Que vous rénoviez votre salle de bains, que vous travailliez sur un produit en plusieurs étapes avec votre équipe de conception, que vous organisiez un projet de recherche à l’université ou que vous cherchiez simplement à organiser votre semaine, vous vous êtes sans doute déjà gratté la tête de temps en temps en essayant de savoir comment commencer.
Dans toutes ces situations, la conception et la mise en œuvre d’un flux de travail cohérent peuvent vous aider à mener votre projet à bien, avec la plus grande efficacité et la plus grande probabilité de succès.
1. Qu’est-ce qu’un flux de travail ?
Il s’agit peut-être d’un mot à la mode, mais un flux de travail est un outil pratique lorsqu’il est créé de manière réfléchie et entièrement exécuté. Un flux de travail est une représentation visuelle d’un processus à plusieurs étapes qui nécessite des décisions, des directions variables et un résultat basé sur un objectif initial. Les flux de travail vous aident à organiser et à documenter toutes les étapes nécessaires pour rester sur la bonne voie et rester concentré tout au long du processus.
Les flux de travail sont le plus souvent présents dans un environnement de fabrication de produits, mais ils sont également répandus dans la plupart des situations professionnelles. En outre, les flux de travail sont utiles pour organiser la plupart des aspects de la vie d’une personne, qu’elle soit personnelle ou professionnelle.
Les flux de travail peuvent être utilisés pour organiser et rationaliser la réalisation des objectifs financiers. Par exemple, ils peuvent être utilisés pour établir et coordonner un nouveau processus de service à la clientèle dans une entreprise de vente au détail en pleine croissance. Ils peuvent également être utilisés pour planifier vos prochaines vacances. Chaque fois que vous vous sentez bloqué et dépassé par la complexité d’un problème, un flux de travail peut vous aider à vous en sortir et vous permettre d’aller de l’avant.
2. Comment créer un flux de travail qui rationalisera vos tâches ?
Lors de la création d’un flux de travail, les trois questions les plus essentielles auxquelles il faut répondre sont les suivantes :
- Que produisons-nous ?
- Qui est responsable de chaque partie d’un flux de travail ?
- Combien de temps prendra chaque étape ?
Pour répondre à ces questions, vous devrez suivre les étapes suivantes :
1. Identifiez l’objectif.
La toute première chose à faire est d’identifier exactement ce à quoi vous voulez que le résultat de votre flux de travail ressemble, qu’il s’agisse d’un produit, d’un service ou d’une solution numérique. De cette façon, vous pouvez créer une vision claire de votre objectif. Si le flux de travail est basé sur une équipe, faites participer toutes les parties prenantes à l’identification de la cible, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Ensuite, mettez l’objectif par écrit.
2. Déterminez les paramètres du flux de travail.
C’est à vous de décider jusqu’à quel point vous souhaitez que votre flux de travail se déroule dans les moindres détails. Votre objectif est-il de représenter visuellement les éléments de base “à ne pas manquer”, afin que vous et votre équipe puissiez rester sur la bonne voie ? Ou bien, essayez-vous de documenter chaque détail impliqué, afin que les nouveaux arrivants disposent d’indications claires et puissent commencer à contribuer au projet de manière plus efficace ? S’il s’agit d’un projet de groupe, la portée de votre flux de travail dépendra de vous et de votre équipe.
3. Dressez la liste de toutes les étapes que vous devez franchir pour atteindre votre objectif.
Cette étape est peut-être la plus longue, mais elle vous aidera à séparer toutes les étapes nécessaires de celles qui ne sont pas pertinentes et ne contribuent pas au résultat souhaité. Lorsque vous dressez une liste, assurez-vous que les étapes sont dans l’ordre le plus efficace.
4. Auditez votre flux de travail.
Une fois que vous avez créé un modèle pour votre projet, examinez chaque étape du processus pour en vérifier la redondance et la pertinence. Pour que le flux de travail soit aussi efficace que possible, chaque étape du flux de travail doit être valable et utile. En examinant toutes les parties du flux de travail avant et après le projet, vous serez en mesure de rationaliser le processus global et de maximiser son efficacité.
5. Créer un guidage à l’aide de flèches directionnelles
En d’autres termes, toute décision que vous prenez se compose de deux résultats directionnels possibles. Un Oui signifie que le flux de travail continue dans la direction de l’objectif final, et un Non signifie que le flux de travail prend un chemin différent, très probablement une boucle vers un emplacement précédent.
Par exemple, une chaîne de production peut être représentée par plusieurs rectangles qui indiquent un processus différent dans la chaîne. Une forme de diamant pourrait représenter une décision que le service de contrôle de la qualité doit prendre concernant la production. Si le produit n’est pas à la hauteur, les flèches renvoient à un endroit du flux de travail où le processus peut redémarrer. Toutefois, si le produit est acceptable, le mouvement peut se poursuivre le long du flux de travail jusqu’à l’objectif final.
