Conseguir que cualquier proyecto pase de la primera versión a la aprobación final es un reto en sí mismo. Cuando estás hasta arriba de ediciones interminables y rondas de revisión, lo último que quieres hacer es perder el tiempo rebuscando versiones anteriores o actuales de tus archivos. Por eso la mayoría de las agencias de marketing y equipos creativos utilizan herramientas de gestión de archivos digitales para compartir, almacenar y gestionar sus activos digitales.
Dropbox es uno de los nombres más importantes en el negocio de la gestión de archivos, y la plataforma a la que recurren muchas organizaciones de todo el mundo. Pero aunque el servicio de almacenamiento en la nube ofrece una gama decente de funciones para compartir archivos, también tiene su parte negativa.
Desde el uso compartido externo limitado hasta las herramientas de colaboración torpes, hay muchas razones por las que merece la pena echar un vistazo a las mejores alternativas a Dropbox. Y esto es exactamente lo que vamos a hacer en este artículo.
Aquí tienes nuestro resumen de las mejores alternativas a Dropbox para la gestión de archivos y versiones y el almacenamiento de datos.
- Filestage
- Box
- Workzone
- Adobe Creative Cloud
- Filecamp
- Confluence
- Nuclino
- Canva
- Figma
- Hubspot
- Notion
- Quip
Antes de entrar de lleno en lo mejor de cada una de estas alternativas a Dropbox, definamos rápidamente la gestión de archivos y versiones.
¿Qué es la gestión de archivos y versiones?
La gestión de archivos se refiere a la forma en que las empresas organizan sus archivos. Esto incluye todo, desde activos de redes sociales hasta diseños de envases y mucho más. Piensa en las herramientas de gestión de archivos como en un archivador virtual que te permite almacenar archivos importantes de forma segura y encontrarlos con la misma facilidad.
Del mismo modo, la gestión de versiones se refiere al modo en que las empresas organizan las distintas versiones de un mismo archivo. Esto facilita el seguimiento de los cambios en los proyectos a medida que se realizan. Tener un proceso ordenado de gestión de versiones garantiza que tu equipo pueda encontrar y trabajar en la versión correcta de cada proyecto con menos margen de error.
La gestión de archivos y versiones suele hacerse con el almacenamiento en la nube y desempeña un papel esencial en cualquier organización que necesite compartir archivos entre compañeros de equipo.
1. Filestage – la mejor alternativa a Dropbox para la gestión de archivos y versiones
Filestage es un programa de aprobación e intercambio de archivos que agiliza la forma en que los equipos gestionan sus proyectos de principio a fin.
Los usuarios pueden subir, revisar y aprobar una amplia gama de formatos de archivo diferentes (documentos, vídeos, gráficos, fotos, PDF, audio… ¡y la lista continúa!) con sólo unos clics. Y si necesitas un lugar seguro para compartir archivos y hacer un seguimiento de los cambios a medida que avanzan los proyectos, también te encantará saber que Filestage te permite hacer un seguimiento y controlar todas las versiones y comentarios de tus archivos.
La herramienta en sí es muy fácil de usar y permite a los equipos añadir comentarios directamente sobre cada archivo para una colaboración rápida y una aprobación más rápida.
Características
Aquí tienes un resumen de las útiles herramientas y funciones de Filestage:
- Carpetas de proyectos – Crea y nombra carpetas para proyectos individuales para facilitar la gestión de archivos
- Integraciones perfectas – comparte y gestiona archivos desde todas tus aplicaciones favoritas, como Slack, Adobe InDesign, Adobe Premiere Pro, Asana y muchas más.
- Usuarios ilimitados – invita a jefes, compañeros de equipo y clientes a revisar y dar su opinión directamente en el archivo (sin necesidad de cuenta).
- Permisos de usuario – Asegúrate de que las personas adecuadas dan y reciben la información correcta con controles de acceso y protección por contraseña
- Aprobaciones con un clic – cuando estés satisfecho con tu archivo, márcalo como aprobado y guárdalo o descárgalo para su distribución.
