Ultimativer Leitfaden für einen gelungenen Projektabschlussbericht (inkl. 7 Vorlagen)

In jedem kreativen Prozess  tauchen immer wieder neue Ideen auf und es kann schwierig sein, sich auf ein Endergebnis festzulegen. Auf der einen Seite können Änderungen und Ergänzungen einem Projekt einen erheblichen Mehrwert verleihen, auf der anderen Seite kann so aber auch der Fokus verloren gehen, wenn diese nicht beschränkt werden. Die Verwendung eines Projektabmeldeformulars ist eine gute Methode, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten und alle Beteiligten über den Fortschritt zu informieren und zufrieden zu stellen.

Warum ein Projektabschlussbericht so wichtig ist 

Projektabschlussberichte sind unabdingbar in jedem kreativen Prozess, um festzuhalten, was vereinbart wurde, was der aktuelle Stand des Projekts ist und um sich abzusichern, dass am Ende alle Parteien mit dem Endergebnis zufrieden sind.

Ein Projektabmeldeformular entsteht in Teamarbeit. Verwenden Sie eine Online-Proofing-Software wie Filestage, um sich die gemeinsame Arbeit am Projektabschlussbericht mit Ihren Kunden und Kollegen zu erleichtern.

Abmeldebögen


Ohne Projektabschlussberichte, die den Verlauf eines Projekts dokumentieren, haben Ihr Projektteam und Ihr Kunde möglicherweise unterschiedliche Vorstellungen vom Projektkonzept, der Projektergebnisse und sogar dem Zeitplan, in dem diese geliefert werden sollen.

Selbst für Projektmanager, die sich mit  Papierkram schwer tun, ist der Projektabschlussbericht ein Segen, weil er klar aufzeigt was die Erwartungen des Kunden und des Projektteams sind. Jeder, der eine Frage zu den verschiedenen Phasen des Projekts hat, kann auf das Dokument zurückgreifen und sehen, welche Aktionen bisher durchgeführt wurden und wer diese jeweils genehmigt hat.

3 Vorteile von Abschlussberichten 

  • Ergänzungen oder Änderungen ermöglichen, die aber klar dokumentiert werden.
  •  Für jede Phase des Projekts kann Rechenschaft abgelegt werden.

Die Verwendung von Projektabschlussberichten verhindert, dass Projekte aus dem Ruder laufen, was besonders in einer kreativen Firma von Bedeutung ist. Jede wichtige Phase des Projekts wird überprüft und genehmigt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit dem Zwischenresultat zufrieden sind, bevor es weitergeht. 

Wie sieht der Projektabschlussprozess aus? 

Der formelle Projektabschluss ist wichtig, weil er das offizielle Ende eines Projekts oder die Fertigstellung einer Leistung und die Akzeptanz des Produkts durch den Kunden (intern oder extern) bedeutet. Der Prozess ist nicht kompliziert, aber ein wesentlicher Schritt, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. 

Weiteres Vorgehen wenn die Projektergebnisse vorliegen

Wenn Ihr Projektteam die zu liefernden Produkte fertig gestellt hat, ist es an der Zeit diese Projektergebnisse mit dem Kunden zu prüfen. Wenn Sie einen vollständige Evaluierung mit dem Kunden ermöglichen, haben alle Beteiligten die Gelegenheit, das Arbeitsergebnis zu akzeptieren oder Feedback zu geben, um es besser an die Erwartungen des Kunden anzupassen.

Eine Online-Proofing-Software wie Filestage kann Ihnen dabei helfen, das Feedback zu den Ergebnissen und Projekten von allen Beteiligten zu organisieren. Hier sehen Sie, wie es in 6 einfachen Schritten geht:

1. Starten Sie hier Ihre kostenlose Filestage-Testversion.

2. Richten Sie Ihre Review-Schritte in Filestage ein.

Bevor Sie beginnen können, sollten Sie Ihre bestehenden Überprüfungs- und Freigabeprozesse in Filestage anpassen. Richten Sie für jede Freigabe einen Workflow ein, welchen Ihre Dateien durchlaufen müssen. 

