La gestión de documentos es uno de los flujos de trabajo más subestimados de una empresa. Ni las universidades ni las empresas suelen prestar mucha atención a este tema.
Pero, ¿conoces el coste real del papel? Las empresas gastan una media de 20 dólares para archivar un solo documento, y los trabajadores de los sectores con mucho papel dedican aproximadamente el 50% de su tiempo a buscar información.
Incluso si su empresa emplea un sistema de gestión de documentos digitales (DMS), es necesario que esté perfectamente organizado y mantenido para ahorrar tiempo y conseguir coherencia y una mejor colaboración dentro y fuera de su organización.
Por ello, vamos a ayudarle a sacar el máximo partido a su software de gestión documental. En las próximas secciones, responderemos a las preguntas: ¿Qué es la gestión de documentos? y ¿Qué sistema debo utilizar?
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión de documentos puede definirse como el proceso de almacenamiento, localización, actualización, intercambio y seguimiento de documentos. Los documentos incluyen cualquier material escrito: un documento impreso o electrónico que contiene información para varios propósitos.
Un sistema de archivo de documentos de cualquier tipo organiza todos los documentos de una organización. En comparación con los flujos de trabajo específicos de una función, como la gestión de proyectos de marketing, los sistemas de gestión de documentos añaden valor a la organización en su conjunto y tienen el potencial de contribuir significativamente a los resultados de una pequeña y mediana empresa (PYME) o de una gran corporación.
El siguiente caso práctico ilustra el poder de un sistema de gestión de documentos:
Anteriormente, la Asociación Canadiense de Cultivadores de Semillas (CSGA ) tenía que enviar por correo los formularios en papel a los inspectores de semillas de todo Canadá, lo que suponía una enorme factura de correos y una pérdida de trabajo. Con la ayuda de las soluciones de gestión documental de Laserfiche, el CSGA ahorró 10.000 dólares y 300 horas de trabajo en las tres primeras semanas de uso.
¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos gestiona, estructura y agiliza el flujo de trabajo de los documentos digitales de una organización. Aunque el término “gestión de documentos” se refiere tanto al control de los documentos en papel como a los digitales, un sistema de gestión de documentos suele referirse únicamente a los documentos digitales.
El software de gestión de documentos para empresas se presenta en diferentes variedades y la elección del más adecuado dependerá de su propio proceso empresarial preferido. Las empresas actuales suelen utilizar sistemas basados en la nube. Un sistema de gestión documental basado en la nube tiene toda su infraestructura informática a cargo de terceras empresas. Esto significa que las empresas ahorran en costes de infraestructura y pueden almacenar, gestionar y compartir fácilmente los documentos en la nube.
Algunas empresas prefieren más flexibilidad y también disponen de recursos para crear una infraestructura local o una nube privada cuyos servidores se encuentran en la propia empresa. Sin embargo, las ventajas de la plena flexibilidad y la personalización tienen un precio elevado.
Una tercera alternativa son las soluciones híbridas, en las que los servidores se encuentran en las instalaciones de la empresa pero las copias de seguridad se guardan en la nube. Las nubes híbridas tienen la ventaja de ofrecer una capa adicional de seguridad a las soluciones locales en caso de que los servidores locales se dañen.
Una infraestructura on-premise o híbrida sólo puede recomendarse a las grandes organizaciones con los recursos necesarios para gestionarla. Las startups o las PYMES deberían aprovechar el software de gestión documental para pequeñas empresas basado en la nube.
Así, los sistemas de gestión de documentos ayudan a estructurar todo el flujo de trabajo documental de una organización. En 2020, prácticamente todas las empresas necesitan un DMS para trabajar con la máxima eficacia.
En la siguiente sección, exponemos las características importantes que un buen sistema de gestión documental puede aportar a su empresa.
Características importantes de los sistemas de gestión de documentos
¿Cuáles son las características más importantes de un sistema de gestión documental empresarial? ¿Cómo puede contribuir el software del sistema de control de documentos a los resultados de su empresa?
En esta sección, describimos las partes más cruciales de los sistemas eficientes de gestión de documentos digitales.
