Stakeholder-Feedback ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Wenn Sie regelmäßig Feedback von Stakeholdern mit unterschiedlichen Perspektiven einholen, können Sie Ihre Arbeit kontinuierlich verbessern. Und je kürzer und effizienter Sie diesen Prozess gestalten, desto profitabler werden Sie sein.
Von der Erstellung kurzer Social-Media-Posts bis hin zur Neugestaltung von Verpackungen – das Einholen von Feedback kann chaotisch sein. Dies führt dann zu verpasstem Feedback, Projektverzögerungen und einem sehr stressigen Arbeitsumfeld.
In den nächsten Minuten werden wir uns daher damit beschäftigten, wie Sie den gesamten Feedback-Prozess für sich und Ihr Team einfacher und effizienter gestalten können. Hier sind unsere fünf Profi-Tipps, um Ihren Stakeholder-Feedback-Prozess zu optimieren und die Performance Ihres Unternehmens zu steigern – plus Vorschläge, wie Feedback-Tools dabei helfen können.
1. Definieren Sie Ihre Stakeholder-Gruppen im Voraus
Eines der größten Probleme bei der Organisation von Stakeholder-Feedback ist meist eine große Anzahl von beteiligten Personen. Wenn Ihre Feedback-Runden offen für alle sind, werden Sie eine Flut von Kommentaren erhalten. Egal ob, Designer, Produktmanager, oder Rechtsexperte, jede Person kann unsortiert und ungefiltert Feedback abgeben.
Bevor Sie auch nur eine Person um Feedback bitten, sollten Sie alle Stakeholder in Gruppen einteilen. Eine Anzahl von zwei bis fünf Gruppen sollte für die meisten Feedback-Runden ausreichend sein. Wenn Ihr Review- und Freigabeprozess jedoch besonders komplex ist, benötigen Sie möglicherweise mehr.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine globale Marke ihre Stakeholder-Gruppen für Marketingprojekte definieren könnte:
- Kreativ – Experten für Text und Design geben Feedback, um die Qualität der Inhalte zu verbessern.
- Marketing – Marketingfachleute geben Feedback, um zu überprüfen, ob der Inhalt den Zielen des Teams entspricht.
- Brand – Markenexperten geben Feedback zur Einhaltung von Tonalität und visuellen Richtlinien.
- Compliance – Rechtsexperten geben Feedback zu allen Behauptungen, die in den Marketinginhalten gemacht werden.
Sobald Sie Ihre Gruppen festgelegt haben, sollten Ihre Inhalte nahtlos von einer Gruppe in die nächste übergehen. Und da in jedem Schritt nur wenige Personen involviert sind, können Sie die finale Version viel schneller erreichen!
Mit der Review-Software von Filestage können Sie Reviewer-Gruppen einrichten, Stakeholder einladen und Dateien für Feedback teilen. Sehen Sie sich das Video unten an, um einen kurzen Überblick zu erhalten.
2. Geben Sie den Stakeholdern eine zentrale Plattform, um Feedback zu diskutieren
Ein weiteres großes Problem beim Einholen von Stakeholder-Feedback über verschiedene Kanäle ist, dass nach jeder Runde alle Kommentare konsolidiert werden müssen. Zu jedem beliebigen Projekt könnte Feedback über folgende Kanäle eintreffen:
- E-Mails
- Slack oder Microsoft Teams Nachrichten
- Projektmanagement-Tools
- Kommentare in Tools wie Word, Docs oder Figma
- Meetings
- Loom-Aufnahmen
- Kritzeleien mit Stift und Papier (ja, die gibt es noch)
Am Ende jeder Feedback-Runde stehen Sie dann vor dem schlimmsten Puzzle der Welt und müssen versuchen, alle diese Kommentare zu sortieren und abzugleichen. Und wenn Sie nicht gerade eine Art Sherlock Holmes sind, geht Ihnen zwangsläufig etwas durch die Lappen.
Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit.
Wenn Sie Dateien für Feedback teilen, sollten Sie genaue Vorgaben machen, wie und wo die Beteiligten Ihr Feedback abgeben können. Mit Filestage zum Beispiel kann jede eingeladene Person Kommentare und Anmerkungen direkt in der geteilten Datei hinzufügen – egal ob es sich um ein Video, ein Design, ein Dokument oder etwas anderes handelt!
Auf diese Weise können Sie jede Feedback-Runde organisieren und erst das Feedback und die Erkenntnisse von einer Gruppe sammeln und umsetzen, bevor Sie die Datei mit der nächsten Gruppe teilen.
Wollen Sie sehen, wie das ganze funktioniert? Sehen Sie sich diese Demo-Datei an →.
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3. Legen Sie Fristen für Dateien fest, damit die Stakeholder ihr Feedback pünktlich abgeben
Ist es schon mal vorgekommen, dass Sie internen Stakeholder oder Kunden „hinterherlaufen“ mussten, um Feedback zu erhalten? Oder mussten Sie schon mal Deadlines verschieben, weil das Feedback verspätet abgegeben wurde?
