Als Einsteiger im Arbeitsmarkt hören Sie oft Geschichten darüber, dass Recruiter Bewerbungen ablehnen, wenn sie auch nur einen Tippfehler in einem Lebenslauf finden. Und auch wenn diese Geschichten vielleicht übertrieben sind, so zeigen sie doch zu einem gewissen Grad, wie wichtig gut überprüfte Dateien sind.
Ganz gleich, ob Sie ein Texter, ein kreativer Schriftsteller oder ein technischer Autor sind, Sie brauchen ein zweites Paar Augen, um sicherzustellen, dass Ihre Texte fehlerfrei und bereit für die Veröffentlichung sind.
Durch gutes Korrekturlesen stellen Sie sicher, dass Ihr Inhalt sorgfältig geprüft wird und alle Fehler in Bezug auf Grammatik, Rechtschreibung, Zeichensetzung und Formatierung korrigiert werden.
Um Ihnen beim effizienten Korrekturlesen Ihrer schriftlichen Inhalte eine Unterstützung zu bieten, haben wir diesen Leitfaden mit verschiedenen Tipps und Tricks erstellt.
Lassen Sie uns direkt beginnen.
Worauf Sie bei der Dokumentenprüfung auf der Arbeit achten sollten
Keine Marke möchte mit nachlässigen Texten in Verbindung gebracht werden. Um Fehler zu vermeiden, ist es daher wichtig, einen guten Prozess für die Überprüfung von Dokumenten zu entwickeln. Aber das Korrekturlesen ist eine schwierige Aufgabe. Und schnell ist es passiert, dass ein falsches Satzzeichen oder ein paar Rechtschreib- und Grammatikfehler übersehen werden.
Auf diese drei Punkte sollten Sie achten, wenn Sie in einem Dokument die Rechtschreibung prüfen müssen:
- Rechtschreibfehler
- Fehler in Zeichensetzung und Grammatik
- Unstimmigkeiten in Stil und Format
Rechtschreibfehler
Eines der offensichtlichsten Dinge, auf die Sie bei der Dokumentenprüfung achten sollten, ist, ob der Autor einen Rechtschreibfehler gemacht hat. Dies klingt vielleicht einfach, aber manchmal ist es ziemlich schwer, den Unterschied zwischen richtig und falsch geschriebenen Wörtern zu erkennen.
Hier sind einige Tipps für eine effizientere Rechtschreibprüfung:
- Nehmen Sie sich Zeit und lesen Sie den Text langsam und sorgfältig.
- Verwenden Sie ein Textverarbeitungsprogramm, damit mögliche Tippfehler bereits markiert werden.
- Achten Sie auf häufige Rechtschreibfehler wie Homophone (Wörter, die gleich klingen, aber eine unterschiedliche Bedeutung haben), doppelte Buchstaben und Wörter mit stummen Buchstaben.
- Prüfen Sie den Text mehrmals.
Fehler in Zeichensetzung und Grammatik
Im Gegensatz zur Rechtschreibung erfordern Interpunktions- und Grammatikfehler mehr Kontext und ein tieferes Verständnis der Sprache. Das heißt aber nicht, dass Nicht-Muttersprachler solche Fehler anderer Autoren nicht korrigieren können.
Wie bei allem im Leben kommt es auch hier auf die Übung an. Bei der Korrektur von Grammatik- und Zeichensetzungsfehlern erstellen Sie am besten einen Leitfaden für sich, auf welche häufigen Fehler Sie achten sollten.
Dies sind zwei der häufigsten Arten von grammatikalischen Fehlern, auf die Sie achten sollten:
- Grammatikalische Zahlen (Numerus): Das Verb im Satz muss in der gleichen Form sein wie das Subjekt (oder die Person, die eine Handlung ausführt). Das heißt, je nach Satzstruktur müssen sowohl das Subjekt als auch das Verb im Singular oder im Plural stehen.
- „Das“ vs. „dass“: Achten Sie auf die richtige Schreibweise von „dass“ beziehungsweise „das“ nach einem Komma. Dies wird häufig falsch gemacht, und auch Muttersprachler sind davor nicht gefeit. Im Zweifel lässt sich mit dieser Faustregel leicht herausfinden, welche der beiden Schreibweisen die korrekte ist: Können Sie das Wort durch „dies(es)“, „jenes“ oder „welches“ ersetzen, dann ist das mit einem „s“ die richtige Wahl. Lässt sich das Wort nicht ersetzen, weil der Satz dann keinen Sinn ergibt, dann ist dass mit Doppel-„s“ die richtige Schreibweise.
Neben den am häufigsten vorkommenden Fehlern machen die meisten Nicht-Muttersprachler Fehler, die der Logik ihrer eigenen Muttersprache folgen, anstatt der deutschen Logik (oder der Logik der Sprache, in der der Text verfasst wurde, wenn Sie einen fremdsprachlichen Text prüfen).
Diese Fehler sind anfangs möglicherweise schwer zu verstehen, aber nach einiger Zeit der Prüfung der Arbeit eines anderen wird es Ihnen leichter fallen, sie zu erkennen.
