Die Verlagerung hin zu digitalen Kampagnen hat eine Welle neuer Aufgaben für die Marketingfunktion mit sich gebracht, darunter Social Media, SEO, digitale Anzeigen, Influencer-Management und Kunden-Tracking.
Da die Ressourcen begrenzt sind, haben die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten die Arbeitsbelastung in Marketing-Abteilungen weiter erhöht. Daher müssen Manager Wege finden, um effizienter zu werden, damit sie das volle Potenzial des Marketing-Teams ihres Unternehmens ausschöpfen können.
Wie können Marketingabteilungen ihre knappen Ressourcen optimal nutzen, Prozesse verschlanken und so wertvolle Zeit freisetzen? Um die Beantwortung dieser Frage dreht sich das Marketing Resource Management (zu deutsch: Marketing-Ressourcenmanagement, kurz: MRM).
Was sind Marketing-Ressourcen? Und was ist Marketing-Ressourcenmanagement (MRM)?
Bevor wir uns auf die verschiedenen MRM-Systeme und MRM-Software stürzen, sollten wir zunächst klären, was der Bereich MRM beinhaltet.
Eine Ressource ist ein dem Unternehmen zur Verfügung stehender Wert, der von eben diesem genutzt werden kann, um den Betrieb fortzuführen und ordnungsgemäß weiterlaufen zu lassen. Eine Ressource kann viele Formen annehmen, z.B. Budget, Personal, Materialien, Computer, Technologien und sogar digitale Assets einschließlich Produktfotos und Markenrichtlinien.
Daher beschreibt der Begriff „Marketing-Ressourcen“ alle Assets, die von der Marketingabteilung genutzt werden können. Das Marketing-Ressourcenmanagement ordnet alle Marketing-Ressourcen neu an, um das bestmögliche Ergebnis mit dem geringsten Aufwand und den geringsten Kosten zu erzielen.
MRM-Softwares helfen bei der Umsetzung einer MRM-Strategie. Diese Strategien erleichtern sowohl langfristige Projekte (z.B. die Einführung eines neuen Produkts) als auch die täglichen Routineaufgaben (z.B. die Erstellung von Social-Media-Inhalten und anderen Marketingmaterialien).
MRM-Systeme können viele Prozesse unterstützen, wie beispielsweise die anfängliche Planung, die Budgetierung, die Optimierung von Marketing-Workflows, die Verfolgung des Projektfortschritts und die Erleichterung der Zusammenarbeit. Währenddessen kann die Marketingabteilung bessere Ergebnisse erzielen, während sie wertvolle Zeit freisetzt. MRM-Software kann sogar für das Digital-Asset-Management (DAM) förderlich sein, mit welchem Benutzer digitale Assets (wie Fotos oder Videos) einfach speichern, finden und verteilen können.
Im folgenden Abschnitt gehen wir näher auf die Vorteile von MRM ein und erklären, warum Ihre Marketingabteilung eine MRM-Software nutzen sollte, um eine erfolgreiche MRM-Strategie zu implementieren.
Warum sollten Sie Marketing-Ressourcenmanagement einsetzen?
Sie fragen sich vielleicht, warum Ihr Unternehmen ein MRM-System oder MRM-Software überhaupt braucht. Die Antwort ist einfach: Ein MRM-System hilft einem Marketing-Team, Prozesse zu beschleunigen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und bessere Kapitalrenditen zu erzielen.
Eine ausgeklügelte MRM-Strategie kann dazu beitragen, die operativen Marketingprozesse zu verbessern und Richtlinien effizienter umzusetzen:
- Planung
Mit Hilfe eines MRM-Systems erhalten Entscheidunsgträger einen Überblick über alle Marketingaktivitäten aus der Vogelperspektive. Dieser Vorteil erleichtert die Budgetierung erheblich und bietet neue Möglichkeiten für den Einsatz aller verfügbaren Ressourcen.
- Arbeitsabläufe
Durch die Abstimmung von Mitarbeitern, die Festlegung von Meilensteinen, die Verfolgung von laufenden Projektschritten und die Festlegung von Fristen hilft ein MRM-System den Entscheidungsträgern bei der Erstellung, Kontrolle und Optimierung von Arbeitsabläufen.
