Ohne eine Zusammenarbeit, die über die Grenzen von Abteilungen und Teams hinausgeht, werden Unternehmen Schwierigkeiten haben, Projekte zum Abschluss zu bringen. Und wenn die Arbeit dann doch abgeschlossen wird, sind die Teammitglieder wahrscheinlich total gestresst, während die Arbeit selbst bestenfalls unterdurchschnittlich ist.
Alles in allem sorgt eine schlechte teamübergreifende Zusammenarbeit dafür, dass niemand Spaß dabei hat. Deshalb werde ich Ihnen heute alles zeigen, was Sie brauchen, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu unterstützen und somit die besten Ergebnisse zu erzielen.
Was ist abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, auch bekannt als funktionsübergreifende Zusammenarbeit, bezieht sich auf Menschen aus verschiedenen Abteilungen innerhalb einer Organisation (zum Beispiel Strategen, Kreative, Kundenbetreuer, Marketing- und Vertriebsteams), die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Jedes Marketingprojekt erfordert eine Vielzahl von Fähigkeiten, Kenntnissen und Perspektiven. Die Art und Weise, wie die einzelnen Teams miteinander arbeiten, ist also absolut entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens.
Sehen wir uns einige der wichtigsten Vorteile an, die sich aus der teamübergreifenden Zusammenarbeit ergeben.
Schnellere Problemlösung
Verschiedene Teams bringen neue Ideen und Fachkenntnisse ein, die den Weg ebnen für ganzheitlichere und kreativere Lösungen für komplexe Probleme.
Gesteigerte Effizienz
Die teamübergreifende Zusammenarbeit hilft Organisationen, Prozesse zu verbessern, die Arbeitsbelastung des Einzelnen zu verringern und Ressourcen effektiver zu nutzen. Dies führt zu höherer Produktivität und Kosteneinsparungen.
Mehr Innovation
Die Kombination von Ideen und Fähigkeiten verschiedener Teams beflügelt die Kreativität und öffnet die Tür zu innovativen Konzepten, Produkten oder Dienstleistungen, die im Alleingang kaum zu finden wären.
Höhere Jobzufriedenheit
Die teamübergreifende Zusammenarbeit macht die Arbeit für alle Beteiligten viel angenehmer, da sie Konflikte reduziert, eine unterstützende Arbeitsumgebung schafft und ein gemeinsames Ziel fördert.
Optimieren Sie Ihre Projektzusammenarbeit
Teilen Sie Entwürfe, holen Sie Feedback dazu ein und lassen Sie alle Ihre Inhalte an einem Ort freigeben.
5 Schritte für eine bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bei Projekten
Natürlich ist jedes Unternehmen und jedes Projekt anders. Aber es gibt einige grundlegende Dinge, die Sie tun können, um die Zusammenarbeit Ihrer Teams bei Projekten zu verbessern.
Schauen wir uns die fünf praktischen Schritte für eine bessere teamübergreifende Zusammenarbeit an!
Schritt eins: Weisen Sie Rollen zu
Wenn Sie verschiedene Teams zusammenarbeiten lassen, ist es wichtig, die Reibung von Anfang an zu minimieren, indem Sie die richtigen Teammitglieder für das jeweilige Projekt auswählen.
Sobald Sie ein starkes Team zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, die Rollen zu verteilen. Wenn Sie zum Beispiel festlegen, wer die Arbeit in den verschiedenen Phasen prüfen muss, können Sie Missverständnisse und übersehene Schritte im Prozess ausschließen.
Die Beauftragung erfahrener Teamleiter mit der Leitung funktionsübergreifender Teams ist ebenfalls unerlässlich. Gute Teamleiter sind in der Lage, Aufgaben an andere Teammitglieder zu delegieren, über die nächsten Schritte zu beraten und den Projektfortschritt zu verfolgen, um alles auf Kurs zu halten.
Schritt zwei: Definieren Sie ein klares Ziel
Bevor Sie ein Projekt beginnen, ob groß oder klein, muss jeder Mitarbeiter das gemeinsame Endziel verstehen.
Eine Möglichkeit, sich auf ein gemeinsames Ziel zu einigen, besteht darin, sich auf das Problem zu konzentrieren, das Sie als Organisation zu lösen versuchen, sowie auf die Chancen, die Sie ergreifen wollen. Die Diskussionen zwischen den Teams sollten in dieser Phase gleichermaßen offen und strukturiert sein. So können Sie verschiedene Ansätze und Ideen erkunden und gleichzeitig Verwirrung oder Zeitverschwendung vermeiden.
