So richten Sie einen effizienten Prozess für Kundenfreigaben ein und erhalten schnelles Feedback

Wenn ein Kunde ein Projekt absegnet, an dem Sie monatelang gearbeitet haben, ist das immer ein Grund zum Feiern. Und das nicht nur, weil es bedeutet, dass Ihr Projekt dann abgeschlossen und eventuell auch veröffentlicht ist, sondern, weil jeder weiß, wie viel Blut, Schweiß und Tränen in den Prozess geflossen sind.

Unabhängig davon, wie viele Projekte Sie bereits für verschiedene Kunden durchgeführt haben, gibt es immer Möglichkeiten, den Prozess für die Kundenfreigabe zu verbessern und schneller Feedback von allen Stakeholdern zu erhalten.

Doch bevor wir den Champagner kaltstellen, wollen wir uns anschauen, wie Sie den Freigabeprozess für Ihre Kunden effizienter gestalten können und welche Rolle ein Kundenfeedback-Tool dabei spielt.

Was ist die Kundenfreigabe?

Bei der Kundenfreigabe geht es darum, die Visionen und Erwartungen Ihrer Kunden mit Ihrer Arbeit in Einklang zu bringen. Das bedeutet, dass die Freigabe durch den Kunden in verschiedenen Projektphasen mit anderen Zielen erfolgen kann.

Ein Kundenfreigabeprozess hilft Ihnen dabei, folgendes zu erreichen:

• Sie stellen sicher, dass Ihr Team die Brand Guidelines einhält
• Sie finden eine passende Lösung für die Probleme des Kunden
• Sie helfen Ihrem Kunden, seine vordefinierte Ziele zu erreichen

Warum ist die Freigabe durch den Kunden so wichtig?

Der Freigabeprozess stellt sicher, dass Sie und Ihr Team sich während des Projekts regelmäßig mit dem Kunden austauschen und somit immer alle auf dem gleichen Stand sind. Indem Sie in wichtigen Projektphasen die Freigabe des Kunden einholen, erreichen Sie die finalen Versionen Ihrer Inhalte schneller und mit weniger Stress!

Hier erfahren Sie, warum die Kundenfreigabe so wichtig ist:

1. Klare Erwartungen schaffen – Regelmäßiges Kundenfeedback hilft dabei, klare Erwartungen auf beiden Seiten zu schaffen. Wenn die Kunden den Projektumfang, Entwürfe oder Kosten im Voraus überprüfen und freigeben, haben sie eine solide Vorstellung davon, was sie erwarten können. Das wiederum hilft Ihnen, spätere Missverständnisse zu vermeiden.
2. Abstimmung – Freigaben helfen Ihnen sicherzustellen, dass die Vision, die Ziele und die Präferenzen des Kunden mit der Arbeit, die Sie liefern, übereinstimmen. Indem Sie Ihre Visionen und Ziele aufeinander abstimmen, stellen Sie sicher, dass es keine Überraschungen gibt, wenn der Kunde das letzte Wort über das Projekt hat.
3. Verantwortlichkeit – Die Kundenfreigabe stellt Ihre Kunden in die Verantwortung, indem sie Dingen wie dem Projektumfang, der kreativen Richtung und den Kosten im Voraus zustimmen müssen. Und dann ist Ihr Team dafür verantwortlich, sich daranzuhalten.
4. Risikomanagement – Freigaben können Ihnen helfen, Risiken zu vermeiden, indem sie dafür sorgen, dass Probleme angegangen werden, bevor sie eskalieren können. Wenn ein Kunde während des Review-Prozesses Bedenken äußert, können Sie im weiteren Verlauf des Projekts problemlos Anpassungen vornehmen.
5. Rechtliche Absicherung – In bestimmten Branchen kann die Einholung der Freigabe durch den Kunden Ihr Unternehmen rechtlich absichern. Mit einem dokumentierten Nachweis der Zustimmung des Kunden sind Sie auf den schlimmsten Fall vorbereitet.

Der Kundenfreigabeprozess in 4 Schritten

Bevor Sie überhaupt anfangen, mit Ihrem Kunden an einem Projekt zu arbeiten, brauchen Sie einen soliden Freigabeprozess, damit Sie mehrere Projekte gleichzeitig und ohne Verwirrung managen können.

Ein effektiver Freigabeprozess für Kunden verhindert den unnötigen Stress, tagelang auf Feedback zu Ihrer Arbeit zu warten und ständig Feedback-Erinnerungen per E-Mail oder Teams verschicken zu müssen. Darüber hinaus erhalten Sie das Feedback Ihrer Kunden auf einem einfachen Weg und erreichen die finale Freigabe viel schneller.

Werfen wir einen Blick auf die vier Schritte, um Ihren Kundenfreigabeprozess effizienter zu gestalten.

1. Teilen Sie die Dateien mit Ihren Reviewern

Ihre Dateien als E-Mail-Anhänge zu teilen, kann zu Chaos führen. Ist die endgültige Version der Datei mit FINAL (1) oder Final_1 betitelt? Ohne eine strukturierte Vorgehensweise ist es schwer zu sagen.

Mit der integrierten Versionsverwaltung in Filestage stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Kunden einen klaren Überblick über alle Versionen der Datei haben.

Sie können Ihre Dateien auch in jedem erdenklichen Format in die Plattform hochladen, z. B.:

• Dokumente
• Video-Dateien
• Bilder
• Audio-Dokumente
• Live-Webseiten
• HTML-Inhalt

2. Erhalten Sie Feedback und diskutieren Sie Ideen für Verbesserungen

In der schnelllebigen Arbeitswelt scheint es oft so, als sei es zu zeitaufwändig, Kunden um Feedback zu bitten. Aber Kundenfeedback zu Ihren Projekten einzuholen, hat eine Reihe von Vorteilen.

