Por qué necesitas un software de gestión de contenidos empresariales + 13 mejores herramientas

Gestionar documentos desde la fase de ideación hasta la de publicación es un proceso largo y complejo. Y eso es especialmente cierto si trabajas en una empresa.

En las empresas, todo se vuelve más complejo: los equipos son más grandes, hay más dependencia de las distintas partes interesadas y la importancia de la precisión se vuelve vital.

Por eso puede ser muy beneficioso crear un lugar donde todas las partes interesadas puedan ir a echar un vistazo a los documentos, colaborar en ellos, dejar sus comentarios y aprobar una determinada versión de un archivo, manteniendo al mismo tiempo la seguridad de los archivos.

Para que sepas bien qué implica un software de gestión de contenidos empresariales, cuáles son algunas de sus ventajas más importantes y qué herramientas hay disponibles en este momento, ¡sigue leyendo!

¿Qué es el software de gestión de contenidos empresariales?

El software de gestión de contenidos empresariales son herramientas utilizadas por las organizaciones para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar contenidos y documentos relacionados con los procesos y operaciones de la organización.

Las herramientas de gestión de contenidos empresariales están diseñadas para ayudar a las empresas a agilizar su gestión de contenidos, mejorar la colaboración, garantizar el cumplimiento de la normativa y mejorar la productividad general.

Características clave de un sistema de gestión de contenidos empresariales

Los sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) están diseñados para gestionar, almacenar, organizar y distribuir eficazmente los contenidos y documentos de una organización. Suelen ofrecer una amplia gama de funciones para apoyar estos objetivos.

He aquí algunas características clave de la mayoría de los sistemas de gestión de contenidos empresariales:

• Gestión de documentos: los sistemas ECM ofrecen sólidas funciones de almacenamiento y gestión de documentos, como el registro de entrada y salida, el control de versiones y la posibilidad de organizar los documentos en carpetas o categorías.
• Captura de contenidos – Ofrecen herramientas para capturar contenidos de diversas fuentes, como escáneres, correo electrónico y formularios digitales. La tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) puede utilizarse para extraer texto de documentos escaneados.
• Búsqueda y recuperación – La potente funcionalidad de búsqueda permite a los usuarios encontrar y recuperar rápidamente documentos basándose en metadatos, palabras clave o búsqueda de texto completo, mejorando la accesibilidad a la información.
• Automatización del flujo de trabajo: los sistemas de gestión de contenidos empresariales suelen incluir herramientas de flujo de trabajo que permiten a las organizaciones automatizar la gestión de los procesos empresariales, como los flujos de trabajo de aprobación, el envío de documentos a las personas adecuadas y el seguimiento del progreso.
• Gestión de registros – Apoyan la conservación y la gestión del ciclo de vida de los registros, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Los registros pueden clasificarse, archivarse y, en su caso, destruirse.
• Seguridad y control de acceso: las sólidas funciones de seguridad, como el control de acceso basado en funciones y el cifrado, protegen los contenidos confidenciales y garantizan que sólo las personas autorizadas puedan acceder a documentos concretos.
• Herramientas de colaboración – Los sistemas de gestión de contenidos empresariales facilitan la colaboración al permitir que varios usuarios colaboren en los documentos, hagan comentarios y realicen un seguimiento de los cambios en tiempo real.
• Integración – Suelen integrarse con otras aplicaciones empresariales, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de planificación de recursos empresariales (ERP), para proporcionar un acceso sin fisuras a los contenidos en toda la organización.
• Gestión de metadatos – El etiquetado y la gestión de metadatos ayudan a categorizar y describir los documentos, facilitando su búsqueda y organización.
• Acceso móvil: muchos sistemas ECM ofrecen aplicaciones móviles o interfaces web responsivas, que permiten a los usuarios acceder a los documentos y trabajar con ellos desde smartphones y tabletas.

13 mejores programas de gestión de contenidos empresariales

Aquí tienes una lista de los 13 mejores software de gestión de contenidos empresariales para distintos casos de uso.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una versátil plataforma de gestión de contenidos empresariales que forma parte integral del ecosistema Microsoft 365. Sirve de eje centralizado para que las organizaciones gestionen documentos, contenidos y colaboren eficazmente.

Con su fuerte énfasis en la gestión de documentos y la colaboración, SharePoint proporciona una gran cantidad de funciones para las empresas.