6. Considérer les variables
Les flux de travail sont des documents vivants qui peuvent s’adapter à vos besoins aussi longtemps que vous en avez besoin. Au-delà des formes de base qui représentent les directions, les processus, les décisions et les produits, un flux de travail est hautement personnalisable, en fonction du projet exact.
Vous pouvez utiliser des couleurs ou des motifs différents pour servir les différentes personnes de l’équipe qui sont responsables d’une étape particulière du flux de travail. Vous pouvez également rendre le flux de travail aussi détaillé ou aussi simple que vous le souhaitez. De nouvelles actions peuvent être insérées, et les activités qui ne sont plus pertinentes peuvent être supprimées.
7. Déterminer le cadre temporel
Vous êtes peut-être en train de créer un flux de travail pour une procédure existante qui doit être documentée afin de pouvoir la partager avec d’autres. Vous pouvez également tenter de définir un projet entièrement nouveau avec un flux de travail. Dans tous les cas, vous devrez déterminer le temps que chaque processus ou décision doit prendre dans le cadre global du flux de travail.
Si vous ne savez pas comment vous allez utiliser un flux de travail au début, vous pouvez le laisser vide et y revenir après l’avoir parcouru une première fois. Vous pouvez également estimer le temps que devrait prendre chaque étape, et apporter des modifications à partir de là.
3. Modèles de flux de travail que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd’hui
Si vous n’avez pas envie de réinventer la roue et de créer un tout nouveau diagramme de flux de travail, il existe plusieurs modèles de flux de travail gratuits disponibles en ligne que vous pouvez modifier à votre guise, en fonction de vos besoins individuels.
Certains modèles sont aussi simples que des organigrammes en noir et blanc. D’autres sont accompagnés de processus de décision illustrés, pleins de couleurs et de mouvements. Cependant, ils comportent tous un sens de l’orientation qui vous permet d’aller du début à la fin.
Des modèles sont également disponibles pour des genres spécifiques. Par exemple, vous pouvez trouver des flux de travail basés sur les services, et des flux de travail pour le traitement des données, la gestion des documents, la conception de sites web, la gestion des serveurs, les ressources humaines, le commerce électronique et la traduction. Voici une liste de sites utiles qui fournissent des modèles de flux de travail personnalisables :
Sélection de modèles de flux de travail utiles par Edraw
Modèle de diagramme de flux de travail par 24Slides
Diagrammes de flux de travail par Lucidchart
Modèles de diagramme de flux de travail par SmartDraw
4. 3+ Exemples de flux de travail utiles
Les flux de travail se présentent sous une variété de formats, de formes et de couleurs. Ils peuvent contenir des formes et des couleurs simples qui délimitent les actions possibles et les parties responsables, ou ils peuvent comporter des icônes individuelles pour identifier chaque étape du processus. Les flux de travail peuvent être petits et précis, ou grands et compliqués.
Ils peuvent être présentés sous forme de graphique ou de liste de tâches extensible. Tant qu’ils représentent le quoi, le qui et le comment de chaque processus ou décision impliquée, les flux de travail peuvent rationaliser et organiser efficacement votre projet.
Exemple 1 : Flux de travail pour une réponse à un incident
Les plans de réponse aux incidents se présentent très souvent sous la forme de flux de travail. Quelle que soit la personne concernée ou le nombre de fois où elle s’est trouvée dans cette situation, chaque étape de l’intervention doit être clairement définie, afin que toutes les bases soient couvertes.
(Image Source : Integrify)
Les formes de base sont souvent utilisées dans les conceptions de flux de travail standard. Dans cet exemple d’Integrify.com, un ovale représente le début du flux de travail, un rectangle représente un processus qui a été entrepris, des hexagones représentent les décisions qui doivent être prises au cours du flux de travail, et un cercle représente le processus final. Dans cet exemple, les flèches représentent la relation directionnelle entre deux étapes du processus.
Exemple 2 : Flux de travail pour l’embauche
Certains flux de travail peuvent être très détaillés, comme ce flux de travail d’embauche fourni par Edrawsoft.com. Ce flux de travail particulier comporte six questions différentes, et chaque résultat vous met sur une voie différente dans le flux de travail.
Aussi détaillé et bien organisé que soit ce flux de travail, chacune de ses étapes est un processus simple qui fait presque du recrutement d’un nouvel employé un processus prêt à l’emploi. Ce modèle particulier est un bel exemple d’une façon de prendre un processus compliqué et de le rationaliser pour toute personne dans un département RH qui est responsable du recrutement de nouveaux employés.