Schritt 2: Review-Schritt einrichten

Jeder Review-Schritt kann verschiedene Reviewer und Dateien umfassen. Zum Beispiel könnte Ihr erster Review-Schritt verwendet werden, um das Briefing zusammen mit Ihrem Team zu besprechen, während Ihr zweiter Review-Schritt die Führungskräfte einlädt, das Endresultat freizugeben.

3. Hochladen des Dokuments in Filestage.  

Schritt 3 Datei in Filestage hochladen

Jetzt müssen Sie Ihr Dokument in Filestage hochladen, indem Sie einfach auf den Button „Datei hochladen“ klicken. In unserem Beispiel würden Sie zuerst das Briefing im ersten Review-Schritt und das Endergebnis dann im zweiten Review-Schritt hochladen. 

4. Laden Sie alle relevanten Reviewer ein.

Für jeden Review-Schritt laden Sie die entsprechenden Reviewer ein, indem Sie entweder auf das Personen-Symbol klicken und die E-Mail-Adresse der Stakeholder eingeben oder den Link kopieren und über ein beliebiges Medium mit den Stakeholdern teilen. 

Schritt 4 Reviewer einladen

5. Bitten Sie die Reviewer, ihr Feedback zu hinterlassen.

Auch wenn der Reviewer jetzt eingeladen wurde und erfahren hat was Filestag ist, braucht er vielleicht noch etwas Unterstützung um zu verstehen wie diese neue Software funktioniert.

Kommentar zu einer Datei hinterlassen

Indem bereits ein Kommentar in der zu überprüfenden Datei hinterlassen wurde, können Reviewer besser verstehen wie Filestage funktioniert bevor sie ihr eigenes Feedback hinterlassen. Außerdem sind sie weniger gehemmt ihr eigenes Feedback zu hinterlassen, wenn jemand anderes bereits den ersten Kommentar abgeben hat. 

6. Erhalten Sie die Freigabe für Ihr Dokument.

Sobald Ihre Reviewer mit der Überprüfung der Datei fertig sind, können sie entweder Änderungen anfragen oder die Datei freigeben.

Schritt 6 Datei in Filestage hochladen

Das Einholen von Freigaben war noch nie so einfach. Sobald das Projekt von allen Beteiligten als freigegeben angesehen wird, kommt der Projektabschlussbericht ins Spiel. Alle Beteiligten unterschreiben ihren Teil dieses Dokumentes. Sobald dieses dann genehmigt ist, gilt das Projekt als offiziell abgeschlossen. 

Prozess für abgeschlossene Projekte

Wenn Sie ein Projektabschlussbericht verwenden, um ein Ergebnis zu genehmigen, das Teil eines größeren Projekts ist, dann wiederholen Sie den obigen Prozess, bis alle Ergebnisse des Projekts genehmigt sind.

Ein fertiggestellter Projektabschlussbericht ist allein schon deshalb wichtig, um das Ende des Projekts zu signalisieren, weil Kunden oft mit geänderten Anforderungen und gewünschten Ergänzungen oder Erweiterungen zu den ursprünglichen Produkten ankommen. Sobald ein Projekt offiziell abgeschlossen ist, hat Ihr Team nun die Freiheit, ein neues Projekt für diesen Kunden mit neuen Zahlungsbedingungen zu beginnen. Auf diese Weise arbeiten Sie nicht ohne Ende an einem Projekt für den selben Lohn.

Nachdem das Projektabmeldeformular ausgefüllt und das Projekt abgeschlossen ist, sollten Projektmanager das Projekt als Ganzes mit ihrem Team überprüfen. So können sie feststellen was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Sie können dazu auch das Feedback des Kunden zum Projekts, zur Qualität des Ergebnisses und der Kommunikation zwischen dem Kreativteam und dem Kunden einholen. 

