Wie Sie Projektänderungsanfragen effektiv handhaben (inklusive 10 Vorlagen)

Überarbeitungen und Änderungen sind unvermeidliche Bestandteile des kreativen Prozesses. Als Marketing-Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, Feedback zu sammeln, es zu interpretieren und sicherzustellen, dass Änderungsanforderungen korrekt umgesetzt werden. Um sicherzustellen, dass dieser Prozess reibungslos und effektiv abläuft, sollten Sie einen Plan haben. 

So gehen Sie am besten mit Änderungsanfragen in Projekten um:

Was ist ein Änderungsanfragen aus Sicht des Projektmanagements?

Änderungsanfragen in Projekten sind ein wesentlicher Bestandteil des kreativen Prozesses. Ihr Team wird hart arbeiten, um seine Talente zu bündeln und das bestmögliche Ergebnis für Ihr Projekt zu erzielen. Es ist jedoch unvermeidlich, dass im Laufe des Projekts einige Anpassungen und Änderungen vorgenommen werden müssen.

Um Ihr Team zu schützen und sicherzustellen, dass es seine beste Arbeit leisten kann, müssen Sie einen festen Zeitplan für das Projekt entwickeln. Indem Sie Feedback-Sitzungen einplanen, wird Ihr Projektzeitplan Änderungsanfragen vorhersehbarer und überschaubarer machen.

Dieser Prozess wird je nach den Präferenzen von Ihnen und Ihren Stakeholdern variieren. Um Klarheit zu schaffen, ist es wichtig, dass Sie versuchen, den Prozess der Änderungsanfragen in Ihren Projekten genau zu definieren.

Wenn Sie zum Beispiel an einem internen Projekt arbeiten, können Sie regelmäßige Meetings mit Ihrem Team einrichten. Wenn Sie in einer Agentur für externe Stakeholder arbeiten, müssen Sie klar definieren, wie der Prozess für Änderungsanforderungen abläuft.

Die Arten von Änderungsanfragen


Projektänderungsanfragen gibt es in allen Formen und Größen. Um Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon zu geben, was Sie erwartet,, gewinnen Sie hier zunächst einen Überblick über die wichtigsten Arten von Änderungsanfrage. 

Wesentliche Änderungen

Von Zeit zu Zeit wird ein Änderungsantrag gestellt, der den Verlauf Ihres Projekts erheblich verändert. Diese Änderungen können als Reaktion auf unerwartete Ereignisse oder strategische Verschiebungen vorgenommen werden. Es ist wichtig, dass Sie einen Notfallplan für diese Projektänderungsanfragen haben.

Kleinere Änderungen

Ihr Projekt wird die Zustimmung verschiedener Interessengruppen benötigen. Während des Überprüfungs- und Freigabeprozesses werden diese Beteiligten viele kleinere Anpassungen verlangen. Es ist wichtig, dass Sie in der Lage sind, diese Änderungsanforderungen genau zu verfolgen und zu implementieren.

Geplante Änderungen

Ihr Projektzeitplan sollte regelmäßige Intervalle zur Überprüfung und Freigabe enthalten. Die geplanten Änderungen sind dann vorhersehbar und überschaubar, sodass sie die Qualität des Projekts positiv beeinflussen können.

Spontane Änderungen

Abhängig von einer Mischung unterschiedlicher Faktoren (z.B. der Art Ihres Projekts und den Vorlieben Ihrer Stakeholder) kann es vorkommen, dass Sie spontane Änderungsanfragen haben. Diese Wünsche sollten jedoch auf ein Minimum beschränkt werden, da sie Ihren Projektzeitplan stören und die Motivation Ihres Teams beeinträchtigen können.

Wie gestaltet sich der Prozess für Projektänderungsanfragen?

Der Änderungsprozess wird sich von Projekt zu Projekt unterscheiden. Es ist jedoch sehr wichtig für Sie, diesen so weit wie möglich zu standardisieren. Dann stellen Sie einen übersichtlichen Workflow sicher, dem jeder folgen kann.

Ohne einen standardisierten Prozess werden Sie feststellen, dass die Dinge schnell chaotisch werden. Zum Beispiel:

  • Stakeholder können aus dem Überprüfungsprozess ausgeschlossen werden. 
  • Änderungsanfragen werden auf uneinheitliche Weise verfolgt. 
  • Ihr Team wird Schwierigkeiten haben, diese Änderungen genau zu implementieren.


