Gestionar proyectos en una agencia es difícil. A menudo te encontrarás con muchos sombreros y equilibrando todo, desde la adquisición de clientes y la programación hasta el proceso de revisión y aprobación. Si quiere tener éxito (y mantener la cordura), tiene que encontrar el software de gestión de agencias adecuado. Veámoslo más de cerca.
¿Qué es el software de gestión de agencias?
Este término se refiere a las soluciones “todo en uno” cuyo objetivo es ayudar a las agencias a gestionar todos los aspectos de sus negocios. Veamos los aspectos positivos y negativos de estas herramientas.
✅ Pro #1: Comodidad
El mejor software de gestión de agencias pone todo en un solo lugar. Esta función facilita a los gestores de proyectos el cambio de tareas y la visualización del progreso de cada elemento de la empresa.
✅ Pro #2: Poder
Las mejores herramientas son construidas con cariño por equipos de desarrollo con talento, que están respaldados por una inversión y unos conocimientos importantes. Pero no todas las herramientas son iguales. Algunos no ofrecen esta poderosa experiencia.
✅ Pro #3: Familiaridad
A los gestores de proyectos y al personal de la agencia les encanta poder utilizar la misma herramienta y saber exactamente cómo funciona. Si los equipos tienen que cambiar constantemente de herramienta, puede resultar agotador y molesto.
⛔️ Contra #1: el precio
Muchos gestores de proyectos consideran que es más rentable (y productivo) buscar la mejor solución. En otras palabras, encuentran la mejor herramienta en cada área particular.
⛔️ Con #2: Confusión
Muchos programas de gestión de proyectos de agencias intentan hacer demasiado, por lo que acaban extendiéndose demasiado. En otras palabras, algunas herramientas son poco manejables y sufren de curvas de aprendizaje pronunciadas.
⛔️ Contra #3: Inflexibilidad
Después de que una agencia se haya comprometido con un software de gestión de agencias, se arraiga profundamente en el sistema, por lo que puede ser difícil abandonarlo. Dado que estas herramientas gigantescas son también menos ágiles, puede resultar difícil aplicar actualizaciones y cambios.
20 Soluciones de software para agencias
¿Desea dirigir su agencia como una máquina bien engrasada y gestionar a la perfección todos los aspectos de la misma? A continuación, le presentamos las principales soluciones de software para agencias.
1. Filestage
Filestage
es una elegante herramienta que le ayuda a simplificar el flujo de trabajo de revisión y aprobación de documentos, imágenes y vídeos con todas las partes interesadas. Al añadir armonía y eficiencia durante esta etapa crítica de cada proyecto, Filestage le ayuda a obtener el mejor producto final posible mientras mantiene a sus interesados contentos.
La herramienta ofrece una serie de funciones sorprendentes, como la retroalimentación centralizada, los comentarios y sugerencias en contexto y la compatibilidad con todos los formatos de archivo. Pero las soluciones de software para agencias “todo en uno” no pueden competir en este ámbito. Si quieres saber más sobre nuestro producto y comprobar su potencia por ti mismo, inicia una prueba gratuita hoy mismo.
Si quiere sacar el máximo provecho de Filestage y desarrollar una solución de software para agencias de primer nivel, es posible que desee complementarla con las siguientes herramientas.
Programación de reuniones: Calendly
Calendly es una herramienta 100% gratuita que ayuda a las agencias a encontrar la hora perfecta para una reunión sin el dolor de cabeza de las interminables llamadas telefónicas y correos electrónicos. Esta herramienta hace un gran trabajo al eliminar el trabajo de conectar con otros, lo que libera tu tiempo para lograr más cosas.
Esta herramienta también le permite impresionar y deleitar a sus interlocutores. Además, es sencillo y sin fricciones, al igual que Filestage.
Propuestas de negocio: Better Proposals
Better Proposals ayuda a las empresas a cerrar más ventas y a cobrar más rápido. El interminable proceso de ventas puede perjudicar realmente la rentabilidad de las agencias, por lo que esta herramienta le ayuda a elaborar propuestas de gran impacto en cuestión de minutos (en lugar de horas).
Muchas agencias suelen dedicar tanto tiempo a intentar captar nuevos clientes y ganar licitaciones que no consiguen generar los ingresos que necesitan. Esta herramienta puede ayudarle a simplificar y acortar su proceso de ventas, lo que le libera de tiempo y le permite centrarse en ganar dinero.
