Die Top 40+ Workflow-Management-Software, um Ihr Business zu revolutionieren

Wenn Sie mit mehreren Workflows, Teams, Projekte und Kampagnen jonglieren, verlieren Sie schnell den Überblick. Die Folge: Missverständnisse. Verpasste Fristen. Und unnötige Fehler.

Schaffen Sie wieder Ordnung: mit Workflow-Management-Software. Sie können automatisieren, Geschäftsprozesse transparent gestalten und dabei helfen, Aufträge erfolgreich abzuschließen und Ihre Ziele zu erreichen.

Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Workflow-Management-Lösungen kann es jedoch schwierig sein, die richtige Software für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden. Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, um Ihnen die 40 besten Softwarelösungen für das Workflow-Management auf dem Markt vorzustellen. 

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile sowie Preise. Und machen Sie sich bereit, Ihr Workflow-Management zu revolutionieren.

Was ist Workflow Management?

Unter Workflow Management versteht man die Organisation der Schritte in Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass Projekte korrekt und effizient abgeschlossen werden. Das Ziel besteht darin, die einzelnen Schritte der Arbeitsabläufe zu identifizieren, zu organisieren, einzusetzen und zu überwachen. Somit läuft alles in Ihrem Unternehmen reibungslos. 

Weitere Tipps zum Workflow-Management finden Sie in diesem Video:

Was ist Workflow-Management-Software?

Workflow-Management-Software ist eine wertvolle Hilfe für Unternehmen und Projektmanager, um den Überblick über Aufgaben und Projekte zu behalten. Mit Workflow-Management-Software können Sie alle Arbeitsabläufe und Dokumente an einem zentralen Ort organisieren, was zu mehr Transparenz führt. Sie und Ihre Mitarbeiter erhalten so ein klares Bild vom Fortschritt der Vorgänge.

Die besten Workflow-Management-Lösungen automatisieren Geschäftsabläufe, erstellen Berichte und geben Ihnen einen genauen Einblick in verschiedene Aspekte Ihrer Workflows. Durch den Einsatz solcher Management-Software können Sie eine höhere Produktivität und Effizienz erreichen, menschliche Fehler reduzieren und die Zusammenarbeit in Ihrem Team und dem gesamten Unternehmen verbessern.

Die besten Workflow-Management-Tools

1. Filestage – bestes Workflow-Management-System für Feedback-Management

Filestage ist eine intuitive Workflow-Management-Plattform, die es Ihrem Team ermöglicht, online gemeinsam an digitalen Inhalten zu arbeiten. Die Software beschleunigt und automatisiert Review- und Freigabe-Workflows  innerhalb Ihrer Projekte. Dabei können die Dateien einfach, schnell und nach neuesten Sicherheitsstandards geteilt werden.   

Anders als bei anderer Workflow-Management-Software ist keine lokale Installation von Filestage erforderlich und Ihre Stakeholder können Feedback geben, ohne sich registrieren zu müssen.

Filestage wurde für kreative Teams entwickelt und ist daher die perfekte Wahl für Marketing-Agenturen, Marketing-Teams in Unternehmen und alle weiteren Content-Ersteller. 

Mit Filestage können Sie Inhalte online teilen, sodass Projektmitglieder direkt visuelles Feedback abgeben und Kommentare hinzufügen können. Filestage protokolliert dabei automatisch alle Dateiversionen und Kommentare. Außerdem können Sie das Workflow-Tool von sämtlichen Geräten aus nutzen, egal ob Sie mit einem PC, Tablet oder Smartphone arbeiten.

Wichtigste Funktionen: 

• Automatisierungen helfen Ihnen dabei, Tasks manuell zu reduzieren und Content-Reviews zu beschleunigen.
• Mit Fälligkeitsdaten halten Sie Ihre Projekte auf Kurs und halten alle Deadlines ein.
• Kontextbezogene Kommentare sorgen für klares Feedback, welches in Echtzeit angezeigt wird.
• Visuelle Zeichnungen unterstützen Ihre Kommentare und machen deutlich, was geändert werden soll.
• To-do-Listen helfen Ihrem Team bei der Überarbeitung und sorgen dafür, dass kein Kommentar übersehen wird.
• Der Versionsverlauf hilft Ihnen, frühere Kommentare im Auge zu behalten und zu sehen, was sich geändert hat.
• Review-Schritte sorgen dafür, dass Ihre Dateien von den richtigen Personen in der richtigen Phase des Projekts freigegeben werden.
• Die Projektansicht hilft Ihnen, den Überblick darüber zu behalten, von wem Sie noch auf Feedback oder eine Freigabe  warten.
• Integrationen mit Dropbox, Google Drive, Slack, Microsoft Teams und mehr.
• 256-Bit-SSL-Verschlüsselung für sicheres File-Sharing.

2. Asana – beste Workflow-Management-Software

Die Workflow-Software Asana ist ein Workflow-Management-System, das es Ihnen ermöglicht, Ziele, To- Dos und Projekte digital abzubilden und zu verfolgen. Asana lässt Sie auf einen Blick sehen, womit jede Person beauftragt ist, wann Themen anstehen, was die großen Ziele sind und den klar definierten Weg dahin. Die Timeline-Funktion ermöglicht einen klaren, priorisierten Überblick darüber, wie Projekte auf ihrem Weg voranschreiten. Manager können in dieser Workflow-Management-Lösung alles so organisieren, wie sie es für richtig halten. 