Características principales

• Bibliotecas de documentos – SharePoint ofrece una sólida gestión de documentos, permitiendo a los usuarios organizar, almacenar y acceder a los documentos de forma eficiente
• Integración con aplicaciones de Office: la perfecta integración con aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel y PowerPoint mejora la productividad
• Sitios de intranet personalizables: las organizaciones pueden crear portales web personalizables para mejorar la comunicación interna y estar al día de cualquier tarea relacionada con los contenidos.
• Potente búsqueda: las capacidades de búsqueda de SharePoint permiten a los usuarios encontrar contenido rápidamente basándose en palabras clave, metadatos y tipo de contenido.

Ventajas

• Familiaridad – Muchos usuarios ya están familiarizados con las herramientas de Microsoft Office, lo que facilita la adopción de SharePoint
• Colaboración – SharePoint destaca en la colaboración de documentos, por lo que es ideal para equipos que trabajan en proyectos
• Integración – Su perfecta integración con las herramientas de Microsoft 365 mejora la eficacia del flujo de trabajo de contenidos

Desventajas

• Complejidad – Configurar y gestionar SharePoint puede ser complejo y requerir formación adicional
• Personalización – La personalización puede requerir conocimientos especializados

Precios

• Plan SharePoint – 5,00 $ usuario/mes
• Microsoft 365 Empresa Estándar – 12,50 $ usuario/mes

Lo mejor para los equipos que ya han invertido en el ecosistema Microsoft

Microsoft SharePoint es lo mejor para las organizaciones que dependen en gran medida de los productos de Microsoft y necesitan una solución ECM versátil que se integre a la perfección con sus herramientas e infraestructura existentes.

2. OpenText ECM Suite

OpenText ECM Suite es una solución integral de gestión de contenidos empresariales diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar contenidos, documentos y registros de forma eficaz. Este sistema ECM es altamente personalizable y adecuado para organizaciones de distintos tamaños e industrias.

Características principales

• Gestión de documentos: OpenText ECM Suite proporciona sólidas funciones de gestión de documentos, lo que facilita la organización y el acceso a los documentos.
• Gestión de registros – Ofrece funciones para la conservación y el cumplimiento de registros, importantes para las industrias reguladas.
• Automatización del flujo de trabajo: las organizaciones pueden automatizar la aprobación, el enrutamiento y las notificaciones de los documentos, mejorando la eficiencia.
• Escalabilidad – Puede adaptarse a las necesidades de las grandes empresas
• Integración: OpenText ECM Suite se integra perfectamente con varios sistemas empresariales

Ventajas

• Cumplimiento y seguridad: destaca por sus funciones de cumplimiento y seguridad, lo que la hace ideal para industrias reguladas.
• Escalabilidad – Adecuado para grandes organizaciones con necesidades crecientes de contenidos
• Personalización – Ofrece una amplia gama de funcionalidades, lo que permite a las organizaciones adaptar sus soluciones ECM

Desventajas

• Complejidad – Las implantaciones pueden llevar más tiempo y requerir recursos adicionales debido a su complejidad
• Coste – Los costes de licencia pueden ser relativamente altos

Precios

OpenText no ofrece información sobre los precios de su Suite ECM. En su sitio web, la empresa invita a todo el mundo a ponerse en contacto con ellos para conocer los precios y más detalles sobre un determinado plan de precios.

Lo mejor para grandes empresas de sectores regulados

OpenText ECM Suite es la solución más adecuada para grandes empresas y sectores regulados que requieren una solución ECM robusta con sólidas funciones de cumplimiento y seguridad.

3. Filestage

Filestage es una plataforma de revisión y aprobación de contenidos diseñada para departamentos internos de marketing y equipos creativos. La herramienta agiliza los procesos de revisión y aprobación de contenidos digitales, facilitando a los equipos la colaboración y el intercambio de opiniones sobre distintos tipos de archivos.

Filestage también te permite verificar la aprobación de cada parte interesada para minimizar la posibilidad de cualquier error y mejorar la responsabilidad de tus revisores.

Características principales

• Flujos de trabajo personalizables: Filestage ofrece flujos de trabajo personalizables para revisar y aprobar contenidos de forma eficaz.
• Comentarios en tiempo real: las partes interesadas pueden dar su opinión en tiempo real y reducir la necesidad de comunicación por correo electrónico.
• Aprobaciones verificadas -Verifica cada aprobación encima de tu contenido y mejora la responsabilidad de cada revisor.
• Revisión en línea – Simplifica el proceso de revisión proporcionando una plataforma centralizada para que las partes interesadas colaboren y aporten sus comentarios.
• Interfaz fácil de usar – Filestage ofrece una interfaz fácil de usar, lo que facilita a los usuarios sin conocimientos técnicos una colaboración eficaz

Ventajas

• Interfaz fácil de usar para una colaboración eficaz
• Funciones de control de versiones y seguimiento de comentarios
• Integración con servicios de almacenamiento en la nube
• Automatización del flujo de trabajo y asignación de tareas

Desventaja

• No hay aplicación móvil disponible

Precios

Filestage ofrece un plan gratuito, que incluye dos proyectos activos y 2 GB de almacenamiento seguro.

