Der ultimative Leitfaden für die Verwaltung der Projektdokumentation

Wenn das Erstellen und Verwalten von Projekten ein grundlegender Bestandteil der Abläufe in Ihrem Unternehmen ist, wissen Sie bereits, wie wichtig es ist, einen zuverlässigen Prozess zu etablieren, der Ihnen dabei hilft, Ihre Erfolge zu wiederholen und Fehler nicht erneut zu begehen.

Ein solider Prozess für die Projektdokumentation ist der Grundstein für erfolgreiche Projekte. Er fördert eine organisierte und systematische Denkweise und etabliert einen Prozess, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen.

Was ist Projektdokumentation?

Projektdokumentation ist die Implementierung eines schlanken, effizienten und einheitlichen Prozesses zur Erstellung der wichtigsten Dokumente, die für die erfolgreiche Umsetzung eines neuen Projekts erforderlich sind. Zu diesen Dokumenten zählen beispielsweise Business Cases, Projektstatusberichte und Projektbedarfsblätter.

Darüber hinaus skizziert der Prozess der Projektdokumentation einen klaren Ansatz für die Organisation dieser wesentlichen Projektmanagement-Dokumente. Dieser einheitliche, durchdachte Ansatz sorgt dafür, dass diese Schlüsseldokumente für Ihr gesamtes Team leicht anzuwenden (und zu finden!) sind und stellt sicher, dass die Planung Ihres neuen Projekts reibungslos abläuft. 

Durch die Einhaltung dieser Richtlinien sind Sie in der Lage, eine Nachvollziehbarkeit der Dokumente in Ihrem Arbeitsablauf herzustellen. Darüber hinaus beinhaltet der Prozess der Projektdokumentation auch die Festlegung eines klaren und zugänglichen Layouts, Formats und Niveaus des schriftlichen Inhalts. 

Normalerweise wird ein standardisierter Prozess der Projektdokumentation durch den Projektleiter (um die Dokumentation für sein spezielles Projekt effektiv zu verwalten) oder durch einen Teamleiter (um alle Arbeitsschritte einer bestimmten Aufgabe zu dokumentieren) eingeführt. 

Generell ist die Projektdokumentation eine wichtige standardisierte Organisationstechnik, an die sich Ihr gesamtes Team halten sollte. Sie ist auch ein wesentliches Werkzeug, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen konsequent erfolgreiche Projekte produziert.

Warum ist die Projektdokumentation wichtig für die Verwaltung Ihrer Marketingprojekte? 

Sie fragen sich vielleicht, wie die Projektdokumentation Ihrem Projekt tatsächlich nützt, abgesehen von der Einrichtung eines gut geregelten Arbeitsablaufs. Wir bringen Licht ins Dunkel und geben Ihnen einen Einblick in alle wichtigen Vorteile, welche die Projektdokumentation zu einem unverzichtbaren Projektmanagement-Tool machen.

Die Implementierung eines passenden Prozesses für die Projektdokumentation für Ihre Marketingprojekte wird:

Für mehr Durchblick sorgen

Wenn Sie Ihre Projektdokumentation verwalten, sorgen Sie für eine vollständige Nachvollziehbarkeit Ihres gesamten Workflows. D.h. Sie können sofort sehen, welche Aufgaben wann und von wem erledigt werden müssen.

Sicherstellen, dass die Projektanforderungen erfüllt werden

Mit der Projektdokumentation können Sie den Fortschritt Ihres Projekts sofort messen. Sie können auf einfache Weise verfolgen, ob Ihr Projekt in die richtige Richtung steuert. Die Projektdokumentation hilft Ihnen dabei, die Anforderungen zu definieren (und einzuhalten), während Sie am Projekt arbeiten.

Werten Sie das Projekt nach dessen Abschluss aus

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, führt der letzte Teil des Projektdokumentation-Prozesses die Projektmanager durch eine Bewertung darüber, wie das Team an dieses spezielle Projekt herangegangen ist. Er gibt allen Beteiligten  die Möglichkeit, Feedback zu hinterlassen. 

