Como gestor de proyectos, su trabajo consiste en fomentar una estrecha colaboración entre su equipo y proporcionar las herramientas adecuadas para el trabajo. Aunque la colaboración en los documentos puede ser un proceso confuso y lento, hay una gran cantidad de soluciones. A continuación, le presentamos las mejores herramientas de colaboración documental.
Herramientas de colaboración de documentos
Dado que estas herramientas pueden salvar tus proyectos, vamos a entrar de lleno en las principales.
Filestage
Filestage es una herramienta de colaboración documental increíblemente potente que hace que su proceso de revisión y aprobación sea productivo, preciso y rentable. Esta herramienta facilita a sus interlocutores (internos y externos) dejar comentarios en contexto sobre prácticamente cualquier tipo de documento.
La gestión de notificaciones y tareas hace que sea más fácil que nunca abrirse paso entre el ruido y dejar una información procesable que permita alcanzar los resultados deseados.
Características principales:
- Compatibilidad con innumerables tipos de archivos
- Información clara y visible
- Una hermosa interfaz de usuario que es realmente divertida de usar
- Gestión de tareas
Ventajas
- Es libre de invitar a los interesados externos.
- A todo tu equipo le encantará esta herramienta.
- Mejora la eficacia y reduce la confusión.
Desventaja
- Sin aplicación de escritorio y móvil
Google Docs
Google Docs ofrece a los usuarios un conjunto de herramientas inteligentes de edición y estilización que dan a los equipos el poder de crear documentos significativos y de alta calidad. Básicamente, se trata de una alternativa a Word basada en la nube que aumenta su valor gracias a la seguridad y el control añadidos para los gestores de proyectos.
Esta herramienta también ofrece comentarios y cambios rastreados, que impulsan la responsabilidad y facilitan la edición de forma constructiva. Y como se puede acceder a esta herramienta a través de una cuenta de Google, cada usuario puede ser identificado. En cuanto a la colaboración de documentos, estas características clave realmente ayudan.
Características principales
- Intercambio de archivos
- Creación de documentos
- Gestión de proyectos
- Chat del equipo
Ventajas
- Ofrece una experiencia de edición de primera línea a través de la nube.
- Su uso es totalmente gratuito.
- Si te sientes cómodo con otras herramientas de Google, te resultará familiar.
Desventajas
- No tiene algunas de las funciones avanzadas de Word.
- Es difícil conseguir un formato realmente sofisticado.
- Requiere una conexión a Internet.
Dropbox Paper
Dropbox Paper ayuda a los equipos creativos y remotos a compartir e intercambiar sus ideas en un espacio unificado. Esta herramienta hace que sea increíblemente fácil colaborar en tiempo real mientras se asignan tomas, se crean listas de tareas, etc.
Sin embargo, no ofrece muchas funcionalidades sofisticadas. En su lugar, se centra en ofrecer un enfoque sencillo y básico, lo que facilita a los nuevos usuarios el inicio y la comprensión de la herramienta.
Características principales
- Colaboración
- Ideación
- Gestión del flujo de trabajo
Ventajas
- Tiene muchas opciones de formato.
- Se integra con Dropbox.
- Ofrece muchas herramientas de colaboración, como los comentarios y el chat.
Desventajas
- Sus características para las mesas son limitadas.
- En general, no está muy avanzado.
- Requiere una conexión a Internet.
Microsoft Office 365
Office 365 es un lugar donde las agencias y los equipos de marketing crean, se comunican y consiguen los mejores resultados posibles. Contiene todas las aplicaciones habituales de Office, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
La funcionalidad (por ejemplo, el almacenamiento y la organización en línea) se complementa con una serie de aplicaciones de colaboración complementarias (por ejemplo, Microsoft Teams y Skype), lo que proporciona a los equipos una suite de colaboración completa.
Características principales
- Gestión del calendario
- Gestión de contactos
- Gestión de documentos
- Tablas de debate
Ventajas
- Está disponible en varios dispositivos.
