Gemäß Forbes geben 49 % der Mitarbeiter an, dass ineffektive Kommunikation ihre Produktivität beeinträchtigt. Und aus meiner Erfahrung trifft das besonders auf die Stakeholder-Kommunikation zu.
Nun weiß ich natürlich, dass jeder Mensch anders ist. Wir alle haben unsere Eigenarten. Aber sobald es um den Austausch von Informationen während des Review- und Freigabeprozesses geht, gibt es typische Eigenschaften, die immer wieder auftauchen. Sechs, um genau zu sein.
Deshalb habe ich, mit Unterstützung durch meinen Texter- und Designer-Freundeskreis, sechs Charaktere zusammengefasst, die uns während Review-Prozessen wiederholt begegnen. Plus wertvoller Tipps, wie Sie mit solchen Stakeholdern bestmöglich umgehen.
1. Erbsenzähler Erwin: der Pingelige, der jede Kleinigkeit kommentiert
OK, zugegeben: Das bin ich. (Nicht der Typ im GIF, ich habe viel weniger Haare.)
Aber ich bin einer dieser Erbsenzähler Erwins. Ich bin derjenige, der jedes Detail Ihrer Texte, Videos oder Designs ganz genau unter die Lupe nimmt. Gestern Abend erst habe ich einen Artikel eines neuen Freelance-Texters mit unserer Dokumentenfreigabe-Software überprüft. Ich habe 54 Kommentare hinzugefügt. 😬
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Lassen Sie mich das erklären. Als erfahrener Texter und Redakteur bin ich dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Inhalte, die wir im Unternehmen erstellen, mit unserem Markenstil und unserer Brand Tonalität übereinstimmen. Das bedeutet, ich muss in einem Artikel, Buch oder PDF auf winzige Details achten, wie Kommas oder Bindestriche. (Ganz schön trauriges Leben, oder?)
Dieselbe Detailgenauigkeit wende ich auch bei anderen Inhalten an. Hier ein paar Beispiele:
- Leicht verschobene Komponenten in einem neuen Website-Design
- Inkonsistente Texthöhen im Entwurf einer neuen E-Mail-Serie
- Eine 1 Pixel dünne schwarze Linie am unteren Rand einer Produktanimation
Das Problem: Die Person, die mir ihre Seiten zum Reviewen schickt, ist sich dieser Dinge bereits bewusst. Sie weiß, dass die Texthöhen und die Schriftart noch nicht perfekt sind. Sie weiß, dass es einen Fehler in der Videowiedergabe gibt. Aber diese Details sind ihr vorerst egal – diese Stakeholder wollen im Grunde nur hören, dass sie auf dem richtigen Weg sind.
Und genau das verursacht zwei Probleme:
- Ich verschwende Zeit damit, Feedback zu Dingen zu geben, die noch gar nicht reif für den Review-Prozess sind
- Meine Teamkollegen sind genervt von mir, weil ich eine ziemliche Nervensäge bin
Stakeholder-Kommunikation mit Erbsenzählern verbessern: Kommentieren Sie Ihre Inhalte
Als selbsternannter Erbsenzähler helfe ich Ihnen gern, einen effektiven Plan für Ihre Stakeholderkommunikation zu entwickeln, der im Umgang mit pingeligen Fehlersuchern funktioniert.
Mein bester Tipp lautet: Kommentieren Sie Ihre Inhalte, um Ihren Projektbeteiligten diese Dinge klarzumachen:
- Welche Art von Feedback Sie erhalten möchten (zum Inhalt, Design, …)
- Welche Bereiche im Fokus stehen/ ignoriert werden sollen
- Was Sie planen im nächsten Schritt zu tun
Sind Sie im Begriff, an Dokumenten oder Artikeln zu arbeiten? Dann verwenden Sie dafür wahrscheinlich Microsoft Word oder Google Docs. Wenn Sie jedoch an Videos, Designs oder einem interaktiven HTML arbeiten, benötigen Sie ein spezielleres Anmerkungsprogramm wie Filestage. Ein Beispiel dafür, wie Filestage Ihnen dabei hilft, sehen Sie unten in den Videos.
2. 12-Runden-Rocky: der Kommentar-Verliebte, der unnötige Review-Runden verursacht
Aus der Sicht vieler Projektleiter ist der 12-Runden-Rocky der Erzfeind von Erbsenzähler-Erwin.
