Der ultimative Feedback-Management-Leitfaden für kreative Projekte

Wenn Sie für das Feedbackmanagement zuständig sind, dann wissen Sie sicherlich, wie chaotisch es zugehen kann. Unübersichtliche E-Mail-Ketten. Haufenweise Konflikte. Verpasste Deadlines.

Sie müssen das Organisationstalent eines Projektmanagers haben (ob das nun Ihrer Stellenbezeichnung entspricht oder nicht), das Vermittlungsgeschick von Gandhi und noch dazu die Geduld eines Heiligen!

Aber mit einem effektiven Feedback-Management-Prozess und der Hilfe von Online-Proofing-Software wird alles viel einfacher. Die Review-Schritte sind klar definiert, das Feedback ist transparent und die Reviewer werden verantwortlich gemacht.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen die Folgen von schlechtem Feedbackmanagement sowie bewährte Vorgehensweisen, die Ihren Feedback-Management-Prozess transformieren werden. Und dazu die beste Software, mit der Sie Ihre kreativen Projekte so effizient wie möglich prüfen und freigeben lassen können.

Was ist Feedback-Management?

Das Management von Feedback umfasst das Erfassen, Analysieren und Umsetzen von Feedback mit dem Ziel, die bestmögliche Arbeit zu liefern. Dieser Prozess wird auch als Feedback-Loop oder Feedbackschleife bezeichnet.

Ein effektiver Feedback-Management-Prozess ist strukturiert und organisiert. Und mit der Hilfe von Feedback-Management-Tools wird er noch dazu effizienter.

Acht Folgen von schlechtem Feedbackmanagement im kreativen Prozess

Wenn einer der folgenden Punkte auf Sie zutrifft (und glauben Sie mir, ich kenne das), dann klingt es so, als bedürfe Ihr Feedback-Management einer Überarbeitung.

1. Sie müssen den Reviewern ständig wegen Feedback hinterherlaufen

Merkwürdigerweise waren Verfolgung und Belästigung nicht Teil Ihrer ursprünglichen Stellenbeschreibung. Und doch sind Sie ständig hinter Reviewern her, um deren Feedback einzuholen, und verpassen dabei wichtige Deadlines.

2. Sie verschwenden Zeit mit der manuellen Konsolidierung von Feedback

Sie erhalten Feedback aus allen Richtungen. E-Mail. Slack. WhatsApp. Papierflugzeuge, die Ihnen von der anderen Seite des Büros zugeworfen werden.

Okay, das letzte ist vielleicht ein wenig übertrieben, aber wenn mehrere Stakeholder Ihnen über verschiedene Wege Feedback geben, wird es unübersichtlich, und Sie verschwenden viel zu viel Zeit damit, daraus schlau zu werden.

Es könnte sicherlich einfacher sein!

3. Wichtiges Feedback geht in unübersichtlichen E-Mail-Ketten verloren

Ihre per E-Mail versendete Bitte um Feedback versinkt schnell im Chaos. Einige Stakeholder antworten an die Gruppe, manche privat und andere in einem vollkommen neuen Thread mit einer völlig irrelevanten Betreffzeile, mit der sich die E-Mail später unmöglich wiederfinden lässt.

Und bevor Sie es sich versehen, haben Sie einen 99 Nachrichten langen E-Mail-Thread und eine Handvoll Nebenzweige. Kaum überraschend, dass in dieser Mischung wichtiges Feedback verloren geht.

4. Reviewer widersprechen sich gegenseitig, ohne es zu merken

Sie haben schließlich das Feedback Ihrer Reviewer erhalten und sich hindurchgearbeitet, nur um festzustellen, dass es voller widersprüchlicher Empfehlungen ist. Und es geht noch mehr Zeit verloren, während Sie sich darüber klar werden, auf wen Sie hören und wie Sie weiter vorgehen sollen.

5. Tagelanges Hin und Her für die Besprechung von Feedback

Ohne eine klare und deutliche Liste der umzusetzenden Änderungen sind Sie Tage mit dem Hin und Her beschäftigt, das Feedback mit den verschiedenen Stakeholdern zu besprechen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf einer Linie sind, bevor Sie weitermachen können.

6. Sie müssen raten, auf welchen Teil Ihrer Arbeit sich die Reviewer beziehen

Das ist besonders ärgerlich, wenn Sie Feedback zu visuellem Content erhalten. Es kann für Reviewer schwierig sein, in einer E-Mail oder überhaupt mit Worten genau zu erklären, was sie sagen möchten. Und wie um alles in der Welt sollen Sie ohne Kontext wissen, worauf sie sich beziehen?

7. Feedback trifft ein, während Sie bereits an der nächsten Version arbeiten

Sie arbeiten bereits eifrig an der nächsten Version, als – BÄM! – längst überfälliges Feedback zu einer älteren Version eintrudelt. Sie haben Stunden damit verbracht, das Feedback zu konsolidieren und Konflikte zu lösen. Das Letzte, was Sie jetzt brauchen, ist jemand, der Ihnen einen Strich durch die Rechnung macht.

