Warum Sie eine Enterprise-Content-Management-Software brauchen + die 13 besten Tools

Die Verwaltung von Dokumenten von der Ideenfindung bis zur Veröffentlichung ist ein langer und komplexer Prozess, insbesondere dann, wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten.

In solchen Unternehmen wird alles komplexer – die Teams werden größer, die Abhängigkeit von verschiedenen Stakeholdern steigt, und die Bedeutung von Genauigkeit wird unverzichtbar.

Deshalb kann es Ihnen einen unschätzbaren Vorteil bieten, wenn Sie einen Ort schaffen, an dem alle Beteiligten einen Blick auf die Dokumente werfen, gemeinsam daran arbeiten, ihr Feedback abgeben und eine bestimmte Version einer Datei freigeben können, während die Sicherheit der Datei gewahrt wird.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, was Enterprise-Content-Management-Systeme genau beinhalten, was ihre wichtigsten Vorteile sind und welche Tools es derzeit gibt!

Was ist ein Enterprise-Content-Management-System?

Der Begriff Enterprise-Content-Management-System (oder Enterprise-Content-Management-Software) umfasst Tools, die von Organisationen eingesetzt werden, um Inhalte und Dokumente im Zusammenhang mit den Prozessen und Abläufen des Unternehmens zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und bereitzustellen.

Tools für das Enterprise Content Management sollen Unternehmen dabei helfen, ihr Content Management zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die allgemeine Produktivität zu steigern.

Die wichtigsten Funktionen von Enterprise-Content-Management-Systemen

Ein Enterprise-Content-Management-System, kurz: ECM-System, ist darauf ausgelegt, die Inhalte und Dokumente eines Unternehmens effizient zu verwalten, zu speichern, zu organisieren und zu verteilen. Es bietet in der Regel eine breite Palette von Funktionen, um diese Ziele zu unterstützen.

Dies sind einige der wichtigsten Funktionen gängiger Content-Management-Systeme für Unternehmen:

• Dokumentenmanagement – Ein ECM-System bietet robuste Funktionen zur Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, einschließlich Check-in/Check-out, Versionskontrolle und der Möglichkeit, Dokumente in Ordnern oder Kategorien zu organisieren.
• Content-Erfassung – Die Software bietet Tools für die Erfassung von Inhalten aus verschiedenen Quellen, z. B. Scannern, E-Mails und digitalen Formularen. Mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) kann Text aus gescannten Dokumenten extrahiert werden.
• Suchen und Wiederauffinden – Leistungsstarke Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten basierend auf Metadaten, Keywords oder einer Volltextsuche und verbessern so die Zugänglichkeit von Informationen.
• Workflow-Automatisierung – Ein Enterprise-Content-Management-System enthält häufig Workflow-Tools, mit denen Unternehmen die Verwaltung von Geschäftsprozessen automatisieren können, z. B. Freigabe-Workflows, die Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Personen und Fortschrittsverfolgung.
• Records-Management – Das ECM-System unterstützt die Aufbewahrung und das Lebenszyklusmanagement von Aufzeichnungen, um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften zu gewährleisten. Unterlagen können klassifiziert, archiviert und gegebenenfalls vernichtet werden.
• Sicherheit und Zugriffskontrolle – Robuste Sicherheitsfunktionen, einschließlich rollenbasierter Zugriffskontrolle und Verschlüsselung, schützen sensible Inhalte und gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
• Tools für die Zusammenarbeit – Ein Enterprise-Content-Management-System erleichtert die Zusammenarbeit, indem es die Möglichkeit schafft, dass mehrere Nutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, diese kommentieren und Änderungen in Echtzeit verfolgen können.
• Integration – Solche Systeme lassen sich häufig in andere Geschäftsanwendungen wie Customer-Relationship-Management- (CRM) und Enterprise-Resource-Planning- (ERP) Systeme integrieren, um in der gesamten Organisation einen nahtlosen Zugriff auf Inhalte zu ermöglichen.
• Metadatenverwaltung – Metadaten-Tagging und -Management helfen dabei, Dokumente zu kategorisieren und zu beschreiben, sodass diese leichter gefunden und organisiert werden können.
• Mobiler Zugriff – Viele ECM-Systeme bieten mobile Apps oder responsive Weboberflächen, mit denen Nutzer von Smartphones und Tablets aus auf Dokumente zugreifen und mit ihnen arbeiten können.

Die 13 Spitzenreiter unter den Content-Management-Systemen

Nachfolgend haben wir eine Liste mit den 13 besten Systeme im Bereich Enterprise-Content-Management für verschiedene Anwendungsfälle zusammengestellt.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist eine vielseitige Plattform zur Verwaltung von Unternehmensinhalten. Sie ist ein integraler Bestandteil des Microsoft-365-Ökosystems und dient als zentraler Knotenpunkt für Organisationen, um Dokumente und Inhalte zu verwalten und effektiv zusammenzuarbeiten.

Mit seiner starken Ausrichtung auf Dokumentenmanagement und Kollaboration bietet SharePoint eine Vielzahl von Funktionen für Unternehmen.

