Wir scheinen einen Status Quo erreicht zu haben, in dem jeder Slack, Teams und die eine oder andere E-Mail und Videokonferenz nutzt, um mit anderen Projektteilnehmern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Aber echte digitale Zusammenarbeit geht über die Verwendung dieser Standard-Kollaborationstools hinaus. Es geht darum, moderne Tools und Strategien einzusetzen, um die Dinge auf eine ganz andere Ebene zu heben.
Vom Projektmanagement bis hin zu Reviews und Freigaben gibt es fachspezifische Lösungen für die digitale Kollaboration und Kommunikation, die für nahezu jeden Anwendungsfall geeignet sind. Diese hochrangigen Tools wurden entwickelt, um ein nahtloses Teamwork zu ermöglichen, unabhängig von Zeitzonen und geografischen Grenzen.
Digitale Zusammenarbeit – Tools: In diesem Leitfaden habe ich aus all den Tools die sieben besten für das digitale Teamwork ausgewählt, mit denen Sie 2024 eine digitale Kollaboration auf höchstem Niveau erreichen können. Ich decke hierbei eine Reihe von Anwendungsfällen ab, damit Sie das Tool (oder die Tools) auswählen können, das Ihrem Team am meisten nützt, egal in welchem Unternehmen Sie mitwirken.
Aber zuerst …
Was ist digitale Zusammenarbeit?
Bei der digitalen Zusammenarbeit (gerne wird auch der englische Begriff Digital Collaboration verwendet) dreht sich alles darum, die Möglichkeiten der Technologie zu nutzen, um effektiv zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, wo Sie und Ihr Team sich befinden. Es umfasst eine breite Palette von Tools und Plattformen – wie Videokonferenzsoftware, Projektmanagement-Apps, gemeinsam genutzte digitale Arbeitsbereiche und Kommunikationstools – die Projektteams dabei helfen, in Echtzeit zu kommunizieren, Ideen auszutauschen, Projekte zu verwalten und gemeinsam etwas zu kreieren.
Digital Collaboration kann bei fast allen Aspekten der Teamarbeit helfen:
- Projektleitung
- Echtzeit-Kommunikation
- Brainstorming
- Erstellung von Designs
- Entscheidungsfindung
- Filesharing
- Content-Reviews
- Wissensvermittlung
- Bearbeitung von Dokumenten
Wie Sie sehen können, ist das Potenzial enorm. Deshalb sollten Sie sich nicht nur mit Slack und Teams befassen, um in allen Bereichen die Art und Weise Ihrer Zusammenarbeit zu verbessern. Im Zeitalter der Digitalisierung und des ortsunabhängigen Arbeitens ist für Projektteams, die flexibel, effizient und inklusiv schaffen wollen, auch digitales Teamwork unerlässlich.
In diesem Sinne stellen wir Ihnen hier sieben Möglichkeiten vor, wie Sie mit sieben einzigartigen digitalen Tools eine erstklassige digitale Kollaboration erreichen können. Ziehen Sie Ihre Vorteile daraus!
1. Arbeiten Sie bei Content Reviews mit Filestage zusammen
Die Zusammenarbeit bei der Überprüfung von Inhalten kann eine Herausforderung sein. Diskussionen finden hier, dort und überall statt – per E-Mail, in Teams und Slack-Kanälen. Und Sie müssen versuchen, alles zusammenzufügen und sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben.
Und jetzt betreten Sie die Welt von Filestage.
Filestage ist ein Tool für standortunabhängige Zusammenarbeit, mit dem Sie Feedback zu Designs, Videos, Dokumenten und mehr einholen können. Alles an einem Ort. Sie können beliebig viele Personen (auch aus anderen Unternehmen) einladen, Ihre Inhalte zu prüfen, und Reviewer können sehen, was andere bereits vorgeschlagen haben, bevor sie auf eine für sie passende Weise ihr eigenes Feedback abgeben.
