Modèle gratuit de charte de projet (et pourquoi vous devriez l’utiliser)

Cette situation vous est peut-être familière: vous êtes l’un des membres d’une équipe travaillant sur le même projet et, après plusieurs semaines, voire plusieurs mois, vous vous retrouvez coincé au milieu d’une tâche qui devrait être simple et directe, mais vous avez besoin de l’autorisation d’un chef de projet pour quelque chose et il y a une confusion au-dessus de vous quant à savoir quel chef de projet peut vous donner le feu vert.

Pendant ce temps, votre collègue de l’équipe de planification du projet vous demande de l’aide pour une idée qui, selon vous, est hors de portée, mais il est convaincu qu’elle est nécessaire et aucun de vous n’a de preuve dans un sens ou dans l’autre pour étayer votre affirmation. Votre chef de projet est impossible à joindre parce qu’elle est trop occupée à éteindre des incendies, et vous avez l’horrible sentiment que même si le calendrier initial du projet est vague, il n’y a aucune chance que tous les éléments livrables nécessaires soient réunis à temps.

Modèle de charte de projet

Le projet décrit ci-dessus est trépidant et désorganisé, et n’est que trop commun dans les lieux de travail moyens. Il y a de fortes chances que vous sachiez déjà ce que c’est que de travailler sur un projet dont les objectifs sont flous, dont le calendrier des livrables est en constante évolution ou dont les limites ne sont pas définies. Tout le monde redoute d’être affecté à des projets de ce type, et étant donné la probabilité que des obstacles imprévisibles surgissent au cours du calendrier d’un projet, ce genre de ralentissement peut sembler inévitable.

Cependant, les maux de tête et les délais manqués au milieu de votre projet peuvent être évités si vous investissez un peu de temps dans l’organisation avant de commencer. La meilleure défense d’un chef de projet contre les obstacles imprévisibles est la charte du projet. Nous avons donc créé un modèle de charte de projet simple à utiliser pour vous aider à démarrer.

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Qu’est-ce qu’une charte de projet ?

Une charte de gestion de projet est un document qui décrit tous les aspects de votre projet, servant à la fois de ligne directrice pour les étapes futures du projet et de référence pour définir l’objectif du projet, ainsi que les rôles et responsabilités de l’équipe, les contraintes budgétaires, etc. Avant que votre projet ne puisse démarrer, tous les membres de votre équipe doivent avoir une compréhension totale de l’objectif et des résultats souhaités. La charte est l’occasion de formuler clairement ces éléments dans votre déclaration de mission.

Bien qu’une charte de projet puisse être utilisée de diverses manières, ses principaux objectifs peuvent être résumés comme suit :

  • Une charte de projet doit définir l’objectif global du projet. S’agit-il d’un projet avec une date de début et de fin ? A-t-il un point final naturel ou la ligne d’arrivée doit-elle être définie dans le cadre du calendrier ? S’il s’agit d’un projet permanent, quel objectif ce projet remplit-il dans la routine quotidienne ou hebdomadaire de votre entreprise ? Quelle est la justification de l’existence de ce projet ? Votre charte doit répondre à toutes ces questions générales, primordiales et même holistiques sur votre projet.
  • Une charte de projet doit clairement définir les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans le projet. Il ne s’agit pas seulement de tous les membres de votre équipe de projet créative, mais aussi de toutes les parties prenantes, des sponsors du projet, des fournisseurs, des contacts clés dans d’autres organisations, etc. Il est très important de préciser par écrit les responsabilités de chacun dès le début de votre projet, afin d’éviter toute confusion sur les responsabilités par la suite.
  • Une charte de projet doit décrire toutes les étapes du projet, définir des étapes claires (dans la limite du raisonnable) pour les principales tâches et fournir un calendrier et un échéancier pour les produits à livrer jusqu’à l’achèvement du projet. En tant que chef de projet, il ne vous appartient pas de fournir des guides pratiques pour chaque tâche à tous les membres de votre équipe, mais des conseils généraux sur qui doit faire quoi peuvent réduire le nombre de questions que les membres de l’équipe vous poseront tout au long du projet.

N’oubliez pas que la charte de projet fait office de contrat, qu’elle définit votre autorité en tant que chef de projet et qu’elle sert d’accord entre toutes les parties concernées pour qu’elles assument leurs responsabilités.

Projet Éléments de la charte

Maintenant que nous avons une vue d’ensemble de l’objectif d’une charte, nous pouvons entrer dans les détails de ce qui doit précisément être inclus.