Estructuración de los archivos: Un documento electrónico debe almacenarse de forma que cualquier persona de una organización pueda encontrar el archivo. Se necesita una estructura de almacenamiento de archivos intuitiva para localizar los documentos. Los flujos de trabajo de almacenamiento automatizados proporcionan consistencia a todos los archivos almacenados.
La digitalización: Todavía estamos lejos de un espacio de trabajo totalmente digital. Un buen sistema documental estará conectado a escáneres, impresoras e incluso a máquinas de fax, para que puedas empezar a digitalizar con facilidad.
Indexación: Los archivos deben encontrarse fácilmente. Una función de búsqueda adecuada y características de indexación son necesarias para reducir el tiempo y el esfuerzo que le toma a un empleado encontrar un archivo específico.
Control de versiones: Sin las debidas precauciones, los documentos importantes pueden borrarse o modificarse por accidente. El control de versiones ayuda a recuperar los archivos importantes para minimizar los posibles daños.
Integraciones: Probablemente tu empresa ya utiliza herramientas de gestión de proyectos o software de productividad como Google Drive. Un buen sistema de archivo de documentos le permite integrar sus herramientas bpm sin problemas con el sistema.
Acceso móvil: En esta época de trabajo a distancia, es importante que los miembros del equipo puedan conectarse a su plataforma desde cualquier lugar.
Compartir: Un DMS permite compartir documentos fácilmente con personas tanto de dentro como de fuera de la organización. Dependiendo del documento, puede añadir características de seguridad adicionales que restrinjan las funciones de compartir o publicar.
Seguridad: Algunos sectores, como el jurídico o el financiero, tienen normas de seguridad más estrictas y necesitan un control de documentos extremadamente riguroso. La infraestructura de seguridad debe prohibir el acceso no autorizado.
Obviamente, la gestión de documentos es sólo un flujo de trabajo de apoyo. Necesita más software para apoyar y agilizar el proceso de creación de documentos.
Filestage simplifica el proceso de aprobación de archivos nuevos y actualizados ofreciendo una plataforma centralizada en la que los usuarios pueden compartir, discutir y revisar imágenes, vídeos o archivos de texto con los miembros del equipo o socios externos. Filestage puede utilizarse como complemento de cualquier DMS: una vez creado y aprobado su activo, puede utilizar un DMS para indexar, almacenar y hacer copias de seguridad de sus archivos.
Algunas preguntas sobre DMS como “¿Qué es un gestor documental?” o “¿Qué son los servicios documentales?” siempre aparecen en los motores de búsqueda. Para que conozca mejor el funcionamiento de los sistemas de gestión documental, le presentamos 25 de los más utilizados.
Resumen del mejor software de gestión de documentos en línea
¿Qué sistema de gestión documental debe emplear su empresa? El mejor software de gestión documental depende del contexto en el que se utilice, así como de las necesidades de su empresa.
Por ello, en esta sección le ofrecemos una visión general de 25 de los sistemas de gestión documental más utilizados.
Etapa del expediente: revisión y aprobación de los documentos
Filestage es un software de aprobación de documentos que ayuda a las empresas a compartir, discutir y aprobar archivos, como documentos PDF, presentaciones e incluso archivos de audio o vídeo. La plataforma basada en la nube simplifica la revisión y la aprobación de los archivos, ya que facilita a los revisores dejar comentarios claros, al tiempo que ayuda a los gestores de proyectos a recopilar los comentarios y mantener la visión de conjunto.
Además, la plataforma contiene una variedad de herramientas de colaboración de documentos para los miembros del equipo y los clientes, incluyendo flujos de trabajo personalizables, automatización de tareas y versionado incorporado. Como resultado, la herramienta de revisión y aprobación de documentos ahorra una cantidad de tiempo indispensable para todos los implicados.
El plan de suscripción comienza en 89 dólares al mes para 10 miembros del equipo y está disponible en tres puntos de precio diferentes que se adaptan a las pequeñas y grandes empresas.
Adobe Document Cloud: aplicaciones de productividad en PDF
Adobe Document Cloud combina una variedad de software de productividad de Adobe para gestionar y editar sus documentos y agilizar la gestión de contenidos de su empresa. El paquete incluye Adobe Acrobat, E-Signatures, Acrobat PDF Pack, Acrobat Export PDF, así como diversas aplicaciones móviles.
