Comment créer un calendrier de projet efficace (5 modèles inclus)

Les calendriers de projet sont essentiels pour garantir que votre projet est transparent et bien planifié. En fin de compte, cela peut avoir une incidence considérable sur l’impact de votre travail. Vous vous demandez comment créer un calendrier de projet? Voici tout ce que vous devez savoir.

Qu’est-ce qu’un calendrier de projet (et pourquoi est-il si important ?)

En termes simples, une ligne de temps de projet retrace l’ordre chronologique des événements. Ces calendriers permettent aux équipes de comprendre un projet d’un seul coup d’œil, ce qui permet à chacun d’être informé et de s’aligner à chaque étape du projet.

Le calendrier est composé d’une série de tâches, chacune d’entre elles ayant une date d’échéance et une durée. Il est également possible de créer un lien entre ces tâches, ce qui permet de mettre en évidence les dépendances et d’anticiper tout blocage potentiel.

Un calendrier précis du projet est essentiel. Il façonne l’ensemble du projet, en indiquant quelles tâches doivent être réalisées à quel stade et quelles étapes importantes doivent être respectées en cours de route.

Lesgestionnaires de projet doivent développer leurs capacités lorsqu’il s’agit de créer un calendrier de projet réussi. Ils doivent comprendre les données dont ils ont besoin, comment elles doivent être visualisées et l’outil qui sera utilisé pour les partager avec le reste de l’équipe.

Une autre capacité critique est la maintenance et la gestion du calendrier du projet une fois qu’il a été créé.

Un calendrier de projet réussi aide à maintenir une équipe productive et engagée qui travaille ensemble vers un objectif commun pour saisir le succès. Un mauvais calendrier, en revanche, peut entraîner la confusion, le non-respect des délais, le gaspillage des coûts et le mécontentement des clients.

Comment créer un calendrier de projet (étape par étape)

Maintenant que nous avons une meilleure compréhension des enjeux, examinons de plus près comment établir un calendrier de projet. Voici tout ce que vous devez savoir pour créer votre propre calendrier de projet.

1. Comprendre la portée de votre projet

En tant que chef de projet marketing, votre projet commencera par un brief. Pour vous assurer que le calendrier de votre projet se développe sainement, vous devez prendre soin de ces fondations.

Vous devez acquérir une compréhension claire du briefing et de tout ce qui est requis. Cela peut prendre un certain temps et nécessiter une consultation étroite avec votre client. Il est cependant essentiel que la portée du projet soit aussi précise et détaillée que possible.

Vous devez produire une déclaration sur la portée du projet que tout le monde comprend. Il s’agit d’une déclaration qui résume de manière succincte et précise l’objectif du projet. Par exemple :

« Notre équipe va concevoir, développer et alimenter un nouveau blog sur le site web de notre client. »

2. Commencez à décomposer le projet en petits morceaux

Maintenant que vous avez une idée de l’image globale, il est temps de zoomer et de voir quelles sont les petites pièces qui composent réellement cette grande déclaration.

Dans notre exemple, le chef de projet va coordonner la conception, le développement et le contenu d’un nouveau blog. Il y a beaucoup de pièces mobiles ici et beaucoup d’éléments constitutifs. Le projet nécessitera, par exemple, les pièces suivantes :

  • Un thème pour le blog
  • Directives visuelles
  • Directives sur le ton de la voix
  • Un plan de contenu
  • Contenu du blog

Cela variera toujours en fonction de l’énoncé de la portée du projet que vous avez défini, mais il est important que vous pensiez à chaque sous-fourniture que vous devrez fournir pour livrer l’ensemble.

3. Explorez ces pièces pour créer des tâches

Maintenant que vous avez vos sous-délivrables, il est temps de creuser davantage. Prenons le thème, par exemple. Votre équipe devra effectuer les travaux suivants pour créer ce sous-livrable :

  • Effectuer des recherches sur les concurrents
  • Brainstorming et tests de faisabilité
  • Attention UI & UX
  • Conception de wireframes
  • Développement du thème
  • Tests de qualité

Bien entendu, cela peut varier en fonction des spécifications du projet. Mais cela vous donne une idée de la manière dont vous devez commencer à réfléchir aux tâches constitutives qui composent les sous-bénéfices. Vous aurez ainsi une bonne idée de l’iceberg qui se trouve sous la surface, ce qui vous aidera à planifier avec précision les étapes suivantes.

4. Pensez aux dépendances

Certaines tâches ne peuvent pas commencer tant que d’autres n’ont pas été achevées. La conception des maquettes, par exemple, peut ne pas être possible tant qu’une section clé des directives visuelles n’a pas été créée.