Colaboración: Slack
Slack es una herramienta de comunicación que da a los equipos el poder y la alineación para hacer su mejor trabajo. Esta herramienta es ya increíblemente popular, y casi todas las empresas la utilizarán pronto de un modo u otro.
Esta herramienta de comunicación ofrece realmente todo lo que una agencia puede necesitar. Slack facilita la organización de conversaciones con varios equipos y clientes, a la vez que facilita el intercambio de archivos y documentos.
Slack también ofrece integración con una amplia gama de herramientas, y admite llamadas de audio y vídeo de alta calidad con todo tu equipo.
CRM: Pipedrive
El objetivo de Pipedrive es hacer que los vendedores sean imparables. Este sencillo CRM de ventas se centra en la claridad y la facilidad de uso por encima de todo, con el fin de ayudar a los vendedores a conseguir el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo.
La herramienta tiene como objetivo ayudar a las agencias a dejar de perder su tiempo en la administración, y facilita el seguimiento automático de correos electrónicos, llamadas y otras interacciones en un solo lugar. Asimismo, esta herramienta proporciona una visión racionalizada del proceso de venta, con el fin de lograr la máxima claridad.
Seguimiento del tiempo: Hubstaff
Hubstaff es un software de seguimiento del tiempo que ayuda a las agencias a dedicar su tiempo a crecer, en lugar de a hacer un seguimiento. Este software facilita a su equipo el seguimiento del tiempo dedicado a un proyecto concreto, con capturas de pantalla, informes y pagos automáticos.
Todos los gestores saben que las hojas de horas y el seguimiento del tiempo son algunas de las partes más frustrantes de la gestión de proyectos. A menudo es difícil hacer un seguimiento de ambas cosas, y los miembros del equipo se esfuerzan por hacerlo eficazmente. Por ello, Hubstaff elimina la frustración y la complejidad del proceso, lo que le permite centrarse en otras áreas.
Facturación: Harvest
Harvest se basó en la creencia de que el seguimiento del tiempo no debería ralentizar a las agencias. Esta herramienta facilita el seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos y la obtención rápida de los pagos de los clientes.
Como gestor de proyectos, es importante evaluar la rentabilidad de sus proyectos para que funcionen con la máxima eficacia. En otras palabras, tendrás que analizar detalladamente el tiempo que te lleva completar los proyectos, en contraposición a lo que te pagan por ellos. Y Harvest puede ayudarte a conseguir este objetivo.
2. ProofHub
ProofHub es una potente solución de gestión de proyectos, lo suficientemente potente como para dar cabida a todas las necesidades de su proyecto y equipo bajo un mismo techo. El software se centra en eliminar la necesidad de invertir en demasiadas herramientas para lograr un único objetivo empresarial. En conjunto, ProofHub es un software de gestión de proyectos hecho para ser completamente personalizable para adaptarse a las necesidades de diferentes equipos con diferentes objetivos.
Los usuarios de ProofHub, ya sean gerentes o empleados, tienen la posibilidad de ver las tareas programadas en horas extras en Kanban, encajar cada pieza de un proyecto a través de un diagrama de Gantt, asignar y colaborar en proyectos, tareas y/o subtareas en un solo lugar, evitar la pérdida de archivos con una gestión centralizada de los mismos, revisar y aprobar el trabajo sobre la marcha, llevar un control de las horas facturables tanto manualmente como utilizando temporizadores, conectarse a las aplicaciones que ya utilizan (como Google Calendar, Dropbox o Google Drive), y mucho más.
Si tú y tu equipo estáis buscando un software con una rica gestión de tareas y comunicación, ProofHub puede ser una elección perfecta. Y la mejor noticia es que puedes empezar hoy mismo de forma gratuita.
3. Agency Analytics
Agency Analytics es una plataforma de informes todo en uno dirigida a las agencias. Esta herramienta ayuda a los profesionales de las agencias a supervisar el SEO, el PPC, las redes sociales y el correo electrónico en un solo lugar.
