Eine PDF-Datei kommentieren und mit Anmerkungen versehen – Die ultimative Anleitung und 5 Softwarelösungen

„Wie kann ich ein PDF-Dokument kommentieren und mit Anmerkungen versehen?“ Wenn Sie schon einmal versucht haben, ein PDF zu kommentieren, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, wie mühsam ein so einfacher Vorgang sein kann.

Bei geschätzten 2,5 Billionen PDFs auf der Welt muss es doch eigentlich eine einfache Möglichkeit geben, um mit einem so weit verbreiteten Dateiformat zu arbeiten. Zum Glück gibt es sie – und die meisten Menschen wissen gar nicht, wie viel Zeit, Energie und sogar Geld sie sparen können, wenn sie mit den richtigen PDF-Anmerkungswerkzeugen arbeiten.

Warum und wann sind Anmerkungen in einer PDF-Datei sinnvoll?

Wie können Sie ein PDF mit Anmerkungen versehen? Die meisten Leser dieses Artikels mussten sicherlich schon einmal den Text in einem PDF kommentieren und stellten dabei fest , dass PDFs nur sehr begrenzte Möglichkeiten zur Textbearbeitung bieten.

Das PDF-Format wurde von Adobe in den frühen 1990er Jahren entwickelt, um große Dokumentdateien zu ersetzen, deren Weitergabe ziemlich mühsam war. Zu dieser Zeit war die Rechenleistung noch um einiges begrenzter als heute.

PDFs konnten alle grafischen Designelemente in einer Datei zusammenfassen und dabei die Dokumentengröße so klein wie möglich halten. Auch wenn dieser Vorteil in der heutigen Zeit überholt ist, gibt es viele andere Gründe, warum PDFs weiterhin beliebt sind:

  • Portabilität: Egal, ob Sie Windows 10, einen Mac, ein Android- oder ein iOS-Gerät verwenden – Ein PDF kann systemübergreifend abgerufen werden.
  • Sicherheit: PDFs enthalten viele Sicherheitsfunktionen, wie z. B. die Deaktivierung von Druckfunktionen oder die Deaktivierung der Kopieren/Einfügen-Funktion. Außerdem können Sie Ihr PDF mit einem Passwort schützen.
  • Benutzerfreundlichkeit: PDFs enthalten ausfüllbare Felder, die es Kunden ermöglichen, Informationen wie Name und Adresse hinzuzufügen, ohne andere Inhalte zu verändern. Sie können sogar elektronische Signaturen hinzufügen, ohne das Dokument zu drucken.

Auch wenn diese Funktionen nach heutigen Maßstäben immer noch nützlich sind, kann es die Zusammenarbeit erschweren, wenn es keine PDF-Funktionen gibt, um ein PDF annotieren zu können. Manchmal führt jedoch kein Weg daran vorbei. Wie wir oben sehen konnten, gibt es viele Gründe, warum Ihre Kunden oder sogar Texter Ihnen eine PDF-Datei schicken möchten, die diese Sicherheits- und Benutzerfreundlichkeitsmerkmale von Anfang an beinhaltet.

Wenn Sie z. B. einen Vertrag vorbereiten, verschicken Sie ihn in der Regel als PDF, damit Sie Unterschriften sammeln können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass noch etwas geändert wurde. Aber was ist, wenn Sie eine Datei erhalten und dieses PDF mit Anmerkungen versehen müssen, z. B. um einige Wörter durchzustreichen oder einfach einen allgemeinen Kommentar zu hinterlassen? Was ist, wenn Sie Textabschnitte hervorheben und unterstreichen oder sogar Text aus dem Dokument kopieren möchten?

Es muss eine Möglichkeit geben, ein PDF kommentieren zu können, ohne Screenshots oder andere provisorische Lösungen verwenden zu müssen. Genau hier kommt die PDF-Anmerkungssoftware ins Spiel. Mit den Werkzeugen einer leistungsfähigen Softwarelösung können Sie PDF-Dateien mit Anmerkungen versehen, die oben genannten Probleme lösen und Ihren Workflow um viele weitere wertvolle Funktionen für die Zusammenarbeit ergänzen.

Die Vorteile einer PDF-Anmerkungssoftware werden im folgenden Abschnitt erläutert.