Si necesitas más proyectos y almacenamiento, el plan Básico te ofrece 10 proyectos activos y 250 GB de almacenamiento seguro por 49 $/mes, incluidos miembros de equipo ilimitados. También hay disponibles planes Profesional y Empresa con funciones avanzadas. Están disponibles como prueba gratuita de siete días.

Lo mejor para los equipos de marketing que buscan agilizar sus comentarios y su proceso de aprobación

Filestage es ideal para equipos creativos, departamentos de marketing y agencias que necesitan una solución ágil para los procesos de colaboración, revisión y aprobación de contenidos.

4. Alfresco

Alfresco es una plataforma de servicios de contenidos empresariales de código abierto conocida por su flexibilidad y extensibilidad. Ofrece una serie de funciones para la gestión de documentos y registros, la automatización del flujo de trabajo y la colaboración, lo que la convierte en una solución versátil para diversos sectores.

Características principales

• Gestión de documentos – Alfresco ofrece sólidas capacidades de gestión de documentos con versionado de documentos
• Gestión de registros – Incluye funciones para la gestión de registros y el cumplimiento de la normativa
• Automatización del flujo de trabajo: las organizaciones pueden automatizar los flujos de trabajo de documentos y los procesos de aprobación.
• Interfaz de usuario personalizable: Alfresco permite la personalización para satisfacer necesidades ECM específicas
• Arquitectura abierta – Su arquitectura abierta permite una fácil integración con otros sistemas empresariales

Ventajas

• Personalización – Alfresco es altamente personalizable, lo que lo hace adecuado para organizaciones con requisitos únicos
• Código abierto – Su naturaleza de código abierto proporciona un ahorro de costes y una fuerte comunidad de desarrolladores
• Gestión de documentos – Destaca en la gestión de documentos y las capacidades de flujo de trabajo

Desventaja

• Conocimientos técnicos – La naturaleza de código abierto puede requerir más conocimientos técnicos para la configuración y el mantenimiento

Precios

Alfresco ofrece una suite de gestión de contenidos con tres opciones de precios diferentes:

• Edición Starter
• Edición empresarial
• Edición para empresas

Cada opción ofrece diferentes capacidades de almacenamiento y funciones, pero tendrás que solicitar un presupuesto a la empresa para obtener precios específicos de cada opción.

Lo mejor para empresas que buscan una solución ECM altamente personalizable

Alfresco es lo mejor para las organizaciones que necesitan una solución de gestión de contenidos empresariales altamente personalizable y se sienten cómodas con el software de código abierto. Es especialmente valioso para empresas con necesidades únicas de gestión de contenidos.

5. M-Files

M-Files es una solución dinámica de gestión de contenidos empresariales diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar y organizar eficazmente sus documentos e información.

M-Files destaca por su enfoque único de la gestión de contenidos, que hace hincapié en la clasificación basada en metadatos y la búsqueda intuitiva para mejorar la experiencia del usuario. Ofrece multitud de funciones para agilizar los procesos de gestión de contenidos.

Características principales

• Clasificación basada en metadatos – M-Files utiliza metadatos para clasificar y organizar el contenido, eliminando la necesidad de complejas estructuras de carpetas
• Control de versiones: el control de versiones de los documentos garantiza que tu equipo trabaje siempre con la información más reciente y precisa.
• Automatización del flujo de trabajo: las funciones de automatización simplifican los procesos de aprobación y encaminamiento de documentos.
• Gestión de documentos potenciada por la IA: M-Files aprovecha la inteligencia artificial para clasificar y recuperar documentos de forma inteligente.
• Accesibilidad móvil – Los usuarios pueden acceder a los documentos y colaborar en ellos desde diversos dispositivos

Ventajas

• Etiquetado eficiente de metadatos – El enfoque basado en metadatos simplifica la organización y recuperación de documentos
• Fácil de usar – La interfaz intuitiva del sistema requiere una formación mínima, lo que mejora la adopción por parte del usuario

Desventajas

• Coste – Los archivos M pueden ser relativamente caros para las pequeñas empresas
• Complejidad de la integración – Aunque puede integrarse con varios sistemas, una amplia personalización puede requerir conocimientos técnicos avanzados

Precios

M-Files ofrece planes de precios personalizados disponibles tras solicitar un presupuesto a la empresa.

