Cómo gestionar eficazmente las solicitudes de cambio del proyecto (incluye 10 plantillas)

Las revisiones y los cambios son parte inevitable del proceso creativo. Como gestor de proyectos de marketing, su trabajo consiste en recopilar los comentarios, interpretarlos y asegurarse de que estas peticiones se apliquen correctamente. Para asegurarse de que este proceso se produce sin problemas y con eficacia, debe tener un plan.

Esta es la mejor manera de gestionar las solicitudes de cambio.

¿Qué es una solicitud de cambio de proyecto (desde la perspectiva de la gestión de proyectos)?

Las solicitudes de cambio son partes esenciales del proceso creativo. Su equipo se esforzará por aunar sus talentos y hacer realidad la magia. Pero es inevitable que haya que hacer algunos retoques y cambios a lo largo del proyecto.

Para proteger a su equipo y asegurarse de que puede producir su mejor trabajo, tendrá que desarrollar un calendario sólido para el proyecto . Al programar sesiones de feedback, el calendario del proyecto hará que las solicitudes de cambio sean más predecibles y manejables.

Este proceso variará en función de sus preferencias y las de sus interlocutores. En aras de la claridad, es importante que intente definir con precisión el proceso de solicitud de cambios antes de que comience el proyecto.

Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto interno, puedes establecer reuniones periódicas con tu equipo. Si trabajas en una agencia para interesados externos, tendrás que definir claramente cómo funcionará el proceso de solicitud de cambios.

Tipos de solicitudes de cambio

Las solicitudes de cambio vienen en todas las formas y tamaños. Para que tenga una idea general de lo que puede esperar, a continuación le presentamos los principales tipos de solicitudes de cambio.

Cambios importantes

De vez en cuando, se hará una petición que altere significativamente el curso de su proyecto. Estos cambios pueden realizarse en respuesta a cambios inesperados o a cambios estratégicos. Es importante que tenga un plan de contingencia para estas solicitudes de cambio.

Cambios menores

Su proyecto necesitará la aprobación de varias partes interesadas. Durante el proceso de revisión y aprobación, estas partes interesadas suelen solicitar una serie de cambios menores. Es importante que pueda hacer un seguimiento preciso y aplicar esos cambios.

Cambios programados

El calendario de su proyecto debe incluir intervalos regulares de revisión y aprobación. Estos cambios programados son predecibles y manejables, por lo que impulsarán la calidad del proyecto al máximo.

Cambios espontáneos

Dependiendo de una mezcla de factores (como la naturaleza de su proyecto y las preferencias de sus interlocutores), puede encontrarse con que se han solicitado cambios espontáneos. Pero estas peticiones deben reducirse al mínimo, ya que pueden alterar el calendario del proyecto y restarle motivación al equipo.

¿Cómo es el proceso de solicitud de cambio?

El proceso de solicitud de cambios variará de un proyecto a otro. Sin embargo, es muy importante que lo estandarices al máximo. Así podrá crear un proceso sencillo que todos puedan seguir.

Sin un proceso estandarizado, descubrirá que las cosas se volverán rápidamente caóticas. Por ejemplo:

  • Las partes interesadas pueden quedar al margen del proceso de revisión.
  • El seguimiento de las solicitudes de cambio no es uniforme.
  • Su equipo se esforzará por aplicar con precisión esos cambios.

Para ayudarle a estandarizar el proceso de solicitud de cambios para sus proyectos, he aquí un esquema general.

Recoger y recibir la solicitud de cambio

Lo primero y más importante es definir el método que utilizará para recoger las solicitudes de cambio. Debe actuar en este proceso de manera predecible que ayude a su equipo a impulsar la calidad de su proyecto.

Llegados a este punto, querrá pensar en los siguientes tipos de factores:

  • Las partes interesadas con las que hay que trabajar
  • El tiempo que tendrán estas partes interesadas para realizar las solicitudes de cambio
  • El alcance de las solicitudes de cambio que puede aceptar
  • Las herramientas que utilizará para recoger las solicitudes de cambio

En esta situación, Ficha de la empresa es un salvavidas. Nuestra herramienta de pruebas digitales le facilita la recopilación rápida y sin problemas de los comentarios en contexto de las partes interesadas internas y externas.