Dies ist ein großes Problem bei allen Arten von Review-Prozessen. Stakeholder lassen sich oft zu viel Zeit oder geben nur dann Feedback, wenn es ihnen gerade passt. Die Leute, die die Inhalte erstellen (Sie und ich), kommen dann in Zeitnot und müssen versuchen, die Projekte wieder auf Kurs zu bekommen.
Aber zum Glück gibt es eine einfache Lösung. Genauso wie wir Fristen für die Fertigstellung von Inhalten haben, müssen wir auch den Stakeholdern klare Deadlines für die Abgabe von Feedback setzen.
Sie können dies tun, indem Sie den Personen eine Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-Tool zuweisen oder einen Blocker in den Kalender Ihrer Stakeholder eintragen. Wenn Sie Filestage verwenden, können Sie Fälligkeitsdaten für jede Datei und jede Stakeholder-Gruppe in Ihrem Projekt festlegen. Wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, erhalten die Stakeholder dann automatisch eine Erinnerung per E-Mail von Filestage, um sicherzustellen, dass sie ihr Feedback rechtzeitig abgeben.
Wir nennen diese Art von Stakeholder einen Vergesslichen Felix. Aber er ist nicht der einzige Charakter im Review-Prozess, auf den Sie achten sollten! Lesen Sie dazu unseren Artikel über die sechs Charaktere in jedem Review-Prozess.
4. Sorgen Sie für einen klaren und nicht editierbaren Versionsverlauf
Das vierte Rätsel, das wir heute lösen werden, ist die Frage der Versionierung.
Hier sind nur einige der Probleme, die auftreten können, wenn Sie versuchen, ohne angemessene Versionskontrolle Feedback einzuholen:
- Stakeholder duplizieren und bearbeiten Dokumente direkt, anstatt Kommentare hinzuzufügen
- Reviewer geben aus Versehen Feedback zu früheren Versionen (verschwendete Zeit)
- Die Stakeholder vergessen, was sie über eine frühere Version gesagt haben
In vielen Fällen haben wir dann keine andere Wahl, als alle beteiligten Stakeholder-Gruppen zu einem Meeting einzuladen, um sich abzustimmen.
Wie können wir dieses Problem also umgehen? Zunächst müssen wir es den Stakeholdern unmöglich machen, Inhalte direkt zu bearbeiten. Dann müssen wir jedem, der versehentlich eine alte Version öffnet, deutlich machen, dass es eine neuere Version gibt. Und schließlich müssen wir den Stakeholdern die Möglichkeit geben, eine neue Version mit der vorherigen inklusive aller Kommentare vergleichen zu können, sodass sie auf einen Blick sehen können, was sich geändert hat. Puh, ganz schön viel zu beachten.
Jetzt die gute Nachricht: Mit Filestage können Sie alle drei Punkte abhaken und müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen. Im folgenden Video sehen Sie, wie genau das funktioniert:
5. Holen Sie die finale Freigabe ein, nachdem Sie das Stakeholder-Feedback berücksichtigt haben
Das fünfte und letzte Problem, das wir heute lösen werden, ist wohl das wichtigste – es geht dabei um die Freigabe durch die Stakeholder.
Ab wann können Sie eine Arbeit als freigegeben betrachten? Ist die Datei freigegeben, wenn keiner Ihrer Stakeholder ein Feedback gibt? Vielleicht. Wenn jemand eine kurze Antwort schickt und schreibt „Sieht toll aus“, bedeutet das dann, dass die Datei freigegeben ist? Auch vielleicht. Aber wenn Sie etwas veröffentlichen – und vor allem, wenn ein Marketingbudget dahinter steht – reicht ein „Vielleicht“ nicht aus. Sie brauchen die finale Freigabe aller wichtigen Stakeholder!
Wie kann eine Lösung aussehen?
Wenn Sie mit Dokumenten arbeiten, können Sie oben eine Liste der Stakeholder einfügen. Wenn diese nun mit der Datei zufrieden sind, können Sie ein Kästchen neben ihrem Namen ankreuzen und einen Zeitstempel als Zeichen der Freigabe hinzufügen.
Aber was ist, wenn Sie an Videos und Designs arbeiten? Oder was ist, wenn sich Ihre Stakeholder nicht an den Prozess halten, den Sie vorgesehen haben? Filestage hat eine andere Lösung.
In der oberen rechten Ecke jeder Datei-Ansicht haben die Reviewer die Wahl zwischen zwei Buttons:
- Änderungen anfragen
- Freigeben
Sobald ein Button angeklickt wird, wird ein Zeitstempel erfasst und der Status des Stakeholders wird auf Ihrem Projekt-Dashboard aktualisiert. Wenn Dateien also als freigegeben markiert sind, können Sie und Ihre Teammitglieder sie guten Gewissens veröffentlichen.
Fazit
Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen und Ihrem Team dabei, einen einfachen und effizienten Stakeholder-Feedback-Prozess einzurichten.
Letztendlich geht es darum, die Einbindung von Stakeholdern zu verbessern, damit Sie ehrliches Feedback einholen können, ohne dass Ihre Projekte vom Kurs abkommen oder im Chaos versinken.
Wenn Sie ausprobieren möchten, wie Ihr Feedback-Prozess mit Filestage aussehen würde, können Sie hier eine kostenlose Testphase starten →.