Unstimmigkeiten in Stil und Format
Ganz gleich, ob Sie einen Unternehmensblog oder als Ghostwriter die Autobiografie von jemandem schreiben, Sie müssen immer den Stil und das Format des Textes beachten.
Wenn Stil und Formatierung durchgängig sind, lässt dies den Text vollendeter wirken, authentischer und professioneller klingen und es verbessert seinen Lesefluss.
Bei der Überprüfung von Stil- und Formatunstimmigkeiten in einem Unternehmen ist es wichtig, auf Styleguides zu achten. Die meisten Unternehmen haben einen festgelegten Stil und einen bestimmten Tonfall, an die sich ihre Autoren halten sollen.
Hier sind einige Beispiele aus einem Unternehmens-Styleguide:
- Schreiben Sie die Zahlen von eins bis neun aus, und schreiben Sie Zahlen ab 10 in Ziffern.
- Halten Sie die Sätze kurz und bündig, indem Sie Sätze mit „Und“, „aber“ oder „also“ beginnen.
- Verwenden Sie Groß- und Kleinschreibung für alle Überschriften.
- Vermeiden Sie Füllwörter wie „ja“, „schon“, „etwa“, …
- Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zielgruppe durchgehend auf dieselbe Weise ansprechen (z. B. in Bezug auf formelle oder informelle Ansprache (also „Sie“ vs. „du“) und Einzahl oder Mehrzahl („du“ vs. „ihr“)).
Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine effektive Dokumentenprüfung
Beim Korrekturlesen eines Dokuments ist es empfehlenswert, sich an einer festgelegten Vorgehensweise zu orientieren, die die Wahrscheinlichkeit von Fehlern minimiert. Ein festgelegter Ablauf dient Ihnen beim Überprüfen als Richtschnur und hilft Ihnen, beim Korrekturlesen in einen Flow zu kommen.
Hier sind sechs Schritte, an die Sie sich halten können, um zu gewährleisten, dass Sie jedes Dokument genau prüfen:
- Überfliegen Sie das Dokument.
- Machen Sie Pausen zwischen den Überprüfungsrunden.
- Lesen Sie den Text laut.
- Drucken Sie das Dokument aus und nehmen Sie mit einem Stift Markierungen vor.
- Verwenden Sie eine Checkliste.
- Nutzen Sie ein Tool, um den Proofing-Prozess zu beschleunigen.
Schritt 1 – Überfliegen Sie das Dokument
Beginnen Sie mit dem Korrekturlesen des Dokuments, indem Sie es schnell überfliegen. Sie können nach allem suchen, was größere Änderungen erfordert, zum Beispiel die offensichtlichsten Rechtschreib-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler. Bei diesem ersten Durchlesen bekommen Sie ein besseres Gefühl für das Dokument, seinen Umfang und seine Struktur. Hier werden Ihnen auch einige der offensichtlichsten Fehler auffallen, und Sie bekommen ein Gespür dafür, womit der Autor die größten Schwierigkeiten haben könnte.
Zum Beispiel könnten Sie einen Formatierungsfehler in Überschriften entdecken. Vielleicht hat der Autor nach der Nennung der einzelnen Schritte in seiner Überschrift einen Punkt statt eines Gedankenstrichs verwendet. Auf diese Weise sehen Sie, worauf Sie sich bei Ihren zukünftigen Durchsichten konzentrieren müssen, und können solche offensichtlichen Fehler schnell ausmerzen.
Schritt 2 – Machen Sie Pausen
Pausen zu machen bedeutet, buchstäblich einen Schritt vom Dokument zurückzutreten. Ob Sie nun Ihr eigenes Dokument oder das von jemand anderem Korrektur lesen, der Prozess kann anstrengend sein. In dem Moment, in dem Sie das Gefühl haben, dass Ihre Konzentration nachlässt, sollten Sie das Dokument schließen und eine kurze Pause einlegen.
Beim Korrekturlesen kann es leicht passieren, dass Wörter gleich aussehen, wenn Sie nicht genügend Pausen einlegen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein längeres und komplexeres Geschäftsdokument Korrektur lesen.
Deshalb sollten Sie die Tage, an denen Sie Korrektur lesen, so einteilen, dass Sie etwas Platz für Pausen und andere Aufgaben lassen.
Schritt 3 – Lesen Sie den Text laut
Wie lange ist es her, dass Sie einen Text laut vorgelesen haben? Vielleicht sollte sich das ändern. Das laute Lesen des Textes zwingt Sie dazu, den Text langsamer zu lesen, was zwangsläufig dazu führt, dass Sie sich mehr auf jedes einzelne Wort des Textes konzentrieren.
Neben einer gründlicheren Rechtschreibprüfung bekommt Ihr Text auch einen besseren Flow. Wenn Sie den Text laut lesen, können Sie Fehler leichter erkennen, als wenn Sie ihn im Kopf lesen.