Abschlussbericht-Vorlage von Filestage für Teilprojekte

Der beste Weg, um den Erwartungen des Kunden und des Projektteams gerecht zu werden, ist die Verwendung eines Projektabschlussberichtes für jede Projektleistung. Auf diese Weise wird verhindert, dass der Kunde in letzter Minute Wünsche hinzufügt, die nicht zum Projektumfang gehören.

Projektabschlussbericht + Filestage = reibungsloser Projektablauf

Außerdem erhält der Kunde so einen vollständigen Einblick in die Details des Gesamtprojekts, wodurch er mehr Einfluss auf den Projektablauf hat. Er muss die Zwischenergebnisse absegnen, und somit grünes Licht für die nächste Phase des Projekts geben.

Projektabschlussberichte bezüglich der Projektergebnisse bieten einen zusätzlichen Schutz für das Projektteam, da sie sicherstellen, dass die Erwartungen des Kunden vollständig mit den Erwartungen des Kreativteams übereinstimmen. Auf diese Weise gibt es keine bösen Überraschungen auf dem Weg zum Projektabschluss.

Projektabschlussbericht

Hier ist eine Vorlage, die Sie für zu liefernde Resultate verwenden können:

FREE TEMPLATE

Get the FREE Sign-Off Sheet Templates

sign-off sheet template

So sieht die Vorlage aus:

TEILPROJEKT- ABMELDEFORMULAR

Projektname:  __________________________

Projektnummer: ______________von ____________________

Fertiggestellt am (Datum): 

Name des Kunden:  __________________________

Verantwortliche Kontaktperson auf Kundenseite (Genehmigung):  __________________________

Name der Firma:  __________________________

Projektleiter: 

GENEHMIGUNG DES PROJEKTS

Die Unterschrift auf diesem Dokument bedeutet, dass die für die Genehmigung verantwortliche Kontaktperson auf Kundenseite mit dem oben aufgeführten Ergebnis zufrieden ist. Der Kunde bestätigt, dass alle Teilergebnisse des Projekts seinen Erwartungen entsprechen.

Unterschrift des Kunden: __________________________ 

Datum: __________________________

Unterschrift des Projektleiters: __________________________

Datum: __________________________

PROJEKT NICHT GENEHMIGT

Wenn Sie mit den Teilprojekt-Ergebnissen nicht zufrieden sind, geben Sie bitte unten Feedback und fügen Sie alle relevanten Informationen an, damit das Projektteam die erforderlichen Änderungen ausführen kann.

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Unterschrift des Kunden: 

Datum:  

Projektabschlussbericht-Vorlage von Filestage

Genauso wichtig wie der Projektabschlussbericht für die Teil-Projektergebnisse ist der Projektabschlussbericht für das gesamte Projekt. Ohne einen unterschriebenen Projektabschlussbericht könnte der Kunde sich berechtigt fühlen, mit zusätzlichen Wünschen oder Änderungen zu kommen. Mit einer Unterschrift des Kunden aber, kann das Projekt offiziell abgeschlossen werden.

Projektabschlussbericht

Ohne diese Absicherung kann Ihr Projektteam in eine heikle Situation geraten, besonders wenn Sie bereits mit einem neuen Projekt für einen anderen Kunden angefangen haben. Je mehr Sie tun können, um die Vereinbarung  zwischen Kunde und Kreativteam zu dokumentieren, ohne sich in Bürokratie zu verzetteln, desto besser wird es ihrem Team ergehen.

