Der ultimative Leitfaden für den erfolgreichen Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in Ihrem Unternehmen

Was glauben Sie, wie viele Dokumentenseiten passen auf 1 Terabyte Speicherplatz? Laut Dropbox können bis zu 6,5 Millionen Seiten in Form von Word-Dokumenten, PDFs oder Präsentationen gespeichert werden. 

Zum Vergleich: In einen großen Aktenschrank passen je nach Fassungsvermögen nur bis zu 5.000 Seiten. Doch, was ist nun besser? Die herkömmliche Ablage in Schränken, Registern und Mappen oder ein papierloses Büro, das auf digitales Dokumentenmanagement setzt?

Keine Frage: Ein papierloses Büro ist großartig – wenn die Verwaltung von Dokumenten gut organisiert und strukturiert ist. Dazu bedarf es eines digitalen Ablagesystems, in dem Dokumente schnell und einfach gefunden werden können und Mitarbeiter nicht Stunden mit der Suche nach Unterlagen beschäftigt sind.

Wenn Dokumente dezentral über ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS System) verwaltet werden, müssen zudem zusätzliche organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden. Ein DMS ist meist ein wichtiger Teil einer größeren Enterprise Content Management (ECM) Strategie. Wir wollen Ihnen  deshalb Dokumentenmanagement-Systeme vorstellen, mit denen Ihr Unternehmen Ihre digitale Dokumente effizient organisiert.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, welche Unternehmen dabei hilft, Ihre digitalen Dokumente effizient zu organisieren. Allgemein trägt das Managementsystem zur Strukturierung und Optimierung des Dokumentenworkflows im Unternehmen bei. Ein DMS erfüllt dabei verschiedene Aufgaben, welche wir im folgenden genauer betrachten. 

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement-System?

Ein DMS basiert auf zugrunde liegenden Datenbanken, Workflows und Strukturierungen. So erleichtert es das Wiederfinden, die elektronische Speicherung sowie das Teilen von Dokumenten und bildet den ganzen Lebenszyklus von Dokumenten im Unternehmen ab. 

Auch die Bearbeitung von Dokumenten wird somit einfacher. Als Dokumente zählen dabei sowohl gedruckte Unterlagen auf Papier, wie Briefe, Rechnungen oder Verträge, aber auch elektronische Dateien, die Informationen enthalten. 

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte der zentrale Speicher für alle Dokumente im Unternehmen sein. Dieser Speicher ist über das Netzwerk für alle Mitarbeiter sowohl vom Laptop als auch von mobilen Endgeräten etc. erreichbar und umfasst aktuelle Dokumente, aber auch archivierte Unterlagen. 

Um Dokumente leicht wieder zu finden, sind zu allen Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem Metadaten hinterlegt, die in einer Datenbank abgespeichert sind. Metadaten sind zum Beispiel das Datum der Erstellung, der Verfasser, der Dokumenttyp oder Schlagworte. 

Ein Dokumentenmanagementsystem arbeitet mit Strukturierung. Das bedeutet, dass per Suchfunktion Dokumente später wieder leicht auffindbar sind. Zudem sorgen Workflow-Funktionen für die parallele Bearbeitung und später die Freigabe von Dokumenten.

Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Dokumente sammeln sich an und desto wichtiger sind elektronische Dokumentenmanagement-Systeme welche das Speichern, Archivieren und schnelle Wiederfinden dieser Dateien ermöglichen. Früher gab es dafür in großen Firmen ein Archiv und eigene Mitarbeiter, die Spezialisten in der Archivierung waren. Heute findet das elektronische Dokumentenmanagement immer mehr in der Cloud statt. 

Welche Arten von DMS gibt es?

Im Prinzip gibt es aktuell drei verschiedene Arten von DMS Software als Dokumentenmanagement Cloud: in der Public Cloud, in der Hybrid Cloud und das DMS in der Private Cloud. 

Welche Arten von DMS gibt es: Public Cloud, Hybrid Cloud, Private Cloud

Bei einem DMS aus der Public Cloud nutzt man ein Dokumentenmanagement-System, das über das Internet zugänglich ist. Hier vermieten Softwaredienstleister ihre IT-Infrastruktur. Für Ihr Unternehmen bietet dies den großen Vorteil, dass kostspielige Investitionen in teure IT-Infrastruktur nicht nötig ist und sie bereits bestehende Services nutzen können.

Die Public Cloud kann bei Lastspitzen einfach hinzugeschaltet werden und bietet maximale Flexibilität. Allerdings ist bei einer Public Cloud das Level an Datensicherheit niedrig. Daher eignet sich diese Form vor allem für weniger sensible oder unstrukturierte Daten.

Bei einem DMS System in einer Private Cloud baut ein Unternehmen eine eigene Cloud mit eigener Rechnerstruktur auf. Dabei kann das Hosting der Cloud-Plattform allerdings intern oder extern erfolgen. Eine Private Cloud ist am teuersten, bietet aber auch ein hohes Maß an Datensicherheit und ist deshalb bestens für die ganz sensiblen Daten geeignet. 

Ein weiterer Vorteil ist, das sie passgenau auf die Bedürfnisse zugeschnitten ist, die ein Unternehmen an ein elektronisches Dokumentenmanagement-System hat.

Die Hybrid Cloud vereint beide Formen, mit ihren Vor- und Nachteilen. Sie ist kosteneffektiv und ermöglicht es, dass sich Daten zwischen einer Public und einer Private Cloud austauschen lassen. Dies ist allerdings immer mit einem Sicherheitsrisiko verbunden.

Was muss ein Dokumentenmanagement-System können? 

Ein DMS vereinfacht und optimiert viele Abläufe im Unternehmen und ermöglicht somit ein zentrales Dokumentenmanagement. Dazu bieten DMS vielen Funktionen, welche wichtige Aufgaben automatisieren oder einfacher machen.

Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

Organisieren der Ordnerstruktur

Unternehmen, die viele Dokumente erstellen und speichern, müssen diese sinnvoll organisieren. Denn die Dokumente sollen sich später schnell und einfach finden lassen. Aus diesem Grund ist es eine essenzielle Aufgabe des DMS eine Ordnerstruktur zu erstellen. 

