Feedback einholen und darauf zu reagieren ist für jedes Unternehmen in allen Bereichen ein wichtiger Schritt, da es hilft, die tägliche Arbeit, die Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Außerdem stärkt das Einbeziehen von Feedback Ihre Beziehungen zu Mitarbeitern und Kunden.
Im Sinne der Effizienz sollte es für Mitarbeiter und Kunden einfach sein, ihr Feedback abzugeben, und für Sie sollte es einfach sein, das erhaltene Feedback einholen und auswerten zu können. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist die Implementierung eines unternehmensweiten Feedbacksystems, das für unterschiedliche Feedbackflüsse angepasst werden kann. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen genau, wie dies möglich ist.
Was ist ein Feedback-Prozess?
Es gibt zwei Haupttypen von Feedback-Prozessen, die in Ihrem Unternehmen implementiert werden können – ein positiver und ein negativer Feedback-Prozess.
Dabei ist es wichtig zu wissen, dass negative Feedback-Prozesse keineswegs schlecht sind. Der Name bedeutet nicht, dass der Prozess weniger effektiv oder gar störend ist. Stattdessen bezieht sich eine negative Feedback-Runde auf das Sammeln von Feedback von einer anderen Zielgruppe.
Während ein positiver Feedback-Prozess als ein Prozess definiert werden kann, bei dem Kommentare von Mitarbeitern eingehen, konzentriert sich eine negative Feedback-Runde auf Kundenfeedback zu den Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens.
Positiver Feedback-Prozess
In der positiven Feedbackschleife berücksichtigen die Manager die von den Mitarbeitern gemeldeten Probleme und leiten auf deren Basis Änderungen ein, um die Angelegenheit zu lösen. Die Schleife entsteht durch den fortlaufenden Prozess, in dem Sie das Feedback von Mitarbeiter einholen, notwendige Änderungen vorgenommen werden und dann nach weiteren Gedanken gefragt wird.
Daher hilft dieser Feedback-Zyklus, interne Prozesse, die tägliche Arbeit und den gesamten Arbeitsplatz zu verbessern.
Negativer Feedback-Prozess
Eine negative Feedback-Schleife optimiert das Produkt oder die Dienstleistung eines Unternehmens indem Sie Kundenfeedback einholen. Deshalb werden Beschwerden, Ideen und Rückmeldungen von Kunden bei der Neugestaltung oder Erfindung eines neuen Produkts berücksichtigt. Aber der Prozess hört hier nicht auf. Nach jeder Iteration werden die Kunden erneut in eine Feedback-Runde miteinbezogen. Deshalb nennt man es einen Rückkopplungszyklus.
Die Aufgabe dieser Feedback-Schleifen ist es, Unternehmen einen klaren, routinierten Prozess für die Aufnahme von Antworten zu bieten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Feedback in geordneter Weise eingeht und von der höheren Führungsebene sorgfältig verarbeitet und wohlüberlegt berücksichtigt wird.
Was sind die Schritte in einem Feedback-Prozess?
Unternehmen müssen die enorm wichtige Bedeutung von Feedback erkennen – Sie wären verrückt, es nicht zu tun! Jede Kritik und jede Beschwerde (oder jedes Lob), die Sie erhalten, sollten Sie berücksichtigen, denn sie können durchaus den Schlüssel zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens enthalten.
Schauen wir uns die Schritte in einem Feedback-Prozesses genauer an.
1. Bitten Sie um Feedback.
Bitten Sie Ihre Kunden oder Mitarbeiter darum, Feedback zu einem bestimmten Thema oder Produkt abzugeben. Sie können Filestage verwenden, um Feedback zu Inhalten wie Bildern, Videos, Texten oder Audiodateien zu sammeln. Wenn Sie auf der Suche nach Kundenfeedback zu einem Produkt oder einer Dienstleistung sind, können Sie alternativ eine Umfrage, ein Kundenfeedbackformular oder einen Fragebogen verwenden.