3. Monday – beste Projekt-Management-Software für einfache Projekte

Monday ist ein einfaches Workflow-Management-System für Nutzer, die auf einfache Weise den Projektverlauf nachverfolgen möchten. Basierend auf einer Kanban-Board-artigen Anzeige können Benutzer Task-Boards konfigurieren, um Aufgaben zuzuordnen, den Fortschritt zu überprüfen, geleistete Arbeitsstunden anzuzeigen und Fälligkeitsdaten zu bestimmen.

Monday konzentriert sich mehr auf den Verlauf des Projekts, und weniger auf zusätzliche Funktionen wie tiefgehende Berichte oder komplexes File Sharing. Die Integration von Drittanbietern ist im Vergleich zu anderen Workflow-Tools begrenzt möglich. Monday harmoniert z. B. gut mit Management-Apps wie Jira, Asana oder Quickbooks.

4. ProWorkflow – beste Workflow-Management-Software für Zeiterfassung und Reporting

ProWorkflow ist eine leistungsstarke App, die von Unternehmen aus allen Branchen genutzt werden kann. Die Workflow-Management-Software liefert Ihnen eine übergeordnete Sicht der Projektarbeit. Von hier aus können Sie eine Vielzahl von Funktionen nutzen, um das Beste aus Ihrem Workflow-Management herauszuholen. Die Software bietet Funktionen zum mobilen Arbeiten von unterwegs, zum Zusammenarbeiten mit Teammitgliedern, Kunden und Partnern, zur Zeiterfassung, eine API für zusätzliche Anpassungen sowie Werkzeuge für Kontaktmanagement, Vorlagen, Berichterstattung, Rechnungsstellung, Messaging und Angeboter.

5. ProcessMaker – beste Enterprise Lösung

ProcessMaker ist eine Unternehmenslösung für das vollautomatische Workflow-Management. Diese leistungsfähige Software-Plattform, die auch als Aragon Research 2018 Hot Vendor gekürt wurde, ermöglicht es jedem Anwender, seine robusten Funktionen zu nutzen, um tief in die kompliziertesten Projekte einzutauchen.

Zu den Branchen, die für ProcessMaker perfekt geeignet sind, gehören z. B. Fertigung, Technologie und Telekommunikation, Gesundheitswesen, Finanzen und Versicherungen und Bildung. Ganz gleich, ob Ihre Projekte aus Endzielen bestehen, die zu Produkten oder Dienstleistungen führen, ProcessMaker ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, Workflows zu erstellen, Fristen festzulegen und komplexe Vorgänge zu vereinfachen.

6. Zapier – beste Workflow-Plattform für die Verbindung Ihrer Apps

Mit dem einzigartigen Zweck, alle Ihre Apps nahtlos zu verbinden, nimmt Zapier eine wichtige Rolle in der heutigen kollaborativen Geschäftsumgebung ein. Mit Zapier können Sie Apps integrieren, indem Sie sie in wenigen Schritten miteinander verknüpfen. Der Datentransfer wird automatisiert, wenn er zwischen zwei oder mehr Apps über „Zaps“ läuft. Ohne eine einzige Zeile Code können Sie Tools schneller miteinander verbinden als je zuvor, indem Sie Zaps verwenden.

Sie können mit einem Zap jede (in Zapier verfügbare)App miteinander verbinden und so deren App-Events aufeinander abstimmen. Dazu müssen Sie den Zap nicht überwachen; sie läuft weiter, während Sie sich wichtigeren Dingen zuwenden.

 7. ZohoFlow

Wie Zapier ist auch ZohoFlow eine Integrationssoftware zur Automatisierung von Workflows. Sie wurde entwickelt, um Cloud-basierte Apps (wie Trello, Slack und Google Drive) zu verbinden und Geschäftsprozesse zu automatisieren, damit Teams alles auf einer einzigen Plattform abwickeln können.

ZohoFlow lässt Sie eigene Apps per Drag-&-Drop erstellen. Auch Deluge, die Scripting-Sprache, kann verwendet werden, um detaillierte Workflows zu kreieren. Greifen Sie über Laptop, Tablet oder Mobilgerät auf Ihre Apps zu. Passen Sie Ihre Apps nach Belieben an und integrieren Sie sie in andere Tools wie Quickbooks, G-Suite, Paypal oder Zapier.

8. Process Street

ProcessStreet ist ganz bewusst eine einfach gehaltene Workflow-Management-Software. Verwenden Sie es, um Prozessvorlagen für wiederkehrende Workflow-Elemente zu erstellen, und verwenden Sie verschiedene Vorlagen, um mehrere Projekte auf einmal zu verwalten. Nutzer können in Echtzeit an einzelnen Elementen zusammenarbeiten.

Aufgrund seiner Einfachheit können Sie den Umgang mit Process Street leicht erlernen, sodass Sie sofort loslegen können. Workflows erscheinen in Form von Checklisten, die abgehakt werden können, wenn sie abgeschlossen sind. Über das Dashboard können Sie sich dabei über alle Statusänderungen informieren. Process Street nutzt die Zapier-Integration, um sich mit über 1.000 anderen Anwendungen zu verbinden.