- Su funcionalidad basada en la nube funciona bien.
- Ofrece a cada usuario un terabyte de espacio gratuito.
Cons
- Sus problemas de sincronización pueden causar confusión.
- Sus nuevas características pueden ser disruptivas.
- Si es utilizado por equipos grandes, podría causar problemas de seguridad.
Box
Box es una plataforma basada en la web que facilita que los equipos compartan archivos al instante y accedan a sus documentos en cualquier lugar. Por lo tanto, pueden gestionar fácilmente los contenidos y obtener los archivos que necesiten.
Esta herramienta ofrece a los gestores de proyectos y otros administradores una visión centralizada de todo el contenido de un determinado proyecto, lo que la hace útil desde el punto de vista de la gestión de proyectos.
Características principales
- Archivo de documentos
- Montaje de documentos
- Indización de documentos
- Control de versiones
Ventajas
- Es un servicio fiable y que funciona bien.
- Tiene una UX sencilla y funcional.
- Es seguro y protegido.
Cons
- Dada su limitada funcionalidad, es caro.
- Con la herramienta de vista previa, algunos tipos de archivos no se abren.
- Para que funcione sin problemas, los usuarios deben emplearlo en ordenadores relativamente nuevos y potentes.
Notion
Notion ofrece a los gestores de proyectos una herramienta que puede utilizarse para fomentar la colaboración y el debate sobre cualquier proyecto. Es fácil crear cuadros de mando sin necesidad de tener experiencia en codificación o informática. Y puedes utilizar estos paneles para hacer un seguimiento de las métricas, compartir datos y mucho más.
Esta herramienta también ofrece comentarios dentro de la aplicación e integración con Slack, lo que aumenta la visibilidad de las áreas clave de su proyecto, incrementa la transparencia y aumenta los resultados.
Características principales
- Cuadros de mando personalizables
- Conectores de fuentes de datos
- Informes financieros
- Informes de marketing
Ventajas
- Tiene una gran variedad de funciones.
- Es fácil crear bases de datos personalizadas.
- Tiene la capacidad de crear aplicaciones personalizadas.
Desventajas
- Se requiere una conexión a Internet.
- Algunos documentos y aplicaciones de gran tamaño pueden ser lentos.
- Las tablas son algo débiles.
Quip
Quip es un espacio para los gestores de proyectos que centraliza y organiza el progreso de su equipo. Fomenta la colaboración al permitirles crear y compartir documentos, gestionar proyectos y mantener una estrecha relación con sus compañeros de equipo.
Se puede acceder a esta herramienta en línea en una amplia gama de dispositivos (incluidos Mac, Windows, Android e iOS), lo que ayuda a los equipos a trabajar juntos de forma más rápida e inteligente.
Características principales
- Herramientas de colaboración
- Archivo de documentos
- Control de versiones
Ventajas
- Ofrece edición y debates en tiempo real.
- Sus chats de grupo aumentan la visibilidad.
- Su gestión de archivos es intuitiva.
Desventajas
- Requiere una conexión constante a Internet.
- Sus hojas de cálculo son tan grandes que pueden causar caídas dramáticas en el rendimiento.
- Es difícil para los usuarios volver a versiones anteriores de un documento.
SharePoint
El objetivo de
SharePoint
is para establecerse como una intranet inteligente que pone recursos y plataformas clave al alcance de los gestores de proyectos y los miembros de su equipo. Esta herramienta ofrece un acceso rápido a las sedes de los equipos, los recursos, los portales y mucho más. Su sencilla plataforma incluye un conjunto de funciones adicionales (por ejemplo, compartición y visualización en el escritorio, herramientas de anotación, mensajería instantánea, diapositivas web, etc.).
Características principales
- Tablas de debate
- Edición en tiempo real
- Una plataforma centralizada
Ventajas
- Tiene una interfaz de usuario natural.
- Es intuitivo.
- Ofrece diferentes vistas que se adaptan a todos los usuarios.
Desventajas
- Algunas funciones son difíciles de utilizar.
