9 Wege, wie Sie die asynchrone Kommunikation meistern

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Asynchrone Kommunikation bringt mit einem entscheidenden Vorteil eine Wende für Remote- und Hybrid-Teams, insbesondere wenn die Teammitglieder über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Wenn Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, in seinem eigenen Tempo zu kommunizieren, wird das Gefühl der Autonomie im Team gestärkt – und damit auch die Fähigkeit des Teams, produktiv zu arbeiten.

Aber ohne jegliche Struktur können die Dinge schnell auseinanderfallen. Damit die asynchrone Kommunikation gut funktioniert, müssen einige Grundregeln beachtet werden.

In diesem Sinne zeigen wir Ihnen hier neun effektive Möglichkeiten, wie Sie die asynchrone Kommunikation meistern können. Mit diesen Tipps transformieren Sie die Art und Weise, wie Sie arbeiten, grundlegend – beginnend bei der Verbindung zwischen Ihrem Team bis hin zur Auswahl der richtigen Tools für die asynchrone Kommunikation.

Lassen Sie uns zunächst erkunden, was asynchrone Kommunikation ist und welchen Vorteil sie Ihnen und Ihrem Team bringen kann.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Unter den Begriff asynchrone Kommunikation fällt jede Art von Kommunikation, bei der die Beteiligten nicht gleichzeitig verfügbar sein müssen. Ein gutes Beispiel dafür sind E-Mails. Sie senden eine E-Mail und gehen davon aus, dass Sie auf eine Antwort warten müssen, statt sofort eine zu erhalten.

Und es gibt noch weitere Beispiele für asynchrone Kommunikation:

  • Instant Messaging – Auch wenn es „Instant“ heißt, können Sie eine Nachricht senden und der Empfänger kann antworten, wenn er verfügbar ist.
  • Videoaufzeichnungen und Demos – Sie können Videobotschaften oder Demonstrationen aufzeichnen und mit anderen teilen, damit diese sie anschauen können, wann es ihnen passt.
  • Projektmanagement-Software – Mit Projektmanagement-Tools können Sie Aufgaben zuweisen, Kommentare hinterlassen und Projektstatus aktualisieren, ohne dass alle Beteiligten zur selben Zeit online sein müssen.
  • Wikis und Intranets – Sie können Informationen online speichern und organisieren, damit Ihre Teammitglieder bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen können.
  • Brieftaube – Sie wissen schon …

Schauen wir uns an, wie dies im Vergleich zur synchronen Kommunikation aussieht.

Synchrone vs. asynchrone Kommunikation

Das Gegenteil von asynchroner Kommunikation ist die synchrone Kommunikation, die auch als Echtzeitkommunikation bezeichnet wird. Echtzeitkommunikation umfasst Dinge wie Telefonanrufe, Videomeetings und persönliche Treffen – und bei dieser erwarten Sie eine sofortige Antwort.

Die meisten Teams setzen eine Kombination aus synchronen und asynchronen Kommunikationsmethoden ein. Ihr Team könnte zum Beispiel die meiste Zeit asynchron kommunizieren, wobei es einige Augenblicke der synchronen Kommunikation gibt, wenn Sie sich einer wichtigen Deadline nähern.

Beschleunigen Sie Ihre Projektkommunikation

Teilen Sie Entwürfe, holen Sie Feedback dazu ein und lassen Sie alle Ihre Inhalte an einem Ort freigeben.

6 Vorteile der asynchronen Kommunikation

Dies sind einige der wichtigsten Vorteile der asynchronen Kommunikation für Sie und Ihr Team.

1. Höhere Produktivität

Ständige Unterbrechungen sind der ultimative Produktivitätskiller. Gerade, wenn Sie Ihren Flow gefunden haben, geht eine Nachricht ein, die eine sofortige Antwort verlangt, und schon stehen Sie wieder am Anfang. Die asynchrone Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, ohne sofort reagieren zu müssen, und führt so zu einem Plus an Produktivität und Arbeitsqualität.