9. Kissflow

Das einfach zu bedienende Workflow-Tool von Kissflow lässt Sie Workflows  für verschiedene Szenarien erstellen. Sie können verschiedene vorgefertigte Apps nutzen, um die Anwendungen zu erstellen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Unabhängig davon, ob es sich um Mitarbeiter-Onboarding, Urlaubsanträge, Kaufanfragen oder weiteres handelt.

Dabei können Sie aus über 50 vorgefertigten Apps wählen oder Ihre eigenen Apps erstellen und personalisieren. Kissflow lässt sich über eine einfach zu bedienende API in eine Vielzahl von Tools integrieren, darunter G Suite und Office 365.

10. WorkflowGen

WorkflowGen ist eine Workflow-Management-Plattform, die sich dadurch auszeichnet, dass sie hochgradig konfigurierbar ist. So können Sie einzigartige Formulare und Vorlagen für Ihre Workflows entwerfen, die speziell auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Mit der GraphQL-API, Webhooks und der Node.js-Integration von WorkflowGen können Sie diese App so individuell anpassen, wie Sie es benötigen. Das eröffnet Ihnen grenzenlose Möglichkeiten für das Projektmanagement.

Konzipiert für Branchen aller Art, können Sie ein grafisches Workflow-Design erstellen und jeden einzelnen Schritt klar beschreiben. Ein voll ausgestattetes Kundenportal ermöglicht es Ihnen, neue Anfragen sofort aufzunehmen und zu bearbeiten.n Tag auffressen, oder wenn in Ihrem Team nicht klar ist, wer an welchen Aufgaben in einem bestimmten Projekt arbeitet, dann könnte Ihr Unternehmen von einem Workflow-Management-Tool profitieren. Je nach den genauen Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens können Sie zwischen verschiedenen Tools wählen. So oder so, ein Workflow-Management-System spart Ihnen Zeit und Geld und erhöht die Effizienz Ihres Teams.

11. Nifty

Dank der benutzerfreundlichen Werkzeuge für die Teamzusammenarbeit können Sie mit der Workflow-Management-Software Nifty so viel oder so wenig kommunizieren, wie Sie möchten. Projekte werden um eine Roadmap herum aufgebaut, die alle Projektmeilensteine und -termine visualisiert. Der Arbeitsbereich der Workflow Software erübrigt traditionellere, langsamere Kommunikationsmethoden. Die Benutzer haben volle Transparenz über den Status der Tasks, ohne diesen bei anderen Nutzern abfragen zu müssen. Dokumente können innerhalb der App erstellt sowie flexibel importiert und bearbeitet werden.

12. JIRA

Jira ist eine robuste Workflow-Management-Plattform, die speziell für Entwickler kreiert wurde. Jedes neue Projekt beginnt mit einem einfachen Board mit Funktionen, die Sie bei Bedarf aktivieren können. 

In Jira basieren Projekte auf Boards, in denen die Aufgaben verwaltet und zugewiesen werden. Benutzer können jedes Projekt durch Swimlanes visualisieren, auf denen der Status in Echtzeit abgebildet wird. Die Software lässt sich in gängige File Sharing-Anwendungen wie Dropbox integrieren und Entwickler können Code-Ausschnitte direkt in Aufgaben ablegen, um sie mit anderen Nutzern zu teilen. Zudem können Teams jeden zugewiesenen Task nach Bedarf anpassen.

13. Wrike

Wrike ist eine Work-Management-Lösung, die auf dem Konzept basiert, Arbeit durch folgenden Prozess zu optimieren: reagieren, organisieren, skalieren und optimieren. Wrike hilft Teams dabei, Projekte, Assets und Workflows zu organisieren.

14. Workfront

Workfront hat es sich zum Ziel gesetzt, alle Geschäftsfunktionen für eine Vielzahl von Branchen vollständig abbilden zu können, darunter IT, Marketing, Beratungsunternehmen, Produktentwicklung und Professional Services.

Workfront ermöglicht es Nutzern über Teams und Abteilungen hinweg gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Inhalte können an einem zentralen Ort verwaltet, verfeinert und aktualisiert werden. Um den Arbeitsablauf zu optimieren, hilft Workfront dabei, bestimmte Aufgaben zu priorisieren, Schritte zu optimieren und Echtzeitberichte bereitzustellen.

Die Management-Software Workfront lässt sich in eine Vielzahl anderer Tools integrieren, sodass Sie nicht ständig hin- und herwechseln müssen, um Ihre Arbeit zu erledigen.

15. Accelo

Accelo ist ein cloud-basiertes Automatisierungssystem, das es ermöglicht, von Anfang bis Ende eines Projekts an einem Ort zusammenzuarbeiten. Dabei können Sie eine Vielzahl anderer Plattformen integrieren, darunter Microsoft Office, PayPal, Quickbooks, Airtable und viele andere.

Mit Accelo können Sie Ihre E-Mails und Kalender synchronisieren, sodass Sie alle Tasks an einem zentralen Ort nachverfolgen können. Weitere Funktionen dieser Workflow-Managment-Lösung umfassen z. B. die Möglichkeit, Angebote in Projekte umzuwandeln oder Arbeitsstunden für eine vollständige Transparenz der Arbeitsleistung einzelner Mitarbeiter zu erfassen.