Cómo compartir y gestionar archivos con Filestage
A continuación te explicamos cómo puedes compartir y gestionar tus archivos con Filestage en unos sencillos pasos:
- Regístrate gratis en Filestage
- Crea una carpeta de proyecto, dale un nombre y sube archivos
- Invita a revisores y colaboradores, o envíales un enlace al proyecto
- Deja que los colaboradores añadan opiniones y sugerencias en los comentarios
- Sube y haz un seguimiento de cada nueva versión del archivo y márcalo como aprobado cuando esté listo
- Guarda tu archivo aprobado de forma ordenada en Filestage y descárgalo si es necesario
Comparte archivos y recibe comentarios en un solo lugar
Revisa y aprueba vídeos, diseños, documentos y mucho más con Filestage.
2. Box
Box es una conocida solución de almacenamiento seguro en la nube que permite a los equipos compartir, comentar, editar y acceder a archivos en tiempo real desde cualquier lugar.
Esta plataforma segura de colaboración y almacenamiento en la nube es compatible con entornos de trabajo colaborativos, haciendo hincapié en la gestión segura y eficaz de archivos. Algunas de sus funciones de seguridad son la encriptación de extremo a extremo y los controles de acceso que mantienen los archivos confidenciales bajo llave virtual.
Características
- Búsqueda de archivos – Encuentra archivos fácilmente con la función de búsqueda de Box
- Seguridad – mantén los archivos protegidos con un sólido conjunto de controles de acceso y fechas de caducidad opcionales en los enlaces a archivos compartidos.
- Sincronización – Accede y trabaja con archivos sin internet sincronizándolos con tu escritorio
3. Workzone
Workzone es una alternativa a Dropbox y una herramienta de gestión de proyectos que permite a los usuarios compartir y guardar versiones de archivos. Incluso automatiza el proceso de control de versiones numerando cada nueva versión a medida que se carga en la carpeta específica del proyecto.
También puedes integrar Workzone en tu flujo de trabajo de aprobación haciendo un seguimiento de las revisiones de los archivos y planificando el tiempo y los recursos de tu equipo según sea necesario. Esto facilita la gestión de los archivos y carpetas del proyecto.
Características
- Centro de intercambio de archivos – Comparte archivos de forma segura con clientes, compañeros de equipo y autónomos con el espacio de almacenamiento en la nube gratuito de la herramienta.
- Tareas y subtareas – Organiza quién trabaja en qué y cuándo asignando tareas (y tareas más pequeñas dentro de estas tareas).
- Diseño intuitivo – la interfaz fácil de usar de Workzone facilita el seguimiento, la gestión y la búsqueda de versiones de archivos.
4. Adobe Creative Cloud
Los proyectos de diseño suelen requerir más de unas cuantas revisiones y versiones de archivos, pero la función integrada de seguimiento de versiones de archivos de Adobe puede ayudar a tu equipo a reducir el caos y la confusión durante todo el proceso creativo.
Adobe Creative Cloud es una de esas alternativas a Dropbox que cuenta con toda una familia de aplicaciones, como Photoshop, InDesign y Premiere Pro. Además, cada aplicación protege tus proyectos haciendo un seguimiento automático de las distintas versiones de tu trabajo.
Características
- Almacenamiento en la nube – Almacena y accede a archivos en segundos a través de diferentes dispositivos con el almacenamiento seguro en la nube
- Varias aplicaciones – Adobe Creative Cloud es una alternativa a Dropbox que tiene una aplicación para cada necesidad de diseño y marketing, de modo que trabajes con un estilo coherente en todos los proyectos.
- Recuperación de archivos – Recupera y revisa versiones antiguas de tu archivo para que puedas hacer y seguir los cambios con confianza
5. FileCamp
Filecamp es un sistema de gestión de activos digitales (DAM) que facilita a los equipos compartir, almacenar y gestionar archivos con sólo unos clics. Este software puede agilizar la forma en que gestionas los archivos de distintos proyectos gracias a su capacidad para admitir imágenes, vídeos, documentos y otros formatos de archivo con almacenamiento en la nube.