Um Ihnen dabei zu helfen, den Prozess für Projekt-Änderungsanforderungen zu optimieren, sehen Sie sich hier einen allgemeinen Überblick an.

Sammeln und empfangen Sie den Änderungsantrag

Zuallererst sollten Sie eine Methode wählen, mit der Sie Änderungsanträge sammeln wollen. Sie sollten diesen Prozess auf eine vorhersehbare Weise durchführen, die Ihrem Team hilft, die Qualität Ihres Projekts zu steigern.

An diesem Punkt sollten Sie über die folgenden Faktoren nachdenken: 

  • Die Stakeholder, mit denen Sie arbeiten müssen
  • Die Zeitspanne, die diese Stakeholder haben, um Änderungsanforderungen zu äußern
  • Der Umfang der Änderungsanforderungen, die Sie akzeptieren können
  • Die Tools, die Sie zum Sammeln von Änderungsanforderungen verwenden werden

In dieser Situation ist Filestage ein Lebensretter. Die Online-Proofing-Software macht es Ihnen leicht, schnell und nahtlos kontextbezogenes Feedback von internen und externen Stakeholdern einzuholen.

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Interpretieren Sie den Änderungsantrag

Nachdem Sie nun Ihre Änderungen gesammelt haben, ist es an der Zeit, die Projektänderungsanfragen zu sortieren. Als Marketing-Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, eine erste Analyse dieser Änderungswünsche durchzuführen und mit der Entwicklung einer Strategie zu beginnen.

Sie sollten sicherstellen, dass Sie Änderungsanforderungen auf folgende Faktoren prüfen:

Realisierbarkeit

Sind die Projektänderungsanfragen realistisch und im Einklang mit dem Projektumfang?

Zeitplanung 

Können diese Änderungen in einem angemessenen Zeitrahmen durchgeführt werden (ohne die Gesamtqualität des Projekts zu beeinträchtigen)?

Übereinstimmung 

Stehen einige Änderungsanträge im Widerspruch zueinander? Wenn ja, welcher sollte Vorrang haben?

Klarheit 

Sind die Änderungsanforderungen klar? Wird Ihr Team in der Lage sein, sie als separate Einheiten zu verstehen? 

Auch hier kann Filestage helfen. Kontextbezogenes Feedback ist klar und hilft, die Komplexität und Missverständnisse zu beseitigen, die durch nicht enden wollende E-Mail-Verläufe entstehen.

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Aufgaben verteilen

Nachdem Sie nun die Änderungsanforderungen durchgegangen sind und Ihre Strategie entwickelt haben, ist es an der Zeit, diese Änderungen in Form von Aufgaben an Ihr Team weiterzugeben.

Die besten Projektmanager sind in der Lage, Projektänderungsanfragen so zu formulieren und neu zu verpacken, dass sie verständlicher werden, ohne ihre Dringlichkeit zu beeinträchtigen. Diese Taktik hilft jedem einzelnen Teammitglied, effizient und im Einklang mit der Änderungsanfrage zu arbeiten.

Stellen wir uns ein Szenario vor: Ein Stakeholder hat den Wunsch geäußert, dass ein Szenenübergang im Video schneller umgesetzt werden soll. Der Marketing-Projektmanager nimmt sich dieser Änderungsanforderung an und übersetzt sie in eine technische, präzise Sprache, die der Video-Editor versteht.

Einarbeiten der Änderungen

Ihr Team hat nun seine Aufgaben. Jetzt ist es an der Zeit, dass es sich an die Arbeit macht. Als Marketing-Projektleiter stehen Sie für alle Fragen und Anliegen zur Verfügung und stellen sicher, dass alles nach Plan läuft.

Wenn Sie feststellen, dass eine Änderungsanforderung in dieser Phase schlecht verständlich war, ist es Ihre Aufgabe, als Vermittler für Ihre Teammitglieder und Stakeholder zu handeln. Dann brauchen Sie klare Kommunikationsfähigkeiten und eine diplomatische Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass beide Gruppen zufrieden sind.

Zustimmung der Beteiligten sichern

Nachdem die Änderungen vorgenommen wurden, müssen Sie bestätigen, dass die Bearbeitungen korrekt waren. Mit anderen Worten: Sie müssen die aktualisierten Materialien erneut mit Ihren Stakeholder teilen, um deren Zustimmung einzuholen.

