Gute Nachrichten! Ihr nächstes großes Projekt gerade grünes Licht bekommen. Es ist nun Zeit, um mit dem nächsten Schritt zu beginnen: der Projektplanung.
Eine detaillierte Planung ist für den Erfolg des Projekts unerlässlich – egal, ob es sich um die Auswahl der Weihnachtskarten, die Sie an Kunden versenden, oder die Implementierung einer neuen Marketingssoftware handelt.
Dabei gibt es kein universelles Format. Der Projektplan kann so formell, informell, detailliert oder kompakt sein wie nötig. Sie planen eine umfangreiche Kampagne für einen neuen Kunden? Ein ausgefeilter Projektplan wird Sie erfolgreich durch dieses Projekt leiten. Sie möchten die diesjährige Weihnachtsfeier planen? Eine grobe Planung wird ausreichend sein, um dieses Projekt zu bewältigen.
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3. Projektplan erstellen: So geht’s
6. Die ultimative Projektplan-Vorlage
7. Vorlage für eine Projektaufgaben-Liste
1. Was ist Projektplanung?
Die Projektplanung ist der konzeptionelle Schritt eines jeden Projekts; sie beinhaltet alles, was Sie während des Vorbereitungsprozesses in Betracht ziehen. Es geht darum, kritische Faktoren eines Projekts (wie Zeit, Budget oder Projektumfang) festzulegen, um letztendlich das konkrete Projektziel hervorbringen zu können. Die Projektplanung ermöglicht Ihnen, Ihr Projekt konzeptionell zu organisieren und während des Projekts auf Kurs zu bleiben.
Sie beginnt mit der Genehmigung des Projekts. Vielleicht sind Sie die Person, die grünes Licht gibt, oder Ihr Team hat gerade den Startschuss vom oberen Management erhalten. Sobald Sie die richtige Genehmigung haben, müssen Sie damit beginnen, Ihr Projekt umfassend zu konzipieren. Mit anderen Worten: Sie müssen sich mit den kleinen Einzelschritten des Projekts beschäftigen und beantworten, wer, was, wann, wo und wie macht.
Der Teufel steckt im Detail
Die Überleitung des Konzepts in ein greifbares Ergebnis beinhaltet:
- die Definition des Gesamtziels und der Schritte zur Erreichung dieses Ziels (Aufgabenliste).
- die Festlegung von Art und Umfang Ihres Projekts, damit alle Beteiligten die gleiche Vision haben.
- das Planen von Aufgaben.
- die Verwendung geeigneter Managementinstrumente, über die jeder Aspekt des Projekts delegiert wird.
- eine Kostenschätzung für jede Phase des Projekts und Berechnung geeigneter Puffer für unvorhergesehene Ereignisse.
- das Festlegen von geeigneten Metriken zur späteren Messung der Qualität.
Komplexität des Projektplans
Nachdem Sie und Ihr Team alle vorhersehbaren Komponenten Ihres neuen Projekts ausgearbeitet haben, sollten Sie einen soliden Projektplan vor sich haben. Keine zwei Projektpläne sind identisch; jeder ist so einzigartig wie das Projekt selbst. Der Plan kann unglaublich komplex sein oder er kann so einfach wie die simple Planung deiner Wochenaufgaben sein, die bei jedem Schritt des Projekts aktualisiert wird.
Wie detailliert Sie einen Projektplan halten, hängt von der Bedeutung des Projekts ab. Wenn Sie nur einen groben Überblick darüber benötigen, wem Sie Aufgaben zuweisen und was deren Fristen sind, genügt ein Projektplan, der hauptsächlich aus einem Aufgabenplan besteht. Wenn Ihr Projekt jedoch komplexer ist, können Sie eine Projektplan-Vorlage wählen, die:
- vollständig angepasst werden kann.
- das Hinzufügen neuer Datenbereiche ermöglicht.
- mit allen Beteiligten am Projekt, sowohl intern als auch extern, geteilt werden kann.
2. Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan ist ein Referenzdokument, das die geplante Vorgehensweise für das Projekt beschreibt. Mit anderen Worten, er beantwortet alle wichtigen Fragen rund um das Projekt:
- Was wollen wir erreichen?