Etwaige Konflikte lassen sich sofort ausbügeln, und Sie können so lange kommunizieren und zusammenarbeiten, bis alle zufrieden sind.
Die wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit
- In-Context-Kommentare – für klares Feedback, das in Echtzeit angezeigt wird
- Visuelle Anmerkungen – um Kommentare zum Leben zu erwecken und deutlich zu machen, was geändert werden muss
- To-do-Listen – damit Ihr Team eine klare Vorstellung davon hat, was geändert werden muss
- Versionsvergleiche – um zu verfolgen, was sich geändert hat
- Versionskontrolle – um sicherzustellen, dass Sie immer die neueste Version prüfen oder bearbeiten
- Reviewer-Gruppen – damit Sie sicher sein können, dass Ihre Dateien von den richtigen Personen in der richtigen Phase des Prozesses freigegeben werden
- Fälligkeitstermine – um Ihr Projekt auf Kurs zu halten und voranzubringen
- Projekt-Dashboards – um den Überblick zu behalten, von wem Sie noch auf eine Antwort warten
- Automatisierungen – um manuelle Aufgaben zu reduzieren und die Prüfung von Inhalten zu beschleunigen
- Integrationen – mit anderen digitalen Kollaborationstools wie Dropbox, Slack, Figma und mehr.
Preisgestaltung
Filestage bietet verschiedene Preispläne an, darunter:
- Kostenloser Tarif mit einer unbegrenzten Anzahl von Dateien, Versionen und Reviewern
- Basic – Beginnt bei 49 €/Monat für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern, für mehr Projekte und mit mehr Speicherplatz
- Professional – Ab 249 €/Monat für beliebig viele Nutzer, bietet mehr Speicherplatz und komplexe Funktionen wie Versionsvergleiche und Automatisierungen
- Enterprise – Individuelle Preise (bitte kontaktieren Sie unseren Vertrieb)
Verbessern Sie Ihre digitale Zusammenarbeit
Teilen Sie Dateien, holen Sie Feedback dazu ein und lassen Sie alle Ihre Inhalte an einem Ort freigeben.
2. Nehmen Sie Looms auf, um Zeit für Meetings zu sparen
Es gibt sie: Ermüdung durch virtuelle Meetings. In der Tat sind fast 50 Prozent aller Berufstätigen davon betroffen. Und zu viele Meetings können in der Arbeitswelt nicht nur kräftezehrend sein, sondern sich auch verheerend auf Ihre Produktivität auswirken, indem sie zu den unpassendsten Zeiten auftauchen und Ihren Flow unterbrechen.
Bei einer Next-Level-Zusammenarbeit gibt es keinen Platz für Müdigkeit und Unannehmlichkeiten aufgrund von Meetings. Und hier kommt Loom ins Spiel.
Mit Loom können Sie Meetings reduzieren und stattdessen Nachrichten und Demos aufnehmen und an Ihr Team senden. Zeichnen Sie Ihren Bildschirm, Ihr Gesicht und Ihre Stimme auf, während Sie Ihr Team durch einen Prozess führen, eine Roadmap erläutern oder erklären, warum Sie eine Entscheidung getroffen haben.
Ihr Team kann sich die Aufzeichnung in seinem eigenen Tempo ansehen – und dann, wenn es zeitlich am besten passt –, ohne dass der Arbeitsfluss unterbrochen wird, wenn es gerade einen Lauf hat.
Die wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit
- Nehmen Sie Ihren Bildschirm, Ihr Gesicht und Ihre Stimme gleichzeitig auf.
- Fügen Sie Links zu relevanten Dateien und Ressourcen hinzu, auf die Ihre Betrachter Bezug nehmen können.
- Zuschauer können Kommentare hinzufügen und mit Emojis auf Ihr Video reagieren.
- Speichern Sie Videos automatisch in der Cloud und teilen Sie sie sofort mit einem Link.
- Sehen Sie Inhalte in doppelter Geschwindigkeit, um schneller Informationen zu erhalten.
- Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn jemand Ihr Video ansieht, darauf reagiert oder es kommentiert.
Preisgestaltung
Es gibt eine kostenlose Version und kostenpflichtige Tarife mit erweiterten Funktionen ab knapp 12,50 € pro Nutzer und Monat. Wie groß das Unternehmen ist, spielt dabei keine Rolle.
3. Veranstalten Sie digitale Brainstormings mit FigJam
Eine der größten Herausforderungen für Remote-Teams in der Arbeitswelt ist das Brainstorming und Workshopping. Es ist schwierig, Ideen auszutauschen, wenn Sie sich nicht alle im selben Raum befinden und ein Whiteboard zur Verfügung haben, auf dem Sie Ihre Ideen kritzeln, planen und sortieren können.
Das heißt, bis Sie ein Next-Level-Tool für die digitale Zusammenarbeit wie FigJam einführen.
FigJam, eine Entwicklung von Figma, ist ein Online-Whiteboard-Tool, das das Teamwork von ortsunabhängig arbeitenden Projektteams in Echtzeit unterstützt. Dafür müssen Sie auch nicht demselben Unternehmen angehören. Es ist das ideale Werkzeug für das Brainstorming, die Ausarbeitung von Ideen und die Planung von Projekten, insbesondere wenn Sie Teil eines Kreativteams sind.
Sie und Ihr Team können die virtuellen Whiteboards nutzen, um visuell Ideen auszutauschen, und haben zahlreiche Funktionen zur Verfügung, um die digitale Zusammenarbeit so effektiv und nahtlos wie möglich zu gestalten.
Die wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit
- Arbeiten Sie mit Ihrem Remote-Team in Echtzeit zusammen
- Notieren Sie Ideen und Feedback auf beweglichen Haftnotizen
- Skizzieren Sie Ihre Ideen, um genau zu zeigen, was Sie meinen
- Fügen Sie für eine strukturierte Planung Fluss- und Designdiagramme hinzu
- Kommunizieren Sie mit Kommentaren und Emoji-Reaktionen
- Fügen Sie Audiodateien hinzu, um Designs schnell zu erklären und Ideen durchzusprechen
- Holen Sie das Optimum aus den Vorlagen heraus, um die digitale Kollaboration auf Touren zu bringen
- Integrieren Sie für eine nahtlose UX mit Figma und anderen beliebten Tools für die hybride Zusammenarbeit
Preisgestaltung
Es gibt einen kostenlosen Plan sowie kostenpflichtige Abonnements mit unbegrenzten FigJam-Dateien und erweiterten Funktionen ab nur 3 € pro Nutzer und Monat.
4. Zentralisieren Sie die Knowledge Base Ihres Teams mit Notion
Jedes Team hat wichtige Dokumente und Informationen, die es mit den Teammitgliedern teilen muss – von Prozessdokumenten und Markenrichtlinien bis hin zu Datenbanken und Onboarding-Materialien. Aber ohne ein zentrales Depot werden Sie regelmäßig mit Anfragen nach diesen Dokumenten bombardiert.
Notion ist eine Digital-Collaboration-Software der nächsten Generation, mit der Sie diese Informationen an einem leicht zugänglichen Ort speichern und gemeinsam nutzen können. Und es kommt noch besser: Sie und Ihr Team können nahtlos zusammenarbeiten – in Echtzeit oder asynchron –, um den Wissensfundus Ihres Teams zu erweitern. Und jeder kann alles finden, was er braucht, ohne Sie bitten zu müssen, E-Mails weiterzuleiten, Dokumente zu versenden und Links zu teilen.
Das ist für alle Beteiligten besser. In jedem Unternehmen.
Die wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit
- Laden Sie Mitarbeiter ein, damit Ihr gesamtes Team dazu beitragen kann, das Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.
- Passen Sie Ihr Wiki an, damit es so funktioniert, wie es am besten zu Ihnen passt.
- Wählen Sie aus Tausenden von anpassbaren Vorlagen für eine schnelle und einfache Einrichtung.