Jede Abteilung wird im Rahmen eines Projekts andere Ziele verfolgen, aber das Gesamtbild sollte für alle gleich aussehen. Wenn jeder versteht, wie seine individuelle Rolle mit den übergeordneten Unternehmenszielen zusammenhängt, wird die Zusammenarbeit im weiteren Verlauf des Projekts reibungsloser.
Schritt drei: Achten Sie auf die Zeitpläne und Kapazitäten anderer
Es ist unwahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter nur an einem Projekt arbeiten. Aber wenn Sie über die Zeitpläne und Verpflichtungen aller Beteiligten gut informiert sind, können Sie den Stress minimieren und die Projekte voranbringen. Die Zeit Ihrer Mitarbeiter zu respektieren trägt ebenfalls zur Schaffung eines gesunden Arbeitsumfelds bei.
Bevor Sie Aufgaben zuweisen oder Besprechungen anberaumen, nehmen Sie sich die Zeit, sich über die Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung der einzelnen funktionsübergreifenden Teammitglieder zu erkundigen. Fördern Sie einen offenen Dialog, bei dem sich die Teammitglieder wohl fühlen, ihre Bedenken oder Einschränkungen zu äußern.
Schritt vier: Setzen Sie klare Zeitvorgaben
Wir haben es alle schon einmal erlebt. Aber es gibt nichts Schlimmeres als Missverständnisse über eine Projekt-Deadline, die dazu führen, dass einige Teammitglieder schließlich alles geben müssen, um die Situation wieder in die richtigen Bahnen zu lenken.
Sie können dieses kollaborative Chaos im Keim ersticken, indem Sie den Zeitplan im Voraus festlegen und die Teams auf dem Laufenden halten, wenn er sich ändert. Wenn Sie vor Beginn eines Projekts die wichtigsten Zeitvorgaben abschätzen, können alle Beteiligten ihre Zeit entsprechend planen und ihren Teil der Arbeit rechtzeitig erledigen.
Wenn ein Projekt voranschreitet, ist es sehr wichtig, die nächsten Schritte zu vereinbaren und mit den Mitarbeitern abzustimmen, wann diese abgeschlossen sein müssen. Wenn der Zeitplan und die voraussichtliche Dauer der einzelnen Phasen kristallklar sind, können Sie sich eine Menge Stress ersparen.
Schritt fünf: Wählen Sie die richtigen Tools für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist selten ein Kinderspiel, aber Remote-Teams und hybride Arbeitsumgebungen können die Dinge noch komplizierter machen. Deshalb ist es wichtig, die besten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit auszuwählen, um Ihre Teams zu unterstützen und die Transparenz über das gesamte Projekt hinweg zu erhalten.
Ganz gleich, ob Sie einen gemeinsamen Bereich benötigen, in dem Teammitglieder Inhalte prüfen und freigeben können, oder ob Sie einen sicheren Weg suchen, um große Dateien zu teilen – es gibt viele großartige Tools und Plattformen für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die Ihren Teams helfen, zusammenzuarbeiten und die beste Arbeit zu leisten.
Sehen wir uns drei besten Tools an, mit denen Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit optimieren können!
Filestage – der Spitzenreiter für teamübergreifende Zusammenarbeit und schnelle Freigaben
Endlose E-Mail-Ketten. Verpasstes Feedback. Durcheinander geratene Dateiversionen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Ohne die richtige Unterstützung können die Risse in Ihrem teamübergreifenden Kollaborationsprozess beim Review von Inhalten so richtig an die Oberfläche treten.
Filestage ist eine intuitive Freigabeplattform, mit der das Feedback einholen zu Dateien einfacher und entspannter wird. Sie bietet Teams einen zentralen Ort, an dem sie Dateien teilen und nachverfolgen, Feedback diskutieren und die endgültige Freigabe schneller einholen können.
Die wichtigsten Funktionen
- Mehrere Dateiformate – Teilen Sie alle gängigen Dateitypen, einschließlich Videos, Designs, Dokumente, Live-Websites, PDFs und Audiodateien.
- Projekt-Dashboards – Verfolgen Sie den Projektfortschritt und sehen Sie, wer noch Feedback geben muss.
- Fälligkeitstermine – Halten Sie Deadlines problemlos ein, indem Sie Fristen für Ihre Stakeholder festlegen.
- To-do-Listen – Verwandeln Sie Kommentare in umsetzbare To-do-Listen, damit jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist.