Más de 3.000 agencias de marketing de todo el mundo confían en la herramienta para supervisar todas las campañas de marketing de sus clientes en un solo lugar. Los informes automatizados evitan que las agencias digitales tengan que crear interminables hojas de cálculo. Mientras tanto, se pueden configurar cuadros de mando personalizados para obtener una imagen completa de lo que está sucediendo.
Además, esta plataforma es totalmente personalizable, lo que le da un toque de clase. la herramienta.
4. Workfront
Workfront es una plataforma de gestión de proyectos cuyo objetivo es reunir a empresas enteras en la era digital. Esta herramienta ayuda a las agencias a crear credibilidad y confianza con sus clientes, eliminando los obstáculos y manteniendo a todo el equipo conectado.
Al ofrecer un lugar único para gestionar el flujo de trabajo, la herramienta pretende ayudar a las agencias a entregar un trabajo de calidad lo más rápidamente posible, con el fin de aumentar la rentabilidad y mantenerse por delante de la competencia. Esta herramienta es muy sofisticada e implicada, por lo que las agencias deben comprometerse realmente con ella para poder aprovechar su máximo potencial.
5. Podio
Podio ayuda a las agencias a añadir estructura e inteligencia a sus flujos de trabajo. Esta herramienta también cuenta con la confianza de líderes y empleados, que elogian su capacidad general para consolidar los procesos en un solo lugar.
Esta herramienta añade valor al facilitar las capacidades de administración, agilizar la comunicación entre las partes y crear estructuras de proyecto personalizadas para impulsar la eficiencia y la eficacia.
El alcance de la herramienta es muy amplio, lo que ayuda a agilizar todo, desde la gestión de proyectos y la colaboración social hasta la automatización de flujos de trabajo y la programación de reuniones. Como esta herramienta está claramente dirigida a las agencias más grandes, es más rentable que las mejores soluciones.
6. Productive
Productive
se presenta como la única herramienta que necesita para dirigir una agencia rentable. Fue construido específicamente para agencias y consultorías, que consolida todo lo que una empresa necesitaría en un solo lugar. Esta herramienta también se centra específicamente en liberar a las agencias de la sujeción de hojas de cálculo ineficaces y que consumen mucho tiempo.
Esta herramienta ofrece una fuerte funcionalidad en los pipelines de ventas, lo que da a las agencias el poder de informar con mayor precisión su progreso actual y cerrar más acuerdos. En concreto, la planificación de recursos ayuda a los gestores de proyectos a gestionar su equipo y obtener el mayor nivel de productividad posible.
En general, esta herramienta también ayuda a mejorar la gestión de los proyectos, lo que permite a los gestores de proyectos comunicarse con las distintas partes interesadas y hacer avanzar los proyectos. También cuenta con un sistema de seguimiento del tiempo, que garantiza que todo el equipo controle su tiempo. Por último, esta herramienta ayuda a los gestores de proyectos a calibrar la rentabilidad de sus proyectos y de la agencia en su conjunto.
7. SeedLogix
SeedLogix es un software de marketing digital para agencias. Esta herramienta ayuda a facilitar una amplia gama de áreas, incluyendo la producción, la automatización del marketing, las ventas y el seguimiento del ROI.
Esta herramienta fue diseñada específicamente para las agencias. Desde el principio, sus objetivos fueron claros: existe para ayudar a las agencias de marketing a aumentar los ingresos, ampliar los servicios, recortar los costes y reducir los tiempos de ejecución. En general, este enfoque en la eficiencia ayuda a las agencias a ofrecer los mejores resultados posibles.
El alcance de esta herramienta es impresionante, pero existe el peligro de que las agencias queden totalmente atadas al sistema. Por eso, en el futuro, pueden tener dificultades para ajustar ciertas áreas de sus negocios.
8. AccountAbility
AccountAbility
es una solución basada en la nube de fácil ampliación para la planificación de recursos en agencias y empresas. Esta herramienta ofrece una solución flexible y robusta que se adapta a la mano de obra de cada agencia.
Al dar a las agencias una visión sin precedentes del estado de sus negocios, AccountAbility ayuda a facilitar una mejor toma de decisiones respaldada por la transparencia y la visibilidad. Esta herramienta se presenta como una solución fácil de usar para todos los miembros de la agencia, lo que también hace que sea fácil de implementar.
