Die Zusammenarbeit im Team umfasst heutzutage viel mehr als sich einfach umzudrehen, um mit dem Kollegen zu sprechen, der am Schreibtisch hinter Ihnen sitzt.
Heute erstrecken sich die Teams über Städte, Länder und wahrhaftig die ganze Welt, und trotz dieser großen Entfernungen arbeiten sie kollaborativ zusammen. Damit Ihr Team dies erfolgreich tun kann, ist es ganz wichtig, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz über die richtigen Fähigkeiten, Techniken und das richtige Mindset verfügen. Und natürlich die richtigen Tools für Collaborative Working.
In diesem Leitfaden beleuchten wir, was Collaborative Work wirklich bedeutet, welche Vorteile und Herausforderungen diese Form der Zusammenarbeit im Team mit sich bringt, und wie Sie die kollaborative Arbeitsweise und damit die Zusammenarbeit im Team verbessern können. Neugierig geworden? Lesen Sie weiter!
Was ist kollaboratives Arbeiten?
Eine Definition für kollaboratives Arbeiten könnte so lauten: Die Zusammenarbeit von Menschen an der Erreichung eines gemeinsamen Ziels, insbesondere wenn dies die Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen oder Organisationen beinhaltet. Dazu gehören das Teilen von Ideen und des Arbeitspensums, und die einzelnen Teammitglieder werden für ihre Stärken und Fähigkeiten anerkannt. Genau genommen sind es diese verschiedenen Beiträge der Beteiligten, die zu den bestmöglichen Ergebnissen führen.
Wenn es richtig gemacht wird, ist eine kollaborative Arbeitskultur von Natur aus positiv, weil das Team als Einheit arbeitet und sich gegenseitig unterstützt.
Verbessern Sie Ihre digitale Zusammenarbeit
Teilen Sie Dateien, holen Sie Feedback dazu ein und lassen Sie alle Ihre Inhalte an einem Ort freigeben.
Beispiele für gemeinsames Arbeiten
Kollaborativ arbeiten, wie sieht das aus? Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele:
Zusammen geteilte Dokumente bearbeiten
Sie und Ihre Teamkollegen arbeiten vielleicht zusammen, um Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, Feedback zu geben und Probleme zu lösen. Bei offiziellen Dokumenten müssen Sie möglicherweise auch mit dem Compliance-Team und Mitgliedern des Senior-Leadership-Teams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist und den Vorschriften entspricht.
Gemeinsam an einer großen Präsentation arbeiten
Meetings und Präsentationen – seien es wöchentliche Kundenbesprechungen, monatliche Unternehmens-Town-Halls oder vierteljährliche Geschäftsbesprechungen – erfordern möglicherweise nicht nur den Input Ihres Teams, sondern auch den anderer Teams und Abteilungen.
Mit vereinten Kräften eine große Marketingkampagne durchführen
Wenn Sie eine große neue Marketingkampagne auf die Beine stellen, benötigen Sie den Input vieler verschiedener Teammitglieder mit unterschiedlichen Spezialisierungen und Einflussmöglichkeiten. Mitarbeiter aus den Bereichen Marketing, Brand, Design und Social müssen sich zusammentun, um sich gemeinsam Ideen zu überlegen, sie zu diskutieren und die Kampagne zum Erfolg zu führen. Dies erfordert eine gute Zusammenarbeit im Team.
Was sind die Vorteile der kollaborativen Zusammenarbeit?
Die Vorteile der kollaborativen Arbeit sind weitreichend. Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie die Zusammenarbeit bei der Arbeit Ihnen und Ihrem Team zugute kommen wird, wobei eine bessere Zusammenarbeit im Team immer auch ein besseres Ergebnis verspricht:
Höhere Qualität des Outputs
Wenn Sie zusammenarbeiten, können Sie aus einem größeren Pool an Fähigkeiten, Spezialisierungen und Fachwissen schöpfen. Außerdem gibt es mehr Augen, die einen Blick auf die Dinge werfen, und damit ist die Wahrscheinlichkeit viel geringer, dass Fehler übersehen werden können.
Höhere Effizienz
Viele Hände machen bald ein Ende. Zwar ein Klischee, aber wahr! Wenn Sie kollaborativ zusammenarbeiten und verschiedene Fähigkeiten und Stärken einsetzen, werden Sie feststellen, dass Sie weitaus effizienter Ideen entwickeln, Fortschritte erzielen und Probleme lösen können.
Mehr Kreativität
Die kollaborative Arbeit schafft ein Umfeld der Innovation. Die Teammitglieder können ihre Ideen teilen, ohne Angst vor Verurteilung haben zu müssen. Zudem können sie Dinge diskutieren und mehr Kreativität entwickeln, als wenn sie alleine arbeiten würden.
