Que sont les jalons d’un projet (et comment les utiliser) ?

Les jalons d’un projet jouent un rôle essentiel dans le monde des affaires, en vous aidant à suivre les progrès réalisés et en vous fournissant un outil précieux pour mesurer le taux de réussite de votre équipe. Ils peuvent être utiles pour que toutes les personnes impliquées dans un projet soient conscientes de son objectif final et des différents objectifs plus petits qui doivent être atteints pour y parvenir. Cet article vous aidera à définir les jalons dans la gestion de projet et vous donnera des informations précieuses sur la façon de les utiliser pour faire avancer votre projet.

Qu’est-ce qu’un jalon de projet ?

Avant de pouvoir déterminer comment utiliser au mieux les jalons du projet, il est important d’avoir une bonne idée de ce qu’ils sont.

Les jalons d’un projet vous aident à le décomposer en sections plus petites, de manière à avoir une idée claire des tâches à accomplir et de la date à laquelle elles doivent l’être. Contrairement aux échéances et aux objectifs, qui peuvent se rapporter à des tâches plus petites et plus spécifiques, les jalons ont tendance à faire partie de l’image globale du projet.

À titre d’exemple, sur le site , lorsque vous travaillez sur un projet de construction, un objectif peut être mis en place pour les petits objectifs de la construction, tandis qu’un jalon fera référence à une partie plus importante du projet et à la date à laquelle il doit être terminé, comme l’illustre l’exemple ci-dessous :

Objectif :
Rassemblez tous les outils nécessaires au projet avant 8 heures du matin.

Jalon :
Les planchers seront terminés d’ici lundi.

Si vous travaillez dans un domaine plus orienté vers le bureau, comme une agence de publicité, les étapes et les objectifs peuvent ressembler à ceci :

Objectif :
Brainstorming d’idées pour la publicité du client.

Jalon :
Présentez des idées pour une publicité au client .

Comment utiliser les jalons du projet

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de ce qu’est un jalon, voici quelques informations sur la façon dont vous pouvez les mettre en œuvre dans une gestion de projet efficace.

Les jalons doivent être utilisés dans la planification pour marquer le début ou la fin d’une phase importante du travail, une échéance importante ou lorsqu’une décision importante est prise.

Vous devez mettre à jour les plans de gestion de projet une fois par mois afin d’inclure les différentes étapes, car certains développements peuvent affecter la façon dont votre plan est exécuté. Certains mois sont plus actifs que d’autres et il se peut que vous deviez vous accrocher à certains jalons pendant plus longtemps en phase d’exécution. Dans tous les cas, il est bon d’avoir au moins un jalon dans chaque cycle de rapport pour s’assurer que votre équipe travaille vers son objectif.

Comment communiquer les jalons de la gestion de projet

Pour vous assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les jalons de la gestion de projet, il est bon de créer une image centrale, comme un tableau, que vous pouvez distribuer à votre équipe ou afficher dans un endroit pratique de votre bureau.

Un diagramme de Gantt est un moyen pratique d’illustrer vos étapes et les objectifs de votre projet.

Un diagramme de Gantt est un graphique qui montre toutes les différentes sous-tâches d’un projet et la manière dont elles sont liées les unes aux autres en termes de temps. Il affiche le calendrier de votre projet et aide votre équipe à rester productive. Il indique toutes les tâches à accomplir, le temps que vous prévoyez pour chacune d’entre elles et la relation entre les différentes tâches, ce qui permet de s’assurer que le travail est effectué efficacement et conformément au plan.

(Source d’image : Brandon Freitag)

Sur ces graphiques, les jalons sont représentés par des diamants. L’achèvement d’une étape importante donnera à votre équipe un sentiment de satisfaction et le sentiment d’aller de l’avant.

Si, pour une raison quelconque, le diagramme de Gantt ne vous convient pas, vous pouvez utiliser un certain nombre d’alternatives. Il s’agit notamment de listes de tâches, de feuilles de calcul, de diagrammes de flux, de tableaux Kanban et de rapports d’état.

Nommer les principaux jalons (y compris des exemples de jalons de projet)

Les jalons ne doivent être identifiés que dans les termes les plus généraux. Ils ne doivent pas décrire complètement la tâche, mais seulement ce qu’elle représente. Les tâches peuvent être ajoutées à votre tableau, ce qui peut fournir une description plus complète de ce qu’implique le jalon, mais elles constituent une entité à part entière et doivent être désignées comme telles.

Par exemple, toujours dans le cas d’une agence de publicité, la phase 1 peut comprendre le travail jusqu’à l’approbation d ‘une publicité par le client, tandis que la phase 2 peut concerner l’exécution proprement dite de la production de la publicité.

En gardant cela à l’esprit, voici un exemple de la manière dont les tâches et les jalons pourraient être communiqués à votre équipe :

Tâche 1 :
Faites un remue-méninges pour trouver des idées.
Tâche 2 :
Créez une présentation.
Jalon 1 :
Annonce approuvée.