Diese Elemente der Projektdokumentation regen Sie dazu an, darüber zu reflektieren, was Sie aus der Aufgabe gelernt haben. Dadurch werden Ihre Stärken und Schwächen gleichermaßen hervorgehoben, sodass Sie Ihr nächstes Projekt effizienter gestalten und planen können.

Wie Sie das Management Ihres Teams verbessern möchten, erfahren Sie in unserem speziellen Blogbeitrag mehr über gute Projektmanagement-Vorlagen.  

Was sind die Vorteile der Projektdokumentation?

Für die detailverliebten, schwer zu begeisternden Manager-Typen, die schwer zu überzeugen sind, haben wir noch mehr Vorteile der Projektdokumentation zu bieten. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorteile für das gesamte Team aufgeführt, die die Implementierung eines starken Prozesses für die Verwaltung der Projektdokumentation mit sich bringt.

Setzt und definiert Ihre Projektziele

Die Projektdokumentation sorgt dafür, dass Sie klare Ziele setzen und definieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Beteiligten (der Projektmanager und die Stakeholder) die gleichen Erwartungen an das Projekt haben. Dieser Prozess erfordert, dass Sie den Nutzen jedes Dokuments, das erstellt wird, hinterfragen. 

Im Schritt der Projektinitiierung erstellen Sie den Projekt-Business-Case und das Projekt-Charter Dokument, mit denen Sie sowohl die Ziele Ihres Projekts als auch die dafür erforderlichen Ressourcen festlegen.

Wenn Sie diese Dokumentation zu Anfang erstellen, haben Sie Klarheit über die Kernziele des Projekts. Das wiederum bedeutet, dass Ihr Team bei jedem Schritt, den Sie unternehmen, sicher sein kann, dass es aktiv auf das Erreichen dieser Projektziele hinarbeitet, ohne die für das Projekt eingeplanten Ressourcen zu überschreiten. 

Unterstützt die Projektplanungsphase

Jedes Dokument sollte eine klare Funktion haben und eine Rolle innerhalb der Projektdokumentation spielen. Projektmanager verwenden sie, um sehr detaillierte Projektstrukturpläne zu erstellen, die es ihnen wiederum ermöglichen, realistische und erreichbare Zeitpläne zu entwerfen. 

Jedes Dokument, das der Projektleiter erstellt, unterstützt den Planungsprozess, wodurch die Ausführung des gesamten Projekts beschleunigt und optimiert wird.

Wenn Sie in dieser Phase weitere Unterstützung benötigen, können Sie sich in unserem Blog über weitere tolle Projektplanvorlagen informieren. 

Verschafft einen klaren Überblick über das Projekt

Da alle diese Dokumente ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden, sind alle am Erstellungsprozess beteiligten Personen über den Stand des Projekts informiert.

Diese Methode ist besonders nützlich für Projektmanager, die mit Remote-Teams arbeiten. Die Fähigkeit, ein Team zu managen und zu organisieren, ist nur eine der Schlüsselqualifikationen, die ein Marketing-Projektmanager innehaben muss. Die Projektdokumentation gibt diesen Managern eine einfache und dennoch effektive Möglichkeit, ein schnelles Status-Update zu einem Projekt zu erhalten, an dem mehrere Teammitglieder mitarbeiten. 

Verwaltet Risiken und Probleme

Der Projektmanager erstellt ein RAID Dokument (risks/Risiken, actions/Aktionen, issues/Probleme, decisions/Entscheidungen) als Teil des Projektdokumentations-Prozesses. Dies bereitet ihn auf mögliche Risiken oder Probleme vor, so dass er gut gerüstet ist, um mit ihnen umzugehen, falls sie auftreten. 

Ein starker Prozess der Projektdokumentation erfordert zum Beispiel die Erstellung einer Machbarkeitsanalyse. Darin werden die Vorteile des Projekts und seine Erfolgswahrscheinlichkeit dargelegt. So kann der Projektleiter mögliche Risiken beispielsweise hinsichtlich des finanziellen Erfolgs des Projekts, minimieren. 