- Dada su personalización, puede ser difícil acceder a las cuentas de otros usuarios.
- Sus permisos son difíciles de gestionar.
Evernote
Evernote es uno de los grandes nombres de la toma de notas. Ofrece la posibilidad de acceder, editar, cargar y compartir notas y archivos en una amplia gama de dispositivos. Estas características ayudan a fomentar vínculos más estrechos y una mayor colaboración entre los miembros de su equipo.
Gracias a sus potentes funciones de búsqueda, Evernote permite encontrar rápidamente información importante. Y gracias a la escalabilidad de la herramienta, tanto los equipos pequeños como los grandes pueden utilizarla.
Características principales
- Herramientas de colaboración
- Plantillas personalizables
- Gestión de ideas
Ventajas
- Es fácil mantenerse organizado.
- Sus notas pueden descargarse y accederse sin conexión.
- Es fácil añadir información rica a las notas.
Desventajas
- No ofrece la capacidad de crear subnotas.
- Su gama de ajustes es abrumadora.
- Cuando los usuarios copian notas, el formato del documento se convierte en un problema.
Slite
Slite es un espacio inteligente para que los equipos organicen sus conocimientos y creen documentación que inspire la colaboración. Su herramienta de escritura es ligera y ofrece un editor sencillo que cuenta con un conjunto de funciones de colaboración.
Esta herramienta ayuda a las empresas (grandes y pequeñas) a organizar y compartir contenidos importantes que pueden agilizar los procesos. Por lo tanto, pueden asegurarse de que no se pase nada por alto en el transcurso de un proyecto.
Características principales
- Lluvia de ideas
- Gestión de contenidos
- Tablas de debate
- Gestión de documentos
Ventajas
- Es fácil añadir comentarios.
- Los usuarios pueden citar y perseguir ideas.
- Es bonito y fácil de usar.
Desventajas
- La versión gratuita está limitada a 100 notas.
- Sus nuevas características pueden cambiar los hábitos.
- No será atractivo para algunos miembros del equipo, dependiendo de sus gustos.
Bit.ai
Bit.ai es una plataforma de colaboración documental que ayuda a los equipos a centralizar y organizar su trabajo mientras colaboran en tiempo real. Su capacidad para gestionar de forma inteligente los contenidos digitales hace que la colaboración sea más eficaz. Además, sus más de 50 integraciones mejoran la funcionalidad que ofrece.
Esta herramienta puede adaptarse a equipos de todos los tamaños. Tanto los jefes de proyecto como los miembros del equipo aprecian la posibilidad de gestionar sus conocimientos a lo largo de un proyecto, lo que tiene la ventaja añadida de ayudar a los nuevos contratados a ponerse al día rápidamente.
Características principales
- Montaje de documentos
- Conservación de documentos
- Conversión del tipo de archivo
- Control de versiones
Ventajas
- Es fácil de usar.
- Su editor es minimalista y atractivo.
- Es fácil organizar los espacios de trabajo y los documentos.
- Tiene muchas plantillas diferentes.
Desventajas
- Requiere conexión a Internet.
- Le faltan algunas funciones clave.
Atlassian Confluence
Confluencia es una herramienta de colaboración documental utilizada por una amplia gama de equipos técnicos y grupos de gestión de proyectos en todo el mundo. Esta herramienta es abierta y colaborativa, lo que facilita a los usuarios la colaboración en una amplia gama de documentos.
Por ejemplo, Confluence simplifica el proceso de organizar las piezas en una variedad de espacios y subcarpetas. Esta función ayuda a que los esfuerzos de colaboración se desarrollen sin problemas, ya que cada miembro del equipo puede localizar el trabajo que busca.
Características principales
- Herramientas de colaboración
- Plantillas personalizables
- Diagramas de Gantt
- Gestión de ideas
Ventajas
- Tiene una gran capacidad de organización.
- Su función de búsqueda es sólida y eficaz.
- Su aplicación móvil es funcional y eficaz.