Diese Struktur muss einfach und intuitiv sein und für das ganze Unternehmen gelten. Denn wenn die Struktur abteilungsübergreifend gilt und verwendet wird, fallen viele Dinge leichter. So können alle Anwender einfach Dokumente speichern und wiederfinden, selbst wenn diese von anderen Abteilungen erstellt und abgespeichert wurden.

Hochladen von Dokumenten

Das Hochladen von Dokumenten ist wohl eine der Kernfunktionen eines DMS. Dabei muss die DMS Software garantieren, dass dieser Prozess einfach und zügig zu erledigen ist. Und das gilt für elektronische Dokumente genauso wie für Papierdokumente. Aus diesem Grund sollte die Hochladefunktion in einem DMS auch z B eine Massen-Upload-Funktion haben.

Zudem sollte es in jedem DMS möglich sein, Dokumente direkt aus dem Scanner, aus E-Mails oder auch aus mobilen Anwendungen in das System hochzuladen. Gerade der letzte Punkt, die mobile Anwendung, wird in vielen Unternehmen immer wichtiger.

Indizierung von Dokumenten

Nur ein Dokument, das gut gekennzeichnet ist, kann leicht gefunden werden und ist über seinen gesamten Lebenszyklus schnell verfügbar. Aus diesem Grund müssen alle Dokumente im Dokumentenmanagement-System indexiert werden. Die Indizierung kann z B mit Suchbegriffen (Keywords), Kategorien oder Projektnummern geschehen. Eine gute Kennzeichnung unterstützt die spätere Suche enorm.

Suchfunktion für Dokumente

Hier sind wird auch schon beim nächsten Punkt, den ein Dokumentenmanagement-System erfüllen muss. Wenn die Dokumente indexiert sind, können sie gefunden werden. Das kann aber nur funktionieren, wenn das DMS über eine ausgereifte Suchfunktion verfügt. 

Das bedeutet, dass die Suchfunktion etwa über Filter verfügen sollte, damit jeder Nutzer diese nach seinen Bedürfnissen anpassen und verändern kann. Suchkriterien können neben Keywords, die Autoren oder Teams sein, aber auch der Zeitpunkt der Erstellung bzw. der letzten Änderung. 

Workflow-Automatisierung 

Ein gutes DMS verfügt über eine Workflow-Automatisierung. Denn moderne IT-Systeme sind dann gut, wenn sie einen großen Teil der Arbeit bzw. immer wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert erledigen. 

Mit Workflow-Automatisierung werden Regeln festgelegt, die auf viele Dokumente angewendet werden, ohne dass die einzelnen Schritte jedes Mal wiederholt werden müssen. Das kann zum Beispiel die Formatierung oder die Art der Speicherung betreffen. 

Dokumentensicherheit 

Sicherheit in der IT ist heute das höchste Gut. Denn Datenschutz ist zu einem kritischen Punkt für alle Unternehmen geworden. Gerade, wenn es sich um Dokumente mit sensiblen bzw. persönlichen Informationen handelt, muss Sicherheit an höchster Stelle stehen.

Zu den Sicherheitsfunktionen bei einer DMS Software gehören Funktionen wie Zugriffsberechtigungen, aber auch die Verwaltung der Daten und die Versionskontrolle. Dokumente mit sensiblen Informationen (z.B. Personalakten oder Verträge mit speziellen Konditionen) sollten entsprechend gekennzeichnet und verschlüsselt und nur für befugte Mitarbeiter zugänglich sein. Hier ist eine revisionssichere Archivierung wichtig.

Versionierung von Dokumenten 

Es gibt wenige Dokumente, die einmal erstellt und dann nie wieder geändert werden. Die meisten Dokumente benötigen eine regelmäßige Aktualisierung, um auf dem neuesten Stand zu sein. 

Wenn ein Verkaufsteam zum Beispiel gemeinsam an einem umfangreichen Angebot arbeitet, muss sichergestellt sein, dass das genutzte DMS eine Versionierung von Dokument sicherstellen kann. Damit die Änderungen aller Nutzer berücksichtigt werden und ggf. ältere Versionen wiederhergestellt werden können.

Mobiler Zugang

Mobile is King. Viele Mitarbeiter nutzen ihr Smartphone oder Tablet für sämtliche Erledigungen. Aus diesem Grund muss auch das DMS mobil zugänglich sein und über eine Oberfläche verfügen, die vom Smartphone oder Tablet aus einfach zu bedienen ist. Oft verfügen mobile Versionen über ein „abgespecktes“ Layout, das vor allem die Top-Funktionen zugänglich macht und in den meisten Fällen ausreicht.

Teilen von Dokumenten 

Oft sind Dokumente für mehrere Personen oder ganze Abteilungen relevant. Damit die Informationen schnell an die richtigen Personen gelangen, muss ein DMS das Teilen mit anderen Personen erleichtern.

Wie Sie an diesen Beispielen sehen, vereinfacht elektronisches Dokumentenmanagement viele zeitraubende Aufgaben im Unternehmen.

Warum ein DMS? Diese Vorteile bietet das Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen

Der Grund für ein Dokumentenmanagement-System ergibt sich aus der immer größer werdenden Flut an Dokumenten. Denn in jedem Unternehmen werden täglich unzählige E-Mails mit vielen Anhängen ausgetauscht. 

Ein DMS bietet zahlreiche Vorteile für jedes Unternehmen und berührt viele Bereiche, vom reinen Dokumentenmanagement, über das Content Management bis hin zum Kampagnenmanagement. Im folgenden haben wir die wichtigsten Vorteile zusammengefasst. 

Workflow Effizienz 

Ein zentraler Vorteil ist, dass mithilfe einer cloud-basierten Dokumentenmanagement-Software jeder Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf sämtliche Dateien des Unternehmens zugreifen kann. Zudem können die Dokumente auf einfach Weise intern und extern geteilt werden. Informationen sind somit äußerst schnell verfügbar.