- Warum wollen wir es erreichen?
- Wie werden wir es erreichen?
- Wann führen wir die einzelnen Schritte aus?
- Wie lange wird jeder Schritt dauern?
Projektpläne sparen Ihnen viel Zeit und Geld, während Sie in der Umsetzungsphase Ihres Projekt sind. Er zwingt Sie, über alle Aspekte von Anfang bis Ende nachzudenken, einschließlich der Planung dessen, was schiefgehen könnte, und dem Aufdecken versteckter Kosten. Ohne einen soliden Projektplan ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie in der Umsetzungsphase Ihres Projekts in große Schwierigkeiten geraten, Zeit verschwenden oder zu viel Geld ausgeben. Es ist also effektiver, mit einer richtigen Planung zu starten.
3. Projektplan erstellen: So geht’s
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Projektplans beginnen, müssen Sie zusammen mit Ihren Projektteilnehmern das Ziel und den Umfang Ihres Projekts klären. Sobald Sie diese Elemente klar definiert haben, können Sie mit dem Sammeln von Informationen beginnen. Danach sollten Sie die folgenden Schritte befolgen:
Treffen Sie sich mit dem Kunden
Ein wesentlicher Bestandteil der Datenerhebungsphase ist das Kundengespräch. Dieser Punkt trifft natürlich nur zu, wenn Sie ein Projekt für einen Kunden durchführen. Wenn dies nicht der Fall ist, geht es hier für Sie darum, mehr über Ihre eigenen Ziele und Vorstellungen zu erfahren. Um einen effektiven Plan zu erstellen, müssen Sie ein klares Verständnis für die Erwartungen Ihres Kunden haben. Treffen Sie sich also mit Ihrem Kunden und machen Sie sich umfassende Notizen. Erfahren Sie mehr darüber, was der Kunde vom Projekt erwartet und wie er es sieht. Besprechen Sie Liefertermine und geplante Abwesenheiten, die diese Termine beeinträchtigen können. Legen Sie während dieses Treffens auch die Kommunikationsmethode fest, die Ihr Team und der Kunde verwenden werden, und wie oft Sie miteinander kommunizieren wollen.
Stellen Sie Ihr Team zusammen
Sobald Sie das Gefühl haben, dass Sie ein detailliertes Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen Ihres Kunden haben, können Sie alle Personen ins Boot holen, die Sie für ein erfolgreiches Projekt benötigen. Legen Sie fest, welche Gruppen oder Abteilungen für jede einzelne Projektphase verantwortlich sind Weisen Sie danach bestimmten Personen innerhalb dieser Gruppen bestimmte Aufgaben und Teilaufgaben zu.
Sammeln Sie Anregungen aus dem Team
Sammeln Sie Meinungen und Anregungen von Ihrem Team zu allen Informationen, die Sie bisher gesammelt haben, wie z.B. Projektziele, Kundenerwartungen und Budgetschätzungen. Auf Grundlage solcher Ideen Ihres Teams können Sie Änderungen am Projektplan vornehmen. Tatsächlich werden Sie während der Formulierung und Ausführung des Plans durchgängig Änderungen daran vornehmen. Da es sich bei Projektplänen um dynamische Dokumentationen Ihrer Reise zum Projektziel handelt, können sie sich mit der Entwicklung des Projektss ändern.
3.1 Entwurf des Projektplans
Ihr Entwurf kann mehrere Iterationen durchlaufen, von denen jede das Projekt ein wenig detaillierter betrachtet, bis alle Aspekte des Plans ausreichend berücksichtigt sind. Die endgültige Version des Plans sollte keine (vorhersehbaren) Fragen offen lassen.
Ihr erster Projektplanentwurf wird sehr einfach sein; er kann auf einem Blatt Papier geschrieben, auf einem Whiteboard ausgearbeitet oder in ein Word-Dokument eingetragen werden. Beginnen Sie mit den notwendigen Komponenten Ihres Plans für den ersten Entwurf, wie Ziel, Umfang, Prozess, Ergebnisse, Ressourcen, Einschränkungen, Abhängigkeiten, Termine und Stakeholder.