2. Mehr Inklusivität

Asynchrone Kommunikation verbessert die Inklusivität, indem sie es Teams in verschiedenen Zeitzonen ermöglicht, asynchron zusammenzuarbeiten, ohne dass sich die Arbeitszeiten überschneiden müssen. Außerdem schafft sie gleiche Bedingungen für Remote- und Vor-Ort-Mitarbeiter, sodass jeder die selben Chancen hat, einen Beitrag zu leisten, und gleichen Zugang zu Informationen erhält.

3. Mehr Flexibilität

Asynchrone Kommunikation ermöglicht es den Teammitgliedern, in ihrem eigenen Tempo auf Nachrichten und Aufgaben zu reagieren. Das gibt ihnen mehr Autonomie und ermöglicht es ihnen, sich ihre Zeit so einzuteilen, wie es für sie am besten ist.

4. Weniger Druck

Diese Flexibilität kann auch Stress reduzieren und ein entspannteres Arbeitsumfeld schaffen. Ohne den Druck, sofort reagieren zu müssen, fühlen sich die Teammitglieder wohler – und können sich eine kurze Kaffeepause gönnen oder mal eben frische Luft schnappen, ohne Angst haben zu müssen, gescholten zu werden!

5. Überlegtere Antworten

Bei der asynchronen Kommunikation haben die Teilnehmer mehr Zeit, über ihre Antworten nachzudenken. Dies kann zu besser durchdachten, detaillierteren und nützlicheren Antworten führen – und nicht zu reflexartigen Reaktionen, die der Absender später bereuen könnte.

6. Bessere Dokumentation

Asynchrone Kommunikationstools zeichnen in der Regel automatisch Gespräche und Entscheidungen auf, sodass es einfacher ist, auf frühere Diskussionen zurückzugreifen. Dies steht im Gegensatz zu synchronen Kommunikationsmethoden wie Telefonaten und persönlichen Meetings, bei denen Details nur allzu leicht in Vergessenheit geraten können.

6 Herausforderungen bei der asynchronen Kommunikation

Die Vorteile sind erheblich, aber die asynchrone Kommunikation bringt auch eine Reihe Herausforderungen mit sich:

  • Verspätete Antworten – Das Warten auf Antworten kann die Entscheidungsfindung und den Projektfortschritt verlangsamen.
  • Fehlkommunikation – Ohne Echtzeit-Klärung besteht die Gefahr, dass Nachrichten falsch verstanden werden.
  • Isolation – Teammitglieder könnten sich von ihren Kollegen abgeschottet oder isoliert fühlen, wenn es keinen Echtzeit-Austausch gibt.
  • Überforderung – Die Verwaltung mehrerer Kommunikationskanäle kann überwältigend sein und dazu führen, dass Nachrichten übersehen werden.
  • Koordinationsprobleme – Die Planung und Koordinierung von Aufgaben kann sich ohne synchrone Interaktionen als schwierig erweisen.
  • Fehlendes sofortiges Feedback – Ein sofortiges Feedback ist nicht immer möglich, was Projekte verzögern kann.

Aber keine Angst – mit den richtigen Strategien lassen sich diese Herausforderungen ganz einfach meistern.

9 Best Practices, wie Sie die asynchrone Kommunikation meistern

Nachfolgend haben wir einige wichtige Tipps für Sie zusammengestellt, damit Sie die asynchrone Kommunikation vom ersten Tag an beherrschen!

1. Bestimmen Sie Grundregeln: Welche Tools sollen für die verschiedenen Arten der Kommunikation verwendet werden?

Wenn es um asynchrone Kommunikation geht, sind die richtigen Tools unerlässlich. Und noch wichtiger ist es, zu klären, welche Tools in den verschiedenen Szenarien verwendet werden sollen.

Tun Sie das nicht, haben Sie ein Trello-Board für die Verfolgung von Aufgaben, aber jemand sendet ein Update per E-Mail. Oder Sie haben ein Dokument mit Kommentaren von verschiedenen Teammitgliedern, aber jemand teilt eine neue Idee in Slack. Und Sie müssen letztendlich alles zusammenstückeln, indem Sie Kommentare und Updates von hier, dort und überall kopieren und woanders wieder einfügen.

