Es ist keine leichte Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sensible Dateien vor der Veröffentlichung von allen relevanten Stakeholder überprüft werden, um zu gewährleisten, dass alle Angaben korrekt sind. Egal, ob es sich um neue Verpackungsdesigns oder eine globale Marketingkampagne handelt, Sie können sich keine Fehler leisten.
Hier ist die Verantwortlichkeit jedes Beteiligten gefragt, es zählt jede Freigabe und jeder Fehler kann teuer werden und unangenehme Folgen haben. Um sicherzustellen, dass Sie keine Ressourcen durch einen ungenauen Freigabeprozess verschwenden, ist es wichtig, jede Freigabe mit einer elektronischen Signatur zu bestätigen.
Mit unserer neuen Funktion für verifizierte Freigaben erhalten alle Ihre wichtigen Dateien die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Und Sie schließen Ihre Projekte mit besserer Qualität ab. Zudem ist der Prozess viel stressfreier – und das können wir alle gut gebrauchen!
Schauen wir uns also an, was verifizierte Freigaben sind und was sie so wichtig für Ihren Freigabeprozess macht.
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Was sind verifizierte Freigaben?
Verifizierte Freigaben machen Ihren Review-Prozess zuverlässiger, indem sie eine digital-signierte Freigabe von den Beteiligten anfordern – perfekt für Unternehmen im Gesundheitswesen, im Finanzwesen und in anderen regulierten Branchen.
In der Praxis stellen verifizierte Freigaben einen zusätzlichen Schritt in Ihrem Freigabeprozess dar, der gewährleistet, dass jede beteiligte Person, die bestimmte Inhalte freigibt, diesen Vorgang mit einem doppelten Authentifizierungsverfahren verifiziert.
Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass alle Ihre Inhalte korrekt und konform sind und zur Veröffentlichung bereitstehen.
Darum sind verifizierte Freigaben so wichtig
Die Qualität der Projekte ist etwas, bei dem sich Unternehmen keine Kompromisse leisten können. Wenn Sie z.B. eine große Marketingkampagne durchführen, ist es wichtig, dass alle Fakten stimmen und dass alle Ihre Assets den Vorschriften entsprechen.
Wenn Sie den Details keine große Aufmerksamkeit schenken, kann Ihr Unternehmen leicht rechtliche Probleme oder sogar einen PR-Albtraum erleben. Das kann nicht nur Ihrem Ruf schaden, sondern auch zu großen finanziellen Verlusten führen.
Der Nachdruck von Broschüren, Plakaten und Verpackungsdesigns wegen winziger Fehler ist eine enorme Geldverschwendung, die sich Unternehmen in der heutigen Wirtschaftslage kaum leisten können.
Wenn Sie verifizierte Freigaben in Ihren Freigabeprozess einbinden, spart Ihr Unternehmen Zeit und Geld und stellt gleichzeitig sicher, dass Ihre Arbeit den richtigen Standards entspricht. Daher werden verifizierte Freigaben zu einem wesentlichen Bestandteil Ihres Freigabeprozesses.
Die drei wichtigsten Vorteile von elektronischen Signaturen in Ihrem Freigabeprozess
Die Einführung verifizierter Freigaben in Ihren Freigabeprozess bietet zahlreiche Vorteile.
Lassen Sie uns im Folgenden die drei größten davon betrachten:
1. Optimieren Sie Ihren Freigabeprozess
Die verifizierten Freigaben von Filestage helfen Ihrem Team, alle Projekte von Anfang bis Ende in einem einzigen Tool zu verwalten. Das bedeutet, dass Sie Ihren Freigabeprozess von der Ideenfindungsphase bis zur finalen Freigabe durch die Rechts- und Compliance-Abteilungen straffen können, ohne die Tools zu wechseln und Verwirrung zu stiften.