Ziel: Was ist das Ziel des Projekts?
Umfang: Mit welchen Parametern arbeiten wir, um das Ziel zu erreichen?
Prozess: Beschreiben Sie den Prozess zur Planumsetzung: also das Was, Wer, Wie, Wann und Wo.
Ergebnisse: Definieren Sie, was basierend auf den Erwartungen des Kunden das Ergebnis sein soll.
Ressourcen: Listen Sie alle notwendigen Ressourcen auf, die für die Erstellung und Lieferung des gewünschten Endresultats notwendig sind, einschließlich der Personalressourcen.
Einschränkungen und Abhängigkeiten: Welche Faktoren werden unsere Fähigkeit, das Projekt abzuschließen, beeinträchtigen und wie können wir diese Faktoren abschwächen?
Fristen: Erfassen Sie alle Fristen und stellen Sie fest, ob es sich dabei um harte oder weiche Fristen handelt.
Stakeholder: Machen SIe sich Gedanken darüber, wer (in jeglicher Form) in das Projekt involviert ist. (Protokollieren Sie, wie viel Zeit der Kunde benötigt, um eine Komponente des Projekts zu überprüfen und zu genehmigen.)
Sobald Sie Ihren Entwurf fertiggestellt haben, zeigen Sie ihn Ihrem Team und holen Sie Feedback ein, bevor Sie mit dem endgültigen Plan fortfahren.
3.2 Erstellung des formalen Projektplans
Sobald Sie einen Grobentwurf haben, können Sie Ihren Plan in eine Projektmanagement-Software übertragen. (Sie können aber auch Online-Vorlagen verwenden, um Ihr Projekt zu verfolgen, wenn Sie dies vorziehen.)
Welche Methode Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass sie robust genug ist, um alle notwendigen Details Ihres Projektplans zu berücksichtigen.
Beginnen Sie mit Ihrem Team, den Entwurf in einen umfassenden Plan umzuwandeln und stellen Sie sicher, dass Sie in jeder Phase und Aufgabe alle notwendigen Details vermerken. Die Verwaltung eines Projekts durch eine dynamische Software ermöglicht es einem Team, die Ausführung des Projekts in Echtzeit ständig zu überprüfen und gleichzeitig Lücken und Schwachstellen zu identifizieren.
Ein vollständig formalisierter Plan behandelt alle notwendigen Projektüberlegungen, wie z.B. Stakeholder-Input, Personaleinsatz, Kommunikationsplan, Risikobewertungen, Terminplanung, Kostenbewertung und Qualitätskontrolle.
Stakeholder-Input: Legen Sie die Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Konflikte der einzelnen Interessensgruppen fest.
Projektiumfang: Beschreiben Sie den Umfang des Projekts und legen Sie genau fest, was Bestandteil sein wird und was nicht.
Zuweisung von Aufgaben: Bestimmen Sie die für den Abschluss des Projekts erforderlichen Fähigkeiten und erstellen Sie einen Plan, der Aufgaben basierend auf den Fähigkeiten deines Teams zuweistn.
Kommunikationsplan: Bestimmen Sie die zu verwendende Kommunikationsmethode (z. B. E-Mail, Slack oder Telefon) mit allen Beteiligten und die erwartete Häufigkeit der Kommunikation.
Risikobewertung, Einschränkungen und Abhängigkeiten: Bestimmen Sie, wie Sie potenzielle Risiken, Einschränkungen und Abhängigkeiten abschwächen können.
Terminplanung: Alle Phasen, Aufgaben und Teilaufgaben sollten mit Start- und Enddatum geplant werden.
Kostenschätzung: Legen Sie das Gesamtbudget und die Kosten für jede Ressource und Phase des Projekts fest, um diese später überwachen zu können.
Qualitätskontrolle: Legen Sie eine Methode fest, um sicherzustellen, dass das höchstmögliche Qualitätsniveau während des gesamten Prozesses aufrechterhalten wird.
Je nach Projekt können diese Komponenten durch die Erstellung von Teilplänen innerhalb des formalen Plans angesprochen oder durch Einträge auf einer Projektplan-Vorlage erläutert werden. Ihr Projektplan sollte mindestens Folgendes enthalten:
- Ein Zeitplan, der Phasen, Aufgaben und Teilaufgaben identifiziert,
- Die für diese Aufgaben verantwortlichen Projektteilnehmer sowie das Start- und Enddatum.
