Sie haben ein kreatives Projekt erfolgreich zu Ende gebracht – doch die Arbeit ist noch nicht vorbei! Denn um ein Projekt vollständig abzuschließen, müssen Sie kontrollieren, ob Ihr Projekt nach Plan verlaufen ist und sich Ihre harte Arbeit gelohnt hat. Dabei kann Ihnen eine Checkliste für den Projektabschluss helfen. Wir haben für Sie eine solche erstellt, um Ihre Projektabschluss-Phase stressfrei zu gestalten. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Inhalt dieser Checkliste.
Projektabschluss – Eine Checkliste für digitale Projekte
Ihr Projekt hat die Endphase erreicht. Jetzt können Sie mit Hilfe der folgenden Fragen der Checkliste kontrollieren, ob Sie Ihr Projekt vollständig abgeschlossen haben. Falls Sie dabei feststellen, dass Sie nicht alle Fragen positiv beantworten können, sollten Sie die fehlenden Punkte nacharbeiten. Denn nur so wird Ihr Projekt wirklich erfolgreich.
1. Haben alle Stakeholder die Ergebnisse überprüft?
Es ist wichtig, dass alle Stakeholder die Möglichkeit haben, ihre Zustimmung zu einem bestimmten Projekt zu geben. Das mag zunächst offensichtlich klingen, aber die Realität zeigt, dass dies je nach Struktur einer Agentur bzw. eines Unternehmens nicht immer der Fall ist. Sinnvollerweise sollten Sie darum den folgenden Personen die Möglichkeit geben, die Ergebnisse zu überprüfen:
- Artdirector
- Texter
- Agenturleiter
- Abteilungsleiter
- Interne Stakeholder
- Externe Stakeholder
2. Wurde das Projektziel erfüllt?
Zu Beginn Ihres Projekts haben Sie ein konkretes Projektziel bestimmt. Nach der Durchführung des Projekts ist es jetzt an der Zeit zu prüfen, ob das Projektziel erfüllt wurde. Wenn dies nicht der Fall ist, stellt das ein Problem dar? Diese Reflexionsphase ist für alle Stakeholder sinnvoll und sollte darum nicht ausgelassen werden.
3. Wurde ein Projektabschlussbericht erstellt und wurde dieser überprüft?
Ein Abschlussbericht beschreibt den gesamten Prozess des Projekts und die erzielten Ergebnisse. Dieser Bericht kann Ihnen dabei helfen, wichtige Erkenntnisse aus dem Projekt zu ziehen und auch Bereiche zu identifizieren, die beim nächsten Mal verbessert werden können. Darum sollten auch alle beteiligten Mitarbeiter Ihres Unternehmens den Bericht erhalten.
4. Wurden alle Kosten des Projekts in Rechnung gestellt bzw. bezahlt?
Es ist wichtig, dass Sie alle Projektaufgaben zeitnah in Rechnung stellen, um mögliche Verwirrungen durch verspätete Rechnungen in der Zukunft zu vermeiden. Auch sollten Sie dafür sorgen, dass Sie Ihre ausstehenden Kosten zeitnah bezahlen.
5. Wurden alle Dateien archiviert?
Während des gesamten Projekts haben Sie wahrscheinlich viele Dateien mit verschiedenen Versionen erstellt. Auch wenn diese momentan vielleicht nutzlos erscheinen, sollten Sie alle Dateien vollständig archivieren. Es könnte nämlich sein, dass Sie diese in Zukunft noch benötigen.
Kostenlose Projektabschluss-Checkliste
Die Bedeutung einer Checkliste mit Aufgaben, die am Ende eines Projekts erledigt werden müssen, sollten Sie nicht unterschätzen. Michael Collins, der Astronaut der Apollo 11, ging sogar so weit, die Checklisten seiner Crew als “viertes Crewmitglied” zu bezeichnen. Hier ist eine Projektabschluss-Checkliste, die Ihnen zum Erfolg verhilft:
Wie Sie beim Abschluss eines digitalen Projekts Stress reduzieren können
Der Abschluss eines digitalen Projekts kann sehr stressig sein. Denn häufig gibt es noch viele offene Fragen und Sie wollen keine Unstimmigkeiten aufkommen lassen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, den Stress am Ende Ihres digitalen Projekts zu reduzieren.
1. Die Projekt-Reviews einfach halten
Sie haben Ihre Ergebnisse zu 99% erreicht, aber auch kurzfristig können noch Änderungen erforderlich sein. Um dabei keine Verwirrung in das Projekt zu bringen, sollte die Projektüberprüfung transparent und klar sein. Dafür sollten Sie Ihren Review- und Freigabeprozess mit einem Tool wie Filestage optimieren.
2. Sich Zeit nehmen
Jetzt, da die Ziellinie in Sichtweite ist, kann es sehr verlockend sein, mit siegesgewissen ausgestreckten Armen darauf loszustürmen. Doch auch kurz vor dem Ende sollten Sie weiterhin methodisch vorgehen und aufmerksam sein – arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch die Projektabschluss-Vorlage und widerstehen Sie der Versuchung einer vorzeitigen Feierlaune. Das Projekt wird schneller fertig sein, als Sie denken!
3. Feedback teilen
Die Phase des Projektabschlusses eignet sich hervorragend, um Ihrem Team Feedback über dessen Leistung zu geben. Dies kann alle noch einmal aktivieren und motivieren, um dem Projekt den letzten Schliff zu verpassen. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, Ihr Team für die Zukunft und das nächste große Projekt zu motivieren.
4. Motivation hoch halten
Ihr Team weiß, dass das Projekt fast abgeschlossen ist, und steht kurz davor, erleichtert aufzuatmen. Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass jedes Teammitglied auch kurz vor dem Ende engagiert und aktiv bleibt. Denn die letzten Änderungen und die Zustellung von Unterlagen sind eine sehr heikle Phase des Projekts, in der Sie Ihr Team in Höchstform benötigen.
5. Das zufriedene Gefühl einer gut abgeschlossenen Arbeit genießen
Am Ende sollten Sie sich zusammen mit Ihrem Team Zeit nehmen, stolz und zufrieden auf Ihre gemeinsame Arbeit zurückzublicken. Dies steigert die Motivation und gibt Ihnen allen zusätzliche Energie für den Abschluss des momentanen Projekts und auch für zukünftige digitale Projekte.
Projektabschlussbericht-Vorlage (Sign-off Vorlage)
Nach Abschluss des Projekts sollten Sie einen Bericht für Ihre Vorgesetzten und den Rest des Teams erstellen. In dem Bericht können Sie alle positiven und negativen Aspekte des Projekts bewerten. Das ist sehr hilfreich, um Ihre Vorgehensweise für zukünftige Projekte zu verbessern. Hier ist eine Vorlage für den Projektabschlussbericht, die Sie dazu verwenden können:
Fazit
Wir hoffen, dass Sie durch diesen Beitrag die Phase des Projektabschlusses in einem neuen Licht sehen. Es ist ein herausfordernder, aber lohnender Teil des Projektmanagements. Dadurch können Sie Ihr herausragendes Projekt perfekt abrunden.