16. Avaza

Avaza ist eine Projektmanagement-Lösung, die es Ihnen erlaubt, gemeinsam an Business-Themen zu arbeiten. Aufgaben können detailliert definiert und zugeordnet werden, einschließlich Fälligkeitsdatum, Bearbeiter, Status, Fertigstellungsdatum und Beschreibung.

Zu den verfügbaren Ansichten in Avaza gehören Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Listen, in denen der Fortschritt über Prozentangaben verfolgt werden kann. Die Workflow-Management-Software lässt Sie Google-Drive- und Dropbox-Dateien integrieren und Dokumentenänderungen durch verschiedene Benutzer in Echtzeit zu verfolgen. Außerdem können Sie mit Avaza Ihren Kalender auf dem aktuellen Stand halten, damit Sie jederzeit und von überall Ihren Workflow-Status sehen können.

17. Clarizen

Clarizen ist ein robustes Workflow-Management-System für die Zusammenarbeit in Unternehmen, das die grundsätzlichen Funktionen von Social Media nutzt, damit Teammitglieder bestmöglich arbeiten und kommunizieren können. Clarizen stellt Vorlagen für neue Projekte bereit, sodass Sie nicht jedes Mal das Rad neu erfinden müssen. Neue Aufgaben können auch per E-Mail oder über die Smartphone-App erstellt werden.

Mit der Clarizen-Roadmap können Sie Statusberichte zu aktuellen Projekten erstellen, überprüfen und veröffentlichen. Alle Finanzdaten werden per Automatisierung getrackt und können einfach exportiert werden.

18. Bpm’online

Eine weitere Plattform im Stil eines sozialen Netzwerks ist bpm’online. Diese Workflow-Management-Lösung inspiriert die Anwender, alle Aspekte ihrer Arbeit zu verwalten, nicht nur einzelne Projekte. Mitarbeiter können dabei über Abteilungen hinweg zusammenarbeiten, sodass jeder in Echtzeit in der Kommunikationsschleife bleibt und flexibel auf Änderungen reagieren kann. 

Der dynamische Charakter dieser Version von Workflow Management ermöglicht es Teammitgliedern, Leads, Vertrieb und Buchhaltung in Echtzeit zu verwalten. Benutzer können die Vorgänge präzise aufschlüsseln, um sich auf das zu konzentrieren, was im Moment wichtig ist. Bpm’online kann über eine Cloud-basierte Plattform genutzt sowie lokal implementiert werden.

19. inMotionNow

inMotionNow ist eine Workflow-Management-Software-Plattform, die das Abbilden von Arbeitsabläufen nahtlos und unkompliziert gestaltet. Zu den Funktionen gehören Aufgaben- und Zeitmanagement, Berichterstattung, Analysen sowie Abstimmungs- und Feedbackwerkzeuge.

InMotionNow lässt sich in Ihre bevorzugten File Sharing-Anwendungen integrieren, z. B. Google Drive, Dropbox, ShareFile, etc. Benutzer können sich einfach an diese Plattform anpassen, sodass neue Nutzer problemlos eingebunden werden können.

20. Productive

Productive wurde für kleinere Agenturen entwickelt und konzentriert sich nicht nur auf Workflow-Management. Die Software bietet Funktionen, um die Vertriebs-Pipeline zu visualisieren, aber auch für Ressourcenplanung, Projektmanagement, Arbeitszeiterfassung, Rechnungsstellung, Rentabilitätsprognose und Berichterstattung.

Productive lässt sich vollständig in Tools wie QuickBooks, Xero, Zapier oder Kalender-Apps integrieren. Mit Productive können kleinere Unternehmen ihre Workflows von einer übergeordneten Perspektive bis hin zu einer detaillierten Ansicht nachverfolgen.

21. Workamajig

Workamajig wurde speziell für die Kreativbranche entwickelt und befähigt Ihr Team, neue Ideen zu entwickeln, neue Projekte zu erstellen und zu verwalten sowie Berichte zu analysieren – all das gebündelt auf einer Plattform. Zudem können Ideen in Projekte umgewandelt werden, sobald sie genehmigt sind. Mit der Workflow-Managment-Lösung Workamajig können Sie und Ihr Team zudem die benötigten Ressourcen identifizieren und den Zeitplan erstellen. Zudem können Sie mit der Management-Software Ihr Budget und terminierte Pläne im Projektverlauf verfolgen und bei Bedarf Benachrichtigungen ein.

Innerhalb jedes Projekts können Sie mithilfe von Workamajig Benutzer festlegen, die für verschiedene Tasks am besten geeignet sind. Und zukünftige Erträge basierend auf dem Projektfortschritt ermitteln und verwalten, sowie bestimmten Benutzern zuordnen.

22. GetFlow

Getflow ist ein einfaches Projektmanagement-Tool, das sich anpassen lässt. Ihre anfallenden Tätigkeiten können Sie innerhalb von Projekten im Kanban-Workflow-Stil organisieren. Außerdem bietet die Software die Möglichkeit im Team, Zeitpläne zu nutzen, um Ihre Abläufe zu planen und das Beste herauszuholen.