Captura de pantalla de Filestage

Interpretar la solicitud de cambio

Ahora que ha recogido los cambios, es el momento de clasificar las solicitudes de cambio. Como gestor de proyectos de marketing, su trabajo consiste en realizar un análisis inicial de esas solicitudes de cambio y empezar a desarrollar una estrategia.

Deberá asegurarse de comprobar las solicitudes de cambio en función de algunos factores, como por ejemplo

Viabilidad

¿Son los cambios realistas y se ajustan al alcance del proyecto?

Cronometraje

¿Pueden realizarse esos cambios en un plazo razonable (sin que ello afecte a la calidad general del proyecto)?

Consenso

¿Hay algunas solicitudes de cambio que entran en conflicto entre sí? Si es así, ¿cuál debe tener prioridad?

Claridad

¿Son claras las solicitudes de cambio? ¿Será su equipo capaz de entenderlos como entidades separadas?

De nuevo, Filestage puede ayudar aquí. La retroalimentación en contexto es clara, y ayuda a eliminar la complejidad y la confusión que provocan los interminables hilos de correo electrónico.

Captura de pantalla de Filestage

Distribuir las tareas

Ahora que ha revisado las solicitudes de cambio y ha desarrollado su estrategia, es el momento de transmitir esos cambios a su equipo en forma de tareas.

Los mejores gestores de proyectos son capaces de retocar y reempaquetar las solicitudes de cambio para hacerlas más claras sin afectar a su significado. Esta táctica ayuda a cada uno de los miembros del equipo a trabajar de forma eficiente y en línea con la solicitud de cambio.

Imaginemos un escenario: Una parte interesada ha solicitado que se acelere la transición de un paño. El gestor de proyectos de marketing tomará esa solicitud de cambio y la traducirá a un lenguaje técnico y preciso que el ingeniero de vídeo entenderá.

Incorporar los cambios

Ahora que su equipo tiene sus tareas, es hora de que se ponga a trabajar. Como gestor del proyecto de marketing, estará a su disposición para resolver cualquier duda o preocupación, mientras se asegura de que todo vaya según lo previsto.

Si en esta fase se encuentra con una solicitud de cambio poco clara, será su trabajo actuar como intermediario para los miembros de su equipo y las partes interesadas. Entonces necesitarás una clara capacidad de comunicación y un enfoque diplomático para asegurarte de que ambos grupos están satisfechos.

Conseguir la aprobación de las partes interesadas

Una vez realizados los cambios, tendrá que confirmar que las ediciones son correctas. En otras palabras, tendrá que volver a hacer circular las garantías actualizadas entre los interesados para obtener de nuevo su aprobación.

Filestage facilita la agilización del proceso de revisión y garantiza que nadie pase por alto una solicitud de cambio crítica.

Captura de pantalla de Filestage

5 consejos para gestionar las solicitudes de cambio como un jefe (de proyecto)

Ahora que tenemos una mejor idea de cómo será el proceso de solicitud de cambio, a continuación veremos algunos consejos para ayudarle a tomar realmente el control del proceso de solicitud de cambio.

Acuse de recibo de las solicitudes de cambio

Es fundamental que acuses recibo de las solicitudes de cambio. Con demasiada frecuencia, algunos gestores de proyectos no se comunican con las partes interesadas después de haber recibido sus solicitudes de cambio.

Esta falta de comunicación puede deberse a un olvido o a un deseo de revisar las solicitudes de cambio antes de comunicar su opinión.

Esta situación es problemática por varias razones:

  • La falta de comunicación en esta fase puede poner al cliente en apuros y perjudicar una relación que, de otro modo, sería cálida.
  • La falta de discurso sobre las solicitudes de cambio puede hacer que se pasen por alto cuestiones clave y puntos de discusión.
  • La falta de una confirmación explícita podría considerarse grosera, por lo que es importante que los directores de proyectos de marketing actúen con rapidez.

Debe asegurarse de mantener a sus interesados actualizados en la medida de lo posible. Antes de asegurarles los próximos pasos que darás para hacer avanzar el proyecto, agradéceles sus constructivas y perspicaces peticiones de cambio.

No te tomes las peticiones como algo personal

Los gestores de proyectos de marketing supervisan la creación de algunos proyectos realmente maravillosos. Son impresionantes tanto a nivel conceptual como técnico. Es completamente normal que usted y su equipo se sientan orgullosos del trabajo que han creado.