Wie man eine PDF-Datei kommentieren kann: Wichtige Funktionen von PDF-Annotation-Software

Was sind die Vorteile, die eine leistungsfähige PDF-Annotationssoftware bieten sollte?

Um es klar zu sagen: Da es sich bei PDFs um feste Dokumente handelt, können wir keine vollwertigen Textbearbeitungsfunktionen erwarten, wie sie Microsoft Word, Google Docs oder Apples Pages bieten. Wenn wir aber einige der oben genannten Sicherheitsmerkmale in einem Vertrag oder einer wissenschaftlichen Arbeit beibehalten wollen, ist es oft notwendig, mit einer PDF-Datei zu arbeiten.

Dabei können wir davon ausgehen, dass die Funktionen für kommentierte PDFs den Kollaborationsprozess zwischen dem PDF-Ersteller und allen beteiligten Reviewern erleichtern. Andernfalls gehen wertvolle Arbeitsstunden sowohl auf der Ersteller- als auch auf der Prüfer-Seite verloren, was einfache PDF-Anmerkungen zu einem kostspieligen Projekt für Ihr Unternehmen machen würde.

Daher muss die Software dem Prüfer zumindest die Möglichkeit geben, Abschnitte zu markieren und Kommentare hinzuzufügen. Generell sollte eine Software für PDF-Anmerkungen die folgenden Grundfunktionen enthalten:

  • Textabschnitt hervorheben: Um die Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Abschnitt zu lenken, sollten Sie die Möglichkeit haben, Text mit verschiedenen Farben hervorzuheben.
  • Durchgestrichener Text: Sie müssen in der Lage sein, Text durchzustreichen, um nicht benötigte Teile eines Projektes oder eines Vertrags hervorzuheben.
  • Text kopieren: Um Textänderungen vorzunehmen, ist es notwendig, den PDF-Text kopieren und wieder einfügen zu können.
  • Einen Kommentar hinterlassen: Neben dem Markieren von erforderlichen Änderungen müssen Sie auch in der Lage sein, das PDF kommentieren zu können, um genauer zu erklären, was geändert werden muss.
  • Hinzufügen von Handzeichnungen und Formen: Die Möglichkeit, Zeichnungen anzufertigen und Pfeile, Linien oder Formen hinzuzufügen, gibt Ihnen die Möglichkeit, noch deutlicheres Feedback zu geben.
Funktionen der PDF-Anmerkungssoftware

Einige PDF-Anmerkungstools bieten auch individuellere Lösungen für die Überprüfung von Inhalten und ermöglichen das freie Zeichnen von Formen. Während ein gewöhnlicher PDF-Reader bereits in der Lage ist, einfache Anmerkungen zu liefern, kann eine vollwertige PDF-Annotationssoftware viel mehr, wie wir im nächsten Abschnitt herausfinden werden.

Beispiel: Wie man mit Filestage ein PDF kommentieren und annotieren kann

Im folgenden Beispiel zeigen wir, wie ein leistungsstarkes PDF- und Anmerkungswerkzeug Ihrem Unternehmen helfen kann, Zeit zu sparen und qualitativ hochwertige Dokumente zu erstellen.

Ein gängiges Szenario besteht in der Regel darin, dass die Ersteller von Inhalten dafür verantwortlich sind, den ersten PDF-Entwurf zu einem festgelegten Termin hochzuladen. Das Review-Team besteht normalerweise aus drei oder mehr Personen, die alle in der Lage sein müssen, Anmerkungen hinzuzufügen.

Wenn Sie keine PDF-Anmerkungssoftware verwenden, können die Dinge sehr schnell unübersichtlich werden: Einige Prüfer machen vielleicht Screenshots und fügen sie einer PowerPoint-Datei hinzu, während andere alles in einer sehr langen Textnachricht erklären.

Wenn Sie außerdem nicht alle Rückmeldungen an einer zentralen Stelle erhalten, kann es viel Zeit in Anspruch nehmen, die Rückmeldungen der verschiedenen Prüfer zu sammeln, zusammenzufassen und zu vergleichen. Es kann sein, dass Sie dasselbe Feedback zweimal erhalten oder widersprüchliche Vorschläge bekommen, die weitere Diskussionen innerhalb des Teams erfordern.

Freigabesoftware wie Filestage kann Ordnung in Ihren PDF-Anmerkungsprozess bringen. Mit Filestage können Ersteller von Inhalten die PDF-Datei auf eine zentrale Plattform hochladen, auf der sie automatisch für das Review-Team freigegeben wird.

