Un estudio reciente (pero bastante alarmante) de Atlassian descubrió que sólo el 60% del trabajo se dedica a ser productivo. ¿Qué constituye el 40% restante? El principal culpable de la pérdida de tiempo son las incontables horas dedicadas a revisar el exceso de correos electrónicos, las reuniones inútiles y las constantes interrupciones. ¿Te suena? Si es así, probablemente tu estrategia de marketing esté pidiendo a gritos algunas organizaciones.
Así que, antes de permitir que llegue a tu bandeja de entrada otra solicitud de marketing incompleta, pon fin a esta corriente de discusiones de marketing de ida y vuelta. Ahórrate a ti (y a tu equipo) tiempo, esfuerzo y confusión utilizando el salvavidas definitivo para los profesionales del marketing: los formularios de solicitud de marketing.
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¿Qué es un formulario de solicitud de marketing y cómo se utiliza?
Un formulario de solicitud de marketing es una forma sencilla de establecer una comunicación ágil entre tu equipo y los demás. Este formulario permite al solicitante describir claramente los servicios, materiales o información de marketing específicos que necesita para ejecutar los proyectos o servicios en los que está trabajando.
Estas peticiones pueden provenir internamente de tus compañeros del equipo de marketing, así como externamente de otros departamentos. Cualquier persona de la empresa puede redactar y presentar una solicitud.
Los distintos tipos de formularios de solicitud de marketing incluyen…
Formulario de solicitud de proyecto de marketing – Este tipo de formulario proporciona una plantilla clara y establecida, que los miembros de tu equipo pueden utilizar para detallar minuciosamente un nuevo proyecto de marketing que deseen solicitar.
Formulario de solicitud creativa – Estos formularios pueden colmar cualquier laguna en tus estrategias de gestión de activos digitales o de marca, ya que los solicitantes proponen la creación de cualquier activo adicional necesario.
Formulario de solicitud de diseño gráfico – Si necesitas un diseñador gráfico para crear algunos activos o herramientas de marketing, este formulario te ayudará a crear un briefing claro para cualquier trabajo subcontratado.
Formulario de solicitud de acto de marketing – Estos formularios permiten al solicitante proponer la celebración de un acto, y garantizan que se te han facilitado todos los datos necesarios en su totalidad.
Formulario de solicitud de campaña de marketing – Estos formularios permiten a los usuarios esbozar (en su totalidad) un nuevo proyecto de marketing o una campaña en las redes sociales.
Otros ejemplos de formularios de solicitud de marketing son utilizar un formulario de solicitud de resolución, contratar a un nuevo miembro del equipo de marketing o solicitar un aumento de presupuesto. Estas tácticas están diseñadas para ser ayudas de comunicación flexibles y adaptables que se ajusten al asunto en cuestión.
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¿Qué ventajas aportarán a tu trabajo los formularios de solicitud de marketing?
Programar la introducción de una plantilla de formulario de solicitud de marketing es una forma sencilla e infalible de mejorar el flujo de trabajo y la eficacia de todo tu equipo de marketing.
En esta sección, encontrarás nuestros seis beneficios favoritos que conlleva la aplicación de esta gran estrategia de comunicación:
Aporta claridad a ambas partes
Puesto que estos formularios benefician tanto al solicitante como al ejecutor, su uso significa que ambas personas tienen totalmente claro cada elemento de esta pieza de marketing solicitada. Estos formularios requieren que el solicitante facilite todos los datos clave que puedas necesitar para hacerlos realidad.
Ahorra tiempo
Partiendo del punto anterior, estos formularios de solicitud de marketing os ahorrarán a ti y a tu equipo una gran cantidad de tiempo, ya que evitan la necesidad de interminables comunicaciones de ida y vuelta que normalmente se producirían por una información insuficiente o incorrecta.
Mejora tu organización caso por caso
Estos formularios garantizan que cualquier solicitud de marketing llegue a la persona correcta, lo que asegura que la solicitud se prioriza de forma efectiva. Esta ventaja mantiene organizado a todo tu equipo, y evita la frustración que supone que esta solicitud se pierda en un mar de correos electrónicos.
