Ce que vous devez savoir pour vous lancer dans la gestion des documents

Essayez de deviner : combien de pages de documents pouvez-vous faire tenir dans un téraoctet de stockage ?

Selon Dropbox, vous pouvez sauvegarder jusqu’à 6,5 millions de pages de documents dans 1 To, les fichiers étant généralement stockés sous forme de documents Office, de PDF et de présentations. En revanche, un tiroir à dossiers verticaux ne peut contenir que 5 000 pages au maximum, selon sa taille.

Un bureau sans papier, c’est bien, mais l’organisation de votre système de classement numérique peut être un véritable casse-tête. Dans le pire des cas, des documents importants peuvent être perdus ou les membres de l’équipe passent des heures à chercher les bons dossiers. La gestion décentralisée des documents entre plusieurs équipes et bureaux s’accompagne de besoins organisationnels supplémentaires.

C’est pourquoi nous allons vous présenter des systèmes et des logiciels de gestion de documents qui peuvent vous aider, vous et votre entreprise, à organiser votre stockage numérique.

Table des matières

Qu’est-ce que la gestion des documents?

La gestion des documents est le processus de stockage, de localisation, de mise à jour, de partage et de suivi des documents. Les documents peuvent être définis comme des supports écrits, qu’ils soient imprimés ou purement électroniques, qui contiennent des informations à plusieurs fins.

Quel est l’objectif de la gestion des documents ?

Une fois que vous aurez intégré un flux de travail efficace pour la gestion des documents, vous pourrez être sûr que les documents ne disparaîtront plus, même s’ils datent de plusieurs années. En outre, le processus de recherche sera réduit à quelques minutes au lieu d’heures, de jours ou même de semaines.

Il y a quelques décennies à peine, le processus de gestion des documents était simple : Les documents importants n’étaient pas sauvegardés dans un nuage, mais dans un tiroir du bureau local, qui contenait tous les dossiers importants par ordre alphabétique.

Avec la collaboration accrue entre les fonctions et même les organisations, il n’y a pas d’autre solution que de numériser vos documents, même pour la gestion des documents des petites entreprises.

Cependant, il devrait être évident que plus l’organisation est grande, plus il faut de directives et de structures pour établir et maintenir un système qui assure une gestion correcte des documents.

Par conséquent, la gestion des documents d’entreprise implique presque exclusivement une solution de gestion des documents basée sur le cloud qui fonctionne efficacement au-delà des équipes, des bureaux et même des frontières nationales.

C’est pourquoi Bayer, par exemple, a décidé de regrouper tous ses actifs de marque sur une seule plateforme, afin que les membres de l’équipe du monde entier aient accès à des ressources similaires pour une approche unifiée de la marque, ce qui est particulièrement important dans le secteur des soins de santé.

Gestion des ressources numériques BrandMaker Étude de cas Bayer
Source : Étude de cas BrandMaker Bayer

Lorsque l’on parle de gestion de documents aujourd’hui, on fait le plus souvent référence à un système de gestion de documents (SGD), qui est un système informatique capable de stocker, de gérer et de suivre des documents électroniques pour les utilisateurs.

Dans la prochaine section, nous explorerons le DMS plus en détail.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents (SGD) et comment fonctionne-t-il?

Un système de gestion documentaire (SGD) est un système informatique qui aide une entreprise à structurer et à rationaliser son flux de documents.

Cela implique les processus suivants :

Organiser la structure de vos dossiers

Que les documents soient imprimés ou numériques, les logiciels de GED peuvent vous aider à organiser la structure de vos dossiers. Grâce à une structure de dossiers simple et intuitive, tous les membres de l’équipe peuvent facilement stocker des fichiers et trouver des documents téléchargés par d’autres membres de l’équipe.

Téléchargement de documents

Étant donné que la plupart des organisations utilisent non seulement des fichiers électroniques, mais numérisent également des documents papier, un bon système documentaire doit permettre aux utilisateurs de télécharger des fichiers par plusieurs méthodes, notamment par téléchargement (en masse), par scanner, par courrier électronique ou par applications mobiles.

Indexation des documents

Si vous n’indexez pas vos fichiers, il y a de fortes chances que certains d’entre eux ne soient jamais retrouvés, même après un court laps de temps. L’indexation décrit le processus de marquage des documents avec différents termes de recherche afin qu’ils puissent être facilement suivis et localisés.

