Comment traiter efficacement les demandes de changement de projet (y compris 10 modèles)

Les révisions et les changements sont des éléments inévitables du processus de création. En tant que chef de projet marketing, il vous incombe de recueillir les commentaires, de les interpréter et de vous assurer que ces demandes sont correctement mises en œuvre. Pour que ce processus se déroule sans heurts et efficacement, vous devez avoir un plan.

Voici la meilleure façon de traiter les demandes de changement.

Qu’est-ce qu’une demande de modification de projet (du point de vue de la gestion de projet) ?

Les demandes de modification sont des éléments essentiels du processus de création. Votre équipe travaillera dur pour mettre en commun ses talents et faire en sorte que la magie opère. Mais il est inévitable que des ajustements et des modifications doivent être apportés au cours du projet.

Pour protéger votre équipe et vous assurer qu’elle peut produire son meilleur travail, vous devrez élaborer un calendrier solide pour le projet . En programmant des sessions de feedback, le calendrier de votre projet rendra les demandes de changement plus prévisibles et plus faciles à gérer.

Ce processus variera en fonction de vos préférences et de celles de vos parties prenantes. Dans un souci de clarté, il est important que vous essayiez de définir avec précision le processus de demande de changement avant que le projet ne prenne naissance.

Par exemple, si vous travaillez sur un projet interne, vous pouvez organiser des réunions régulières avec votre équipe. Si vous travaillez dans une agence pour des parties prenantes externes, vous devrez définir clairement le fonctionnement du processus de demande de changement.

Les types de demandes de changement

Les demandes de changement sont de toutes formes et de toutes tailles. Pour vous donner une idée générale de ce à quoi vous devez vous attendre, voici un aperçu des principaux types de demandes de modification.

Changements majeurs

De temps en temps, une demande est formulée qui modifie considérablement le cours de votre projet. Ces modifications peuvent être apportées en réponse à des changements inattendus ou à des réorientations stratégiques. Il est important que vous ayez un plan d’urgence pour ces demandes de changement.

Changements mineurs

Votre projet devra recevoir l’approbation de diverses parties prenantes. Au cours du processus d’examen et d’approbation, ces parties prenantes demanderont souvent une série de changements mineurs. Il est important que vous soyez en mesure de suivre et de mettre en œuvre ces changements avec précision.

Changements planifiés

Le calendrier de votre projet doit prévoir des intervalles réguliers pour la révision et l’approbation. Ces changements programmés sont prévisibles et gérables, ce qui permet de pousser la qualité du projet aussi haut que possible.

Changements spontanés

En fonction d’un ensemble de facteurs (tels que la nature de votre projet et les préférences de vos parties prenantes), vous pouvez constater que des changements spontanés ont été demandés. Mais ces demandes doivent être réduites au minimum, car elles peuvent perturber le calendrier de votre projet et saper la motivation de votre équipe.

À quoi ressemble le processus de demande de changement ?

Le processus de demande de changement varie d’un projet à l’autre. Cependant, il est très important pour vous de le normaliser autant que possible. Vous pouvez ensuite créer un processus simple que tout le monde peut suivre.

Sans un processus normalisé, vous constaterez que les choses deviendront rapidement chaotiques. Par exemple :

  • Les parties prenantes peuvent être exclues du processus de révision.
  • Les demandes de changement sont suivies de manière non uniforme.
  • Votre équipe aura du mal à mettre en œuvre ces changements avec précision.

Pour vous aider à normaliser le processus de demande de changement pour vos projets, voici un aperçu général.

Collecter et recevoir la demande de changement

Avant tout, vous devez définir la méthode que vous utiliserez pour recueillir les demandes de modification. Vous devez agir sur ce processus de manière prévisible afin d’aider votre équipe à améliorer la qualité de votre projet.

À ce stade, vous devez tenir compte des facteurs suivants :

  • Les parties prenantes avec lesquelles vous devez travailler
  • Le temps que ces parties prenantes auront pour faire des demandes de changement
  • La portée des demandes de changement que vous pouvez accepter
  • Les outils que vous utiliserez pour recueillir les demandes de changement

Dans cette situation, Filestage est une bouée de sauvetage. Notre outil d’épreuvage numérique vous permet de recueillir rapidement et de manière transparente les réactions en contexte des parties prenantes internes et externes.

Capture d'écran de Filestage

Interpréter la demande de changement

Maintenant que vous avez rassemblé vos modifications, il est temps pour vous de trier les demandes de modification. En tant que chef de projet marketing, il vous incombe de procéder à une analyse initiale de ces demandes de changement et de commencer à élaborer une stratégie.

Vous devez vous assurer que les demandes de modification sont vérifiées en fonction de quelques facteurs, notamment

Viabilité

Les changements sont-ils réalistes et conformes à la portée du projet ?

Timing

Ces changements peuvent-ils être réalisés dans un délai raisonnable (sans affecter la qualité globale du projet) ?

Consensus

Certaines demandes de changement entrent-elles en conflit les unes avec les autres ? Si c’est le cas, lequel des deux doit avoir la priorité ?

Clarté

Les demandes de changement sont-elles claires ? Votre équipe sera-t-elle capable de les comprendre comme des entités distinctes ?

Encore une fois, Filestage peut vous aider ici. Le retour d’information en contexte est clair et permet d’éliminer la complexité et la confusion causées par les messages électroniques sans fin.

Capture d'écran de Filestage

Répartir les tâches

Maintenant que vous avez examiné les demandes de changement et élaboré votre stratégie, il est temps de transmettre ces changements à votre équipe sous forme de tâches.

Les meilleurs chefs de projet sont capables de retoucher et de reconditionner les demandes de changement afin de les rendre plus claires sans en altérer le sens. Cette tactique permet à chaque membre de l’équipe de travailler efficacement et conformément à la demande de changement.

Imaginons un scénario : Une partie prenante a demandé à ce que la transition d’une lingette soit plus rapide. Le chef de projet marketing prendra cette demande de modification et la traduira dans un langage technique et précis que l’ingénieur vidéo comprendra.

Incorporer les changements

Maintenant que votre équipe a ses tâches, il est temps pour elle de se mettre au travail. En tant que chef de projet marketing, vous serez là pour répondre à toutes les questions et préoccupations, tout en veillant à ce que tout se déroule comme prévu.

Si vous constatez qu’une demande de changement n’était pas claire à ce stade, il vous appartiendra de servir d’intermédiaire entre les membres de votre équipe et les parties prenantes. Vous devrez alors faire preuve de compétences en communication et d’une approche diplomatique pour vous assurer que les deux groupes sont satisfaits.

Obtenir l’approbation des parties prenantes

Une fois les changements effectués, vous devrez confirmer que les modifications sont exactes. En d’autres termes, vous devrez faire circuler à nouveau la garantie mise à jour parmi vos parties prenantes afin d’obtenir à nouveau leur approbation.

Filestage permet d’accélérer facilement le processus de révision et de s’assurer que personne ne manque une demande de modification critique.

Capture d'écran de Filestage

5 conseils pour gérer les demandes de changement comme un chef de projet

Maintenant que nous avons une meilleure idée de ce à quoi ressemblera le processus de demande de changement, voici quelques conseils pour vous aider à prendre réellement le contrôle du processus de demande de changement.

Accuser réception des demandes de changement

Il est essentiel que vous accusiez correctement réception des demandes de modification. Trop souvent, certains chefs de projet ne communiquent pas avec les parties prenantes après avoir reçu leurs demandes de changement.

Ce manque de communication peut être dû à un oubli ou à un désir de passer en revue les demandes de changement avant de communiquer leurs commentaires.

Cette situation est problématique pour plusieurs raisons :

  • Un manque de communication à ce stade peut mettre le client à cran et nuire à une relation par ailleurs chaleureuse.
  • Un manque de discours sur les demandes de changement peut signifier que les questions clés et les points de discussion sont manqués.
  • L’absence de confirmation explicite pourrait être considérée comme impolie, il est donc important pour les chefs de projet marketing d’agir rapidement.

Vous devez veiller à tenir vos parties prenantes informées autant que possible. Avant de les assurer des prochaines mesures que vous prendrez pour faire avancer le projet, remerciez-les pour leurs demandes de changement constructives et perspicaces.

Ne prenez pas les demandes personnellement

Les chefs de projet marketing supervisent la création de certains projets vraiment merveilleux. Ils sont impressionnants, tant sur le plan conceptuel que technique. Il est tout à fait normal que vous et votre équipe soyez fiers du travail que vous avez créé.

Recevoir une demande de changement cinglante peut souvent être décourageant. Si quelqu’un trouve un défaut dans quelque chose que vous aimez, il est tout à fait naturel que vous ayez des difficultés à traiter cette critique constructive. Par conséquent, vous devez faire tout votre possible pour éviter de prendre les demandes de changement pour vous.

