“Au cours du processus d’approbation, il nous faut en moyenne 1 à 2 cycles de révision de moins par approbation, et nous envoyons et recevons environ 20 % d’e-mails en moins.”

Pouvez-vous décrire les principaux problèmes auxquels vous étiez confrontés avant de commencer à utiliser Filestage ?

Avant d’utiliser Filestage, nos clients recueillaient leurs commentaires dans des documents séparés et nous les communiquaient par courrier électronique. C’était un défi pour nos clients, producteurs vidéos et nos chefs de projet, car ce processus favorisait les malentendus. Il était toujours difficile de savoir à quoi se référait exactement le retour.

Nous avons également dû partager diverses pré-versions de vidéos inachevées avec nos clients afin qu’ils puissent donner leur avis. Il était donc assez difficile de garder une vue d’ensemble des différentes versions.

Comment votre processus d’approbation a-t-il changé avec Filestage ?

Avec Filestage, nos clients peuvent laisser un commentaire à l’endroit précis de l’image où quelque chose doit être modifié. Qu’il s’agisse d’un fichier texte, d’un graphique ou d’une vidéo.

L’outil d’annotation permet de communiquer clairement les demandes de correction, ce qui signifie que nous avons beaucoup moins de malentendus, de demandes de renseignements et d’efforts de coordination.

Quels effets positifs sur votre productivité avez-vous constatés grâce à Filestage ?

Pendant le processus d’approbation, environ 20 % de courriels en moins sont envoyés et reçus. De plus, nous avons besoin en moyenne d’environ 1 à 2 versions de fichiers/examens en moins par approbation.

Pouvez-vous expliquer pourquoi votre équipe a bénéficié de ces avantages ?

Comme nous présentons Filestage à nos clients directement lors de la réunion de lancement, nous pouvons partager n’importe quel fichier avec Filestage à partir de ce moment-là. Lorsqu’une étape du processus est prête à être approuvée, nous n’avons pas besoin d’envoyer des courriels supplémentaires, car Filestage envoie automatiquement des notifications à tous les collaborateurs et réviseurs du projet.

La possibilité de fixer des dates d’échéance pour le retour d’informations réduit également le nombre d’e-mails. Un grand avantage est que tous les réviseurs peuvent voir les commentaires qui ont déjà été laissés par d’autres réviseurs, ce qui évite que des commentaires contradictoires soient donnés. En outre, la section des commentaires peut être utilisée comme un outil de communication en temps réel pour discuter des changements.

Quelles sont les fonctionnalités que vous appréciez particulièrement dans Filestage ?

Nous bénéficions de toutes les fonctionnalités de Filestage, mais j’aime surtout l’outil d’annotation. Souvent, vous avez par exemple à l’esprit une forme ou une position spécifique pour un graphique, mais il est difficile de la traduire en mots précis. Avec cet outil d’annotation, je peux plus facilement montrer ce que je veux dire exactement. Cela est particulièrement utile pour les illustrations et les animations.