Introducing Insights: So können Sie die Performance Ihres Review-Prozesses im Blick behalten

Ava Smith ist Creative Director bei AIrborn, einer aufstrebenden Kreativagentur. Die Agentur erstellt ansprechende Videos mit künstlicher Intelligenz. Dabei betreut Ava einen komplexen Freigabeprozess für Inhalte, an dem viele Parteien, Stakeholder und Reviewer beteiligt sind.

Als Ava bei AIrborn anfing, erhielt sie ein Dashboard mit 10 Key Performance Indikatoren (KPIs), über 60 Metriken und einen Bericht mit allen verfügbaren Daten zum Review-Workflow. Mithilfe dieser Informationen soll sie nun den Review-Prozess überwachen, bewerten und optimieren.

Ava ist zwar motiviert den Freigabeprozess reibungslos und effektiv zu gestalten, aber gleichzeitig auch etwas überfordert. Wo soll sie anfangen?

Das beschriebene Szenario ist zwar fiktiv, aber für viele wahrscheinlich nur allzu bekannt. Verschaffen wir uns also Klarheit und tauchen ein in die Welt der Insights!

Was sind Insights?

“Wir sind von Daten umgeben, aber hungern nach Erkenntnissen” – Jay Baer. Nichts ist wahrer in der heutigen Zeit. Das Zitat unterstreicht die Notwendigkeit von Insights.

Um zu verstehen, was Insights sind, lassen Sie uns ihre Verwandten – die Daten und Analysen – genauer anschauen und untersuchen, wie die drei Hand in Hand zusammenarbeiten, um klare Insights zu erhalten.

Filestage Insights Dashboard

Daten bilden die Grundlage für Insights

Einfach ausgedrückt, sind Daten eine Reihe von Werten, die Informationen über ein bestimmtes Ereignis enthalten. Diese erfassten Werte können gespeichert und übertragen werden.

Analytics sind die Tools und Prozesse

Analytics sind die Tools und Prozesse, die zur Organisation und Untersuchung von Daten verwendet werden. Sie zielen darauf ab, spezifische Fragen zu beantworten, neue Erkenntnisse zu gewinnen und genauere, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Insights liefern den Kontext

Insights sind die Entdeckung von Mustern in Daten, die zuvor unbekannt waren und zum Verständnis eines Ereignisses beitragen.

Filestage Insights Projektmetriken

Wie Insights Ihnen helfen, die Performance Ihrer Review-Prozesse zu verbessern

Insights zu nutzen, hat sich immer wieder als sehr vorteilhaft erwiesen. Worin bestehen nun diese Vorteile? Kurz gesagt: Insights helfen Ihnen, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.

Schauen wir uns an, wie genau das funktioniert.

Sie decken Muster und Trends auf

Insights ordnen und entschlüsseln Daten, die während des gesamten Review- und Freigabe-Workflows gesammelt wurden. Denken Sie an bestimmte Stakeholder-Gruppen, die Ihnen regelmäßig das wertvollste Feedback geben.

Sie zeigen an, wie gut Ihr Workflow funktioniert

Insights bieten ein ganzheitliches Verständnis der Workflows innerhalb des Unternehmens sowie auf individueller Projektbasis. Sie zeigen Ihnen, wie schnell oder langsam Sie auf dem Weg zu Ihrem Ziel vorankommen.

Sie zeigen Engpässe auf

Durch das bessere Verständnis von Mustern und Trends lassen sich Blocker und Probleme im Workflow leichter erkennen und können so schneller behoben werden. Zum Beispiel: Reviewer, die regelmäßig ihr Feedback zu spät abgeben und so den gesamten Prozess verlangsamen.

Sie sagen voraus, ob ein Ziel angepasst werden muss

Auf der Grundlage historischer Daten und aktueller Ereignisse können Insights vorhersagen, ob das Ziel erreicht werden kann oder angepasst werden muss. So können Sie Ereignisse vorausahnen und proaktiv handeln.

Wie Sie aussagekräftige und umsetzbare Metriken auswählen, die Ihnen relevante Insights liefern

Wenn Sie für den Review- und Freigabeprozess verantwortlich sind, kann die Auswahl der Metriken, auf die es ankommt, beängstigender sein als die Begegnung mit einem Clown in der Dunkelheit. Woher wissen Sie, welche davon wichtig sind? Woher wissen Sie, wie viele Sie brauchen? Woher wissen Sie, dass sie Ihnen den genauesten und aussagekräftigsten Überblick über Ihren Workflow geben? Die Liste der Fragen lässt sich beliebig fortsetzen.

Keine Angst. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Auswahl der für Sie relevantesten Metriken helfen.

Definieren Sie die Ziele

Warum tun Sie das und was wollen Sie damit erreichen? Verstehen Sie, was Sie erreichen wollen und welche Insights Sie dafür benötigen.

Wählen Sie die Mindestanzahl der KPIs, die zum Erreichen der Ziele erforderlich sind

Man sagt oft, weniger ist mehr – und genau das ist hier der Fall. Es ist einfach, eine ganze Reihe von KPIs aufzulisten. Die Herausforderung besteht darin, die Liste auf die Kennzahlen zu reduzieren, die für das Erreichen des Ziels entscheidend sind. Schauen Sie sich die wichtigsten Aktivitäten zur Erreichung des Ziels an und stützen Sie diese darauf.

Machen Sie die Ziele messbar und realisierbar

Nachdem Sie die wichtigsten KPIs ausgewählt haben, sollten Sie diese klar definieren, messbar, ausführbar, realistisch machen sowie zeitlich terminieren.

Definieren Sie die Metriken

Wählen Sie nun die Metriken aus, die Sie zum Erreichen der KPIs vorantreiben müssen.

Hier ein kurzes Beispiel

Ava aus unserer Einleitung will hochwertige KI-Videos zu einem Bruchteil der Kosten herkömmlicher Branding-Videos erstellen.

Um dieses Ziel zu erreichen, möchte sie den Aufwand für die Überprüfung und Freigabe der Videos im nächsten Quartal um 15% reduzieren.

Sie schaut sich aufgabenspezifische Metriken an, die ihr die Insights geben, um diesen KPI zu erreichen. Sie beschließt, sich zwei Metriken anzusehen: die Anzahl neuer Versionen und die benötigte Zeit pro Review-Schritt.

Häufig verwendete Metriken im Review-Workflow

Einige der am häufigsten verwendeten Insights im Review-Prozess drehen sich um zwei Kategorien: die Geschwindigkeit der Markteinführung und dem Return on Investment (ROI).

Schauen wir uns einige Metriken an, mit denen sie gemessen werden.

Geschwindigkeit der Markteinführung:

  • die durchschnittlich benötigte Zeit für Freigaben
  • die Anzahl der Dateien, die in einem Durchgang freigegebenen werden
  • die Anzahl der überfälligen Reviews

ROI:

  • die Qualität der eingereichten Datei
  • der Zeitaufwand der Reviewer

Unter anderem werden die Metriken in der Regel auf der Grundlage des Zeitraums und des Dateiformats gefiltert.

Fazit

Insights helfen Ihnen Muster und Trends in Ihrem Freigabe-Workflow aufzudecken und zu verstehen. Sie ermöglichen es Ihnen, den Workflow kontinuierlich zu verbessern und die KPIs und unterstützenden Metriken richtig zu wählen, um Ihre Ziele zu erreichen.