- Es muy fácil crear varios documentos.
Desventajas
- Tiene algunas peculiaridades menores que resultan incómodas y pueden interrumpir el flujo de trabajo.
- Los nuevos usuarios pueden tener problemas con algunas funciones.
- Los usuarios tienen que hacer algunos retoques y ajustes para configurarlo correctamente.
Nuclino
Nuclino inspira la cooperación en documentos colaborativos en tiempo real, lo que le ayudará a usted y a su equipo a organizar y compartir grandes cantidades de conocimientos. Las vistas de árbol, tablero y gráfico le permiten visualizar y crear una serie de documentos.
Con esta herramienta, puede crear notas de reuniones, requisitos de productos, documentos y mucho más. Este editor en tiempo real se basa en una funcionalidad de “lo que ves es lo que obtienes” que lo hace accesible e intuitivo.
Características principales
- Editor de textos
- Control de versiones
- Búsqueda de texto completo
- Contenidos de vídeo y audio
Ventajas
- Se centra en lo visual.
- Es fácil estructurar y organizar los datos.
- Su colaboración en tiempo real acerca a los equipos.
- Se integra con Slack.
Desventajas
- No tiene un registro de actividad.
- No es posible establecer recordatorios.
- Requiere una conexión constante a Internet.
Huddle
Huddle es una plataforma de colaboración documental y de compromiso con el cliente que ayuda a reforzar los vínculos entre los equipos y a comprometerse con cada uno de sus miembros. Por ejemplo, esta herramienta ayuda a facilitar el control de versiones y la edición en tiempo real, que son tareas importantes.
Esta herramienta tiene un flujo de trabajo de aprobación incorporado que es particularmente útil, en lo que respecta a la colaboración con partes interesadas externas (como socios y clientes).
Características principales
- Herramientas de colaboración
- Recuperación de archivos
- Acceso sin conexión
- Control de versiones
Ventajas
- Tiene una fuerte aplicación móvil.
- Ofrece acceso sin conexión.
- Es fácil de desplegar.
- Tiene una interfaz de usuario y una experiencia de usuario impresionantes.
Desventajas
- Su funcionalidad de calendario es deficiente.
- Los usuarios pueden realizar ediciones mientras un documento está pendiente de aprobación, lo que puede crear confusión.
Document360
Document360 es una plataforma de gestión de documentos que permite a los gestores de proyectos y a sus equipos crear, colaborar y publicar. Gracias a este conjunto único de características de la plataforma, los usuarios pueden crear una potente base de conocimientos de autoservicio que aporte valor a lo largo del tiempo.
Esta plataforma puede ayudar a los gestores de proyectos a ofrecer una amplia gama de funciones, como el rendimiento de las analíticas, las copias de seguridad, el control de versiones, la compatibilidad con markdown, etc.
Características principales
- Colaboración
- Gestión de contenidos
- Gestión de la base de conocimientos
- Portal de autoservicio
Ventajas
- Cuenta con sólidas funciones de comentario.
- Protege el trabajo a través de la copia de seguridad diaria y manual p .
- Tiene una interfaz sencilla.
- Dispone de una potente herramienta de búsqueda con autocompletado.
Desventajas
- Su documentación y material didáctico son limitados.
- Document360 es difícil de integrar con otras aplicaciones.
Zoho Docs
Zoho Docs ofrece funciones de almacenamiento y gestión de archivos en línea que ayudan a los gestores de proyectos a mantener bajo control sus imágenes, vídeos, archivos y otros documentos. Además, facilita el acceso de los miembros del equipo a estos documentos mientras se desplazan.
Esta herramienta ofrece funciones de vista previa para más de 160 tipos de archivos diferentes, y se enorgullece de su seguridad y de su encriptación de alto nivel. Esta herramienta es escalable y puede ser utilizada por empresas de cualquier tamaño.
Características principales
- Herramientas de colaboración
- Archivo de documentos
- Montaje de documentos
- Indización de documentos
Ventajas
- Es rentable, en comparación con otras opciones.