Recherche de documents

La meilleure fonction d’indexation est inutile si votre logiciel de GED ne dispose pas d’une fonction de recherche puissante. Une fonction de recherche doit être simple et offrir en même temps un large éventail d’options de recherche personnalisables.

Automatisation du flux de travail

Une grande organisation comptant des milliers d’employés perdrait un nombre inimaginable d’heures de travail si tout devait être fait manuellement. Un système documentaire avec automatisation du flux de travail permet aux utilisateurs d’établir des règles concernant la manière dont les nouveaux documents doivent être formatés et enregistrés.

Sécurité des documents

Les fonctions de sécurité devraient toujours être une priorité, et elles sont indispensables pour certaines entreprises. Par exemple, la gestion des documents juridiques exige les normes de sécurité les plus élevées, car les documents contiennent des informations personnelles sur les clients et les affaires. En outre, une bonne gestion des documents exige un contrôle des versions.

les fonctions des systèmes de gestion des documents

Les logiciels de gestion de documents diffèrent énormément en fonction du marché cible. Les exigences de la gestion des documents de construction sont différentes de celles de la gestion des documents immobiliers. Par conséquent, les outils de gestion des documents s’adressent à des publics différents en introduisant une série de fonctionnalités différentes.

Aujourd’hui, les meilleures solutions de gestion de documents sont basées sur le cloud, car elles permettent aux entreprises de travailler sur plusieurs sites sans avoir à mettre en place des processus internes compliqués.

Dans la section suivante, nous vous montrons combien d’argent, de temps et d’énergie vous pouvez économiser grâce à un SGD performant.

Quel est l’objectif de la gestion des documents?

Tout d’abord, précisons l’importance des logiciels de gestion de documents sans papier. En utilisant des solutions de gestion de documents numériques ou en ligne, une entreprise peut économiser de l’espace, du papier et de la main-d’œuvre par rapport aux solutions basées sur le papier.

À première vue, cela peut sembler anodin ; cependant, des études montrent le coût réel du papier: Les entreprises dépensent en moyenne 20 dollars pour classer un seul document papier (ce chiffre inclut le coût de la main-d’œuvre, du stockage et d’autres dépenses). En outre, les travailleurs des secteurs professionnels qui utilisent des dossiers papier passent 50 % de leur temps à chercher des informations.

logiciel de gestion de documents sans papier
Source : Groupe QLS Solutions

Mais ce n’est que la partie visible de l’iceberg.

Plutôt que de se contenter d’analyser les économies qu’une entreprise peut réaliser en se débarrassant d’un système papier inefficace, il est tout aussi intéressant de voir dans quelle mesure l’entreprise dans son ensemble peut devenir plus efficace en utilisant un système de gestion de documents numériques.

Quels sont les avantages d’une stratégie de gestion documentaire approfondie?

En utilisant un outil de gestion de documents basé sur le cloud computing, les fichiers d’une entreprise sont accessibles de n’importe où et à tout moment. Les documents peuvent être partagés facilement tant au sein des équipes et entre elles, ainsi qu’avec des partenaires extérieurs.

Grâce à la GED, les documents sont traçables, ce qui signifie que les membres de l’équipe passent moins de temps à recréer des actifs déjà existants. Le contrôle de version ajoute une couche de sécurité supplémentaire à votre stockage en nuage.

L’efficacité globale du processus est améliorée grâce à l’automatisation. Au lieu de classer manuellement chaque document, les règles d’automatisation rationalisent le processus de stockage et d’indexation.

Une gestion efficace des documents peut également améliorer les flux de travail de certaines fonctions.

Tout responsable marketing est conscient de l’importance croissante d’une gestion efficace des ressources marketing, car la charge de travail a augmenté au fil des ans tandis que les délais et les budgets sont devenus plus serrés.

Grâce à l’indexation, une entreprise a un meilleur contrôle sur l’ensemble de ses actifs, ce qui contribue à l’efficacité de la gestion des actifs de marque ainsi que de la stratégie de gestion des actifs numériques.

En outre, en ayant un accès rapide à des documents importants tels que les directives ou les politiques de marketing, les employés sont beaucoup plus susceptibles d’appliquer correctement les politiques. Par conséquent, le logiciel de GED contribue à une cohérence accrue et à une meilleure qualité des actifs dans l’ensemble de l’organisation.