Bien qu’il ne soit pas nécessaire de numéroter les jalons, de nombreux chefs de projet marketing choisissent de le faire pour éviter toute confusion. Le suivi des étapes peut être particulièrement difficile pour les projets qui s’étendent sur plusieurs mois. Trouver un moyen de différencier chaque étape peut être utile pour communiquer avec votre équipe.

Communiquer avec les jalons du projet

Les jalons du projet peuvent également être utiles pour créer des rapports d’avancement de votre projet. En regardant votre plan, vous devriez être en mesure de faire ressortir les tâches et les jalons devraient vous fournir toutes les informations nécessaires sur l’avancement de votre projet.

Ces jalons peuvent être utiles lorsque vous créez un rapport pour un client, un sponsor ou un superviseur dans votre bureau. Dans de nombreuses situations professionnelles, il est probable que vous deviez préparer régulièrement une sorte de rapport d’activité pour montrer à vos sponsors ou à vos supérieurs comment vous progressez. Les jalons doivent vous fournir tous les détails dont vous aurez besoin pour leur présenter les informations qu’ils recherchent.

progress report

(Source d’image : The Agile Warrior)

Lorsque l’on pense au format classiquement utilisé pour rendre compte de ces jalons, on utilise souvent un tableau. Vous y trouverez la description du jalon, la date à laquelle il était dû et la nouvelle date d’échéance prévue. Les étapes achevées seront également ajoutées, ainsi que la date à laquelle elles ont été achevées.

Bien que ces tableaux montrent clairement que certains objectifs n’ont pas été atteints dans les délais, les examiner à l’avance peut vous donner un temps de réflexion afin de pouvoir répondre à vos supérieurs lorsqu’ils vous demanderont pourquoi vous n’avez pas été en mesure d’atteindre une certaine étape à la date prévue. Il vous aidera également à examiner votre projet et à voir où des améliorations peuvent être apportées.

Comme les projets les plus longs ont tendance à avoir beaucoup de jalons, limitez votre rapport pour inclure uniquement les jalons qui ont été achevés ou qui sont en attente pour le trimestre en cours. Cela vous facilitera la tâche et permettra à votre parrain ou à votre supérieur de mieux se concentrer sur les progrès accomplis récemment et sur ce qui reste à faire.

Comment utiliser efficacement les jalons d’un projet

Bien que les jalons puissent être utiles pour maintenir un projet sur la bonne voie et garder les employés motivés, les chefs de projet doivent savoir comment les utiliser pour s’assurer qu’ils sont efficaces. Voici quelques éléments à garder à l’esprit lors de la mise en place de jalons dans votre planification de projet.

Fréquence

Parce que les jalons peuvent fonctionner comme une technique de motivation, les gestionnaires de projet peuvent avoir tendance à en abuser. Pour ce faire, ils identifient les tâches et autres objectifs moins importants comme des jalons. Cette fréquence d’utilisation peut faire en sorte que le respect des jalons semble plus banal et peut en fait entraîner une baisse de la motivation générale des travailleurs.

Veillez à limiter les jalons aux objectifs qui peuvent être considérés comme des points de jonction sur un chemin critique et des livrables importants.

Timing

S’il est important de ne pas présenter les étapes trop fréquemment, il est également important de ne pas les espacer trop. Cela entraînera une perte d’élan et de motivation de votre personnel. Dans l’idéal, essayez d’espacer les étapes de manière à ce qu’elles se situent à environ deux semaines l’une de l’autre.

Visibilité

Lors de l’établissement des étapes, tous les travailleurs doivent être sur la même longueur d’onde. Les chefs de projet doivent s’assurer que leur équipe est au courant de chaque étape en distribuant les tableaux ou feuilles de calcul nécessaires à chaque membre de l’équipe et en les gardant bien en vue sur le lieu de travail.

Responsabilité

Chaque membre de votre équipe doit comprendre qu’il est important de respecter les jalons en temps voulu. S’ils ne sont pas en mesure de le faire, il s’agit d’un problème qui doit être réglé immédiatement. Si votre équipe n’est pas en mesure de respecter un jalon à la date prévue, il convient de discuter des raisons de cette situation et de ce qui peut être fait pour accroître la productivité à l’avenir.

Fallibility

Toutes les étapes ne seront pas couronnées de succès, et ce n’est pas grave. En fait, il est bon que les gestionnaires de projet créent des jalons qui peuvent être plus difficiles à respecter et se solder par un échec. Cela peut constituer une expérience d’apprentissage pour les travailleurs et leur donner un objectif à atteindre à l’avenir.

Jalons dans MS Project

Conclusion

L’utilisation de jalons de projet dans votre planification peut être un moyen efficace de garder vos travailleurs sur la bonne voie et peut faciliter l’établissement des calendriers et des rapports. Essayez différentes méthodes pour voir comment vous pouvez les intégrer au mieux dans votre gestion de projet. Voyez ensuite comment ils peuvent faire avancer votre projet en douceur et vous permettre d’accomplir votre travail plus efficacement que jamais.

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