- Messung von Kampagnen
Mit MRM können Manager operative Engpässe feststellen und beheben und dadurch das Ergebnis bestimmter Kampagnen anhand von KPIs (wie Erstellungszeiten, Kosten und Leistungen) auswerten.
- Zusammenarbeit
Die Einrichtung effizienter Mittel für die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams ist entscheidend für erfolgreiches MRM. Systeme wie Filestage erleichtern den Prozess der Überprüfung und Freigabe von Inhalten, um Zeit zu sparen und Engpässe zu reduzieren.
- Markenkonformität
Da ein MRM-System alle Marketingaktivitäten an einem Ort zentralisiert, ist der Output dadurch direkt konsistenter in Bezug auf Bilder, Schriftarten, Typografie und Tonalität der Marke.
Marketing-Ressourcenmanagement: Wer ist involviert?
Nachdem wir die Vorteile von MRM herausgestellt haben, lohnt es sich, einen Blick auf diejenigen zu werfen, die beteiligt sind. Während ein Enterprise Resource Management (ERM)-System alle Funktionen und die meisten Mitarbeiter eines Unternehmens umfasst, helfen MRM-Systeme dabei, den Content-Marketing-Prozess zu strukturieren. Daher beziehen sie nur bestimmte Rollen und Abteilungen mit ein.
Content-Manager
Marketing-Teams bestehen in der Regel aus Mitarbeitern, die den Prozess der Inhaltserstellung für bestimmte Produkte beaufsichtigen und verwalten. Diese Spezialisten erwecken Produkte zum Leben, indem sie den Gesamtcharakter eines Produkts definieren, einschließlich Zielmarkt und Unique Selling Proposition (USP). Marketing-Inhalte wie Slogans, Webseitentexte, Produktfotos und Videoinhalte müssen gemäß den von den Content-Managern vorgegebenen Richtlinien erstellt werden.
Um diese Assets zu erstellen, müssen Content-Manager mit Content-Erstellern zusammenarbeiten, also mit dem Design-Team oder Textern. Darüber hinaus müssen Content-Reviewer das Endergebnis freigeben.
Ersteller von Inhalten
Während die Rolles des Content-Managers typischerweise zur internen Marketingabteilung gehört, können Content-Ersteller anderen Abteilungen oder sogar anderen Unternehmen angehören. Der Begriff Content-Ersteller beinhaltet zahlreiche Unterkategorien wie beispielsweise Texter, Website-Designer, Fotografen oder Videoproduzenten.
Die Kommunikation zwischen den Content-Erstellern und den Content-Managern ist von entscheidender Bedeutung, da die Ersteller die Aufgabe so eng und präzise wie möglich (gemäß den Vorschlägen der Content-Manager) umsetzen müssen. Ein MRM-System und strategische Marketing-Ressourcenplanung kann den Prozess der Kommunikation und Zusammenarbeit weitreichend erleichtern.
Reviewer der Inhalte
Content-Manager treffen ihre Entscheidungen nicht im Alleingang, sondern benötigen die Zustimmung von innerhalb und außerhalb der Marketingabteilung. Zum Beispiel müssen Produktdesigner technische Details freigeben, während das obere Management der Marketingabteilung sicherstellen muss, dass das der Content mit der Gesamtstrategie im Einklang ist.
Neben den direkt am MRM beteiligten Positionen gibt es weitere Beteiligte, die die MRM-Strategie und den Prozess beeinflussen. Zum Beispiel bestimmt das obere Management das Marketingbudget, das die Grenzen und den Umfang einer MRM-Strategie definiert.
Der nächste Abschnitt befasst sich mit den Möglichkeiten zur Definition einer sinnvollen MRM-Strategie.
Wie man eine Strategie für das Marketing-Ressourcenmanagement entwickelt
Wie wir bereits erwähnt haben, können Marketing-Assets Budget, Mitarbeiter, Dritte und Prozesse umfassen. Das Ziel einer gelungenen MRM-Strategie ist es, jede einzelne Ressource neu zu strukturieren, um Arbeitsabläufe so zu optimieren, dass sie zu einem höheren Output und einer geringeren Arbeitsbelastung führen.
Um die Funktion neu zu strukturieren, empfehlen wir den Ansatz von Gartner zum Ressourcenmanagement:
Schritt 1: Ressourcenkapazität
Zunächst einmal müssen Sie sich einen Überblick über alle verfügbaren Ressourcen der Marketingabteilung verschaffen und herausfinden, wie diese derzeit genutzt werden.