Filestage macht es einfach, den Review-Prozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass niemand eine kritische Änderungsanfrage übersieht.

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5 Tipps für den erfolgreichen Umgang mit Änderungsanfragen

Nachdem wir nun eine bessere Vorstellung davon haben, wie der Prozess für Änderungsanforderung aussehen kann, wollen wir uns nun Top-Tipps anschauen, die Ihnen helfen werden, diesen Prozess erfolgreich zu meistern.

Änderungsanträge bestätigen

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie den Eingang von Änderungsanforderungen ordnungsgemäß bestätigen. Allzu oft versäumen es Projektmanager, mit ihren Stakeholdern zu kommunizieren, nachdem sie deren Änderungsanfragen erhalten haben.

Diese Fehlkommunikation könnte auf Vergesslichkeit zurückzuführen sein oder auf den Wunsch, die Änderungswünsche durchzugehen, bevor sie ihr Feedback mitteilen.

Diese Situation ist aus mehreren Gründen problematisch:

  • Ein Mangel an Kommunikation in dieser Phase kann den Kunden nervös machen und einer ansonsten guten Beziehung schaden.
  • Ein mangelnder Diskurs über die Änderungswünsche kann dazu führen, dass wichtige Fragen und Gesprächspunkte übersehen werden.
  • Das Fehlen einer expliziten Bestätigung könnte als unhöflich angesehen werden, daher ist es für Marketing-Projektmanager wichtig, schnell zu handeln.

Sie sollten darauf achten, dass Sie Ihre Stakeholder stets auf dem Laufenden halten. Bevor Sie ihnen versichern, welche nächsten Schritte Sie unternehmen werden, um das Projekt voranzubringen, sollten Sie ihnen für ihre konstruktiven und aufschlussreichen Änderungswünsche danken. 

Nehmen Sie Anfragen nicht persönlich

Marketing-Projektmanager beaufsichtigen die Erstellung einiger wirklich großartiger Projekte. Sie sind sowohl auf konzeptioneller als auch auf technischer Ebene beeindruckend. Es ist selbstverständlich, dass Sie und Ihr Team stolz auf die Arbeit sind, die Sie geleistet haben.

Eine vernichtende Projektänderungsanfrage zu erhalten, kann oft entmutigend sein. Wenn jemand einen Fehler findet, in etwas, wo Sie viel Zeit investiert haben,ist es nur natürlich, dass Sie Schwierigkeiten haben, diese konstruktiver Kritik anzunehmen. Daher sollten Sie alles tun, um Änderungswünsche nicht persönlich zu nehmen.

Bevor Sie Änderungsanforderungen durchgehen, erinnern Sie sich an folgendes: jeder Beteiligte möchte, dass das Projekt so gut wie möglich wird. Denken Sie auch daran, dass Menschen unterschiedliche Kommunikationsstile haben. Klingt ein Feedback harsch, steckt selten eine böse Absicht dahinter.

Bei Zweifeln nachhaken

Es ist wichtig, dass Sie allen Zweifeln nachgehen, die Sie haben. Vielleicht erhält ein Projektmanager eine unklare Änderungsanforderung, gibt sie aber trotzdem an sein Team weiter. Wenn dies der Fall ist, kann schnell ein Durcheinander entstehen. Dies kann Ihr Team demotivieren und frustrieren, was dem Projekt eher schadet als es zu verbessern.

Diese Zweifel könnten Sie so bei der nächsten Überprüfung ein schlechtes Licht auf Sie und Ihr Team werfen. Es ist also durchaus wichtig, dieses Szenario zu verhindern.  Oft kann es einschüchternd und schwierig sein, mit Senior-Stakeholdern zu kommunizieren, aber Sie sollten sich dabei wohl fühlen. Es ist besser, das Risiko einzugehen und detailliert zu besprechen als am Ende einen Fehler zu machen. 

Auch Ihre Stakeholder werden das verstehen. Sie werden die Tatsache zu schätzen wissen, dass Sie gründlich sind und hart an ihrem Projekt arbeiten. 

💡 Ein Tool wie Filestage kann Ihnen dabei helfen, bestimmte Änderungswünsche herauszufiltern und diese ausführlich zu diskutieren.