Mantén una visión clara de todas las solicitudes de marketing
Una de las principales ventajas de integrar el uso coherente de los formularios de solicitud de marketing es que mantienen todos tus proyectos de marketing propuestos en el mismo canal y formato. Como son fáciles de encontrar y leer, ya no hay que vadear entre numerosos correos electrónicos o impresiones.
Cumple sistemáticamente tus plazos
El hecho de que los formularios de solicitud de marketing requieran explícitamente que los usuarios proporcionen plazos establecidos mejorará la eficacia y la gestión del tiempo de tu equipo, porque estos formularios dejan claro inmediatamente qué pasos hay que dar a continuación. Además, esta ventaja garantiza que todas las solicitudes se lleven a cabo a su debido tiempo.
Mantén tu priorización sin esfuerzo
Además de ayudaros a ti y a tu equipo a priorizar mejor las solicitudes que os llegan, estos formularios de solicitud permiten a los usuarios incluir notas relevantes e importantes para ti. Así que puedes utilizar estas útiles banderitas para priorizar y gestionar tu flujo de trabajo de una forma mucho más sofisticada.
Cinco ejemplos de formularios de solicitud de marketing para diferentes casos de uso
Como hemos mencionado antes, puedes utilizar formularios de solicitud de marketing para ayudarte con todos los diferentes tipos de marketing con los que participa tu equipo. En este apartado, hemos esbozado la información clave que deben incluir los distintos tipos de formularios de solicitud de marketing.
1. Formulario de solicitud de proyecto de marketing de la Isenberg School of Management
Este ejemplo de formulario de solicitud de proyecto de marketing de la Isenberg School of Management contiene un desglose exhaustivo de toda la información clave sobre la solicitud de un nuevo proyecto de marketing y comunicación que requiere la institución.
Este formulario incluye detalles sobre la persona que hace la solicitud, lo que se necesita, por qué se necesita, los costes, la distribución prevista, un plazo y un desglose de todos los elementos creativos implicados (y la forma más eficaz de crearlos).
Describe claramente la información que la institución necesita para aceptar (y empezar a completar) esta solicitud de marketing.
2. Formulario de solicitud creativa de JotForm
El formulario de solicitud creativa de JotForm proporciona una plantilla sencilla y fácil de usar que contiene todos los campos necesarios para que los usuarios esbocen sus proyectos.
Además de criterios básicos como el nombre, el departamento y el correo electrónico del solicitante, la plantilla del formulario proporciona un espacio para que los usuarios describan el proyecto en detalle, soliciten promociones específicas (o especifiquen la promoción que necesitan, si no está en la lista establecida), carguen archivos útiles e incluso establezcan fechas de entrega programadas.
Además, los usuarios pueden personalizar esta plantilla para adaptarla mejor a las operaciones de su empresa.
3. Formulario de solicitud de diseño gráfico by Sampleforms
Este formulario de solicitud de diseño gráfico, creado por Sampleforms, proporciona un práctico conjunto de opciones de casilla de verificación, para que los usuarios puedan esbozar rápida, fácil y claramente su solicitud de marketing.
Concretamente, este formulario se diseñó para la creación de materiales de marketing por parte de un diseñador gráfico externo. Con un diseño claro que abarca toda la información que podría ser necesaria, este formulario de solicitud de marketing garantiza que el briefing que les proporciones se cumpla con facilidad para ambos.
4. Formulario de solicitud de eventos de marketing de 123FormBuilder
123FormBuilder ha creado un Formulario de Solicitud de Eventos de Marketing que proporciona una plantilla clara, personalizable y publicable que viene con un montón de ventajas.
Proporciona un espacio para toda la información básica y necesaria. Y el resto de la información puede adaptarse a las particularidades de tu acto.
Como esta plantilla proporciona a sus usuarios campos de preguntas ilimitados, no hay necesidad de contenerse. Reúne toda la información que necesites de una sola vez. Una vez que estés satisfecho con tus modificaciones, puedes enviar el enlace a tu formulario por correo electrónico, o incluso incrustarlo en el sitio web de la empresa.