Hay muchas soluciones de ERP para las agencias, por lo que es fundamental hacer la elección correcta. Un sofisticado sistema ERP puede ayudar realmente a las agencias a llevar su eficiencia y rentabilidad a nuevas cotas.
9. Avaza
Avaza
es un software de automatización que ayuda a las agencias creativas y de marketing digital a aumentar su eficacia.
Miles de agencias de todo el mundo confían en esta herramienta para acelerar la colaboración en equipo, capturar el tiempo y los gastos, y dispensar facturas a los clientes. Avaza afirma que puede satisfacer todas las necesidades de las agencias en un solo lugar, lo que significa que los gestores de proyectos no tienen que saltar de una herramienta a otra.
Las herramientas de elaboración de informes de Avaza son especialmente sólidas y ayudan a que las agencias tengan una visión clara de su eficiencia y rentabilidad. Esta herramienta también interactúa bien con una amplia gama de aplicaciones populares, como Slack, Jira y Dropbox.
10. Workamajig
Workamajig
se dirige tanto a las agencias como a los equipos internos. Su objetivo es simplificar los procesos e impulsar los resultados.
Esta herramienta ofrece a los gestores de proyectos y a los miembros del personal todo lo que necesitan en un solo lugar. Así, el equipo puede colaborar en una plataforma, acceder a datos precisos y eliminar la introducción manual de datos.
Esta herramienta funciona en una amplia gama de dispositivos y se integra perfectamente con otras aplicaciones. Workamajig se dirige tanto a las agencias como a los equipos internos, pero puede estar empezando a mostrar su edad, en términos de iUI. Si eliges una herramienta “todo en uno”, es importante que se sienta fresca y que deleite a tu equipo.
11. QuoJob
QuoJob
es un software para agencias que facilita a los gestores de proyectos la aplicación de modernos procesos de diseño en sus proyectos.
La herramienta ayuda a impulsar la eficiencia en las agencias, lo que libera tiempo para conseguir contratos. QuoJob ahorra tiempo a las agencias ofreciendo funciones como la gestión de citas, el seguimiento del tiempo, la gestión de tareas y mucho más.
QuoJob funciona con un “sistema modular inteligente”, que permite a los gestores de proyectos crear versiones a medida de la herramienta. Este sistema modular también se refleja en el precio, lo cual es un buen detalle.
12. Deals & Projects
Deals and Projects ayuda a las agencias a gestionar proyectos, alcanzar objetivos y cumplir sus sueños.
Esta herramienta se centra en estas áreas clave para aumentar el valor de sus agencias:
- Un CRM limpio y claro ayuda a las agencias a conseguir proyectos más rentables.
- La gestión de tareas ayuda a los gestores de proyectos a planificar y ejecutar eficazmente los proyectos mientras dirigen sus equipos.
- Los sofisticados informes permiten a las agencias hacer un seguimiento de las hojas de trabajo, facturar a los clientes y analizar los informes.
Los creadores también dedicaron mucho tiempo a hacer que la herramienta fuera atractiva, ya que estaban convencidos de que una gran UX fomenta la adopción y el uso entre el equipo.
13. AgencyHub
AgencyHub
es una solución de software que pretende ayudar a las agencias a mantener a sus clientes más informados, comprometidos y fieles.
Esta herramienta ofrece una visión sencilla y clara de cada proyecto en una sola pantalla, lo que facilita a los gestores de proyectos la vinculación de tareas y la generación de informes de gestión eficaces. También ayuda a facilitar las notificaciones, las listas de tareas, la colaboración y el intercambio de documentos.
AgencyHub sugiere que ofrece mayores capacidades de contenido y personalización que Basecamp. También se enorgullece de ofrecer una solución de nivel empresarial que se completa con una seguridad y un control de acceso exhaustivos.
14. Planscope
Planscope
ofrece a las agencias un control total sobre sus operaciones, con el fin de ayudarles a conseguir contratos, crear cohesión y elaborar un mejor negocio.
Esta herramienta es similar a Deals and Projects, en el sentido de que se centra en tres áreas clave: conseguir contratos más lucrativos a un mayor volumen, impulsar una mayor eficiencia y hacer crecer los negocios a través de informes sofisticados.
Planscope ofrece integraciones con una serie de aplicaciones populares, lo que da a las agencias flexibilidad y la posibilidad de adaptar la herramienta a sus propias necesidades.