Aunque Adobe Document Cloud puede ayudarle a crear y editar nuevos archivos PDF, la solución para particulares y PYMES no es un DMS en toda regla. La solución empresarial se acerca a este objetivo. Por ejemplo, Adobe Sign para empresas le permite automatizar los flujos de trabajo críticos para cumplir con las normas y regulaciones de todo el mundo.
Adobe Document Cloud está disponible en diferentes paquetes: para individuos, equipos y empresas. Las soluciones para empresas empiezan por 15,70 dólares al mes por usuario.
Alfresco: gestión de contenidos organizativos
Alfresco ofrece algo más que un sistema de gestión de documentos puro, ya que proporciona varias soluciones de contenido, incluidas herramientas de colaboración, gestión de casos y análisis empresarial, así como servicios de IA dentro de una única plataforma.
Alfresco es una solución de código abierto que se adapta a las necesidades de su organización y es muy flexible en cuanto a su integración en su propio ecosistema o aplicaciones. Alfresco Content Services funciona perfectamente junto con Alfresco Process Services, que ofrece la automatización de procesos digitales para una variedad de flujos de trabajo.
Puede ponerse en contacto con Alfresco para obtener un presupuesto de cualquiera de sus soluciones.
Bitrix24 – Soluciones de gestión de proyectos y DMS
Bitrix24 es una extensa plataforma de gestión de proyectos que ofrece múltiples herramientas para una variedad de propósitos.
Entre ellas están las herramientas de comunicación para conferencias, videochat y mensajería, así como calendarios, intranet social, sistemas de gestión de recursos humanos y sistemas de gestión de documentos que almacenan y comparten archivos.
Bitrix24 tiene cinco planes de suscripción diferentes, así como una versión básica gratuita. El paquete básico de suscripción de pago “Start +” está disponible por 19 dólares al mes para todos los usuarios.
Bynder – DAM y DMS
Bynder es un sistema de gestión de activos digitales (DAM) que contiene múltiples funciones de DMS. Puede contribuir a su estrategia global de gestión de activos de la marca al tiempo que agiliza los flujos de trabajo de gestión de documentos.
Herramientas como Video Brand Studio permiten escalar y automatizar la creación de vídeos, mientras que las plantillas de marcas digitales ayudan a producir contenidos coherentes. Además, el sistema de gestión de activos digitales permite a su empresa no sólo centralizar y gestionar los documentos, sino prácticamente todos los activos digitales.
Si está interesado en Bynder, puede concertar una llamada de 15 minutos con la empresa para hablar de sus necesidades individuales.
Docuvita – DMS flexible
Docuvita es un sistema de gestión documental flexible y adaptable que se integra con la gestión de recursos empresariales (ERM) o la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), lo que permite reducir el tiempo dedicado a los procesos y obtener un flujo de trabajo sin fisuras en varios sistemas.
Docuvita cuenta con múltiples funciones de automatización para que los miembros del equipo puedan concentrarse en tareas más urgentes en lugar de archivar manualmente los documentos. Y lo que es más importante, Docuvita cuenta con funciones de seguridad avanzadas para proteger sus documentos del acceso no autorizado.
Puede ponerse en contacto con Docuvita para obtener un presupuesto para sus necesidades.
Dropbox Business: el popular DAM basado en la nube
Casi todo el mundo conoce Dropbox. Dado que la mayoría de los consumidores han utilizado la versión gratuita al menos una vez, Dropbox Business es una gran opción para que las empresas integren un DAM ligero que ya es familiar para el personal.
Dropbox Business ofrece una excelente manera de limpiar los flujos de trabajo desordenados. Ofrece un lugar centralizado donde se puede acceder a diferentes herramientas, como Google Docs, tableros de Trello y otras. Además, ofrece múltiples herramientas administrativas, para que puedas construir y mantener una estructura clara.
Dropbox Business está disponible en varios planes de suscripción, que difieren en el tamaño de almacenamiento y el volumen de funciones. La oferta “Estándar” comienza en 12,50 dólares al mes por usuario.
Filecamp – gestión creativa de archivos
Filecamp es principalmente un sistema de gestión de activos digitales que funciona bien para archivos y documentos creativos.
