Da Remote Work für viele Unternehmen zur alltäglichen Normalität geworden ist, war die ortsunabhängige Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen noch nie so relevant wie heutzutage.
Teams müssen in der Lage sein, von verschiedenen Orten aus zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren, Brainstorming zu betreiben und Projekte genauso effektiv abzuschließen, als würden sie alle in einem Büro sitzen.
Leichter gesagt als getan, oder?
Nicht ganz.
Mit ein paar Änderungen an Ihrer Arbeitsweise und der Hilfe von Remote Collaboration Software können Sie die Zusammenarbeit Ihres Teams erheblich verbessern, egal wo auf der Welt sich die Personen befinden.
In diesem Leitfaden gehen wir genauer auf die Vorteile der Remote-Zusammenarbeit ein und ich gebe Ihnen sieben Tipps und Tools an die Hand, mit denen Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Remote-Team verbessern können.
Remote-Zusammenarbeit erklärt
Lassen Sie uns zunächst einmal aufschlüsseln, was Remote Collaboration wirklich bedeutet.
Remote Collaboration beschreibt die digitale Zusammenarbeit in einem Team von verschiedenen Standorten aus. Dabei werden digitale Tools eingesetzt, um Ideen auszutauschen, Projekte zu verwalten, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten und in Echtzeit zu kommunizieren.
Kommunikation ist dabei der Schlüssel für eine effektive Remote-Zusammenarbeit, und die richtigen Tools machen den Unterschied.
Verbessern Sie Ihre digitale Zusammenarbeit
Teilen Sie Dateien, holen Sie Feedback dazu ein und lassen Sie alle Ihre Inhalte an einem Ort freigeben.
Remote-Zusammenarbeit vs. asynchrones Arbeiten – was ist der Unterschied?
Die Remote-Zusammenarbeit kann entweder in Echtzeit (auch als synchron bezeichnet) oder asynchron stattfinden.
Bei der Zusammenarbeit in Echtzeit sind die Teammitglieder zur gleichen Zeit online und können sofort reagieren und interagieren.
Beispiele für synchrone Zusammenarbeit sind Videoanrufe und Instant Messaging.
Besonders sinnvoll ist eine Zusammenarbeit in Echtzeit für:
- Wöchentliche Teambesprechungen
- Brainstorming-Sitzungen
- Projekt-Diskussionen
Asynchrones Arbeiten hingegen ermöglicht es den Personen, ihre Arbeitszeiten selbst festzulegen. Sie müssen nicht zur gleichen Zeit wie der Rest des Teams online und erreichbar sein, d.h. es gibt eine zeitliche Verzögerung zwischen Fragen und Antworten.
Ein gutes Beispiel für asynchrone Kommunikation sind E-Mails. Wenn Sie eine E-Mail mit der Bitte um Feedback an ein Teammitglied senden, sind Sie es gewohnt auf eine Antwort zu warten, anstatt sie sofort zu erhalten.
Andere Beispiele sind:
- Projektmanagement-Tools
- Videoaufnahmen und Demos
- Wikis und Intranets
Diese beiden Arbeitsweisen schließen sich nicht immer gegenseitig aus. Ihr Team kann zum Beispiel die meiste Zeit asynchron arbeiten, und ein paar feste Zeiten für synchrone Arbeit im Laufe der Woche haben.
Drei Vorteile von Remote-Zusammenarbeit
Remote arbeiten hat viele Vorteile, sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer. Hier sind drei der wichtigsten Aspekte.
1. Arbeiten Sie dann, wenn Sie am produktivsten sind
Wir sind nicht alle gleich gestrickt. Einige von uns (wie ich) sind morgens am produktivsten. Ich ziehe mich gerne bis zum Mittagessen zurück und lege Anrufe und Besprechungen auf den Nachmittag. Vielleicht sind Sie jemand, der nachmittags am besten arbeitet, oder Sie bevorzugen es regelmäßig kurze Pausen einzulegen, um sich besser konzentrieren zu können.
Remote Arbeit – insbesondere die asynchrone Art – bedeutet, dass Sie Ihre Arbeitszeit flexible gestalten können, wodurch Sie (und Ihr Team) sich motivierter, effizienter und glücklicher fühlen werden.