8. Versionen und Review-Runden geraten zunehmend außer Kontrolle

Wenn Sie mehrere Versionen derselben Datei erstellen und diese in verschiedenen Phasen des Feedback-Prozesses teilen, kann das verwirrend werden. Nicht nur für Sie, sondern auch für Ihr Review-Team. Eine verpasste E-Mail und schon bricht das Chaos aus. Die einen fragen sich, welches die neueste Version ist, und geben Feedback zu veralteten Dokumenten. Die anderen machen Kopien, nehmen direkte Änderungen am Inhalt vor und teilen ihn mit dem Team, als hätte es Ihre Version nie gegeben.

Fünf Best Practices, wie Sie Ihren Feedback-Management-Prozess sofort verbessern

Ich fühle Ihren Schmerz. Aber anstatt uns länger mit Problemen aufzuhalten, lassen Sie uns direkt in die Lösung einsteigen, wie Sie Ihren Feedback-Management-Prozess sofort verbessern können.

1. Laden Sie alle relevanten Reviewer ein, ihr Feedback am selben Ort abzugeben

Ersparen Sie sich die Zeit und den Stress, Feedback aus E-Mail-Ketten, Slack-Threads und wer weiß wo noch zu sammeln, indem Sie das Feedback an einem Ort erfassen.

Betreten Sie die Welt von Filestage.

Mit Filestage können Ihre Reviewer Kommentare und Anmerkungen direkt in Ihrem Dokument hinzufügen. Alle am Review Beteiligten können das Feedback aller anderen sehen und direkt besprechen. So können Sie eventuelle Unstimmigkeiten ausräumen, damit Sie genau wissen, wie Sie weiter vorgehen müssen.

2. Definieren Sie klare Review-Schritte, an denen von Anfang an die richtigen Personen beteiligt sind

Mit Review-Schritten können Sie klar definieren, wer in den einzelnen Phasen des Prozesses Feedback geben muss. Wenn Sie sich im Vorfeld genau überlegen, wer mit einbezogen werden muss, vermeiden Sie, dass Beteiligte zu spät in den Prozess einsteigen und alles durcheinander bringen.

Zu jedem Review-Schritt können Sie verschiedene Stakeholder einladen. Ein Schritt könnte zum Beispiel das Marketingteam umfassen, ein anderer das Rechtsteam. Dies hilft dabei, die Diskussionen auf bestimmte Themen zu konzentrieren.

3. Halten Sie das Feedback mit Anmerkungen und Markierungen im Kontext

Auf Wiedersehen, Screenshots! Tschüss, langatmige Beschreibungen!

Mit Filestage können Reviewer mit Hilfe von Anmerkungswerkzeugen markieren, durchstreichen, Formen und Emojis hinzufügen und sogar frei und direkt auf Ihrem Content zeichnen.

Und bei Videoinhalten können Reviewer einfach auf einen Timecode klicken und einen Kommentar abgeben – und ihr Feedback wird dann direkt an den Timecode angehängt. Klicken Sie einfach auf den Kommentar und Sie springen direkt zum entsprechenden Frame im Video.

4. Ziehen Sie eine klare Grenze zwischen den Versionen, damit die Leute wissen, wann sie das Feedback einstellen müssen

In Filestage können Sie verhindern, dass zu spät kommende Reviewer mit neuem Feedback dazwischenfunken. Deaktivieren Sie dafür einfach die Kommentare zu einer bestimmten Datei. Ihr Review-Team hat weiterhin Zugriff auf die Datei und alle vorherigen Kommentare, kann aber nichts mehr hinzufügen.

Das bedeutet, dass Sie in Ruhe mit der Umsetzung des Feedbacks fortfahren können.

5. Legen Sie klare Deadlines für Feedback fest, um die Reviewer verantwortlich zu machen

Wenn Sie Fristen für die einzelnen Schritte des Prozesses festlegen, helfen Sie Ihren Reviewern, Prioritäten zu setzen, damit Ihr Projekt vorankommt.

Mit Filestage können Sie für jede Ihrer Dateien ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, und kleine Statusanzeigen in Ihrem Dashboard zeigen an, wer Ihr Dokument noch prüfen oder freigeben muss. Auf diese Weise ist es einfach, die jeweiligen Stakeholder zur Verantwortung zu ziehen. Und wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, erhalten Ihre Reviewer automatische Erinnerungen, um ihnen diese Aufgabe wieder ins Gedächtnis zu rufen.

Die beste Feedback-Management-Software für kreative Projekte

Hier sind die drei besten Feedback-Management-Tools, die Ihnen helfen, Feedback zu Ihren kreativen Projekten zu verwalten.

Filestage – Das beste System für Enterprise-Feedback-Management

Filestage ist ein Feedback-Management-System, mit dem Sie das Feedback Ihrer Teamkollegen und anderer interner und externer Stakeholder zu Ihren kreativen Projekten einholen können, und zwar an einem einzigen Ort.