Die wichtigsten Funktionen

• Dokumentenbibliotheken – SharePoint bietet eine robuste Dokumentenverwaltung, mit der Nutzer Dokumente effizient organisieren, speichern und abrufen können
• Integration mit Office-Anwendungen – Die nahtlose Integration mit Microsoft-Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint steigert die Produktivität
• Anpassbare Intranetseiten – Organisationen können anpassbare webbasierte Portale erstellen, um die interne Kommunikation zu verbessern und bei allen inhaltsbezogenen Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben
• Leistungsstarke Suche – Mit den Suchfunktionen von SharePoint können Nutzer Inhalte schnell anhand von Keywords, Metadaten und Inhaltstyp finden

Vorteile

• Vertrautheit – Viele Nutzer sind bereits mit den Microsoft-Office-Tools vertraut, sodass der Umgang mit SharePoint ein Leichtes ist
• Kollaboration – SharePoint eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit an Dokumenten und ist damit ideal für Teams, die an Projekten arbeiten
• Integration – Die nahtlose Integration mit Microsoft-365-Tools verbessert die Effizienz des Content-Workflows

Nachteile

• Komplexität – Die Einrichtung und Verwaltung von SharePoint kann komplex sein und erfordert zusätzliche Schulungen
• Anpassung – Die benutzerdefinierte Anpassung kann Expertenwissen erfordern

Preise

• SharePoint Plan – rund 5,00 € pro Benutzer/Monat
• Microsoft 365 Business Standard – knapp 12 € pro Benutzer/Monat

Am besten geeignet für Teams, die bereits mit dem Microsoft-Ökosystem ausgestattet sind

Microsoft SharePoint eignet sich am besten für Organisationen, die sich stark auf Microsoft-Produkte stützen und ein vielseitiges ECM-System benötigen, das sich nahtlos in ihre bestehenden Tools und Infrastrukturen einfügt.

2. OpenText ECM Suite

OpenText ECM Suite ist eine umfassende Enterprise-Content-Management-Lösung, die Organisationen helfen soll, Ihre Inhalte, Dokumente und Unterlagen effizient zu verwalten. Dieses ECM-System ist in hohem Maße anpassbar und eignet sich für Organisationen verschiedener Größen und Branchen.

Die wichtigsten Funktionen

• Dokumentenmanagement – Die OpenText ECM Suite bietet robuste Dokumentenmanagement-Funktionen, die die Organisation und den Zugriff auf Dokumente erleichtern
• Records-Management – Das Tool bietet Funktionen für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Einhaltung von Vorschriften, was für regulierte Branchen wichtig ist
• Workflow-Automatisierung – Organisationen können die Freigabe von Dokumenten, die Weiterleitung und die Benachrichtigung automatisieren und so für mehr Effizienz sorgen
• Skalierbarkeit – Die Software kann sich an die Bedürfnisse großer Organisationen anpassen
• Integration – OpenText ECM Suite lässt sich nahtlos in verschiedene Geschäftssysteme integrieren

Vorteile

• Compliance und Sicherheit – Die Software zeichnet sich durch Compliance- und Sicherheitsfunktionen aus und ist damit ideal für regulierte Branchen
• Skalierbarkeit – Geeignet für große Organisationen mit wachsendem Content-Bedarf
• Anpassung – Das Tool bietet eine breite Palette von Funktionen, mit denen Organisationen ihre ECM-Lösungen individuell anpassen können

Nachteile

• Komplexität – Implementierungen können aufgrund der Komplexität länger dauern und zusätzliche Ressourcen erfordern
• Kosten – Die Lizenzierungskosten können relativ hoch sein

Preise

OpenText bietet keine Preisinformationen zu seiner ECM Suite. Auf seiner Website lädt das Unternehmen Interessierte dazu ein, sich mit ihm in Verbindung zu setzen, um die Preise und weitere Einzelheiten zu einem bestimmten Preisplan zu erfahren.

Beste Wahl für große Unternehmen in regulierten Branchen

Die OpenText ECM Suite eignet sich am besten für große Unternehmen und regulierte Branchen, die eine robuste ECM-Lösung mit starken Compliance- und Sicherheitsfunktionen benötigen.

3. Filestage

Filestage ist eine Content-Review- und Freigabeplattform für interne Marketingabteilungen und Kreativteams. Das Tool optimiert die Review- und Freigabeprozesse für digitale Inhalte und erleichtert die Zusammenarbeit von Teams sowie den Austausch von Feedback zu verschiedenen Dateitypen.

Außerdem können Sie mit Filestage die Freigabe der einzelnen Stakeholder verifizieren, um das Potenzial für etwaige Fehler zu minimieren und die Verantwortlichkeit Ihrer Reviewer zu verbessern.

Die wichtigsten Funktionen

• Anpassbare Workflows – Filestage bietet benutzerdefinierte Workflows für die effiziente Überprüfung und Freigabe von Inhalten
• Kommentare in Echtzeit – Stakeholder können ihr Feedback in Echtzeit abgeben und den Bedarf an E-Mail-basierter Kommunikation reduzieren
• Verifizierte Freigaben – Überprüfen Sie zusätzlich zu Ihren Inhalten die einzelnen Freigaben und verbessern Sie die Verantwortlichkeit Ihrer Reviewer
• Online-Proofing – Vereinfacht den Review-Prozess, indem es den Stakeholdern eine zentralisierte Plattform für die Zusammenarbeit und das Feedback bietet
• Benutzerfreundliche Oberfläche – Filestage bietet eine bedienungsfreundliche Oberfläche, mit der auch technisch nicht versierten Nutzern eine effiziente Zusammenarbeit erleichtert wird

Vorteile

• Einfach zu bedienende Oberfläche für eine effiziente Zusammenarbeit
• Versionskontrolle und Funktionen zur Verfolgung von Kommentaren
• Integration mit Cloud-Speicherdiensten
• Workflow-Automatisierung und Aufgabenzuweisung

Nachteile

• Es gibt keine mobile App

Preise

Filestage bietet einen kostenlosen Tarif an, der zwei aktive Projekte und 2 GB sicheren Speicherplatz umfasst.