2. Sparen Sie Kosten für Anfahrtswege und Büroräume
Im Jahr 2019 gab der durchschnittliche US-Pendler jährlich zwischen 2.000 und 5.000 Dollar für seinen Arbeitsweg aus. Und für den Arbeitgeber kommen noch die Kosten für Büroräume, Rechnungen, Verbrauchsmaterial usw. hinzu.
Da ist es offensichtlich, dass Remote-Arbeit es ermöglicht Pendler- und Bürokosten zu sparen.
3. Verbessern Sie die Zusammenarbeit für alle
Remote-Arbeit inspiriert Teams zu einer innovativeren Art der Kommunikation, von der alle profitieren (auch die Mitarbeiter im Büro). Zum Beispiel haben Sie vermutlich schon vor der Pandemie Bürotelefone, E-Mails und lokale Server genutzt. Aber jetzt gibt es Slack, Google Drive und andere Tools, welche die Arbeit und die Zusammenarbeit einfacher und schneller machen, egal ob Sie zu Hause oder im Büro sind.
Sieben Tipps und Tools zur Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit
Im Folgenden haben wir sieben Tipps und Remote Work Tools aufgelistet, die Sie nutzen können, um die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern.
1. Erstellen Sie eine Wiki oder Notion Seite für Ihre Onboarding-Materialien
Sie erfahren, dass in Kürze ein neuer Mitarbeiter in Ihr Team anfängt und schon beginnt die Suche nach vorhandenen Onboarding-Materialien, um sie noch rechtzeitig vor dem Starttermin zu finden und ggf. upzudaten.
Dafür leiten Sie E-Mails weiter, fügen Dokumente und wichtige Links zu neuen E-Mails hinzu und heften Unterhaltungen in Slack an.
Das ist verwirrend für Sie, ganz zu schweigen von dem Neueinsteiger!
Mit internen Wiki-Tools wie Notion können Sie ein Ressourcenzentrum für Ihr Unternehmen aufbauen, in dem alles organisiert an einem Ort gespeichert ist.
Der Vorteil: Neue Mitarbeiter finden alle wichtigen Informationen, wann immer sie diese brauchen. Und Sie können sich die Zeit sparen, immer wieder nach den gleichen Dokumenten zu suchen.
Jackpot!
2. Halten Sie mit Asana oder Trello alle auf dem neuesten Stand
Wenn Sie Remote arbeiten, ist es wichtig, dass Sie organisiert bleiben und Ihr Team bei Projekten gut abgestimmt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, kann es für alle schwierig sein, das Gesamtbild zu erkennen. Das kann dazu führen, dass sich Aufgaben und Verantwortungsbereiche überschneiden, Fristen verpasst werden und endlose Update-Anfragen reinkommen.
Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello verschafft allen Beteiligten einen Überblick und hilft Ihnen und Ihrem Team, Workflows zu erstellen, Ergebnisse zu kommunizieren und Fortschritte zu verfolgen.
Diese Transparenz macht es den Beteiligten leicht zu sehen, was passiert, ohne dass Sie eine Benachrichtigung verschicken oder ein Meeting einberufen müssen. Jeder weiß, was wann zu tun ist, so dass jedes Mitglied seine Aufgaben besser priorisieren kann.
3. Nutzen Sie Slack oder Microsoft Teams für die tägliche Kommunikation
Instant Messaging Tools wie Slack und Microsoft Teams sind von unschätzbarem Wert, wenn es um die Remote-Zusammenarbeit geht. Sie rationalisiert die Kommunikation und machen langwierige E-Mail-Verläufe überflüssig.
Aber nur einen Slack- oder Teams-Kanal für alles zu haben, führt zu Chaos.
Verschiedene Kanälen für unterschiedliche Themen, Teams und Projekte zu erstellen, verbessert die Qualität und Relevanz von Gesprächen.
Auf diese Weise weiß jede Person, welche Kanäle für sie relevant sind, um auf dem Laufenden zu bleiben. Zudem werden alle Nachrichten automatisch gespeichert, damit Sie und Ihr Team später darauf zurückgreifen können.
4. Teilen und kommentieren Sie Inhalten in Filestage
Der Content-Review-Prozess kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn viele verschiedene Interessengruppen beteiligt sind.
Erinnerungen verschicken. Widersprüchliches Feedback. Verwirrung darüber, wer was freigegeben hat.