Der Projektabschlussbericht dient auch als klare Botschaft an den Kunden, dass er diesem Projekt seine volle Aufmerksamkeit schenken muss, um sicherzustellen, dass er mit der von Ihnen gelieferten Arbeit vollkommen zufrieden sein wird. Falls der Kunde nicht zufrieden sein sollte, ist der Projektabschlussbericht Ihre Art ihm zu sagen: „Sprich jetzt oder schweige für immer.“

FREE TEMPLATE

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sign-off sheet template

PROJEKTABSCHLUSSFORMULAR

Projektname:  __________________________

Übergabe am (Datum): 

Name des Kunden:  __________________________

Verantwortliche Kontaktperson auf Kundenseite (Genehmigung):  __________________________

Name der Firma:  __________________________

Projektleiter: 

PROJEKTLEISTUNGEN

blank

PROJEKTFREIGABE

Die Unterzeichnung dieses Dokuments bedeutet,  dass die für die Genehmigung verantwortliche Kontaktperson auf Kundenseite mit dem oben aufgeführten Ergebnis zufrieden ist. Der Kunde bestätigt, dass alle Elemente des Projektergebnisses seinen Erwartungen entsprechen.

Unterschrift des Kunden: __________________________

Datum: __________________________

Unterschrift des Projektleiters: __________________________ 

Datum: __________________________

PROJEKT NICHT GENEHMIGT

Wenn Sie mit den Projektergebnissen nicht zufrieden sind, geben Sie bitte unten Feedback und fügen Sie alle relevanten Informationen an, damit das Projektteam die erforderlichen Änderungen ausführen kann:

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Kunde Unterschrift: __________________________

Datum: __________________________

6 Weitere Vorlagen und Beispiele für Projektabmeldeformulare , die Sie nutzen können 

Abmeldeformulare können so simpel oder komplex sein, wie Sie es benötigen. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, um sie zu erstellen. Verwenden Sie eine der obigen Vorlagen oder werfen Sie einen Blick auf die unzähligen Formulare, die online verfügbar sind. 

1. Abmeldeformular für Designs

Design Sign-off Form
(Quelle: STUDYLIB)

Dieses Beispielsformular definiert speziell die Details der Genehmigung des Designs. Mit der Unterzeichnung dieses Formulars stimmt der Kunde den vom Design-Team vorgeschlagenen Schriftarten und -größen, der Farbauswahl, der Platzierung der Navigation, der Informationshierarchie, dem Seitenlayout, der Seitenbreite und der Bildauswahl zu. In dieser Genehmigung wird auch festgehalten, dass alle Änderungen am Design, die nach der Unterzeichnung dieser Genehmigung erforderlich sind, mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.

Dies ist eine unkomplizierte Methode, um sicherzustellen, dass Sie für Ihre Arbeit bezahlt werden und dass der Kunde mit dem, was Sie bisher für ihn erstellt haben, zufrieden ist. Fügen Sie diesem Formular Elemente hinzu oder löschen Sie welche, um es Ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen. 

2. Marketing-Abmeldeformular

Abmeldeformular Better Proposals
(Quelle: Better Proposals)

Dies ist ein Beispiel von einem Projektmanagementsystem mit einer Kundenschnittstelle zur Erstellung der erforderlichen Unterlagen. Für Marketingfirmen ist die Genehmigung jedes Schrittes der vorgeschlagenen Marketingstrategie durch den Kunden notwendig, um erfolgreich mit Erwartungen umzugehen. Im Marketingbereich sollte der Projektabschlussbericht den vorgeschlagenen Marketingplan im Detail wiedergeben

3. Kunden-Abmeldungvorlage

Kundenabmeldeformular

(Quelle: Gameis.us)

Ein Kundenabmeldeformular ist einem Projektabmeldeformular sehr ähnlich. Das eine kann anstelle des anderen verwendet werden oder es können beide verwendet werden, um die Zustimmung des Kunden zu allen Projektergebnissen besonders hervorzuheben. Was auch immer Sie verwenden, die Sprache darin sollte klar verständlich sein. Es sollten Felder für den Namen des Kunden (oder Sponsors), den Namen des Projektmanagers und für die Unterschriften beider Parteien vorhanden sein.  Platzieren Sie das Feld für die Unterschriften unter einer Erklärung ähnlich der im Beispiel aufgeführten: „Mit der Unterzeichnung dieses Dokuments bestätige ich, dass ich alle angegebenen Projektergebnisse geliefert habe.“ und „Mit der Unterzeichnung dieses Dokuments bestätige ich, dass ich alle angegebenen Projektergebnisse erhalten hab