- Sus archivos se sincronizan con los escritorios.
- Se integra con otros servicios de almacenamiento de archivos.
- Tiene una fuerte seguridad.
Desventajas
- Su proceso para compartir archivos con partes interesadas externas es complejo.
- Es difícil ejecutar algunas tareas.
- Los usuarios necesitan una cuenta de Zoho Docs para poder acceder a los archivos.
Filecamp
Filecamp permite a los gestores de proyectos compartir y colaborar en sus archivos. Su objetivo es hacer que encontrar, editar y compartir archivos sea lo más sencillo, eficiente y seguro posible.
Esta herramienta es utilizada tanto por pequeñas como por grandes empresas de una amplia gama de sectores. Se ha desarrollado específicamente para los profesionales del marketing que necesitan una forma fiable y sólida de compartir sus activos digitales.
Características principales
- Biblioteca de activos
- Reparto de activos
- Marca personalizable
- Informes y análisis
Ventajas
- Es fácil subir archivos.
- Su proceso de adición de usuarios es ágil.
- Su servicio de atención al cliente responde rápidamente.
- Sus precios son competitivos.
Desventajas
- No permite la edición de documentos.
- Algunos usuarios están preocupados por su diseño.
- Sus opciones de UX son cuestionables, lo que puede crear confusión.
GoVisually
GoVisually
es una herramienta de pruebas que ayuda a los gestores de proyectos y a los diseñadores a invitar a las partes interesadas (internas y externas) a revisar y aprobar los diseños, a reducir las idas y venidas y a aprovechar una colaboración más sofisticada.
Una amplia gama de equipos de diseño utilizan esta herramienta cuando necesitan una forma probada de corregir y revisar sus diversos materiales y diseños de impresión.
Características principales
- Registro de auditoría
- Intercambio de archivos
- Herramientas de marcado
- Permisos basados en roles
Ventajas
- Sus herramientas de anotación son sencillas.
- Armoniza las revisiones y los comentarios.
- Agiliza el proceso de revisión.
- Funciona rápidamente.
Desventajas
- Sus garantías se presentan como imágenes, lo que elimina su funcionalidad de búsqueda de texto.
- No ofrece la posibilidad de crear carpetas y organizar materiales.
- Algunos no creativos se quejan de que esta herramienta no es fácil de usar.
- Esta herramienta produce muchos correos electrónicos innecesarios.
Samepage
Samepage ayuda a los gestores de proyectos a fomentar una mejor comunicación, organizar reuniones más eficaces y reforzar el trabajo en equipo, consolidando funciones como la gestión de tareas, el intercambio de archivos y el chat en equipo.
Esta herramienta mejora la colaboración entre una amplia gama de equipos y empresas. En concreto, les ayuda a compartir ideas clave, a almacenar archivos, a comunicarse con claridad y a recibir actualizaciones importantes de las partes interesadas, tanto internas como externas.
Características principales:
- Lluvia de ideas
- Gestión de contenidos
- Gestión del calendario
- Control de versiones
Ventajas
- Ofrece a los usuarios una visión clara de sus actividades.
- Sus administradores pueden añadir y eliminar usuarios fácilmente.
- Sus nuevas funcionalidades se publican regularmente.
- Su control de permisos es intuitivo.
Desventajas
- Su versión gratuita es algo limitada.
- Los usuarios no pueden asignar tareas a varios miembros del equipo.
- Su aplicación móvil es poco fiable.
Paperflite
Paperflite
ayuda a los gestores de proyectos a organizar y poner en práctica diversos materiales de marketing. En concreto, les ayuda a conservar, organizar y distribuir estos recursos para poner fin a las complicadas y confusas cadenas de correo electrónico.
Esta herramienta también está respaldada por el análisis de la participación, por lo que los gestores de proyectos pueden saber quién ha accedido a materiales específicos. En otras palabras, es una forma eficaz de involucrar al equipo y reforzar la colaboración en los documentos.