Wenn Sie klare Grundregeln dafür festlegen, welche asynchronen Kommunikationsmittel in den verschiedenen Szenarien verwendet werden sollen, tragen Sie dazu bei, dies zu verhindern.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie das in der Praxis aussehen könnte:

  • Asana – zum Zuweisen oder Teilen von Updates zu bestimmten Aufgaben
  • Slack – für Diskussionen und Updates, die sich nicht auf bestimmte Aufgaben beziehen
  • Loom – zum Präsentieren von Arbeitsergebnissen oder Teilen von Anleitungsvideos, die wieder angesehen werden können
  • FigJam – für asynchrone Workshops und Brainstorming-Sessions
  • Filestage – für das kollaborative Prüfen von Dokumenten und Designs.

Indem Sie von Anfang an derart klare Richtlinien festlegen, sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten denselben Informationsstand haben, und Sie optimieren die Kommunikation. Keine Verwirrung. Keine Frustration.

2. Legen Sie eine Faustregel für Reaktionszeiten fest

Ein großer Vorteil bei der asynchronen Kommunikation ist die Flexibilität, zu antworten, wann Sie wollen. Aber der Umgang mit Erwartungen ist entscheidend. Ohne klare Antwortzeiten bleiben die Menschen im Unklaren und wissen nicht, wann sie eine Antwort erwarten können. Sie könnten eine E-Mail senden und tagelang auf eine Antwort warten, oder Sie könnten eine Nachricht in Slack posten und sich fragen, ob sie in der Menge verloren gegangen ist. Diese Ungewissheit kann Projekte verzögern und zu Frustrationen zwischen den Teammitgliedern führen – und das ist das Letzte, was Sie wollen.

Eine Faustregel für die Reaktionszeit festzulegen hilft Ihnen dabei, die Erwartungen zu zügeln und zu steuern. Indem Sie festlegen, wie schnell die Teammitglieder auf den verschiedenen Plattformen antworten sollen, weiß jeder, wann er mit einer Antwort rechnen kann. So vermeiden Sie unnötigen Stress, unnötige Hektik und unnötige Verzögerungen.

3. Nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool, um auf Kurs zu bleiben

Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Monday.com sind ein Geschenk des Himmels für die asynchrone Kommunikation. Diese Tools eignen sich perfekt für das Jonglieren mit mehreren Projekten und fungieren als zentraler Knotenpunkt, an dem sowohl vor Ort als auch außer Haus arbeitende Mitarbeiter den Fortschritt verfolgen, Aufgaben aktualisieren und zusammenarbeiten können.

Trello_Kalender für die asynchrone Kommunikation

Wenn Sie alle Informationen an einem Ort finden, vom Aufgabenstatus bis zu den Fristen, halten Sie alle auf dem gleichen Informationsstand und können Echtzeit-Nachfragen verringern. Außerdem sorgen integrierte Messaging-Plattformen dafür, dass die gesamte Kommunikation klar und für alle Beteiligten zugänglich ist.

4. Halten Sie Ihre schriftliche Kommunikation klar, prägnant und positiv

Es mag verlockend sein, die Kommunikation mit Abkürzungen oder Kurzschrift zu beschleunigen, wenn Sie asynchron kommunizieren. Schließlich werden Sie feststellen, dass das Schreiben der wichtigste Weg ist, um mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben. Aber denken Sie daran, dass Sie nicht unbedingt parat stehen werden können, um jede Unklarheit zu klären. Versuchen Sie also, sich so klar wie möglich auszudrücken, damit jeder auf Anhieb versteht, was Sie meinen.

Das bedeutet auch, dass Sie auf Jargon oder übermäßig technische Begriffe verzichten sollten.