2. Erhalten Sie Feedback.
Nun ist es an der Zeit, die Antworten, die Sie über Feedback von Mitarbeitern einholen konnten oder von Kunden erhalten haben, zu sammeln und auszuwerten. Eine Feedback-Software wie Filestage macht es Ihren Kollegen leicht, präzises Feedback zu Dateien zu geben und sogar Inhalte miteinander zu diskutieren. Außerdem haben Sie alle Kommentare an einem einzigen Ort.
Für die Erfassung von Kundenantworten können Sie das Feedback direkt in Ihrem Umfragetool erfassen, sortieren und auswerten. Alternativ können Sie die Ergebnisse in Tabellen oder Diagrammen darstellen, um die wichtigsten Antworten hervorzuheben.
3. Feedback implementieren.
Nach der Überprüfung aller erhaltenen Rückmeldungen ist es an der Zeit zu entscheiden, wie das Feedback umgesetzt werden soll. Es ist wahrscheinlich, dass Sie nicht jedes einzelne Feedback umsetzen können, aber Sie sollten jeden Kommentar berücksichtigen und überlegen, was daraus gelernt werden kann. Im Allgemeinen sollten Änderungen, die mehrmals von verschiedenen Personen angefordert werden, mehr Einfluss auf Ihre nächste Entscheidung haben.
In Bezug auf positive Feedbackschleifen, in denen Sie Feedback von Mitarbeitern einholen, ist es immer gut, Elemente zu besprechen, die unklar sind, bevor Sie Anpassungen vornehmen.
Wenn Sie Kundenfeedback einholen, ist es sinnvoll, ein internes Meeting mit Stakeholdern aus dem Kundenerfolgs-, Produkt- und Marketingteam abzuhalten, um die Ergebnisse zu besprechen und zu entscheiden, wie das Feedback in Ihren Produkten und Dienstleistungen umgesetzt werden soll.
4. Eine weitere Feedback-Runde oder eine Freigabe erhalten.
Wenn Sie die Überarbeitung auf der Grundlage Ihrer Entscheidung in den vorherigen Schritten abgeschlossen haben, können Sie eine weitere Feedback-Runde durchführen, um zu sehen, ob Mitarbeiter oder Kunden mit den Änderungen zufrieden sind.
Indem Sie Ihrem Team und Ihren Kunden (je nach Art des Feedback-Zyklus) zeigen, wie Sie auf deren Ideen reagiert haben, können Sie außerdem den positiven Umgang des Unternehmens mit Feedback demonstrieren.
5. Schließen Sie die Feedback-Runde ab.
Wenn die Mehrheit der Reaktionen auf die in den vorherigen Schritten vorgenommenen Änderungen positiv sind, können Sie diese Feedbackschleife als abgeschlossen markieren.
Es mag einfach klingen, aber Feedback-Schleifen können knifflig werden, wenn Sie ständig eine Menge Feedback erhalten. Wir empfehlen daher, die Hilfe einer speziellen Feedback-Software in Anspruch zu nehmen. Wir werden die Software-Optionen in einem späteren Abschnitt ausführlicher behandeln.
Die Vorteile eines etablierten Feedback-Prozesses
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen zeigen, dass sie jeden wertschätzen, der zum Erfolg ihres Betriebs beiträgt. CEOs, Direktoren und Manager müssen angesichts von Feedback Demut zeigen. Indem Sie deutlich machen, dass Sie die gegebenen Vorschläge respektieren und bereit sind, darauf einzugehen, erzeugen Sie viel eher einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen.
Das gilt sowohl für die Kunden, die bei Ihnen einkaufen, als auch für die Mitarbeiter, die für Sie arbeiten. Rückmeldungen werden am ehesten von diesen beiden Gruppen kommen.
Indem Sie zeigen, dass Sie ihre Gedanken und Meinungen wertschätzen – unabhängig von ihrer Position in Ihrem Unternehmen oder davon, wie viel Sie für sie ausgeben – ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie eine starke Gemeinschaft treuer Anhänger aufbauen.
In diesem Sinne sind dies die wichtigsten Vorteile, die durch die Implementierung eines soliden Feedback-Prozesses erzielt werden können:
- Wenn Sie Feedback einholen wollen, sollten Sie das einfach und problemlos gestalten.
- Feedback strukturiert sortieren, auswerten und darauf reagieren.