Pour terminer cette section avec un exemple :

Under Armour est l’une des plus grandes marques de vêtements de sport au monde, employant plus de 400 personnes sur cinq sites internationaux. Sans un système de gestion documentaire performant, sous la forme d’un logiciel de GED basé sur le cloud, Under Armour ne pourrait pas partager efficacement les ressources marketing ou d’autres supports entre tous les membres de l’équipe.

under armour document management system brandfolder
Source : Brandfolder Client Story « Under Armour » (histoire d’un client)

Alors que cette section a décrit l’objectif de la gestion des documents, le paragraphe suivant entre dans le détail en décrivant les fichiers et documents les plus couramment utilisés par presque toutes les entreprises.

Quels sont les cas d’utilisation courants de la gestion des documents?

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Dans cette section, nous vous donnons les exemples les plus courants de documents qui doivent être gérés par presque toutes les organisations.

Manuels des produits

Que votre entreprise propose un produit ou un service, il est probable que vous proposiez également un manuel d’accompagnement. Les manuels de produits existent sous toutes les formes. Ils peuvent être destinés à un usage interne ou externe – par exemple, ils peuvent cibler les équipes internes de marketing ou de développement de l’entreprise ou être destinés aux clients qui ont besoin d’obtenir plus d’informations sur les produits.

Les produits techniques, en particulier, nécessitent des guides régulièrement mis à jour. Un plan de gestion documentaire complet permettra de maintenir tous les manuels à jour avec un minimum d’efforts.

Directives

Les règles de branding, les normes de conformité et les lignes directrices de conception font partie intégrante desmeilleures pratiques de gestion de projet de . L’établissement de lignes directrices et la recherche d’un dénominateur commun entre toutes les parties prenantes ne sont que les premières étapes.

Il est plus difficile de mettre constamment à jour les directives et, si nécessaire, de rétablir un flux de travail fonctionnel. Les outils de collaboration documentaire aident votre équipe à créer des directives et à les tenir à jour. Il en résulte une meilleure conformité de la marque, de la conception et du marketing, ainsi qu’une plus grande cohérence de tous les actifs.

Dossiers du personnel

Certains documents nécessitent plus de sécurité que d’autres. Les dossiers du personnel sont confidentiels et ne doivent être accessibles qu’à certains membres de la direction ainsi qu’à certains membres de l’équipe RH.

Un bon système de gestion des documents met en œuvre un contrôle d’accès afin que les données confidentielles ne puissent être consultées que par les bonnes personnes. Même si vous décidez d’opter pour un logiciel de gestion de documents gratuit, assurez-vous qu’aucune caractéristique importante, comme les normes de sécurité, n’est compromise.

Protocoles

Un protocole est un ensemble de procédures ou de comportements dans une organisation qui permet d’accomplir une certaine tâche. Par exemple, dans la gestion d’un projet de marketing, vous devez définir des buts et des objectifs, ainsi que des politiques, des protocoles et des procédures pour les atteindre.

Une documentation de projet adéquate permettra à votre équipe de rester structurée. Les systèmes de gestion des documents vous permettront de classer, partager et mettre à jour les protocoles et de tenir chaque actionnaire au courant des dernières modifications.

Documents juridiques

Les documents juridiques doivent être traçables. Parfois, un contrat n’a pas été invoqué pendant de nombreuses années, mais il doit néanmoins être conservé dans le dossier au cas où des problèmes avec la partie contractante surviendraient ultérieurement.

Les documents juridiques sont des fichiers importants qui doivent être protégés contre toute suppression accidentelle. C’est pourquoi un bon SGD comprend un système de récupération des fichiers afin que rien d’inattendu ne puisse se produire.

Documents spécialisés

Chaque industrie utilise des documents spécialisés qui nécessitent une approche légèrement différente. Il n’y a donc pas de réponse générale à la question « Quel est le meilleur système de gestion des documents ? ». Cela dépend plutôt de la nature de votre activité et des types de documents que vous utilisez, tels que les documents de construction, les documents immobiliers, etc.

Si certaines entreprises ont besoin de fonctions de collaboration intégrées à leur GED, la plupart d’entre elles ont avant tout besoin d’un logiciel d’approbation des documents fiable.