Wenn Sie mehr Projekte und Speicherplatz benötigen, erhalten Sie mit dem Basic-Tarif 10 aktive Projekte und 250 GB sicheren Speicherplatz für 49 €/Monat – einschließlich einer unbegrenzten Anzahl von Teammitgliedern. Außerdem stehen Professional- und Enterprise-Tarife mit erweiterten Funktionen zur Auswahl. Diese können Sie in einer kostenlosen siebentägigen Testphase ausgiebig testen.

Spitzenkandidat für Marketingteams, die ihren Feedback- und Freigabeprozess optimieren möchten

Filestage eignet sich am besten für Kreativteams, Marketingabteilungen und Agenturen, die eine optimierte Lösung für die gemeinsame Arbeit an Inhalten und deren Reviews nebst Freigaben benötigen.

4. Alfresco

Alfresco ist eine Open-Source-Plattform für Unternehmens-Content-Dienstleistungen, die für ihre Flexibilität und Erweiterbarkeit bekannt ist. Sie bietet eine Reihe von Funktionen für die Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen, die Workflow-Automatisierung und die Zusammenarbeit, was sie zu einer vielseitigen Lösung für verschiedene Branchen macht.

Die wichtigsten Funktionen

• Dokumentenmanagement – Alfresco bietet robuste Dokumentenmanagement-Funktionen mit Dokumentenversionierung
• Records-Management – Das ECM-System umfasst Funktionen für die Verwaltung von Aufzeichnungen und die Einhaltung von Vorschriften
• Workflow-Automatisierung – Organisationen können Dokumenten-Workflows und Freigabeprozesse automatisieren
• Anpassbare Benutzeroberfläche – Alfresco ermöglicht die Anpassung an spezifische ECM-Anforderungen
• Offene Architektur – Die offene Architektur ermöglicht eine einfache Integration mit anderen Geschäftssystemen

Vorteile

• Anpassung – Alfresco ist in hohem Maße anpassbar, sodass es sich für Organisationen mit individuellen Anforderungen eignet
• Open Source – Sein Open-Source-Charakter bietet Kosteneinsparungen und eine starke Entwicklergemeinschaft
• Dokumentenmanagement – Das Tools sticht heraus durch seine Dokumentenmanagement- und Workflow-Funktionen

Nachteile

• Technisches Fachwissen – Wegen seiner Open-Source-Eigenschaften sind möglicherweise mehr technisches Fachwissen für die Einrichtung und Wartung erforderlich

Preise

Alfresco bietet eine Content-Management-Suite mit drei verschiedenen Preisvarianten:

• Starter-Edition
• Business-Edition
• Enterprise-Edition

Jede Variante bietet unterschiedliche Möglichkeiten in Bezug auf den Speicher und die Funktionen. Um die genauen Preise für die einzelnen Optionen zu erfahren, müssen Sie beim Unternehmen ein Angebot einholen.

Die ideale Wahl für Unternehmen, die ein hochgradig anpassbares ECM-System suchen

Alfresco eignet sich am besten für Organisationen, die eine hochgradig anpassbare Enterprise-Content-Management-Lösung benötigen und auf Open-Source-Software setzen möchten. Die Plattform ist besonders wertvoll für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen an ihr Content Management.

5. M-Files

M-Files ist ein dynamisches Enterprise-Content-Management-System, das sich auf die Fahne geschrieben hat, Organisationen dabei zu helfen, ihre Dokumente und Informationen effizient zu verwalten und zu organisieren.

Das System zeichnet sich durch einen einzigartigen Ansatz für die Verwaltung von Inhalten aus, bei dem der Schwerpunkt auf einer metadatengestützten Klassifizierung und einer intuitiven Suche liegt, um mehr Benutzerfreundlichkeit zu bieten. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Content-Management-Prozesse zu optimieren.

Die wichtigsten Funktionen

• Metadatengesteuerte Klassifizierung – M-Files verwendet Metadaten, um Inhalte zu klassifizieren und zu organisieren, wodurch komplexe Ordnerstrukturen überflüssig werden
• Versionskontrolle – Die Versionierung von Dokumenten stellt sicher, dass Ihr Team immer mit den neuesten und genauesten Informationen arbeitet
• Workflow-Automatisierung – Automatisierungsfunktionen vereinfachen die Freigabe- und Weiterleitungsprozesse für Dokumente
• KI-gestützte Dokumentenverwaltung – M-Files setzt künstliche Intelligenz ein, um Dokumente auf intelligente Weise zu klassifizieren und abzurufen
• Mobile Zugänglichkeit – Nutzer können von einer Vielzahl von Geräten aus auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten

Vorteile

• Effizientes Metadaten-Tagging – Der auf Metadaten basierende Ansatz vereinfacht die Organisation und den Abruf von Dokumenten
• Benutzerfreundlich – Die intuitive Benutzeroberfläche des Systems erfordert nur minimalen Schulungsaufwand, was die Benutzerakzeptanz verbessert

Nachteile

• Kosten – M-Files kann für kleine Unternehmen einen relativ großen Kostenfaktor darstellen
• Komplexität der Integration – Die Software kann zwar in verschiedene Systeme integriert werden, für umfangreiche Anpassungen können aber fortgeschrittene technische Kenntnisse vonnöten sein

Preise

M-Files bietet kundenspezifische Preispläne an, die Sie nach einer Angebotsanfrage bei dem Unternehmen erhalten.