Además de las funciones tradicionales de DAM, como la biblioteca de medios, las directrices de la marca y las pruebas en línea, Filecamp ofrece la capacidad de almacenar, indexar y encontrar fácilmente todos sus documentos. Además, puede crear varias subcuentas en caso de que trabaje con varias marcas.
Filecamp es fácil de usar, por lo que los miembros del equipo no se sentirán abrumados. El sistema DAM está disponible en tres modelos de suscripción diferentes, y el paquete “Básico” está disponible por 29 dólares al mes.
FileHold – DMS completo
FileHold ofrece todas las funciones que se pueden esperar de un sistema avanzado de gestión de documentos. Esto incluye el control de versiones, la indexación, una función de búsqueda intuitiva y un control de acceso personalizable a todos sus documentos.
Además, FileHold agiliza los flujos de trabajo y puede integrarse con múltiples aplicaciones y servicios de Microsoft, como SharePoint o Active Directory. Además, las empresas pueden personalizar distintas funciones, como la localización de idiomas o el archivado automático.
FileHold ofrece múltiples opciones de precios flexibles para que pueda elegir la versión que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.
Hightail Business – almacenamiento ilimitado DAM
Hightail Business ofrece un espacio de almacenamiento ilimitado para su empresa y proporciona múltiples extras, que se suman a un atractivo sistema DAM.
Las características de Hightail Business incluyen el control de versiones con comparación lado a lado, características avanzadas de colaboración, integraciones con software de productividad popular y socios de almacenamiento en la nube, así como permisos a nivel de organización, gestión de miembros e informes administrativos.
La suscripción a Hightail Business está disponible a 36 dólares por usuario, y hay planes más económicos con menos funciones. También está disponible una versión de prueba del plan de negocios, para que pueda probar sus funciones avanzadas sin necesidad de comprometerse.
Ideagen – DMS de regulación y cumplimiento
Ideagen es una solución de gestión de documentos centrada en los aspectos normativos y de cumplimiento de la normativa, ya que ofrece un sistema basado en la nube que proporciona a las empresas el control de todos los activos. Este sistema evita errores innecesarios gracias a sus procesos de coautoría y sistema de revisión.
Además, Ideagen ofrece soluciones de gestión documental a medida para sectores específicos, como el aeroespacial y de defensa, la aviación, la construcción, la energía, los servicios financieros, la alimentación y las bebidas, la sanidad, la fabricación, las ciencias de la vida y el ferrocarril.
Para obtener un presupuesto, las empresas pueden ponerse en contacto con el departamento de ventas de Ideagen.
iManage – DMS para despachos de abogados
iManage ofrece principalmente soluciones para bufetes de abogados. Con su solución de gestión de documentos y correo electrónico basada en la nube, se simplifican los flujos de trabajo de los despachos de abogados, primando las normas de seguridad.
iManage ofrece una amplia gama de herramientas de colaboración que permiten a los usuarios gestionar y trabajar en documentos legales. Se puede acceder a la plataforma desde cualquier lugar a través de una interfaz amigable con el móvil.
Los archivos de proyecto permiten a los usuarios combinar diferentes documentos y correos electrónicos para que toda la documentación relacionada sea fácilmente accesible en un único lugar. Existe una versión de demostración de Closing Folders. Puede ponerse en contacto con iManage para solicitar un presupuesto.
LogicalDOC – nube pública, en las instalaciones o DMS híbrido
LogicalDOC ofrece total flexibilidad cuando se trata de la estructura de TI subyacente de un sistema de gestión de documentos. Las pequeñas empresas pueden hacer uso de una nube pública, mientras que las empresas más grandes pueden elegir una nube privada o una solución híbrida si se desea más control y flexibilidad.
Los planes de suscripción avanzados ofrecen una amplia variedad de características adicionales, como soporte FTP / FTPS, más integraciones como Kofax – extracción de metadatos y más posibilidades de almacenamiento a través de carpetas remotas (SMB), Amazon S3 o Microsoft Azure – dependiendo del modelo de nube elegido.
Puede ponerse en contacto con LogicalDoc para obtener una prueba gratuita o información sobre los precios.
Legito – redacción inteligente de documentos jurídicos
Mientras que la mayoría de los DMS ayudan a las empresas a organizar sus documentos, Legito brilla en el proceso de creación de documentos legales. La empresa presta sus servicios a organizaciones de renombre, como PWC, Societe Generale y Skoda.