Sie sollten auch bedenken, dass schriftliche Nachrichten anders interpretiert werden können als gesprochene Worte. Halten Sie Ihre Kommunikation positiv und denken Sie daran, wie der Ton Ihrer Nachricht wahrgenommen werden könnte.

5. Stellen Sie sicher, dass jeder Zugang zu den benötigten Tools hat

Wenn Ihr Team verstreut ist und nach unterschiedlichen Zeitplänen arbeitet, ist es ganz besonders wichtig, dass es Zugang zu allen benötigten Tools hat. Wenn sie den Zugriff beantragen und auf die Freigabe des Teamleiters warten müssen, kann leicht ein ganzer Tag mit dem Warten auf die Berechtigungen vergeudet werden.

Vermeiden Sie diese Verzögerungen, indem Sie den Zugang im Voraus einrichten. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied von Anfang an über die richtigen Berechtigungen verfügt, damit es unabhängig und effizient arbeiten kann, ohne unnötig aufgehalten zu werden.

Dasselbe gilt für Dateien und Dokumente. Überprüfen Sie die Einstellungen für die Freigabe und gemeinsame Nutzung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf wichtige Projektdokumente und alles andere hat, was für eine reibungslose Zusammenarbeit erforderlich ist.

6. Schaffen Sie einen Ressourcen-Hub, wo Teammitglieder Antworten auf ihre Fragen finden

Haben Sie bei der Arbeit schon einmal mit einer Verwaltungsfrage festgesteckt, weil die einzige Person, die die Antwort wusste, im Urlaub war? In einer asynchronen Arbeitsumgebung, in der jeder zu unterschiedlichen Zeiten arbeitet, kann dies zu einem täglichen Problem werden. Möglicherweise müssen Sie Stunden (oder sogar Tage) warten, bis Sie die Antwort auf Ihre brennende Frage erhalten.

Die Bereitstellung eines Ressourcen-Knotenpunkts mit einer Wissensmanagement-Plattform wie Notion oder Google Sites ist die perfekte Lösung. Über diesen Hub können Menschen selbstständig nach Antworten auf ihre Fragen suchen – ähnlich wie bei Google. Stellen Sie es sich als eine Art digitales Handbuch für Ihr Unternehmen vor!

Ihr Ressourcen-Hub könnte Fragen zu diesen Themenbereichen beantworten:

  • Fehlersuche bei allgemeinen IT-Problemen
  • Wie Sie eine Rechnung einreichen
  • Wo Sie Ihr Markenlogo und Ihre Schriften finden
  • Die Unternehmensrichtlinien für den Freizeitausgleich
  • Wie Sie einen Antrag für neue Software stellen
  • Informationen zu Mitarbeitervergünstigungen
  • Kontaktdaten verschiedener Abteilungen
Notion Wiki
Bildquelle: Notion

7. Ermutigen Sie zu regelmäßigen Updates und Check-ins

Trotz aller Vorteile der asynchronen Kommunikation und der Remote-Arbeit – zum Beispiel, dass Sie Ihre eigene Zeit einteilen und das Gefühl der Autonomie genießen können – kann die asynchrone Kommunikation isolierend wirken. Ohne Interaktionen in Echtzeit können Teammitglieder das Gefühl haben, Nachrichten in den Äther zu senden. Hallo … ist da jemand?!

Die Mitarbeiter fühlen sich schnell abgeschottet und vom Team abgekoppelt – was ziemlich demotivierend ist.

Damit die Teammitglieder sich einbezogen fühlen und auf dem Laufenden bleiben, ermutigen Sie alle, regelmäßig Updates miteinander zu teilen und sich auszutauschen. Sie könnten zum Beispiel einen Slack-Kanal für Teammitglieder nutzen, um wöchentlich oder täglich ein Update über ihre Fortschritte, Herausforderungen und Pläne zu geben.

So fühlt sich das Team verbunden, motiviert und auf das große Ganze eingestimmt.