Gesteigerte Motivation und Moral
Wenn sich jeder unterstützt, wertgeschätzt und nützlich fühlt, ist die Motivation hoch. Und ein motiviertes Team ist ein zufriedenes und produktives Team!
Die Herausforderungen der kollaborativen Zusammenarbeit
Kollaboratives Arbeiten hat auch seine Herausforderungen. Es gibt verschiedene Schwierigkeiten, die bei dieser Form der Zusammenarbeit auftreten können:
Kniffligere Koordination
Da mehr Menschen beteiligt sind, die sich manchmal über verschiedene Teams und Abteilungen erstrecken, kann es komplizierter werden, das weit verteilte Team zu verwalten. Regelmäßige Kommunikation und Erinnerungen an das gemeinsame Ziel können bei dieser Herausforderung helfen.
Weniger Transparenz
Das Erreichen transparenter Arbeitsabläufe kann wesentlich schwieriger sein, da es weniger offensichtlich ist, wer was getan hat, was noch zu tun ist und ob alles nach Plan läuft. Deswegen ist ein gutes Projektmanagement so wichtig.
Pannen in der Kommunikation
Wenn Sie nicht regelmäßig, offen und ehrlich miteinander kommunizieren, könnte es schnell schwierig werden, Fristen einzuhalten. Bei einer Zusammenarbeit ist eine gute und regelmäßige Kommunikation umso wichtiger.
Wettbewerb, der über ein gesundes Maß hinausgeht
In einigen Teams wird möglicherweise ungewollt ein Wettbewerbsumfeld gefördert. In kleinen Dosen kann ein gewisses Maß an Wettbewerb hilfreich sein, geht er aber zu weit, kann er negative Auswirkungen haben. Fördern Sie stattdessen ein Umfeld des Wissensaustauschs und des gegenseitigen Mentorings.
10 Tipps, wie Sie die Zusammenarbeit im Team verbessern können
Um Ihnen den Einstieg in diese Workflow-Entwicklung zu erleichtern, haben wir 10 Tipps zusammengestellt, wie Sie die Art und Weise der kollaborativen Zusammenarbeit im Team verbessern können.
1. Der Schlüssel liegt in der regelmäßigen Kommunikation
Sie haben es schon tausendmal gehört, aber wir können es nicht oft genug betonen: Kommunikation ist das A und O. Und insbesondere eine regelmäßige Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der kollaborativen Zusammenarbeit.
Damit Sie effizienter und in Echtzeit kommunizieren können – auch wenn Ihre Teamkollegen meilenweit voneinander entfernt sind – verwenden Sie eine Messaging-Software wie Slack. Das macht es einfacher, sich mal eben schnell im Chat auszutauschen, schnelle Antworten zu erhalten und die Konversationen transparent und gut organisiert zu halten.
2. Geben Sie klares und präzises Feedback
Feedback ist ganz wichtig, wenn es darum geht, Fehler zu erkennen, ein Projekt voranzubringen und zu verstehen, wie man sich verbessern kann. Es nützt jedoch nichts, Feedback zu geben, wenn es nicht klar und präzise ist.
Online-Feedback-Software wie Filestage macht es Ihnen und Ihrem Team leicht, detailliertes Feedback zu jedem beliebigen Dateityp zu hinterlassen – und zwar an einem zentralen Ort. Sie können das Feedback in Echtzeit miteinander besprechen und eventuelle Missverständnisse sofort ausräumen.
3. Seien Sie offen für Diskussionen
Haben Sie schon einmal von dem Ausdruck „Kill your darlings“ gehört?
Wenn Sie kollaborativ arbeiten, werden Sie irgendwann Kompromisse eingehen müssen. Egal, wie stolz Sie auf das sind, was Sie geschaffen oder vorgeschlagen haben – wenn Ihre Teamkollegen der Meinung sind, dass etwas geändert oder entfernt werden sollte, müssen Sie sich manchmal der Mehrheit anschließen und – mit Kraft und Mut – Ihren Lieblingen den Garaus machen.
Wenn Sie offen an Diskussionen herangehen und die Dinge nicht persönlich nehmen, können Sie das Projekt auf eine ganz neue Ebene heben.
4. Delegieren Sie Aufgaben und legen Sie Zuständigkeiten fest
Wenn es um kollaborative Zusammenarbeit geht, gibt es kein „zu gut organisiert“. Als Projektmanager verlässt sich Ihr Team darauf, dass Sie einen Überblick über die Aufgaben geben und klar kommunizieren, was wann erledigt werden muss.