Stellen Sie Ihren Plan internen und externen Stakeholdern vor
Nachdem Sie die von Ihnen gewählte Plattform für die Erstellung Ihres Projektplans genutzt haben, verteilen Sie diesen an alle internen Interessengruppen. Geben Sie ihnen Zeit, ihn gründlich zu lesen und aufzunehmen. Treffen Sie sich dann mit ihnen, um alle offenen Frage zu klären und , ihr Feedback zu integrieren.
Präsentieren Sie Ihrem Kunden Ihren formalisierten Plan und nehmen Sie dessen Feedback auf. Beantworten Sie während des Prozesses die folgenden Fragen.
- Werden die Erwartungen des Kunden erfüllt?
- Gibt es irgendwelche bevorstehenden Ereignisse, die den Zeitplan für die Projektergebnisse beeinträchtigen könnten?
- Ist der Kunde mit der vereinbarten Art und Häufigkeit der Kommunikation zufrieden?
4. Projektplanentwurf
Ein grundlegender Projektplan enthält die folgenden Komponenten:
I. Projektziel:
Welches Ergebnis wird dieses Projekt liefern?
II. Projektumfang:
Was sind die Parameter, um dieses Ergebnis zu erreichen?
III. Terminierung:
Hauptprojektphasen
- Phase 1
- Aufgabe 1
- Unteraufgabe 1
- Unteraufgabe 2
- Aufgabe 1
- Phase 2
- Aufgabe 1
- Unteraufgabe 1
- Aufgabe 2
- Aufgabe 1
IV. Details aller relevanten Projektkomponenten
A. Kommunikation
1. Wie wird (intern und extern) kommuniziert?
2. Welche Art der Kommunikation wird verwendet?
3. Was sind die sekundären Kommunikationsmodi?
4. Wie oft findet die routinemäßige Kommunikation statt?
B. Ressourcen
1. Quantifizierung aller Ressourcen, die für die Durchführung der einzelnen Phasen, Aufgaben und Teilaufgaben benötigt werden.
C. Risiken, Annahmen, Abhängigkeiten und Einschränkungen
1. Erfassen Sie alle Risiken, Annahmen, Abhängigkeiten und Einschränkungen des Projekts, sodass alle Beteiligten während der Projektdurchführung das gleiche Verständnis für diese Faktoren haben.
D. Kostenschätzung
1. Erläutern Sie die Gesamtkosten des Projekts, einschließlich der Kosten für jede Phase, Aufgabe und Teilaufgabe.
2. Unterteilen Sie die Kosten in Kategorien wie Materialien, Personal und Gemeinkosten.
E. Qualitätskontrolle
1. Identifizieren Sie Qualitätsstandards. Wie werden die Projektbeteiligten diese Standards einhalten?
F. Genehmigung
1. Bitten Sie um Anregungen zum fertigen Plan von allen (internen und externen) Interessengruppen.
5. Projektplan-Beispiele
Design-Projektplan von Simple Square
Dieser von Simple Square erstellte Design-Projektplan sieht zwar auf den ersten Blick einfach aus, ist aber dennoch sehr detailliert. Meilensteine werden durch kleine Gliederungspunkte dargestellt. Die Größe der farbigen Kreise stellt die Intensität der Beteiligung der jeweiligen Person und die Schriftgröße die Bedeutung der jeweiligen Aufgabe dar. Die Zeitachse verläuft durch die sich überschneidenden Kreise, die die gesamte Projektzeit in Wochen unterteilen. Jede Phase des Projekts hat ihre eigene Farbe. Die Perspektive des Designers wird oberhalb der Zeitachse und die Perspektive des Kunden unterhalb der Zeitachse angezeigt.
IT-Projektplan von Project Plan Templates
Hier ist ein Beispiel für einen “High-Level” Projektplan. Dieser Systems Development Life Cycle (SDLC) -Projektplan zeigt jede Phase des Projektzyklus in Quartalen und den erwarteten Liefertermin.