Macht das Projekt nachvollziehbar

Wie bereits erwähnt, gibt Ihnen der Prozess der Projektdokumentation eine gründliche und vollständige Kenntnis der Rollen und Fristen, die die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds bestimmen. Diese Fähigkeit bildet einen wichtigen Teil des Register der bisher gemachten Erfahrungen, indem sie das Projekt vollständig nachvollziehbar und transparent macht. Am Ende des Projekts kann der Projektleiter bewerten, was gut funktioniert hat und welche Aspekte verbessert werden müssen. 

Wichtige Projektdokumente mit Beispielen für die Projektdokumentation

Jetzt geht’s ans Eingemachte. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, welche Projektmanagement-Dokumente in den einzelnen Phasen des Projektablaufs erstellt werden müssen. 

Diese Dokumente decken eine Vielzahl unterschiedlicher Themen ab, die bei jedem Schritt den stetigen Fortgang des Projekts sicherstellen.

Im Folgenden finden Sie eine Projektmanagement-Dokumentenliste, die alle wichtigen Dokumente beinhaltet, die für ein gründliches Projektmanagement erforderlich sind. So können Sie sicherstellen, dass die Dokumentation in Ihrem Team auf dem neuesten Stand ist. 

1. Projektbeginn

Diese Phase findet auf organisatorischer Ebene statt, wo sie einem unternehmensweiten Bedarf entspricht. Das Projekt wird vorgestellt, ausgearbeitet, freigegeben und erhält die erforderlichen Finanzmittel.

Projekt Business Case

Projekt Business Case Beispiel
Source: Pingboard

Dieser Schritt erfordert von den Projektmanagern die Erstellung einer Reihe vorgegebener Dokumente, die sie in einem festgelegten Ablauf Schritt-für-Schritt durch den Projektprozess führen, von Anfang bis Ende. Dies beginnt in der Regel mit dem Business-Case Dokument, das ein wichtiger Teil des Projektbeginns darstellt.  

Das Business-Case Dokument sollte angeben, wie viel Kapital für das Projekt benötigt wird, und eine detaillierte Aufschlüsselung darüber liefern, wofür dieses ausgegeben werden soll. Es sollte auch überzeugend darlegen, warum die Projektidee stark ist und wieso es sich lohnt, Kapital in sie zu investieren.

Projekt-Charter (Projektauftrag)

Projekt-Charta-Dokument
Quelle: Everhour

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Dokumentation zu Beginn des Prozesses ist das Projektauftrags-Dokument. Ausgehend von der finanziellen Seite dieses neuen Projekts sollte dieses Dokument Informationen enthalten, die eine grobe Beschreibung des vorgeschlagenen Projekts sowie die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Personen umfassen. 

Im Wesentlichen handelt es sich dabei um ein Dokument, das jeden Aspekt des Projekts vollständig umreißt. Es stellt sicher, dass das gesamte Team absolute Klarheit über die Ziele, Anforderungen, Elemente, Zwecke und Ziele des Projekts hat. 

2. Projekt-Planung

Nachdem die Initiierungsphase abgeschlossen ist, können wir nun zur Planung des Projekts übergehen. In dieser Phase erstellt der Projektleiter einen detaillierten Plan, wie das Projekt am besten durchgeführt werden kann.

Projektstrukturplan

Projektierung Projektstrukturplan

Um sicherzustellen, dass das Projekt gut beginnt und genauso gut voranschreitet, muss schon die Planungsphase organisiert, transparent und gründlich detailliert ablaufen. 


Das Projektstrukturplan-Dokument enthält wichtige Informationen, damit die Teammitglieder verstehen, was das Projekt beinhaltet – in einer Weise, die leicht verständlich, zugänglich und handhabbar ist. Im Wesentlichen gliedert es den Arbeitsaufwand des Projekts in seine einzelnen Komponenten und Phasen auf. 

Pflichtenheft

Geschäftsanforderungsspezifikationsdokument

Das nächste Dokument, das Pflichtenheft, ist der Schlüssel für die Planungsphase des Projektprozesses. Es unterscheidet sich vom Projektstrukturplan, da es sich darauf konzentriert, ein separates Element des Projekts zu skizzieren, das aber für dessen Erfolg ebenso notwendig ist.

