Über Zünd
Die Zünd Systemtechnik AG ist Marktführer in der Entwicklung und Herstellung modularer digitaler Schneidsysteme.
Branche
Fertigung
Entdecke Filestage für UnternehmenZiele
- Mehr Transparenz
- Zusammenarbeit in Echtzeit
- Zentralisierter Feedback-Prozess
Lieblingsfeatures
- Textvergleich-Modus
- Virtueller Reviewer
- @Erwähnungen
Präzision ist in der digitalen Schneidtechnik entscheidend. Das Team von Zünd Systemtechnik AG, dem Marktführer in der Entwicklung und Produktion von digitalen modularen Schneidsystemen, weiß das nur zu gut.
Zünd begann 1984 als familiengeführtes Unternehmen in der Schweiz und ist nun die erste Wahl im Bereich digitaler Schneidetechnologie – dank ihrer unschlagbaren Lösung.
Damit das so bleibt, muss Zünd ihre Produkte und internen Abläufe ständig verbessern. Ein entscheidender Teil davon ist die Überprüfung der technischen Dokumente.
Thomas Nesensohn, Teamleiter der technischen Kommunikation bei Zünd, wandte sich an Filestage, um dafür zu sorgen, dass die Kommunikation zwischen allen Reviewern und Content-Erstellern stets zielgerichtet und präzise verläuft.
Werfen wir einen Blick darauf, wie mehr Transparenz im Feedback-Prozess dem Team dabei geholfen hat, Frustrationen zu minimieren und den Review zu verbessern.
E-Mail-basiertes Feedback setzte die Reviewer unter Druck
Zünd setzte bei den Reviews der technischen Dokumente früher auf Outlook. Doch der Prozess war viel zu kompliziert und umständlich.
In den Feedback-Runden begannen einige Reviewer früher, während andere erst kurz vor der Deadline reagierten. Manche gaben kaum Kommentare ab, was zu Verzögerungen führte. Und da jede:r sein bzw. ihr Feedback in einem separaten Dokument sendete, mussten die Content-Ersteller am Ende alle Dokumente zusammenführen.
Erst nach dem Konsolidieren konnten sie mit der eigentlichen Arbeit und der Vorbereitung der nächsten Version beginnen. Aber da wartete bereits das nächste Problem: Die zusammengeführten Dokumente enthielten oft doppeltes Feedback zum selben Thema.
„Dokumente in Outlook ständig hin- und her zu schicken, war sehr zeitaufwendig und anstrengend. Unsere Reviewer fühlten sich oft unter Druck gesetzt, weil sie nicht wussten, was die anderen Reviewer kommentiert hatten. Das machte den gesamten Feedback- und Freigabeprozess sehr undurchsichtig.“
Thomas Nesensohn, Teamleiter Technische Kommunikation bei Zünd
Mehr Transparenz sorgt dafür, dass jede Stimme gehört wird
Um den Feedback-Prozess besser auf die Bedürfnisse seines Teams abzustimmen, machte sich Thomas Nesensohn auf die Suche nach einer individuellen Lösung und fand Filestage. Seit der Einführung im letzten Jahr hat das Team von Zünd bereits über 120 Dateien in Filestage freigegeben.
„Filestage bietet uns genau das, was wir gesucht haben. Es ist eine einfache und transparente Lösung, die all unsere Probleme im Review-Prozess gelöst hat. Außerdem können wir damit das Feedback archivieren und auf Basis von Kommentaren und Inhalten rückwirkend vergleichen“,
Thomas Nesensohn, Teamleiter Technische Kommunikation bei Zünd
Das hat auch die Belastung für die Reviewer deutlich reduziert.
„Aus Sicht der Reviewer ist der gesamte Feedback- und Freigabeprozess viel transparenter geworden“, sagt Nesensohn. „Dadurch wurde der Druck von Einzelnen genommen, da jetzt alle Reviewer das abgegebene Feedback sehen und sich sogar direkt miteinander dazu austauschen können.“
Die Zusammenarbeit in Echtzeit hilft dem Team, schneller Lösungen zu finden
Im Rahmen ihres Feedback- und Freigabeprozesses arbeitet das Team eng mit internen und externen Stakeholder:innen zusammen. Nach der internen Feedback-Runde im Redaktionssystem wird das PDF in Filestage geteilt und die technischen Expert:innen dazu eingeladen, ihr Feedback abzugeben.
Derzeit sind 84 aktive Reviewer in Filestage eingebunden, die gemeinsam die besten Lösungen erarbeiten.
Nesensohn sagt: „Filestage bringt alle zusammen und dient als Plattform, um gemeinsam Lösungen zu finden.“
„Zum Beispiel ermöglicht die einfache @Erwähnungsfunktion einem Reviewer, direkt eine Frage an einen anderen Reviewer zu stellen oder auf dessen Kommentar zu antworten. So wird Feedback kollaborativer und objektiver, statt nur auf der Meinung einer einzelnen Person zu basieren.“
„Letztendlich bietet Filestage unseren Reviewern maximale Transparenz im Feedback-Prozess. Im Gegenzug erhalten wir qualitativ hochwertiges Feedback in einer deutlich kürzeren Bearbeitungszeit.“
Thomas Nesensohn, Teamleiter Technische Kommunikation bei Zünd
Ein virtueller Reviewer spürt die Terminologie-Fehler auf
Kürzlich hat das Team von Zünd einen neuen Reviewer in den Prozess eingebunden – einen virtuellen Reviewer von Lexeri. Durch die Verbindung der Lexeri-Plattform mit Filestage kann das Team nun automatisch falsche Fachbegriffe erkennen und diese rechtzeitig korrigieren.
Nesensohn erklärt: „Unsere Reviews werden mittlerweile von einem virtuellen Reviewer gestartet. Das bedeutet, dass das PDF-Dokument an Lexeri zur Terminologieprüfung gesendet wird. Alle verbotenen Begriffe, die das Tool erkennt, werden markiert und automatisch mit einem Kommentar in Filestage versehen.“
„Das ist eine sehr schnelle und praktische Möglichkeit, sicherzustellen, dass der gesamte Inhalt zu 100% korrekt und konform ist, bevor er in den Druck geht.“
Der Vergleichsmodus verkürzt den Feedback-Prozess bei neuen Versionen
Technische Dokumente bei jeder neuen Version vollständig durchzulesen, kann sehr zeitaufwendig sein. Deshalb schätzt das Team den automatischen Textvergleichsmodus in Filestage besonders.
„Unsere Reviewer nutzen die Vergleichsfunktion häufig, um gezielt nach Abschnitten zu suchen, die sich in einer neuen Version des Dokuments geändert haben“, erklärt Nesensohn. „Das spart ihnen viel Zeit, da sie nicht jedes Mal das gesamte Dokument durchlesen müssen.“
Filestage wird im Team so gut angenommen, dass es inzwischen das einzige ist, das sie für ihren Feedback- und Freigabeprozess nutzen.
„Filestage ist unter den Reviewern mittlerweile so beliebt, dass PDFs, die wir versehentlich per Outlook zum Feedback verschicken, gar nicht mehr angeschaut werden.“
Thomas Nesensohn, Teamleiter Technische Kommunikation bei Zünd