Indem Sie alle Ihre Dateiversionen in Filestage überprüfen, können Sie ganz einfach einen zusätzlichen Schritt für die verifizierte Freigabe einrichten. Ihre Reviewer werden dann aufgefordert, ihre Freigabe mit einer zweistufigen Authentifizierung zu verifizieren, anstatt einfach nur grünes Licht in Filestage zu geben und danach zu einem anderen Tool zu wechseln, um es zu signieren.
Ihr gesamter Review-Prozess wird dadurch viel schneller und präziser werden, und Ihre Dateien sind bereit für die Veröffentlichung, sobald sie den letzten Review-Schritt in Filestage durchlaufen haben.
2. Erhöhung der Rechenschaftspflicht
Vor allem führen verifizierte Freigaben zu mehr Verantwortung der Reviewer. Bisher konnten Ihre Reviewer mit einem einzigen Klick auf eine orangefarbene oder grüne Schaltfläche entweder Änderungen anfragen oder Dateien freigeben.
Die Einfachheit der Freigaben mit einem einzigen Klick beschleunigt den Freigabeprozess, aber auf der anderen Seite können die Beteiligten ihre Freigaben erteilen, ohne sich allzu viele Gedanken über ihr Feedback zu machen. Und bedenkt man die langen To-do-Listen, die wohl jeder von uns kennt, kann man es auch niemandem verdenken.
Doch in einigen Situationen ist es umso wichtiger, dass die Überprüfung von Inhalten die verdiente Aufmerksamkeit erhält, denn diese kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Kampagne entscheiden. Auf diese Weise erhöht ein zusätzlicher Schritt wie eine verifizierte Freigabe den Druck auf die Reviewer, den Inhalt angemessen zu prüfen und ihre Freigabe rechtzeitig zu verifizieren.
3. Garantieren Sie die Einhaltung der Vorschriften
Verifizierte Freigaben helfen Ihnen, die Einhaltung der relevanten Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten. Infolgedessen haben alle verifizierten Freigaben in einem zweistufigen Authentifizierungsprozess in Filestage denselben rechtlichen Status wie handschriftliche Unterschriften.
Dies wird durch die Schaffung eines Prozesses gewährleistet, der die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen einhält, die in den relevanten Gesetzen und Standards für die Verwendung elektronischer Signaturen zur Authentifizierung und Validierung von Dokumenten festgelegt sind.
Hier finden Sie eine Liste der Vorschriften, die bei der verifizierten Freigabe eingehalten werden:
- FDA 21
- CFR Part 11
- EU Annex 11
Wie Sie verifizierte Freigaben in Filestage einrichten und verwenden
Die Einrichtung von verifizierten Freigaben in Filestage ist ein Kinderspiel. Öffnen Sie einfach die Einstellungen des Review-Schritts und aktivieren Sie dann den Schieberegler für „Verifizierte Freigabe erforderlich“.
Und so sieht es für Ihre Stakeholder aus, wenn sie das nächste Mal eine Datei freigeben:
- In der Dateiansicht sehen sie in der oberen rechten Ecke den Button „Freigeben und signieren“.
- Sobald der Reviewer auf den Button klickt, wird er aufgefordert, seine Identität zu bestätigen, indem er sein Filestage-Passwort eingibt.
- Und das war’s – wenn die Eingabe erfolgt ist, gilt die Datei als signiert und freigegeben!
Nicht zuletzt werden verifizierte Freigabe auch in Ihren Datei- und Review-Berichten angezeigt. Wenn Sie diese also für ein späteres Auditing auf Ihrem System speichern müssen, haben Sie eine zusätzliche Ebene der Verifikation, um genau zu wissen, wer was freigegeben hat.
Fazit
Verifizierte Freigaben machen Ihren gesamten Freigabeprozess übersichtlicher, transparenter und zuverlässiger. Wenn Sie selbst sehen möchten, wie Sie mit verifizierten Freigaben die Qualität Ihres Freigabeprozesses verbessern können, sollten Sie eine kostenlose Testphase starten.