Dans cette section, nous avons examiné les types de documents les plus couramment utilisés. Dans la section suivante, nous examinons de plus près le flux de travail de la gestion des documents.

À quoi ressemble un flux de travail de gestion des documents?

Même si la plupart des documents sont différents et nécessitent des flux de travail individuels, il existe des ingrédients communs à toutes les approches, que nous décrivons dans cette section.

À quoi ressemble un flux de travail de gestion des documents ?

En fonction de la tâche, assurez-vous de ne pas vous fier uniquement à la GED, mais d’utiliser également d’autres outils utiles, tels que les outils de gestion de projet et les modèles de gestion de projet. De cette façon, vous êtes bien préparé dès le départ.

1. Créer le document

Une fois les buts, les objectifs, les procédures, les rôles et les responsabilités déterminés, vous pouvez commencer à créer le document.

Selon le type de document que vous devez créer, le processus de création peut impliquer une collaboration transversale entre les rédacteurs et l’équipe de conception.

Certains systèmes de gestion de documents utilisent des outils de collaboration ou permettent l’intégration de logiciels couramment utilisés, tels que Google Docs.

2. Révision/approbation du document

Une fois la première version du document terminée, le fichier peut être téléchargé vers la GED. Il est probable que vous ayez besoin de l’approbation de vos supérieurs, d’autres membres de l’équipe ou même de différentes fonctions avant que le document ne soit finalisé.

Sans un système d’approbation des documents approprié, vous devez compter sur de longues chaînes de courriels, de nombreux groupes Skype ou même des allers-retours dans le bureau. En plus de prendre du temps et de mettre les nerfs à rude épreuve, cela laisse place à des malentendus et à des erreurs.

C’est là que Filestage entre en jeu. Filestage est un système d’approbation centralisé, basé sur le cloud, qui facilite le processus de révision et d’approbation des documents en offrant une plateforme unique pour gérer tous vos documents.

Les documents peuvent être facilement partagés, annotés et discutés entre toutes les parties prenantes. Tous les réviseurs peuvent demander des modifications ou approuver le document en un seul clic. Si des modifications doivent être apportées, le créateur de contenu peut réviser le document et télécharger à nouveau la nouvelle version pour une nouvelle étape de révision. Les étapes 1 et 2 peuvent se répéter plusieurs fois jusqu’à ce que le document reçoive l’approbation finale de toutes les parties prenantes concernées.

Filestage permet d’organiser et de suivre facilement le statut de vos documents au fur et à mesure qu’ils reçoivent une approbation horodatée et documentée.

système d'approbation des documents filestage

3. Télécharger le document vers votre GED

Après avoir reçu l’approbation finale, vous pouvez télécharger le document vers votre SGD. Selon le type de document que vous utilisez, vous avez peut-être déjà mis en place un processus automatisé pour enregistrer le document au bon endroit.

Lorsque vous téléchargez un document, assurez-vous que le fichier sera traçable en ajoutant autant de balises pertinentes que possible.

4. Publication/partage du document

Vous êtes maintenant prêt à partager le document avec toutes les parties prenantes concernées avant de le publier. Les parties prenantes internes seront automatiquement informées qu’un document est prêt à être examiné dès que vous aurez téléchargé le fichier dans le SGD.

Les publications externes nécessitent des efforts supplémentaires. Par exemple, si votre document est une pièce de collatéral marketing, comme une infographie, après la révision, vous devrez publier votre contenu sur les canaux de médias sociaux comme prédéterminé dans votre modèle de plan de projet.

Comme vous pouvez le constater dans le flux de travail ci-dessus, la gestion des documents est rarement un objectif final, mais fait généralement partie d’une stratégie marketing (ou autre) plus large.

La gestion des documents a pour but de rationaliser toute la documentation nécessaire au processus de création.

Dans la section suivante, nous nous attarderons sur l’étape du flux de travail qui présente le plus de difficultés, à savoir le processus de révision et d’approbation.

Approfondir le processus de révision et d’approbation des documents

Dans cette section, nous soulignons l’importance du processus de révision et d’approbation. Si cette étape clé est négligée, bon nombre des avantages que vous attendez d’un système de gestion documentaire efficace ne se matérialiseront pas.

