Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie fünf Tage die Woche in einem Büro arbeiten mussten. In den letzten Jahren arbeiteten in Deutschland rund 25 Prozent der Beschäftigten zumindest teilweise von zu Hause aus und es ist davon auszugehen, das dieser Trend stabil bleibt. Allerdings varriert der Homeoffice-Anteil in Abhängigkeit von der Anzahl der Homeoffice-Tage und der Branche stark.
Und auch wenn das hybride Arbeiten mehr Vorteile hat, als ich zu zählen wage, bringt es auch Herausforderungen mit sich. Vor allem, wenn es um die Zusammenarbeit im Team geht.
Kommunikationsprobleme. Knifflige Meetings. Fehlende Beziehung zu den Kollegen. Kein Wir-Gefühl.
Wenn einige Teammitglieder vom Büro aus arbeiten und andere im Home-Office, müssen Sie einige klare Richtlinien aufstellen, um diese Herausforderungen zu bewältigen und den Weg für eine effektive hybride Zusammenarbeit zu ebnen.
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier sieben entscheidende Prozesse und Richtlinien – oder nennen Sie sie Best Practices –, um die hybride Teamarbeit zu einem Erfolg zu machen.
1. Investieren Sie in die richtigen Tools für eine effektive hybride Zusammenarbeit
In Bezug auf die hybride Teamarbeit ist Technologie der Schlüssel. Wenn Sie nicht von Angesicht zu Angesicht arbeiten, braucht Ihr Team die allerbesten Tools für die hybride Zusammenarbeit, damit alles reibungslos läuft.
Kollaborationstools helfen Teams, zu kommunizieren, Workflows zu verwalten, sich abzustimmen, Probleme zu lösen und Fristen einzuhalten. Und welche Tools für Sie die richtigen sind, hängt von den Anforderungen Ihres Teams ab. Designteams werden zum Beispiel von Tools profitieren, die ihnen helfen, gemeinsam in Echtzeit Designs zu erstellen und sich gegenseitig Feedback zu geben. Copywriting-Teams profitieren von Tools, die ihnen helfen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und die Arbeit der anderen zu prüfen.
Hier ist meine Auswahl der besten Kollaborationstools für hybride Teams:
- Slack – für Instant Messaging
- Filestage – für kollaborative Reviews und Freigaben
- Loom – zum Senden von Aufnahmen anstelle von geplanten Meetings
- FigJam – für hybride Brainstorming-Sessions
- Figma – für die hybride Zusammenarbeit bei Designarbeiten
- Asana – für Projektmanagement und Aufgabenverfolgung
- Google Docs – für gemeinschaftliches Bearbeiten und Teilen von Dokumenten
- Zoom – für Videokonferenzen
Mit den richtigen Tools können Sie die Fähigkeit Ihres Teams zur Zusammenarbeit und Kommunikation drastisch verbessern, unabhängig davon, von wo aus Sie alle arbeiten.
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2. Machen Sie die Kommunikation so nahtlos wie möglich
Kommunikation ist der Eckpfeiler der Zusammenarbeit in hybriden Teams. Aber in einem hybriden Arbeitsmodell, bei dem die Teammitglieder über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg verteilt sind, kann es für alle schwierig sein, in Kontakt zu bleiben.
Eine möglichst nahtlose Kommunikation ist wichtig, damit verteilte Teams aufeinander abgestimmt, produktiv und engagiert bleiben. Das bedeutet, dass wir die richtigen Werkzeuge bereitstellen, klare Richtlinien für die Kommunikation aufstellen und sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation fördern.
Werfen wir einen genaueren Blick auf diese drei Punkte.
Mischen Sie synchrone und asynchrone Kommunikation
In einer hybriden Arbeitswelt gibt es eine Zeit und einen Ort für synchrone und asynchrone Zusammenarbeit. Synchrone Kommunikation (wie Telefonanrufe und virtuelle Meetings) eignet sich hervorragend für den Zusammenhalt im Team und schnelle Lösungen. Asynchrone Kommunikation (wie E-Mail und aufgezeichnete Videobotschaften) gibt dem Einzelnen Zeit für konzentrierte Arbeit und die Möglichkeit, in seiner eigenen Zeit zu antworten, ohne seinen Arbeitsfluss zu unterbrechen.