Ihre Tasks können Sie anpassen und z. B. mit Unteraufgaben, Notizen, Kommentarfeldern, erweiterten Optionen und Start- und Enddatum versehen. Diese Workflow-Software ermöglicht es Teammitgliedern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und über Änderungen verschiedener Projekte auf dem Laufenden gehalten zu werden. Projekte können öffentlich oder privat gehalten, archiviert, dupliziert, wiederholt oder exportiert werden.

23. WorkflowMAX

WorkflowMAX ist eine Projektmanagement-Suite, die den Benutzer Projektvisualisierung, Aufgabenerstellung, Vertriebsabläufe, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Analysen und Reportings verwalten lässt. Das Tool lässt Sie Leads managen, Projekte anlegen, den Fortschritt verfolgen und teamübergreifend an Workflows zusammenarbeiten. WorkflowMax wurde für den Einsatz in einer Vielzahl von Anwendungsfällen entwickelt, z. B. für Kreativagenturen, IT-Berater, Bauwesen, Ingenieure und Sachverständige, Architekten oder Unternehmensberater.

Das Workflow-Management-Tool WorkflowMax lässt sich zusammen mit vielen Anwendungen wie Xero, ZenDesk, Box, Deputy, Better Scheduling, Plan Right, Adobe oder Dropbox kombinieren.

24. Intervals

Die Workflow-Management-Software Intervals konzentriert sich auf die anstehenden Arbeiten und die Zeit, die aufgewendet wird, um diese zu erledigen. Sie können Intervalle nutzen, sobald ein Projekt angelegt wird und ein Manager zugeordnet ist. Von hier an können Sie Aufgaben definieren, ein Budget erstellen und eine Deadline festlegen. Teammitglieder können die Dokumentenablage der Management-Software nutzen, um dynamisch an Dateien zu arbeiten.

Die Timer-Ansicht ermöglicht es Managern, die für einzelne Aufgaben von verschiedenen Mitarbeitern aufgewendete Zeit zu analysieren, zu sehen, wofür die meiste Zeit benötigt wird, und Fortschrittsberichte zu erstellen. Die Dashboard-Ansicht bietet einen Überblick über den Fortschritt zu einem bestimmten Zeitpunkt.

25. Workgroups DaVinci

Workgroups DaVinci wurde speziell für Marketing- und Kreativteams entwickelt und bietet Workflow-Automatisierung und Projektmanagement aus einer Hand. Dieses Software-Toolkit ermöglicht es individuell zusammenzuarbeiten, vom Erstellen von Flyern bis hin zum Designen von kompletten Webseiten. Im Laufe jedes Projekts können sich die Benutzer einen detaillierten Überblick darüber verschaffen, was erreicht wurde und was noch zu tun ist.

Teamleiter können den Workflow flexibel überprüfen und genehmigen. Ressourcen sind über den Digital Asset Catalog leicht zugänglich. 

26. ProcessPlan – einfaches Prozessmanagement-Tool

ProcessPlan ist eine benutzerfreundliche Workflow-Management-App, die sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst, egal ob Sie mit drei oder dreihundert Mitarbeitern zusammenarbeiten. Sie haben den Status Ihrer Aufgabenbereiche immer im Blick, sodass Sie stets wissen, wo Sie stehen. Darüber hinaus ermöglicht eine robuste Vorlagen- und Ressourcenbibliothek das schnelle Starten neuer Workflows und das Hinzufügen von Elementen.

ProcessPlan kann von jedem Gerät aus aufgerufen werden, einschließlich Laptops, Tablets und Smartphones. Es lässt sich auch mit einer Vielzahl von Tools integrieren, darunter Slack, Zapier, Microsoft SQL Server, HubSpot, ConnectWise, Zendesk, Microsoft Office, Amazon Web Services und weitere.

27. Comindware Tracker

Comindware bietet eine große Auswahl an Workflow-Management-Lösungen für die kleinsten und größten Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen. Mit der robusten Management-Lösung von Comindware ist absolute Transparenz in jedem Geschäftsprozess möglich. Seien Sie so kompliziert, wie Sie es brauchen, oder gestalten Sie einfachere Prozesse mit dieser flexiblen Lösung.

Die Workflow-Software bietet einen grafischen Workflow-Creator, elektronisches Formulardesign, Workflow-Automatisierung, ein Outlook-Tool, vollständige Integration mit anderen Tools, Echtzeit-Zusammenarbeit im Team und eine ganze Reihe anderer Funktionen.

28. MetaTask

MetaTask ist ein einfaches, benutzerfreundliches Managementsystem, mit dem Sie Vorlagen definieren und für wiederkehrende Arbeitsabläufe mehrfach verwenden können. Das Tool erlaubt es Ihnen, jede Aktivität in eine Vorlage umzuwandeln. Im nächsten Schritt können Sie diese für Ihr Team verfügbar machen und den Status aller aktiven Prozesse nachverfolgen. Zudem sehen Sie jederzeit, wer an welchen Aufgaben arbeitet.

Zu den Funktionen gehören z. B. Prozessvorlagen, Abstimmung-Workflows, ein Prozess-Editor, dynamische Aufgabenzuordnung, Datenformulare und ein Prozess-Dashboard.