5. Formulario de solicitud de campaña de marketing de JotForm
Creado pensando en las agencias de marketing, JotForm ha diseñado este Formulario de solicitud de campaña de marketing como una eficaz solución todo en uno que te permite ofrecer a tus clientes fantásticas campañas que se ajusten exactamente a sus esperanzas.
En este formulario de plantilla, los usuarios pueden rellenar detalladamente la información de segmentación de la campaña solicitada. Así que pueden cubrir información como el tamaño de la empresa, el público objetivo y la función laboral.
Si buscas formularios de solicitud de marketing en forma de PDF descargable, consulta estas útiles plantillas. Nunca ha sido tan fácil integrar estos formularios en tu estrategia de marketing.
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Herramientas gratuitas, rápidas y sencillas para crear tus plantillas de formularios de solicitud de marketing
Si te hemos convencido de la idea de organizarte y organizar a tu equipo mediante formularios de solicitud de marketing, podemos asegurarte que no echarás de menos el *ping* interminable de tu bandeja de entrada de correo electrónico. Si estás preparado para aplicar esta estrategia de solicitud de proyectos en todos los ámbitos, también podemos ayudarte con el siguiente paso.
A continuación, hemos revelado nuestras tres herramientas gratuitas más recomendables para ayudarte a crear una plantilla de formulario de solicitud de marketing sólida. Con estas herramientas, puedes crear rápida y fácilmente una gran plantilla de formulario que se adapte perfectamente a las necesidades de tu equipo. Y te ayudaremos a poner en marcha esta nueva estrategia de marketing en un abrir y cerrar de ojos.
Formularios de Google
Los Formularios de Google proporcionan a sus usuarios una forma sencilla de recopilar, almacenar y organizar tu información de marketing en un solo lugar. (Al fin y al cabo, Google está especializado en la sencillez de uso).
Te da un control total sobre las preguntas que se incluyen en tus formularios y la información que quieres que tu equipo proporcione en las solicitudes de proyectos de marketing que envíen.
JotForm
Si buscas un creador de formularios online con un enorme banco de plantillas profesionales y fáciles de usar, funciones inteligentes y trucos de marketing, JotForm es justo lo que necesitas para tu plantilla de formulario de solicitud de proyecto.
Los formularios que hagas (junto con la personalización del contenido para cubrir toda la información que necesites) también pueden editarse para que se ajusten a tu marca existente.
123FormatoConstructor
Diseñado para ofrecer un diseño elegante y profesional, facilidad de uso y recopilación de datos sin esfuerzo, 123FormBuilder proporciona un creador de formularios libres que genera una forma estupenda y sin complicaciones de configurar tu plantilla de formulario de solicitud creativa.
Como ofrecen más de mil plantillas de formularios diferentes, seguro que encuentras una que se adapte a tus necesidades.
Cómo crear una plantilla de formulario de solicitud de marketing (más tres cosas clave a tener en cuenta)
Ahora que hemos cubierto una explicación básica, sus beneficios y algunos ejemplos de software libre para que elijas, parece que sería bueno proporcionar algunos puntos clave sobre las formas de crear un formulario de solicitud de marketing sólido y eficaz.
¿Listo para empezar? El tipo de información que recomendaríamos en tus formularios (que requieren que los solicitantes los rellenen) suele incluir:
- Datos de la persona que envía el formulario, incluidos su nombre, correo electrónico (u otros datos de contacto), departamento y cargo
- El motivo de la solicitud
- Una breve descripción de la solicitud (como objetivos, grupos destinatarios, canales, etc.)
- Los miembros del equipo que participarían
- Los recursos que serían necesarios
- Cualquier información adicional importante
- Una estimación del presupuesto necesario para completar el proyecto
- Un calendario previsto (que incluya las fechas de inicio y finalización esperadas, o cualquier plazo clave para trabajar).
Pero como estos formularios están diseñados para proporcionar una solución de comunicación “todo en uno” e incluyen toda la información necesaria para cada instancia individual, pueden adaptarse a las necesidades de tu equipo. Están diseñados para ser flexibles y variar ligeramente en cada caso, según la naturaleza de lo que se solicite.