Características principales
- Colecciones – Crea “Colecciones” de archivos guardados en varias carpetas para facilitar la colaboración y la distribución
- Enlaces a archivos – Cualquiera puede enviar archivos directamente a tu Filecamp con un enlace seguro, e incluso recibirás una notificación cada vez que se suban archivos
- Etiquetas de archivos – Busca y comparte archivos fácilmente creando etiquetas personalizadas para cada archivo o carpeta
6. Confluence
Los servicios de almacenamiento en la nube de Confluence ofrecen a los equipos ocupados un espacio de trabajo para la colaboración y la documentación de contenidos. Diseñada por Atlassian, esta sólida alternativa a Dropbox permite a los usuarios crear, compartir y trabajar juntos en contenidos en una plataforma con amplio espacio de almacenamiento.
Aunque Confluence se centra más en compartir y editar archivos, también tiene un sistema de gestión de versiones de documentos donde los equipos pueden almacenar y organizar documentos y archivos adjuntos. Cuando creas una carpeta para tus documentos, las páginas nuevas se versionan y se puede acceder a un historial de versiones en cualquier momento, una vez que se hayan establecido y concedido los permisos.
Características
- Espacios y páginas ilimitados – Confluence te permite crear tantas carpetas de proyecto y documentos como necesite tu equipo
- Árbol de contenido – Organiza y estructura tu contenido para que puedas encontrar proyectos fácilmente
- Rastrear y revertir cambios – visualiza el historial de cambios de cada página, compara versiones y recupera versiones anteriores en un abrir y cerrar de ojos
7. Nuclino
Una curva de aprendizaje pronunciada puede ralentizar mucho a las empresas cuando utilizan un nuevo software. Por eso Nuclino ofrece un espacio de almacenamiento en la nube libre de desorden, donde los equipos pueden planificar proyectos, aportar ideas y gestionar tareas y archivos.
Esta sencilla plataforma de almacenamiento en la nube elimina las complicaciones de la gestión de archivos, facilitando el uso compartido, el almacenamiento y la búsqueda de proyectos. Es superfácil de configurar y tiene una interfaz intuitiva que te ayuda a deslizarte de una tarea a otra sin esfuerzo. Y, por supuesto, también viene totalmente equipado con capacidades de seguimiento de versiones.
Características
- Integraciones – Conecta Nuclino a tus otras aplicaciones para un flujo de trabajo fluido a través de múltiples dispositivos gracias a su espacio de almacenamiento en la nube
- Documentos colectivos – Añade notas, asigna tareas y gestiona archivos en un solo lugar
- Anclar elementos – Nuclino te permite anclar documentos importantes para que aparezcan en la parte superior de tu lista de archivos
8. Canva
Aunque Canva no sea la primera herramienta que te viene a la mente cuando piensas en gestión de archivos y versiones, ofrece una solución sencilla pero completa para gestionar todas las versiones de tu diseño.
Tanto si utilizas Canva para crear gráficos para redes sociales, presentaciones, carteles o documentos, revisa y restaura hasta 15 versiones de cada archivo. La plataforma también te permite renombrar y duplicar archivos utilizando el editor para un flujo de trabajo más flexible.
Características
- Carpetas ilimitadas – gestiona y comparte tus contenidos con tantas carpetas compartibles como necesites y con mucho espacio de almacenamiento libre.
- Plantillas de marca – Crea y guarda archivos de plantilla para utilizarlos en todos los proyectos
- Opciones de exportación y descarga – Una vez completados, tus diseños se pueden exportar fácilmente en varios formatos, como JPEG, PNG y PDF
9. Figma
Figma se utiliza sobre todo para diseño de interfaces, diseño de experiencia de usuario (UX) y proyectos de diseño colaborativo. Pero también se puede utilizar para hacer un brainstorming de ideas y visualizar estrategias de proyecto.