Wählen Sie die richtigen Tools
Die richtigen Kommunikationsmittel machen den Unterschied aus. Überlegen Sie also, wie Ihr Team kommunizieren soll, und investieren Sie in die besten synchronen und asynchronen Kommunikationstools, um Ihrem hybriden Team die Kommunikation und Zusammenarbeit so einfach wie möglich zu machen.
Setzen Sie klare Richtlinien
Der Schlüssel zu einer möglichst nahtlosen Kommunikation liegt in der Festlegung kristallklarer Richtlinien, wann und wie die verschiedenen Tools und Methoden eingesetzt werden sollen. So könnten beispielsweise wichtige Updates per E-Mail oder mithilfe einer Projektmanagement-Software ausgetauscht werden, während Brainstorming-Sessions als Live-Meetings mit einer Vorlaufzeit von mindestens 24 oder 48 Stunden angesetzt werden könnten.
3. Machen Sie Meetings für alle Teilnehmer zugänglich
Hybride Meetings gehören ohne Zweifel zu den größten Herausforderungen der hybriden Zusammenarbeit. Wenn einige Teammitglieder im Büro sitzen und andere ortsunabhängig arbeiten, kann es schwierig sein, dafür zu sorgen, dass alle beteiligt sind, einbezogen werden und ihren Beitrag leisten können. Ganz zu schweigen von den klassischen technischen Problemen und dem heiklen Ton.
Hier sind einige interessante Statistiken aus einem Bericht über den Stand der Hybridarbeit:
- 34 % der Mitglieder von Remote-Teams zögern, jemanden zu unterbrechen, der gerade spricht, und melden sich daher nicht zu Wort.
- 32 % der ortsunabhängig arbeitenden Mitarbeiter haben Probleme mit fehlenden visuellen Anhaltspunkten, weil sie die Gesichter der anderen nicht sehen können.
- 27 % der Teilnehmer, die persönlich anwesend sind, geben an, dass sie sich bei hybriden Meetings nicht angesprochen fühlen.
- 30 % der Teilnehmer an Meetings im Büro haben Schwierigkeiten, ein Meeting pünktlich zu beginnen, weil die Technologie verwirrend oder unzuverlässig ist.
Glücklicherweise sind all diese Probleme relativ einfach zu lösen. Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um hybride Meetings so inklusiv wie möglich zu gestalten:
- Wählen Sie ein zuverlässiges Videokonferenz-Tool – Wählen Sie eine Plattform, die für alle zugänglich ist und über Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Echtzeit-Chat und Aufzeichnung für späteres Anschauen verfügt.
- Wechseln Sie die Meeting-Zeiten – Wenn sich Ihr hybrides Team über mehrere Zeitzonen erstreckt, wechseln Sie die Zeiten der Meetings, um den unterschiedlichen Terminplänen gerecht zu werden.
- Ermutigen Sie die ortsunabhängig Arbeitenden zur Teilnahme – Bemühen Sie sich bewusst um die Einbeziehung von Teammitgliedern, die nicht vor Ort arbeiten, und stellen Sie sicher, dass ihre Stimmen genauso gehört werden wie die der Anwesenden.
- Setzen Sie Umfragen ein – Echtzeit-Umfragen sorgen dafür, dass alle Teilnehmer in hybriden und virtuellen Meetings die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern.
- Fördern Sie den Einsatz von Video – Wenn möglich, sollten Sie alle Teilnehmer eines Meetings dazu ermutigen, ihr Video einzuschalten, damit sich die Teammitglieder mehr verbunden fühlen.
All diese Strategien können dazu beitragen, dass Ihre hybriden Meetings deutlich integrativer werden, sodass sich alle Teammitglieder engagiert, wertgeschätzt und als Teil des Teams fühlen, ganz egal, wo sie sich befinden.
4. Vereinbaren Sie regelmäßige Check-ins, damit alle auf dem gleichen Stand sind
Wenn Ihr hybrides Team weit verstreut ist, kann es eine Herausforderung sein, alle auf dem gleichen Stand und auf dem Laufenden zu halten. Es kann leicht passieren, dass Teammitglieder nicht mehr mit den Zielen, Änderungen und Fristen des Projekts Schritt halten können. Ehe Sie’s sich versehen, gerät Ihr Projekt in Verzug und Sie versuchen, ein Team zu managen, das nicht weiß, wo ihm der Kopf steht.
