Die Art und Weise unserer Zusammenarbeit verändert sich in einem rasanten Tempo, mit ständig neuen Problemen und Möglichkeiten an jeder Ecke. In diesem Bericht beschäftigen wir uns mit neuen Plattformen für die Inhaltserstellung, den Kosten des Feedback-Managements und Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, 2022 noch bessere Arbeit zu erstellen.
Ende 2021 befragte Filestage mehrere Hundert Werbe- und Marketingfachleute. Die Befragten deckten ein breites Spektrum von Erfahrungsstufen, Abteilungen und Unternehmensgrößen ab.
Aber es gibt eine Gemeinsamkeit zwischen ihnen.
Wie Millionen anderer Menschen auf der ganzen Welt erstellen, überprüfen und genehmigen diese Personen jeden Monat viele verschiedene Inhalte – von TikTok-Videos bis hin zu Produktbroschüren. Durch unsere Umfrage haben wir festgestellt, dass dieser Prozess der Content-Erstellung und Freigabe alles andere als perfekt ist.
In diesem Bericht erfahren Sie, warum die Menschen im Jahr 2021 rund zwei Tage pro Woche damit verbrachten, Feedback abzugeben und zu erhalten. Und während wir die Hauptprobleme im Freigabeprozess aufdecken, erfahren Sie auch, warum 71 % der Projektmanager Meetings zur Klärung von Kommentaren einberufen mussten.
Beginnen wir mit dem „Elefanten im Raum“: COVID-19 und die Zukunft der Arbeit.
Zusammenarbeit in der Cloud
Nach Angaben von The Economist fand im Februar 2020 nur 5 % der Arbeit in Amerika remote statt. Für die meisten von uns war die Vorstellung von zu Hause aus zu arbeiten, je nach Sichtweise, entweder ein Wunschdenken oder ein Albtraum.
Aber die Pandemie hat alles verändert.
9 von 10 Personen arbeiteten mindestens einen Teil des Jahres 2021 remote
40 % der Befragten geben an, in den letzten 12 Monaten in den meisten Fällen remote gearbeitet zu haben. Eine Mischung aus Büro und remote (49 %) war die häufigste Arbeitsweise, nur 11 % haben Vollzeit im Büro gearbeitet.
Und es sieht so aus, als würde die Vollzeit-Remotearbeit im Jahr 2022 zur neuen Normalität werden.
Auf die Frage, wie sie im kommenden Jahr zusammenarbeiten werden, antworten 47 %, dass sie dies remote tun werden – ein Anstieg um sieben Prozentpunkte im Vergleich zu 2021 – und 10 % geben an, dass sie persönlich mit anderen zusammenarbeiten werden. Interessanterweise sind Projektmanager (14 %) häufiger im Büro, während Designer und Kreative (8 %) seltener vor Ort sind.
Dies stellt eine neue Weltordnung für Agenturen und Marketer dar. Die Zeiten, in denen man sich um Schreibtische versammelt, auf Bildschirme zeigt und schwer erreichbare Stakeholder im Büro aufsucht, sind vorbei. Nun müssen Teams effizientere Wege finden, um Videos online zu verschicken und ihre Review- und Freigabeprozesse online durchzuführen.
Junioren verbringen 5x mehr Zeit im Büro als Direktoren
Nur 4 % der Direktoren arbeiteten im Jahr 2021 Vollzeit im Büro, verglichen mit 23 % der Junioren. Warum also nehmen Berufseinsteiger immer noch den Weg in die Arbeit auf sich, während ihre Chefs den Komfort und vor allem die Sicherheit ihres Zuhauses genießen?
Eine Erklärung dafür ist, dass sie zu Hause weniger Platz haben als ihre älteren Kollegen, so dass sie lieber ins Büro kommen. Ein weiterer Grund ist, dass sie sich gerne mit Kollegen während des Mittagessens oder einem Kaffee austauschen – und wie jeder weiß, der in den letzten Jahren an Zoom-Meetings teilgenommen hat, ist das vom Küchentisch aus einfach nicht dasselbe.