Las funciones de colaboración en tiempo real de la herramienta permiten a los equipos trabajar juntos sin problemas, aportar comentarios y hacer cambios según sea necesario. Como complemento, Figma también mantiene en orden las versiones de los archivos de los equipos con un sistema de gestión de versiones de archivos sencillo y seguro. ¡Esa es la belleza del almacenamiento en la nube!
Características
- Accesibilidad multiplataforma – Al estar basado en la nube, los usuarios pueden utilizar Figma desde cualquier dispositivo en una gran variedad de plataformas populares.
- Creación de prototipos – crea versiones interactivas de tus diseños para ver exactamente cómo funcionarán cuando estén en funcionamiento.
- Sistemas de diseño y bibliotecas – Reutiliza diferentes elementos y estilos para obtener resultados más rápidos y coherentes
10. Hubspot
El siguiente es HubSpot. Hubspot es un proveedor de software de automatización de marketing y almacenamiento en la nube todo en uno que cuenta con una serie de herramientas que ayudan a los equipos con el marketing por correo electrónico, la gestión de redes sociales, la creación de contenidos y mucho más.
Aunque el CRM es el pan de cada día de HubSpot, puedes estar seguro de que las páginas o entradas no publicadas se guardan automáticamente a medida que se realizan ediciones en la plataforma. ¡Una gran noticia para los equipos más grandes y ocupados con muchas piezas móviles!
Características
- Seguimiento de documentos – Envía documentos rastreables, como propuestas o contratos a clientes potenciales de tu organización
- Visibilidad de la URL de los archivos – Controla totalmente quién puede acceder a tus archivos
- Flujos de trabajo – Crea y personaliza flujos de trabajo para mantener a todo el mundo informado a lo largo de un proyecto
11. Notion
Notion es una de esas alternativas a Dropbox que permite a los equipos hacer un poco de todo, incluida la toma de notas, la planificación de campañas, la colaboración y la gestión de archivos.
Notion utiliza la función de arrastrar y soltar en todas sus funciones y puedes utilizarlo para crear un sistema de gestión de archivos personalizado que se adapte a tu proyecto. La plataforma te permite organizar y gestionar archivos en un solo lugar para que tu equipo pueda acceder a ellos desde su escritorio.
Características
- Sistemas de gestión del conocimiento – las funciones de base de conocimientos de Notion pueden ayudarte a capturar, almacenar y organizar todos tus archivos en un lugar accesible.
- Plantillas – Notion tiene una gran variedad de plantillas de archivos para planes de proyectos, listas de tareas y mucho más
- Capacidad para admitir una serie de formatos de archivo – gestionar documentos, imágenes y otros tipos de soportes
12. Quip
Por último, pero no por ello menos importante, está Quip. Quip es una plataforma de productividad colaborativa que combina documentos, hojas de cálculo y chat en un espacio de trabajo de almacenamiento en la nube.
Diseñado para agilizar la colaboración y la comunicación dentro de los equipos, Quip adopta un enfoque interactivo para la creación de documentos y la colaboración. La herramienta mantiene los archivos ordenados organizando los documentos en carpetas, con permisos y controles para mayor seguridad.
Características
- Documentos vivos – Los compañeros de equipo pueden colaborar en los archivos simultáneamente y en tiempo real, y los cambios se reflejan inmediatamente
- Notificaciones – Quip envía notificaciones instantáneas para mantener a los usuarios al tanto de cambios, comentarios y tareas
- Acceso sin conexión: con Quip, los usuarios pueden trabajar en documentos sin conexión a Internet y todos los cambios se sincronizarán en cuanto vuelvan a conectarse.
Conclusión
En lo que respecta a la gestión de archivos y versiones, hay muchos proveedores de almacenamiento en la nube brillantes y herramientas seguras para compartir archivos que le hacen la competencia a Dropbox.
Espero que este artículo te ayude a elegir las mejores alternativas a Dropbox para gestionar archivos e impulsar la productividad de tu empresa. Si quieres ver cómo Filestage puede transformar la forma en que revisas, apruebas y gestionas tus proyectos, inicia hoy mismo tu prueba gratuita.