Recibir una solicitud de cambio mordaz puede ser a menudo descorazonador. Si alguien encuentra un defecto en algo que te gusta, es natural que te cueste procesar esa crítica constructiva. Por lo tanto, debe hacer todo lo posible para evitar tomarse las peticiones de cambio como algo personal.

Antes de pasar por las solicitudes de cambio, recuerde que todos quieren que el proyecto sea lo mejor posible. Además, recuerde que las personas tienen diferentes estilos de comunicación. Si un comentario suena duro, es raro que haya alguna mala intención detrás.

Seguimiento de las dudas

Es absolutamente fundamental que hagas un seguimiento de las dudas que tengas. Tal vez un gestor de proyectos recibe una solicitud de cambio poco clara, pero la transmite a su equipo de todos modos. De ser así, podría producirse rápidamente el caos. Su equipo puede desvincularse y frustrarse, lo que perjudicaría al proyecto, en lugar de mejorarlo.

Estas dudas pueden dar mala imagen a usted y a su equipo en la siguiente fase de revisión. Así que es muy importante que evites que se produzca este escenario. A menudo puede resultar intimidante y difícil comunicarse con las partes interesadas de alto nivel, pero debes sentirte cómodo haciéndolo. Es mejor correr el riesgo de insistir en un punto que acabar cometiendo un error.

Sus interlocutores también lo entenderán. Apreciarán el hecho de que seas minucioso y trabajes duro en su proyecto.

💡 A tool like Filestage can help you hone in on specific change requests and discuss them at length.

Proteja a su equipo

Es importante que su equipo se sienta feliz y confiado mientras trabaja. Como gestor de proyectos de marketing, ocupas un espacio único y actúas como intermediario para tu equipo y las partes interesadas. Es un trabajo agotador y requiere mucho tacto y grandes habilidades de comunicación.

Si recibes una solicitud de cambio dura, debes asegurarte de absorber su mensaje y volver a empaquetarlo para tu equipo. Además, debe asegurarse de que todos los comentarios sean constructivos y de que su equipo sepa que su trabajo es muy valorado.

Si protege a su equipo de esta manera, los mantendrá contentos y comprometidos. Usted tiene la responsabilidad de juzgar cuándo se debe compartir la información directamente con ellos. Es una tarea difícil, y su enfoque dependerá de los individuos de su equipo.

Ayude a su equipo a mantenerse centrado

Las solicitudes de cambio pueden ser a menudo perturbadoras y decepcionantes. Por eso, cuando se trata de estas peticiones, es esencial que el alcance de su proyecto trace una estrategia clara. Esta táctica mantiene a su equipo centrado en la tarea que tiene entre manos y trabajando duro para producir el mejor trabajo posible.

Debe interpretar y distribuir las solicitudes de cambio de una manera constructiva que ayude a su equipo a seguir avanzando. Por ejemplo, imaginemos que su diseñador gráfico está trabajando duro en algunos wireframes para un nuevo e interesante proyecto. Si están en la zona y producen un trabajo excelente, no querrás desanimarlos con una pequeña solicitud de cambio para otro proyecto.

Los mejores directores de proyectos de marketing se esfuerzan por proteger a su equipo. En este sentido, muchos de sus mejores trabajos pasan desapercibidos. Pero puede estar seguro de que es esencial asegurarse de que sus proyectos tengan un impulso hacia adelante.

Formulario de solicitud de cambio (una plantilla para sus proyectos digitales) [Word + Google Docs]

El éxito de su proyecto depende de su capacidad para controlar el proceso de solicitud de cambios. Esta es una de las mejores maneras de controlar este proceso y prepararse para el éxito: Utiliza plantillas de solicitud de cambio claras y prácticas.

Deberías compartir estas plantillas con las partes interesadas al principio del proyecto (o incluso en la fase de retroalimentación). Estas plantillas le ayudarán a que los cambios que reciba sean más útiles.


Estas plantillas también ayudarán a las partes interesadas a estructurar sus comentarios de forma predecible. Y le ayudan a asegurarse de que las solicitudes de cambio son realistas y están dentro del alcance de su proyecto.

Hemos elaborado esta plantilla gratuita de solicitud de cambio para gestores de proyectos como usted. Esperamos que le ayude a conseguir una información realista y práctica para usted y su equipo.

FREE TEMPLATE

Get the Free Change Request Form

change request form

Si quiere obtener los mejores resultados, debe compartir activamente este recurso con todas las partes interesadas. Esta táctica impulsará la adopción de la plantilla de solicitud de cambio en toda la organización y mejorará la calidad de los comentarios que reciba.