Der Platzhirsch für Unternehmen mit einem metadatengesteuerten Ansatz zur Verwaltung von Inhalten

M-Files eignet sich am besten für Organisationen, die eine benutzerfreundliche Enterprise-Content-Management-Lösung mit einem metadatengesteuerten Ansatz suchen. Damit ist das System ideal für Unternehmen, die sich auf eine effiziente Verwaltung und Abfrage von Inhalten konzentrieren.

6. IBM FileNet

IBM FileNet bietet eine robuste Enterprise-Content-Management-Lösung, die verschiedene Funktionen für Dokumenten- und Content-Management, die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Records-Management bietet.

Als Bestandteil des IBM-Ökosystems liefert FileNet einen umfassenden Ansatz für das Content Management für Organisationen jeder Größe.

Die wichtigsten Funktionen

• Content Management – IBM FileNet zeichnet sich durch die Organisation, Speicherung und den Abruf von Dokumenten aus
• Workflow-Automatisierung – Die Software rationalisiert die Freigabeprozesse für Dokumente und reduziert manuelle Aufgaben
• Records-Management – Das System unterstützt Organisationen bei der Verwaltung von Aufzeichnungen und der Einhaltung von Compliance-Anforderungen
• Integrationsmöglichkeiten – FileNet lässt sich nahtlos in andere IBM-Lösungen und Anwendungen von Drittanbietern integrieren
• Skalierbarkeit – Das ECM-System ist skalierbar und eignet sich daher sowohl für kleine als auch für Großunternehmen

Vorteile

• Umfassende Funktionen – IBM FileNet bietet eine breite Palette von Enterprise-Content-Management-Funktionen für Organisationen mit unterschiedlichen Content-Management-Anforderungen
• Integration – Die nahtlose Integration mit anderen IBM-Produkten vereinfacht den Workflow und verbessert die Zusammenarbeit
• Skalierbarkeit – Geeignet für Organisationen mit unterschiedlichen Anforderungen an das Content Management

Nachteile

• Komplexität – Die Einrichtung und Verwaltung von FileNet kann mehr Ressourcen und technisches Fachwissen erfordern
• Kosten – Die Lizenzkosten können relativ hoch sein, insbesondere für kleinere Organisationen

Preise

Online sind keine Informationen über die IBM-FileNet-Preispläne verfügbar.

Der ideale Kandidat für Organisationen, die eine umfassende ECM-Lösung suchen

IBM FileNet ist ideal für Organisationen, die auf der Suche nach einem umfassenden ECM-System sind, das sich nahtlos mit anderen IBM-Produkten integrieren lässt. Die Software eignet sich somit für Unternehmen, die einen ganzheitlichen Ansatz für das Content Management benötigen.

7. Laserfiche

Laserfiche ist eine vielseitige Enterprise-Content-Management-Lösung, die darauf ausgerichtet ist, Organisationen bei der effizienten Verwaltung, Speicherung und Sicherung ihrer Dokumente und Informationen zu unterstützen.

Die Software bietet eine umfassende Suite mit Funktionen für Content Management, Workflow-Automatisierung und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und ist damit ein wertvolles Asset für verschiedene Branchen.

Die wichtigsten Funktionen

• Workflow-Automatisierung – Automatisierungstools optimieren Freigabe- und Weiterleitungsprozesse für Dokumente
• eForms – Das ECM-System ermöglicht die Erstellung elektronischer Formulare für eine optimierte Datenerfassung
• Records-Management – Laserfiche unterstützt Organisationen bei der Einhaltung der Anforderungen an das Records-Management
• Integration – Die Software lässt sich gut mit anderen Geschäftssystemen integrieren und bietet eine entwicklerfreundliche Plattform
• Dateiverwaltung – Laserfiche bietet robuste Funktionen zur Organisation und Speicherung von Dokumenten

Vorteile

• Umfassende Funktionen – Laserfiche bietet eine breite Palette von Enterprise-Content-Management-Tools für verschiedene Content-Management-Anforderungen
• Benutzerfreundlich – Die intuitive Benutzeroberfläche und eForms vereinfachen die Dokumentenverarbeitung und Datenerfassung
• Integration – Die Plattform lässt sich nahtlos in andere Geschäftssysteme integrieren und wartet mit entwicklerfreundlichen Funktionen auf

Nachteile

• Komplexität – Implementierungen können aufgrund der Komplexität Zeit und zusätzliche Ressourcen beanspruchen

Preise

• Starter-Tarif – rund 45 € pro Benutzer/Monat
• Professional-Tarif – knapp 69 € pro Benutzer/Monat
• Business-Tarif – etwa 79 € pro Benutzer/Monat

Die beste Entscheidung für Unternehmen, die sich auf die Dateiverwaltung konzentrieren

Laserfiche eignet sich am besten für Organisationen, die eine umfassende ECM-Lösung mit Schwerpunkt auf Dateimanagement, Workflow-Automatisierung und Compliance suchen, und ist damit eine vielseitige Wahl für verschiedene Branchen.