Kontrolle 

Ein weiterer Vorteil von Online Dokumentenmanagement ist die Nachverfolgung von Dokumenten. Dies garantiert die Versionskontrolle. Somit ist für jeden nachverfolgbar, wer wann welche Information hinzugefügt hat. Das bietet Kontrolle und Sicherheit in der Zusammenarbeit.

Die Indizierung der Dokumente ermöglicht zudem eine bessere Kontrolle über alle Dateien. Das ist gerade im Bereich Marketing und Markenführung wichtig, wenn es um das Management der Digital Assets geht.

Zeitersparnis

Durch automatisierte Workflows entfallen viele manuelle Einzelschritte, die für die Mitarbeiter zeitaufwändig sind. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Dokumente oder Dateien nicht einzeln abgelegt werden müssen, sondern mittels Bulk-Upload per Knopfdruck an die richtigen Stellen geladen werden. 

Das kann Arbeitsabläufe in ganzen Abteilungen vereinfachen und Zeit für jeden einzelnen Mitarbeiter einsparen. Da die meisten Abteilungen unter immensem Zeit- und Kostendruck stehen, bringt es eine große Erleichterung, wenn redundante Arbeitsschritte entfallen und das Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben hat.

Schneller Zugriff

Ein weiterer Vorteil eines DMS Systems ist der schnelle Zugriff auf Richtlinien und Master-Daten und Layouts. So sind zum Beispiel Master-Vorlagen für Präsentationen, Unterlagen zum Corporate Design oder offizielle Pressebilder für alle Mitarbeiter schnell zugänglich. 

Qualität und Konsistenz

Durch den schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente wie Marketingrichtlinien oder -richtlinien steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Richtlinien korrekt implementieren. Daher trägt die DMS-Software zu einer höheren Konsistenz und einer höheren Qualität der Datein im gesamten Unternehmen bei.

An dieser Stelle macht es Sinn sich ein konkretes Dokumentenmanagement Beispiel anzusehen und zwar von der weltweit erfolgreichen Sportmarke Under Armour.

Dokumentenmanagement bei Under Armour

Beispiel: Dokumentenmanagement bei Under Armour

Under Armour hat sich zu einer der größten Marken für Sportbekleidung weltweit entwickelt. An fünf Standorten arbeiten weltweit 400 Teammitglieder im Marketing zusammen. Dabei greifen viele Mitarbeiter auf die gleichen Dateien zu, da das Unternehmen weltweit oft einheitliche Marketing-Kampagnen nutzt. 

Ohne ein gut funktionierendes elektronisches Dokumentenmanagement-System in Form einer cloud-basierten DMS Software wäre Under Armour nicht in der Lage, seine Marketingressourcen effizient zu nutzen und weltweit mit allen relevanten Marketing-Teams zu teilen. 

Dadurch, dass Marketingmaterialien zentral verfügbar und jederzeit auf dem neuesten Stand sind, erleichtert das DMS jeden Tag das globale Workflow Management und somit die Arbeit vieler Marketing Kollegen. 

Was sind typische Einsatzgebiete von Dokumentenmanagement-Systemen? 

Jedes Unternehmen arbeitet mit verschiedenen Dokumententypen. Welche genau verwendet werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Es gibt allerdings Arten von Dokumenten, die sehr häufig vorkommen und daher zu den typischen Einsatzgebieten eines DMS gezählt werden können.

Was sind typische Einsatzgebiete von Dokumentenmanagement-Systemen?

Produktanleitungen und Handbücher

Jedes Unternehmen, das Produkte und Dienstleistungen anbietet, stellt normalerweise auch Handbücher her. Sie begleiten das Produkt und haben Antworten auf alle wichtigen Fragen, die in Verbindung mit dem Produkt oder der Dienstleistung auftreten können. 

Handbücher können für den internen oder den externen Gebrauch bestimmt sein. Interne Handbücher richten sich zum Beispiel an das Marketing und den Vertrieb. Externe Produktanleitungen stellen den Kunden wertvolle Informationen zur Verfügung.

Insbesondere technische Produkte benötigen regelmäßig aktualisierte Anleitungen. Ein gründlicher Dokumentenmanagement-Plan hilft dabei, alle Handbücher mit minimalem Aufwand auf dem neuesten Stand zu halten und alle Änderungen im Blick zu behalten und nachvollziehen zu können.

Richtlinien und Guidelines

Corporate Design, Kommunikationsregeln oder Compliance-Standards sind ein wesentlicher Bestandteil in jedem Unternehmen und wichtig für alle Marketingmaßnahmen. Sind diese Richtlinien erst einmal festgelegt, gilt es sie intern zu kommunizieren und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Hier kommt das DMS ins Spiel. Dort finden alle Mitarbeiter die jeweils gültigen Richtlinien und Marketing-Assets. Auch nötige Workflows werden durch ein DMS abgebildet. Das Ergebnis ist mehr Marken-, Design- und Marketing-Compliance sowie mehr Konsistenz in allen Assets.

Personalakten

Personaldaten sind einige der sensibelsten Daten im Unternehmen. Aus diesem Grund benötigen diese Dokumente mehr Sicherheit und Schutz als andere. Personalakten sind vertraulich und sollten nur befugten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Das sind zum Beispiel das Management oder Mitglieder des HR-Teams.

Ein ordnungsgemäßes Dokumentenmanagement-System sorgt dafür, dass Zugriffskontrollen implementiert werden, sodass vertrauliche Daten nur von den richtigen Personen eingesehen werden können. Auch wenn Sie sich für eine kostenlose Dokumentenmanagement-Software entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass es solche Sicherheitsstandards gibt.

Protokolle

Protokolle gehören zu einer ordnungsgemäßen Projektdokumentation und halten Teams strukturiert. Sie enthalten Ziele und Vorgaben, Verantwortlichkeiten, aber auch Abstimmungsergebnisse oder Statusberichte. Mit Dokumentenmanagement-Systemen können Sie Protokolle ablegen, freigeben und aktualisieren und jeden, der darüber Bescheid wissen sollte, auf dem Laufenden halten. 