  • Une vue d’ensemble du projet. Il s’agit d’un discours d’une à deux phrases définissant le projet, ainsi que de quelques informations sur la justification du projet. Cette section doit être brève et facile à lire, et des liens vers des documents extérieurs plus détaillés peuvent être créés si vous souhaitez approfondir vos connaissances.
  • Une liste de toutes les parties impliquées et une définition de leurs rôles et responsabilités. Séparez cette liste en catégories : parties prenantes, direction, équipe de mise en œuvre, sponsors, etc. N’oubliez pas d’inclure les coordonnées à jour de chacun.
  • Dans le même ordre d’idées, il peut s’avérer utile d’inclure une sorte de diagramme hiérarchique illustré ou un graphique indiquant de qui relève chaque membre de l’équipe.
  • Une description détaillée des résultats idéaux du projet. L’objectif de base du projet devrait avoir été décrit dans votre aperçu, donc dans cette section, vous pouvez décomposer les objectifs du projet en un peu plus de détails pour donner à votre équipe une compréhension de ce que devrait être le succès.
  • Dressez la liste de toutes les contraintes du projet. Certaines d’entre elles peuvent vous sembler évidentes, mais mettez-les quand même sur papier.
  • Décrivez tous les risques et les obstacles qui pourraient survenir au cours de ce projet, et esquissez les plans d’urgence. Vous ne pourrez pas prévoir tous les obstacles possibles, mais il est utile de prévoir les pires scénarios.
  • Un budget de projet. En plus des données financières, cela devrait inclure autant d’informations que vous pouvez fournir sur les ressources de l’entreprise qui peuvent et doivent être utilisées.
  • Dans la limite du raisonnable, décrivez les méthodologies qui devraient être utilisées dans ce projet. Encore une fois, il se peut que vous ne puissiez pas entrer dans les détails de la méthodologie que chaque membre de l’équipe devra utiliser pour réaliser ses livrables, mais un résumé des méthodologies peut être d’une grande aide en cours de route.
  • Un calendrier du projet, y compris un calendrier précis des produits à livrer. En fixant des échéances pour les produits à livrer, vous permettrez à l’ensemble de votre équipe de rester sur la bonne voie et vous éviterez de vous rapprocher de l’échéance finale pour vous rendre compte que votre projet a pris un retard considérable.

Rédiger la charte de votre projet

La rédaction de votre charte de projet doit être un processus simple. Si vous n’avez jamais rédigé un tel document, il n’y a pas lieu de stresser. Nous avons fourni quelques exemples de modèles (par exemple le modèle de buyer persona efficace) que vous pouvez remplir et utiliser pour vous aider à démarrer votre charte. Les étapes de la rédaction sont les suivantes :

  1. Recueillez des informations auprès de toutes les parties concernées par votre projet. Cela inclut évidemment des étapes de base comme s’assurer que vous avez les coordonnées correctes de tout le monde, mais vous devriez également prendre le temps de demander à vos collègues et aux parties prenantes ce qu’ils veulent faire. ils pensent que l’objectif de ce projet est, ainsi que la façon dont ils voient leur rôle dans le projet. Cette étape de collecte d’informations vous aidera à rédiger la synthèse de votre projet. Si certaines des réponses que vous obtenez révèlent que tout le monde n’est pas sur la même longueur d’onde ou que certaines personnes ont développé des impressions erronées sur la portée du projet, il s’agit d’une information utile pour vous aussi, car elle vous permet de savoir quelles informations erronées vous devrez corriger pour les personnes de votre charte.
  2. Rédigez d’abord l’aperçu du projet/la déclaration de mission. C’est peut-être la partie la plus difficile de toute la charte pour vous, car il vous faudra condenser beaucoup d’informations en quelques phrases concises. Prenez le temps de rédiger le langage de votre vue d’ensemble, car il s’agit d’un énoncé de vision qui guidera les engrenages changeants et les parties disparates de votre projet.
  3. Définir la portée du projet et ses limites. Vous devez le faire dès le début, car sinon, vous risquez de perdre du temps à rédiger une section de votre charte de projet pour vous rendre compte plus tard que la tâche en question n’est finalement pas pertinente parce qu’elle est en dehors de la portée du projet.
  4. Définissez les résultats de votre projet. Pour cette étape, il peut être utile de laisser d’abord libre cours à votre imagination et d’être aussi idéaliste que possible quant aux résultats du projet. Soyez ensuite un peu plus réaliste et décrivez les résultats du projet qui sont réalisables et souhaitables.
  5. Maintenant que vous avez un point final avec les résultats de votre projet, séparez ces résultats en morceaux qui peuvent devenir des livrables pour votre équipe en cours de route. Créez un calendrier réaliste pour le moment où chaque livrable doit être achevé.
  6. Vous avez maintenant la forme générale de votre charte de projet. Vous pouvez remplir le reste de ce dont vous avez besoin(méthodologies,etc.).) dans l’ordre de votre choix, bien que si vous êtes du genre à faire les tâches les plus difficiles en premier, il peut être utile de s’attaquer d’abord aux éléments qui nécessitent le plus d’écriture descriptive et de pensée créative (probablement les plans d’urgence et les méthodologies) et de laisser les étapes pratiques directes en dernier.