Lo mejor para empresas con un enfoque de la gestión de contenidos basado en metadatos

M-Files se adapta mejor a las organizaciones que buscan una solución de gestión de contenidos empresariales fácil de usar con un enfoque basado en metadatos, por lo que es ideal para empresas centradas en la gestión y recuperación eficaz de contenidos.

6. IBM FileNet

IBM FileNet es una sólida solución de gestión de contenidos empresariales que ofrece diversas funciones para la gestión de documentos y contenidos, la automatización de flujos de trabajo y la gestión de registros.

Como parte del ecosistema de IBM, FileNet ofrece un enfoque integral de la gestión de contenidos para organizaciones de todos los tamaños.

Características principales

• Gestión de contenidos: IBM FileNet destaca en la organización, almacenamiento y recuperación de documentos
• Automatización del flujo de trabajo: agiliza los procesos de aprobación de documentos y reduce las tareas manuales.
• Gestión de registros: FileNet ayuda a las organizaciones a gestionar registros y a cumplir los requisitos de conformidad.
• Capacidades de integración: se integra perfectamente con otras soluciones de IBM y aplicaciones de terceros.
• Escalabilidad – FileNet es escalable, por lo que es adecuado tanto para pequeñas empresas como para grandes empresas

Ventajas

• Funciones completas: IBM FileNet ofrece una amplia gama de funciones de gestión de contenidos empresariales para organizaciones con diversas necesidades de gestión de contenidos
• Integración – Su perfecta integración con otros productos de IBM simplifica el flujo de trabajo y mejora la colaboración
• Escalabilidad – Adecuado para organizaciones con distintos requisitos de gestión de contenidos

Desventajas

• Complejidad – Configurar y gestionar FileNet puede requerir más recursos y conocimientos técnicos
• Coste – Los costes de las licencias pueden ser relativamente altos, especialmente para las organizaciones más pequeñas.

Precios

No hay información disponible en línea sobre los planes de precios de IBM FileNet.

Lo mejor para organizaciones que buscan una solución ECM completa

IBM FileNet es lo mejor para las organizaciones que buscan una solución ECM completa que pueda integrarse perfectamente con otros productos de IBM, lo que la hace adecuada para las empresas que necesitan un enfoque holístico de la gestión de contenidos.

7. Laserfiche

Laserfiche es una versátil solución de gestión de contenidos empresariales diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar, almacenar y proteger eficazmente sus documentos e información.

Proporciona un conjunto completo de funciones para la gestión de contenidos, la automatización del flujo de trabajo y la conservación de archivos, lo que lo convierte en un activo valioso para diversos sectores.

Características principales

• Automatización del flujo de trabajo – Las herramientas de automatización agilizan los procesos de aprobación y envío de documentos
• eForms – Permite crear formularios electrónicos para agilizar la captura de datos
• Gestión de registros – Laserfiche ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento de los requisitos de gestión de registros
• Integración – Se integra bien con otros sistemas empresariales y ofrece una plataforma fácil de desarrollar
• Gestión de archivos – Laserfiche ofrece sólidas capacidades de organización y almacenamiento de documentos

Ventajas

• Funciones completas – Laserfiche ofrece una amplia gama de herramientas de gestión de contenidos empresariales para diversas necesidades de gestión de contenidos
• Fácil de usar – Su interfaz intuitiva y los formularios electrónicos simplifican el procesamiento de documentos y la captura de datos
• Integración – Se integra a la perfección con otros sistemas empresariales y ofrece funciones fáciles de desarrollar

Desventaja

• Complejidad – Las implantaciones pueden llevar tiempo y requerir recursos adicionales debido a su complejidad

Precios

• Plan Starter – 50 $/usuario/mes
• Plan Profesional – 69 $/usuario/mes
• Plan Empresa – 79 $/usuario/mes

Lo mejor para empresas centradas en la gestión de archivos

Laserfiche es la mejor opción para las organizaciones que buscan una solución ECM integral centrada en la gestión de archivos, la automatización del flujo de trabajo y el cumplimiento normativo, lo que la convierte en una opción versátil para diversos sectores.

8. Hyland OnBase

Hyland OnBase es una versátil solución de gestión de contenidos empresariales conocida por sus sólidas capacidades de gestión de documentos y contenidos. Ofrece una serie de funciones para ayudar a las organizaciones a gestionar eficazmente los documentos, agilizar los procesos y mejorar la colaboración.