(Image Source : Edraw)
Exemple 3 : Flux de travail pour un processus de demande d’achat
Pour la plupart des entreprises, les demandes d’achat impliquent plusieurs personnes et départements avec de nombreuses variables, surtout si ces achats sont des articles d’un montant élevé. Un flux de travail simple peut aider l’acheteur à suivre le processus et à gérer des attentes réalistes quant à son approbation et à son calendrier.
Ce flux de travail fourni par IBM montre le début de la demande d’achat : l’approbation du superviseur. Si l’achat est approuvé, le flux se déplace alors vers l’une des deux pistes, selon que l’achat est supérieur ou inférieur à un montant spécifique en dollars. A partir de là, il suit une myriade de voies possibles avant de terminer sa course.
(Image Source : IBM)
5. Qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail ? (y compris 3+ exemples)
Souvent, les flux de travail sophistiqués comprennent de nombreuses étapes différentes qui entraînent un travail manuel important. L’automatisation du flux de travail vous aide à trouver les inefficacités potentielles et à automatiser ces sous-processus. Les types de tâches qui sont automatisées peuvent être différents. Souvent, les tâches répétitives telles que la création de fichiers, la documentation des processus ou l’envoi de messages manuels peuvent être facilement effectuées par un logiciel de flux de travail.
Plongeons dans quelques exemples qui expliquent comment vous pouvez améliorer et automatiser les flux de travail existants.
Exemple 1 : Garantir des normes de projet élevées
Pour obtenir une qualité élevée, plusieurs personnes doivent organiser des réunions entre elles et communiquer les demandes de changement.
Flux de travail commun :
- Vous envoyez un courriel avec la demande “Veuillez donner votre avis” à plusieurs clients.
- Un collègue fixe un rendez-vous dans votre agenda pour discuter du projet sur une base individuelle.
- Un autre collègue répond par courriel.
- Un troisième collègue vient directement à votre bureau et vous fait part verbalement de ses commentaires.
Flux de travail à l’aide d’un logiciel de flux de travail tel que Filestage :
Vous envoyez un lien du projet à vos collègues pour qu’ils puissent l’examiner. Vous recevez des commentaires groupés de diverses personnes sur une seule plateforme. Comme chacun peut voir les commentaires des autres, certains points peuvent être relevés et les malentendus ont la possibilité d’être clarifiés.
Exemple 2 : Recevoir un feedback créatif contradictoire
Vous recevez un retour d’information contradictoire, qui a été joint à un courriel en tant que commentaire sur un fichier PDF.
Flux de travail commun :
- Vous appelez votre personne de contact et expliquez qu’un collègue n’est pas d’accord avec un certain point.
- Votre client discute de la question avec son collègue de travail.
- Elle vous rappelle.
- Après avoir trouvé les demandes de modification pertinentes, vous expliquez la situation par courriel de la manière la plus diplomatique possible.
Flux de travail à l’aide d’un logiciel de flux de travail tel que Filestage :
Toutes les personnes du côté du client peuvent voir les commentaires des autres et se corriger mutuellement en conséquence.
Exemple 3 : Communiquer les objectifs hebdomadaires
L’administration des objectifs hebdomadaires vous fait perdre beaucoup de temps car vous devez tout discuter avec votre chef d’équipe, Nik. Et vous devez organiser des réunions pour en discuter.
L’effort augmente pour le chef d’équipe puisqu’il est responsable de la collecte, de la transmission et de l’adaptation des informations.
Flux de travail commun :
- Chaque membre de l’équipe envoie un email à Nik avec la structure arrangée. L’heure limite est fixée au lundi à 11 heures.
- Nik attend d’avoir reçu le plan hebdomadaire complet et ajoute ses notes.
- Ensuite, il regroupe tous les objectifs hebdomadaires et envoie un courriel à toute l’équipe.
- En outre, il transmet ce courrier à son superviseur.
- Le vendredi, toute l’équipe se réunit pendant une heure pour discuter de ses objectifs hebdomadaires.
Flux de travail utiliser un logiciel de flux de travail tel qu’Asana
Tous les membres de l’équipe ajoutent leurs tâches les plus importantes au projet Kanban appelé “Objectifs hebdomadaires”. De cette façon, chacun garde une vue d’ensemble de la semaine précédente et de toutes les tâches accomplies dans le passé. En cas d’incertitude, vous pouvez commenter directement les tâches dans Asana.
6. Meilleur logiciel de flux de travail
Heureusement, il existe un grand nombre d’outils de création de flux de travail, basés sur le web ou téléchargeables, qui sont faciles d’accès. De nombreux éditeurs de logiciels spécialisés dans les flux de travail proposent une version gratuite ou d’essai de leur produit. Voici quelques excellents choix :
Lundi
Monday est un outil de gestion gratuit qui vous permet de créer autant de flux de travail que vous le souhaitez, sous la forme de tableaux de projets, de tableaux privés et de tableaux de partage. Les tâches sont organisées en lignes appelées impulsions. Ces impulsions sont organisées visuellement sur une ligne de temps dynamique que vous pouvez modifier comme bon vous semble, y compris l’état d’avancement du projet, ses coûts estimés et la personne responsable.