Und dann ist da noch das zynische Argument: Vertrauen. Es könnte sein, dass die Arbeitgeber jungen Berufstätigen einfach nicht zutrauen, von zu Hause aus alle Aufgaben zu erledigen.
Was auch immer der Grund sein mag, die Berufseinsteiger werden im Jahr 2022 mehr Zeit im Büro verbringen als alle anderen.
Echtzeit vs. Asynchronität – der Wendepunkt
Die Zukunft der Zusammenarbeit hängt von einem Kampf der Arbeitskulturen ab. Diejenige, die aus der Pandemie als Siegerin hervorgeht, wird wahrscheinlich in Zukunft weiterhin dominieren.
Auf der einen Seite gibt es die Arbeit in Echtzeit, bei der Teams an Schreibtischen, in Besprechungen und bei Videoanrufen zusammenkommen, um Projekte voranzutreiben. Das ist eine großartige Möglichkeit, um starke Beziehungen aufzubauen und Ideen mit Ihrem Team auszutauschen. Aber oft werden Projekte aufgehalten, da man erst einen Termin finden muss, an welchem alle Teilnehmer Zeit haben.
Auf der anderen Seite gibt es – den Herausforderer – das asynchrone Arbeiten, wobei Tools wie Messenger, Bildschirmaufzeichnungen und Online-Proofing genutzt werden, um zu verhindern, dass Meetings und volle Terminkalender den Fortschritt eines Projekts verzögern. Diese Arbeitsweise ist perfekt für Menschen geeignet, die ihren täglichen Zeitplan selbst bestimmen möchten. Aber um von den Vorteilen zu profitieren, müssen Teams die richtigen Tools einsetzen.
Asynchrones Arbeiten dominiert aktuell, aber nur knapp
52 % gehen davon aus, dass sie im Jahr 2022 den Großteil ihrer Zeit mit asynchroner Kommunikation verbringen werden. Die anderen 48 % gehen davon aus, dass sie in Echtzeit mit anderen zusammenarbeiten werden.
Aber dieser kleine Vorsprung könnte ausreichen, um den Ausschlag zu geben.
Vor der Pandemie war es die Ausnahme von zu Hause aus zu arbeiten. Aber in einer Welt, in der die Hälfte des Teams an jedem beliebigen Tag remote arbeiten kann, müssen wichtige Diskussionen auf Plattformen und nicht im Flur stattfinden. Und Projekte werden auf Kanban-Tools anstatt auf Whiteboards ausgearbeitet.
Solange also ein Teil des Teams für die asynchrone Arbeit aufgestellt ist, werden es alle sein.
Feedback steht großartiger Arbeit im Weg
Über Feedback denken wir nicht jeden Tag nach. Wir alle teilen unsere Arbeit mit anderen Menschen und fragen sie nach ihrer Meinung. Aber selten halten wir inne und denken darüber nach, wie wir diesen Prozess verbessern könnten.
Vielleicht ist es jetzt an der Zeit, das zu ändern.
Zwei Tage pro Woche haben die Befragten 2021 damit verbracht, Feedback abzugeben und zu erhalten.
Laut unserer Umfrage zum Jahresrückblick verbrachten die Menschen im Jahr 2021 täglich etwas mehr als drei Stunden damit, Feedback abzugeben und zu erhalten. Das sind 15,7 Stunden pro Woche oder 68 Stunden pro Monat.
Hier ist eine kurze Aufschlüsselung:
- Durchschnittliche Zeit für die Überprüfung einer Datei: 23 Minuten
- Durchschnittliche Anzahl von überprüften Dateien pro Woche: 11
- Durchschnittliche Anzahl der Versionen bevor eine Freigabe erteilt wurde: Vier
Account-Manager verbrachten 60 % ihrer Zeit mit dem Managen von Feedback und Freigaben
Account-Manager für Kunden (1.245 Stunden), Compliance-Mitarbeiter (1.052 Stunden) und Strategen (963 Stunden) verbrachten im Jahr 2021 die meiste Zeit damit, Feedback zu geben und zu erhalten – dicht gefolgt von Projektmanagern, die 885 Stunden aufgewendet haben.