A medida que vayas creando tu formulario de solicitud de marketing y rellenando los distintos campos, tenemos tres consejos principales que te ayudarán a que este formulario se convierta en una solución muy utilizada en tu actual batalla por la organización de toda la empresa.
Las tres cosas clave que debes tener en cuenta al crear tu formulario de solicitud de proyecto de marketing son:
- Elige un formato constante – Asegúrate de que tus formularios tengan un estilo que los mantenga constantes en todo momento. Así serán ordenados, visualmente atractivos, bien organizados y fáciles de leer.
- Asegúrate de que cubren todo lo básico – Tu cerebro se centra en las cosas más importantes que hay que incluir, pero asegúrate de no olvidar los detalles más pequeños y básicos. (¡Son igual de claves!) Repasa la lista de comprobación que hemos creado más arriba y compárala cuidadosamente con tu formulario, para asegurarte de que contiene todo lo que necesitas.
- Hazlo sencillo : no compliques demasiado las cosas y haz que el formulario que crees sea fácil de entender y utilizar para cualquier solicitante. Aclara la información exacta que quieres que te proporcionen, y divídela en pasos sencillos y fáciles de seguir.
Descarga gratis la lista de control del formulario de solicitud de marketing
Para ayudarte a crear un formulario de solicitud de marketing que se adapte perfectamente a las necesidades de tu equipo, hemos creado una plantilla gratuita diseñada para adaptarse al software Google Forms. Dado que este formulario contiene todas las preguntas clave que hay que hacer de forma ordenada, eficaz y organizada, cumple todos los requisitos. También puedes editar el contenido cuando sea necesario, para que se ajuste exactamente a la forma en que piensas utilizarlo para tu marketing.
Cómo gestionar tus formularios de solicitud de marketing (con sólo 10 pasos)
Las posibles desventajas de introducir formularios de solicitud de proyectos de marketing surgen si la gente empieza a enviar solicitudes poco claras e incompletas, lo que, a su vez, te dificultaría establecer prioridades y hacer un seguimiento de las solicitudes.
Así que a continuación encontrarás nuestros consejos sobre la mejor forma de gestionar estos nuevos formularios de solicitud de marketing y lo que hay que tener en cuenta para que el uso de estos formularios sea eficaz, todo ello en diez sencillos pasos.
Paso 1: Definir un canal para los formularios de solicitud de marketing
Especifica dónde quieres recibir todas las solicitudes de marketing. Por ejemplo, puedes enviar un PDF por correo electrónico. Elige el formato que mejor se adapte a la herramienta que elijas para crear tus formularios de solicitud de marketing. Además, asegúrate de informar después a todas las personas relevantes de tu organización. Así sabrán dónde encontrar la plantilla del formulario de solicitud y cómo enviártelos.
Paso 2: Crea una carpeta sólo para solicitudes de marketing
Luego, dentro de esta carpeta, puedes crear una nueva carpeta para cada nueva solicitud que llegue. Ya sea en la unidad de disco compartida de tu equipo, en la bandeja de entrada de tu correo electrónico o en cualquier otra herramienta que utilices, mantén la afluencia de estos formularios de solicitud de marketing organizados y almacenados de forma bien estructurada.
Por ejemplo, en Filestage, puedes crear una carpeta de solicitudes de marketing y añadir un nuevo proyecto con el nombre de la solicitud, que es donde subirías el formulario.
Paso 3: Comprueba que se han rellenado todos los campos
Antes de subir una solicitud que hayas recibido a tu carpeta compartida, comprueba dos veces que la solicitud incluye toda la información necesaria en su totalidad. Tu equipo se acostumbrará con el tiempo. Pero al principio, puede que omitan o descuiden algunos detalles en los formularios.
Filestage es muy útil durante este paso, ya que puedes utilizar el programa para añadir comentarios o preguntas al formulario, y luego invitar al solicitante a editar el archivo como revisor. Entonces podrán responder a estas preguntas y actualizar el formulario de solicitud en consecuencia.