Anstatt jedes Detail sofort zu kommentieren, weist Rocky zuerst nur auf ein oder zwei offensichtlichste Dinge hin, die geändert werden müssen. Und dann, sobald die nächste Version freigegeben werden soll, fällt ihm wieder was Neues ein. Und wieder. Und wieder.
Bis Sie so viele Änderungsanfragen erhalten haben, dass Sie sich fragen, warum diese Infos nicht schon in der ersten Version erwähnt worden sind. Ein derart zeitraubendes und nervenaufreibendes Hin und Her innerhalb Ihres Projekts hätten Sie sich sparen können.
Also erstmal: durchatmen.
Um herausfinden, ob auch andere diese Erfahrung teilen, habe ich mich an meine Kollegin, Copywriterin Emma Cownley gewandt. Und wie sich herausstellt, bin ich definitiv nicht der Einzige.
„Als Freiberufler/in sind mehrere Korrekturrunden nicht gerade förderlich für geschäftliche Ziele“, sagt Cownley. „Sie zwingen einen dazu, andere Kundenprojekte hinten anzustellen, während man seine wertvolle Zeit in ein Projekt steckt, für das man keine Überstunden bezahlt bekommt.“
Glücklicherweise hat Cownley im Folgenden einige Tipps parat, wie Sie mit Stakeholdern wie diesen umgehen können.
Wie Sie die Kommunikation mit Stakeholdern wie 12-Runden-Rocky verbessern: Setzen Sie ein Limit für die Review-Runden
Dieses Problem tritt besonders häufig auf, wenn Sie mit einem wichtigen Stakeholder zusammenarbeiten. Sie wissen schon: Jemand, deren Zustimmung Sie wirklich brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen. Daher ist es wichtig, einen festgelegten Plan für die Kommunikation auf beiden Seiten zu haben, der von allen mitgetragen wird.
„Um 12-Runden-Rocky-Kunden durch den Review-Prozess zu begleiten, lege ich in meinem Auftragsangebot fest, wie viele Review-Runden in meinem Projekthonorar enthalten sind”, erklärt Cownley.
„Ich erwähne es auch im Abschnitt zu meinen Prozessen und auf meiner Website. Dann erwähne ich es zur Orientierung auch in meinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die sowohl in meinem Angebot als auch in der Fußzeile meiner E-Mail und auf meiner Website verlinkt sind. Nicht zu übersehen!“
„Ich lege auch fest, wie viel an dem Entwurf geändert werden darf – 10 Prozent des Textes im Rahmen des Briefings für die erste Runde der Überarbeitung und 5 Prozent für die letzte Runde der Feinabstimmung.”
„Ich bitte den Kunden, das Angebot vor Auftragsbeginn zu unterschreiben, um sicherzustellen, dass wir vom selben Ausgangspunkt starten. Die Option, zusätzliche Review-Runden zu bezahlen, beginnt bei 64 Euro pro Stunde mit einer Mindeststundenzahl. Das hat bisher wunderbar funktioniert!“
Wenn Sie im Voraus also klare Anforderungen an die Kommunikation mit Stakeholdern festlegen, können Sie sicherstellen, dass Ihren Kunden mitten im Projekt böse Überraschungen erspart bleiben. Das ist auch eine gute Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen und Ihre Chancen auf einen Projekterfolg zu verbessern.
3. Flip-Flop Phoenix: ändert seine Meinung ständig, oder vergisst sein eigenes Feedback
Es heißt, dass das Ändern der eigenen Meinung ein Zeichen von Intelligenz sei. Und ich stimme dem aus ganzem Herzen zu!
Aber wenn kluge Leute wie Steve Jobs oder Albert Einstein sowas gesagt haben, sprachen sie von der Fähigkeit, die eigene Meinung aufgrund neuer Fakten oder Argumente zu ändern. Mit anderen Worten: auf objektive Daten reagieren.
Das führt uns zu Flip-Flop Phoenix. Ein Flip-Flop Phoenix ist ein Mensch, der subjektives Feedback zu Ihrer Arbeit gibt. Und dann, ein oder zwei Versionen später, macht dieser Stakeholder eine Kehrtwende zu seinen vorherigen Kommentaren. Was dazu führt, dass Sie regelrecht gezwungen sind, alte Versionen Ihrer Arbeit wieder aus der Versenkung zu holen.