Rechtliche Dokumente

Alle Unternehmen sind verpflichtet, sich an die jeweils geltenden nationalen und internationalen rechtlichen Vorgaben zu halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation nötig. Auch Patente sind sensible rechtliche Angelegenheiten.

Alle Unterlagen dazu können in einem DMS dokumentiert werden, Zugangsberechtigungen und Vertraulichkeit inklusive. Auch Verträge unterliegen der Pflicht über viele Jahre aufbewahrt zu werden. Zudem dürfen Verträge nicht gelöscht werden. Für diesen Fall enthält jedes gute DMS ein Dateiwiederherstellungssystem, damit nichts Unerwartetes passieren kann.

Spezialisierte Dokumente

Jede Branche verwendet spezielle Dokumente, die exakt auf die Branche zugeschnitten sind. Aus diesem Grund muss auch jedes Unternehmen sein DMS finden, das auf die entsprechenden Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Denn ein Immobilienmakler hat andere Anforderungen als ein Ingenieurbüro oder eine Marketingagentur. Während einige Unternehmen ausgereifte Funktionen für die Zusammenarbeit benötigen, ist den meisten Unternehmen vor allem eine zuverlässige Software zur Freigabe von Dokumenten wichtig. 

Wie sieht ein Workflow für das Dokumentenmanagement aus? 

Obwohl die meisten Dokumente unterschiedlich sind und daher unterschiedliche Workflows verlangen, gibt es einige generelle Schritte, die in jedem Workflow vorkommen sollten. Ein Workflow für das Dokumentenmanagement kann daher wie folgt aussehen: 

Wie sieht ein Workflow für das Dokumentenmanagement aus?

1. Erstellen des Dokuments

Sobald die Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt sind, können Sie mit der Erstellung des Dokuments beginnen. Je nachdem, welche Art von Dokument Sie erstellen wollen, umfasst der Erstellungsprozess möglicherweise eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Textern und dem Designteam. 

Einige Dokumentenmanagement-Systeme haben integrierte Tools für die Zusammenarbeit oder ermöglichen die Integration häufig verwendeter Software wie Google Documents.

2. Überprüfen und Freigeben des Dokuments

Sobald der erste Entwurf des Dokuments fertig ist, kann die Datei in das DMS hochgeladen werden. Je nachdem, von wem Feedback und Freigaben benötigt werden, wird das Dokument mit Vorgesetzte oder Teammitgliede geteilt. Denn erst wenn alle Beteiligten ihre Freigabe erteilt haben, ist das Dokument final.

Ohne einen strukturierten Freigabeprozess müssen Sie sich auf lange E-Mail-Verläufe, zahlreiche Slack-Nachrichten oder sogar das Hin- und Herlaufen im Büro verlassen. Dies ist nicht nur zeitaufwändig und nervenaufreibend, sondern bietet auch Raum für Missverständnisse und Fehler.

Daher sollten Sie für die Überprüfung und Freigabe Ihrer Dokumente eine  Online-Proofing-Software wie Filestage einsetzen. Filestage bietet eine zentrale, cloud-basierte Plattform auf der Dokumente hochgeladen und von den eingeladenen Reviewern kommentiert, diskutiert und freigegeben werden können. 

In Filestage kann jeder Benutzer sein Feedback direkt in der Datei hinterlassen, Änderungen anfordern oder das Dokument mit einem einzigen Klick freigeben. Wenn Änderungen angefragt wurden, kann das Dokument überarbeitet und die neue Version für eine weitere Überprüfung erneut hochgeladen werden. 

Diese Schritte können sich mehrmals wiederholen bis das Dokument von allen beteiligten Stakeholdern endgültig freigegeben wurde. Filestage erleichtert auch das Management Ihrer Dokumente, da der aktuelle Status einer Datei jederzeit eingesehen werden kann. Das erleichtert das Stakeholder Management enorm.

Filestage unterstützt das Überprüfen und Freigeben von Dokumenten

3. Hochladen der Datei in das DMS

Nach der finalen Freigabe können Sie das Dokument in Ihr DMS hochladen. Je nachdem, um welche Art von Dokument es sich handelt, haben Sie möglicherweise bereits einen automatisierten Prozess eingerichtet, um das Dokument am richtigen Speicherort zu sichern. Stellen Sie beim Hochladen des Dokuments sicher, dass die Datei nachverfolgbar ist und indexiert wird, indem Sie so viele relevante Tags und Keywords wie möglich hinzufügen.

4. Veröffentlichung des Dokuments

Sie können das Dokument vor der Veröffentlichung mit allen internen Stakeholder teilen. Interne Stakeholder werden automatisch informiert und können über das DMS auf das Dokument zugreifen.

Eine externe Veröffentlichung erfordert weitere Schritte. Wenn es sich bei Ihrem Dokument beispielsweise um Marketing Content handelt, können Sie diese nach der Freigabe auf Ihrem Blog oder Ihren Social Media-Kanälen veröffentlichen.

Wie Sie dem obigen Workflow entnehmen können, ist das Dokumentenmanagement selten ein Endziel, sondern Teil einer umfassenderen Marketingstrategie (oder einer anderen Strategie). Das Management von Dokumenten dient dazu, die gesamte erforderliche Dokumentation des Erstellungsprozesses zu optimieren.

Im nächsten Abschnitt werden wir näher auf den Workflow-Schritt eingehen, der für die meisten Schwierigkeiten anfällig ist – den Überprüfungs- und Freigabeprozess.

Warum der Freigabeprozess einen wichtigen Stellenwert im Dokumentenmanagement hat 

In diesem Abschnitt gehen wir genauer auf den Freigabeprozesses von Dokumenten ein. Denn dieser Schritt trägt maßgeblich zu den Vorteilen bei, die ein effizientes digitales Dokumentenmanagement-System bietet.