15. WorkBook
WorkBook
es un software de gestión de agencias producido por Deltek. Esta herramienta tiene como objetivo ayudar a las agencias y a los equipos internos a aumentar la productividad y los ingresos, gracias a las funciones centradas en la gestión de proyectos, recursos y finanzas.
Esta herramienta también hace posible que las agencias integren todas sus operaciones de principio a fin en un solo lugar. Tiene la ventaja de ofrecerles datos precisos y en tiempo real que pueden utilizarse para tomar decisiones informadas sobre un proyecto.
WorkBook también pone un gran énfasis en la simplicidad y la facilidad de uso, lo que garantiza que la herramienta fomente la adopción por parte de toda la agencia para lograr el máximo impacto.
16. Clients & Profits
Clients & Profits es una herramienta dirigida exclusivamente a las empresas creativas. En concreto, su objetivo es proporcionar a las agencias todo lo que necesitan para gestionar personas, proyectos, medios y dinero. También ayuda a las agencias a impulsar la eficiencia en áreas clave de su negocio, como proyectos, tráfico, medios de comunicación, costes, facturación y finanzas.
Esta herramienta se enorgullece de ser la preferida por las agencias desde 1986. Y sin duda tiene un pedigrí impresionante, pero puede que la interfaz de usuario y la experiencia de usuario te parezcan algo anticuadas.
17. Advantage
Advantage es una herramienta que ofrece a las agencias una experiencia limpia y sencilla, que además es flexible y está respaldada por un gran servicio y asistencia.
Tanto si trabajas para una agencia de marketing digital, de servicios completos o interna, esta herramienta tiene como objetivo proporcionarte información en tiempo real que ayude a tu negocio a alcanzar todo su potencial. Advantage logra este objetivo ofreciendo CRM, gestión de tareas, contabilidad y mucho más.
Al igual que Clientes y Beneficios, Advantage está empezando a mostrar su edad. Es posible que una interfaz de usuario y una experiencia de usuario obsoletas le dificulten la adopción por parte de su equipo.
18. ZenPilot
ZenPilot
es una herramienta que tiene como objetivo ayudar a las agencias a ofrecer resultados a los clientes, lograr la sostenibilidad, promover una cultura saludable y conseguir grandes márgenes de beneficio.
Toda la herramienta se rige por su Manifiesto de Libertad de Agencia. Esta afirmación comienza con la aseveración de que puede proporcionar a los propietarios de las agencias la libertad que esperaban cuando lanzaron sus negocios, algo que a menudo no consiguen.
Aunque esta propuesta no está muy clara, el público objetivo de ZenPilot son claramente las agencias más pequeñas.
19. FunctionFox
FunctionFox
es un sencillo software para hojas de tiempo y gestión de proyectos que se presenta como la principal opción para los profesionales creativos.
A través de un conjunto de sofisticadas herramientas, FunctionFox ayuda a las agencias a agilizar la planificación interna, a mantener el rumbo de los proyectos, a reducir los fallos de comunicación y a cumplir todos los plazos. Como tal, esta herramienta pretende convertirse en una valiosa extensión de su negocio que impulsa un valor real.
FunctionFox también ofrece a las agencias un panel de control personal que puede personalizarse para incluir únicamente las funciones que más utilizan. Este objetivo ayuda a reducir las distracciones y da a los gestores de la agencia el poder de mantener los proyectos en el objetivo.
20. Scoro
Scoro
es un software integral para la gestión empresarial cuyo objetivo es ayudar a los equipos a gestionar proyectos, ventas e informes en un solo lugar.
Esta herramienta ayuda en una serie de áreas, como la gestión general de la empresa, la gestión del tiempo, los proyectos, las tareas y las finanzas. Como puede ver, el alcance es muy grande. Y si te gusta la UI y la UX de Scoro, podría convertirse en una herramienta muy capaz para ti.
Diversas empresas de todo el mundo confían en la herramienta, y cuenta con críticas favorables en las principales plataformas de revisión de software (como Capterra y G2 Crowd).
Conclusión:
El éxito de su agencia depende de su capacidad para encontrar el mejor software de gestión para agencias. Esperamos que esta mirada a las principales opciones que existen haya sido útil, y recomendamos que se considere una solución óptima para maximizar su valor y flexibilidad.