Características principales

• Gestión de archivos – Hyland OnBase destaca en la organización, almacenamiento y recuperación de documentos
• Automatización del flujo de trabajo – Las herramientas de automatización agilizan los procesos de aprobación y envío de documentos
• Captura de contenidos – Incluye funciones para capturar y digitalizar contenidos de diversas fuentes
• Gestión de registros: OnBase ayuda a las organizaciones a gestionar los registros y a cumplir los requisitos de conformidad.
• Integración – Se integra perfectamente con otros sistemas empresariales y proporciona herramientas fáciles de desarrollar

Ventajas

• Funciones completas – Hyland OnBase ofrece una amplia gama de herramientas ECM para diversas necesidades de gestión de contenidos
• Integración – Su perfecta integración con otros sistemas empresariales mejora la colaboración y la eficacia del flujo de trabajo
• Fácil de desarrollar – OnBase proporciona una plataforma para que los desarrolladores creen soluciones personalizadas

Desventajas

• Precio – OnBase Enterprise puede ser una opción cara para las empresas más pequeñas
• Retos de escalabilidad – A medida que las organizaciones se expanden, pueden enfrentarse a complejidades relacionadas con el escalado eficaz de la solución
• Complejidad de la integración – Aunque ofrece sólidas capacidades de integración, integrar Hyland OnBase con otro software y sistemas puede ser un proceso complejo

Precios

OnBase Premium Enterprise ofrece cinco niveles de precios:

• Nivel 1 – por 333.750 $ a 36 meses y hasta 50 usuarios estándar
• Nivel 2 – por 633.750 $ a 36 meses y hasta 100 usuarios estándar
• Nivel 3 – por 1.188.750 $ a 36 meses y hasta 200 usuarios estándar
• Nivel 4 – por 2.718.750 $ a 36 meses y hasta 500 usuarios estándar
• Nivel 5 – por 5.043.750 $ a 36 meses y hasta 1.000 usuarios estándar

Lo mejor para organizaciones que buscan un sistema de gestión de contenidos versátil

Hyland OnBase es lo mejor para las organizaciones que buscan una solución ECM completa con sólidas funciones de gestión de archivos, automatización de flujos de trabajo y cumplimiento de normativas. Es una opción versátil para diversas industrias que buscan mejorar sus procesos de gestión de contenidos.

9. DocuWare

DocuWare es una popular solución de gestión de archivos y automatización de flujos de trabajo diseñada para ayudar a las organizaciones a agilizar sus procesos centrados en los documentos.

Ofrece una amplia gama de funciones que facilitan a las empresas la captura, gestión y organización de documentos, así como la automatización de sus procesos de flujo de trabajo.

Características principales

• Captura de documentos: DocuWare proporciona herramientas para capturar documentos de diversas fuentes, como escáneres y dispositivos móviles.
• Gestión de archivos – Ofrece sólidas funciones de almacenamiento de documentos, organización y control de versiones
• Automatización del flujo de trabajo: DocuWare agiliza los procesos empresariales automatizando el enrutamiento y la aprobación de documentos.
• Opciones en la nube y en las instalaciones: proporciona flexibilidad con opciones de despliegue en la nube y en las instalaciones.
• Accesibilidad móvil – Los usuarios pueden acceder a los documentos y colaborar en ellos desde cualquier lugar, mejorando la productividad

Ventajas

• Automatización eficaz de los flujos de trabajo: DocuWare simplifica y acelera los procesos empresariales mediante flujos de trabajo automatizados.
• Flexibilidad – Ofrece opciones de despliegue, permitiendo a las organizaciones elegir entre soluciones en la nube o locales

Desventajas

• Requiere conocimientos técnicos: aunque ofrece cierto nivel de personalización, las configuraciones extensas pueden requerir conocimientos técnicos.

Precios

Según Trust Radius, DocuWare ofrece cuatro modelos de precios diferentes:

• Plan base – 300 $/mes
• Plan Empresa – $1500/mes
• Plan Pro – los precios se adaptan a las necesidades de los equipos, y están disponibles tras contactar con el departamento de ventas
• Plan para grandes empresas: los precios se adaptan a las necesidades de los equipos y están disponibles tras contactar con el departamento de ventas.

Lo mejor para la automatización de documentos

DocuWare es lo mejor para las organizaciones que buscan agilizar sus procesos de gestión documental y automatizar los flujos de trabajo, lo que lo hace especialmente valioso para las empresas con operaciones de uso intensivo de documentos.

10. Nuxeo

Nuxeo es una plataforma de gestión de contenidos empresariales potente y extensible que se centra en gestionar y aprovechar los datos no estructurados. Proporciona a las organizaciones un sólido conjunto de funciones para la gestión de documentos, el gobierno de contenidos y la gestión de activos digitales.