Der Freigabeprozess ist in vielen Organisationen die Hauptursache für Engpässe – unabhängig davon, ob es sich um Produkthandbücher, Marketingmaterialien, interne Protokolle oder andere Arten von Dokumenten handelt. Wenn Sie den Überprüfungs- und Freigabeprozess gut organisieren, wird Ihr Team mit einer Vielzahl von Vorteilen belohnt. 

Zeitersparnis und Automatisierung von Prozessen

In der Regel müssen nicht nur einer, sondern viele Stakeholder ein Projekt genehmigen – von Marketern und Produktspezialisten bis hin zu Softwareentwicklern und dem höheren Management. Diese Personen sind meist in unterschiedlichen Abteilungen und an verschiedenen Standorten ansässig und haben volle Postfächer und Terminkalender.

Wenn Sie nun von all diesen Personen eine Freigabe benötigen, ohne einen klaren Prozess dafür zu haben, kann das schnell im Chaos enden und Tage oder Wochen in Anspruch nehmen bis Sie von jedem ein Feedback erhalten. 

Hier unterstützt Filestage, indem es Ihnen eine klaren und einfachen Prozess bietet, um Feedback und Freigaben schnell einzuholen. Sobald Sie den ersten Entwurf des Dokuments hochgeladen haben, werden alle beteiligten Stakeholder automatisch darüber informiert, dass eine Datei zur Überprüfung bereit steht. Über einen Link können die Reviewer von jedem Endgerät aus auf die Datei zugreifen und ihr Feedback abgeben. 

Alle Kommentare, Anmerkungen und Vorschläge werden zentral auf einer Plattform direkt in dem jeweiligen Dokument gespeichert, sodass bei der Überarbeitung des Dokuments alle Vorschläge berücksichtigt werden können, ohne unzählige E-Mail-Verläufe durchzusuchen. 

Konsistenz gewährleisten und Qualität steigern

Eine zentralisierte Plattform mit klaren Verantwortlichkeiten trägt automatisch zu qualitativ hochwertigen Dokumenten bei. Denn jeder, der das Dokument bearbeitet, kann sich auf die Punkte konzentrieren, die ihn betreffen. 

Ein Marketingmitarbeiter kann sich auf Themen, wie Corporate Design, Verwendung des richtigen Logos oder der richtigen Schrift konzentrieren. Ein Kollege aus der Rechtsabteilung kann die rechtlichen Punkte überprüfen und ein Finance-Mitarbeiter legt sein Augenmerk auf Kosten und Berechnungen. Das stellt sicher, dass auch die kleinen Details in Ihren Dokumenten perfekt sind.

Einen besseren Überblick über Dokumente erhalten  

Da Zeit immer eine knappe Ressource ist, ist es wichtig, strukturiert zu arbeiten und den Status aktueller Projekte immer im Blick zu haben. Eine gute Online-Proofing und Freigabe-Software verfügt über Projektmanagement-Funktionen, mit denen Sie alle Aufgaben aus der Vogelperspektive betrachten können.

Einen besseren Überblick über Dokumente erhalten

Mit Filestage erhalten Sie beispielsweise mit einem Blick auf das Dashboard einen Überblick über alle aktuellen Projekte und Dateien mit dem jeweiligen Status und der dazugehörigen Deadline. Wenn das Fälligkeitsdatum einer Datei überschritten wurde, können die relevanten Teammitglieder kontaktiert und informiert werden.

Effiziente Teamarbeit

Online-Proofing-Software wie Filestage bietet auch Funktionen für die Zusammenarbeit, welche die Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern erleichtert. Anstatt separate Messenger-Software und E-Mails zu verwenden, verfügt die Software über praktische Kommunikationstools und ermöglicht es Ihnen sogar, Ihre Dokumente direkt von Google Drive und Dropbox hochzuladen.

Mit Filestage können Sie individuelle Freigabe-Prozesse erstellen und verwalten. Weitere Software die Ihr Team in diesem Schritt unterstützt finden Sie in unserer Übersicht der besten Feedback-Tools

Ohne eine sorgfältige Überprüfung und Freigabe können Sie natürlich keine Zeit sparen oder die Qualität und Konsistenz Ihrer Dokumenten sicherstellen. Die Verwendung eines DMS ohne Planung der wichtigsten Workflows reicht nicht aus. Daher geben wir in unserem nächsten Abschnitt einige Beispiele für bewährte Methoden zur Erstellung eines effizienten Dokumentenmanagement-Workflows.

5 Best Practices, um einen effizienten Workflow für Ihr Dokumentenmanagement zu gestalten 

Inzwischen sollte klar sein, dass für die effiziente Verwaltung von Dokumenten ein strukturierter Prozess notwendig ist. Dennoch gibt es keine einheitliche Lösung, denn das geeignete DMS ist in hohem Maße von Ihrer Branche, Ihren individuellen Zielen und Vorgaben sowie der Struktur Ihres Unternehmens abhängig. 

Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen einige bewährte Best-Practices vor, welche Ihnen dabei helfen, den besten Workflow für die Dokumentenverwaltung Ihres Unternehmens zu finden. 

Weitere Workflow-Management-Tools finden Sie in unserem Blogartikel. 

5 Best Practices, um einen effizienten Workflow für Ihr Dokumentenmanagement zu gestalten

#1 Erstellen Sie standardisierte Prozesse.

Immer von vorne anzufangen ist nicht nur nervenaufreibend, es beansprucht auch sehr viele Ressourcen. Daher sollten Sie von Anfang an bestimmte Standards in Ihrem Unternehmen erstellen, denen alle Teammitglieder in Ihrer Organisation folgen, unabhängig von Abteilung, Aufgabengebiet oder Hierarchie. 

Im besten Fall legen Sie so viele Automatisierungsregeln wie möglich fest, damit Ihr DMS den größten Teil der Arbeitslast übernimmt. Auch wenn dies nicht immer möglich ist, sollte jeder mit Ihren Richtlinien zur Benennung oder der Indizierung von Dateien vertraut sein, um eine konsistente Datenstruktur zu erstellen.

#2 Halten Sie den Workflow so einfach wie möglich.

