafür sollten Sie Ihren Review- und Freigabeprozess mit einem Tool wie Filestage optimieren.
2. Sich Zeit nehmen
Jetzt, da die Ziellinie in Sichtweite ist, kann es sehr verlockend sein, mit siegesgewissen ausgestreckten Armen darauf loszustürmen. Doch auch kurz vor dem Abschluss sollten Sie weiterhin methodisch vorgehen und aufmerksam sein – arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch die Projektabschluss-Vorlage und widerstehen Sie der Versuchung einer vorzeitigen Feierlaune. Das Projekt wird schneller fertig sein, als Sie denken!
3. Feedback teilen
Die Phase des Projektabschlusses eignet sich hervorragend, um Ihrem Team Feedback über dessen Leistung zu geben. Dies kann alle noch einmal aktivieren und motivieren, um dem Projekt den letzten Schliff zu verpassen. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, Ihr Team für die Zukunft und das nächste große Projekt zu motivieren.
4. Motivation hochhalten
Ihr Team weiß, dass die Aufgaben im Projekt fast vor dem Abschluss stehen, und ist kurz davor erleichtert aufzuatmen. Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, mit Ihrem Know-how dafür zu sorgen, dass jedes Teammitglied auch kurz vor dem Abschluss eines Projekts engagiert und aktiv bleibt. Denn die letzten Änderungen und die Zustellung von Unterlagen sind alles heikle Phasen des Projekts, in der Sie Ihr Team in Höchstform benötigen.
5. Das zufriedene Gefühl einer gut abgeschlossenen Arbeit genießen
Beim Projektabschluss sollten Sie sich zusammen mit Ihrem Team Zeit nehmen, stolz und zufrieden auf Ihre gemeinsame Arbeit zurückzublicken. Diese Erinnerung steigert die Motivation und gibt Ihnen allen zusätzliche Energie für den Abschluss der laufenden Projekte. Und bietet einen Mehrwert auch für zukünftige digitale Folgeprojekte
Projektabschlussbericht-Vorlage (Sign-off Vorlage)
Nach Projektabschluss sollten Sie einen Bericht für Ihre Vorgesetzten und den Rest des Teams erstellen. In dem Bericht können Sie alle positiven und negativen Aktivitäten und Aspekte des Projekts bewerten. Das ist sehr hilfreich, um Ihre Vorgehensweise für zukünftige Projekte zu verbessern. Nachfolgend ist eine Vorlage für den Projektabschlussbericht, die Sie dazu verwenden können.
Laden Sie unsere kostenlose Projektabschluss-Vorlage herunter
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Um eine bearbeitbare Kopie zu speichern, folgen Sie diesen einfachen Schritten:
- Klicken Sie auf „Datei“ in der oberen linken Ecke
- Klicken Sie auf „Eine Kopie erstellen“.
- Wählen Sie Ihren Zielordner
Tipps für das Verfassen Ihres Berichts zum Projektabschluss
Zweideutigkeiten vermeiden
Achten Sie darauf, dass Ihr Projektabschlussbericht so klar und prägnant wie möglich verfasst wurde. Der beste Plan: Bleiben Sie in Ihrem Artikel ehrlich und sachlich. Und passen Sie die Sprache möglichst an das Projektteam an, damit keine Missverständnisse entstehen.
Ihre Projektergebnisse sollten möglichst so verfasst sein, dass sie leicht verständlich sind und keinen Raum für Spekulationen, falsche Annahmen oder Verwirrung lassen.
Halten Sie Rücksprache mit Teammitglieder und Stakeholdern
Als Projektleiter ist es wichtig, während der gesamten Projektphase eng mit Ihren Teammitgliedern und Stakeholdern zu agieren. Der Prozess des Projektabschlusses bestimmt, wie gut Ihr Team bei zukünftigen Projekten zusammenarbeiten wird.
Holen Sie sich also das Feedback Ihrer Teammitglieder und Stakeholdergruppen ein, wenn Sie die Projektabschlussbericht erstellen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Abschlussbericht sowohl genaue als auch umfassende Informationen über das Projekt enthält. Dies kann schwierig sein, wenn der Projektleiter mit der Erstellung des Berichts beginnt, ohne regelmäßige Updates einzubeziehen und das Feedback anderer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Überprüfen Sie alle Leistungen, um sicherzustellen, dass kurz vor Projektabschluss nichts mehr aussteht.
Überprüfen Sie alle Projektergebnisse
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Projektabschlussberichts beginnen, sollten Sie die festgelegten Projektziele überprüfen. Haben Sie alle Leistungen erbracht? Gibt es noch offene Aufgaben, die innerhalb des Projektzeitplans nicht abgeschlossen wurden?
Die Überprüfung und Freigabe der Projektleistungen sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Projekte. Die Abschlussphase erfolgt erst, wenn alle Ergebnisse und Inhalte von den Beteiligten überprüft und genehmigt wurden.
Fazit
Nutzen Sie unsere wertvollen Tipps und bewährten Methoden, um Ihre Projektphase erfolgreich abzuschließen. Zudem können Sie unsere kostenlose Projektabschluss-Checkliste nutzen, die Sie während der Abschlussphase und bei der Erstellung Ihres Berichts über das Projekt unterstützt.
Seien Sie nicht entmutigt, falls Ihr erster Entwurf nicht sofort perfekt ist. Denken Sie daran, dass der Abschlussbericht das Gesamtbild all Ihrer Schritte im Rahmen eines Projekts widerspiegelt. Nehmen Sie sich die Freiheit, alles nach Ihren Vorstellungen zu bearbeiten und zu überarbeiten, bis Sie eine Version haben, die den gesamten Lebenszyklus Ihres abgeschlossenen Projekts ausreichend beschreibt.