Anschließend können die Prüfer Abschnitte markieren, Text durchstreichen, kopieren und einfügen, Kommentare hinterlassen und Vorschläge für Anpassungen machen. Alle Benutzer können durch Klicken in die Datei einen allgemeinen oder kontextbezogenen Kommentar hinterlassen. Teammitglieder und Projektmitarbeiter können sogar entscheiden, ob jeder Prüfer oder nur bestimmte Teammitglieder ihre Kommentare sehen können. Zusätzlich können Sie Freihandzeichnungen anfertigen, Quadrate, Pfeile und Linien in verschiedenen Farben hinzufügen, um Ihr Feedback individuell zu gestalten.

wie Sie Abschnitte einer PDF-Datei markieren

Doch damit fängt Filestage erst an – die Überprüfungs- und Freigabesoftware glänzt mit ihren Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Als cloudbasierte Plattform macht Filestage alle Kommentare und Anmerkungen sofort für das Team sichtbar. So können Sie in Echtzeit zusammenarbeiten und Feedback diskutieren.

überprüfungs- und genehmigungssoftware für pdf

Außerdem können Sie mit Filestage ganz einfach nach Kommentaren suchen und diese nach Wunsch sortieren. Entweder nach den neusten oder den ältesten Kommentaren, oder auch nach der Seitenzahl, auf welcher sich der Kommentar innerhalb des Textes befindet. Sie können auch eine automatisch erstellte To-Do-Liste verwenden und sogar einen Überprüfungsbericht exportieren, der alle zur Datei hinzugefügten Kommentare enthält.

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Schließlich bietet Filestage eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, wie z.B. erweiterte Suchfunktionen, Optionen für das Seitenlayout und verschiedene Dokumentenansichten. Durch den Einsatz von Filestage profitiert jedes Ihrer Teammitglieder von einem effizienteren Überprüfungs- und Genehmigungsprozess für PDF-Dokumente, so dass sie mehr Zeit haben, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Übersicht der 5 besten Software zum Kommentieren von PDF-Dateien

Sie fragen sich vielleicht: „Wie kann man eine PDF-Datei am besten mit Anmerkungen versehen?“ Da Sie nun wissen, wie eine gute Software das Einfügen von Anmerkungen vereinfachen kann, stellen wir Ihnen fünf der besten Softwarelösungen für PDF-Anmerkungen auf dem Markt vor.

Filestage – Werkzeuge zur Überprüfung und Freigabe von PDF-Dateien

Filestage - Werkzeuge zur Überprüfung und Freigabe von PDF-Dateien

Filestage ist viel mehr als nur eine PDF-Anmerkungssoftware. Mit Filestage können Sie den Freigabeprozess Ihrer Inhalte vereinfachen, indem Sie PDFs, Bilder, Videos und mehr innerhalb einer einzigen, cloudbasierten Plattform schnell und einfach mit Anmerkungen versehen.

Mit Filestage können Ihre Kollegen und externen Partner viele Anmerkungsfunktionen nutzen, um auf einfache Weise präzises Feedback zu PDF-Dateien zu hinterlassen. Darüber hinaus ist die Plattform benutzerfreundlich und verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die es den Prüfern ermöglicht, innerhalb weniger Minuten loszulegen. Außerdem können Sie so viele Personen zum Überprüfen einladen, wie nötig. Jeder kann Kommentare hinterlassen, ohne ein eigenes Konto zu erstellen.

Adobe Acrobat Reader – kostenloses PDF-Lese- und Anmerkungswerkzeug

Adobe Acrobat Reader - kostenloses PDF-Lese- und Anmerkungswerkzeug

Mit der Basisversion des Adobe Acrobat Reader können Sie ein PDF annotieren, kommentieren, drucken und signieren. Mit Acrobat Pro DC können Sie außerdem PDFs erstellen, PDFs in Word- oder Excel-Dateien exportieren, Kennwörter und Unterschriften hinzufügen und Antworten in Echtzeit verfolgen.

Mit Adobe Acrobat Reader ist es einfach, Dokumente mit Anmerkungen zu versehen und mit mehreren Prüfern über eine einzige Online-PDF-Datei auszutauschen. Weitere kostenlose Design-Quellen finden Sie auch in unserem Blog-Eintrag Free story canvas template.