Sie können auf Berichte über die bisherige Ressourcenzuordnung zurückgreifen. Wenn diese jedoch nicht existieren, können Sie sie über Ressourcenzuordnungsvorlagen und Gantt-Diagramme selbst erstellen.
Außerdem müssen Sie sich Gedanken über mögliche kritische Engpässe innerhalb Ihrer Abteilung machen. Welche Prozesse verursachen die größten Probleme? Und welche brauchen zu viel Zeit oder sind einfach ineffizient, wurden aber bisher ignoriert? Diese Schwachstellen können sehr vielfältig sein. Sie sollten sich nun folgende Fragen stellen:
- Warum benötigt die Erstellung neuer Produktinhalte so viel Zeit?
- Warum warten Produktmanager so lange auf Feedback?
- Gibt es Probleme bei der globalen Verteilung der Inhalte?
- Werden Ihre Brand Guidelines im gesamten Unternehmen befolgt, einschließlich der verschiedenen Märkte?
Diese lange Liste kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.
Während der erste Schritt darauf abzielt, Ihre Funktion aus der Vogelperspektive zu betrachten, zielen die folgenden Schritte darauf ab, Ihre Ressourcen neu zuzuordnen. Daher ist es entscheidend, alle Engpässe innerhalb der Abteilung vollständig zu verstehen.
Schritt 2 und 3: Ressourcenzuweisung und Verwaltung der Ressourcenarbeit
Nachdem Sie alle Engpässe ausfindig gemacht haben, die wichtige Meilensteine eines Projekts gefährden oder verzögern, müssen Sie sich überlegen, wie Sie diese Abläufe optimieren können.
Eine gute Möglichkeit, einen Engpass zu beseitigen, nennt sich „Resource Releveling“ (zu dt. Ressourcen-Umverteilung). Diese Taktik macht sich das verborgene Wissen eines jeden Mitarbeiters der Marketingabteilung zunutze.
Hier ist ein Beispiel: Wenn die Designabteilung mit den Anforderungen des Marketings nicht mithalten kann, könnten einige der visuellen Assets von Marketingkollegen mit grundlegenden Grafikdesign-Kenntnissen erstellt werden. Dieser Schritt würde die Designer entlasten, sodass sich Ihr Team auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
Schritt 4: Teamwork-Management
Während Schritt 2 darauf abzielt, bestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Workflows neu zuzuordnen, ist es von entscheidender Bedeutung, Ihr Team mit der richtigen MRM-Software auszustatten. Dann können Sie den Prozess der Zusammenarbeit so reibungslos wie möglich gestalten.
Mit der richtigen MRM-Software kann ein Team effizient kommunizieren, Engpässe reduzieren und Wissen und Assets innerhalb und zwischen allen Beteiligten austauschen. Später gehen wir noch genauer darauf ein, welche Art von Software Sie zur Unterstützung Ihrer Abteilung in Bezug auf die Marketing-Ressourcenplanung einsetzen sollten.
Schritt 5: Persönliches Arbeitsmanagement
Während die Organisation der Teamarbeit darauf abzielt, die Prozesse zwischen den Teammitgliedern innerhalb und über verschiedene Funktionen hinweg zu optimieren, ist das Ziel des persönlichen Arbeitsmanagements die Motivation und Ausbildung von Einzelpersonen. Dieser Schritt kann mit dem oben beschriebenen Ansatz der Ressourcen-Umverteilung kombiniert werden.
Um das obige Beispiel fortzusetzen, können Mitarbeiter des Marketings leicht grundlegende Photoshop-Kenntnisse erwerben, um Video-Thumbnails oder Social-Media-Posts zu erstellen. Manager sollten diese Möglichkeiten schaffen, wenn das Ergebnis eine Zeitersparnis oder ein höherer Output ist.
Natürlich sollte klar sein, dass die Umverteilung von Ressourcen nur dann sinnvoll ist, wenn die zusätzlichen Aufgaben die Teammitglieder nicht von ihren eigentlichen Aufgaben ablenken.
Drei Fallstudien im Marketing-Ressourcenmanagement, die Sie überzeugen werden, loszulegen
Nun von der Theorie zur Praxis: Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen drei Fallbeispiele für ein erfolgreiches Marketing-Ressourcenmanagement in der Praxis.