Das kann Kopfschmerzen verursachen.
Doch es gibt eine einfache Lösung: Suchen Sie nach Filestage.
Filestage ist eine Review- und Freigabeplattform, die Ihnen hilft, Feedback und Freigaben zu Inhalten einzuholen – alles an einem Ort. Vom Teilen der Datei bis zur finalen Freigabe macht es den gesamten Prozess schneller, effizienter und stressfrei.
Mit Filestage können Sie:
- Review-Schritte (mit Fälligkeitsdaten) für jede Phase Ihres Projekts erstellen und verschiedene Stakeholder-Gruppen zu verschiedenen Schritten einladen.
- Kontextbezogene Kommentare und visuelle Anmerkungen hinterlassen sowie Anhänge hinzufügen.
- Kommentare in eine To-Do-Liste umwandeln, damit Ihr Team einen klaren Überblick darüber hat, was geändert werden muss.
- Frühere Versionen aufrufen, um zu sehen, was sich geändert hat.
- Den Projektstatus über das Projekt-Dashboard verfolgen und sehen, wer den Inhalt noch überprüfen muss.
Verbessern Sie Ihre digitale Zusammenarbeit
Teilen Sie Dateien, holen Sie Feedback dazu ein und lassen Sie alle Ihre Inhalte an einem Ort freigeben.
5. Nutzen Sie Google Meet oder Zoom für Video-Calls
Wenn Sie etwas nicht verstehen oder eine knifflige Frage haben, kann es schwierig sein, diese per E-Mail oder Slack zu besprechen. Manchmal ist es einfacher, persönlich über die Dinge zu reden.
Im Büro würden Sie einfach auf die betreffende Person zugehen und die Fragen in einem kurzen Gespräch klären. In einem Remote-Team können Sie sich für einen kurzen Anruf in Google Meet oder Zoom treffen.
Es muss nicht unbedingt ein langer Anruf sein, der Ihren halben Tag einnimmt. Manchmal genügen fünf Minuten, um ein Problem schnell und effizient zu lösen und mit der anstehenden Aufgabe fortzufahren!
6. Teilen Sie Informationen in Looms anstatt Meetings abzuhalten
Die Ermüdung durch Online-Meetings ist Realität. In der Tat sind fast 50% der Berufstätigen davon betroffen.
Die Lösung?
Reduzieren Sie Besprechungen, die keinen direkten Input von anderen Teammitgliedern erfordern. Verwenden Sie stattdessen Loom, um Nachrichten und Demos aufzunehmen, die Sie an Ihr Team senden können.
Mit Loom können Sie Ihren Bildschirm, Ihr Gesicht und Ihre Stimme aufzeichnen, während Sie Ihr Team durch einen Prozess führen, eine Roadmap erläutern oder erklären, warum Sie eine bestimmte Entscheidung getroffen haben.
Dann kann sich jede Person die Aufnahme zu einem für sie passenden Zeitpunkt ansehen. Und niemand muss seine Tätigkeit und den Arbeitsfluss unterbrechen.
7. Planen Sie das nächste Team-Retreat mit TravelPerk
Hin und wieder sollten Sie Ihr Team für ein persönliches Treffen zusammenbringen. Schließlich gibt es keinen besseren Weg, um eine zwischenmenschliche Verbindung aufzubauen und den Team-Zusammenhalt zu stärken.
Bei diesem Treffen können Sie einen Brainstorming-Workshop abhalten, einen Kunden besuchen oder ein einen arbeitsfreien Tag zusammen verbringen.
Erleichtern und beschleunigen Sie die Reiseplanung mit einer Reisebuchungs- und Verwaltungsplattform wie TravelPerk.
Hier können Sie und Ihr Team alle Aspekte Ihrer Reise an einem Ort planen, Flüge und Hotels buchen, Rechnungen verwalten, die Mehrwertsteuer zurückfordern und die Ausgaben verfolgen, um das Budget einzuhalten.
Fazit
Durch die Optimierung von Prozessen, einer direkten Kommunikation und die Einführung neuer Software können Sie ein kollaboratives Umfeld schaffen, das die Produktivität, die Motivation und die Teamarbeit fördert.
Wenn Sie selbst erleben möchten, wie Filestage die Remote-Zusammenarbeit vereinfacht, starten Sie jetzt eine kostenlose Testphase.