8. Hyland OnBase

Hyland OnBase ist eine vielseitige Enterprise-Content-Management-Lösung, die für ihre robusten Dokumenten- und Content-Management-Funktionen bekannt ist. Sie bietet eine Reihe von Funktionen, die Organisationen dabei helfen, Dokumente effizient zu verwalten, Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Die wichtigsten Funktionen

• Dateiverwaltung – Hyland OnBase eignet sich hervorragend für die Organisation, Speicherung und den Abruf von Dokumenten
• Workflow-Automatisierung – Automatisierungstools optimieren Freigabe- und Weiterleitungsprozesse für Dokumente
• Content-Erfassung – Die Software umfasst Funktionen zur Erfassung und Digitalisierung von Inhalten aus verschiedenen Quellen
• Records-Management – OnBase unterstützt Organisationen bei der Verwaltung von Aufzeichnungen und der Einhaltung von Compliance-Anforderungen
• Integration – Das System lässt sich nahtlos in andere Geschäftssysteme integrieren und wartet mit entwicklerfreundlichen Tools auf

Vorteile

• Umfassende Funktionen – Hyland OnBase bietet eine breite Palette von ECM-Tools für verschiedene Content-Management-Anforderungen
• Integration – Die nahtlose Integration in andere Geschäftssysteme verbessert die Zusammenarbeit und die Effizienz der Arbeitsabläufe
• Entwicklerfreundlich – OnBase bietet eine Plattform für Entwickler zur Schaffung benutzerdefinierter Lösungen

Nachteile

• Preis – OnBase Enterprise kann für kleinere Unternehmen einen großen Kostenpunkt darstellen
• Herausforderungen bei der Skalierbarkeit – Wenn Organisationen expandieren, kann es zu Komplikationen bei der effektiven Skalierung der Lösung kommen
• Komplexität der Integration – Obwohl Hyland OnBase starke Integrationsfunktionen bietet, kann die Integration der ECM-Software in andere Software und Systeme ein komplexer Prozess sein

Preise

OnBase Premium Enterprise bietet fünf verschiedene Preisstufen. Alle gelten für 36 Monate:

• Stufe 1 – etwa 300.000 € für bis zu 50 Standardnutzer
• Stufe 2 – rund 580.000 € für bis zu 100 Standardnutzer
• Stufe 3 – knapp 1.100.000 € für bis zu 200 Standardnutzer
• Stufe 4 – rund 2.500.000 € für bis zu 500 Standardnutzer
• Stufe 5 – knapp 4.650.000 € für bis zu 1.000 Standardnutzer

Ausgezeichnete Wahl für Organisationen, die ein vielseitiges Content-Management-System suchen

Hyland OnBase eignet sich besonders gut für Organisationen, die eine umfassende ECM-Software mit leistungsstarker Dateiverwaltung, Workflow-Automatisierung und Compliance-Funktionen suchen. Das System bietet eine vielseitige Lösung für verschiedene Branchen, die ihre Content-Management-Prozesse verbessern möchten.

9. DocuWare

DocuWare ist eine beliebte Lösung zur Dateiverwaltung und Workflow-Automatisierung. Sie unterstützt Organisationen dabei, ihre dokumentenzentrierten Prozesse zu optimieren.

Die Lösung bietet eine umfassende Palette von Funktionen, mit denen es für Unternehmen viel einfacher wird, Dokumente zu erfassen, zu verwalten und zu organisieren. Darüber hinaus erleichtert sie auch die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Die wichtigsten Funktionen

• Dokumentenerfassung – DocuWare bietet Tools zur Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, wie z. B. Scannern und mobilen Geräten
• Dateiverwaltung – Die Software bietet robuste Funktionen zur Speicherung, Organisation und Versionskontrolle von Dokumenten
• Workflow-Automatisierung – DocuWare optimiert Geschäftsprozesse durch die Automatisierung der Weiterleitung und Freigabe von Dokumenten
• Cloud- und Vor-Ort-Optionen – Das System bietet Flexibilität durch cloudbasierte und Vor-Ort-Einsatzoptionen
• Mobiler Zugriff – Nutzer können von überall aus auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten, was die Produktivität steigert

Vorteile

• Effiziente Workflow-Automatisierung – DocuWare vereinfacht und beschleunigt Geschäftsprozesse durch automatisierte Arbeitsabläufe
• Flexibilität – Das System bietet Bereitstellungsoptionen, mit denen Organisationen zwischen Cloud- und On-Premises-Lösungen wählen können

Nachteile

• Technisches Fachwissen erforderlich – Zwar bietet die Software ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten, doch für umfangreiche Konfigurationen kann technisches Fachwissen vonnöten sein

Preise

Nach Angaben von Trust Radius bietet DocuWare vier verschiedene Preismodelle an:

• Basis-Tarif – etwa 275 €/Monat
• Enterprise-Tarif – rund 1.400 €/Monat
• Pro-Tarif – Die Preise werden auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten und nach Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb erhältlich
• Large-Enterprise-Tarif – Die Preise werden auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten und sind nach Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb erhältlich

Hat die Nase vorn bei der Automatisierung von Dokumenten

DocuWare eignet sich am besten für Organisationen, die ihre Dokumenten-Management-Prozesse optimieren und Arbeitsabläufe automatisieren möchten. Damit wird die Lösung besonders wertvoll für Unternehmen mit dokumentenintensiven Tätigkeiten.

