Il y a de fortes chances que si vous travaillez sur quelque chose d’important pour votre entreprise, vous vous retrouverez à
à demander l’approbation en de nombreuses occasions
. Les personnes auxquelles vous adressez votre demande peuvent varier en fonction du sujet traité. Chaque demande, qu’il s’agisse de l’approbation d’une proposition de projet, de l’extension des délais, de la révision ou de l’approbation d’un produit livrable, par exemple, doit être traitée de manière unique et faire l’objet d’une attention particulière lors de sa rédaction.
Meilleures pratiques pour le format du message de demande d’approbation
Qu’il s’agisse de contraintes de temps, de contraintes géographiques ou simplement de la nature de votre activité, il arrive souvent que les demandes ne puissent être faites en personne. Même lorsqu’elles peuvent être faites, elles sont souvent suivies d’une documentation. Si votre seule chance d’être approuvé passe par un e-mail, assurez-vous de rendez-le aussi persuasif que possible sans en faire trop.
C’est à vous de convaincre votre patron ou les autres pouvoirs en place que votre demande mérite d’être approuvée. Pour les gestionnaires, certaines demandes sont plus faciles à approuver que d’autres. Achèvement et approbation des étapes peut être facile. Demandes de prolongation de délai ne peut pas. Votre capacité à justifier clairement votre demande fait toute la différence.
Lorsque vous rédigez une demande d’approbation, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :
- Soyez clair et concis. Les mots fleuris et l’exagération de l’objectif ne sont pas productifs.
- Rédigez bien votre ligne d’objet pour communiquer l’intention de l’e-mail.
- Connaître son public. Rédigez votre courriel en tenant compte de votre public.
- Divisez les longues demandes en petites sections à l’aide d’en-têtes et de puces.
- Décrivez l’impact positif sur l’entreprise que cette demande aurait si elle était approuvée.
- Montrez votre enthousiasmem pour la question en attente d’approbation.
- Mettez en avant votre meilleur argument. Vous pouvez être en concurrence avec d’autres équipes de projet pour des ressources limitées.
La manière la plus intelligente de demander une approbation
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8 types d’approbations que tout chef de projet marketing doit obtenir (avec des modèles de demande d’approbation)
Les chefs de projet des agences et des entreprises de toutes sortes entretiennent depuis longtemps une relation engagée avec les demandes d’approbation, surtout si la nature de leurs projets est complexe et nécessite une quantité importante de ressources de l’entreprise.
Pour tout membre d’équipe ou chef de projet dont la journée type comprend des demandes d’approbation, sont un excellent moyen de commencer par une ébauche de demande. et le personnaliser en fonction de la demande spécifique. Plus votre processus de rédaction de demande d’approbation sera rationalisé, plus vous serez à l’aise pour demander l’approbation et défendre vos intérêts et ceux de votre équipe.
La plupart des managers veulent dire oui aux demandes. Personne ne veut être le porteur du redoutable “NON”. Cela dit, ils doivent être présentés avec un argumentaire clair et convaincant qui démontre votre compétence et votre confiance dans le projet. Une demande bien conçue, basée sur un modèle cohérent, permettra d’atteindre cet objectif et fournira un format familier et facile à lire pour les approbateurs.
Situation n° 1 : La proposition de projet doit être approuvée.
Les propositions de projet peuvent devoir être approuvées à la fois en interne et en externe. Bien que le langage spécifique puisse changer légèrement en fonction de la nature du bénéficiaire, un format standard qui indique que la demande établit une justification, explique la nature du projet et le budget approximatif, entre autres informations, servira de bon modèle pour les futures demandes de proposition de projet
Notre modèle d’e-mail d’approbation
Bonjour [Name],
Notre équipe a travaillé dur pour imaginer le [insert project] idéal pour votre [insert organization]. Nous vous demandons d’approuver notre proposition de projet afin que nous puissions continuer à innover !
Au cours des deux dernières semaines, nous avons passé beaucoup de temps à étudier les innombrables façons d’aborder ce projet et à identifier la solution idéale. Nous avons mis au point un projet vraiment passionnant et nous espérons que vous partagerez notre enthousiasme pour l’avenir.
Voici un bref résumé de notre proposition, y compris la portée, le budget et l’objectif :
[Insert Relevant Data]
Voici quelques aspects de la proposition que nous sommes impatients de réaliser. Nous espérons que ces points saillants illustrent fidèlement l’objectif et la vision de notre projet :
[Insert proposal highlights here]
N’hésitez pas à nous faire savoir si vous avez besoin de toute autre information concernant notre proposition pour vous aider à prendre votre décision.