Es ist nicht nötig, Ihren Workflow kompliziert zu gestalten. Halten Sie ihn so einfach wie möglich, damit jeder einzelne ihn akzeptiert und versteht. Denn zu viele komplizierte Arbeitsabläufe können zu Frustration führen, da sich Mitarbeiter möglicherweise von ihren Hauptaufgaben abgelenkt fühlen.

Im schlimmsten Fall kann dies zu einer Ablehnung des Systems durch die Mitarbeiter führen. Das wiederum hat zur ein schlecht verwaltetes DMS mit nicht indexierten Dokumenten oder einer fehlerhaften Datenstruktur zur Folge.

#3 Richten Sie einen klaren und einfachen Überprüfungs- und Freigabeprozess ein.

Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, hängt Ihr Workflow für das Dokumentenmanagement stark von Ihrem Freigabeprozess ab. Nicht funktionierende Prozesse sind ein Hauptfaktor für nicht eingehaltene Fristen. Automatisieren Sie diesen Prozess daher so weit wie möglich und führen Sie ein leistungsfähiges System zur Überprüfung von Dokumenten ein, das den Freigabeprozess optimiert.

#4 Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.

Mangelnde Kommunikation ist einer der häufigsten Gründe für Fehler im Unternehmen. Und es ist auch der Grund warum Dokumentenmanagement-Prozesse fehlschlagen. Um dies zu vermeiden, gilt es alle Stakeholder von Anfang an miteinzubeziehen.

Auch Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar zu kommunizieren, damit sie von allen Beteiligten verstanden werden. Auch nach dem Projektstart ist es wichtig, die Teammitglieder über Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Aus diesem Grund sollten Sie DMS-Software zusammen mit effizienten Kommunikationstools einsetzen, um die Workflows zu optimieren.

#5 Schreiben Sie den Prozess auf und machen Sie ihn leicht zugänglich.

In einem schnelllebigen Arbeitsumfeld werden Sie möglicherweise täglich mit Hunderten von Informationen konfrontiert. Um alles verarbeiten zu können, müssen Sie sich selbst organisieren. Ein erster Schritt bei der Erstellung eines funktionsfähigen Prozesses besteht darin, den Dokumentenmanagement-Prozess aufzuschreiben und allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen.

Nur ein schriftliches Dokument ermöglicht es jedem, auf ähnliche Weise zu arbeiten und einen Ankerpunkt zu finden, falls etwas unklar ist. Darüber hinaus hilft ein schriftliches Dokument dabei, mögliche Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken. 

Nach unseren ersten Überlegungen zum Dokumentenmanagement ist es Zeit loszulegen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen daher, wie Sie mit der Verwaltung von Dokumenten starten.

So beginnen Sie mit der Einführung eines Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen  

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen die ersten Schritte, die zur Implementierung eines DMS Systems gehören. Diese beinhalten die Strategie, den Plan und die Richtlinien.

Definieren Sie eine Dokumentenmanagement-Strategie

Legen Sie zunächst Ihre Ziele fest. Dazu können Sie den vorherigen Abschnitt über den Zweck des Dokumentenmanagements berücksichtigen. Ein guter Anfang ist die Erstellung einer Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die Ihre Dokumentenmanagement-Strategie erreichen sollte.

Diese Liste kann folgende Kriterien enthalten:

Kosteneinsparungen: Wenn Kosteneinsparungen Ihr Hauptziel sind, können Sie eine kostenlose Dokumentenmanagement-Software in Betracht ziehen, sofern diese Ihren Mindestanforderungen entspricht.

Einfacher Zugriff: Wenn Ihre Mitarbeiter oder Teammitglieder von jedem Ort aus auf Ihre Dateien zugreifen sollen, ist eine cloud-basierte Lösung meist die richtige Wahl.

Verbesserte Qualität: Wenn Sie die Qualität Ihres Dokumentenmanagements verbessern wollen, stellen Sie sicher, dass die Funktionen für die Zusammenarbeit sowie der Überprüfungs- und Freigabeprozess Teil Ihres Workflows sind.

Sobald Ihre anfängliche Strategie festgelegt ist, können Sie mithilfe eines Dokumentenmanagement-Plans weitere Details hinzufügen.

Erstellen Sie einen Dokumentenmanagement-Plan

Während Ihre Strategie breit gefächert ist, geht Ihr Plan detaillierter vor und berücksichtigt alle Verfahren und Prozesse, die auf die Ziele Ihrer Strategie einzahlen. Einfach ausgedrückt: Ihr Dokumentenmanagement-Plan setzt Ihre Strategie in die Tat um. 

Wenn beispielsweise Kosteneinsparungen Ihr Hauptziel sind, würde ein Plan jeden Prozess beschreiben, der zu diesem Ziel beiträgt. Ihr Plan zur Kosteneinsparung beim Dokumentenmanagement kann Folgendes umfassen: Wie können Sie Arbeitskosten sparen, indem Sie kritische Arbeitsabläufe wie die Freigabeprozesse optimieren?

Entwickeln Sie eine Dokumentenmanagement-Richtlinie 

Nachdem Sie mit Ihrer anfänglichen Strategie und Ihrem Plan für das Dokumentenmanagement begonnen haben, ist es möglicherweise an der Zeit, einen Schritt weiter zu gehen und konkrete Richtlinien für das Dokumentenmanagement zu entwickeln.

Im Gegensatz zu einer Strategie oder einem Plan ist eine Richtlinie eine organisatorische Leitregel, die in allen Strategien und Prozessen implementiert werden sollte. Sobald Sie diese drei Schritte abgeschlossen haben, kann die Suche nach der geeigneten Softwarelösung beginnen. 

So finden Sie das beste Dokumentenmanagement-System für Ihre Anforderungen 

Nachdem Sie wissen, was Sie mit Ihrem Dokumentenmanagement-System erreichen möchten, ist es an der Zeit, ein das am besten geeignete System zu finden. 

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Strukturen und verschiedene Anforderungen an komplexe IT-Systeme. Aus diesem Grund muss jede Firma und jede Organisation ein individuelles Assessment durchführen, um ein geeignetes DMS zu finden. Dabei sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen: 

Welche Schwachstellen sollen mit der DMS Software behoben werden?