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Kommentaren und verfolgbaren Änderungen zusammen. Auch die Kommunikation erfolgt in Echtzeit.
- Sehen Sie sich den Versionsverlauf an, um Änderungen zu überwachen und die Version wenn nötig auf eine frühere zurückzusetzen.
- Betten Sie Inhalte aus anderen Diensten wie Google Workspace und Figma ein.
Preisgestaltung
Es gibt einen kostenlosen Plan für Einzelpersonen und eine kostenlose Testversion für Teams. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 7,50 €/Nutzer und Monat.
5. Nutzen Sie Figma für die digitale Zusammenarbeit bei der Designarbeit
Zusammenarbeit ist ein grundlegender Bestandteil eines jeden kreativen Projekts. Und wenn Sie und Ihr Team zu verschiedenen Zeiten und von verschiedenen Orten (und möglicherweise unterschiedlichen Unternehmen) aus an einem Design arbeiten, brauchen Sie ein Tool für Digital Collaboration, das Ihnen hilft, zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und mit Leichtigkeit Probleme zu lösen.
Figma ist ein Next-Level-Design-Kollaborationstool, das es Kreativteams ermöglicht, gleichzeitig Designs zu erstellen, mit Funktionen wie Echtzeit-Bearbeitung, Kommentaren und der Verfolgung des Versionsverlaufs. Änderungen und Kommentare werden sofort angezeigt – für eine digitale Kollaboration auf höchstem Niveau.
Es ist in hohem Maße anpassbar, einfach zu verwenden und ein Muss für Designteams, die gemeinsam an grafischen Designs, Wireframes, UI-Projekten und Prototypen schaffen.
Die wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit
- Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Teamkollegen in Echtzeit an Designs.
- Greifen Sie von überall aus und auf jedem Gerät auf Ihre Designs zu.
- Fügen Sie In-Context-Kommentare hinzu und markieren Sie Ihre Teamkollegen für eine klare Kommunikation.
- Sehen Sie sich den Versionsverlauf an, um die Änderungen zu verfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren.
- Erstellen und teilen Sie anpassbare und wiederverwendbare Designsysteme, um die Konsistenz Ihrer Designs zu gewährleisten.
- Integrieren Sie mit anderen digitalen Kollaborationstools wie Filestage, FigJam und Google Workspace.
Preisgestaltung
Es gibt eine kostenlose Version und kostenpflichtige Abonnements mit erweiterten Funktionen ab 12 €/Nutzer und Monat.
6. Halten Sie Ihr Team mit Asana auf dem Laufenden
Ein grundlegender Aspekt der digitalen Zusammenarbeit ist es, organisiert zu bleiben und dafür zu sorgen, dass alle an den Projekten Beteiligten eine Linie verfolgen. Ohne gutes Projektmanagement kann es für Teammitglieder schwierig sein, das große Ganze zu sehen. Das kann zu Missverständnissen, endlosen Update-Anfragen und allgemeinem Chaos führen.
Digitale Projektmanagement-Tools wie Asana machen es Ihnen und Ihrem Team leicht, Projekte, Prozesse und Aufgaben zu verwalten und zu organisieren. Asana hilft Ihnen und Ihrem Team, Workflows zu erstellen, Arbeitsergebnisse zu kommunizieren und Fortschritte zu verfolgen. Und es gibt jedem einen Überblick darüber, was was ist.
Jeder weiß, womit er betraut ist, wann diese Aufgaben fällig sind, was die großen Ziele sind und wie diese Ziele erreicht werden können – ohne Ihnen eine Nachricht zukommen lassen oder ein Meeting einberufen zu müssen. Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit und hilft Ihrem Team, produktiv zu bleiben, Prioritäten zu setzen und die Arbeit besser und schneller zu erledigen.
Die wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit
- Erstellen Sie Projekte, organisieren Sie Aufgaben in Projekten und legen Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben fest.