- Erhalten Sie wertvollen Input von Mitarbeitern und Kunden.
- Verbessern Sie Ihre Arbeit und Ihr Arbeitsumfeld basierend auf dem Feedback Ihrer Mitarbeiter.
- Verbessern Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen auf der Basis von Kundenfeedback.
- Bauen Sie starke Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern und Kunden auf.
Warum sollten Sie eine professionelle Feedback-Softwareverwenden?
Feedbackschleifen sind in einem geschäftlichen Umfeld nicht immer einfach zu implementieren, da Sie es wahrscheinlich mit Hunderten (möglicherweise Tausenden) von Antworten zu tun haben. Deshalb sind professionelle Feedback-Tools eine sinnvolle Ergänzung.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie eine professionelle Feedback-Software Ihren Feedback-Prozess positiv beeinflussen kann:
- Das Tool hilft Anwendern, ein großes Volumen an Kommentaren zu verwalten.
- Die Software fördert ein routinierteres, konsistentes System von Feedbackschleifen im gesamten Unternehmen.
- Mit dieser Online-Management-Lösung wird sichergestellt, dass kein Feedback verloren geht oder ignoriert wird.
- Es macht kollaboratives Arbeiten – einschließlich des Austauschs von Gedanken und der Diskussion möglicher Änderungen – viel schneller und einfacher.
- Es hält den gesamten Feedback-Zyklus an einem einzigen, formalen, zentralisierten Ort.
- Durch den Einsatz von cloudbasierter Software können auch externe Stakeholder und Manager aus anderen Teams in den Feedback-Zyklus einbezogen werden.
- Die Software verwahrt jeden Vorschlag, den Sie erhalten haben, sicher und geschützt. Dadurch sinkt nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wertvolle Informationen verlieren, sondern es hilft Ihnen auch, die Daten sicher zu halten. Dies ist entscheidend für die Einhaltung des Datenschutzes
7 Software-Lösungen zur Vereinfachung Ihrer Feedback-Prozesse
In diesem Abschnitt haben wir fünf der besten auf dem Markt erhältlichen Softwarelösungen für den Feedback-Prozess aufgelistet. Diese Tools können während des gesamten Prozesses eingesetzt werden, auch zur Erfassung von Antworten, der Verarbeitung der Informationen und der Verwaltung Ihres Reaktionsplans.
So kann die Software Ihren gesamten Feedback-Prozess übersichtlich, einfach und gut verwaltet halten.
Filestage
Filestage ist eine cloudbasierte Online-Proofing-Software, mit der Sie Dateien ganz einfach mit Kollegen und Partnern teilen, besprechen und freigeben können. Zudem sind alle Dateien, Daten und Informationen an einem zentralen, sicheren Ort gespeichert. Filestage ist auch für seine intuitive Oberfläche bekannt, die eine einfache Implementierung in Ihre Arbeitsabläufe ermöglicht.
Mit den Automatisierungs- und Kollaborationsfunktionen können Anwender bei der täglichen Arbeit viel Zeit sparen, Missverständnisse reduzieren und die Produktivität steigern. Über das Dashboard können Benutzer den Fortschritt jedes Feedback-Prozesses verfolgen, wichtige Fristen im Auge behalten und sich benachrichtigen lassen, wenn eine Feedback-Runde abgeschlossen wurde.
Typeform
Mit Typeform können Sie visuell ansprechende Umfragen, Abstimmungen, Quiz und Formulare erstellen, um Kundenfeedback einholen oder Feedback von Ihren Mitarbeitern zu beliebigen Themen sammeln zu können. Sie können auch das Layout und die Vorlage Ihrer Umfrage bearbeiten, um sie dem Design Ihrer Marke anzupassen. Um Ihre Umfrage ansprechender zu gestalten oder den Teilnehmern mehr Informationen zu geben, können Sie den Fragen Bilder oder Videos hinzufügen. Durch das Einrichten einer bedingten Logik werden Ihren Teilnehmern die richtigen Folgefragen gestellt – basierend auf ihren vorherigen Antworten – und ermöglicht es, den Rest zu überspringen.