29. Pipefy

Pipefy ist eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihr Team mit vordefinierten oder selbst erstellten Vorlagen optimieren können. Die Vorlagen in diesem Workflow Management dienen zum Erstellen einer Verkaufs-Pipeline, agiler Software-Entwicklung, dem Team-Task-Management oder Vertrags-Analysen.

Im Mittelpunkt der Vorlagen stehen die Bereiche IT und Software, Marketing und Vertrieb, Betriebsführung und Personal. Durch die Verwendung von Vorlagen verfügt Ihr Team über standardisierte Workflows, die unabhängig davon, woran es arbeitet, eingehalten werden müssen. Dies minimiert Fehler und verbessert die Effizienz Ihrer Unternehmungen. Die Möglichkeit, in Echtzeit zu sehen, wie sich Ihre Arbeitsabläufe entwickeln, ermöglicht es, schnell Engpässe zu identifizieren, die Laufzeiten zu verringern, und Kosten zu senken.

30. Tallyfy

Tallyfy ist eine benutzerfreundliche Workflow-Management-Lösung, die alle Workflows und die Kommunikation an einem Ort zusammenbringt. So bündeln Sie Formulare, Aufgabenlisten und Aktivitäten, sodass jeder Benutzer bei Bedarf auf die Inhalte zugreifen kann, die er benötigt, während andere Benutzer per Automatisierung über seine Aktionen oder Fortschritte informiert werden.

Traditionelle E-Mails und viele physische Formulare werden durch den Einsatz von Tallyfy ersetzt. Vorlagen können nach Bedarf erstellt und wiederverwendet werden, insbesondere für sich wiederholende Workflows wie z. B.Mitarbeiter-Onboarding oder Urlaubsanträge. Aktivitäten und Projekte werden standardisiert, sodass keine Zeit mit wiederkehrenden Details verschwendet wird.

31. Gluu

Gluu ist ein benutzerfreundliches Workflow-Management-Tool, mit dem Prozessverantwortliche Vorlagen für wiederkehrende Arbeitsabläufe erstellen können. Es hilft Ihrem Team nahtlos zusammenzuarbeiten, um verschiedenste Vorgänge zu erledigen.

Mitarbeiter können auf Gluu auf verschiedene Weise zugreifen, z.B. über ein Smartphone oder Tablet (zusätzlich zum Browser auf dem Laptop), und die Performance im laufenden Betrieb beobachten.

32. FunctionFox

FunctionFox zielt darauf ab, Projektmanagement zu einem einfachen und leicht handhabbaren Prozess zu machen. Mit der Software weisen Sie To Dos zu, planen Meilensteine, und können den Fortschritt verfolgen sowie den Status aktualisieren. All dies sind dabei Aktivitäten, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Verwalten Sie Ihre Workflows und Projekte mithilfe von Fälligkeitskalendern und kollaborativen Arbeitsbereichen. Die Berichtsmechanismen innerhalb von FunctionFox können so detailliert sein, wie Sie es wünschen. Weitere Funktionen sind z. B. Benachrichtigungen über Neuigkeiten, Zeit- und Spesenverwaltung, Kontaktbücher, mobile Anwendungen, Projektblogs, Zeitleisten mit Meilensteinen oder benutzerdefinierte Felder.

33. Formstack

Formstack ist eine Workflow-Management-Software zum Erstellen von Formularen, das für die Integration mit anderen robusten Projektmanagement-Apps entwickelt wurde. Beliebte Features dieser Workflow-Managment-Lösung sind praktische Add-ons, ein Editor, um bedingte Felder-Logik zu integrieren, und eine automatisierte Zahlungsabwicklung. Formstack bietet einen Drag & Drop-Editor, eine Formular-Importfunktion, eine Vielzahl von Vorlagen sowie Subdomains, .

Mit der Datenanalysefunktion von Formstack können Sie A/B-Tests durchführen, erweiterte PDFs erstellen und Schlüsselerkenntnisse exportieren.

34. Smartsheet

Smartsheet stellt sich dem typischen Geschäftsproblem, dass „zu viel geredet und zu wenig gehandelt wird“. Diese Software verwendet ein dynamisches Workflow-Management, um eine Idee in kürzerer Zeit als herkömmliche Methoden in die Realität umzusetzen.

Smartsheet ist für verschiedenste Anwendungsbereiche geeignet. Die Konfiguration und Verwendung ist einfach und erfordert keine technische Vorkenntnisse. Sobald jedes Teammitglied einsatzbereit ist, hat es in diesem Workflow-Management-System in Echtzeit Einblick in die Arbeitsabläufe. Manager und Stakeholder können an einem Ort automatisierte Workflows planen und über den Arbeitsfortschritt berichten.

35. Airtable

Airtable ist eine flexible Workflow-Management-App, die Prozessdaten auf vielfältige Weise präsentiert. Verwenden Sie die Formularansicht, um neue Formulare zu erstellen und bestehende anzuzeigen. Probieren Sie auch den Kalender aus, um wichtige Fälligkeiten und Projektlaufzeiten in Ihren Unternehmen zu sehen. Verwenden Sie die Kanban-Ansicht, um einzelne Prozedere einzusehen, ihren Status zu überprüfen, Input zu liefern und Aufgaben zu bearbeiten. Die Galerieansicht hilft Ihnen, Ihre Projekte einfach identifizierbar zu organisieren. Darüber hinaus stellt die Rasteransicht die wichtigsten Informationen übersichtlich dar.