Merci,
[Your Name]
Situation n° 2 : il faut embaucher des freelances en raison d’une augmentation de la charge de travail. Le chef de projet demande l’approbation de son superviseur.
Dans ce cas, l’approbation interne d’un responsable est nécessaire pour débloquer les fonds nécessaires au recrutement d’une aide extérieure. L’accent de l’e-mail doit être mis sur la justification du besoin d’un freelance. La nécessité d’une aide supplémentaire peut ne pas avoir été prévue initialement, votre argument doit donc être convaincant. Le style de cet e-mail ne doit pas nécessairement être formel. Mais assurez-vous de lire votre public de manière appropriée. Veillez à inclure dans votre justification la charge de travail actuelle des membres de votre équipe, tout en identifiant les lacunes de production auxquelles il faut remédier.
Modèle de courriel d’approbation
Bonjour [Name],
Je vous écris pour vous demander d’approuver l’embauche d’un freelance pour faire face à l’augmentation de la charge de travail sur le projet _________. Comme vous le savez, notre équipe travaille sur [project] depuis [nombre de jours/mois/etc.]. Nous sommes actuellement dans la phase ________ du projet. Nous avons été confrontés à des pénuries de personnel dues à une augmentation inattendue de la charge de travail à la suite de _____________.
Les raisons pour lesquelles nous sommes tombés sur une charge de travail accrue sont les suivantes :
______
______
______
L’embauche d’un freelance pour effectuer le travail sur __________ supprimera un retard prévu dans les livrables du projet de _________ jours. En outre, un freelance nous aidera dans les travaux que nous ne pouvons pas effectuer à cause de __________.
Si vous avez besoin de toute autre information pour vous aider à prendre votre décision, n’hésitez pas à m’en faire part.
Merci,
[Your Name]
Situation n° 3 : Le projet prend plus de temps que prévu et le budget doit être ajusté.
Cette demande d’approbation peut être adressée à des parties prenantes internes ou externes. Le langage destiné aux parties prenantes externes peut devoir être plus formel, en fonction du client. En interne, la formalité de la langue dépend largement de votre environnement opérationnel actuel.
Lorsque vous demandez un ajustement du budget, votre langage doit être spécifique. Détaillez les circonstances exactes qui ont entraîné le retard du projet. Décrivez pourquoi les circonstances étaient inévitables afin de rassurer l’approbateur que les mêmes circonstances ne se répéteront pas après l’approbation de l’ajustement budgétaire.
Les ajustements du calendrier et du budget d’un projet ne sont pas du tout rares. Mais plus vous justifiez la raison de l’ajustement, plus l’approbateur acceptera la demande. Le langage de la demande doit rassurer l’approbateur et éviter de diminuer l’énergie positive autour du projet.
Modèle de courriel d’approbation
Bonjour [Name],
Je vous écris pour demander l’autorisation d’ajuster le budget du projet ______ en raison d’un retard dans notre calendrier. Comme vous le savez, notre équipe travaille sur [project] depuis [nombre de jours/mois/etc.]. Notre équipe a travaillé dur et s’est totalement investie dans la création d’un excellent __________ pour _____________. Nous sommes actuellement dans la phase ________ du projet, et nous sommes impatients d’aborder le prochain livrable. Cependant, nous avons rencontré des retards inattendus dans nos livraisons en raison des circonstances suivantes :
__________
__________
__________
Un ajustement du budget entraînera les résultats positifs suivants :
______
______
______
Nous sommes pleinement investis pour rester sur la bonne voie pour le reste du projet. Nous avons eu le plaisir de créer ce site _____________ pour ______________.
Si vous avez besoin de toute autre information pour vous aider à prendre votre décision, n’hésitez pas à m’en faire part.
Merci,
[Your Name]
Situation n° 4 : La date limite ne sera pas respectée et doit être ajustée.
Cette situation est un peu moins délicate qu’un ajustement budgétaire. Cependant, une justification claire et convaincante doit être donnée pour rassurer votre approbateur, qu’il soit interne ou externe. Un délai non respecté peut avoir des répercussions sur les délais ultérieurs, l’authenticité est donc essentielle.
Expliquez les circonstances entourant le retard, et ce qu’une prolongation apporterait au projet en termes de qualité. Réaffirmez votre engagement à respecter le calendrier du projet et communiquez votre compréhension de l’importance de le faire.