10. Nuxeo

Nuxeo ist eine leistungsstarke und erweiterbare Enterprise-Content-Management-Plattform, deren Fokus auf der Verwaltung und Nutzung unstrukturierter Daten liegt. Sie bietet Organisationen eine Reihe robuster Funktionen für Dokumentenmanagement, Content Governance und Digital Asset Management.

Die wichtigsten Funktionen

• Content Governance – Mit Nuxeo behalten Organisationen die Kontrolle über ihre Inhalte, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt
• Digital Asset Management – Die Plattform bietet erweiterte Funktionen für die effiziente Verwaltung und Nutzung digitaler Assets
• Integration – Nuxeo ist bekannt für seine Erweiterbarkeit und die Fähigkeit zur Integration mit verschiedenen Systemen und Anwendungen
• KI und maschinelles Lernen – Die Software nutzt KI und maschinelles Lernen für die Analyse von Inhalten und die Verbesserung der Suche
• Skalierbarkeit – Nuxeo ist hochgradig skalierbar und eignet sich für Organisationen mit wachsendem Content-Bedarf

Vorteile

• Erweiterbarkeit – Die Plattform von Nuxeo ist in hohem Maße erweiterbar, sodass Unternehmen sie an ihre spezifischen Content-Management-Anforderungen anpassen können
• Content Governance – Das System unterstützt Organisationen dabei, die Einhaltung von Vorschriften und die Kontrolle über ihre Inhalte sicherzustellen
• KI-gestützte Funktionen – Durch den Einsatz von KI und maschinellem Lernen werden die Suche nach Inhalten und deren Analyse verbessert

Nachteile

• Ressourcenintensiv – Nuxeo kann ressourcenintensiv sein, sowohl in Bezug auf die Hardwareanforderungen als auch auf die Systemressourcen
• Begrenzte Out-of-the-Box-Funktionalität – Die Erweiterbarkeit von Nuxeo zählt zwar zu den Stärken der Software, kann sich aber für Organisationen, die mehr Out-of-the-Box-Funktionalität wünschen, auch als Nachteil erweisen

Preise

Es gibt online keine Informationen über die genauen Preise von Nuxeo.

Ideale Zielgruppe: Unternehmen mit unterschiedlichen Content-Anforderungen

Nuxeo eignet sich am besten für Organisationen, die eine erweiterbare und skalierbare ECM-Software suchen, die komplexe Content-Management-Anforderungen bewältigen kann. Das System ist somit eine gute Wahl für Unternehmen mit unterschiedlichen Content-Anforderungen.

11. DocStar ECM-Software

DocStar ECM Software ist eine Dokumentenverwaltungs- und Automatisierungslösung, die Organisationen dabei hilft, die Erfassung, Speicherung und Abfrage von Dokumenten zu verbessern. Sie bietet eine Reihe von Funktionen, um dokumentenzentrierte Abläufe zu optimieren und die Gesamteffizienz zu steigern.

Die wichtigsten Funktionen

• Dokumentenerfassung – DocStar vereinfacht die Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, wie Scannern und mobilen Geräten
• Versionskontrolle und Dokumentenmanagement – Das System bietet eine robuste Speicherung, Organisation und Versionskontrolle von Dokumenten
• Workflow-Automatisierung – DocStar optimiert die Weiterleitung und Freigabe von Dokumenten und sorgt so für eine Verbesserung der Geschäftsprozesse
• Cloud- und Vor-Ort-Optionen – Die Lösung bietet Flexibilität bei der Bereitstellung mit Cloud- und Vor-Ort-Optionen
• Mobiler Zugriff – Nutzer können von überall aus auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten, was die Produktivität steigert

Vorteile

• Effiziente Workflow-Automatisierung – DocStar verbessert die betriebliche Effizienz durch die Automatisierung der Weiterleitung und Freigabe von Dokumenten
• Bereitstellungsoptionen – Ihre Organisation kann zwischen cloudbasierten und lokalen Lösungen wählen
• Benutzerfreundliche Oberfläche – Durch sein intuitives Design können die Nutzer das Produkt einfach bedienen

Nachteile

• Preisgestaltung – Die Kosten von DocStar können für kleine Unternehmen eine relativ hohe Ausgabe darstellen
• Anpassung – Für umfangreiche Konfigurationen kann technisches Fachwissen erforderlich sein

Preise

Die Preise von DocStar sind nicht öffentlich zugänglich. Sie können sich über den Kundensupport des Unternehmens ein Angebot einholen.

Optimal für Unternehmen mit dokumentenintensiven Abläufen

Die DocStar ECM-Software eignet sich am besten für Organisationen, die ihre Dokumentenmanagement-Prozesse optimieren und Arbeitsabläufe automatisieren möchten, was sie zu einer wertvollen Bereicherung für Unternehmen mit dokumentenintensiven Tätigkeiten macht.

12. Dokmee

Dokmee ist eine vielseitige Dokumenten- und Content-Management-Lösung, die Organisationen bei der effizienten Erfassung, Speicherung und Verwaltung ihrer Dokumente und Informationen unterstützt.

Sie bietet eine umfassende Suite mit Funktionen zur Optimierung der Dokumentenverwaltung und zur Verbesserung der allgemeinen Geschäftseffizienz.