Dabei gilt es viele Punkte zu beachten. Die Verantwortlichen müssen sich die Frage nach den größten „Pain Points“ im Unternehmen stellen, die das DMS beheben soll. Während der Erstellungsphase Ihrer Dokumentenmanagement-Strategie haben Sie wahrscheinlich bereits darüber nachgedacht. 

Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Punkt auch bei der Auswahl des Tools berücksichtigen. Zum Beispiel ist es sinnlos, Kosten sparen zu wollen, während Sie sich umfangreiche Softwarelösungen ansehen, die nicht in Ihr Budget passen.

Welche Funktionen sollte das DMS unbedingt haben?

Funktionen, die Ihnen helfen Ihre Pain Points zu beheben, sollten als „Must-have-Kriterien“ festgelegt werden. Außerdem ist es wichtig zu definieren, welche Funktionen, für die tägliche Arbeit mit dem System relevant sind. Hier geht es auch darum zwischen Must-have- und Nice-to-have-Kriterien zu unterscheiden.

Dabei kann eine Liste hilfreich sein. Um zu vermeiden, dass Sie sich in zu vielen Details verlieren und unrealistische Lösungen suchen, empfehlen wir Ihnen, eine Top-10-Liste der wichtigsten Funktionen zu erstellen, über die Ihr Dokumentenmanagement-System verfügen sollte.

Eine Vergleichsliste mit allen Favoriten-Tools erstellen

Wichtig ist es zudem alle Abteilungen einzubeziehen und die Anforderungen aller Mitarbeiter zu berücksichtigen. Dass dabei Konflikte auftreten können, ist ein normaler Teil des Prozesses und sollte vor der Auswahl eines DMS gelöst werden.

Wenn alle Anforderungen gesammelt sind, müssen die Anbieter, die sich am Markt befinden, den Anforderungen zugeordnet werden. Am Ende sollte es eine Vergleichsliste geben, aus der leicht ersichtlich ist, welcher Software Anbieter, welche Probleme lösen kann.  

Die Auswahl eines passenden Systems nimmt Zeit in Anspruch, denn ein neues System muss in eine bestehende Umgebung eingebunden werden und zur bestehenden Infrastruktur passen. Ist die Auswahl getroffen, folgen die Implementierung der Software und die Schulung der Mitarbeiter. Der letzte Punkt ist ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz eines jeden neuen Systems im Unternehmen.

Die besten DMS Software im Vergleich 

Auf dem Markt gibt es aktuell verschiedene Anbieter für DMS Software. Jede Lösung hat ihre spezifischen Vorteile und Nachteile und kann unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Bei der Auswahl lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter. Der folgende Abschnitt gibt Ihnen einen Überblick über eine Auswahl an beliebten Dokumentenmanagement-Systemen.

Filestage – für den Freigabeprozess von Dokumenten 

Filestage Online Proofing Software für den Freigabeprozess von Dokumenten

Filestage bietet Teams eine cloud-basierte Plattform, um den Überprüfungs- und Freigabeprozess für Dokumente und andere Dateien zu optimieren. Das Tool vereinfacht die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden durch benutzerdefinierte Workflows, die Automatisierung von Aufgaben und die Versionierung von Dateien.

Durch seine einfache und intuitive Benutzeroberfläche ist die Software einfach zu erlernen und anzuwenden. Das ermöglicht es Teams, Workflows in wenigen Minuten auszuführen. Darüber hinaus steigert die Plattform die Produktivität von Teams, indem der Aufwand und die Zeit für den Freigabeprozess reduziert werden. 

Mit Filestage können Sie alle Ihre Freigaben an einem einzigen Ort verwalten und so immer den Status Ihrer Dokumente im Blick behalten. Damit ist Filestage das perfekte Tool, um Freigabeprozess von Dokumenten klar, einfach und effizient zu organisieren.

iManage – E-Mail- und Dokumenten-Management

iManage E-Mail- und Dokumenten-Management Software

iManage bietet mit Closing Folders eine cloud-basierte Lösung für das E-Mail- und Dokumentenmanagement. Hauptzielgruppen sind Anwaltskanzleien mit ihren spezifischen Anforderungen an die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten. 

Die DMS Software verfügt über Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Benutzer Dokumente verwalten können und entweder auf ihrem Desktop oder über eine mobil optimierte Benutzeroberfläche zusammenarbeiten können. E-Mails und Dokumente können intelligent zu einzelnen Projektdateien kombiniert werden. Über die Webseite können Sie sich mit iManage in Verbindung setzen, um eine Demoversion oder die Preisstruktur anzufordern.

M-Files – Informationsmanagement 

M-Files Informationsmanagement Software

M-Files ist ein durchdachtes DMS-System, das branchenunabhängig eingesetzt werden kann. Es ist als Cloud-Lösung, Hybrid oder On-Premise verfügbar und kann somit in alle Umgebungen eingebunden werden. M-Files ist vielseitig und kann für Vertragsmanagement, Projektmanagement, HR Management oder Qualitätsmanagement genutzt werden. Das erleichtert vielen Abteilungen im Unternehmen die Arbeit. Auf der Webseite gibt es die Möglichkeit eine kostenlose 30-tägige Testversion herunterzuladen.

Microsoft Sharepoint – Intranet DMS 

Microsoft Sharepoint – Intranet DMS

Microsoft Sharepoint gehört zu einem der mächtigsten Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Es ist Teil der Microsoft Office Suite und bietet ein umfassendes Dokumentenmanagement-System. Unabhängig davon, ob Sie Dokumente einfach nur erstellen oder für mehrere Stakeholder freigeben müssen, bietet Sharepoint eine breite Palette an Funktionen. 

Zudem kann das DMS System flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Sharepoint wird in zwei verschiedenen Varianten angeboten, die sowohl für KMU als auch für große Unternehmen geeignet sind. Der Basisplan beginnt bei nur 5 USD pro Benutzer pro Jahr.