Características principales:
- Plantillas personalizables
- Indización de documentos
- Búsqueda de texto completo
- Editor de textos
Ventajas
- Su contenido se puede personalizar.
- Sus imágenes y otros documentos conservan su calidad.
- Los usuarios pueden distribuir contenidos terminados en esta plataforma.
- Reduce las idas y venidas.
Desventajas
- Le faltan los plugins.
- Ofrece vistas limitadas.
Doxter
Doxter ayuda a los gestores de proyectos y a los equipos técnicos a organizar eficazmente sus diferentes documentos técnicos en un solo lugar. Así, permite a los usuarios crear, organizar y publicar la documentación del proyecto.
Aunque esta herramienta se parece a Atlassian, ofrece plantillas más ricas, y los usuarios piensan que el editor es atractivo y sencillo de usar. Además, sus versiones del historial y los comentarios del equipo facilitan la colaboración.
Características principales:
- Su funcionalidad de búsqueda es potente.
- Sus herramientas de estructura de contenidos hacen que los documentos sean funcionales.
- Dispone de opciones de nube y de servidor privado.
Ventajas
- Sus documentos son aptos para el SEO una vez publicados para su indexación.
- Su personalización es fácil para la marca.
- Sus opciones de precios son sencillas y claras.
Desventajas
- Es algo menos robusto que otras opciones más establecidas.
¿Qué son las herramientas de colaboración documental (y por qué debería utilizarlas)?
El término “herramientas de colaboración documental” hace referencia a cualquier programa informático que ayude a los gestores de proyectos a fomentar una estrecha colaboración en documentos de cualquier forma o tamaño. Estas herramientas deben ofrecer funcionalidades clave que ayuden a los equipos a colaborar y potenciar los resultados finales de su material.
Estas herramientas pueden ayudar en una amplia gama de áreas. He aquí algunos de los principales ejemplos.
Almacenamiento e intercambio de documentos
Todas las partes interesadas (internas y externas) de su proyecto deben poder acceder al documento adecuado en el momento oportuno. Con tantas versiones de trabajo y diferentes plataformas en la mezcla, a menudo encontrarás que almacenar y compartir documentos puede ser complejo.
Puede ser muy útil utilizar una herramienta de colaboración documental que almacene y comparta tus documentos. Estas herramientas ofrecen un espacio centralizado que gestiona los permisos y da a todos el acceso que necesitan para trabajar con eficacia.
Control de versiones y colaboración en tiempo real
Con demasiada frecuencia, las partes interesadas internas y externas pierden su tiempo trabajando en un documento obsoleto. Esta situación no sólo es frustrante y costosa, sino que también es desmoralizante y puede afectar a la motivación de su equipo.
Han surgido una serie de herramientas que ayudan a los equipos y a los profesionales creativos a hacer un seguimiento eficaz de las distintas versiones de sus documentos y a colaborar en tiempo real. Esta diversidad ayuda a reducir la complejidad y la confusión, al tiempo que fomenta una colaboración más estrecha entre los miembros de su equipo.
Revisión de documentos
Muchos proyectos se desmoronan durante el proceso de revisión y aprobación. Tanto los interesados internos como los externos tienen dificultades para acceder a la última versión y dejar comentarios precisos. Este proceso es confuso y lleva mucho tiempo de aplicación. Además, requiere muchas idas y venidas.
Las plataformas de revisión y aprobación como Filestage facilitan la recopilación de comentarios precisos y en contexto de todas las partes interesadas (internas y externas). Esta característica aumenta la responsabilidad, acelera las cosas y mejora los resultados finales de su proyecto.
Conclusión:
Una mejor colaboración en los documentos está a sólo una aplicación de distancia. Esperamos que este repaso a las mejores herramientas de colaboración documental le haya proporcionado los conocimientos necesarios para agilizar sus procesos y conseguir mejores resultados.
¿No ha encontrado lo que buscaba? No dude en leer nuestro completo artículo sobre todos los tipos de herramientas de colaboración.