Beim Vergleich der Unterschiede zwischen den verschiedenen Erfahrungsstufen haben wir festgestellt, dass Senior-Manager (909 Stunden) die meiste Zeit pro Monat für Feedback aufwenden, während Berufseinsteiger (499 Stunden) am wenigsten Zeit aufwenden.
89 % geben an, dass sie sich bei der Arbeit wohler fühlen würden, wenn ihr Team einen effizienteren Review- und Freigabeprozess hätte
Obwohl die Menschen im Jahr 2021 mehr Zeit zu Hause verbrachten, spürten sie den Druck mehr denn je – vor allem, wenn es darum ging, eine Arbeit fertig zu stellen.
So haben sich die Dinge im letzten Jahr verändert:
- 68 % geben an, dass ihre Arbeitsbelastung gestiegen ist
- 60% geben an, dass ihre Fristen anspruchsvoller geworden sind
- 1 von 3 gibt an, dass Vorschriften und deren Einhaltung ein größeres Problem geworden sind
Da immer mehr Arbeit zu erledigen ist, immer mehr Menschen diese Arbeit überprüfen und immer mehr Fristen einzuhalten sind, ist es nicht verwunderlich, dass sich 2 von 3 Personen wegen ihres Review- und Freigabeprozesses gestresst oder frustriert fühlen.
Könnte dies ein weiterer Faktor sein, der zur großen Resignation beiträgt?
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sind die Unterschiede zwischen den einzelnen Aufgaben sehr gering. Angesichts der zunehmenden Arbeitsbelastung und des steigenden Stresslevels sollten sich Unternehmen fragen: Wie können wir unseren Mitarbeitern das Leben leichter machen?
89 % der Befragten geben an, dass ein effizienterer Review- und Freigabeprozess ein guter Anfang wäre.
3 von 4 geben an, dass sie bessere Arbeit leisten könnten, wenn sie weniger Zeit mit dem Managen von Feedback verbringen würden
In den letzten Jahrzehnten haben Unternehmen Milliarden von Dollar in die digitale Transformation investiert. Und jede Plattform oder jeder Fortschritt hat neue Vorteile gebracht:
- Mit Cloud-Plattformen können Sie von überall auf der Welt auf Ihre Dateien zugreifen
- Messenger-Apps machen die Kommunikation schneller und klarer
- Projektmanagement-Tools sorgen dafür, dass sich Ihr Team besser abstimmen und fokussieren kann
Und wenn das Ziel darin besteht, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen, dann sollten Unternehmen im Jahr 2022 an ihrem Review- und Freigabeprozess arbeiten.
Durch die Verbesserung der Effizienz, der Kommunikation und der Konsistenz während des gesamten Review- und Freigabeprozesses sparen Teams Zeit und Geld, während die Mitarbeiter ihre beste Arbeit leisten können.
Das Bedürfnis nach Geschwindigkeit (und Klarheit)
Auf die Frage nach der Effizienz gaben 83 % der Befragten an, dass der Review- und Freigabeprozess ihres Teams effizient oder sehr effizient ist. Aber wenn man unter die Oberfläche schaut, gibt es zwei große Probleme, die eine nähere Betrachtung wert sind.
Das erste Problem ist die Zeit.
1 von 2 Personen gibt an, dass verzögertes Feedback von Reviewern sie 2021 aufgehalten hat
Auf die Frage, welche Probleme in den letzten 12 Monaten zur Ineffizienz ihres Teams beigetragen haben, gaben 49 % verspätetes Feedback von Reviewer als Grund an. Bei Projektmanagern und Account-Managern sind es sogar 62 % bzw. 80 %.