Ces dépendances signifient que votre projet a un ordre naturel bien défini. Toutefois, selon la complexité de votre projet, cela peut devenir un véritable casse-tête. (Il existe cependant certains outils qui peuvent aider, et nous les examinerons bientôt).

Une fois que vous aurez organisé les tâches à accomplir en priorité, vous constaterez que votre calendrier commence à prendre une forme plus conventionnelle.

5. Calculez le temps nécessaire pour chaque tâche

Les tâches sont maintenant bien ordonnées, mais à quelle distance doivent-elles se trouver ?

Vous devez faire appel à votre expérience en marketing pour créer des estimations précises pour chacune des tâches de votre projet. Vous pourriez constater, par exemple, que vous devez prévoir trois semaines pour le développement des maquettes, mais seulement quelques jours pour les tests de qualité.

En espaçant les tâches sur une ligne horizontale, vous commencerez à voir que vous développez naturellement une estimation de la durée d’un projet. La création d’estimations précises n’est pas une tâche facile, et de nombreux chefs de projet marketing consultent une série de professionnels pour se faire une meilleure idée.

6. Évaluez vos ressources

Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin et combien de temps cela prendra, il est temps de combler les lacunes. Les meilleurs chefs de projet marketing sont finalement capables de prendre en compte les capacités et les préférences de leur équipe. Cela peut aider à créer des calendriers plus précis.

Il est difficile d’équilibrer les responsabilités. Même si une tâche donnée prend quatre heures, par exemple, des événements inattendus peuvent faire dérailler le processus, ce qui peut avoir un impact sur d’autres domaines du projet.

La gestion de projet exige que vous réfléchissiez rapidement et que vous utilisiez au mieux les outils de gestion de projet qui sont à votre disposition.

7. Décrire les étapes importantes

Votre calendrier de projet est presque prêt, mais vous devez maintenant penser à suivre l’avancement du projet à intervalles réguliers. Il s’agit d’une étape très importante, car elle permet à votre équipe d’obtenir le retour d’information et l’approbation dont elle a besoin bien avant l’échéance finale.

Cela signifie que, si nécessaire, vous pouvez prendre l’initiative d’ajuster les plans pour vous assurer que tout reste sur la bonne voie. Les jalons doivent être placés régulièrement et s’articuler autour de certains moments clés, comme l’achèvement d’une tâche importante.

8. Choisissez le bon logiciel pour construire votre ligne de temps

Vous avez planifié votre calendrier, mais il s’agit maintenant de le mettre en place de manière logique, accessible et adaptable. Jusqu’à présent, cela était plus facile à dire qu’à faire. Mais de nombreuses applications de gestion de projet de qualité sont désormais à votre disposition.

Logiciel de planification des projets

Vous constaterez qu’il existe de nombreuses options de logiciels de planification de projets sur le marché. Voici un aperçu des principales options qui pourraient répondre à vos besoins en matière de gestion de projet.

Lundi

Capture d'écran du lundi

Lundi est un outil visuel qui permet aux chefs de projets marketing de planifier, d’organiser et de suivre les projets de leur équipe. La plateforme s’enorgueillit d’une prise en main facile et d’une adoption rapide, offrant six vues pour aider les équipes à suivre les plans et à s’adapter à l’avenir.

« Comme nos projets rassemblent des équipes de différents départements, c’est génial d’avoir un endroit central pour communiquer et collaborer. Monday.com a un potentiel énorme, mais nous y trouvons aussi quelques défis, notamment les sous-tâches, les notifications et le prix. »

Nathan S, Capterra

Projets de travail en équipe

Capture d'écran de Teamwork Projects

Il s’agit d’une solution de gestion de projet basée sur le cloud qui aide les entreprises et les chefs de projet à gérer les différentes parties d’un projet afin de contrôler les objectifs et les processus des entreprises. Les fonctionnalités comprennent des listes de tâches, le suivi du temps, et plus encore.

« C’est génial la façon dont les projets et les tâches sont configurés et toutes les actions que vous pouvez prendre sur eux pour garder les choses enregistrées, à jour et organisées. J’aurais aimé qu’il y ait une vue de calendrier de toutes les tâches qui vous sont assignées pour que vous puissiez voir la densité de la façon dont les choses sont assignées et quand, ce qui facilite le travail en amont. »

Kari K, G2 Crowd

ProjectManager.com

Capture d'écran de Projectmanager

ProjectManager est conçu pour aider les équipes à planifier, suivre et collaborer en ligne. Une série de tableaux de bord en temps réel permet de montrer les progrès accomplis dans les projets et les prochaines étapes.