Schaffen Sie eine klare Struktur von Rollen und Verantwortlichkeiten für die am Projekt Beteiligten und stellen Sie sicher, dass Sie die Stärken und Fähigkeiten jedes einzelnen Teammitglieds nutzen. Wenn jeder genau weiß, was von ihm erwartet wird, verhindert dies Verwirrung und Frustration und schafft eine solide Basis für effektive Teamarbeit.
5. Setzen Sie klare Deadlines
Der Projektmanager sollte auch für jede Aufgabe und Mikroaufgabe klare Fristen definieren. Dies hilft allen Beteiligten, ihr Arbeitspensum zu priorisieren, was besonders wichtig ist, wenn Mitarbeiter an mehreren Projekten arbeiten.
6. Seien Sie transparent
Indem Sie den Workflow transparent halten, sodass jeder weiß, wer was wann macht, können Sie eine unabhängige Organisation und die Effizienz aller Beteiligten fördern, sodass alle im Team proaktiv an ihre Aufgaben herangehen. So schaffen Sie die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf des Projekts.
Eine Projektmanagement-Software wirkt hier Wunder und macht den Status jedes Projekts und jeder Aufgabe glasklar. In Filestage kann Ihr Team zum Beispiel den Status jeder Datei sehen, die in der Review-Phase ist, einschließlich Informationen darüber, wer die Datei geprüft und freigegeben hat und wessen Feedback noch aussteht.
7. Klären Sie Ziele und Erwartungen
Jedes Teammitglied sollte genau wissen, was es tun muss, um ein Projekt zum bestmöglichen Ergebnis zu führen. Dies gilt sowohl für die Erwartungen, die die Teamleiter an sie stellen (wie in den Verantwortungsbereichen für ihre Rolle beschrieben), als auch für die Ziele, die die Organisation für das Projekt in einem größeren Rahmen hat.
8. Vertrauen Sie einander
Der Aufbau von Vertrauen braucht Zeit, und wir alle sind vielleicht oft ein wenig unruhig, wenn eine Aufgabe in die Hände einer anderen Person gelegt wird. Aber für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist es wichtig, Vertrauen in Ihre Kollegen zu entwickeln und sich von Mikromanagement fernzuhalten. Schließlich geht es bei der Zusammenarbeit darum, das Arbeitspensum zu verteilen, Fähigkeiten zu kombinieren und die Produktivität zu steigern.
9. Belohnen Sie erfolgreiche Teamarbeit
Wenn Sie der Teamleiter oder Manager sind, dann denken Sie daran, Dinge zu erwähnen, die gut gelaufen sind. Es ist leicht, sich auf das Negative zu konzentrieren, aber Lob für gute Arbeit, schnelle Bearbeitungszeiten und positives Feedback sind eine gute Möglichkeit, wie Sie die Moral steigern und den Mitarbeitern das Gefühl geben können, dass sie geschätzt werden.
Ermutigen Sie auch die Mitglieder in Ihrem Team, die Erfolge ihrer Kollegen anzuerkennen! Dies wird dazu beitragen, ein positives Umfeld zu schaffen, das die Zusammenarbeit fördert.
10. Nutzen Sie die Unterschiede innerhalb Ihres Teams zu Ihrem Vorteil
Ein Team aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Erfahrungen ist für die kollaborative Zusammenarbeit hervorragend geeignet. Das bedeutet, dass Sie eine Fülle von Ideen und einzigartigen Ansätzen zur Verfügung haben. Wenn Sie jedes Teammitglied ermutigen, seine Ideen zu teilen und seine Erkenntnisse einzubringen, bleibt das Projekt in jeder Hinsicht stark.
Die fünf besten Tools für die kollaborative Zusammenarbeit zur Förderung der Teamarbeit
Collaboration-Software wurde speziell dafür entwickelt, Teams bei der effektiven Zusammenarbeit zu unterstützen – unabhängig davon, ob Sie sich alle im Büro oder an entgegengesetzten Enden der Welt befinden. Kollaborativ arbeiten online? Keine Frage! Die richtigen Tools machen es möglich. Je nachdem, für welche Software Sie sich entscheiden, hat sie das Potenzial, die Kommunikation Ihres Teams zu verbessern, mehr Transparenz zu schaffen, Sie darin zu unterstützen, das Feedback zu verwalten und zu diskutieren, oder einen einfacheren Workflow für das Projekt einzurichten.
Kollaboratives Arbeiten – Tools: Nachfolgend stellen wir Ihnen fünf der besten Kollaborationstools auf dem Markt vor, wobei jedes Tool seine ganz eigenen einzigartigen Eigenschaften, Tools und Funktionen mitbringt.