Airtable eignet sich am besten für Agenturen und Kreativabteilungen.

36. Bonitasoft

Eines der größten Hindernisse, mit denen Entwicklungsteams zu tun haben, sind langsame Freigabe- und Abstimmungswege. BonitaSoft digitalisiert diese traditionellen Abläufe, sodass schneller und effizienter entwickelt werden kann. BonitaSoft ist die weltweit führende Open-Source-Business-Process-Management-Plattform.

Sie kann an eine Vielzahl von Anwendungsbereichen angepasst werden, darunter Einzelhandel, Gesundheitswesen, Telekommunikation und Medien, öffentlicher Sektor, Fertigung, Energie, Finanzdienstleistungen und Bildung.  Der größte Nutzen des Workflow-Managements hier ist, die Kundenbetreuung zu optimieren, Gesundheitsdienstleistungen leichter anzuwenden, Serviceanfragen und -lösungen zu verbessern und die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors effizienter zu erfüllen.

37. Flokzu

Flokzu ist ein umfangreiches, aber einfach zu bedienendes Cloud-basiertes Business-Process-Management-System, das in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden kann. Flokzu verwendet BPMN-Standards und lässt Sie per Drag-&-Drop-Funktion beliebig Vorgänge erstellen, wobei diese so kompliziert oder einfach sein können, wie Sie es sich wünschen. Zudem können Sie Formulare erstellen und anpassen, Prozesse ausführen und Aufforderungen direkt an die Nutzer senden sowie den Workflow-Fortschritt messen und analysieren.

Weitere Funktionen des Workflow-Tools umfassen Terminverwaltung, benutzerdefinierte Berichte, Datenbanken, Routing-Regeln und E-Mail-Benachrichtigungen.

38. Integrify

Integrify ist ein Workflow-Management-Tool. Mit der Software erstellen und modifizieren Sie Workflows von Grund auf, ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen. 

Zur Workflow-Managment-Software gehört ein Tool zum Erstellen von Formularen, das einfach zu bedienen sind und in die Workflow-Oberfläche integriert werden können. Ziehen Sie einfach per Drag-&-Drop die Felder in Ihr Layout, die Sie erfassen möchten. Verfolgen Sie Anfragen einfach über ein benutzerdefiniertes Self-Service-Portal, das Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern in Echtzeit ermöglicht. Alle Formulare funktionieren auf einer Reihe von mobilen Geräten und die integrierten Editoren ermöglichen es Ihnen, das Tool nach Ihren Wünschen anzupassen.

39. Signavio Workflow Accelerator

Signavio Workflow Accelerator verschlankt traditionelle Geschäftsprozesse auf einer benutzerfreundlichen Plattform. Verwenden Sie Workflow-Management-Tools wie Signavio, um Standardarbeitsabläufe abzubilden, diese Workflows (anstelle von Tabellenkalkulationen und E-Mails) zu verwalten, Kontrollmaßnahmen zu implementieren, sowie Formulare zu erstellen und anpassen.

Signavio ist eine vollständig webbasierte Workflow-Management-Plattform, die sich in Google Drive, Salesforce und Box integrieren lässt. Teilnehmer an einem Projekt können an einer Aufgabe zusammenarbeiten, indem sie dieser Aufgabe zugeordnet oder in einem Kommentar erwähnt werden.

40. Form.com

Form.com ist eine Unternehmenslösung, die in einer Vielzahl von Branchen wie Gastronomie, Fertigung, Gebäudemanagement, Einzelhandel, Öl und Gas eingesetzt werden kann. Die Funktionalität dieser Workflow-Management-Software umfasst unter anderem mobile Formulare, Offline-Formulare, Formularanalyse, Aufgabenmanagement, das Erstellen von Workflows, eine API, Hosting-Optionen und kundenspezifische Entwicklungen. Die Software lässt Sie Ihr Firmenlogo sowie Ihre Unternehmensfarben und -stile, um Ihr eigenes Branding aufzusetzen. Form.com bietet zudem die Möglichkeit, HTML und CSS- zu nutzen sowie Funktionen wie zusätzliche, Plugins, JavaScript-Einbettung und eine zufällige Anordnung von Formularfragen.

41. Trackvia

Trackvia ist eine Low-Code-Workflow-Management-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Tabellenkalkulationen hinter sich zu lassen, ohne von komplexer Software überfordert zu werden. Sie ist leistungsfähig, aber dennoch benutzerfreundlich.

Mit dieser Software können Sie mithilfe von reibungslosem Drag & Drop benutzerdefinierte Workflows erstellen, unabhängig von den Anforderungen. Das Workflow-Tool lässt sich vom PC, Tablet oder Smartphone aus nutzen, egal ob Sie online oder offline sind. Trackvia lässt sich über die eigene API sowie die Zapier-Integration mit anderen Datenquellen und Legacy-Systemen integrieren.