Und die Probleme hören hier nicht auf.
48 % der Befragten mussten andere Personen mehrmals ansprechen, um eine Freigabe zu erhalten und Projekte voranzubringen. Und 38 % sahen sich gezwungen, Fristen zu verschieben, um mehr Zeit für das Einholen von Feedback zu haben.
14 % der Marketingfachleute haben im letzten Jahr Projekte gecancelt, weil die Dateien nicht rechtzeitig freigegeben wurden
Für einige hat es nicht gereicht, den Reviewern hinterherzulaufen und die Fristen zu verschieben, um die Arbeit über die Ziellinie zu bringen.
8 % der Befragten haben angegeben, dass sie 2021 Projekte gecancelt haben, weil Dateien nicht rechtzeitig freigegeben wurden. Bei Marketingfachleuten (14 %), Strategen (13 %) und Medienspezialisten (13 %) sind die Zahlen noch höher.
1 von 3 sagt, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit nicht gut genug ist
Wenn es um Marketing geht, sind Agenturen und interne Teams Kommunikationsexperten. Das Gleiche gilt jedoch nicht für die interne Kommunikation: 34 % geben an, dass ihr Team unter einer schlechten Kommunikation und Zusammenarbeit leidet.
Marken und Agenturen haben selten einen klaren Prozess, wenn es darum geht, Dateien auszutauschen und Feedback einzuholen. Es ist also keine Überraschung, dass 53 % der Marketingfachleute 2021 Feedback von verschiedenen Personen und Orten zusammentragen mussten.
Dies kann über eine Vielzahl von Kanälen erfolgen:
- Videoanrufe
- In-App-Kommentare
- Handschriftliche Notizen
Und das Ergebnis? 40 % haben im letzten Jahr widersprüchliches oder unklares Feedback zu ihrer Arbeit erhalten. Bei den Strategen sind es sogar 63 %.
71 % der Projektmanager haben Besprechungen zur Klärung von Feedback organisiert
Wenn jeder seine eigene Art hat Feedback zu geben, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass die Reviewer nicht miteinander sprechen oder die Kommentare der anderen nicht einmal sehen.
Was machen Sie also, wenn eine Person in einer E-Mail sagt: „Mach es rot“, während eine andere in den Kommentaren zu Ihrer Präsentation sagt: „Mach es blau“. Den Umfrage-Daten zufolge wird zu einer Besprechung eingeladen.
Im Jahr 2021 haben 53 % der Befragten ein Meeting angesetzt, um das Feedback der Reviewer zu klären und alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen. Account-Manager (80 %), Projektleiter (71 %) und Marketingfachleute (64 %) hatten dieses Problem am häufigsten.
Die Kontrolle über den Freigabeprozess übernehmen
Hatten Sie schon einmal Probleme damit, die neueste Version einer Datei zu finden? Sie sind nicht allein. 3 von 10 Befragten geben an, dass sie in den letzten 12 Monaten manchmal nicht wussten, wo sie eine Datei finden können. Und 31 % geben an, dass ihre Dateien und Ordner unorganisiert sind, was zu Ineffizienzen im Team führt.
Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs.
Teams haben keinen klaren Prozess für die Freigabe von Dateien
14 % der Befragten geben an, dass sie bei der Überprüfung einer Datei nicht wissen, wie sie ihr Feedback am besten teilen können.
Was tun sie also? Sie treffen ihre eigenen Entscheidungen. E-Mail, In-App-Kommentare oder vielleicht nur ein kurzes persönliches Videogespräch. Kein Wunder, dass 18 % der Befragten angeben, im letzten Jahr mindestens einmal den Überblick darüber verloren zu haben, wer eine Arbeit bereits freigegeben hat. Bei Account-Managern (40 %) und Compliance-Mitarbeitern (33 %) waren die Zahlen sogar noch höher.