- Weisen Sie die Aufgaben Projektmitgliedern zu, damit jeder weiß, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
- Setzen Sie Fristen, damit sich jeder im Klaren ist, wann etwas fällig ist.
- Verwenden Sie Status-Updates, um andere Teammitglieder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.
- Setzen Sie klare Prioritäten für Ihr Team, damit jeder weiß, welche Aufgaben am wichtigsten sind.
- Integrieren Sie mit einer Vielzahl anderer Digital-Collaboration-Tools wie Google Drive, Salesforce und Slack.
Preisgestaltung
Es gibt eine kostenlose Testversion für Einzelpersonen und kleine Teams von bis zu zehn Personen sowie kostenpflichtige Abonnements ab 10,99 € pro Nutzer und Monat.
7. Erstellen Sie eine virtuelle Büroumgebung mit Tandem
Im Zeitalter des standortunabhängigen Arbeitens, in dem viele vom Home-Office aus in ihrem stillen Kämmerlein arbeiten, kann man sich leicht von seinem Team abgekoppelt fühlen. Sie können in dieser neuen Arbeitswelt nicht einfach zu jemandem an den Schreibtisch gehen, um eine kurze Frage zu stellen. Kein Plausch an der Kaffeemaschine, mit dem Sie Beziehungen und Freundschaften aufbauen können. Der Teamgeist kann darunter leiden und die Teammitglieder können sich aufgrund der mangelnden direkten Interaktion und Kommunikation ziemlich isoliert fühlen.
Tandem bietet die Lösung für dieses Leid. Es ist ein Tool für die Online-Zusammenarbeit, das geografische Grenzen überwindet, indem es einen digitalen Arbeitsplatz schafft, der sich wie ein Büro anfühlt. Tandem vermittelt das Gefühl, gemeinsam in einem Raum zu arbeiten. Es ermöglicht die Echtzeit-Kommunikation und stellt all die so wichtigen Nuancen der Interaktion im Büro nach, wie zum Beispiel der gelegentliche High five auf dem Flur, Gespräche am Wasserspender und spontane Brainstorming-Sessions.
Es geht darum, die Teamkultur lebendig zu halten und dafür zu sorgen, dass jeder sich verbunden fühlt – so als wären Sie alle nur Schreibtische voneinander entfernt, und nicht Kontinente.
Die wichtigsten Funktionen für die digitale Zusammenarbeit
- Sehen Sie, wer zum Chatten verfügbar ist, und steigen Sie schnell in Sprach- oder Videoanrufe ein, ohne dass Sie Meetings planen müssen.
- Senden Sie direkte Nachrichten über private Chats oder Gruppenchats, mit einfachem Teilen von Dateien.
- Teilen Sie Ihren Bildschirm und ermöglichen Sie die Fernsteuerung des Bildschirms für eine interaktive Zusammenarbeit.
- Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Ihre Teamkollegen für einen Chat frei sind.
- Erstellen Sie virtuelle Räume, in denen sich Teammitglieder zu bestimmten Projekten oder Themen treffen können.
- Integrieren Sie mit einer Reihe von Online-Kollaborationstools, darunter Figma, Slack und Google Docs.
Preisgestaltung
Es gibt eine zweiwöchige kostenlose Testphase für Teams jeder Größe und kostenpflichtige Abonnements ab knapp 49 €/Monat für bis zu zehn Teammitglieder.
Fazit
Das war’s: sieben der effektivsten Digital-Collaboration-Tools für eine Zusammenarbeit auf höchstem Niveau. Mit den richtigen Tools – oder der richtigen Kombination für die Bedürfnisse Ihres Teams – können Sie die Kommunikation optimieren, die Produktivität steigern und einen dynamischen, lebendigen und vernetzten Arbeitsplatz schaffen.
Wenn Sie sehen möchten, wie Filestage die digitale Zusammenarbeit in Ihrem Content-Review-Prozess verbessern kann, können Sie hier eine kostenlose Testphase starten →.