Schützen Sie Ihr Team

Es ist wichtig, dass sich Ihr Team bei der Arbeit wohl und sicher fühlt. Als Marketing-Projektmanager besetzen Sie einen einzigartige Position und agieren als Vermittler zwischen Ihrem Team und den Stakeholdern. Es ist ein anstrengender Job, der Fingerspitzengefühl und starke kommunikative Kompetenzen erfordert.

Wenn Sie eine harsche Änderungsanforderung erhalten, sollten Sie sicher sein, dass Sie deren Botschaft aufnehmen und sie für Ihr Team neu verpacken. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass alle Rückmeldungen konstruktiv sind und dass Ihr Team weiß, dass seine Arbeit hoch geschätzt wird.

Wenn Sie Ihr Team auf diese Weise schützen, halten Sie eine glückliche und engagierte Stimmung. Sie haben die Verantwortung zu beurteilen, wann Feedback direkt mit ihnen geteilt werden sollte. Das ist eine schwierige Aufgabe und Ihre Herangehensweise hängt vom Charakter der einzelnen Mitgliedern Ihres Teams ab.

Helfen Sie Ihrem Team, fokussiert zu bleiben

Änderungsanfragen in Projekten können oft störend und enttäuschend sein. Wenn es zu solchen Anfragen kommt, ist es  wichtig, eine klare Strategie zu skizzieren. Diese Taktik sorgt dafür, dass sich Ihr Team auf die anstehende Aufgabe konzentriert und mit Fokus arbeitet, um bestmögliche Arbeit zu leisten.

Sie sollten Änderungsanfragen auf eine konstruktive Weise interpretieren und verteilen, die Ihrem Team hilft, weiter voranzukommen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Ihr Grafikdesigner hart an einigen Wireframes für ein spannendes neues Projekt arbeitet. Wenn sie gerade konzentriert sind und hervorragende Arbeit leisten, sollten Sie sie nicht mit einer kleinen Änderungsanfrage für ein anderes Projekt entmutigen und belasten.

Die besten Marketing-Projektmanager arbeiten hart, um ihr Team zu schützen. So bleibt viel von ihrer besten Arbeit unbemerkt. Aber Sie können sich darauf verlassen, dass sie dafür sorgen, Ihre Projekte vorwärts zu treiben. 

Formular für Projektänderungsanfragen (Eine Vorlage für Ihre digitalen Projekte) [Word + Google Docs]

Der Erfolg Ihres Projekts hängt von Ihrer Fähigkeit ab, die Kontrolle über den Prozess der Änderungsanträge zu übernehmen. Hier ist eine der besten Möglichkeiten, diesen Prozess in die Hand zu nehmen und sich für den Erfolg zu rüsten: Verwenden Sie klare und praktische Vorlagen für Anfragen auf Veränderung.

Sie sollten diese Vorlagen zu Beginn des Projekts (oder sogar in der Feedback-Phase) mit Ihren Stakeholdern teilen. Diese Vorlagen werden Ihnen helfen, die erhaltenen Änderungen übersichtlicher zu gestalten.

Diese Vorlagen helfen auch Ihren Stakeholdern, ihr Feedback in einer vorhersehbaren Weise zu strukturieren. Und sie stellen sicher, dass Änderungswünsche realistisch sind und sich im Rahmen Ihres Projekts bewegen.

Wir haben diese kostenlose Vorlage für Änderungsanfragen für Projektmanager wie Sie zusammengestellt. Hoffentlich wird sie  Ihnen dabei helfen, realistisches und umsetzbares Feedback für Sie und Ihr Team zu sichern.

FREE TEMPLATE

Get the Free Change Request Form

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Wenn Sie die besten Ergebnisse erzielen wollen, sollten Sie diese Ressource aktiv mit allen Ihren Stakeholdern teilen. Diese Taktik wird die Akzeptanz der Vorlage für Änderungsanforderungen in Ihrer gesamten Organisation fördern und die Qualität des erhaltenen Feedbacks verbessern.

Zusätzliche Formulare und Vorlagen für Änderungsanträge

Suchen Sie nach weiteren Formularen und Vorlagen für Änderungsanträge? Hier sehen Sie sich andere großartige Optionen aus dem Web genauer an.

Online-Formular für Änderungswünsche

Online-Formular für Änderungswünsche

CSS-Tricks hat ein großartiges Beispiel für ein Formular für Website-Änderungsanträge Dieses Formular wird auf eben dieser Website gehostet und ermöglicht es seinen Nutzern, Änderungen anzufordern. Sie können sehen, dass das Formular eine Reihe von Feldern enthält, die das Feedback strukturieren, um sicherzustellen, dass es konstruktiv und umsetzbar ist.