La propuesta de venta única de Legito es el proceso de redacción inteligente que permite a los creadores de contenidos crear borradores de contratos automatizados que pueden personalizarse fácilmente para una multitud de propósitos, lo que ahorra tiempo y permite a los abogados centrarse en la representación de sus clientes.
Además, Legito ofrece procesos para almacenar y analizar, negociar y firmar, así como gestionar y compartir documentos, ofreciendo así apoyo en cada paso del proceso legal.
Legito se presenta en tres versiones diferentes, que difieren tanto en sus características como en el número de usuarios permitidos. El plan de suscripción para un solo usuario está disponible por 100 dólares al mes, mientras que la solución para pymes cuesta 80 dólares al mes por usuario.
M-Files – gestión inteligente de la información
M-Files es más que un DAM normal. Combina la gestión de documentos y la gestión de contenidos empresariales en una plataforma unificada. Con los expedientes M, los documentos se pueden encontrar en función de su contenido, no de su lugar de almacenamiento.
Además, M-Files cuenta con multitud de interesantes funciones de gestión de proyectos que pretenden agilizar los flujos de trabajo y ofrecer una visión de conjunto de todos los proyectos y plazos. Además, M-Files puede integrarse con las soluciones de software empresarial más utilizadas, como SAP, y con una amplia gama de aplicaciones de productividad.
Póngase en contacto con M-Files para solicitar un presupuesto y una demostración gratuita.
Microsoft Sharepoint – intranet DMS
Microsoft Sharepoint es popular entre las empresas por su flexibilidad y posibilidades de aplicación. Independientemente del sector o de los objetivos de su organización, puede estar seguro de que Sharepoint tiene una solución que se adapta a sus necesidades.
Como parte del paquete de Microsoft Office, Sharepoint ofrece una variedad de características, incluyendo mensajería, intercambio de documentos, cumplimiento y funciones de gestión.
Sharepoint viene en dos planes diferentes en línea y también se puede pedir con Office 365. El Plan 1 comienza a partir de 5 dólares por usuario al mes, mientras que el Plan 2 cuesta 10 dólares al año. Además, el Plan 2 más Office 365 está disponible por 20 dólares por usuario.
Microsoft OneDrive for Business – Solución DMS en la nube
OneDrive for Business es la versión empresarial de la famosa solución en la nube para consumidores OneDrive. Ofrece todas las funciones importantes que se pueden esperar de un DMS completo, incluida la gestión intuitiva de la estructura de archivos y las funciones de intercambio y colaboración.
Con OneDrive para la Empresa, es posible incluso cargar datos de hasta 100 GB, facilitando la movilidad de sus archivos más grandes. Además, OneDrive For Business puede sincronizar fácilmente las bibliotecas y cuenta con múltiples funciones de seguridad que añaden una capa adicional de protección a los archivos sensibles.
Las suscripciones adaptadas a las empresas vienen en dos planes diferentes y también pueden combinarse con las suscripciones a Sharepoint y Office 365 para obtener un servicio integral de un solo proveedor. Al igual que Sharepoint, el Plan 1 de OneDrive para empresas comienza a partir de 5 dólares al mes por usuario.
OpenKM – DMS con gran capacidad de integración
OpenKM es un sistema de gestión de documentos que ofrece un amplio abanico de posibilidades de personalización e integración, lo que le hace destacar entre sus competidores. Como solución totalmente personalizable, el conjunto de herramientas de desarrollo de OpenKM permite incluso a su equipo de TI crear sus propias aplicaciones para satisfacer las necesidades específicas de su organización.
Con OpenKM es posible almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos electrónicos y de los documentos escaneados en papel. Puede automatizar procesos y colaborar en diferentes proyectos mientras establece flujos de trabajo para revisar, aprobar y validar tareas.
Puede solicitar una versión de prueba y un presupuesto al personal de ventas de OpenKM.
Orcanos – para la gestión de la calidad médica y el cumplimiento de la normativa
Orcanos es un sistema de gestión de documentos centrado en el sector sanitario. Entre sus muchas funciones, Orcanos permite a su organización exportar datos a documentos de Word e incluso firmar electrónicamente a través de su gestión de documentos.