42. Nintex

Nintex ist eine Workflow-Management-Software für Prozessmanagement, Prozessautomatisierung und Prozessoptimierung für Unternehmen. Benutzer können Workflows planen, sie auf logische Weise abbilden und diese Pläne mit anderen teilen, um effektiver zusammenzuarbeiten. Um einen effizienten Workflow zu ermöglichen, können benutzerdefinierte Formulare erstellt werden, um die Prozesse zu vereinfachen und Standardarbeitsanweisungen zu etablieren.

Sobald der Workflow aktiv ist, können Manager und Nutzer den Fortschritt überwachen, Ergebnisse analysieren und diese Daten nutzen, um zukünftige Arbeitsabläufe zu verbessern. Und zwar auf dynamische Weise, sodass sich das Workflow-Management ständig weiterentwickelt.

43. LeanKit

LeanKit ist eine Projekt- und Ressourcenmanagement-Plattform, die speziell für Entwickler gebaut wurde. Workflow-Updates können in Echtzeit von jedem Ort aus angezeigt werden, egal ob Sie von einem PC, Tablet oder Smartphone aus arbeiten. Mit der einfach zu bedienenden, farblich gekennzeichneten Benutzeroberfläche versteht jeder seinen Verantwortungsbereich und an wen er sich wenden muss, je nach Frage oder Problem.

Diese Unternehmenslösung schafft höchste Effizienz in der Workflow-Zusammenarbeit, sodass Produkte und Dienstleistungen zeitnah und kostengünstig auf den Markt gebracht werden können. Durch sich wiederholende Workflows wird die Effizienz verbessert und die Reaktionszeit verkürzt.

44. Ninox

Ninox ist ein Tool, welches für die Zusammenarbeit von Teams konzipiert wurde. Die Workflow-Management-Lösung funktioniert über alle Browser und Geräte hinweg. Dateien können lokal oder in der Cloud gespeichert werden und die Benutzeroberfläche ist einfach gehalten. Mit Ninox können Sie alltägliche Tasks verwalten, damit Prozesse automatisiert werden und reibungslos ablaufen. Arbeiten Sie mit integrierten Vorlagen wie zum Beispiel für Kontakte, Besprechungen, Veranstaltungen, Rechnungen, Buchhaltung, Stundenzettel oder Projekte.

Arbeiten Sie mit anderen Teammitgliedern zusammen, unabhängig davon, wo Sie sich befinden oder welches Gerät Sie verwenden.

45. Micro Focus Solution Business Manager

Der Micro Focus Solutions Business Manager (SBM) ist speziell auf IT und DevOps zugeschnitten und war früher bekannt als Serena Business Manager. Die Software bietet eine umfassende Prozessmanagement-Lösung und Workflow-Automatisierungsplattform. Prozesse können abgebildet, geordnet, automatisiert und transparent betrachtet werden, während sie ihren natürlichen Lebenszyklus vom Konzept bis zum Endresultat durchlaufen.

Dieses System erhöht die Effizienz des IT-Betriebs, ist flexibel im Zugriff und ermöglicht es Entwicklern, mit den internen Abläufen mitzuhalten. Egal wo sie sich befinden oder welches Gerät sie verwenden. Die gesteigerte Effizienz führt zu niedrigeren Betriebskosten und einer höheren Wertschöpfung in den Bereichen Kundeninformation und Feedback.

Was sind die Vorteile einer Workflow-Management-Software?

Wenn Sie sich fragen, wie Workflow-Management-Software Ihre Arbeitsabläufe verbessern kann, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Top 4 Vorteile:

Vermeidet menschliche Fehler

Sie kennen das sicherlich: Wiederholen Sie ständig dieselbe Aufgabe, dann unterlaufen Ihnen leicht Fehler. Und diese Fehler können Sie zurückwerfen. Nicht nur zeitlich, sondern auch finanziell. Der Einsatz von Workflow-Management-Software zur Automatisierung von Aufgaben hilft Ihnen, diese kostspieligen menschlichen Fehler zu vermeiden.

Steigerung der Produktivität

Verschwenden Sie auch täglich Zeit, um Ihre Mails und Tasks zu durchforsten? Auch das Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen raubt Ihnen wertvollen Raum im Terminkalender. Mit einer Workflow-Management-Lösung aber arbeiten Sie zukünftig wieder produktiver.

Unterstützung beim Multitasking

Obwohl viele Produktivitätsexperten behaupten, dass Multitasking kontraproduktiv sei, lässt es sich oft nicht vermeiden. Ein Workflow-Management-System hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre gesamten Aufgaben an einem Ort zu behalten.

Verbesserte Arbeitskultur

Workflow-Management-Software erhöht die Transparenz, klärt Verantwortlichkeiten und stärkt das Vertrauen innerhalb eines Teams. Sie macht zudem unerwünschtes Mikromanagement überflüssig. 

Abhängig von den Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens, können Sie zwischen verschiedenen Workflow-Management-Tools wählen. Linear und diskret, oder robust und allumfassend. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, es wird Ihnen Zeit sparen, die Effizienz steigern und unnötige Ausgaben reduzieren.Wenn Sie selbst sehen möchten, wie Filestage Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe helfen kann, können Sie hier eine kostenlose Testphase starten →