- Versionsverlauf – Halten Sie sich jederzeit über frühere Kommentare, Änderungen und Dateiversionen auf dem Laufenden.
- Reviewer-Gruppen – Stellen Sie sicher, dass Dateien von den richtigen Personen in der richtigen Phase Ihres Review-Prozesses freigegeben werden.
Slack – das beste Tool für teamübergreifende Zusammenarbeit und klare Kommunikation
Slack ist eines der beliebtesten Kommunikationstools, das von Teams in allen Branchen und auf der ganzen Welt genutzt wird. Es ermöglicht eine nahtlose Kommunikation in Echtzeit durch Instant Messaging, Videoanrufe, Huddles und mehr. Damit ist es die perfekte Plattform, um die teamübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Die wichtigsten Funktionen
- Direktnachrichten – Stellen Sie Fragen, diskutieren Sie Themen, tauschen Sie Informationen mit einzelnen Teammitgliedern oder Gruppen in Echtzeit aus.
- Kanäle – Erstellen Sie einen eigenen Bereich für die Kommunikation über bestimmte Themen oder Projekte.
- Teilen von Dateien – Teilen Sie Dateien von Ihrem Desktop oder anderen Anwendungen mit nur wenigen Klicks.
- Suche – Verwenden Sie die Suchleiste der Plattform, um nach vergangenen Nachrichten und Dateien zu suchen.
- Integrationen – Slack lässt sich mit einer Vielzahl anderer Plattformen wie Google Drive, Dropbox und Salesforce integrieren.
Asana – das beste teamübergreifende Kollaborationstool für Projektmanagement
Ohne eine gute Organisation und Planung ist es fast unmöglich, effektiv an einem Projekt zusammenzuarbeiten. Da erweist sich eine Projektmanagement-Software wie Asana als sehr nützlich.
Unabhängig von der Größe Ihres Projekts erleichtert Asana die teamübergreifende Zusammenarbeit durch die Zuweisung von Ressourcen, die Planung von Projektabläufen und die Verfolgung des Fortschritts. Mit diesem Tool können Sie alle Teams auf dem gleichen Stand halten, indem Sie Teilaufgaben erstellen, Zeitpläne festlegen und Kommentare hinzufügen.
Die wichtigsten Funktionen
- Projektmanagement – Erstellen Sie Projekte, organisieren Sie bestimmte Aufgaben innerhalb von Projekten, weisen Sie Rollen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest, und das alles auf einer einzigen gemeinsamen Plattform.
- Kommentare – Kommunizieren Sie sofort mit Teammitgliedern mithilfe von Tags und Echtzeit-Kommentaren unter den einzelnen Aufgaben.
- Reporting – Erstellen Sie automatisch Berichte mit Informationen über den Aufgabenfortschritt und den Zeitaufwand für die verschiedenen Aufgaben.
- Integrationen – Asana lässt sich mit einer Vielzahl anderer Anwendungen wie Google Drive, Salesforce und Slack integrieren und sorgt so für einen reibungsloseren Arbeitsablauf.
6 zusätzliche Tipps zur Schaffung eines kollaborativen Arbeitsumfelds
Okay, jetzt haben wir die praktischen Schritte zur Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit an einem Projekt und auch einige der besten Tools zur Zusammenführung von Teams erkundet. Ich dachte, an der Stelle wäre es auch hilfreich, einige allgemeinere Tipps und Tricks für die Schaffung eines kollaborativen alltäglichen Arbeitsumfelds zwischen Teams zu teilen.
Los geht’s!
1. Verankern Sie die Zusammenarbeit in der Unternehmenskultur
Alle Tools und Prozesse der Welt werden nicht viel dazu beitragen, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, wenn Sie nicht über eine entsprechende Kultur der Zusammenarbeit verfügen.
Eine kollaborative Kultur ist eine Kultur, in der Teams nahtlos zusammenarbeiten und unterschiedliche Fähigkeiten und Perspektiven nutzen, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Sie unterstreicht den Wert der Teamarbeit und bietet die notwendige Unterstützung und die Ressourcen, die den Teams einen Einblick in die Rolle der verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens geben, um mehr Empathie und Verständnis zu entwickeln.
Wenn Sie eine Kultur fördern, in der die funktionsübergreifende Zusammenarbeit von Teams zelebriert wird und tief in der DNA Ihres Unternehmens verwurzelt ist, wird die teamübergreifende Zusammenarbeit bei Projekten viel reibungsloser verlaufen.