4. Kundenakzeptanzformular

Kundenakzeptanzformular

(Quelle: Scribd)

Ein Kundenakzeptanzformular legt die Art der Beziehung zwischen der Agentur und dem Kunden fest und enthält alle relevanten Kundendaten, die die Agentur benötigt, um die vereinbarten Dienstleistungen zu erbringen.

Je nach Art der Geschäftstätigkeit benötigen Sie möglicherweise kein so detailliertes Formular für die Kundenakzeptanz. Inkludieren Sie nur was Sie wirklich benötigen. Sie können das Kundenakzeptanzformular sogar mit dem Kundenabmeldeformular oder dem Projektabmeldeformular kombinieren, um zusätzlichen Papierkram zu vermeiden. 

5. Projektabmeldeformular

Projektabmeldeformular

(Quelle: StudyLib)

Dieses Projektabmeldeformular ist ein Beispiel für eine einfache Vorlage, die verwendet werden kann, um die endgültige Genehmigung des Kunden für das abgeschlossene Projekt zu erhalten. Diese Art von Formular ist besonders nützlich für kleinere Firmen oder kleinere Projekte, die nur aus einem oder wenigen Projektergebnissen bestehen.

Verwenden Sie dieses Formular so wie es ist, oder erweitern Sie es, so dass es alle von Ihnen an den Kunden gelieferten Leistungen enthält: Dies dient dem Kunden als Überblick über alles was er bisher erhalten hat, bevor er das endgültige Projekt genehmigt. Geben Sie so viele Informationen ein wie Sie benötigen, ohne das Formular mit überflüssigen Informationen unnötig zu verlängern. Je unkomplizierter Sie mit Ihrem Kunden kommunizieren, desto wahrscheinlicher wird er ein Stammkunde werden. 

6. Projektabmeldeformular

Projektabmeldeformular
(Quelle: ProposalKit)

Dieses Projektabmeldeformular enthält einen Bereich für den kompletten Vertrag zwischen der Firma und dem Kunden. Unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, den Vertrag im Formular zu inkludieren oder nicht, beachten Sie bitten die erste Hälfte des Formulars wo sich der wichtigste Teil befindet: die Daten des Kunden und der Firma sowie ein Platz für die Unterschrift der Abnahme.

Projektabmeldeformulare können zu Beginn des Projekts verwendet werden, um Missverständnisse von Anfang an auszuräumen oder sie können nach Abschluss eines Projekts verwendet werden, um die Genehmigung der Ergebnisse durch den Kunden einzuholen.

Fazit

Verwenden Sie Projektabschlussberichte immer dann, wenn Sie klar Absprachen über den Zeitrahmen und den Umfang eines Projekts oder die Lieferung von Projektergebnissen dokumentieren wollen. Wenn Sie derzeit keine Projektmanagement-Software einsetzen, kann eine einfache Dokumentvorlage zur Erstellung eines Projektabschlussberichts verwendet werden.

Wenn Sie eine Projektmanagement-Software verwenden oder die Verwendung einer solchen in Erwägung ziehen, sollten Sie wissen, dass viele eine Kundenschnittstelle oder ein Tool zum Erstellen von Formularen im Preis inbegriffen haben. Sie können benutzerdefinierte Formulare erstellen und diese an Ihre Kunden zur Genehmigung senden. Unabhängig davon, ob Sie ein fertiges Formular nutzen, eine Vorlage online ausfüllen oder einen eigenen Projektabschlussbericht erstellen, sollten Sie dieses unbedingt für jeden Kunden verwenden, um Ihre Beziehung zu optimieren und Ihre Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten.