Plantilla gratuita de la Carta del Proyecto (y por qué debería usarla)

Tal vez esta situación te resulte familiar: eres un miembro de un equipo que trabaja en el mismo proyecto, y semanas o quizás meses después te encuentras atascado en medio de una tarea que debería ser simple y sencilla, pero necesitas el permiso de un jefe de proyecto para algo y hay confusión por encima de ti sobre qué jefe de proyecto puede darte luz verde.

Mientras tanto, tu compañero del equipo del plan del proyecto te pide ayuda para una idea que crees que está fuera de alcance, pero él está convencido de que es necesaria y ninguno de los dos tenéis pruebas en un sentido u otro para apoyar vuestra afirmación. Es imposible ponerse en contacto con la gestora del proyecto porque está muy ocupada apagando fuegos, y tienes la horrible sensación de que, aunque el calendario inicial del proyecto es impreciso, no hay forma de que todos los productos necesarios lleguen a tiempo.

Plantilla de la Carta del Proyecto

El proyecto descrito anteriormente es agitado y desorganizado, y demasiado común en los lugares de trabajo medios. Lo más probable es que ya sepas lo que es trabajar en un proyecto con objetivos oscuros, un calendario de entregas que cambia constantemente o que carece de límites definidos. Todo el mundo teme que se le asignen proyectos de este tipo, y dada la probabilidad de que surjan obstáculos imprevisibles durante el plazo de un proyecto, este tipo de ralentización puede parecer inevitable.

Sin embargo, los dolores de cabeza y el incumplimiento de los plazos en medio de tu proyecto pueden evitarse si inviertes un poco de tiempo en organizarte antes de empezar. La mejor defensa que tiene un gestor de proyectos contra los obstáculos imprevisibles que surgen es una carta de proyecto. Por ello, hemos creado una plantilla de carta de proyecto fácil de usar para ayudarle a empezar.

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¿Qué es una Carta de Proyecto?

Una carta de gestión de proyectos es un documento que traza todos los aspectos de su proyecto y que sirve tanto de guía para los futuros pasos del proyecto como de referencia para definir el objetivo del mismo, así como las funciones del equipo, las responsabilidades, las limitaciones presupuestarias, etc. Antes de que su proyecto pueda ponerse en marcha, todos los miembros de su equipo deben comprender plenamente el objetivo y los resultados deseados, y la carta es su oportunidad de articularlo claramente en su declaración de objetivos.

Aunque una carta de proyecto tiene una gran variedad de usos, a grandes rasgos podemos resumir sus objetivos clave como los siguientes:

  • Una carta de proyecto debe definir el objetivo general del proyecto. ¿Es un proyecto con fecha de inicio y de finalización? ¿Tiene un punto final natural o es necesario definir la línea de llegada como parte del calendario? Si está en curso, ¿qué propósito cumple este proyecto en la rutina diaria o semanal de su negocio? ¿Cuál es la justificación de la existencia de este proyecto? Su carta debe responder a todas estas preguntas amplias, globales e incluso holísticas sobre su proyecto.
  • Una carta de proyecto debe asignar claramente las funciones y responsabilidades de todas las personas que participan en el proyecto. Esto incluye no solo a todos los miembros del equipo creativo del proyecto, sino también a todas las partes interesadas, los patrocinadores del proyecto, los proveedores, los contactos clave en otras organizaciones, etc. Es muy importante dejar claras las responsabilidades individuales por escrito desde el principio del proyecto, para evitar cualquier confusión sobre la responsabilidad más adelante.
  • Una carta de proyecto debe describir todas las etapas del proyecto, así como esbozar pasos claros (dentro de lo razonable) para las principales tareas y proporcionar un calendario y un cronograma de entregas a lo largo del camino hasta la finalización del proyecto. No es su trabajo como gestor de proyectos proporcionar guías sobre cómo realizar cada tarea para todos los miembros de su equipo, pero una amplia orientación sobre quién debe hacer qué puede minimizar la frecuencia con la que los miembros del equipo acuden a usted con preguntas a lo largo del proyecto.

Recuerde que la carta del proyecto sirve como contrato, definiendo su autoridad como gestor del proyecto y actuando como un acuerdo entre todas las partes implicadas para cumplir con sus responsabilidades.

Proyecto Elementos de la Carta

Ahora que tenemos una visión general de la finalidad de una carta, podemos entrar en los detalles de lo que debe incluirse precisamente.

  • Una visión general del proyecto. Debe incluir un discurso de ascensor de 1 a 2 frases que defina el proyecto, así como algunos antecedentes sobre la justificación del mismo. Esta sección debe ser corta y dulce, por lo que hay que enlazar con documentos externos más detallados si alguien quiere hacer una lectura adicional de los antecedentes.
  • Una lista de todas las partes implicadas y la definición de sus funciones y responsabilidades. Separe esta lista en categorías: partes interesadas, dirección, equipo de implementación, patrocinadores, etc. No olvides incluir información de contacto actualizada de todos.
  • En relación con lo anterior, puede resultar útil incluir algún tipo de cuadro jerárquico ilustrado o gráfico que muestre de quién depende cada miembro del equipo.
  • Una descripción detallada de los resultados ideales del proyecto. El objetivo básico del proyecto debería haberse descrito en la descripción general, así que en esta sección puede desglosar los objetivos del proyecto con un poco más de detalle para que su equipo comprenda cómo debe ser el éxito.
  • Describa todos los riesgos y obstáculos que podrían surgir en el transcurso de este proyecto, y esboce los planes de contingencia. No podrá predecir todos los obstáculos posibles, pero vale la pena planificar con antelación los peores escenarios.
  • Un presupuesto para el proyecto. Además de los datos financieros, debe incluir toda la información posible sobre los recursos de la empresa que pueden y deben utilizarse
  • Dentro de lo razonable, describa las metodologías que deben utilizarse en este proyecto. Una vez más, es posible que no pueda entrar en demasiados detalles sobre la metodología que cada miembro del equipo tendrá que utilizar para completar sus productos, pero un resumen de las metodologías puede ser una gran ayuda en el futuro.
  • Un cronograma del proyecto, que incluya un calendario claro de resultados. Establecer plazos de entrega a lo largo del proceso mantendrá a todo el equipo en el buen camino y evitará una situación en la que se acerque a la fecha límite, sólo para darse cuenta de que el proyecto está dramáticamente atrasado.

Redactar la Carta del Proyecto

Cuando se trata de redactar la carta del proyecto, debería ser un proceso sencillo. Si nunca ha redactado un documento de este tipo, no es necesario que se estrese. Hemos proporcionado algunos ejemplos de plantillas (por ejemplo, una plantilla de persona compradora eficaz) que puede rellenar y utilizar para comenzar con su carta. Los pasos para escribir son los siguientes:

  1. Recopile información de todas las partes implicadas en su proyecto.

    Obviamente, esto incluye pasos básicos como asegurarse de que tiene la información de contacto correcta de todos, pero también debe tomarse el tiempo para preguntar a sus colegas y a las partes interesadas sobre lo que creenque el objetivo de este proyecto es, así como cómo ven su papel en el mismo. Este paso de recopilación de información le ayudará a redactar el resumen del proyecto.

    Si algunas de las respuestas que obtienes revelan que no todo el mundo está en la misma página o que algunas personas han desarrollado impresiones incorrectas sobre el alcance del proyecto, esta es una información útil para ti también, ya que te permite saber qué información errónea tendrás que corregir para la gente en tu carta.

  2. Escriba primero el resumen del proyecto/la declaración de la misión.

    Esta puede ser la parte más difícil de toda la carta, ya que requerirá condensar mucha información en unas pocas frases concisas. Tómese su tiempo para elaborar el lenguaje de su visión general, porque actúa como una declaración de visión que guiará los cambios de marcha y las partes dispares de su proyecto.

  3. Definir el alcance del proyecto y sus límites.

    Es conveniente hacerlo desde el principio porque, de lo contrario, podría perder tiempo escribiendo una sección de la carta del proyecto para luego darse cuenta de que la tarea en cuestión es, en última instancia, irrelevante porque está fuera del alcance del proyecto.

  4. Defina los resultados de su proyecto.

    Para este paso, puede ser útil dejarse llevar primero por la imaginación y ser lo más idealista posible con los resultados del proyecto. A continuación, sea un poco más realista y describa los resultados del proyecto que son realmente alcanzables y deseables.

  5. Crear un calendario realista

    Ahora que tienes un punto final con los resultados de tu proyecto, separa esos resultados en trozos que puedan convertirse en entregables para tu equipo a lo largo del camino. Crea un calendario realista sobre cuándo debe completarse cada entregable.

    Ahora tiene la forma general de su carta de proyecto.

    Puede rellenar el resto de lo que necesita (metodologías, iesgos y obstáculos…) en el orden que elijas, aunque si eres de los que les gusta hacer primero las tareas más difíciles, puede ser útil abordar primero los puntos que pueden requerir una redacción más descriptiva y un pensamiento creativo (probablemente los planes de contingencia y las metodologías) y dejar los pasos prácticos más sencillos para el final.

Cómo utilizar la Carta del Proyecto

Una vez que tenga su carta de gestión de proyectos completamente redactada, puede que se pregunte cómo utilizarla mejor. En primer lugar, asegúrese de que todos los miembros del equipo del proyecto puedan acceder fácilmente a la carta. Esto parece básico, pero le sorprendería saber cuántas empresas se olvidan de la importancia de mantener una documentación sencilla y fácilmente disponible. Asegúrese de que todos los empleados sepan dónde encontrarlo electrónicamente, distribuya copias en papel y coloque copias adicionales en papel en algún lugar central (como un tablón de anuncios de la oficina) si eso es apropiado para la disposición de su oficina y la estructura del equipo.

Su carta es un documento vivo y, por muy perfeccionista que sea, no podrá crear una carta perfecta sin necesidad de revisiones. La naturaleza de la gestión de empresas y proyectos implica que a lo largo del proyecto van a surgir imprevistos y que habrá que ajustar los planes. Su carta es un documento vivo que puede y debe evolucionar con el proyecto, y está cometiendo un error si no la revisa según sea necesario a lo largo del proyecto.

Tampoco querrá dejar que todo su equipo, o usted mismo, se olvide de la carta del proyecto una vez que la haya creado y distribuido. No has trabajado duro en este documento sólo para empujarlo hacia el fondo de un cajón del escritorio y dejar que acumule polvo. Consulte su carta durante las reuniones de control del proyecto y compruebe su progreso en relación con el calendario y los objetivos que estableció para su equipo en la carta.

Por último, es prácticamente inevitable que en algún momento de tu proyecto, al menos una persona de tu equipo esté confundida sobre cuál es su papel o qué se incluye en sus responsabilidades. Aquí es donde resulta útil que la carta del proyecto sea un contrato. Cuando se tienen todas las funciones y responsabilidades claramente establecidas por escrito al principio del proyecto, se eliminan las confusiones posteriores y se ayuda a todos a rendir cuentas.

Ejemplo de Carta de Proyecto

Ahora, ha aprendido mucho sobre las cartas de proyectos y cómo crearlas. Demos un paso atrás y veamos ejemplos de cartas de proyectos existentes. Evidentemente, no se pueden copiar sin más. Pero le ayudarán a empezar y le proporcionarán una valiosa inspiración.

Ejemplo de Carta de Proyecto Lean Sigma

Gestión de proyectos Ejemplo de carta de proyecto

Ejemplo de Carta de Proyecto Seis Sigma

Ejemplo de Carta de Proyecto

Ejemplo de carta de proyecto simplificada

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Su carta de proyecto se justifica por sí misma

Si eres nuevo en la gestión de proyectos o has asumido la gestión de un proyecto más grande de lo que estabas acostumbrado, tu documento de carta puede ser realmente tu gracia salvadora. La carta de gestión del proyecto define el objetivo y la finalidad del mismo, asigna claramente las funciones y responsabilidades de todas las partes implicadas y define las metodologías, el calendario y el alcance del proyecto.

Por muy reacio que sea a dedicar tiempo y esfuerzo a redactar este documento ahora, es probable que no lleve más de unos días en el proyecto antes de que algún acontecimiento o pregunta le obligue a recurrir a su carta de proyecto. En poco tiempo, la utilidad de su documento constitutivo justificará el trabajo que ha realizado.

Disponer de este documento le facilitará enormemente la tarea de hacer frente a cualquier obstáculo inesperado que la vida le depare en el transcurso de su proyecto. En lugar de tener un lío desorganizado entre manos con el peligro de que se incumplan los plazos y de que las partes interesadas se sientan insatisfechas, su carta de proyecto le ayudará a dirigir su apretado barco por el rumbo correcto, independientemente de las aguas turbulentas que pueda encontrar.