« ProjectManager.com est très facile à utiliser. Nous avons pu être opérationnels en très peu de temps et nous avons maintenant environ 300 projets que nous gérons et environ 70 ressources. Il y a quelques fonctionnalités qui ne fonctionnent pas aussi bien que je le voudrais, mais j’espère qu’elles seront mises à jour dans un avenir proche. »

Jean P, Capterra

Zone de travail

Capture d'écran de Workzone

Workzone se décrit comme étant robuste et puissant tout en étant simple à utiliser. Cet outil aide les chefs de projet à suivre les progrès et les membres de l’équipe, tout en mesurant et en améliorant les résultats.

« Le système offre une excellente vue d’ensemble de l’état d’avancement, avec la possibilité d’approfondir les détails. La navigation dans le système pourrait être améliorée dans certains domaines, comme le fait de revenir à l’endroit où l’on se trouvait sur une page après avoir effectué un changement, au lieu de rafraîchir toute la page. »

Chris D, G2 Crowd

TeamGantt

Capture d'écran de TeamGantt

Ce logiciel de gestion de projets en ligne a pour but d’aider les chefs de projets marketing à planifier leurs projets en quelques minutes à l’aide de diagrammes de Gantt. TeamGantt L’objectif est de rendre la création de ces diagrammes simple afin que la planification et la gestion des projets soient un jeu d’enfant.

« Une fois que vous commencez à mettre en place vos projets, vous constatez qu’il possède des fonctionnalités très avancées et qu’il peut évoluer fortement pour répondre à des ensembles d’exigences plus importants. Il y a quelques petits problèmes de convivialité, qui semblent largement dus au fait que le système fonctionne dans un navigateur web. »

Ross M, Capterra

Prévision

Capture d'écran des prévisions

Forecast est une plateforme de gestion de projet qui automatise entièrement la planification et l’ordonnancement des projets. L’IA de Forecast transforme une liste de tâches en un calendrier de projet solide avec des estimations, des personnes et des dates de livraison prévues. Il applique vos données historiques afin de réduire au maximum les frais administratifs. En plus de la fonctionnalité de planification des ressources, Forecast dispose de l’onglet budget, capable de faire les calculs pour vous également.

« J’utilise Forecast pour programmer le temps passé sur plusieurs projets et clients. Il me permet de voir rapidement la proportion de temps allouée à chaque client et, pour chaque projet, de suivre l’avancement des travaux. Il me permet d’avoir une vue d’ensemble et de savoir quand je prends du retard sur un projet. Il m’a aidé à évaluer avec plus de précision le temps nécessaire à la réalisation de chaque projet ou tâche. Il fournit également une base solide pour expliquer pourquoi je ne peux pas accepter de travail supplémentaire lorsque mon temps est entièrement alloué. »

Janet F., Capterra

Modèle de calendrier de projet Filestage

Vous souhaitez créer votre propre calendrier de projet à l’aide de Google Sheets ? Nous avons élaboré ce modèle gratuit de calendrier de projet pour vous aider à démarrer.

FREE TEMPLATE

Get the Free Project Timeline Template

Project Timeline Template

Vous constaterez que l’ensemble du projet a été décomposé en une série d’étapes clés, et chacune de ces étapes en parties plus petites. Ces petites tâches ont été reportées sur le graphique, indiquant le temps que chacune d’entre elles devrait prendre et la date à laquelle vous devriez les avoir terminées.

Vous êtes libre d’adapter l’outil à vos besoins, en changeant les phases clés du projet pour qu’elles correspondent à vos propres procédures internes. Une fois que ces tâches ont été définies avec précision, il s’agit de remplir le tableau avec les petites tâches.

Il est difficile de décider du niveau de détail à atteindre à ce stade et cela dépend de vos propres préférences. Si vous allez trop loin, vous constaterez que votre calendrier de projet devient rapidement rigide et difficile à lire. Mais si elle est trop large, vous risquez de voir l’utilité de l’outil s’estomper.

Voici quelques conseils essentiels pour l’utilisation de cet outil :

  • N’hésitez pas à l’adapter en fonction de vos besoins spécifiques.
  • N’hésitez pas à adapter le design à l’identité de votre marque.
  • Demandez l’avis du reste de l’équipe.
  • Soyez aussi précis que possible, mais laissez une certaine marge de manœuvre.

Nous espérons que cet outil vous aidera et nous sommes certains que vous créerez des calendriers de projet vraiment étonnants qui feront de votre projet une réussite totale.

5 modèles de calendrier de projet

Intéressé par l’exploration d’une gamme d’options alternatives ? Voici un aperçu de cinq autres modèles de calendrier de projet.