Die wichtigsten Funktionen

• Suche und Abruf – Erweiterte Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten basierend auf Keywords, Metadaten und Dokumenteninhalten und verbessern so die Effizienz
• Sicherheit und Zugriffskontrolle – Dokmee bietet granulare Zugriffskontrollen, die es Organisationen ermöglichen, den Dokumentenzugriff auf der Grundlage von Nutzerrollen und Berechtigungen einzuschränken und so die Datensicherheit zu erhöhen
• Records-Management – Organisationen können Aufzeichnungen effektiv verwalten und aufbewahren und so die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen sicherstellen, einschließlich Aufbewahrungsrichtlinien und Entsorgungsplänen
• Audit-Trail – Dokmee bietet einen Prüfpfad, der die Dokumentenaktivitäten nachverfolgt und eine Historie der Dokumentenänderungen und -zugriffe liefert, was für die Einhaltung von Vorschriften und die Rechenschaftspflicht unerlässlich ist
• Content Collaboration – Nutzer können in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten und Projekten arbeiten, was die Teamarbeit fördert und den Bedarf an E-Mail-basierter Kommunikation reduziert

Vorteile

• Effiziente Workflow-Automatisierung – Dokmee optimiert Geschäftsprozesse durch automatisierte Weiterleitung und Freigabe von Dokumenten
• Flexibilität bei der Bereitstellung – Unternehmen können zwischen cloudbasierten und lokalen Lösungen wählen

Nachteile

• Lernkurve – Die umfangreichen Funktionen und Möglichkeiten des Systems erfordern möglicherweise eine Schulung, um es effektiv nutzen zu können, was zu einer langsameren Akzeptanz durch die Nutzer führen kann
• Herausforderungen bei der Skalierbarkeit – Einige Nutzer haben über Probleme bei der Skalierung von Dokmee berichtet, um den wachsenden Anforderungen sehr großer Unternehmen gerecht zu werden

Preise

Dokmee hat keine öffentlichen Preisinformationen aufgeführt. Wenn Sie ein Angebot für einen Preis von dem Unternehmen erhalten möchten, sollten Sie es direkt beim Kundendienst anfordern.

Ideale Lösung für Compliance und Records-Management

Dokmee ist wertvoll für Unternehmen, die gesetzliche Vorschriften einhalten müssen, inklusive Schriftgutverwaltung und Aufbewahrungsrichtlinien.

13. ELO Digital Office

ELO Digital Office ist eine führende ECM-Software, die Organisationen mit effizientem Dokumentenmanagement, der Automatisierung von Prozessen und Information Governance unterstützt.

ELO Digital Office bietet ein umfassendes Paket von Tools, die Unternehmen dabei helfen, ihre Dokumente zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und auf sie zuzugreifen, um so die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Es ist bekannt für seine Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit, was es zu einer zuverlässigen Wahl für Unternehmen in verschiedenen Branchen macht.

Die wichtigsten Funktionen

• Dokumentenmanagement – ELO Digital bietet eine robuste Dokumentenorganisation, die sicherstellt, dass Dokumente sicher gespeichert und versioniert werden und leicht abgerufen werden können
• Records-Management – Die Software unterstützt Organisationen bei der Verwaltung von Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus und erleichtert die Einhaltung der Vorschriften rund um Aufbewahrungsrichtlinien, rechtliche Anforderungen und Entsorgungspläne
• Audit-Trail – ELO Digital Office führt ein umfassendes Prüfprotokoll, in dem die Aktivitäten und Änderungen an den Dokumenten nachverfolgt werden, um Verantwortlichkeit, Compliance und Sicherheit zu gewährleisten
• Integration – Die Lösung lässt sich nahtlos in andere Geschäftssysteme und Anwendungen integrieren und bietet Flexibilität und Interoperabilität
• Tools für die Zusammenarbeit – ELO Digital Office enthält Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z. B. Anmerkungen in den Dokumenten, Diskussionen und gemeinsame Arbeitsbereiche, in denen Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können
• Mobiler Zugriff – Nutzer können von überall aus mit mobilen Geräten auf Dokumente zugreifen und mit ihnen arbeiten, was der Produktivität und Flexibilität der Mitarbeiter zugute kommt, auch wenn sie unterwegs sind

Vorteile

• Skalierbarkeit – Die Lösung eignet sich sowohl für kleine als auch große Organisationen und erfüllt mit ihrer Skalierbarkeit unterschiedliche Anforderungen an das Content Management
• Sicherheit – ELO Digital Office legt großen Wert auf Datensicherheit und bietet robuste Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zum Schutz sensibler Daten
• Audit-Trail – Das System führt ein umfassendes Prüfprotokoll, das die Aktivitäten und Änderungen an Dokumenten nachverfolgt und so die Nachvollziehbarkeit und Einhaltung der Vorschriften gewährleistet

Nachteile

• Ressourcenbedarf – Das System kann spezielle IT-Ressourcen für die Administration, Anpassung und den Support erfordern, was für kleinere Unternehmen mit begrenztem IT-Personal eine Einschränkung darstellen kann
• Dokumentation und Schulung – Einige Nutzer haben berichtet, dass die Dokumentation und das Schulungsmaterial des Systems umfangreicher und benutzerfreundlicher sein könnten
• Support- und Wartungskosten – Die laufenden Support- und Wartungskosten können erheblich sein, was bei den langfristigen Budgetüberlegungen für die Einführung von ELO Digital Office berücksichtigt werden sollte

Preise

Wie viele andere Enterprise-Content-Management-Systeme stellt auch ELO Digital online keine Preisinformationen bereit. Sie müssen sich an den Vertrieb des Unternehmens wenden, um ein individuelles Angebot für Ihren Anwendungsfall zu erhalten.