Paso 4: Asegúrate de que la carpeta compartida contiene toda la información que tu equipo necesita
Dentro de la carpeta de formularios de solicitud de marketing compartidos que has creado, proporciona todo el contenido y la información relevantes que los miembros de tu equipo necesiten para realizar las tareas. De este modo, podrás guardar toda la documentación relevante en un lugar fácil de localizar.
Filestage te ayudará a conseguir este objetivo, ya que permite crear varios pasos para distintas tareas, en función de la solicitud que recibas. A continuación, puedes asignar estos pasos a los miembros pertinentes del equipo ejecutivo de tu equipo, junto con una fecha de vencimiento establecida.
Paso 5: Compartir el acceso a la carpeta
Después de configurar esta carpeta compartida, envía a todos los ejecutivos de tu equipo un enlace a ella por correo electrónico, junto con una breve explicación sobre lo que tienen que hacer y cuándo.
En Filestage, estos miembros invitados de tu equipo serán informados automáticamente de los pasos que se les hayan asignado. Este paso te ayudará a mantener todo tu flujo de trabajo organizado y bien gestionado, y garantizará que estas solicitudes de proyectos de marketing aprobadas cobren vida rápidamente.
Paso 6: Haz que tu equipo también suba su trabajo
Después de terminar estas tareas, los miembros de tu equipo pueden subir su trabajo a esta misma carpeta del proyecto (la que creaste cuando llegó el formulario de solicitud).
Filestage está diseñado para este tipo de trabajo colaborativo, y todos los miembros de tu equipo pueden subir rápida y fácilmente los archivos en los que han estado trabajando a la misma carpeta compartida del proyecto.
Paso 7: Mantén al solicitante informado
A medida que lleguen estas contribuciones de todo tu equipo, puedes compartir los archivos con el solicitante mediante un enlace a la carpeta (si es posible) o por correo electrónico.
Con Filestage, puedes compartir un enlace a esta carpeta con el solicitante, para que pueda convertirse en revisor de la carpeta. Entonces podrán revisar y aprobar el contenido confirmando que coincide con las especificaciones de su solicitud inicial.
Paso 8: Obtén información del solicitante
Utiliza este sistema compartido para obtener información del solicitante. A continuación, pide a tu equipo que realice los cambios solicitados. A continuación, puedes subir estos archivos revisados a la carpeta del proyecto.
En Filestage, los posibles cambios pueden ser discutidos fácil y rápidamente por el solicitante, los ejecutivos y el resto de tu equipo.
Paso 9: Revisa en consecuencia y comparte la versión final
Tras este proceso de comentarios y revisiones, puedes proporcionar al solicitante la versión final del proyecto.
Filestage permite a los miembros de tu equipo y a cualquier revisor invitado descargar y ver fácilmente estos archivos.
Paso 10: Archiva cuando hayas terminado
Todo el mundo está contento, y el proyecto de marketing solicitado se ha completado. Ahora la carpeta del proyecto se puede archivar fácilmente.
Filestage te permite archivar o reactivar fácilmente una carpeta de proyecto. En otras palabras, puedes controlar tu flujo de trabajo y gestionar los proyectos de tu lista de tareas pendientes.
Así que, para resumir lo que hemos esbozado anteriormente en nuestros 10 pasos para gestionar con éxito tus formularios de solicitud de marketing, elegir Filestage como software de ayuda en este proceso conlleva muchas ventajas para ti, para tu equipo y para cualquier solicitante de otros departamentos. Estos beneficios incluyen:
- Puedes guardar el formulario de solicitud inicial del proyecto de marketing, todos los materiales y los resultados del proyecto en una ubicación compartida fácil de usar.
- Filestage elimina por completo la necesidad de comunicarse por correo electrónico. Te ayudará a mantenerte superorganizado, y todo el equipo se mantendrá informado sobre el progreso del proyecto. Además, enviará automáticamente correos electrónicos a los miembros de tu equipo si tienen que actuar. En otras palabras, no es necesario que escribas solicitudes y seguimientos por correo electrónico ni que asignes tareas o recordatorios.