14 % der Marketingfachleute haben Inhalte mit Fehlern veröffentlicht, weil wichtige Review-Schritte ausgelassen wurden
Und dann gibt es noch diejenigen, die es komplett vermeiden Feedback zu geben. 21 % der Befragten geben an, dass sie im letzten Jahr Feedback zu einer alten Version einer Datei erhalten haben, so dass sie die Reviewer bitten mussten, die neueste Version der Datei erneut zu überprüfen.
Dies kann schnell zu Verzögerungen und Frustration führen. Und da die Teams schon jetzt Schwierigkeiten haben, zu verfolgen, wer was freigegeben hat, können Fehler unbemerkt bleiben.
Im Jahr 2021 hat etwa 1 von 10 Personen Inhalte mit Fehler veröffentlicht, weil wichtige Review-Schritte ausgelassen wurden. Designer und Kreative (13 %) und Marketingfachleute (14 %) hatten mit diesem Problem am meisten zu kämpfen.
Und für jeden, der Vorschriften, Bestimmungen oder das Markenimage einhalten muss, sind Fehler keine Option.
Marken und Agenturen mit einem geeigneten Tool konnten 2021 62 Stunden pro Person einsparen
In unserer Umfrage zum Jahresrückblick haben wir die Menschen gefragt, wie sie ihre Arbeit teilen und Feedback einholen. Anschließend haben wir untersucht, wie viel Zeit sie im Durchschnitt für die Überprüfung jeder Datei aufwenden.
Kombiniert man dies mit der durchschnittlichen Anzahl der Dateien (46) und Versionen (4), die pro Monat überprüft werden, lässt sich erkennen, wie viel Zeit die Personen für das Management von Feedback auf der Grundlage ihres Review-Prozesses aufwenden.
Hier sind die Ergebnisse, vom schnellsten zum langsamsten Prozess:
- Filestage – 66,9 Stunden pro Monat
- Videoanrufe – 71,6 Stunden pro Monat
- In-App-Kommentare – 72,3 Stunden pro Monat
- E-Mails – 74,1 Stunden pro Monat
- Ausdrucke mit Anmerkungen – 75,3 Stunden pro Monat
Durch die Umstellung von E-Mail auf Filestage kann Ihr Team etwa einen Tag pro Person und Monat einsparen
Aus dem einen oder anderen Grund verwenden Millionen von Menschen immer noch E-Mails, um Feedback zu ihrer Arbeit einzuholen. Dies gilt insbesondere für Teams, die mit externen Partnern zusammenarbeiten oder Dateien mit Kunden teilen.
Wenn Sie jedoch von E-Mails zu Filestage wechseln, kann jede Person, die an Ihrem Review-Prozess beteiligt ist 7,2 Stunden pro Monat oder 86 Stunden im Jahr einsparen.
Auf Unternehmensebene könnte das folgendermaßen aussehen:
- Ein Team mit 15 Mitarbeitern überprüft 25 Dateien pro Woche und in der Regel werden vier Versionen benötigt bis sie eine Freigabe erhalten.
- Mit E-Mails verbringt das Team rund 2.631 Stunden pro Monat, um Feedback zu geben und zu erhalten.
- Mit Filestage können sie die gleiche Menge an Dateien in 2.376 Stunden überprüfen. Das würde ihnen 255 Stunden pro Monat einsparen.
- Bei einem Stundenlohn von 50 Euro ergibt sich ein Ersparnis von 12.737,66 Euro pro Monat.
Methodik
Filestage hat 263 Personen aus verschiedenen Ländern, Branchen und Abteilungen befragt. Anschließend wurden die Daten gesammelt und mit Referenzen versehen, um den Jahresrückblick 2021 zu erstellen.
Wir haben versprocehn, für jede Person, die an der Umfrage teilnimmt einen Baum zu pflanzen. Letzendlich sind wir noch einen Schritt weiter gegangen und haben zusammen mit Ecologi 500 Bäume gepflanzt.
Erklärung zur fairen Nutzung
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