In diesem Dokument müssen Sie methodisch detailliert darlegen, welche Anforderungen das Projekt erfüllen muss, um die geplanten Ziele erfolgreich zu erreichen. Schließlich sind diese Ziele der Grund dafür, dass Kapital in dieses Projekt investiert wird. Daher ist es wichtig zu wissen, wie Sie diese Ziele erreichen wollen.

RAID-Log (Risiko- und Fehlerprotokoll)

Risiko- und Fehlerprotokoll Projektdokumentation

Das RAID-Log (RAID= risks/ Risiken, actions/ Aktionen, issues/Probleme, decisions/Entscheidungen) ist der nächste wichtige Schritt, der in der Planungsphase der Projektdokumentation erforderlich ist. 

Nutzen Sie den Inhalt dieses Dokuments, um sich potenzieller Projektrisiken bewusst zu werden und die besten Möglichkeiten aufzuzeichnen, wie Sie diese im Team verhindern können. Indem Sie diese Maßnahmen zum Risikomanagement bereits in dieser frühen Phase einführen, stellen Sie sicher, dass Ihr Team die besten Techniken anwendet. Sie stellen außerdem sicher, dass die Zeit gut genutzt wird und vermeiden (potentiell kostspielige) Fehler während des gesamten Prozesses. 

Dokument zur Verwaltung von Änderungsanforderungen

Change Request Management Dokumentanforderungsformular
Source: pmtips

Das letzte Projektmanagement-Dokument, das Sie für die Planungsschritt Ihres Projekts benötigen, ist das Dokument zur Verwaltung von Änderungsanforderungen. Mit diesem zeichnen Sie die spezifischen Details aller Projektänderungen auf, die Ihr Team anfordert, damit diese reibungslos abgewickelt werden können.

Schreiben Sie alle Details der Änderung in dieses Dokument: was genau geändert werden muss, wie sich die Änderung auf bereits bestehende Pläne für Ihr Projekt auswirken könnte (z. B. auf das Budget oder den Zeitplan) und wie Sie planen, die zeitliche Unterbrechung, die die Änderung für den Fortschritt des Prozesses verursachen könnte, zu kompensieren.  

3. Project Execution

In der Ausführungsphase kann sich das Projektteam daran machen, die zuvor definierten Anforderungen zu erfüllen. 

Project Communication Plan

Projektdurchführung Projektkommunikationsplan

Jetzt geht es richtig zur Sache. In der Ausführungsphase (und auch während des gesamten Projekts) ist es wichtig, dass Ihr Team weiterhin effektiv kommuniziert. An dieser Stelle kommt der Projektkommunikationsplan ins Spiel. 

Dieses Dokument legt klare Richtlinien für die Kommunikation zwischen den Beteiligten des Projekts fest. Es wird eine Vielzahl von Faktoren abdecken, zum Beispiel was, wann und wie Informationen innerhalb Ihres Teams geteilt werden sollten. Es wird auch detailliert beschreiben, mit wem die Informationen geteilt werden sollten und wer die Verantwortung für die Weitergabe dieser Informationen hat.    

Projekt-Zeitplan

Projektzeitplan für den Start einer mobilen App
Quelle: Asana

Im nächsten Schritt der Ausführungsphase des Projekts müssen Sie einen klaren und detaillierten Projektzeitplan erstellen, der alle wichtigen Kontrollpunkte und Meilensteine umfasst. Aus dem Zeitplan sollte klar hervorgehen, welches Teammitglied für welche Aufgabe verantwortlich ist und bis wann seine Arbeit eingereicht werden muss. 

Das Projektzeitplan-Dokument ermöglicht es dem Projektmanager außerdem, den Arbeitsablauf im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass keine Person den Prozess aufhält, indem sie mit ihrer Frist in Verzug ist. 

