Als Projektmanager ist es Ihnen im Rahmen Ihres Jobs wahrscheinlich nur allzu vertraut, dass Sie Leuten hinterherlaufen müssen, um deren Freigabe einzuholen. Endlose E-Mails. Verpasste Fristen. Und eine lange Liste von Menschen, in deren Augen Sie jetzt zum Feind mutiert sind.
Tatsächlich hat unser aktueller Bericht über den Stand der kreativen Zusammenarbeit im Jahr 2023 gezeigt, dass dies weltweit eines der größten Ärgernisse für Projektmanager in der Kreativbranche ist.
Aber das muss nicht so sein!
Machen Sie 2024 zu dem Jahr, in dem Sie ein für alle Mal aufhören, anderen hinterherzulaufen, um deren Freigabe zu erhalten. Klingt unrealistisch? Ist es aber nicht, glauben Sie mir. In diesem Leitfaden verrate ich Ihnen meine drei besten Tipps, wie Sie Freigabe schneller und einfacher einholen, damit Sie sich zurücklehnen und das Feedback auf sich zukommen lassen können.
7 von 10 Projektmanagern sagen, dass es ihr Team ausbremst, wenn sie Freigaben hinterherlaufen müssen
Unser Bericht hat gezeigt, dass 7 von 10 Projektmanagern angeben, dass ihr Team ausgebremst wird, wenn sie Freigabe nachjagen müssen. Und es wäre nicht so schlimm, wenn es nur darum ginge, hinter einer oder zwei Personen her zu sein, aber ein typisches kreatives Projekt erfordert die Freigabe von mehreren Stakeholdern.
Dies könnten z. B. typische Reviewer sein:
- Kundenbetreuer
- Creative Directors
- Strategen
- Marketing-Manager
- Brand-Manager
- Rechtsteam
- Kunden (und alle oben genannten auf der Seite des Kunden)
Das sind eine Menge Leute, die Sie um ihre Freigabe bitten müssen, und eine Menge Leute, denen Sie hinterherlaufen müssen.
Warum verspätetes Feedback für Projektmanager wirklich nervt
Beim Projektmanagement dreht sich alles darum, organisiert zu bleiben und dafür zu sorgen, dass alles nach Plan läuft. Dazu gehört auch, dass Sie in Ihrem Projekt eine Deadline nach der anderen einhalten.
Aber wenn Feedback zu spät eintrifft, gerät der Zeitplan aus den Fugen. Tatsächlich sagen 3 von 4 Projektmanagern, dass das Warten auf Feedback sie ausbremst. Das sind die Gründe, warum das wirklich nervt:
Ihre gesamte Ressourcenplanung geht den Bach hinunter
Sie kämpfen um Ressourcen, wenn Sie glauben, dass Sie sie brauchen werden. Aber Sie können diese Zeit nicht immer gegen die Arbeit an einem anderen Projekt eintauschen, was zu ungenutzter Zeit für Ihre Kreativen führt, die nicht in Rechnung gestellt werden kann.
Das ist schlecht für Sie, schlecht für Ihre Kreativen und schlecht für Ihr Budget.
Sie müssen Freelancer engagieren, um die Situation in den Griff zu bekommen
Eine Verschiebung Ihrer Zeitpläne bedeutet, dass die von Ihnen gebuchte Ressource nicht mehr verfügbar ist. Die einzige Lösung besteht darin, Freelancer hinzuzuziehen, wodurch oft das Budget aus den Nähten geht.
Und es bedeutet auch, dass diejenigen, die von Anfang an dabei waren, vielleicht nicht zu Ende bringen können, was sie begonnen haben. Und das nervt!
Es bedeutet fast immer Überstunden
Verspätetes Feedback bedeutet oft, dass Sie gezwungen sind, länger zu bleiben, um auf das Feedback zu reagieren und es zu klären, und um Korrekturen für die Kreativen so vorzubereiten, dass diese sie auch wirklich verstehen.
Keiner will bis spät arbeiten. Immerhin schreiben wir das Jahr 2024.
Kurz gesagt: Verspätetes Feedback nervt!
Im Durchschnitt brauchen Projektmanager 8 Tage, um die Freigabe für eine kreative Arbeit zu erhalten
Wir haben Hunderte von Review- und Freigabeprozessen von Kreativteams auf der ganzen Welt analysiert und festgestellt, dass im Durchschnitt acht Tage und 3,2 Versionen nötig sind, um eine Arbeit von v1 bis zur Freigabe zu bringen.
Ganz offen gesagt sollte das nicht so lange dauern. Vor allem, wenn man bedenkt, dass ein Großteil dieser Zeit aus Warten auf das Feedback der Stakeholder besteht.