Comment utiliser votre charte de projet

Une fois que votre charte de gestion de projet est entièrement rédigée, vous vous demandez peut-être comment l’utiliser au mieux. Tout d’abord, assurez-vous que la charte est facilement accessible à tous les membres de votre équipe de projet. Cela semble élémentaire, mais vous seriez surpris de voir combien d’entreprises oublient l’importance de conserver une documentation simple et facilement accessible. Veillez à ce que tous les employés sachent où le trouver sous forme électronique, distribuez des copies papier et affichez des copies papier supplémentaires dans un endroit central (tel qu’un tableau d’affichage) si cela convient à la configuration de votre bureau et à la structure de votre équipe.

Votre charte est un document vivant, et quel que soit votre degré de perfection, vous ne pourrez pas créer une charte parfaite qui ne nécessitera jamais de révisions. La nature des affaires et de la gestion de projet signifie que des événements inattendus sont susceptibles de se produire tout au long de votre projet, et que vos plans devront être adaptés. Votre charte est un document vivant qui peut et doit évoluer avec le projet, et vous commettez une erreur si vous ne la révisez pas en fonction des besoins tout au long de votre projet.

Vous ne voulez pas non plus laisser toute votre équipe, ou vous-même, oublier la charte de projet une fois que vous l’avez créée et distribuée. Vous n’avez pas travaillé dur sur ce document pour le ranger au fond d’un tiroir de bureau et le laisser prendre la poussière. Référez-vous à votre charte lors des réunions de contrôle du projet, et vérifiez vos progrès par rapport au calendrier et aux objectifs que vous avez fixés pour votre équipe dans la charte.

Enfin, il est pratiquement inévitable qu’à un moment ou à un autre de votre projet, au moins une personne de votre équipe ne sache pas exactement quel est son rôle ou ce qui est inclus dans ses responsabilités. C’est là que votre charte de projet, qui est un contrat, est utile. Lorsque tous les rôles et les responsabilités sont clairement définis par écrit au début du projet, cela élimine toute confusion ultérieure et aide chacun à rester responsable.

Exemple de charte de projet

Vous avez appris beaucoup de choses sur les chartes de projet et sur la façon de les créer. Prenons un peu de recul et examinons des exemples de charte de projet existants. Évidemment, vous ne pouvez pas simplement les copier. Mais ils vous aideront à démarrer et vous fourniront une inspiration précieuse.

Exemple de charte de projet Lean Sigma

Gestion de projet Exemple de charte de projet

Exemple de charte de projet Six Sigma

Exemple de charte de projet

Exemple de charte de projet simplifiée

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Votre charte de projet se justifie

Si vous êtes nouveau dans la gestion de projet ou si vous avez accepté de gérer un projet plus important que ce à quoi vous êtes habitué, votre charte peut vraiment vous sauver la mise. Votre charte de gestion de projet définit l’objectif et le but du projet, attribue clairement les rôles et les responsabilités de toutes les parties impliquées, et définit les méthodologies, le calendrier et la portée de votre projet. Quelle que soit votre réticence à consacrer du temps et des efforts à la rédaction de ce document maintenant, vous n’aurez probablement pas plus de quelques jours dans votre projet avant qu’un événement ou une question ne vous oblige à vous tourner vers votre charte de projet. En un rien de temps, l’utilité de votre charte justifiera le travail que vous avez fourni pour la créer.

Grâce à ce document, il vous sera beaucoup plus facile de faire face aux obstacles inattendus que la vie vous réserve au cours de votre projet. Au lieu de vous retrouver avec une pagaille désorganisée qui risque de vous faire rater des échéances et de mécontenter les parties prenantes, votre charte de projet vous aidera à diriger votre navire sur le bon cap, quelles que soient les difficultés que vous pourriez rencontrer.

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