Filestage
Avec un flux de travail Filestage, vous pouvez gérer votre travail créatif de manière multidimensionnelle. Si vous travaillez sur un produit numérique spécifique (qu’il s’agisse d’une photo, d’une vidéo, d’une illustration, d’une campagne publicitaire, de la conception d’un site web ou de la production d’un logiciel), vous pouvez télécharger votre projet et définir les paramètres du flux de travail via Filestage.
Une fois que vous avez téléchargé votre travail, vous pouvez désigner des collaborateurs pour le commenter, le réviser, le discuter ou l’approuver. Vous pouvez alors vérifier l’avancement du projet en temps réel, et vos collaborateurs n’ont même pas besoin d’avoir un compte Filestage.
Asana
Asana est un logiciel qui permet de gérer vos projets et vos tâches en même temps. Il vous aide à créer et à déléguer des tâches, à fixer des échéances et à rédiger des commentaires. Vous êtes également informé de l’état d’avancement de votre projet. En plus de vous faire gagner beaucoup de temps, vous restez toujours à jour et votre équipe est en mesure de travailler de manière plus productive.
Autres logiciels de gestion du flux de travail que vous pouvez consulter :
WorkflowGen – Un logiciel de workflow qui peut être utilisé pour numériser et optimiser vos processus commerciaux actuels.
Nintex – Un système de gestion des flux de travail qui vous aide à gérer et à automatiser tous vos processus d’entreprise.
JIRA – Un outil de gestion de projet qui est surtout utilisé par les équipes de développement agiles.
Accelo – Un système d’automatisation des opérations qui vous permet de centraliser l’ensemble de vos travaux pour les clients.
Zoho Creator – Un logiciel qui vous permet de créer des applications professionnelles individuelles basées sur vos flux de travail pour votre entreprise.
Pipefy – Un outil de workflow qui vous aide à créer et à gérer vos différents processus au sein de vos services.
PandaDoc – Un logiciel de gestion de documents qui vous permet de rationaliser votre flux de travail de vente.
7. Comment créer un flux de travail avec Filestage ?
Le flux de révision agile de Filestage est destiné à rationaliser la manière dont vous communiquez et visualisez les révisions internes et externes. Il vous permet d’avoir plusieurs étapes de révision où vous pouvez gérer qui peut accéder aux différents fichiers et commentaires.
Voici comment créer votre premier flux de travail dans Filestage :
1. Inscrivez-vous à un essai GRATUIT.
2. Accédez à votre espace de travail Filestage.
3. Créez un nouveau projet et un nouveau dossier dont le nouveau projet fera partie.
4. Faites glisser et déposez les fichiers du projet dans l’interface utilisateur de Filestage (ou cliquez sur Télécharger le fichier et choisissez le fichier correspondant). Vous trouverez votre fichier de projet affiché sur le côté gauche et une section qui contient tous les fichiers sur le côté droit.
5 Ajoutez d’autres étapes de révision si votre flux de travail de révision et d’approbation comporte différents niveaux (comme une révision interne et externe). De cette façon, vous êtes en mesure de reconstruire complètement vos flux de retour d’information existants.
5. Vous pouvez facilement inviter des personnes à devenir réviseur d’une étape de révision unique en sélectionnant la silhouette humaine verte à côté du mot réviseurs, puis en saisissant l’adresse électronique.
5. Pour examiner un fichier, il suffit de cliquer dessus sur le site du projet. Ensuite, vous pourrez laisser des commentaires. Pour laisser un commentaire, cliquez n’importe où sur le fichier affiché. Ces points peuvent être ajustés en les faisant glisser et en les déposant où vous le souhaitez.
Lorsque vous invitez des personnes à devenir des contributeurs, elles peuvent ajouter des pièces jointes et modifier directement le fichier si nécessaire. Tout le travail se fait dans le navigateur et est protégé par un cryptage SSL 256 bits.
Vous pouvez trouver plus d’informations sur le flux de révision agile dans notre centre d’aide.
8. Pourquoi vous devriez utiliser les flux de travail
Que vous utilisiez la commodité d’un outil de création ou que vous établissiez vous-même un diagramme de flux de travail, les résultats de la création et de la mise en œuvre d’un tel outil sont les suivants :
- Une efficacité accrue
- Réduction des déchets
- Une orientation plus claire
- Organisation durable
Ces résultats sont obtenus que votre projet soit le travail créatif d’une seule personne ou un cycle de production complexe impliquant plusieurs équipes.