2. Begrenzen Sie Teammeetings
Mehr Meetings führen nicht zu einer besseren teamübergreifenden Zusammenarbeit. Ich wiederhole. Mehr Meetings führen NICHT zu einer besseren teamübergreifenden Zusammenarbeit.
Meetings und Besprechungen sind zwar nützlich, aber übermäßig viele Meetings behindern die Produktivität und die Zusammenarbeit, da sie die Zeit für die eigentliche Arbeit wegnehmen. Außerdem ist es die Zeit nicht wert, die man braucht, um ständig die Terminpläne der Teamkollegen zu durchforsten, um einen Zeitraum zu finden, der für alle passt.
Als Faustregel gilt: Halten Sie Meetings für die wichtigsten Phasen Ihres kreativen Prozesses ab. Sie können sich dann für Kommunikations- und Kollaborationstools entscheiden, die den Arbeitsfluss aufrechterhalten, und zwar ohne unnötige Unterbrechungen.
3. Bieten Sie Schulung und Entwicklung an
Auch Workshops und Schulungen können einen großen Beitrag zur Förderung der teamübergreifenden Zusammenarbeit leisten.
Es ist eine gute Idee, den Mitarbeitern Schulungsprogramme anzubieten, die sich auf Fähigkeiten zur Zusammenarbeit konzentrieren. Beispiele hierfür sind effektive Kommunikation, Konfliktlösung und Teamarbeit. Geben Sie den Teams die Werkzeuge an die Hand, um von Anfang an effektiv zusammenzuarbeiten und einen positiven, lösungsorientierten Ansatz für jedes Projekt zu fördern.
4. Geben Sie Teams Zeit für die Zusammenarbeit
Die Teams brauchen Zeit und Raum, um sich in die Aufgabenstellung hineinzudenken und ihre Ideen mit der Gruppe zu teilen.
Es klingt einfach, aber allzu oft werden Teams dazu gedrängt, sich überstürzt festzulegen und mit der Entwicklung einer Idee zu beginnen, bevor alle Beteiligten die Gelegenheit hatten, sich zu äußern. Das schmälert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern bedeutet auch, dass wertvolle Ideen aufgrund von Zeitmangel ungenutzt bleiben.
Bei der Planung von Projekten ist es wichtig, dass Sie so viel Zeit wie möglich für Brainstormings und gemeinsame Entscheidungen einplanen.
5. Messen und teilen Sie die Teamleistung
Führen Sie regelmäßige Check-ins ein, bei denen jedes Team über die ihm zugewiesenen Key Performance Indicators (KPIs) berichtet. Dies schafft ein Gefühl der Verantwortlichkeit und Transparenz und hilft den Teams, Bereiche zu erkennen, die möglicherweise verbessert werden müssen.
Indem Sie Zuständigkeiten klar definieren, spezifische Ziele setzen und regelmäßige Kontrolltermine festlegen, wird die teamübergreifende Zusammenarbeit produktiver und auf die Gesamtziele ausgerichtet.
6. Investieren Sie in teambildende Maßnahmen
Eine effektive teamübergreifende Zusammenarbeit erfordert Vertrauen und Offenheit unter den Teammitgliedern. Teambuilding-Aktivitäten können eine tolle Möglichkeit sein, dies zu erreichen.
Teambuilding-Aktivitäten wie Herausforderungen und Wettbewerbe tragen dazu bei, dass sich alle besser kennen lernen und stärkere Beziehungen aufbauen. Außerdem steigern sie die Moral, verringern Konflikte und verbessern die allgemeine Teamarbeit.
Wenn Sie in Teambuilding investieren, können Sie ein positiveres Arbeitsumfeld schaffen, in dem die Teams reibungslos zusammenarbeiten und bessere Ergebnisse erzielen.
Fazit
Wenn Sie ein Projekt in Angriff nehmen, ist Teamwork definitiv der Schlüssel zum Erfolg. Die team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erfordert zwar etwas mehr Zeit und Überlegung, aber die bessere Stimmung im Team und die höhere Qualität der Arbeit sind es absolut wert!
Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen die nötige Zuversicht gegeben, um den Teams in Ihrem Unternehmen zu helfen, bei Projekten und darüber hinaus effektiver zusammenzuarbeiten. Und wenn Sie sehen möchten, wie Filestage die Art und Weise verändern kann, wie Ihr Marketingteam Inhalte prüft und freigibt, starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase.