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Dies kann besonders häufig in Agenturen vorkommen, wie die freiberufliche Texterin für Filestage Katie Garrett erklärt.
„In meiner letzten Agentur habe ich mit einem wirklich anspruchsvollen Kunden zusammengearbeitet, der umfangreiches Feedback gab“, sagt Garrett. „Wir haben alles berücksichtigt, die angeforderten Änderungen vorgenommen und erneut eingereicht. „Häufig kam er dann zurück und forderte zusätzliche Änderungen, die die Dinge tatsächlich auf das zurückführten, was wir ursprünglich geschrieben hatten.“
Das endet in der Tatsache, dass alles, was zwischen der ersten und letzten Feedbackrunde an Schritten passiert, wie reine Zeitverschwendung erscheint.
Wie Sie trotz Flip-Flop Phoenix die Stakeholderkommunikation verbessern: Erinnern Sie die Person daran, was sie gesagt hat
Das Wichtigste, was Sie verstehen sollten, wenn Sie Stakeholder wie diese identifizieren, ist: Flip-Flop Phoenix versucht nicht schwierig zu sein.
Manchmal können Wochen vergehen, bevor eine Version überprüft wird. Und wenn Ihre Stakeholder mehrere Projekte gleichzeitig jonglieren, werden Sie sich nicht genau daran erinnern, was Sie in jeder Ihrer vorherigen Review-Runden gesagt haben.
Was also ist die Lösung?
Garret berichtet: „Nachdem das ein paar Mal passiert war, haben wir uns entschieden, die Arbeit immer mit nachverfolgten Änderungen und allen ursprünglichen Kommentaren erneut einzureichen, damit er die Originalkopie im Vergleich zur neuen sehen konnte.“
Das Kommentieren von Word-Dokumenten und Nachverfolgen von Änderungen ist eine gute Option, wenn sich nur ein oder zwei Personen in Ihren Stakeholder-Gruppen befinden. Aber wenn Sie zu viele Änderungswünsche, Hervorhebungen und Durchstreichungen in Ihrem Dokument haben, kann es schnell unleserlich werden.
Filestage zeigt Ihnen einen Weg, dies zu umgehen – auch für visuelle Formate wie Videos und Designs! Sie können zwei beliebige Datei-Versionen nebeneinander vergleichen, einschließlich aller Kommentare. Darüber hinaus können Sie neue Versionen mit Anmerkungen versehen, um die Beteiligten daran zu erinnern, was Sie aufgrund ihres Feedbacks geändert haben.
Sehen Sie sich im Demo-Video unten an, wie das funktioniert.
4. Essay Erika: Liebt langatmige Kommentare, die Sie Stunden kosten
Essay Erika ist wie Erbsenzähler Erwin im Zuckerwahn. Neben seinem scharfen Blick fürs Detail, holt sie außerordentlich weit aus, um sicherzustellen, dass Sie ihr Feedback verstehen. Buchstäblich.
Denn diese Art von Stakeholder hinterlässt beim Review von Dokumenten episch lange Absätze an Kommentaren. Oder Essay Erika sendet Ihnen elend lange E-Mails, um ihr Feedback zu den Videos und Designs zusammenzufassen.
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In gewisser Weise muss man Essay Erika gewissen Respekt zollen. Sie ist offensichtlich so sehr von Ihrer Arbeit begeistert, dass sie unbedingt dazu beitragen will, das Ergebnis Ihres Projekts so perfekt wie möglich zu gestalten.
Aber trotz ihrer Bemühungen können Menschen wie Essay Erika zwei Probleme verursachen:
- Sie investieren für ihr Feedback deutlich mehr Zeit als die meisten Menschen, daher kann es zusätzliche Tage dauern, bis sie Ihren Inhalt reviewen. In manchen Fällen kann dies zu Projektverzögerungen führen, weil die Rückmeldungen nicht schnell genug eintreffen.