Der Trick zur Lösung dieses Problems? Regelmäßige Check-ins. Check-ins sorgen dafür, dass alle im Einklang sind, nicht nur in Bezug auf die Details der Projekte, sondern auch untereinander.
Aber hüten Sie sich vor zu vielen Meetings. Niemand möchte, dass sein Terminkalender damit vollgestopft ist. Zu viele Meetings können schnell zu einer Ermüdung führen und die Produktivität verringern.
Hier erfahren Sie, wie Sie dieses Gleichgewicht herstellen und Ihre regelmäßigen Check-ins produktiv gestalten können:
- Finden Sie die goldene Mitte – Für Ihr Team könnte das bedeuten, dass Sie sich einmal die Woche, alle zwei Wochen oder häufiger austauschen.
- Halten Sie sich an eine Tagesordnung – Bereiten Sie vor jedem Meeting eine Agenda vor und teilen Sie diese. Dies hilft den Teammitgliedern, sich vorzubereiten, und sorgt dafür, dass das Meeting im Zeitplan bleibt.
- Lassen Sie Zeit zum Plaudern – Lassen Sie zu Beginn oder am Ende des Meetings ein wenig Zeit für Gespräche und Austausch auf persönlicher Ebene.
- Lassen Sie jeden zu Wort kommen – Wie wir im vorigen Abschnitt gesehen haben, sollten Sie dafür sorgen, dass jeder (sowohl die aus der Ferne zugeschalteten als auch die Teilnehmer vor Ort) die Möglichkeit hat, beizutragen.
- Fassen Sie zusammen und bereiten Sie nach – Beenden Sie jedes Treffen mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und der nächsten Schritte und senden Sie ein Follow-up an alle (auch an diejenigen, die nicht teilnehmen konnten), damit sie etwas haben, auf das sie zurückkommen können.
Indem Sie regelmäßige Check-ins vereinbaren, halten Sie Ihr Team ausgerichtet, engagiert und in voller Bereitschaft für eine hervorragende Zusammenarbeit.
5. Entwickeln Sie flexible Arbeitsrichtlinien für eine bessere Work-Life-Balance
Einem Bericht von Deloitte zufolge fühlen sich 36 Prozent der hybriden Arbeitskräfte gestresst oder ausgebrannt, während 28 Prozent Überstunden machen, wenn sie ortsunabhängig arbeiten (im Vergleich zur Arbeit im Büro). Das sind fast zehn Stunden mehr als in der durchschnittlichen Arbeitswoche. Und wenn Ihr Team ausgebrannt ist, ist es nicht in der besten Verfassung, um effektiv zusammenzuarbeiten.
Die Herausforderungen liegen ebenfalls auf beiden Seiten. Teammitglieder im Büro können sich verpflichtet fühlen, sich an einen starren 9-to-5-Arbeitstag zu halten, während es für Remote-Arbeitskräfte schwierig sein kann, eine Grenze zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen.
Die Entwicklung flexibler Arbeitsrichtlinien kann hybriden Teams dabei helfen, ihre Work-Life-Balance selbst in die Hand zu nehmen, indem sie die Flexibilität erhalten, zu entscheiden, wann und wie sie arbeiten. In der Tat halten Arbeitnehmer weltweit eine flexible Arbeitszeit für den wichtigsten Faktor für ein erfolgreiches hybrides Arbeitsumfeld.
Ihre flexiblen Arbeitsrichtlinien könnten Folgendes umfassen:
- Legen Sie die Anzahl der Tage fest, an denen die Mitarbeiter pro Woche im Büro sein müssen, oder lassen Sie sie selbst wählen.
- Geben Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität bei den Arbeitszeiten.
- Befürworten Sie eine Vier-Tage-Woche.
Microsoft ist ein Pionier auf diesem Gebiet und bietet seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihren Arbeitstag so zu gestalten, wie es ihrem Leben entspricht. Auf der Karriereseite des Unternehmens heißt es: „Wir ermutigen unsere Mitarbeiter dazu, die Arbeitszeiten zu wählen, die für sie am besten geeignet sind und die es ihnen ermöglichen, die in sie gesetzten Erwartungen zu erfüllen.“
Indem Sie Ihr Team dazu ermutigen, ihre hybriden Arbeitsvereinbarungen anzupassen und zu personalisieren, um ihre Work-Life-Balance zu verbessern, steigern Sie die Arbeitsmoral und damit auch die Fähigkeit, effektiv und produktiv zusammenzuarbeiten.