8. Feiern Sie Erfolge öffentlich

Ähnlich verhält es sich, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Arbeit nicht wertgeschätzt wird: Es passiert leicht, dass sich die Menschen in solchen Fällen isoliert und demotiviert fühlen. Bei der synchronen Kommunikation, vor allem in einem Büro, erfolgen Lob und Anerkennung oft automatisch – eine Erwähnung in einem Meeting oder ein „gute Arbeit“ auf dem Flur zum Beispiel. Aber in einer Arbeitsumgebung, die von Remote-Work dominiert wird, müssen Sie die Leistungen Ihres Teams etwas bewusster feiern.

Dies sind einige Möglichkeiten, wie Sie dies tun könnten:

  • Markieren Sie Mitarbeiter in Slack-Kanälen, um ihre Beiträge zu loben.
  • Erwähnen Sie die Erfolge einer E-Mail zum Ende der Woche.
  • Nennen Sie Dinge öffentlich in den monatlichen synchronen Teammeetings.
  • Ermutigen Sie auch Ihr Team, seine eigenen Erfolge zu teilen!

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Leistungen Ihres Teams anzuerkennen und zu feiern, ist das eine gute Möglichkeit, die Moral zu steigern und eine positive Teamkultur zu fördern.

9. Schaffen Sie einen effektiven Review- und Freigabe-Workflow

Zu guter Letzt geht es um das alles entscheidende Thema der Reviews und Freigaben, wenn Sie asynchron arbeiten.

Die Freigabe von Inhalten kann selbst für diejenigen, die persönlich miteinander arbeiten, zu echtem Kopfzerbrechen führen. Aber wenn Sie asynchron arbeiten, ohne den Luxus der persönlichen Interaktion, kann sich das gefühlt zu einer ausgewachsenen Migräne steigern. Ständiges Hinterherlaufen. Widersprüchliche Kommentare. Verpasste Fristen. Hilfe!

Willkommen in der Welt von Filestage.

Filestage ist eine Review- und Freigabe-Plattform, die die Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams bei jedem Projekt optimiert. Vom Teilen bis zur finalen Freigabe macht es den gesamten Prozess schneller, effizienter und weniger stressig für alle Beteiligten.

Alle Reviews in einem Dashboard

Sie können beliebig viele Menschen zu einem Review Ihrer Arbeit einladen, und Ihre Teamkollegen können ihr Feedback in ihrer eigenen Zeit und auf eine Art und Weise abgeben, die ihren unterschiedlichen Kommunikationsstilen entspricht. Etwaige Konflikte lassen sich an Ort und Stelle ausbügeln, und Ihre Arbeit wird im Handumdrehen fertig sein.

Aaahh. Welch Wohltat.

Wie Sie mit Filestage Inhalte asynchron prüfen

Folgen Sie diesen fünf einfachen Schritten, um Ihren asynchronen Review- und Freigabeprozess zu optimieren:

  1. Erstellen Sie einen kostenlosen Filestage-Account.
  2. Laden Sie Ihre Dateien hoch und legen Sie ein Fälligkeitsdatum für Ihr Projekt fest.
  3. Laden Sie Reviewer ein oder senden Sie ihnen einen Link (Reviewer benötigen keinen Account).
  4. Lassen Sie Mitarbeiter in den Kommentaren Feedback abgeben und Ideen diskutieren (ganz nach deren Belieben).
  5. Wiederholen Sie den Prozess, indem Sie neue Versionen hochladen, und markieren Sie sie als freigegeben, wenn sie fertig sind.

Fazit

Ich hoffe, es hat Ihnen Freude bereitet, etwas mehr darüber zu erfahren, was asynchrone Kommunikation ist und wie Sie sie in Ihrem Team einsetzen können. Bei richtiger Anwendung kann asynchrone Kommunikation unglaublich lohnenswert sein, weil sie Ihrem Team Flexibilität und Autonomie schenkt und letztendlich zu einer höheren Produktivität und einer besseren Arbeitsqualität führt.

Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, wie Filestage Ihnen bei Reviews und Freigaben helfen kann, können Sie hier eine kostenlose Testphase starten.