Bayer – Sicherstellung der globalen Marken-Compliance durch MRM
Als Global Player musste Bayer mehrere Teilkonzerne innerhalb der Marke angleichen, um unter einheitlichen Markenrichtlinien zu operieren. Marken wie Bayer, die in der streng regulierten Pharma- und Gesundheitsindustrie tätig sind, müssen besonderen Wert auf einen einheitlichen Markenansatz legen, da die Nichteinhaltung schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Bayer beschloss, alle Marken-Assets auf eine Plattform zu bringen, damit alle globalen Teilkonzerne auf die neuesten Ressourcen zugreifen können. Heute sind auf der Plattform über 50.000 Assets gespeichert und bis zu 80.000 Stakeholdern nutzen diese pro Monat. Diese Speicherung führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für die globale Marke und alle beteiligten Teilkonzerne.
Under Armour – Verbesserte Medienberichterstattung durch MRM
Under Armour ist eine globale Sportbekleidungsmarke mit 400 Mitarbeitern an fünf globalen Standorten, die Unmengen von Marketingmaterial produziert. Zuvor nutzte Under Armour keine Marketing-Ressourcenplanung. Stattdessen verließ sich das Unternehmen auf Cloud-Speicherlösungen, um die Assets innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu teilen. Das Problem hierbei war, dass die Teammitglieder sich nie sicher sein konnten, ob die freigegebenen Dateien die neuesten Versionen enthielten.
Mithilfe eines Systems zum Marketing-Ressourcenmanagement war Under Armour in der Lage, alle endgültigen Marken-Assets zu zentralisieren. Mit der Einführung der UA HealthBox auf der Consumer Electronics Show (CES) begann das Unternehmen, dieselbe Plattform für die Verteilung seiner Assets an die Medien zu nutzen. Infolgedessen gewann das Produkt bei seinem Debüt mehr als zwanzig CES-Awards.
NAB – Online-Markenportal (statt langer PDF-Richtlinien)
Vor der Einrichtung eines Brand-Portals hatte die NAB (eine der größten Banken Australiens) eine lange PDF-Datei, die Tausende von Seiten umfasste. Der regelmäßige Aktualisierungsprozess dauerte Stunden und die Marketing- und Designabteilung konnte ein so großes Dokument nicht effizient nutzen.
Dank der Einrichtung eines Online-Brand-Portals kann nun jede Abteilung schnell auf alle relevanten Informationen zugreifen, ohne Hunderte von Seiten durchsuchen zu müssen. Darüber hinaus bietet das System zusätzliche Vorteile, wie beispielsweise die Möglichkeit, Marken-Assets zu speichern und freizugeben, Mitarbeiter einzubinden und automatische Anfragen zu erstellen. Durch das Markenportal war NAB gleichzeitig in der Lage, die Marken-Konformität zu erhöhen und die Arbeitslast mehrerer Abteilungen erheblich zu reduzieren.
Die besten Lösungen für MRM-Software
Nachdem Ihre Ziele klar sind und Sie wissen, wie Sie verschiedene Ressourcen neu anordnen können, müssen Sie sich überlegen, welche MRM-Systeme am besten zu Ihren Bedürfnissen passen.
In den folgenden Abschnitten stellen wir einige der am häufigsten verwendeten Systeme sowie Tools für das Management von Marketing-Ressourcen vor, die sich auf bestimmte Bereiche des Prozesses spezialisiert haben.
BONUS: Filestage
Wenn Sie beginnen, Engpässe in der Marketingabteilung zu identifizieren, können Sie ziemlich sicher sein, dass viele davon mit einem ineffizienten Freigabeprozess zusammenhängen. Filestage ist zwar keine komplette Marketing-Management-Software, aber das Tool vereinfacht und optimiert den Prozess der Inhaltserstellung, indem es eine zentrale Kollaborationsplattform für alle Freigaben bietet.
Alle beteiligten Personen können Inhalte aller Art, einschließlich Text, Fotos und Videos, teilen, überprüfen, kommentieren und freigeben. Erweiterte Funktionen für das Marketing-Projektmanagement (wie zum Beispiel die Verfolgung von Deadlines und Versionskontrollen) machen Filestage zu einem durchaus effizienten Tool für die Zusammenarbeit, das allen Beteiligten viel Zeit einspart.