Dieses Dokument stellt darüber hinaus sicher, dass die Termine für die verschiedenen Projektkomponenten festgelegt werden, um einen gleichmäßigen Fortschritt zu gewährleisten. Indem Sie diese wichtigen Leistungen in einer gut organisierten Weise skizzieren, motivieren Sie Ihr Team, diese Elemente fertigzustellen und dabei alle Termine einzuhalten.  

4. Überwachung & Steuerung des Projekts

In der Überwachungs- und Steuerungsphase beaufsichtigt der Projektmanager den Prozess der Projekterstellung. Er verwendet Dokumentationen, wie beispielsweise einen Kommunikationsplan und einen Zeitplan, um sicherzustellen, dass die Projektarbeit entsprechend dem Plan umgesetzt wird. 

5. Projekt-Abschluss

In dieser letzten Projektphase schließen die am Projekt beteiligten Parteien das Projekt offiziell ab. Diese Phase umfasst alle Schritte, die durchgeführt werden müssen, bevor das Projekt offiziell als abgeschlossen gilt.

Projektabschlussbericht

Projektleiter Projektabschlußblatt
Quelle: Project Manager

Sobald das Projekt abgeschlossen ist und bevor Sie anfangen dies zu feiern, müssen Sie die Dinge formell abrunden, indem Sie in die Abschlussphase der Projektdokumentation übergehen. Dieser Schritt erfordert die Erstellung eines Projektabschlussberichts.

Dieses Dokument dient als schriftliche Bestätigung, dass alle beteiligten Parteien (insbesondere, wenn Sie mit externen Unternehmen wie Marketingagenturen zusammenarbeiten) das abgeschlossene Projekt genehmigt haben. Effektiv stimmen sie zu, dass das Projekt auf Kurs gehalten wurde und die Erwartungen aller erfüllt wurden. 

Übersicht gesammelten Erfahrungen und Lektionen

Projekt Lessons Learned Register
Quelle: tacticalprojectmanager.com

Um den Projektprozess abzuschließen, müssen Sie ein Lessons Learned-Register – also eine Übersicht der Erfahrungen und Lektionen aus dem abgeschlossenen Projekt – erstellen. In diesem Dokument wird festgehalten, was Sie als Team aus dem Projekt mitnehmen. Es gibt jedem die Möglichkeit, formale Vorschläge zu unterbreiten und darüber nachzudenken, was Sie beim nächsten Mal anders machen könnten. 

Dies ist ein wichtiger Teil des Dokumentationsprozesses, da er sicherstellt, dass Ihr Team diese Erfahrung zu seinem Vorteil nutzt (und aus eventuellen Fehlern positive Schlüsse zieht), um weiteres Wachstum und Erfolg in zukünftigen Projekten sicherzustellen. 

Projektdokumentations-Vorlagen

Auf den ersten Blick mag es demotivierend sein, die gesamte Dokumentation von Grund auf neu zu erstellen. 

Bevor Sie auf die Schaltfläche „Neues Dokument“ klicken, sollten Sie sich diese Liste anschauen. Hier haben wir eine Sammlung von Links zu Online-Projektdokumentations-Vorlagen zusammengestellt. Diese bieten Ihnen hilfreiche Vorlagen für alle wichtigen Dokumente, die Sie erstellen müssen. Sie helfen Ihnen, Ihren neuen Prozess der Projektdokumentation so schnell und reibungslos wie möglich zum Laufen zu bringen

Business-Case-Vorlage 

filestage Projekt Business Case Dokument Vorlage

Diese kostenlose Vorlage für einen Projekt Business-Case von Filestage stellt sicher, dass Sie alle wichtigen Punkte abgedeckt haben und, dass diese klar und vollständig umrissen sind.

Projekt-Charter-Vorlage

Projekt-Charta-Dokumentvorlage

Filestage bietet auch eine kostenlose Projekt-Charter-Vorlage. Dieses Dokument kann während des gesamten Projekts als Richtlinie und Referenzpunkt verwendet werden, auf den Ihr gesamtes Team regelmäßig zurückgreift. Es ist also wichtig, dass Sie es hier richtig machen. 