“Aus meiner Erfahrung als Beraterin für Freigabe-Workflows kann ich sagen, dass Brand- und Marketingteams definitiv die komplexesten Review-Prozesse haben. Aber durch die Einführung konsistenter, transparenter und zentralisierter Review-Schritte habe ich erlebt, wie Teams ihre Review-Runden um Tage verkürzen konnten.“
Jennifer Becker, Team Lead Customer Success bei Filestage
Drei Tipps, wie Sie aufhören, anderen für die Freigabe hinterherzulaufen, und das Feedback stattdessen zu Ihnen kommen lassen
Projektmanager verbringen in der Regel 2,5 Tage mit Warten auf Feedback. Und wenn Sie das Geduldspiel spielen, wollen Sie nur noch eines: nachjagen, nachjagen, nachjagen. Denn je eher Sie Feedback erhalten, desto eher können Sie weitermachen und Ihr Projekt in die richtige Richtung lenken.
Aber stellen Sie sich für einen Augenblick vor, Sie müssten niemandem hinterherlaufen. Und stattdessen können Sie sich einfach zurücklehnen und das Feedback zu Ihnen kommen lassen.
Hier sind drei Tipps, wie aus dieser Vorstellung Realität wird:
1. Setzen Sie Fristen für Ihre Stakeholder
Die Festlegung eines Fälligkeitstermins für jeden einzelnen Review-Schritt bedeutet, dass Ihre Stakeholder eine Frist haben, auf die sie hinarbeiten müssen. Das hilft ihnen, Prioritäten zu setzen, hält sie in der Verantwortung und sorgt dafür, dass Ihr Projekt weiterhin vorangeht.
Es ist wichtig, die Botschaft je nach Stakeholder anzupassen, da jede Person andere Prioritäten (und andere Achillesfersen) hat. Sie könnten dem Creative Director zum Beispiel sagen, dass das Team umso mehr Zeit hat, das kreative Werk zu verfeinern, je früher er sein Feedback gibt. Ein Kundenbetreuer reagiert vielleicht am besten auf Ihre Botschaft, dass Sie die Arbeit möglichst früh dem Kunden zukommen lassen möchten, damit dieser ihm weiterhin freundlich gesinnt ist. Und für den Kunden geht es vielleicht darum, das Budget nicht zu überschreiten.
Mit Filestage können Sie Ihren Dateien Fälligkeitstermine hinzufügen, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten. Und wir senden automatisierte Erinnerungen an alle Reviewer, die noch kein Feedback abgegeben oder ihre Freigabe noch nicht erteilt haben.
Sehen Sie, kein Hinterherlaufen mehr!
2. Stellen Sie klar, zu welchen Aspekten Sie Feedback benötigen
Wenn Sie für diese Version nur Feedback zu bestimmten Dingen benötigen, lassen Sie es Ihre Reviewer wissen, damit sie keine Zeit verschwenden. Machen Sie deutlich, was genau sie prüfen sollen, sei es das Layout einer Broschüre, die Auswahl der Aufnahmen in einem Video oder ein bestimmter Absatz in einem schriftlichen Dokument.
Wenn Sie so spezifisch wie möglich sind, können Sie die Dinge beschleunigen, weil die Aufgabe für die Reviewer weniger einschüchternd wirkt und Sie keine Zeit damit verbringen müssen, bestimmten Stakeholdern hinterherzulaufen, wenn sie den Zeitpunkt überschritten haben.
3. Sagen Sie Ihren Reviewern, wie sie ihr Feedback geben sollen
E-Mail? Slack? WhatsApp? Es gibt verschiedene Wege, über die Ihre Reviewer ihr Feedback geben können. Es ist eine Kleinigkeit, aber diese Entscheidung treffen zu müssen kann die Dinge verlangsamen. Und Sie haben die Aufgabe, das alles auch noch zusammenzustellen.
Nehmen Sie Ihren Reviewern die Überlegung ab, wo sie ihr Feedback abgeben sollen. Mit einer speziellen Review- und Freigabeplattform wie Filestage halten Sie alles zentral an einem Ort.
Mit Filestage können Reviewer ihr Feedback auf eine klare und visuelle Weise abgeben. Und so geht’s, ganz einfach:
- In-Kontext-Kommentare: Tippen Sie auf eine beliebige Stelle in der Datei, um in Echtzeit einen Kommentar zu hinterlassen.
- Anmerkungen: Zeichnen Sie auf Videos, Bilder und Dokumente, um Kommentare mit Leben zu füllen.
- Anhänge: Fügen Sie Ihren Kommentaren Dateien hinzu, um Referenzen, Firmenlogos und alles, was Ihr Team sonst noch brauchen könnte, zu teilen.
Die Stakeholder können klar und deutlich sehen, was andere sagen, Feedback und Meinungsverschiedenheiten gleich an Ort und Stelle diskutieren und widersprüchliche Meinungen sofort ausräumen.
Fazit
Vielen Dank fürs Lesen! Ich hoffe, Sie fühlen sich inspiriert und sind bereit, das Jahr 2024 zu dem Jahr zu machen, in dem Sie aufhören, anderen Menschen wegen ihrer Freigabe hinterherzulaufen.
Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, wie Filestage Ihnen bei Ihrem Feedback- und Freigabeprozess helfen kann, starten Sie eine kostenlose Testphase und probieren Sie es einfach aus!