Vom Content-Sharing bis zur Freigabe gestaltet es den gesamten Prozess schneller, effizienter und weniger stressig. Für Sie – und auch für Ihre Reviewer!

Die wichtigsten Funktionen:

  • Fälligkeitstermine, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten und Ihnen bei der Einhaltung von Deadlines zu helfen
  • In-Kontext-Kommentare für klares Feedback, das in Echtzeit angezeigt wird
  • Visuelle Anmerkungen, die Kommentare zum Leben erwecken und deutlich machen, was geändert werden muss
  • To-do-Listen, die Ihrem Team einen klaren Überblick darüber geben, was angepasst werden muss
  • Versionsverlauf, damit Sie nachverfolgen können, was sich geändert hat
  • Review-Schritte, um die Dateien in der richtigen Phase des Prozesses durch die richtigen Personen freizugeben
  • Projekt-Dashboards, die Ihnen helfen, den Überblick darüber zu behalten, von wem Sie noch auf eine Antwort warten
  • Integrationen mit Dropbox, Google Drive, Slack, Microsoft Teams und mehr
  • Automatisierungen reduzieren manuelle Aufgaben und beschleunigen Content-Reviews
Datei-Übersicht in Filestage

Approval Studio

Approval Studio ist ein Feedback-Werkzeug, das speziell für Designteams entwickelt wurde, insbesondere für solche, die mit externen Teams und Kunden zusammenarbeiten. Das Feedback-Management-Tool hilft Kreativteams dabei, Feedback zu Grafiken und Designs einzuholen, Änderungen und Versionen zu verfolgen und Iterationen zu vergleichen.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Kommunikation mit Kunden in Echtzeit
  • Vier Vergleichsmodi, um verschiedene Versionen und Bearbeitungen nebeneinander zu prüfen
  • Dashboard, um den Status von Projekten und Aufgaben zu verfolgen
Approval Studio

Frame.io

Frame.io wurde speziell für die Verwaltung von Video-Feedback entwickelt. Mit der Software können Sie Videos mit Teamkollegen und Reviewern austauschen, deren Feedback einholen und bei der Umsetzung von Korrekturen zusammenarbeiten.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Videos anhalten, Kommentare hinzufügen und Anmerkungen zeichnen
  • Feedback im Kommentarbereich diskutieren, bevor Sie die nächste Version teilen
  • Versionen nebeneinander vergleichen, um zu sehen, was sich geändert hat
  • Integrationen für Adobe Premiere, After Effects und Final Cut
frame.io

Die besten Plattformen für Customer-Feedback-Management

Und hier sind die drei besten Plattformen zum Einholen und Verwalten von Kundenfeedback zu Ihren Projekten.

Typeform

Typeform ist auf die Erstellung von Online-Formularen und Umfragen spezialisiert. Die Plattform ist bekannt für ihre ansprechenden, interaktiven und benutzerfreundlichen Formulare, mit denen Sie sehen können, was Ihre Kunden über ein bestimmtes Design oder Projekt denken.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Erstellen von Formularen, Umfragen, Quiz und mehr
  • Einbeziehen verschiedener Medienarten, um Fragen zum Leben zu erwecken
  • Erstellen eines teilbaren Berichts mit nur wenigen Klicks oder Synchronisieren von Antworten mit Ihren Lieblingstools
Typeform

SurveyMonkey

SurveyMonkey ist ein weiteres leistungsstarkes Umfragetool, mit dem Sie Kundendaten von Umfrageteilnehmern auf der ganzen Welt erfassen können.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Zügiges Erstellen von attraktiven Umfragen mit Ihrem Markenzeichen
  • Schnelles und einfaches Teilen dieser Umfragen mit einem einzigen Link
  • Erstellen von Regeln, um Daten zu analysieren und über die nächsten Schritte für Ihr kreatives Projekt zu entscheiden
Survey-Monkey

Google Formulare

Wenn Sie bereits die G Suite verwenden, dann ist Google Formulare eine gute Wahl. Hierbei handelt es sich um ein einfaches Online-Umfragetool, mit dem Sie mittels Umfragen schnell und stilgerecht Feedback einholen können.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Auswahl aus einer großen Anzahl von Themes und Integration Ihres eigenen Brandings
  • Erfassen und Sortieren von Daten auf intuitive Weise mit Diagrammen und automatischen Zusammenfassungen, oder Öffnen der Rohdaten für eine tiefergehende Analyse
Google Formulare

Fazit

Mit einigen Anpassungen an Ihrem Feedback-Management-Prozess und der richtigen Feedback-Management-Software ist das Einholen, Analysieren und Umsetzen von Feedback zu Ihren kreativen Projekten ein Kinderspiel.

Sie möchten selbst sehen, wie Filestage Ihnen beim Feedback-Management helfen kann? Dann starten Sie jetzt eine kostenlose Testphase.