Projektstrukturplan-Vorlage

Projektstrukturplan Vorlage

Ein weiteres Projektmanagement-Dokument bietet Smartsheet, nämliche eine Projektstrukturplan-Vorlage, die Ihnen einen zuverlässigen, einfach zu bedienenden Ausgangspunkt bietet, von dem aus Sie ein Dokument erstellen können, das genau alle einzigartigen Anforderungen Ihres Projekts abdeckt.

Vorlage für das Pflichtenheft

Dokumentationsvorlage

Die Online-Vorlage für das Pflichtenheft von Smartsheet erspart Ihnen so manche schlaflose Nacht, denn Sie können sicher sein, dass alle wichtigen Anforderungen Ihres Projekts auf dem Radar sind.

Vorlage für das RAID-Log (Risiko- und Fehlerprotokoll) 

Vorlage für Risiko- und Fehlerprotokoll

Project Smart hat eine Vorlage für ein Risiko- und Fehlerprotokoll erstellt, die dafür sorgt, dass Sie nicht nur alle erforderlichen Details für alle Risiken und Probleme in Ihrem Projekt erfasst haben, sondern, dass Sie diese auch in einer klaren, effizienten Weise dargestellt haben.

Dokumentvorlage für Änderungsanforderungen

Vorlage für Projektänderung Antragsformular

Filestage bietet ein kostenloses Formular für Änderungsanfragen zum Download an und darüber hinaus einen umfassenden Leitfaden für den effektiven Umgang mit Projektänderungsanfragen. Wenn Sie mehr Informationen zu diesem speziellen Dokument benötigen, sollten Sie sich unbedingt diesen Blog-Artikel ansehen.

Kommunikationsplan-Vorlage

Kommunikationsplan-Vorlage

Halten Sie die Kommunikation Ihres Teams mit dieser nützlichen Kommunikationsplan-Vorlage von Filestage auf Kurs.

Projekt-Zeitplan-Vorlage

filestage Projekt Zeitleiste Vorlage

Filestage bietet auch eine kostenlose Online-Vorlage für den Projektzeitplan. Diese Google-Sheet-Vorlage für Projektmanager enthält alle wichtigen Termine und Informationen für Ihr Projekt in einem organisierten, effizienten und benutzerfreundlichen Format. 

Projektabschlussbericht-Vorlage

Projektabschluss abzeichnen Blatt Vorlage

Die  von Filestage erstellte Online-Projektabschlussbericht-Vorlage steht zum kostenlosen Download bereit. Es hat ein Format, das sicherstellt, dass alle Ihre wichtigen Schlüsselpunkte des Projekts enthalten sind. 

Vorlage für die gesammelten Erfahrungen und Lektionen

projektmanagement Lessons Learned Register Vorlage

Die “Projekt Management Qualification”-Website hat eine Online-Vorlage für gesammelte Erfahrungen und Lektionen bereitgestellt. Sie dient als praktischer Leitfaden dafür, was Sie in dieses Dokument aufnehmen sollten und wie Sie diese Informationen am besten darstellen können.

Wie Sie den Prozess der Projektdokumentation am besten verwalten

Sobald Sie alle Tools haben, die Sie benötigen, um diesen Prozess in Gang zu bringen und den fortlaufenden Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen, müssen Sie die Implementierung dieser Dokumente managen. Nur so stellen Sie sicher, dass sie von Ihrem gesamten Team korrekt und konsistent verwendet werden.  

In diesem Abschnitt wird der Prozess weiter aufgeschlüsselt – in Form von vier praktischen Tipps, die Ihnen helfen, jeden Schritt der Projektdokumentation effektiv umzusetzen.

Wie man den Prozess der Projektdokumentation verwaltet

1. Erstellen Sie die Dokumente im Voraus.

Behalten Sie die Dokumentation während des gesamten Projekts im Auge. Sie sollten genau im Blick haben, wo sich Ihr Projekt innerhalb des Prozesses befindet und sicherstellen, dass die relevanten Dokumente rechtzeitig fertiggestellt sind.