- Limitará las interrupciones. Ya no hay discusiones en la oficina sobre opiniones y cambios. Con Filestage, puedes dar tu opinión a una hora determinada que se ajuste a tu horario.
- Filestage te ayudará a establecer una comunicación clara entre todos los miembros del equipo que participan en la creación de este nuevo proyecto de marketing.
- El proceso puede funcionar igual de bien tanto con colegas internos como con socios externos, como las agencias.
Si quieres saber más sobre cómo Filestage puede apoyar este proceso y ayudar a mejorar la comunicación, la eficacia y la productividad de tu equipo de marketing, puedes encontrar más información sobre soluciones clave para tu equipo de marketing aquí.
Cómo integrar el nuevo proceso del formulario de solicitud de marketing en tu organización
La mejor forma de integrar este nuevo proceso de formulario de solicitud de marketing en tu organización es mantener todo el proceso claro y organizado. Con este concepto en mente, te recomendamos un método para integrar con éxito este proceso que se convertirá rápida y fácilmente en la nueva norma para tu equipo y todos los demás incluidos.
Crea un proceso claro
Establece claramente un proceso paso a paso que describa la forma en que tu equipo tratará las solicitudes entrantes. Te recomendamos que leas los 10 pasos sugeridos para tratar los formularios de solicitud de marketing entrantes que hemos descrito anteriormente.
Informa a tu equipo
Una vez que hayas establecido y adaptado este método para que se adapte mejor a tu equipo, tendrás que informar a todos los miembros de tu equipo sobre este proceso. Explícales los detalles de cómo funcionará. Pero también te recomendamos que menciones por qué introduces este cambio, así como los beneficios que aportará. De este modo, es mucho más probable que la gente se adhiera al nuevo sistema.
Piensa en quién más necesita actualizarse
Considera qué otros equipos de tu empresa desearán potencialmente enviarte estos formularios de solicitud de marketing. Piensa más allá de los equipos obvios en los que influirá este cambio. A continuación, asegúrate de informar a todos los miembros de estos otros equipos sobre este cambio en tu proceso de marketing. Y, de nuevo, explícales tus ideas sobre por qué has cambiado el proceso y las ventajas que les aportará.
Predicar con el ejemplo
Asegúrate de ceñirte sistemáticamente a tu nuevo proceso, incluso cuando tengas la tentación de volver a tus viejos hábitos y enviar simplemente un correo electrónico rápido. Además, sigue recordando a los demás que hagan lo mismo. Si la gente empieza a intentar burlar el proceso, no funcionará a largo plazo.
Evalúa tu proceso.
Cuando haya pasado algún tiempo, te harás con estos nuevos formularios de solicitud de marketing. En este punto, considera la eficacia de este nuevo proceso. ¿Qué funciona bien para tu equipo? ¿Y qué crees que hay que mejorar? Habla con los miembros de tu equipo y con los solicitantes de otros equipos, para conocer su opinión sobre el proceso.
Lo bueno de este proceso es que puede adaptarse a tu equipo y a tu estilo de trabajo. Pero una vez que todos se hayan acostumbrado a esta forma de trabajar, pronto se adaptarán a esta forma más ágil de comunicación. Entonces, las ventajas que aporta a tu flujo de trabajo se harán rápidamente evidentes.
Conclusión
Cuando se trata de marketing, la organización es el quid del éxito de una empresa. Así de sencillo. Desde el principio de un proyecto (cuando llega la primera solicitud para su presentación) hasta el final (cuando apruebas todos los archivos a través de Filestage y declaras que el proyecto está listo), es fundamental que dispongas de un proceso fiable y sólido al que tú y tu equipo podáis ceñiros.
Integrando herramientas como los formularios de solicitud de marketing en las comunicaciones de la empresa, puedes asegurarte de que la gestión de estos proyectos está bien priorizada y organizada, que se cumplen los plazos, que se escucha a los miembros de tu equipo y que todos estos esfuerzos se traducen en un tiempo invertido eficazmente.