Drawboard – 2 Werkzeuge zur Zusammenarbeit und für Markierungen

Zeichenbrett - 2 Werkzeuge für Zusammenarbeit und Markierung

Drawboard ist eine praktische Software zur PDF-Auszeichnung und Zusammenarbeit, die aus zwei Werkzeugen besteht. Mit Drawboard PDF erhalten Sie Zeichen- und Anmerkungsfunktionen für PDFs. Das Programm kann sich sogar so anfühlen, als würde man mit Stift und Papier zeichnen.

Textüberprüfung, Einfügen von Formen, Haftnotizen, Lesezeichen und viele weitere Anmerkungs- und Markierungswerkzeuge helfen Ihnen, jede PDF-Datei mit Anmerkungen zu versehen und anzupassen.

Mit Drawboard Projects, früher bekannt als Bullclip, erhalten Sie alle Funktionen für die Zusammenarbeit, die Sie für die effiziente Arbeit in kleinen oder großen Teams benötigen. Darüber hinaus können Sie an jedem Dokument gemeinsam arbeiten, Live-Markups durchführen und Änderungen besprechen, die vorgenommen werden sollen.

iAnnotate PDF – für nahtlose PDF-Workflows

iAnnotate PDF - für nahtlose PDF-Workflows

iAnnotate von branchfire bietet vielseitige Werkzeuge zum Annotieren von PDFs, die nahtlose und sichere PDF-Workflows ermöglichen. Dank der Sicherheitsfunktionen von iAnnotate können Prüfer geschäftskritische Erkenntnisse in PDF-Dateien aufnehmen. iAnnotate ist so intuitiv wie Haftnotizen. Sie können eine Zeichnung oder persönliche Notiz hinzufügen, Abschnitte mit Anmerkungen versehen und Feedback mit anderen Teammitgliedern auf Ihrem iPhone oder iPad teilen.

Der Workflow für die Prüfung und Genehmigung von iAnnotation-Dokumenten folgt dem PDF-Standard, sodass andere PDF-Anwendungen mit vollem Funktionsumfang die in iAnnotate erstellten Anmerkungen lesen können. Darüber hinaus lässt sich iAnnotate nahtlos mit Office 365, Intune und vielen weiteren Anwendungen integrieren.

Notability – Werkzeug zum Erstellen von Notizen und Skizzen im PDF-Format

Notability - Werkzeug zum Erstellen von Notizen und Skizzen im PDF-Format

Wenn Sie sich fragen: „Kann ich Notizen in eine PDF-Datei schreiben?“, hat Notability die Antwort. Notability ist eine PDF-Anmerkungssoftware, die für Apple-Geräte optimiert ist. Sie ermöglicht Ihnen, Fotos zu markieren, PDFs mit Anmerkungen zu versehen und originelle Inhalte zu erstellen, die leicht innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens weitergegeben werden können.

Mit Notability können Sie Handschrift, Fotos und getippten Text in einer einzigen Notiz kombinieren sowie eine größere Auswahl an Werkzeugen zum Zeichnen und Hervorheben zusätzlicher Details nutzen. Sie können Ihre Notiz weiterhin skalieren, drehen oder neu einfärben, in die Details hineinzoomen oder sogar Skizzen und Umrisse kombinieren.

Außerdem befinden sich mit Notability Ihre Notizen, Überprüfungen und PDF-Dokumente an einem Ort, so dass Sie den Überblick über alle laufenden Arbeiten behalten.

Fazit

PDF-Dokumente sind hier, um zu bleiben – wie wir gesehen haben, gibt es immer noch eine Menge einzigartiger Anwendungsfälle, in denen PDF-Dateien benötigt werden. Daher sind wir auf zuverlässige Werkzeuge angewiesen, um PDFs kommentieren zu können.

Um Ihre PDF-Projekte effizienter anzugehen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität und Konsistenz Ihrer Dateien zu erhöhen, führt kein Weg am Einsatz einer leistungsfähigen PDF-Annotation sowie Prüf- und Freigabesoftware für Dokumente vorbei.

Wir hoffen, Ihnen mit unserem Beitrag einige hilfreiche Tipps gegeben zu haben, wie Sie Ihren PDF-Workflow optimieren und das volle kreative Potenzial Ihrer Teams für die Erstellung und Überprüfung von Inhalten freisetzen können.

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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