Orcanos ofrece una amplia variedad de herramientas de personalización para numerosos documentos y permite generar flujos de trabajo para aprobaciones y firmas electrónicas. Se puede mantener un control total del acceso a cualquier documento, ya que se pueden delegar derechos específicos de adición, edición o visualización a cada usuario del documento. Además, Orcanos es intuitivo y se puede utilizar eficazmente desde el principio.
Orcanos está disponible en tres paquetes: Control de Diseño (ALM) o Gestión de Calidad (QMS) están disponibles cada uno a 990 dólares al mes, mientras que una combinación de ambos cuesta 1.250 dólares al mes.
PowerDMS – para la gestión de políticas
PowerDMS ayuda a su empresa a agilizar la gestión de sus políticas y procedimientos. Asigna y recoge automáticamente las firmas y hace un seguimiento de las políticas y procedimientos importantes.
PowerDMS tiene funciones únicas que no se encuentran en otros sistemas de gestión de documentos. Por ejemplo, la gestión de la formación permite a su empresa poner a prueba a los empleados a través de varios métodos, garantizando así que todos los miembros de la empresa estén al día en todas las cuestiones importantes.
Además de las empresas, PowerDMS satisface las necesidades de organizaciones gubernamentales específicas, como los municipios o las fuerzas del orden. Puede acceder a una demostración gratuita y solicitar precios a través del formulario de contacto del sitio web de PowerDMS.
Revv – para ONGs y recaudadores de fondos
Revv es una plataforma especializada y DMS que atiende a las ONG y facilita la recaudación de fondos así como la participación de los usuarios.
La plataforma cuenta con una amplia gama de herramientas de información y cumplimiento político que se pueden adaptar a sus necesidades específicas. Las herramientas tienen incluso calendarios de informes automatizados, para que siempre estés al día de los proyectos y los plazos.
Además, Revv ayuda a su organización a agilizar los flujos de trabajo y ofrece funciones específicas del sector, como donaciones o formularios, peticiones y encuestas con un solo clic. Por último, Revv está equipado con herramientas de venta para comercializar sus servicios.
Revv está disponible en una versión gratuita y también en un plan de suscripción de pago disponible por 49 dólares al mes.
Rubex by eFileCabinet – DMS polivalente
Rubex by eFileCabinet es un sistema de gestión de documentos fácil de usar e intuitivo que ofrece múltiples soluciones personalizadas para una amplia gama de sectores, como el contable, el de recursos humanos, el jurídico y el de seguros.
Tanto si necesita agilizar los flujos de trabajo, facilitar la firma electrónica, almacenar y compartir documentos o aplicar políticas de gobierno corporativo, Rubex ofrece una única plataforma para todos estos fines.
Las características de seguridad incluyen un control de versiones avanzado y funciones de compartición segura. Rubex cuenta con tres planes diferentes, desde 55 dólares al mes por usuario. El plan de suscripción ilimitada cuesta 199 dólares al mes por usuario.
ShareArchiver – para la gestión del almacenamiento de datos
ShareArchiver es una solución de gestión de almacenamiento de datos que reduce los costes de almacenamiento hasta en un 80%, aumenta la seguridad de los datos y ayuda a su organización a acceder a sus datos más fácilmente.
ShareArchiver cuenta con un avanzado sistema de automatización que permite establecer reglas para archivar automáticamente los archivos según criterios específicos de la organización o del departamento, liberando así tiempo a su departamento de TI.
No tiene que preocuparse por la seguridad, ya que los datos están protegidos mediante encriptación 256-AES y tecnología SSL.
Póngase en contacto con ShareArchiver para obtener una demostración gratuita y un presupuesto.
XaitPorter – para la coautoría y la automatización
XaitPorter es una solución de software que apoya el proceso de edición con una amplia gama de herramientas de creación colaborativa. XaitPorter es una solución basada en la nube que permite a los creadores de contenidos de todo el mundo trabajar juntos de forma eficiente.
Con la ayuda de XaitPorter, su proceso de creación de documentos se agilizará; podrá producir documentos hasta un 70% más rápido con un resultado de mayor calidad y aumentar sus índices de éxito en licitaciones y propuestas. Además, XaitPorter ofrece funciones de automatización para reducir aún más las cargas de trabajo innecesarias.