Hier sind drei wichtige Gründe, warum Sie immer nach Kundenfeedback fragen sollten:

• Bessere Ergebnisse
• Erhöhte Kundenbindung
• Effizienteres Arbeiten

Wenn Sie einen konsistenten Freigabeprozess für Ihre Kunden einrichten, verfügen Sie über einen wichtigen Grundbaustein, um großartige Projekte mit Ihren Kunden umzusetzen.

Sehen Sie sich dieses Video an, um fünf Tipps zu erhalten, wie Sie Ihre Kunden um Feedback bitten können:

3. Erstellen und teilen Sie eine neue Version

Mit dem gesammelten Feedback an einem Ort ist es nun an der Zeit, an der nächsten Version zu arbeiten. Da Sie Ihre Arbeit mit jeder Review-Runde verbessern, brauchen Sie eine klare Möglichkeit, um den Reviewern zu zeigen, welche Version die neueste ist.

Mit dem Kundenfeedback-Tool von Filestage können Sie jede neue Version Ihrer Datei einfach im selben Projekt hochladen und sie wird automatisch als neueste Version abgespeichert. Dann können Sie weiteres Feedback einholen. Auf diese Weise haben Sie und Ihre Kunden einen klaren Überblick über alle Versionen, den Versionsverlauf und Sie können die Versionen miteinander vergleichen.

4. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie die Freigabe erhalten

Wie der Name schon sagt, geht es bei der Kundenfreigabe letztlich darum, die Freigabe für Ihre Arbeit zu erhalten. Wenn mehr als eine Person Ihre Datei freigeben muss, verliert man schnell mal den Überblick darüber, wer sie bereits freigegeben hat und auf wessen Freigabe Sie noch warten.

Hier erfahren Sie, wie Filestage Ihnen hilft, Ihren Freigabeprozess reibungslos und organisiert zu gestalten:

• Reviewer können die Freigabe mit einem einzigen Klick erteilen
• Sie können in Ihrem Dashboard sofort sehen, wer was freigegeben hat
• Senden Sie automatische Erinnerungen, um sicherzustellen, dass die Inhalte rechtzeitig freigegeben werden.

Drei Wege, wie Freigabesoftware Ihren Review-Prozess beschleunigt

Ein wichtiges Ziel des Freigabeprozesses ist es, ihn so effizient wie möglich zu gestalten. Sie wollen den Albtraum vermeiden, dass Sie die Leidenschaft für Ihr Projekt verlieren und es über die Ziellinie schleppen müssen.

Sehen wir uns drei Möglichkeiten an, wie eine Freigabesoftware dabei helfen kann.

1. Sammeln Sie Feedback zu allen Inhalten an einem Ort, anstatt verschiedene Tools für unterschiedliche Dateiformate zu verwenden.

Wenn Sie das gesamte Feedback aller Beteiligten aus den verschiedenen Phasen des Projekts an einem Ort haben, zusammen mit allen relevanten Dateiversionen, wird der Prozess effizienter und angenehmer.

Filestage bietet Ihnen genau das, was Sie von Ihrem Feedback-Prozess erwarten würden. Sie können ein Projekt erstellen, so viele Dateien wie nötig hinzufügen und dann Ihre Reviewer einladen, um Feedback zu Ihrer Arbeit abzugeben.

Dann können Sie sich zurücklehnen und den Fortschritt Ihres Projekts ohne Stress verfolgen.

2. Machen Sie das Feedback zwischen Kunden transparenter, um widersprüchliche Kommentare zu vermeiden.

Wenn Sie Rückmeldungen von verschiedenen Stakeholdern über mehrere Kanäle hinweg konsolidieren müssen, werden Sie sich wahrscheinlich nicht an jeden Kommentar erinnern. Hinzu kommt, dass Sie widersprüchliche Kommentare von verschiedenen Personen erhalten.

In Filestage ist das Feedback offen und transparent für alle Beteiligten einsehbar. So können Ihre Kunden, der Art Director, der Werbetexter und jedes andere Teammitglied Kommentare hinterlassen und sich untereinander austauschen, um ein präzises und klares Feedback zu geben.

3. Nutzen Sie die Vorteile smarter Tools, damit Kunden keine Screenshots machen oder Timecodes aufschreiben müssen.

Feedback zu visuellen Dateien wie Videos, Designs oder sogar Websites abzugeben, ist ohne smarte Tools äußerst mühsam. Sie müssen Screenshots machen, Frames zählen oder Timecodes notieren, um ein bestimmtes Detail im Video zu kommentieren. Und das müssen Sie für die gesamte Datei tun.

Was für eine Zeitverschwendung!

Hier finden Sie drei Möglichkeiten, wie Filestage Ihren Stakeholdern hilft, Feedback zu verschiedenen visuellen Dateien zu geben:

• Sie können Videodateien an jeder beliebigen Stelle pausieren und einen Kommentar hinzufügen.
• Sie können auch URLs hochladen und so Kommentare zu Live-Websites abgeben.
• Sie können die Dateien zoomen, drehen und darauf zeichnen, um Details in Infografiken leichter zu erkennen und wertvolles Feedback zu hinterlassen.

Fazit

Die Arbeit mit Kunden erfordert viel Zeit für die Kommunikation und den Feinschliff von Ideen und Projekten. Um diesen Prozess weniger zeitaufwändig und effizienter zu gestalten, sollten Sie einen Freigabeprozess für Kunden einrichten, der reibungslos und ohne zu viele Probleme abläuft.

Überzeugen Sie sich selbst davon, was Filestage zur besten Plattform für Kundenfreigaben macht und starten Sie eine kostenlose Testphase.