- Andere Personen in Ihren Stakeholder-Gruppen können sich nicht die Zeit nehmen alle Kommentare zu lesen, sodass Sie am Ende alles selbst konsolidieren müssen. Dieser Mangel an Kommunikation kann schnell zu Konflikten führen, die Sie schlussendlich selbst ausbügeln müssen.
So verbessern Sie die Stakeholder-Kommunikation mit Essay Erika: Verwenden Sie ein visuelles Feedback-Tool
Warum aber schreibt Essay Erika so viel? Ganz einfach: Sie hat das starke Bedürfnis, Kontext in Kommentaren zu schaffen. Und genau hier kommen visuelle Feedback-Tools zum Einsatz.
Umgehen Sie es, Video-Timecodes notieren oder zu erklären, über welchen Teil Ihres Designs Sie sprechen. Im Review-Prozess kann jeder in Ihrem Unternehmen einfach auf die entsprechenden Inhalte klicken, um von dort aus Folgendes hinzufügen:
- Kommentare
- Markierungen
- Anmerkungen
- Hervorhebungen
- Durchstreichungen
- Anhänge
Die Stakeholder in Ihrem Unternehmen können Sie und andere Teammitglieder sogar markieren, um gewisse Dinge im Kontext zu besprechen.
Indem Sie den ganzen Kontext im Voraus klarstellen, kann Essay Erika Ihnen schneller Feedback geben. Noch besser: Sie verschwenden keine Zeit damit, Kommentare zusammenzufassen oder Konflikte zu klären. Sie können einfach mit der nächsten Version fortfahren.
5. Scheuklappen-Sven: antwortet auf E-Mails, ohne vorheriges Feedback zu lesen
Haben Sie jemals Feedback von einem Ihrer Stakeholder erhalten, bei dem Sie dachten: „Moment mal, woher kommt das denn?“ Wenn die Antwort ja lautet, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie es mit einem Scheuklappen-Sven zu tun haben.
Um zu verstehen, wie frustrierend diese Art des Feedbacks sein kann, habe ich mit unserem internen Designer bei Filestage, Adam Kelly, gesprochen.
„Ich lege los und stecke Blut, Schweiß und Tränen in den ersten Entwurf eines Designs für eine neue Marke“, sagt Kelly. „Ich habe mit weiteren Entwürfen aufgezeigt, wie es auf verschiedene Bereiche übertragen werden kann. Bis zum zweiten, dritten und vierten Entwurf ist die Resonanz überwiegend positiv. Es wurden etwa 30 E-Mails ausgetauscht, in denen verschiedene Aspekte und Iterationen diskutiert wurden.“
„Dann – bing! – landet eine E-Mail in meinem Posteingang und eine Farbänderung wird vorgeschlagen. Aber das ist nicht nur irgendeine kleine Anpassung, sondern eine radikale Veränderung am Grundstein des Designs. Und da wird mir schmerzlich klar, dass dieser Stakeholder den Designprozess bis hierhin überhaupt nicht verfolgt hat.“
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„Diese viel zu späte Anmerkung löste eine Kettenreaktion von Streitigkeiten innerhalb seines Unternehmens aus“, sagt Kelly. „Das gipfelte am Ende sogar darin, dass dieser Kunde die Kosten für eine Reihe zusätzlicher Iterationen übernehmen musste. Und wissen Sie was? Schließlich sind wir beim ursprünglichen Design geblieben.“
Wie Sie die Stakeholder-Kommunikation mit Scheuklappen-Sven verbessern: Machen Sie Review-Runden transparenter
Wenn Sie die Beziehungen zu Ihren Stakeholdern verbessern und die Möglichkeit vermeiden wollen, dass ein Stakeholder Ihr Projekt völlig entgleisen lässt, müssen Sie Ihre Content-Reviews so transparent wie möglich gestalten.
Eine Möglichkeit besteht darin, sich in einem Raum zu treffen oder Online-Meetings abzuhalten, um die Arbeit zu besprechen. Das hat den Vorteil, dass jeder, der einbezogen werden muss , auch einbezogen wird . Außerdem ermöglicht dieser Schritt, alle strittigen Punkte im Handumdrehen direkt zu klären.