Modèle de diagramme de Gantt Excel par TeamGantt

Modèle de diagramme de Gantt Excel

TeamGantt a eu la gentillesse de mettre au point un modèle Excel de diagramme de Gantt gratuit pour les chefs de projet. Cet outil peut faire gagner beaucoup de temps aux gestionnaires de projets et supprimer de nombreuses tâches de planification fastidieuses qui deviennent une corvée. L’outil peut être téléchargé gratuitement et il est compatible avec les versions 200 et supérieures d’Excel sur Mac et Windows.

Modèle de chronologie de projet par Bitrix24

Modèles de calendrier de projet

Bitrix24 est une solution gratuite de gestion de projet qui est équipée de quelques modèles de calendrier de projet préchargés. Cette vue chronologique peut aider les chefs de projet à tirer le meilleur parti d’un diagramme de Gantt pour voir leurs projets sous un angle nouveau. Les dépendances sont également couvertes, ce qui signifie qu’une fois qu’une tâche a été ajustée, cela se reflète dans tout le projet.

Modèle de ligne de temps de gestion de projet par Lucidchart

Modèle de calendrier de gestion de projet

A la fin de cet article, Lucidchart offre une variété de modèles de lignes de temps pour la gestion de projets à travers sa plateforme. Les chefs de projet marketing peuvent se connecter à la plateforme pour accéder aux modèles, qui sont destinés à faciliter la gestion de plusieurs équipes, de grands projets et de projets comportant plusieurs étapes.

Modèle de calendrier de projet par HubSpot

Modèle de chronologie de projet HubSpot

Utilisé efficacement, Google Sheets a le potentiel pour devenir une centrale de gestion de projet (avec le reste de la G Suite), et l’application Sheets peut être utilisée pour créer des calendriers de projet. HubSpot a aimablement dressé une liste des meilleurs modèles de Google Sheets. Ils sont gratuits et disponibles pour les chefs de projets marketing.

Modèle de chronologie de projet par My Product Roadmap

Modèle de ligne de temps

Si vous cherchez à impressionner avec un modèle de calendrier de projet beau et descriptif, alors vous pourriez envisager d’utiliser ce modèle de calendrier de projet pour PowerPoint qui a été aimablement fourni par My Product Roadmap. Les chefs de projet sont libres d’ajouter et de modifier leurs informations, créant ainsi une chronologie de projet adaptée à leur entreprise.

3 Exemples de calendrier de projet

Vous cherchez un peu d’inspiration ? Voici un examen approfondi de certains des meilleurs exemples de calendrier de projet.

Chronologie du projet de marketing par Template.net

Exemple de calendrier d'un projet de marketing

Template.net comprend que la planification d’un grand projet peut devenir très vite difficile. Il a rassemblé 23 des meilleurs exemples de calendrier de projet pour vous aider à vous inspirer. Grâce à cette ressource, vous pourrez vous inspirer des meilleures pratiques établies et réfléchir plus profondément à l’option qui sera la plus efficace pour vos besoins particuliers.

Non seulement c’est utile d’un point de vue pratique, mais cela peut aussi vous aider à approfondir votre compréhension des échéances des projets, de leur raison d’être et de leurs résultats.

Exemple de chronologie de sprint de projet par Venngage (#2)

Exemple de sprint de projet

Si vous êtes particulièrement soucieux de l’esthétique de votre calendrier de projet, cette collection de bonnes pratiques en matière de calendrier de projet vous aidera à mettre au point un calendrier créatif et visuellement attrayant qui ravira votre équipe.

Il ne s’agit pas seulement d’une question d’esthétique, bien sûr : il y a d’excellentes raisons pratiques de consacrer beaucoup d’efforts à la conception de la chronologie de votre projet. Vous pourrez également apprendre quelques astuces pour faire de votre calendrier de projet un document agréable à regarder et qui soutient votre marque.

Exemple de calendrier de projet par Realtimeboard

Exemple de calendrier de projet

Il s’agit d’un modèle de calendrier de projet efficace qui privilégie la simplicité. Il peut être utilisé par les chefs de projet pour créer des calendriers de projet descriptifs et clairs qui inspirent l’équipe. Pour accéder à cet outil, vous devrez toutefois créer un compte. Si vous recherchez un outil simple, cela peut valoir la peine de l’étudier plus en profondeur.

Conclusion

Un calendrier de projet efficace est absolument essentiel à la réussite de votre projet. Nous espérons que cet article vous a aidé à comprendre l’importance d’une bonne chronologie de projet, et vous a donné les connaissances et les outils nécessaires pour en établir une pour votre projet !

Vous êtes intéressé par le thème de la gestion de projet ?