Características principales

• Gobierno de contenidos – Nuxeo permite a las organizaciones mantener el control sobre sus contenidos, garantizando el cumplimiento de los requisitos normativos
• Gestión de activos digitales – Ofrece funciones avanzadas para gestionar y utilizar eficazmente los activos digitales
• Integración – Nuxeo es conocido por su extensibilidad y capacidad de integración con diversos sistemas y aplicaciones
• IA y aprendizaje automático: aprovecha la IA y el aprendizaje automático para el análisis de contenidos y las mejoras de búsqueda.
• Escalabilidad – Nuxeo es altamente escalable, adecuado para organizaciones con necesidades de contenido crecientes

Ventajas

• Extensibilidad – La plataforma de Nuxeo es altamente extensible, lo que permite a las organizaciones adaptarla a sus requisitos específicos de gestión de contenidos
• Gobernanza de contenidos – Destaca por ayudar a las organizaciones a garantizar el cumplimiento y el control de sus contenidos.
• Funciones potenciadas por IA – El uso de IA y aprendizaje automático mejora la búsqueda y el análisis de contenidos

Desventajas

• Consumo intensivo de recursos – Nuxeo puede consumir muchos recursos, tanto en términos de requisitos de hardware como de recursos del sistema.
• Funcionalidad “out-of-the-box” limitada – Aunque la extensibilidad de Nuxeo es un punto fuerte, también puede ser una desventaja para las organizaciones que buscan más funcionalidad “out-of-the-box”.

Precios

No hay información disponible en línea sobre los precios exactos de Nuxeo.

Lo mejor para empresas con diversas necesidades de contenido

Nuxeo es lo mejor para las organizaciones que buscan una plataforma ECM extensible y escalable que pueda gestionar requisitos de gestión de contenidos complejos, lo que la convierte en una opción valiosa para empresas con necesidades de contenidos diversas.

11. DocStar ECM Software

DocStar ECM Software es una solución de gestión y automatización de documentos diseñada para ayudar a las organizaciones a mejorar los procesos de captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Ofrece una serie de funciones para agilizar las operaciones centradas en los documentos y mejorar la eficacia general.

Características principales

• Captura de documentos – DocStar simplifica la captura de documentos desde diversas fuentes, como escáneres y dispositivos móviles
• Control de versiones y gestión de documentos – Proporciona un sólido almacenamiento de documentos, organización y control de versiones
• Automatización del flujo de trabajo: DocStar agiliza el enrutamiento y la aprobación de documentos, mejorando los procesos empresariales.
• Opciones en la nube y locales – La solución ofrece flexibilidad de despliegue con opciones en la nube y locales
• Accesibilidad móvil – Los usuarios pueden acceder a los documentos y colaborar en ellos desde cualquier lugar, aumentando la productividad

Ventajas

• Automatización eficaz del flujo de trabajo: DocStar mejora la eficacia operativa automatizando el enrutamiento y la aprobación de documentos.
• Opciones de implantación: tu organización puede elegir entre soluciones basadas en la nube o locales
• Interfaz fácil de usar -Su diseño intuitivo facilita la adaptación de los usuarios.

Desventajas

• Precios – El coste de DocStar puede ser relativamente alto para las pequeñas empresas
• Personalización – Las configuraciones extensas pueden requerir conocimientos técnicos

Precios

Los precios de DocStar no están disponibles públicamente y puedes obtener un presupuesto poniéndote en contacto con el servicio de atención al cliente de la empresa.

Lo mejor para empresas con operaciones intensivas en documentos

El software ECM DocStar es el mejor para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos de gestión documental y automatizar los flujos de trabajo, lo que lo convierte en un activo valioso para las empresas con operaciones intensivas en documentos.

12. Dokmee

Dokmee es una versátil solución de gestión documental y de contenidos diseñada para ayudar a las organizaciones a capturar, almacenar y gestionar eficazmente sus documentos e información.

Proporciona un conjunto completo de funciones para agilizar la gestión de documentos y mejorar la eficacia general de la empresa.

Características principales

• Búsqueda y recuperación: las funciones de búsqueda avanzada permiten a los usuarios localizar y recuperar rápidamente documentos basándose en palabras clave, metadatos y contenido del documento, lo que mejora la eficacia.
• Seguridad y control de acceso – Dokmee proporciona controles de acceso granulares, permitiendo a las organizaciones restringir el acceso a los documentos basándose en los roles y permisos de los usuarios, mejorando la seguridad de los datos.
• Gestión de registros: las organizaciones pueden gestionar y conservar eficazmente los registros, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, incluidas las políticas de conservación y los calendarios de eliminación.
• Pista de auditoría – Dokmee ofrece una pista de auditoría que rastrea las actividades de los documentos, proporcionando un historial de los cambios y accesos a los documentos, lo que es esencial para el cumplimiento y la rendición de cuentas.
• Colaboración de contenidos – Los usuarios pueden colaborar en documentos y proyectos en tiempo real, fomentando el trabajo en equipo y reduciendo la necesidad de comunicación basada en el correo electrónico.