Modèle de courriel d’approbation
Bonjour [Name],
Je vous écris pour demander l’autorisation de prolonger le délai du projet ______ en raison d’un retard dans le calendrier prévu. Comme vous le savez, notre équipe travaille sur [project] depuis [nombre de jours/mois/etc.]. Notre équipe a travaillé dur et s’est totalement investie dans la création d’un excellent __________ pour _____________. Nous sommes actuellement dans la phase ________ du projet, et nous sommes impatients d’aborder le prochain livrable. Cependant, nous avons rencontré des retards inattendus dans nos livraisons en raison des circonstances suivantes :
__________
__________
__________
Un ajustement du délai entraînera les résultats positifs suivants :
______
______
______
Nous sommes pleinement investis pour rester sur la bonne voie pour le reste du projet. Nous avons eu le plaisir de créer ce site _____________ pour ______________.
Si vous avez besoin de toute autre information pour vous aider à prendre votre décision, n’hésitez pas à m’en faire part.
Merci,
[Your Name]
Situation n° 5 : Demander un retour d’information et l’approbation d’un livrable de projet particulier (par exemple, une vidéo, un graphique ou un PDF).
Le retour d’information et l’approbation d’un livrable particulier du projet est un processus beaucoup plus courant que la demande d’ajustements de temps ou de budget. De ce fait, votre langage peut être plus standardisé. Et vous pouvez présenter les informations d’une manière plus structurée qui reflète l’approche de gestion de projet que vous utilisez.
Dans cette demande d’approbation, incluez des données telles que le nom du projet, la phase achevée, la phase suivante, le produit à livrer, l’ID de suivi (si vous en utilisez un), la date d’échéance du produit à livrer, les critères d’acceptation, etc. Vous pouvez même les présenter sous forme de tableau ou dans un autre format qui s’adapte le mieux au rythme opérationnel de votre entreprise.
Modèle de courriel d’approbation
Cher [Name]Je suis heureux de vous informer que nous avons terminé la phase ______ du projet _________. Nous vous demandons de nous faire part de vos commentaires et d’approuver le livrable de ce projet vidéo. Veuillez consulter les détails suivants pour plus de détails :
Project Title:_______________________________________
Date de début du projet : __________________________________
Date de remise du projet : ___________________________________
Project Sponsor:____________________________________
Project Manager:___________________________________
Coordonnées du projet : _________________________________
Team Members:____________________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du produit livrable : _______________________
Format du livrable : _______________________
Date d’échéance du livrable : _______________________
Phase actuelle : _______________________
Description du livrable : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Critères d’acceptation : _______________________
Action requise : _______________________
Approbateur : _______________________
Approuvé ? OUI / NON
Feed-back : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Commentaires supplémentaires : _______________________
_______________________
_______________________
Best
[Your Name]
Situation n° 6 : De nouvelles demandes de renseignements entraînent une modification de la portée du projet. La portée du projet doit être ajustée.
L’approbation de la modification de la portée du projet devrait être simple si les demandes sont initiées par le client. Contrairement à une modification du calendrier ou du budget qui provient de circonstances internes, des forces externes, hors du champ d’action de l’équipe de projet, ont nécessité des changements.
Lorsque c’est le cas, une explication simple et claire des demandes et de la manière dont elles modifient la portée du projet suffit. S’il entraîne des modifications ultérieures du budget et du calendrier, il faut alors proposer une exploration plus poussée de la situation. Sinon, le but de cette approbation est de s’assurer que toutes les parties prenantes sont tenues au courant de l’évolution de la portée du projet, et que tout le monde soutient le changement.
Modèle de courriel d’approbation
Bonjour [Name],Je vous écris pour demander l’autorisation de modifier la portée du projet ______ en raison d’une nouvelle demande de renseignements concernant ________________________ du projet. Comme vous le savez, notre équipe travaille sur [project] depuis [nombre de jours/mois/etc.]. Notre équipe a travaillé dur et s’est totalement investie dans la création d’un excellent __________ pour _____________. Nous sommes actuellement dans la phase ________ du projet, et nous sommes impatients d’aborder le prochain livrable.
La portée actuelle du projet ______________ est définie comme suit :
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
La nouvelle portée du projet ____________________ sera définie comme suit :
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Impact de la modification de la portée sur le projet :
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Nous avons eu le plaisir de créer ce site _____________ pour ______________.
Si vous avez besoin de toute autre information pour vous aider à prendre votre décision, n’hésitez pas à m’en faire part.
Merci,
[Your Name]
Situation n° 7 : L’étape du projet est terminée et doit être approuvée.
Selon la structure de votre projet, un jalon de projet peut représenter un élément unique, tel qu’une vidéo, un graphique ou un PDF. Ou bien, il peut représenter un regroupement de produits interdépendants. Quoi qu’il en soit, le format de votre demande d’approbation de jalon peut être similaire à celui d’un livrable. De ce fait, votre langage peut être plus standardisé. Et vous pouvez présenter les informations d’une manière plus structurée qui reflète l’approche de gestion de projet que vous utilisez.