Schritt 4 – Drucken Sie das Dokument aus und machen Sie mit einem Stift Markierungen
Ich weiß nicht, warum – aber manchmal können Sie etwas 10 Mal auf einem Computerbildschirm lesen und denken, es sei in Ordnung. Sobald Sie es dann ausdrucken, springen Ihnen die Fehler auf der Seite regelrecht entgegen.
Wenn Ihnen auffällt, dass Sie beim Lesen des Textes auf dem Bildschirm automatisch dazu übergehen, ihn nur zu überfliegen, ohne dass Sie in der Lage sind, innezuhalten und einen Fehler zu entdecken, dann ziehen Sie doch einmal in Erwägung, alle Texte, die Sie überprüfen, auszudrucken. Wenn Sie die Möglichkeit haben, den Text mit einem Stift auf Rechtschreibfehler zu überprüfen, kann Ihnen das dabei helfen, sich auf ein möglichst genaues Korrekturlesen einzustimmen.
Schritt 5 – Verwenden Sie eine Checkliste
Für alle, für die das Korrekturlesen neu ist, ist es am besten, eine Checkliste mit den häufigsten Fehlern zu erstellen oder die Checkliste von jemand anderem zu übernehmen. Eine Checkliste erinnert Sie immer wieder daran, welche Elemente Sie noch überprüfen müssen, und gibt Ihnen eine Richtung vor, worauf Sie sich konzentrieren sollten.
Mit einer Checkliste können Sie Rechtschreib-, Grammatik- und Stilfehler leicht überprüfen. Sie müssen nur entscheiden, was das Wichtigste ist, auf das Sie sich konzentrieren möchten, und Ihre Checkliste dann darauf abstimmen.
Schritt 6 – Nutzen Sie ein Tool, um den Proofing-Prozess zu beschleunigen
Sie möchten nicht unbedingt alle Dokumente, die Sie Korrektur lesen müssen, ausdrucken? Wenn Sie zusätzlich nach einer schnelleren und effizienteren Möglichkeit suchen, Dateien zu überprüfen und zu teilen, sollten Sie sich ein spezialisiertes Review-Tool zunutze machen.
Mit einem Review-Tool wie Filestage können Sie fehlerhafte Wörter und Sätze markieren und mit einem Kommentar versehen, welcher direkt neben dem Inhalt angezeigt wird. Sie können zum Beispiel eine PDF-Datei oder ein Word-Dokument kommentieren und prüfen, aber auch eine Vielzahl anderer Dateitypen. Diskutieren Sie das Feedback aller Beteiligten im Kontext, bis die Datei vollkommen fehlerfrei ist. Auf diese Weise erreichen Sie die finale Version der Datei schneller und völlig stressfrei.
Erhalten Sie eine neue Version der Datei zum Review, können Sie diese mit einer früheren Version vergleichen. So können Sie ganz einfach zwei Dokumente nebeneinander betrachten und Fehler sowie die entsprechenden Verbesserungen leichter erkennen.
FAQ
Warum ist die Dokumentenprüfung wichtig?
Das Korrekturlesen ist genauso wichtig wie der Schreibprozess selbst. Die externe Veröffentlichung von Dateien und allen anderen Formen von Texten bedeutet, dass die ganze Welt Ihre Arbeit beurteilen kann. Und durch das Korrekturlesen können Sie dafür sorgen, dass Sie die richtige Botschaft auf die richtige Art und Weise an alle Ihre Leser übermitteln.
Sie sollten auch nicht vergessen, dass selbst die erfahrensten Autoren bei ihrer täglichen Arbeit Fehler machen. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle Texte zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie nur die beste Arbeit für Ihr Publikum bereitstellen.
Wie lange dauert das Proofing?
Der „Proofing documents“-Prozess ist individuell und kann je nach Umfang und Komplexität des Textes unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein weiterer Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist die Erfahrung des Korrekturlesers. Es wird deutlich weniger Zeit in Anspruch nehmen, wenn Ihre Arbeit von professionellen Korrekturlesern (oder einem freiberuflichen Korrekturleser) überprüft wird.
Möchten Sie Ihren Korrekturlese-Prozess beschleunigen, sollten Sie erwägen, ein spezielles Review-Tool einzusetzen, das Ihnen hilft, einfacher durch beliebige Texte zu navigieren.
Wenn Sie außerdem nach Tipps suchen, wie Sie Fotos effizient prüfen können, sollten Sie unbedingt einen Blick in unseren Leitfaden für Anfänger zum Online-Proofing für Fotografen werfen.
Was ist der Unterschied zwischen Korrekturlesen und Lektorat?
Beim Lektorat gestaltet der Lektor den Text und sorgt dafür, dass er die richtige Form und den richtigen Stil für die Plattform hat, auf der er veröffentlicht werden soll. Das Ziel beim Korrekturlesen ist es hingegen, alle Rechtschreib- und Grammatikfehler zu finden, bevor der Text veröffentlicht wird.
Testen Sie Filestage
Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, wie Filestage Ihnen helfen kann, Ihren Korrekturlese-Prozess zu beschleunigen, starten Sie doch einfach eine kostenlose Testphase.