Ventajas

• Automatización eficiente del flujo de trabajo: Dokmee agiliza los procesos empresariales mediante el enrutamiento y la aprobación automatizados de documentos.
• Flexibilidad de despliegue: las organizaciones pueden elegir entre soluciones basadas en la nube o locales

Desventajas

• Curva de aprendizaje – El amplio conjunto de funciones y capacidades del sistema puede requerir formación para utilizarlo eficazmente, lo que puede provocar una adopción más lenta por parte de los usuarios.
• Problemas de escalabilidad – Algunos usuarios han informado de problemas a la hora de escalar Dokmee para satisfacer las crecientes necesidades de empresas muy grandes.

Precios

Dokmee no publica sus precios. Si quieres obtener un presupuesto de la empresa, debes solicitarlo directamente a su servicio de atención al cliente.

Lo mejor para el cumplimiento y la gestión de registros

Dokmee es valioso para las empresas que necesitan adherirse a los requisitos de cumplimiento normativo, incluidas las políticas de gestión y retención de registros.

13. ELO Digital Office

ELO Digital Office es una destacada solución de gestión de contenidos empresariales diseñada para dotar a las organizaciones de una gestión eficiente de documentos, automatización de procesos y gobierno de la información.

ELO Digital Office proporciona un conjunto completo de herramientas para ayudar a las organizaciones a capturar, almacenar, gestionar y acceder a sus documentos, fomentando la agilización de las operaciones y la mejora de la colaboración. Es conocida por su flexibilidad, escalabilidad y seguridad, lo que la convierte en una opción de confianza para empresas de diversos sectores.

Características principales

• Gestión de documentos – ELO Digital ofrece una sólida organización de documentos, garantizando que estén almacenados de forma segura, versionados y fácilmente recuperables.
• Gestión de registros: ayuda a las organizaciones a gestionar los registros a lo largo de su ciclo de vida, facilitando el cumplimiento de las políticas de retención, los requisitos legales y los calendarios de eliminación.
• Registro de auditoría: ELO Digital Office mantiene un registro de auditoría completo, que realiza un seguimiento de las actividades y cambios de los documentos, garantizando la responsabilidad, el cumplimiento y la seguridad.
• Integración – La solución se integra perfectamente con otros sistemas y aplicaciones empresariales, ofreciendo flexibilidad e interoperabilidad
• Herramientas de colaboración – ELO Digital Office incluye funciones de colaboración, como anotaciones en documentos, debates y espacios de trabajo compartidos, que permiten a los equipos colaborar en tiempo real.
• Accesibilidad móvil: los usuarios pueden acceder a los documentos y trabajar con ellos desde cualquier lugar utilizando dispositivos móviles, lo que fomenta la productividad y la flexibilidad en una plantilla móvil.

Ventajas

• Escalabilidad – La solución es adecuada tanto para organizaciones pequeñas como grandes, y ofrece escalabilidad para adaptarse a distintos requisitos de gestión de contenidos
• Seguridad – ELO Digital Office pone un gran énfasis en la seguridad de los datos, proporcionando sólidos controles de acceso y encriptación para proteger la información sensible.
• Pista de auditoría – El sistema mantiene una pista de auditoría exhaustiva, haciendo un seguimiento de las actividades y cambios de los documentos, garantizando la responsabilidad y el cumplimiento.

Desventajas

• Requisitos de recursos: el sistema puede requerir recursos informáticos dedicados para su administración, personalización y soporte, lo que puede suponer una limitación para las organizaciones más pequeñas con personal informático limitado.
• Documentación y formación – Algunos usuarios han informado de que la documentación y los materiales de formación del sistema podrían ser más extensos y fáciles de utilizar
• Costes de soporte y mantenimiento – Los costes de soporte y mantenimiento pueden ser significativos, por lo que deben tenerse en cuenta en las consideraciones presupuestarias a largo plazo para la adopción de la Oficina Digital ELO.

Precios

Como muchos otros sistemas de gestión de contenidos empresariales, ELO Digital no ofrece su información de precios en línea. La empresa requiere ponerse en contacto con sus ventas para obtener un presupuesto personalizado para tu caso de uso.