Avant de passer aux demandes de changement, rappelez-vous que tout le monde veut que le projet soit le meilleur possible. N’oubliez pas non plus que les gens ont des styles de communication différents. Si un retour d’information semble dur, il est rare qu’il y ait une mauvaise intention derrière.

Donner suite aux doutes éventuels

Il est absolument essentiel pour vous de donner suite à tous les doutes que vous avez. Il se peut qu’un chef de projet reçoive une demande de modification peu claire, mais la transmette quand même à son équipe. Si c’est le cas, le chaos pourrait rapidement s’ensuivre. Votre équipe peut se désengager et être frustrée, ce qui nuirait au projet au lieu de l’améliorer.

Ces doutes peuvent donner une mauvaise image de vous et de votre équipe lors de la prochaine étape de révision. Il est donc très important pour vous d’empêcher ce scénario de se produire. Il peut souvent être intimidant et difficile de communiquer avec des intervenants de haut niveau, mais vous devez vous sentir à l’aise pour le faire. Il vaut mieux courir le risque de s’attarder sur un point que de commettre éventuellement une erreur.

Vos partenaires comprendront aussi. Ils apprécieront le fait que vous soyez minutieux et que vous travailliez dur sur leur projet.

💡 A tool like Filestage can help you hone in on specific change requests and discuss them at length.

Protégez votre équipe

Il est important que votre équipe se sente heureuse et en confiance lorsqu’elle travaille. En tant que chef de projet marketing, vous occupez un espace unique et faites office d’intermédiaire entre votre équipe et les parties prenantes. C’est un travail fatigant, qui demande beaucoup de tact et de grandes capacités de communication.

Si vous recevez une demande de changement sévère, vous devez vous assurer d’absorber son message et de le reformuler pour votre équipe. En outre, vous devez vous assurer que tous les commentaires sont constructifs et que votre équipe sait que son travail est hautement apprécié.

Si vous protégez votre équipe de cette manière, vous la garderez heureuse et engagée. Vous avez la responsabilité de juger quand le feedback doit être partagé directement avec eux. C’est une tâche difficile, et votre approche dépendra des individus qui composent votre équipe.

Aidez votre équipe à rester concentrée

Les demandes de changement peuvent souvent être perturbantes et décevantes. C’est pourquoi, lorsqu’il s’agit de ces demandes, il est essentiel que la portée de votre projet définisse une stratégie claire. Cette tactique permet à votre équipe de se concentrer sur la tâche à accomplir et de travailler dur pour produire le meilleur travail possible.

Vous devez interpréter et distribuer les demandes de changement d’une manière constructive qui aide votre équipe à aller de l’avant. Imaginons, par exemple, que votre graphiste travaille d’arrache-pied à la réalisation de maquettes pour un nouveau projet passionnant. S’ils sont dans le coup et produisent un excellent travail, vous ne voudrez pas les décourager en leur demandant une petite modification pour un autre projet.

Les meilleurs chefs de projet marketing travaillent dur pour protéger leur équipe. En ce sens, beaucoup de leurs meilleurs travaux passent inaperçus. Mais vous pouvez être sûr qu’il est essentiel de veiller à ce que vos projets aient une dynamique de progrès.

Formulaire de demande de modification (un modèle pour vos projets numériques) [Word + Google Docs]

La réussite de votre projet dépend de votre capacité à prendre en main le processus de demande de changement. Voici l’une des meilleures façons de s’approprier ce processus et de se mettre en situation de réussite : Utilisez des modèles de demande de changement clairs et pratiques.

Vous devriez partager ces modèles avec vos parties prenantes dès le début du projet (ou même lors de la phase de retour d’information). Ces modèles vous aideront à rendre plus utiles les changements que vous recevez.


Ces modèles aideront également vos parties prenantes à structurer leurs commentaires de manière prévisible. Et ils vous aident à vous assurer que les demandes de changement sont réalistes et qu’elles entrent dans le cadre de votre projet.

Nous avons élaboré ce modèle gratuit de demande de modification pour les chefs de projet comme vous. Nous espérons qu’il vous aidera à obtenir un retour d’information réaliste et exploitable pour vous et votre équipe.