Falls Sie jedoch eine Lösung suchen, die auch für Remote-Arbeit und asynchrone Stakeholderkommunikation funktioniert, sollten Sie Filestage testen. So können Sie Ihre Stakeholder auf einfache Weise informieren, sobald eine neue Datei zum Überprüfen bereitsteht. Und Filestage bietet Ihnen einen kollaborativen Raum für die Zusammenarbeit, in dem Stakeholder Ihre Arbeit kommentieren können, wann immer es Ihnen zeitlich passt.
6. Vergesslicher Felix: der, den Sie ständig um Feedback und Freigaben bitten müssen
Und wie könnten wir ihn vergessen … den vergesslichen Felix!
„Kürzlich habe ich mit einem Kunden zusammengearbeitet, der sehr schwer für ein Feedback zu erreichen war“, berichtet die freiberufliche Werbetexterin Katie Garrett. „Ich reichte die Arbeit ein, wartete geduldig auf eine Rückmeldung und musste mindestens drei E-Mails schicken, bevor die Person mir die nötigen Informationen mitteilte.“
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Und das passiert nicht nur im Umgang mit Kunden. Ein solches Verhalten kann selbst dann zum Problem werden, wenn Sie sich im selben Gebäude befinden. Einer meiner ehemaligen Kreativdirektoren war so schwer zu erreichen, dass Account- und Projektmanager vor seinem Schreibtisch kampierten, nur um ihn dazu zu bringen, sich etwas anzusehen.
„Glücklicherweise“, betont Garrett, „wurde es dann oft sofort freigegeben. Aber gelegentlich gab es Änderungen, die umgesetzt werden mussten. Das Problem war, dass ich zu diesem Zeitpunkt bereits knietief in der Arbeit für andere Kunden steckte und kaum Zeit für diese Änderungen fand.“
Wie Sie Stakeholder-Kommunikation mit einem vergesslichen Felix verbessern: Setzen Sie eine Frist für das Feedback
Der Schlüssel, um Stakeholder wie den vergesslichen Felix besser ins Unternehmen zu integrieren, besteht darin, zu verstehen, warum solche Menschen kein Feedback geben.
In Garretts Fall lag es oft daran, dass der Kunde zufrieden war und keine Anmerkungen hatte. „Als Lösung habe ich mich mit dieser Person unterhalten und wir vereinbarten, dass ich den Text als freigegeben betrachten kann, wenn ich bis zum Ende des Monats keine Rückmeldung erhalten hatte”, erklärt sie. “So wusste ich, woran ich war, und konnte jedes Projekt am Ende des Monats als freigegeben markieren.“
In anderen Fällen haben Stakeholder so viel zu tun, dass sie es einfach vergessen. In einem solchen Szenario benötigen Sie ein System für die Kommunikation im Unternehmen, um die verschiedenen Stakeholder-Gruppen daran zu erinnern, Feedback zu geben – und Filestage hat genau das Richtige dafür!
Sie können ein Fälligkeitsdatum für Ihre Dateien und Reviewer festlegen, um automatische E-Mail- oder Chat-Erinnerungen versenden, sobald die Frist näher rückt. Ihre Stakeholder-Gruppen haben sogar Zugriff auf ihre eigene personalisierte Liste mit dem Hinweis „Warte auf mein Review”.
Fazit
Wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen möchten, müssen Sie sich Gedanken über die Einbindung der Stakeholder in Ihr Team machen.
Stakeholder-Einbindung bedeutet, die relevanten Personen und Entscheidungsträger von Anfang an in Ihr Projekt einzubeziehen. Wenn Sie von Beginn an über die verschiedenen Persönlichkeiten nachdenken, mit denen Sie es zu tun haben werden, können Sie einen effizienten Plan für die Stakeholderkommunikation erstellen, um Ihr Projekt voranzubringen.
Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen wertvolle Tipps gegeben, um Ihr Stakeholder-Management zu verbessern. Letztendlich kommt es darauf an, Ihre Kanäle und Herangehensweisen so zu personalisieren, dass Sie so effektiv wie möglich zusammenarbeiten können.
Und wenn Sie Ihre Stakeholder-Gruppen während des Freigabeprozesses besser visualisieren möchten, starten Sie eine kostenlose Testphase von Filestage. Sie erhalten einen zusammenfassenden Projektbericht über jede Freigabe, jeden Kommentar und jede Änderungsanfrage, sodass Sie in Echtzeit einen Überblick über den Projektstatus haben.