SurveyMonkey
SurveyMonkey ist eine Feedback-Software und ein Umfragetool, mit dem Sie Feedback von Mitarbeitern oder Kunden sammeln können. Daher bietet SurveyMonkey verschiedene Umfragetypen an, z. B. Umfragen zur Kundenzufriedenheit, Kundentreue, Mitarbeiterengagement, Arbeitszufriedenheit oder HR-Umfragen. Darüber hinaus können Sie auch Marktforschungsumfragen erstellen, um herauszufinden, ob potenzielle und bestehende Kunden Ihre neue Produktidee anspricht. Jede Umfragevorlage und jede Frage kann leicht an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden und das Layout Ihrer Umfrage kann mit Ihrem Logo und Ihren Markenfarben versehen werden.
ReviewStudio
ReviewStudio ist eine Feedback-Software, die die Zusammenarbeit im Team an einem zentralen Online-Standort ermöglicht. Es bietet detaillierte individuelle Benutzer-Dashboards, die wichtige Informationen über Fristen, den Status verschiedener Feedback-Zyklen und Benachrichtigungen über abgeschlossene Projekte enthalten. Mit dieser Software können die Benutzer Feedback hochladen, sobald es eingegangen ist, es einem gut verwalteten Ordnersystem hinzufügen und dann einen effizienten und effektiven Reaktionsplan entwickeln.
WebProof
WebProof ist eine spezielle Software für das Online-Proofing. Es ist ein beliebtes Werkzeug bei Unternehmen aus einer Vielzahl von verschiedenen kreativen Branchen, einschließlich Grafikdesignfirmen, Agenturen, Zeitschriften und Zeitungen.
Dieses intelligente Werkzeug wurde entwickelt, um das Sammeln und Umsetzen von Feedback zu erleichtern. Mit einer Reihe spezieller Funktionen für die Zusammenarbeit ermöglicht WebProof den Teams, mögliche Änderungen zu diskutieren. Dann können sie diese durch die Software in einer Weise umsetzen, die die Stärken und das Wissen des gesamten Teams nutzt.
ProofHub
ProofHub kann von Unternehmen nahezu jeder Größenordnung und Branche genutzt werden. Diese SaaS-basierte Projektmanagement-Software soll Teams dabei helfen, gemeinsam Änderungen an einem Produkt oder Dokument vorzunehmen, die auf dem festgestellten Feedback basieren.
Es verfügt über eine Reihe intuitiver Kommunikationsfunktionen, darunter ein integrierter Gruppen-Chat, individuelle Workflows und Team-Projektboards. ProofHub wurde entwickelt, um die Aufgabenverwaltung einheitlicher zu gestalten, was besonders nützlich ist, wenn Sie eine Reihe von verschiedenen Feedbacks in Ihr Produkt einbauen.
Aproove
Aproove ist ein spezialisiertes Aufgabenmanagement-Tool. Diese Software wurde entwickelt, um kollaboratives Arbeiten online zu ermöglichen und dadurch effizienter zu gestalten. Außerdem machen das zentralisierte System und der optimierte Arbeitsablauf es einfach, das gesamte gesammelte Feedback zu verstehen.
Approve arbeitet als cloudbasierte Anlaufstelle für alle Arbeitsabläufe Ihres Teams. Benutzer können personalisierte und intelligente Online-Workflows erstellen. Zu den Funktionen gehört die Möglichkeit, Feedback über Formulare, Metadaten und Rückmeldungen beim Proofing in den Workflow einzubinden. Dadurch wird die Verwaltung von Aufgaben und Dateien erleichtert.
6 Tipps für die Implementierung von einem Feedback-Prozess in Ihrem Workflow
Wenn Sie die prozesse für positives und negatives Feedback in Ihre Unternehmensabläufe einbauen, gibt es noch einige wichtige Details zu beachten.
Um sicherzustellen, dass dieser Schritt ein Erfolg wird, haben wir unsere 6 Top-Tipps für die Implementierung von Feedbackschleifen zusammengestellt.
1. Machen Sie das Einreichen von Feedback einfach.
Es ist entscheidend, dass das Einreichen von Feedback sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden einfach ist. Andernfalls ist es unwahrscheinlich, dass sie sich die Mühe machen, ihr Feedback mitzuteilen. Außerdem kann ein schwieriger Feedback-Prozess den Eindruck erwecken, dass Beiträge unerwünscht sind, was sicher nicht der Fall ist.