Diese Dokumente können mit verschiedenen Tools wie beispielsweise Word, Excel, Google Docs oder Sheets, PowerPoint erstellt werden. Wählen Sie den passenden Dokumententyp für den jeweiligen Prozess. Das Risiko- und Fehlerprotokoll wird beispielsweise am besten in einer Tabelle angelegt, sodass Excel ein geeignetes Tool für diese Aufgabe wäre. 

Indem Sie diese Dokumente im Voraus vorbereiten, entschleunigen Sie den Prozess. Es lohnt sich, hier Zeit zu investieren, um von Anfang an organisiert zu sein. Nehmen Sie sich Zeit für die Erstellung der einzelnen Dokumente, damit Sie sicherstellen, dass sie zuverlässig, gründlich und auf hohem Niveau sind. 

2. Implementieren Sie die Pflege der Dokumente in den laufenden Prozess.

Pflegen und aktualisieren Sie die Dokumente während der gesamten Projektlaufzeit. Dies stellen Sie sicher, indem Sie sich regelmäßige Erinnerungen zur Aktualisierung der Dokumente setzen, an denen Sie gerade arbeiten.

Wenn Sie und Ihr Team eine grundlegende Änderung im Projekt beschließen, sollten Sie sicherstellen, dass die gesamte Dokumentation – sowohl die bisherige als auch die aktuelle und zukünftige – entsprechend aktualisiert wird. 

3. Teilen, überprüfen und geben Sie die Dokumente frei.

Verwenden Sie die von Ihnen erstellten Vorlagen für die Projektdokumentation als flexible Dokumente, die auf die spezifischen Anforderungen eines bestimmten Projekts angepasst werden können. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Dokumente während und nach Abschluss des Projekts mit Ihrem Team zu teilen, zu überprüfen und freizugeben.

Stellen Sie sicher, dass Sie die veränderten Bedürfnisse, Vereinbarungen und Anforderungen Ihres Projekts berücksichtigen und die Dokumentation entsprechend so anpassen, dass sie am besten zu Ihrem Team und dem jeweiligen Projekt passt. 

Mit Filestage können Sie schnell und einfach einen soliden Prozess zur Überprüfung und Freigabe von Dokumenten einrichten. Zudem kann die kollaborative Plattform von Ihrem gesamten Team genutzt werden, um Feedback abzugeben und Freigaben zu erteilen.

4. Speichern und archivieren Sie die Dokumente. 

Speichern Sie die Dokumente nach Abschluss des Projekts und archivieren Sie sie, sodass Sie diese bei Bedarf als detaillierten, formalen Bezugspunkt für dieses spezielle Projekt verwenden können. Außerdem sind Sie so startklar, wenn Ihr nächstes Projekt ansteht. Sie können zurückgehen und ein Dokument aus dieser Aufgabe einsehen und die Formulierungen oder das Layout, das Sie zuvor erfolgreich verwendet haben, übernehmen.

5 Tools, die Sie bei der Projektdokumentation unterstützen können

Jetzt wissen Sie, wie man ein Projekt dokumentiert und sind bereit, die Projektdokumentation in Angriff zu nehmen. Das ist der perfekte Zeitpunkt, um sich über die vielen hilfreichen Online-Tools zu informieren, die es gibt. Wir kennen uns gut mit den besten Projektmanagement-Tools, daher können Sie sich darauf verlassen, dass wir Ihnen ein Tool empfehlen, mit dem Sie Ihre Arbeit schnell und effizient erledigen können – und zwar in jeder Hinsicht. 

Ganz gleich, was für Tool Sie benötigen, wir können Ihnen auch eine breite Palette an intelligenten Softwarelösungen für das kreative Projektmanagement empfehlen.

Filestage

filestage Software für zentralisierte Zusammenarbeit

Filestage ist eine Software, die sich auf die effiziente, zentralisierte Zusammenarbeit spezialisiert hat. Mit dieser einfach zu bedienenden Plattform können Nutzer verschiedene Dateitypen wie Word-Dokumente, Präsentationen, Excel-Tabellen oder Bilder und Videos hochladen, teilen, diskutieren und freigeben lassen. 