Excel-Vorlage für Änderungsaufträge 

Excel-Vorlage für Änderungsaufträge

Smartsheet bietet eine Excel-Vorlage für Änderungsanträge, die es Ihren Beteiligten leicht macht, nachzuvollziehen, zu welchem Projekt ihre Änderung gehört. Außerdem bietet es eine Vielzahl von Zusatzinformationen. Wenn Excel das bevorzugte Werkzeug in Ihrer Organisation ist, könnte dieses Tool hilfreich sein.

Excel-Vorlage für Änderungsaufträge (direkter Download)

Excel-Vorlage für Änderungsaufträge (direkter Download)

Die University of Western Sydney bietet eine einfache, aber effektive Excel-Vorlage für Änderungsanforderungen. Ihre Stakeholder können dieses Formular verwenden, um ihre Änderungen anzufordern, ohne dass Ihr Projekt aus dem Ruder läuft.

Formular für Word-Änderungsanfragen

Formular für Word-Änderungsanfragen

MyPM bietet ein Formular für Änderungsanträge, das sowohl im Word- als auch im PDF-Format verfügbar ist. In diesem Formular wird der Stakeholder aufgefordert, eine Vielzahl von Informationen anzugeben, einschließlich des Grundes für die Änderungswünsche und der Risiken, die sich daraus ergeben könnten.

Formular für Änderungsanfragen des Projektmanagements

Formular für Änderungsanfragen des Projektmanagements

Project Management Docs bietet ein Änderungsantragsformular, das Sie für das Projektmanagement verwenden können. Diese als Word-Dokument verfügbare Vorlage fordert die Beteiligten klar auf, die notwendigen Änderungen strategisch zu begründen. Es wird gefragt, warum eine Änderung vorgenommen werden soll, welche Risiken damit verbunden sind und welche Alternativen in Betracht gezogen werden.

Anfrageformular für Projektänderungen

Project change request form

Die University of Waterloo hat ein Projektmanagementbüro. Das dort genutzte Formular für Projektänderungsanträge haben sie digital zur Verfügung gestellt. Diese Vorlage kann bei der Anforderung, Freigabe und Dokumentation von Änderungen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt helfen. Da die Vorlage als Word-Dokument vorliegt, ist sie eine gute Wahl für Organisationen, in denen MS Office verwendet wird.

Vorlage für Projektänderungsanfragen (direkter Download)

Project Change request template

Die University of California hat eine detaillierte Vorlage für Änderungsanfragen in Projekten, die kostenlos heruntergeladen werden kann. Dieses Word-Dokument bietet eine Menge Informationen für die Beteiligten, einschließlich der Gründe, warum die Vorlage existiert, wie sie verwendet werden sollte und wie man das Beste aus ihr herausholt. Wenn Sie eine möglichst umfassende Vorlage wünschen, ist diese Option optimal für Sie geeignet.

Website-Änderungsanfrage-Formular-Vorlage

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WPForms ist ein führendes WordPress-Plugin, das Unternehmen und Einzelpersonen hilft, Informationen durch attraktive und performante Formulare zu sammeln. Dieses Plugin bietet eine Vorlage für Änderungsanträge, mit der sich Änderungsanträge einfach online erfassen lassen. Dieses Plugin ist einfach zu verwenden, und Sie können in kürzester Zeit ein attraktives Online-Formular für Änderungsanfragen einrichten und ausführen.

Einfaches Formular für Änderungsanfragen

Formular für einfache Änderungsanfragen

Project Templates Guru bietet ein simples Formular für Änderungsanfragen. Das als Word-Dokument verfügbare Anfrageformular umfasst eine einzige Seite und beschleunigt den Prozess der Änderungsanfrage. Sie werden feststellen, dass Ihre Stakeholder mit dieser Vorlage konstruktiver interagieren als mit umfangreichen Optionen.

Fazit 

Projektänderungsanträge müssen nicht störend sein. Wenn Sie mit dem richtigen Prozess darauf vorbereitet sind, können Sie Änderungsanfragen nahtlos in Ihren Arbeitsablauf integrieren und Ihr Projekt zum Erfolg führen.