Adobe Document Cloud – führendes PDF Tool

Adobe Document Cloud führendes PDF Tool

Jeder kennt die berühmte Adobe Creative Cloud, die bahnbrechende Programme wie Photoshop oder Illustrator bietet. Doch Adobe bietet auch ein Tool im Bereich Dokumentenmanagement. Adobe Document Cloud ist ein DMS, das nützliche Tools zum Verwalten Ihrer Dokumente bietet. 

Die Adobe Document Cloud besteht aus Programmen wie Adobe Acrobat DC, um die Dokumenterstellung über eine kollaborative Oberfläche zu vereinfachen. Darüber hinaus können Sie mit Adobe Sign auf einfache Weise elektronische Signaturen erstellen und diese mit den führenden PDF-Tools von Adobe kombinieren. Die Adobe Document Cloud ist in verschiedenen Paketen erhältlich – für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen.

OpenKM – personalisiertes DMS 

OpenKM personalisiertes DMS

OpenKM ist ein modernes Dokumentenmanagement-System, das viele Anforderungen erfüllt. Mit dem fortschrittlichen DMS können Benutzer elektronische Dokumente und Scans von Papierdokumenten speichern, verwalten und verfolgen, Prozesse automatisieren, an Projekten zusammenarbeiten und Workflows zum Überprüfen, Freigeben und Validieren von Aufgaben einrichten. 

Mit der Entwicklungs-Tool-Suite unterstützt OpenKM sogar IT-Abteilungen dabei Apps zu entwickeln, die zu 100% den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. OpenKM bietet eine Testversion und individuelle Angebote können mittels Kontaktformular auf der Webseite angefordert werden.

Docuvita – vielseitiges Dokumentenmanagement 

Docuvita vielseitiges Dokumentenmanagement

Docuvita ist ein umfassender Dokumentenmanager, der eine Vielzahl von Dokumenttypen abdeckt und daher von den verschiedensten Teams und Abteilungen genutzt werden kann. Zum Beispiel werden vertrauliche Informationen wie Personalakten von Docuvita vor unbefugtem Zugriff geschützt. 

Buchhaltungsdaten können mit der Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens kombiniert werden, um Archive mit Rechtskonformität zu erstellen. Dateien für den Vertrieb können von Ihrem ERP- oder CRM-System an Docuvita übertragen werden, um die effizienteste Nutzung aller Ihrer Systeme zu erreichen. 

Sie können auch mehrere automatisierte Workflows erstellen, damit Sie und Ihr Team Zeit sparen und sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die am wichtigsten sind. 

LogicalDOC – Public Cloud, On-Premise oder Hybrid DMS

LogicalDOC Public Cloud On-Premise oder Hybrid DMS

LogicalDOC ist ein DMS, das sowohl cloud-basiert als auch lokal On-Premise angeboten wird. Somit kann Ihr Unternehmen die am besten geeignete Lösung für Ihre aktuelle Infrastruktur auswählen. 

Der Cloud-Dienst wird empfohlen, wenn Ihre Organisation nicht über die Ressourcen für ein vollständig selbst gehostetes System verfügt. Darüber hinaus kann ein hybrides Cloud-Dokumentenmanagement-System verwendet werden. 

Eine Hybrid-Cloud dient als perfekte Sicherungslösung: Ihre Dokumente können jederzeit wiederhergestellt werden, auch wenn Ihre Server beschädigt werden. Informationen zu einer Testversion oder zu Preisen gibt es auf der Webseite von LogicalDoc.

Bitrix24 – Projektmanagement und DMS 

Bitrix24 Projektmanagement und DMS

Bitrix24 ist mehr als nur ein gewöhnliches Dokumentenmanagement-System. Es ist ein CRM-System sowie ein vollständig integriertes Projektmanagement-Tool. Es bietet viele Funktionen, mit denen Sie Ihren Dokumentenmanagement-Workflow nutzen können: Filesharing-, Speicher-, Workload- und Planungsfunktionen bis hin zu Automatisierungssystemen und Diagrammerstellung. 

Damit bietet Bitrix24 eine breite Palette nützlicher Tools, um die Zusammenarbeit zu fördern und Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Bitrix24 bietet neben einer kostenlosen Version auch fünf verschiedene Abo-Modelle, die auf verschiedene Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Filecamp – DAM und DMS 

Filecamp DAM und DMS

Filecamp ist ein vollwertiges DAM-System (Digital Asset Management), das eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten bietet. Es erleichtert die Arbeit von Marketing-Teams enorm. Denn Ihr Team hat durch Filecamp Zugriff auf eine Medienbibliothek und Marketing-Guidelines sowie auf Online-Proofing-Lösungen für eine optimierte Zusammenarbeit. 

Filecamp ist eine benutzerfreundliche Plattform, die kein intensives Training erfordert. Darüber hinaus ist das DAM-System in drei verschiedenen Abo-Modellen erhältlich. 

Fazit 

Auf den ersten Blick scheint das Dokumentenmanagement in Unternehmen eine sekundäre Aktivität zu sein, die nicht viel Aufmerksamkeit erfordert. Aber selbst kleine Unternehmen tun gut daran, ein DMS einzuführen, da es die Arbeit und vor allem die Nachverfolgung von Dokumenten extrem unterstützt. 

Zudem kosten DMS heute nicht mehr die Welt bzw. sind sogar kostenlose und sind als einfache cloud-basierte Lösungen einfach in die bestehende IT-Landschaft integrierbar. Wie unsere Beispiele gezeigt haben, spart ein Unternehmen, das ein effizientes Dokumentenmanagement implementiert wertvolle Zeit, Ressourcen und Geld und produziert qualitativ hochwertige Dateien. Um die notwendigen Änderungen vornehmen zu können, ist es wichtig, die Unterstützung der richtigen Stakeholder im gesamten Unternehmen zu erhalten. 

Wir hoffen, dass dieser Artikel das Bewusstsein für Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen verbessert hat und Sie die nötige Unterstützung von den richtigen Stakeholdern erhalten, um dieses wichtige Thema voranzutreiben.

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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