2. Halten Sie Diskussionen über Feedback positiv.
Behalten Sie einen positiven Ton bei, wenn Sie auf Feedback reagieren. Machen Sie deutlich, dass Sie gerne Anregungen aufnehmen. Dies ist auch für die zweite Feedback-Runde besonders wichtig. Das Wichtigste dabei ist, dass Sie nicht den Eindruck erwecken, dass Sie von den Kommentaren anderer beleidigt oder irritiert sind.
3. Organisieren Sie das Feedback, das Sie erhalten.
Wenn Sie Ihr Feedback einholen und anschließend nicht gut verwalten, kann es schnell überwältigend werden. Deshalb sollten Sie es vermeiden, Feedback in einzelnen Nachrichten zu erhalten, die über verschiedene Kanäle und Plattformen verteilt sind.
Wir empfehlen, das Feedback in verschiedene Kategorien einzuteilen, sobald Sie es erhalten. Da ist eine Feedback-Software mit internen Kommentaren eine große Hilfe. Wenn Sie außerdem ein Umfragetool verwenden, um Feedback von Kunden zu sammeln, dann können Sie dieses dort leicht organisieren.
4. Kommunizieren Sie, wie Ihr Unternehmen auf das Feedback reagiert hat.
Indem Sie über Verbesserungen kommunizieren, die aufgrund des Feedbacks vorgenommen wurden, können Sie sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter und Kunden wertgeschätzt fühlen. Es hilft au0erdem, eine unterstützende Arbeitsumgebung und ein positives Branding für Ihr Unternehmen zu schaffen.
Intern können Sie die Ergebnisse in Ihrer nächsten Teambesprechung präsentieren oder eine Nachricht im Slack-Kanal Ihres Teams posten. Um Ihre Kunden über Änderungen zu informieren, können Sie diese in der E-Mail-Kommunikation über das neue/umgestaltete Produkt erwähnen.
5. Ermutigen Sie Mitarbeiter und Kunden, Feedback zu hinterlassen.
Machen Sie ihnen klar, dass sie nichts zu befürchten haben, wenn sie ihre Gedanken mit Ihnen teilen. Während es in einigen Fällen von Vorteil sein kann, Feedback anonym zu sammeln, kann es in anderen Fällen hilfreich sein, direkt mit den Personen zu sprechen.
So oder so, und unabhängig davon, ob ihre Antworten negativ oder positiv sind, lassen Sie Ihre Kunden und Mitarbeiter wissen, dass Sie hören wollen, was sie zu sagen haben. Das bedeutet, dass Sie am Ende mehr Feedback erhalten, das wahrscheinlich auch detaillierter sein wird.
6. Verwenden Sie die richtige Software zur Unterstützung Ihrer Feedbackschleifen.
Die richtige Wahl der Software ist ein unschätzbares Werkzeug, um sowohl Ihre positiven als auch negativen Feedback-Prozesse zu unterstützen.
Mit Filestage kann Ihr Team das Feedback, das Sie erhalten, sorgfältig sammeln und organisieren. Darüber hinaus bietet die Freigabesoftware eine ausgereifte Kollaborationsplattform. Das bedeutet, dass Sie gemeinsam daran arbeiten können, Feedback umzusetzen und Projekte auf die effektivste Weise zu überarbeiten. Dann können Sie Filestage verwenden, um den Feedback-Prozess formell und offiziell zu schließen.
Fazit
Jetzt, da Sie die Feedbackschleifen und ihre Vorteile kennen und die richtige Software für den Einstieg gefunden haben, sind Sie bereit, diese Strategie in Ihrem Unternehmen einzuführen.
Mit einem Feedback-Prozess können Sie die Angebote Ihres Unternehmens mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und Kunden in Einklang bringen. Es ist ein einfacher, aber sehr effektiver Weg, um all diejenigen, die an Ihrem Unternehmen beteiligt sind – auf allen Ebenen – zufrieden zu stellen und an Ihre Marke zu binden.