Technischer Projektplan von Jama Software
Dieses Beispiel eines technischen Projektplans verwendet Meilensteine, um den Fortschritt während der gesamten Projektdurchführung zu messen. Meilensteine werden anhand eines tabellarischen Projektplans überprüft, sodass alle Beteiligten leicht erkennen können, welche Aufgaben noch zu erledigen sind, wer für die Fertigstellung verantwortlich ist und was die Termine sind.
Agile Projektplanung von Smartsheet
In der agilen Projektplanung machen Sie phasenweise Fortschritte, nicht zeitgleich. Das Gesamtprojekt ist in Abschnitte unterteilt, die als Iterationen bezeichnet werden. Wenn eine Iteration abgeschlossen ist, wird sie überprüft und genehmigt, bevor das Team zur nächsten Iteration übergeht. Das Ergebnis der ersten Iteration bestimmt dabei Art und Umfang der zweiten Iteration. Oben finden Sie ein Beispiel für einen solchen agilen Projektplan.
Event-Projektplan
Hier ist ein Beispiel für einen Event-Projektplan, der in einer Excel-Tabelle erstellt wurde.
Verschiedene Registerkarten stellen verschiedene Komponenten des Plans dar, wie z.B. Projektparameter und Details. Jedes Tabellenkalkulationsprogramm kann ein nützliches Werkzeug für die Erstellung von Projektplänen sein, da Sie so viele Registerkarten ausfüllen können, wie Sie benötigen. Während die Aufgabenplanung auf einer Registerkarte angezeigt werden kann, können Kostenschätzungen auf einer anderen Registerkarte dargestellt werden. Der Kommunikationsplan und die Risikobewertungen finden Sie auch auf eigenen Registerkarten.
Scrum Project Plan
Ein spezieller Stil von agilem Projektmanagement ist Scrum. Scrum-Projektpläne arbeiten mit einer Reihe von Iterationen, den sogenannten Sprints, die den Abschluss eines Abschnitts des Projekts anzeigen. Mit Scrum-Management können komplexe Projekte mit mehreren Komponenten und Stakeholdern klar aufgegliedert und organisiert werden. Scrum-Projektpläne eignen sich am besten für Projekte, bei denen am Ende ein konkretes Produkt steht.
In der technischen Welt sind Scrum-Boards bekannt für ihre Vielseitigkeit und ihr geradliniges Design. Teammitglieder verwenden Haftnotizen, um Aufgaben zu definieren, die dann in verschiedenen Sektoren des Boards platziert werden, um Sprints darzustellen.
6. Die ultimative Projektplan-Vorlage
Ein Projektplan sollte umfassend genug sein, um keine relevante Frage offen zu lassen. Die besten Pläne beschreiben alle Aspekte des Projekts, die berücksichtigt werden sollten
Laden Sie unsere kostenlose Projektplan-Vorlage herunter, um noch heute mit Ihrer Planung zu starten:
Nachdem Sie diese einfache Vorlage ausgefüllt haben, können Sie direkt mit Ihrem Projekt loslegen. Sie können beliebig viele Zeilen hinzufügen, einschließlich solcher, die projektspezifische Fragen stellen. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Reihen für Aufgaben, Ressourcen, Kosten oder Stakeholder-Informationen hinzu. Die Vorlage gibt einen Überblick über das Projekt und sollte von detaillierten Kostenschätzungen, Risikobewertungen und Ressourcenplänen begleitet werden. Komplexe Projekte sollten auch Aufgabenpläne haben.
7. Vorlage für Projektaufgabenliste
Hier ist ein einfacher Zeitplan, den Sie für Ihr nächstes Projekt verwenden können. Diese Vorlage für Aufgabenpläne ist mit Beispieldaten gefüllt, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie Sie sie anpassen können.
8. Fazit
Hoffentlich fühlen Sie sich nun bereit, sich motiviert ins eigene Projekt zu stürzen. Erfinden Sie dazu das Rad nicht neu, sondern nutzen Sie eine unserer Vorlagen, um gleich loszulegen. Sollten Sie Fragen haben, schreiben Sie sie gern in die Kommentare.