Sie können verschiedene Projektmitglieder zu einer Datei einladen, damit diese ihr Feedback zu dem Dokumenten abgeben können. Des Weiteren können Sie ein Fälligkeitsdatum zu jeder Datei hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle Reviewer ihre Freigabe rechtzeitig erteilen und so die Deadline des gesamten Projektes nicht gefährdet wird. 

Filestage kann in Ihrem Prozess der Projektdokumentation verwendet werden, um alle wichtigen Dokumente und Projektleistungen an einem einzigen Ort zu überprüfen und freizugeben. 

Workzone

Workzone-Projektmanagement-Software

Bei Workzone geht es darum, das Projektmanagement zu einem mühelosen Prozess zu machen. Diese Online-Softwarelösung für die Projektdokumentation bietet eine ausgereifte und dennoch benutzerfreundliche Option, die auf die Bedürfnisse der meisten mittelgroßen Teams zugeschnitten ist. 

Zusätzlich zu den Funktionen zum Speichern und Freigeben von Dokumenten, ermöglicht Workzone den Anwendern, die Flut an verschiedenen Dokumenten zu verwalten, die von Teammitgliedern eingehen. So können Sie den Fortschritt dieses Workflows leicht anhand der von Ihnen festgelegten Fristen verfolgen.

TeamGantt

TeamGantt Software-Lösung für die Projektdokumentation

TeamGantt ist eine Softwarelösung für die Projektdokumentation, die durchaus ästhetisch ansprechend ist. Dieses Tool wurde entwickelt, um Ihre Projektplanungs- und -managementprozesse durch ein intuitives, chart-basiertes System zu unterstützen. 

TeamGantt unterstützt Sie zuverlässig bei der Erstellung von zahlreichen wichtigen Dokumenten wie beispielsweise dem Zeitplan für Ihre Aufgaben, und speichert diese essentiellen Dateien an einem leicht auffindbaren, zentralen Ort.  

Smartsheet 

smartsheet dynamische Softwarelösung

Smartsheet bietet Anwendern eine gute, dynamische Softwarelösung, die als zuverlässige Unterstützung während des gesamten Prozesses der Projektdokumentation eingesetzt werden kann. Es bietet eine detaillierte, gründliche Aufschlüsselung der Aufgaben Ihres gesamten Teams.

Die Software lässt sich außerdem in eine Vielzahl verschiedener Unternehmens-Tools und -Apps integrieren, was Ihrem Team volle Flexibilität ermöglicht und einen nahtlosen Übergang zu dieser Plattform sicherstellt.

ActiveCollab 

ActiveCollab Software für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Die Software von ActiveCollab bietet einen Arbeitsbereich, in welchem die Nutzer über die wichtigsten Termine, Anforderungen und noch zu erledigenden To-Dos für das Projekt, an dem sie arbeiten, informiert sind. Die Software legt Wert auf Transparenz und Benutzerfreundlichkeit und stellt sicher, dass jeder Projektbeteiligte genau weiß, was als nächstes auf dem Plan steht. 

Diese Fähigkeiten machen ActiveCollab zur idealen Software für die Erstellung von Checkpoints und Meilensteinen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Fristen und wichtige KPIs gesetzt werden, während Sie das Team erfolgreich motivieren – die Leute für eine gemeinsame Teamleistung zusammenbringen und sich gleichzeitig an den Zeitplan halten. 

Fazit

Wenn Sie einen tadellose Organisation und Struktur für Ihre Marketing-Projekte anstreben, um die Sie andere Teams in Ihrem Unternehmen beneiden werden, hoffen wir, Ihnen verdeutlicht zu haben, wie viel Sie durch die Einführung einer klaren Projektdokumentation erreichen können. 

Dieses ausgeklügelte System der schlanken, nachvollziehbaren und effizienten Dokumentation stellt sicher, dass das Management Ihrer Projekte reibungslos abläuft. Haken sie jedes To-Do ab, halten Sie jede Deadline ein, behalten Sie den Überblick über die Arbeit Ihres Teams und erstellen Sie durchgängig erstklassige Inhalte – es liegt alles an der Organisation.

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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