Formularios y plantillas adicionales de solicitud de cambio

¿Busca más formularios y plantillas de solicitud de cambio? A continuación, te mostramos otras grandes opciones de la web.

Formulario de solicitud de cambio en línea

Formulario de solicitud de cambio en línea

CSS-Tricks tiene un gran ejemplo de formulario de solicitud de cambio de sitio web. Este formulario está alojado en este sitio, y permite a sus visitantes solicitar cambios. Puede ver que el formulario incluye una serie de campos que orientan los comentarios, para asegurarse de que sean constructivos y procesables.

Plantilla de solicitud de cambio en Excel

Plantilla de solicitud de cambio en Excel

Smartsheet ofrece una plantilla de solicitud de cambio en Excel, que facilita a los interesados el seguimiento del proyecto al que corresponde su cambio. También ofrece una gran variedad de información complementaria. Si Excel es la herramienta preferida en su organización, esta herramienta podría ser útil.

Plantilla de solicitud de cambio en Excel (descarga directa)

Plantilla de solicitud de cambio en Excel (descarga directa)

La Universidad de Western Sydney ofrece una plantilla de solicitud de cambio en Excel sencilla pero eficaz. Sus interlocutores podrán utilizar este formulario para solicitar sus cambios sin hacer descarrilar su proyecto.

Formulario de solicitud de cambio de palabra

Formulario de solicitud de cambio de palabra

MyPM ofrece un formulario de solicitud de cambio que está disponible en formato Word y PDF. En este formulario se pide al interesado que facilite una amplia gama de información, incluido el motivo de las solicitudes y los riesgos que podrían derivarse de ellas.

Formulario de solicitud de cambio en la gestión de proyectos

Formulario de solicitud de cambio en la gestión de proyectos

Documentos de gestión de proyectos ofrece un formulario de solicitud de cambio que puede utilizar para la gestión de proyectos. Disponible como documento de Word, esta plantilla pide claramente a las partes interesadas que esbocen estratégicamente los cambios necesarios. Se preguntará por qué se hace el cambio, los riesgos que conlleva y las alternativas que se barajan.

Formulario de solicitud de cambio de proyecto

Formulario de solicitud de cambio de proyecto

La Universidad de Waterloo tiene una oficina de gestión de proyectos, y compartieron su formulario de solicitud de cambio de proyecto. Esta plantilla puede ayudar a solicitar, aprobar y documentar los cambios relacionados con su proyecto. Dado que la plantilla viene como un documento de Word, es una gran opción para las organizaciones donde se utiliza MS Office.

Plantilla de solicitud de cambio de proyecto (descarga directa)

Plantilla de solicitud de cambio de proyecto

La Universidad de California tiene una plantilla detallada de solicitud de cambios para proyectos que se puede descargar gratuitamente. Este documento de Word ofrece mucha información a las partes interesadas, incluidas las razones por las que existe la plantilla, cómo debe utilizarse y cómo sacarle el máximo partido. Si quieres una plantilla lo más completa posible, esta opción te irá bien.

Plantilla de formulario de solicitud de cambio de sitio web

plantilla de formulario de solicitud de cambio de sitio web

WPForms es un plugin líder de WordPress que ayuda a las empresas y a los particulares a recopilar información a través de formularios atractivos y eficaces. Este plugin ofrece una plantilla de solicitud de cambio, que facilita la recopilación de solicitudes de cambio en línea. Este plugin es fácil de usar, y puedes tener un atractivo formulario en línea para las solicitudes de cambio en un abrir y cerrar de ojos.

Formulario simple de solicitud de cambio

formulario de solicitud de cambio simple

Plantillas de proyectos Guru ofrece un sencillo formulario de solicitud de cambio. Disponible como documento de Word, el formulario de solicitud ocupa una sola página y acelera el proceso de solicitud de cambios. Es posible que las partes interesadas estén más dispuestas a interactuar de forma constructiva con esta plantilla que con otras opciones más exhaustivas.

Conclusión:

Las solicitudes de cambio en el proyecto no tienen por qué ser perjudiciales. Si está preparado con el proceso de cambio de proyecto adecuado, puede integrar sin problemas las solicitudes de cambio en su flujo de trabajo y llevar a su equipo al éxito.

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