Lesen Sie unsere Homeoffice-Tipps für eine gesunde Work-Life-Balance, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben herstellen können, während Sie ortsunabhängig arbeiten.
6. Fördern Sie Teambildung und soziale Interaktionen
Teambildung und soziale Interaktionen waren in der Zeit des traditionellen Arbeitsplatzes gewissermaßen eine Selbstverständlichkeit. Egal, ob es sich um einen Plausch am Kaffeeautomaten, After-Work-Drinks oder organisierte Teambuilding-Aktivitäten handelte, es war in vielerlei Hinsicht einfacher, Beziehungen aufzubauen und die Unternehmenskultur zu pflegen. Dies sind Dinge, die dazu beitragen, die perfekte Umgebung für eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit zu schaffen.
Der Aufbau einer starken Teamdynamik ist an einem hybriden Arbeitsplatz etwas schwieriger, wenn die Teammitglieder an verschiedenen Tagen ins Büro kommen und sich nicht immer persönlich begegnen. Ohne regelmäßige persönliche Kontakte kann es schwieriger sein, Vertrauen und dieses Gefühl von Teamgeist aufzubauen.
Schwieriger, aber nicht unmöglich.
Wenn Sie sich die Mühe machen, virtuelle und, wenn möglich, persönliche soziale Interaktionen zu organisieren, trägt dies dazu bei, diese persönlichen Beziehungen aufzubauen und den Weg für eine gemeinschaftlichere hybride Arbeitsumgebung zu ebnen.
Dies sind einige Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können:
- Ermutigen Sie zu virtuellen Kaffeepausen.
- Veranstalten Sie regelmäßig teamfördernde Aktivitäten.
- Organisieren Sie persönliche Begegnungen und Ausflüge.
- Feiern Sie Meilensteine wie Geburtstage und Arbeitsjubiläen.
- Planen Sie freiwillige Aktivitäten im Team.
Wenn sich Ihr Team verbunden fühlt, schnellt seine Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit in die Höhe. Versuchen Sie, einige Gelegenheiten für Teambildung und soziale Interaktionen zu schaffen, und sehen Sie, welche Auswirkungen dies auf Ihr Hybridteam hat.
7. Fördern Sie den Wissensaustausch zwischen hybriden Arbeitskräften
Eine weitere große Herausforderung beim hybriden Arbeiten besteht darin, den freien Wissensfluss zwischen allen Teammitgliedern zu gewährleisten. In einem hybriden System kann es manchmal eine Kluft zwischen denjenigen, die aus der Ferne arbeiten, und denjenigen, die im Büro sitzen, geben. Diese Kluft kann zu einem Engpass für Ideen und Informationen führen, was den Fortschritt verlangsamen und Innovationen behindern kann.
Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie Praktiken fördern, die zum Wissensaustausch anspornen, und diese zu einem zentralen Bestandteil Ihrer hybriden Arbeitskultur machen.
So können Sie dies tun:
- Erstellen Sie Wissensbibliotheken – Nutzen Sie eine zentrale digitale Bibliothek oder ein Wiki, um Ressourcen, Projekt-Updates und Best Practices zu speichern, sodass sie für alle Mitglieder Ihres hybriden Teams oder Ihrer Organisation leicht zugänglich sind.
- Veranstalten Sie regelmäßig Sessions zum Wissensaustausch – Planen Sie Zeiten für Teammitglieder ein, in denen sie Einblicke oder Erkenntnisse mit dem Rest des Teams teilen können.
- Nutzen Sie kollaborative Tools – Geben Sie hybriden Mitarbeitern Zugang zu Tools und Plattformen, die den Wissensaustausch unterstützen – wie zum Beispiel Slack, mit speziellen Kanälen, und Notion, um zu kollektiven Wissensdatenbanken beizutragen.
Indem Sie diese Prozesse einrichten, können Sie dafür sorgen, dass Ihr hybrides Team in Verbindung bleibt, informiert und in der Lage ist, wichtige Informationen und Erkenntnisse zu teilen, zu finden und abzurufen.
Fazit
Ich hoffe, es hat Ihnen Spaß gemacht, mehr über die Prozesse und Richtlinien zu erfahren, die Sie implementieren können, damit die hybride Zusammenarbeit zu einem Erfolg wird.
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