1. Filestage – Das beste Tool für kollaboratives Feedback und Freigaben
Filestage ist ein Tool für die digitale Zusammenarbeit, mit dem Sie und Ihr Team Feedback zu Designs, Videos, Dokumenten und allem anderen, woran Sie arbeiten, einholen und diskutieren können. Alles an einem Ort. Vom Teilen bis zur Freigabe gestaltet es den Prozess der Zusammenarbeit an Dateien und das Einholen von Feedback und Freigaben schneller, einfacher und weniger stressig, und zwar für alle Beteiligten.
Die wichtigsten Funktionen:
- Projekt-Dashboards – Mit diesen behalten Sie den Überblick über den Status der einzelnen Projekte und wer noch Feedback abgeben muss.
- Fälligkeitsdaten – Damit jeder weiß, was wann zu tun ist, sodass Sie die wichtigen Deadlines einhalten können.
- Kommentare im Kontext, die in Echtzeit angezeigt werden – Fügen Sie Kommentare, Anmerkungen und Anhänge für eindeutiges Feedback hinzu, hinterlassen Sie Antworten im Kontext und markieren Sie Teamkollegen.
- To-do-Listen – Damit Ihr Team einen klaren Überblick darüber bekommt, was geändert werden muss.
- Versionsverlauf – Damit Sie frühere Kommentare im Auge behalten und sehen können, was sich geändert hat.
- Review-Schritte – Um sicherzustellen, dass Dateien von den richtigen Personen in der richtigen Phase des Prozesses freigegeben werden.
Verbessern Sie Ihre digitale Zusammenarbeit
Teilen Sie Dateien, holen Sie Feedback dazu ein und lassen Sie alle Ihre Inhalte an einem Ort freigeben.
2. Asana – Die beste Projektmanagement-Lösung für kollaboratives Arbeiten
Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das es Ihnen leicht macht, die Arbeit Ihres Teams zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Sie können damit ganz einfach Arbeitsabläufe und Projekte planen, sehen, wie Ihr Projekt voranschreitet, und Ihr Team bei jedem Schritt auf einer Linie und im Zeitplan halten. Teilen Sie die Arbeit in Aufgaben und Teilaufgaben auf, weisen Sie Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zu und legen Sie Fristen fest, damit jeder weiß, was er wann zu tun hat.
3. Slack – Die beste kollaborative Software für die Kommunikation mit Ihren Teamkollegen
Slack ist ein Kommunikationstool, das das Chatten mit Ihrem Team vereinfacht und dafür sorgt, dass Unterhaltungen klar, organisiert und transparent bleiben. Sie können Channels für bestimmte Projekte, Themen und Teams erstellen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, und Sie können Kollegen bei Bedarf auch direkt eine persönliche Nachricht senden. Sie können sogar Anrufe tätigen, wenn Sie Dinge mündlich besprechen müssen. Außerdem können Sie mit dem Nachrichtenverlauf auf frühere Unterhaltungen zurückgreifen, wenn Sie etwas nachprüfen möchten.
4. Google Drive – Das beste gemeinsame Laufwerk zum Speichern der Arbeit Ihres Teams
Ein gemeinsames Laufwerk für die Arbeit Ihres gesamten Teams bedeutet, dass jeder Zugriff auf das hat, was er braucht, ohne fragen zu müssen. Google Drive bietet Ihrem Team einen sicheren Ort zum Speichern aller Arten von Projektdateien. Diese Dateien lassen sich leicht in Ordnern organisieren, und Sie können von verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen. Und das Beste daran? Sie können diese Dokumente ganz einfach mit anderen teilen und gemeinsam daran arbeiten.
5. FigJam – Die beste Whiteboard-Software für die Remote-Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit an kreativen Projekten, wenn Sie nicht alle am selben Ort sind, wird dank Online-Whiteboard-Tools wie FigJam unendlich viel einfacher. FigJam hilft Ihnen und Ihrem Team, gemeinsam und in Echtzeit Ideen zu entwickeln, diese zu diskutieren und die Vorteile aus den Ideen aller Beteiligten zu ziehen. Sie können Ausdrücke hinzufügen, um zu zeigen, was Sie von einer Idee halten, Haftnotizen, schnelle Skizzen und sogar Audiodateien hinzufügen, um schnell etwas zu erklären.
Fazit
Wir hoffen, dass wir Ihnen einige solide Einblicke in die Goldgrube des kollaborativen Arbeitens gegeben haben. Mit einer positiven Einstellung, der richtigen Herangehensweise und den besten Kollaborative-Zusammenarbeit-Tools werden Sie Ihre Arbeit schnell auf ein völlig neues Niveau bringen.
Wenn Sie sich selbst überzeugen möchten, wie Filestage Ihrem Team helfen kann, gemeinsam an Feedback zu arbeiten, starten Sie doch einfach eine kostenlose Testphase.