- Zentralisierte Plattform zur Überprüfung von Inhalten
- Beschleunigung des Erstellungsprozesses von Inhalten
- Erweiterte Projektmanagement-Funktionen, wie beispielsweise Fälligkeits- und Statusverfolgung
- Dritte benötigen möglicherweise eine Einweisung, bevor sie die Plattform selbständig nutzen können
- Deckt nur einen Teil des Marketing-Ressourcenmanagement ab
Brandmaker
Brandmaker ist eine komplette MRM-Software, die den Prozess der Ressourcenplanung erleichtert, indem sie mehrere Funktionen für die Budgetplanung und -verwaltung bietet. Marketing-Experten können die Ausgaben jedes Einzelnen verfolgen, was den ROI leicht nachvollziehbar macht.
Darüber hinaus verfügt Brandmaker über verschiedene DAM-Funktionen, wie beispielsweise eine Asset-Bibliothek mit Verteilungsfunktionen.
Brandmaker ist eine gute Wahl für die Planung und Ausführung einer gründlichen MRM-Strategie. Doch es fehlen wichtige Funktionen zur Erstellung von Inhalten, wie die Unterstützung von Videodateien.
- Ein gründliches MRM-System mit Fokus auf Ressourcenplanung und -verfolgung
- Enthält mehrere DAM-Funktionen
- Einige Inhaltstypen (zum Beispiel Videos) werden nicht unterstützt
MarcomCentral
MarcomCentral ist eine Mischung aus einem DAM- und einem Marketing-Asset-Management-System (MAM), das bei der Erstellung von Dokumenten hilft, die sich an etablierte Markenrichtlinien halten. Sie können Marken-Konformität sicherstellen, indem Sie automatische Benachrichtigungen einrichten, die Sie darüber informieren, wenn eine Datei ihr „Ablaufdatum“ erreicht hat.
Zusätzlich zu den Marketing-Ressourcen, welche gespeichert, verwaltet und geteilt werden können, hilft MarcomCentral, den Freigabe-Workflow zu optimieren.
Jedoch bietet MarcomCentral nicht viele Funktionen, die die Planungsphase einer MRM-Strategie unterstützen.
- DAM-Funktionen zum Speichern, Teilen und Veröffentlichen von Marketing-Inhalten
- Intuitive Speicher- und Suchfunktion
- Nicht viele Planungsfunktionen, wie beispielsweise Tools für die Budgetierung
Intelligencebank
Intelligencebank kann in drei Hauptkomponenten kategorisiert werden: DAM, BrandHub Portal und MRM-Software. Mit DAM können Anwender digitale Assets speichern, verwalten und verteilen, während das BrandHub Portal die Markenkonsistenz über maßgeschneiderte Seiten für Markenrichtlinien und Workflow-Freigaben erhöht.
Die Marketing-Operations-Software von Intelligencebank ermöglicht es Anwendern, Budgets, Briefings, Inhalte und Zeitpläne zu verwalten und hilft bei der Verteilung fertiger Inhalte an verschiedene Stellen.
- Kombiniert DAM mit BrandHub Portal und MRM-System
- Modularer Software-Ansatz
- Es ist teuer, die meisten Funktionen in einem Paket zu bekommen
Brandfolder
Brandfolder ist ein leistungsfähiges DAM-System, welches das Speichern, Suchen und Verteilen von digitalen Assets erleichtert. Es bietet auch maßgeschneiderte Lösungen für eine Vielzahl von Branchen, darunter Fertigung, Einzelhandel und Technologie. Brandfolder bietet großartige DAM-Funktionen, aber es fehlt an Budgetierungs- und Tracking-Tools.
- Großartiges DAM-System, das das Asset-Management und die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens erleichtert
- Intuitive Speicher- und Suchfunktion
- Vorlagen für mehrere Zwecke
- Funktionen wie die Analyse erfordern das teurere Enterprise-Abo
- Nicht genügend Funktionen zur effektiven Verwaltung und Planung des Budgets
Fazit
Nachdem Sie alle Informationen verinnerlicht haben, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Marketing-Ressourcenmanagement als ein kontinuierlicher Prozess und nicht als eine einmalige Aufgabe betrachtet werden sollte. Marketing-Ressourcen verändern sich ständig. Um ihr volles Potenzial auszuschöpfen, brauchen Sie eine kreative und unkonventionelle Denk- und eine systematische Vorgehensweise.