Puede programar una demostración en vivo y solicitar un presupuesto a un representante de XaitPorter a través de su formulario de contacto.
ZohoDocs: gestión de archivos en línea para equipos e individuos
ZohoDocs proporciona a las empresas y a los particulares una unidad virtual que sincroniza los ordenadores Windows, Mac y Ubuntu Linux con la nube. ZohoDocs le permite personalizar y estructurar sus archivos y carpetas según sus necesidades. Por ejemplo, puede clasificar los archivos según el proyecto, el tipo de archivo o el autor.
Además, Zoho cuenta con su propia suite de colaboración, que te permite crear y compartir documentos o publicar tu trabajo como HTML y exportarlo a WordPress, por ejemplo.
ZohoDocs viene en paquetes de suscripción muy asequibles. Además de una versión gratuita, hay un paquete estándar de 4 euros y otro premium de 6,40 euros.
¿Por qué es necesario un sistema de gestión de documentos?
Una vez respondidas las preguntas “¿Qué es un repositorio de documentos?” y “¿Qué es un DMS?”, es el momento de pasar a las preguntas que más importan a tu propia empresa.
¿Qué es un sistema de gestión documental en relación con su propia empresa? ¿Y por qué debería molestarse en gastar dinero en una función no crítica?
En primer lugar, la cantidad de datos que cada uno de nosotros crea es alucinante. Según Forbes, la cantidad de datos creados entre 2016-2018 equivale al 90% de todos los datos generados en la historia.
Con una necesidad cada vez mayor de contenidos digitales y una mayor presencia en los medios sociales, es importante organizar nuestros activos digitales de una manera más eficiente. Una plataforma centralizada, a la que se puede acceder desde cualquier lugar, es la forma más sencilla y cómoda de mantener estructurado un conjunto de activos digitales en constante expansión.
Para comprender plenamente las ventajas de los sistemas de gestión documental, puede ser útil echar un vistazo a las reseñas de software de gestión documental, así como a los estudios de casos reales de uno de los ejemplos mencionados anteriormente (y a una demostración gratuita) antes de comprometerse con un plan de suscripción.
En la siguiente sección, repasamos las tres ventajas más importantes que puede ofrecer un DMS.
¿Cuáles son las tres principales ventajas de los sistemas de gestión documental?
En la siguiente sección, le ofrecemos las razones más importantes por las que debería invertir en un sistema de gestión documental.
Controla todos tus documentos
Si no utiliza un sistema de gestión de documentos, se desesperará por no poder controlar todos sus documentos. Desde los contratos importantes hasta los expedientes de los clientes o la información del personal, un DMS le ofrece una vista de pájaro de todos sus documentos y le permite tomar mejores decisiones en relación con futuros proyectos. Para aplicar las mejores prácticas de gestión de proyectos, es necesario tener una visión general fácilmente accesible de todos sus recursos, lo que incluye los documentos digitales.
Ahorrar tiempo
Otra gran ventaja de cualquier DMS es el tiempo que ahorra, y estamos hablando de mucho tiempo. Pregúntese cuánto tiempo pierde a diario buscando documentos en papel o digitales y multiplíquelo por un año de trabajo para ver cuánto tiempo se pierde.
Las industrias del papel son las que más sufren. Como ya se ha dicho, los profesionales de los sectores con mucho papel dedican aproximadamente el 50% de su tiempo a buscar la información adecuada. Puede imaginar cuánto puede ahorrar en costes de mano de obra añadiendo un DMS adecuado.
Aumento de la eficiencia
El ahorro de tiempo va acompañado de una mayor eficiencia. Con un DMS eficaz, sus empleados tienen más tiempo para centrarse en las tareas que importan. Y aquí es donde los sistemas de gestión documental pueden brillar: no sólo contribuyen a la gestión de los recursos de marketing y a la documentación de los proyectos, sino que también aumentan la eficiencia de cada uno de los empleados.
Hay bastantes sistemas de gestión de documentos entre los que elegir, por lo que ofrecemos una breve guía sobre cómo elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades organizativas.