Lo mejor para necesidades específicas de automatización del flujo de trabajo

ELO Digital es una opción ideal para las organizaciones que buscan una solución ECM flexible y escalable que pueda personalizarse para satisfacer necesidades específicas de gestión de contenidos y automatización del flujo de trabajo. Es especialmente valioso para empresas de diversos sectores que deseen mejorar sus capacidades de gestión de documentos y registros.

Ocho ventajas de implantar un software dedicado a la gestión de contenidos empresariales

El software dedicado a la gestión de contenidos empresariales ayuda a tu equipo a gestionar una serie de documentos mientras se mantiene sincronizado con todos los implicados en el proyecto. Estas herramientas también te ayudan a mantener el cumplimiento y permiten a tu equipo ampliar su producción de documentos.

He aquí las ocho ventajas más importantes de implantar plataformas de servicios de contenidos empresariales:

1. Mejora de la gestión de documentos
2. Flujos de trabajo racionalizados
3. Mejora de la colaboración
4. Seguridad y cumplimiento
5. Reducción del uso de papel
6. Control de versiones
7. Búsqueda y recuperación más rápidas
8. Escalabilidad e integración

1. Mejora de la gestión documental

Los sistemas de gestión de contenidos empresariales permiten a tu organización centralizar y organizar los documentos en una sola plataforma. Esto ayuda a todos los implicados en el proyecto a encontrar, acceder y gestionar más fácilmente la información empresarial crítica.

Al fin y al cabo, gracias a un sistema de gestión documental, tu equipo mejorará la eficacia y la productividad generales.

2. Flujos de trabajo racionalizados

Racionalizar la producción y aprobación de documentos puede ser una tarea infernal. Como la mayoría de los programas de gestión de contenidos empresariales incluyen funciones de automatización del flujo de trabajo, puedes automatizar y optimizar fácilmente los procesos empresariales y reducir las tareas manuales.

Al racionalizar tus flujos de trabajo, podrás agilizar la toma de decisiones y reducir los costes operativos.

3. Mejora de la colaboración

Ningún contenido se crea en el vacío. Necesitas varios miembros del equipo, y probablemente otros colegas implicados en el proceso.

Con una solución de gestión de contenidos empresariales, puedes facilitar la colaboración entre los miembros del equipo permitiendo que varios usuarios accedan a los documentos, los editen y los compartan en tiempo real. Esto fomenta un mejor trabajo en equipo y el intercambio de conocimientos entre todos tus empleados y equipos.

4. Seguridad y cumplimiento

Uno de los aspectos específicos más importantes de la gestión de contenidos en una empresa es la importancia de la seguridad y el cumplimiento. Es absolutamente crítico.

Los sistemas de gestión de contenidos empresariales proporcionan sólidas medidas de seguridad, como controles de acceso y encriptación, para proteger los datos sensibles. Esto es especialmente importante para los sectores con requisitos normativos estrictos, como la sanidad y las finanzas.

5. Reducción del uso de papel

Una ventaja ecológica del sistema de gestión de contenidos empresariales es la cantidad de documentos en papel que no hay que imprimir a diario. Además de cuidar el medio ambiente, tu empresa también conseguirá un importante ahorro de costes gracias al cambio.

6. Control de versiones

El software de gestión de contenidos empresariales suele incluir funciones de control de versiones, que garantizan que los usuarios accedan siempre a las versiones más actualizadas de los documentos. Esto elimina la confusión y los errores asociados a trabajar con documentos obsoletos.

Además, un sistema de control de versiones bien ejecutado te permite comparar varias versiones del archivo una al lado de la otra para que el proceso de edición sea de lo más cómodo.

7. Búsqueda y recuperación más rápidas

Las potentes funciones de búsqueda y etiquetado de metadatos de los sistemas de gestión de contenidos empresariales facilitan la rápida localización y recuperación de documentos. Esto te ayuda a mejorar los tiempos de respuesta y el servicio al cliente.

8. Escalabilidad e integración

Cuando se trata de la gestión de contenidos en una empresa, es importante disponer de un sistema que permita escalar en función del aumento del uso y la demanda.

Por suerte, las soluciones de gestión de contenidos empresariales suelen ser escalables, lo que permite a las organizaciones crecer y adaptarse. También se integran con otras aplicaciones empresariales, como los sistemas CRM y ERP, para crear un ecosistema de información sin fisuras.

Conclusión

Esperemos que ahora tengas una buena comprensión de lo que es el software de gestión de contenidos empresariales y cuál sería el mejor para implantar en tu organización.

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