FREE TEMPLATE

Get the Free Change Request Form

change request form

Si vous voulez obtenir les meilleurs résultats, vous devez partager activement cette ressource avec toutes vos parties prenantes. Cette tactique favorisera l’adoption du modèle de demande de changement dans toute votre organisation et améliorera la qualité du retour d’information que vous recevrez.

Formulaires et modèles de demande de modification supplémentaires

Vous recherchez d’autres formulaires et modèles de demande de modification ? Voici un aperçu des autres options intéressantes proposées sur le web.

Formulaire de demande de modification en ligne

Formulaire de demande de modification en ligne

CSS-Tricks propose un excellent exemple de formulaire de demande de modification de site Web. Ce formulaire est hébergé sur ce site, et il permet à ses visiteurs de demander des modifications. Vous pouvez voir que le formulaire comprend une série de champs qui orientent le retour d’information, afin de s’assurer qu’il est constructif et exploitable.

Modèle Excel de demande de modification

Modèle Excel de demande de modification

Smartsheet propose un modèle Excel de demande de modification, qui permet à vos parties prenantes de savoir facilement à quel projet correspond leur modification. Il fournit également une grande variété d’informations complémentaires. Si Excel est l’outil de prédilection de votre organisation, cet outil pourrait vous être utile.

Modèle Excel de demande de modification (téléchargement direct)

Modèle Excel de demande de modification (téléchargement direct)

L’Université de Western Sydney propose un modèle de demande de modification Excel simple mais efficace. Vos parties prenantes pourront utiliser ce formulaire pour demander leurs modifications sans faire dérailler votre projet.

Formulaire de demande de changement de mot

Formulaire de demande de changement de mot

MyPM propose un formulaire de demande de modification qui est disponible en format Word et PDF. Ce formulaire demande à la partie prenante de fournir un large éventail d’informations, notamment la raison des demandes et les risques qui pourraient en découler.

Formulaire de demande de modification de la gestion de projet

Formulaire de demande de modification de la gestion de projet

Docs de gestion de projet propose un formulaire de demande de modification que vous pouvez utiliser pour la gestion de projet. Disponible sous la forme d’un document Word, ce modèle demande clairement aux parties prenantes de définir de manière stratégique les changements nécessaires. Il demandera pourquoi le changement est effectué, les risques encourus et les alternatives envisagées.

Formulaire de demande de modification de projet

Formulaire de demande de modification de projet

L’Université de Waterloo a un bureau de gestion de projet, et ils ont partagé leur formulaire de demande de changement de projet. Ce modèle peut vous aider à demander, approuver et documenter les changements liés à votre projet. Le modèle étant fourni sous forme de document Word, il constitue un excellent choix pour les organisations qui utilisent MS Office.

Modèle de demande de modification de projet (téléchargement direct)

Modèle de demande de modification de projet

L’Université de Californie propose un modèle détaillé de demande de changement pour les projets, qui peut être téléchargé gratuitement. Ce document Word fournit de nombreuses informations aux parties prenantes, notamment les raisons pour lesquelles le modèle existe, comment l’utiliser et comment en tirer le meilleur parti. Si vous voulez le modèle le plus complet possible, cette option vous conviendra parfaitement.

Modèle de formulaire de demande de modification de site web

modèle de formulaire de demande de changement de site web

WPForms est un plugin WordPress de premier plan qui aide les entreprises et les particuliers à recueillir des informations par le biais de formulaires attrayants et performants. Ce plugin propose un modèle de demande de modification, qui permet de recueillir facilement les demandes de modification en ligne. Ce plugin est simple à utiliser, et vous pouvez mettre en place un formulaire en ligne attrayant pour les demandes de modification en un rien de temps.

Formulaire de demande de modification simple

formulaire de demande de modification simple

Le gourou des modèles de projet propose un formulaire de demande de modification simple. Disponible sous forme de document Word, le formulaire de demande tient sur une seule page et accélère le processus de demande de modification. Vous constaterez peut-être que vos parties prenantes sont plus susceptibles d’interagir de manière constructive avec ce modèle qu’avec des options plus exhaustives.

Conclusion

Les demandes de changement de projet ne doivent pas nécessairement être perturbatrices. Si vous êtes préparé par le bon processus de changement de projet, vous pouvez intégrer de manière transparente les demandes de changement dans votre flux de travail et mener votre équipe au succès.

Êtes-vous intéressé par d’autres modèles ?

Consultez ce guide populaire de modèles de feuilles d’émargement:

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