Cómo encontrar el mejor sistema de gestión documental para sus necesidades
Entre los 25 productos de la lista, ¿cómo puede asegurarse de elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de su empresa? En la siguiente sección, le ofrecemos una guía para tomar su decisión final.
¿Cuáles son los principales puntos débiles que debe resolver la solución?
Como primer paso, debe considerar los puntos débiles actuales de su organización. ¿Cree que los miembros de su equipo pasan demasiado tiempo buscando documentos debido a un sistema de organización ineficaz, o necesita mejorar la coherencia de su producción?
Independientemente de cuáles sean sus puntos débiles, tiene sentido pensar de forma sistemática utilizando una plantilla de plan de proyecto. Esta herramienta aborda su proceso de toma de decisiones como un proyecto empresarial y le ofrece la estructura necesaria para hacer una elección acertada.
¿Qué características son obligatorias para su trabajo y cuáles no?
Haga una lista de las 10 características obligatorias que necesita de un DMS. Independientemente de las características que elija, una lista de los 10 mejores productos reducirá las posibles opciones a un mínimo aceptable.
Crea una lista con tus herramientas favoritas para compararlas
Investiga un poco más y compara todos los sistemas de gestión documental y sus herramientas que entran en tu lista de los 10 mejores. Asigne puntos a todas y cada una de las características, para poder llegar a un resultado medible y comunicable y encontrar una solución ganadora.
Cómo navegar por el flujo de trabajo con el software de gestión de documentos
En esta última sección, le mostramos cómo navegar por un flujo de trabajo de documentos digitales.
1. Creación del documento
Tanto si crea un archivo completamente nuevo como si actualiza un documento preexistente, la creación del documento es siempre el primer paso.
Dependiendo del tamaño de la tarea, planifique con antelación y utilice plantillas de gestión de proyectos. Después de haber trazado los objetivos del documento, los creadores de contenidos crearán el documento propiamente dicho. Los creadores de contenidos pueden ser redactores, el equipo de diseño o incluso otras partes implicadas en determinados tipos de documentos.
2. Revisión y aprobación del documento
Después de las idas y venidas entre los creadores de contenidos y los gestores del proyecto, se puede presentar el primer borrador para su revisión. Pero la cuestión es cómo hacerlo.
Si no utiliza un software de revisión y aprobación como Filestage, probablemente tendrá que enviar varios correos electrónicos a todas las partes interesadas y esperar durante días o semanas hasta que pueda recopilar los comentarios de todos. A continuación, resumirá, comparará y aclarará todos los comentarios. Por ello, la aprobación de los documentos puede ser un proceso muy largo y angustioso.
Sin embargo, con Filestage, puede simplificar y reducir el tiempo dedicado al proceso de revisión y aprobación. Después de subir los documentos a la plataforma e invitar a los revisores a hacer comentarios, ya está listo para recibir los comentarios. Al añadir una fecha de vencimiento a cada expediente, todo el mundo está informado automáticamente de los avances y los plazos.
Además, los revisores pueden discutir los cambios propuestos directamente en el archivo entre ellos. Esto hace que los largos hilos de correo electrónico sean redundantes y reduce la posibilidad de malentendidos, al tiempo que ahorra tiempo a todos los implicados.
3. Cargar el documento en su DMS
Si aún quedan cambios por hacer, el documento anotado se devuelve a los creadores de contenidos, que realizan los cambios necesarios y vuelven a cargar el archivo. Una vez que todos den su aprobación, estará listo para cargar el documento en su DMS.
4. Compartir el documento con los colegas
Dependiendo del propósito original, ahora puede distribuir su documento publicado a colegas y clientes, o simplemente publicarlo en las redes sociales.
¿Cómo de eficiente es la gestión de sus documentos?
En un mundo en el que la producción digital es cada vez mayor, debemos dar un paso atrás en nuestras tareas cotidianas y evaluar el panorama general para analizar nuestra eficiencia a la hora de manejar nuestros documentos.
Al introducir el DMS adecuado en su empresa, aumentará la calidad general y la coherencia de cualquier tipo de producción. Tus compañeros te agradecerán que les ahorres un tiempo precioso. Y todo ello tendrá un efecto positivo en los resultados.
Por lo tanto, ayude a su empresa a ser más organizada y eficiente introduciendo el sistema de gestión documental adecuado hoy mismo.