Am besten für spezifische Anforderungen an die Workflow-Automatisierung

ELO Digital ist die ideale Wahl für Organisationen, die eine flexible und skalierbare ECM-Lösung suchen, die sich an spezifische Anforderungen in Bezug auf Content Management und Workflow-Automatisierung anpassen lässt. Die Software ist besonders wertvoll für Unternehmen in verschiedenen Branchen, die ihr Document- und Records-Management verbessern möchten.

8 Vorteile der Implementierung einer speziellen Enterprise-Content-Management-Software

Eine spezielles ECM-System für Ihr Enterprise-Content-Management hilft Ihrem Team, eine Vielzahl von Dokumenten zu verwalten und dabei alle Projektbeteiligten einzubeziehen und auf dem Laufenden zu halten. Diese Tools helfen Ihnen auch bei der Einhaltung von Vorschriften und ermöglichen es Ihrem Team, die Produktion von Dokumenten zu skalieren.

Hier sind die acht wichtigsten Vorteile der Implementierung von ECM-Software-Plattformen:

1. Bessere Dokumentenverwaltung
2. Optimierte Arbeitsabläufe
3. Verbesserte Zusammenarbeit
4. Sicherheit und Compliance
5. Weniger Papierverbrauch
6. Versionskontrolle
7. Schnelleres Suchen und Abrufen
8. Skalierbarkeit und Integration

1. Bessere Dokumentenverwaltung

Ein ECM-System für Ihr Enterprise-Content-Management ermöglicht es Ihrer Organisation, Dokumente in einer Plattform zu zentralisieren und zu organisieren. So können alle am Projekt Beteiligten wichtige Geschäftsinformationen leichter finden, darauf zugreifen und sie verwalten.

Letztendlich wird Ihr Team dank eines Dokumentenmanagementsystems die Gesamteffizienz und Produktivität steigern.

2. Optimierte Arbeitsabläufe

Die Optimierung der Dokumentenerstellung und -freigabe kann eine höllische Aufgabe sein. Da die meisten Enterprise-Content-Management-Programme Funktionen zur Workflow-Automatisierung enthalten, können Sie Geschäftsprozesse problemlos automatisieren und optimieren und manuelle Aufgaben reduzieren.

Indem Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren, können Sie schneller Entscheidungen treffen und die Betriebskosten senken.

3. Verbesserte Zusammenarbeit

Kein Content wird jemals in einem Vakuum erstellt. Sie brauchen mehrere Teammitglieder und wahrscheinlich auch andere Kollegen, die an dem Prozess beteiligt sind.

Mit einer Enterprise-Content-Management-Lösung können Sie die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern erleichtern, indem Sie mehreren Nutzern erlauben, in Echtzeit auf Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten und zu teilen. Dies fördert eine bessere Teamarbeit und den Wissensaustausch zwischen all Ihren Mitarbeitern und Teams.

4. Sicherheit und Compliance

Eines der wichtigsten Merkmale des Enterprise-Content-Managements ist die Bedeutung von Sicherheit und Compliance. Diese beiden sind absolut entscheidend.

Enterprise-Content-Management-Systeme bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Zugriffskontrollen und Verschlüsselung, um sensible Daten zu schützen. Dies ist besonders wichtig für Branchen mit strengen gesetzlichen Auflagen wie das Gesundheits- und das Finanzwesen.

5. Weniger Papierverbrauch

Ein umweltfreundlicher Vorteil eines Enterprise-Content-Management-Systems ist die Menge an Dokumenten, die nicht mehr täglich auf Papier ausgedruckt werden müssen. Neben dem Schutz der Umwelt wird Ihr Unternehmen durch die Umstellung auch eine erhebliche Kosteneinsparung erzielen.

6. Versionskontrolle

Enterprise-Content-Management-Software enthält häufig Funktionen zur Versionskontrolle, die sicherstellen, dass die Nutzer immer auf die aktuellsten Dokumentversionen zugreifen. Dadurch werden Verwirrung und Fehler vermieden, die bei der Arbeit mit veralteten Dokumenten auftreten können.

Außerdem können Sie mit einem gut ausgeführten Versionskontrollsystem mehrere Versionen der Datei nebeneinander vergleichen, was die Bearbeitung deutlich angenehmer macht.

7. Schnelleres Suchen und Abrufen

Leistungsstarke Suchfunktionen und Metadaten-Tagging in Enterprise-Content-Management-Systemen erleichtern das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten. So können Sie die Reaktionszeiten und den Kundenservice verbessern.

8. Skalierbarkeit und Integration

Wenn es um die Verwaltung von Inhalten in einem Unternehmen geht, ist es wichtig, dass ein System vorhanden ist, das bei steigender Nutzung und Nachfrage eine Skalierung ermöglicht.

Glücklicherweise sind Enterprise-Content-Management-Lösungen in der Regel skalierbar, sodass Unternehmen wachsen und sich anpassen können. Sie lassen sich auch mit anderen Geschäftsanwendungen wie CRM- und ERP-Systemen integrieren, um ein nahtloses Informations-Ökosystem zu schaffen.

Fazit

Wir hoffen, dass Sie nun eine klare Vorstellung davon haben, was eine Enterprise-Content-Management-Software ist und welches ECM-System Sie am besten für den Enterprise-Content in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten.

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