Dans cette demande d’approbation, incluez des données telles que le nom du projet, la phase achevée, la phase suivante, le produit à livrer, l’ID de suivi (si vous en utilisez un), la date d’échéance du produit à livrer, les critères d’acceptation, etc. Vous pouvez même les présenter sous forme de tableau ou dans un autre format qui s’adapte le mieux au rythme opérationnel de votre entreprise.
Modèle de courriel d’approbation
Cher [Name]
Je suis heureux de vous informer que nous avons franchi l’étape ______ du projet _________. Nous vous demandons de nous faire part de vos réactions et d’approuver cette étape importante. Veuillez consulter les détails suivants pour plus de détails :
Project Title:_______________________________________
Date de début du projet : __________________________________
Date de remise du projet : ___________________________________
Project Sponsor:____________________________________
Project Manager:___________________________________
Coordonnées du projet : _________________________________
Team Members:____________________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ______________________
Livrables inclus :
Livrable #1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’échéance du jalon : _______________________
Phase actuelle : _______________________
Description du jalon : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Critères d’acceptation : _______________________
Action requise : _______________________
Approbateur : _______________________
Approuvé ? OUI / NON
Feed-back : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Commentaires supplémentaires : _______________________
_______________________
_______________________
Best
[Your Name]
Situation n° 8 : Le projet est entièrement achevé et livré en demandant un retour et une approbation.
Il s’agit peut-être de la forme de demande d’approbation la plus complète par rapport aux exemples précédents. Bien que vous n’ayez pas besoin de revivre l’intégralité du projet dans le corps de votre courriel, vous devrez fournir suffisamment d’informations pour donner à votre lecteur une idée claire du parcours du projet du début à la fin.
En fonction de la structure organisationnelle de votre entreprise, vous devrez peut-être soumettre les informations relatives à la demande d’approbation dans un formulaire standardisé. Si votre agence est plus petite, vous pouvez simplement demander l’approbation et joindre un lien vers le site du projet ou la proposition de projet originale.
Modèle de courriel d’approbation
Project Title:_______________________________________Project Start Date:__________________________________
Date de remise du projet : ___________________________________
Date réelle d’achèvement du projet : ________________________
Project Sponsor:____________________________________
Project Manager:___________________________________
Coordonnées du projet : _________________________________
Team Members:____________________________________
Phase 1 du projet: _______________________
Non. Nombre de jalons dans la phase : _______________
Date d’achèvement de la phase : ____________________
Jalon n° 1 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description du jalon : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable #1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Milestone Approval Date:_______________________________________________
Jalon 2 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description of Milestone:_____________________________________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable #1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’approbation du jalon : _______________________
Jalon n° 3 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description du jalon : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable #1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’approbation du jalon : _______________________
Phase 2 du projet: _______________________
Non. Nombre de jalons dans la phase : _______________
Date d’achèvement de la phase : _________________
Jalon n° 1 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description du jalon : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable n° 1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’approbation du jalon : _______________________
Jalon 2 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description du jalon : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable #1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’approbation du jalon : _______________________
Jalon n° 3 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description du jalon : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable #1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’approbation du jalon : _______________________
Phase du projet n°3: _______________________
Non. Nombre de jalons dans la phase : _______________
Date d’achèvement de la phase : ________________-
Jalon n° 1 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description of Milestone:_____________________________________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable n° 1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’approbation du jalon : _______________________
Jalon 2 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description du jalon : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable n° 1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’approbation du jalon : _______________________
Jalon n° 3 : ___________________________
Nom et numéro de suivi (le cas échéant) du jalon : ___________________
Description du jalon : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Livrables inclus :
Livrable #1 : _____________________________
Livrable #2 : _____________________________
Livrable #3 : _____________________________
Livrable n°4 : _____________________________
Livrable #5 : _____________________________
Date d’approbation du jalon : _______________________
Approbation : _______________________
Approuvé ? OUI / NON
Date d’approbation : _________________________
Feed-back : _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Commentaires supplémentaires : _______________________
_______________________
_______________________
Conclusion
Le type et le nombre de demandes d’approbation sont aussi illimités que la nature de votre entreprise. Que vous soyez une grande entreprise investie dans des projets de grande envergure avec de multiples parties prenantes, ou une petite start-up avec une équipe de conception réduite mais soudée, la formulation d’une demande claire et bien formulée peut faire la différence entre une approbation et un retard du projet. L’utilisation d’un modèle peut vous aider à rationaliser le processus d’approbation et à réduire au minimum les formalités administratives.