Le processus de révision et d’approbation est la principale source de goulots d’étranglement, qu’il s’agisse de manuels de produits, de protocoles internes ou d’autres types de documents. Si vous parvenez à maîtriser le processus d’examen et d’approbation, votre équipe sera récompensée par une pléthore d’avantages, notamment :

Gagner du temps

En général, ce n’est pas une seule mais plusieurs parties prenantes qui doivent approuver un projet – des spécialistes du marketing et des produits aux développeurs de logiciels et aux cadres supérieurs, et ces personnes sont souvent basées dans différents départements et à différents endroits.

Si vous n’avez pas défini une structure claire pour ce processus, au lieu d’avoir besoin de quelques heures pour une approbation, il vous faudra peut-être des jours, des semaines, voire des mois dans le pire des cas, pour recueillir tous les commentaires, révisions et approbations finales nécessaires.

Avec Filestage, une grande partie des processus est automatisée : Une fois que vous avez téléchargé le projet de document initial, toutes les parties prenantes sont automatiquement informées, ce qui élimine les longues chaînes d’e-mails.

Processus de révision et d'approbation des documents

Toutes les contributions, remarques et suggestions sont notées sur une seule et même plateforme, de sorte que les créateurs de contenu peuvent facilement examiner toutes les suggestions sans avoir à rechercher dans des tonnes de conversations par courriel.

Assurer la cohérence et accroître la qualité

Une plateforme centralisée avec des responsabilités claires partagées entre les parties prenantes contribue automatiquement à une meilleure qualité des documents.

Chaque examinateur peut se concentrer sur des points spécifiques, tels que la conformité du marketing (des logos sont-ils ajoutés ?), la formulation, le ton, l’orthographe, les dernières photos de produits, etc.

Quels que soient vos objectifs, un système centralisé de révision et d’approbation garantit que même les plus petits détails seront pris en compte dans tous les actifs que vous produisez.

Obtenir une meilleure vue d’ensemble de tous les documents de travail en cours.

Le temps étant toujours une ressource rare, il est important d’être structuré et d’avoir accès à un aperçu de l’état d’avancement des projets en cours.

Un bon système d’examen et d’approbation peut inclure des fonctions de gestion de projet qui vous donnent une vue d’ensemble de toutes les tâches.

logiciel de gestion de documents en cours de réalisation filestage

Par exemple, chez Filestage, un seul coup d’œil au tableau de bord suffit pour obtenir un aperçu concis de toutes les tâches en cours, y compris les échéances. Si certaines tâches sont en retard, vous pouvez prendre des mesures et contacter les membres de l’équipe concernés grâce aux fonctions de collaboration.

Un travail d’équipe efficace

Les logiciels de révision et d’approbation tels que Filestage offrent également des outils de collaboration qui facilitent la communication entre tous les membres de l’équipe.

Au lieu d’utiliser des logiciels de messagerie et des courriers électroniques distincts, la plateforme centralisée regroupe tous ces outils de communication en un seul endroit et vous permet même de télécharger directement vos documents depuis Google Drive et Dropbox.

Il est clair que sans une étape de révision et d’approbation minutieuse, vous ne pouvez pas gagner du temps ni obtenir la qualité et la cohérence de vos documents. Il ne suffit pas d’utiliser un DMS sans planifier les flux de travail les plus importants.

La section suivante présente quelques exemples de meilleures pratiques pour créer un flux de travail efficace en matière de gestion des documents.

5 meilleures pratiques de gestion de documents pour créer un processus de gestion de documents efficace

Il devrait être clair maintenant qu’un processus de gestion documentaire n’est pas une solution unique, mais que la GED dépend fortement de votre secteur d’activité, de vos buts et objectifs individuels ainsi que de la structure de votre entreprise.

Meilleures pratiques de gestion des documents pour créer un processus de gestion des documents efficace

Dans la section suivante, nous décrivons plusieurs bonnes pratiques qui peuvent aider à établir le meilleur flux de gestion des documents pour votre organisation.

1 Créez des processus normalisés.

Le fait de toujours repartir de zéro est non seulement éprouvant pour les nerfs, mais il mobilise aussi trop de ressources. Par conséquent, vous devez créer certaines normes que tous les membres de l’équipe au sein de votre organisation peuvent suivre.

Dans le meilleur des cas, vous pouvez établir autant de règles d’automatisation que possible afin que votre SGD prenne la majeure partie de la charge de travail. Même si cela n’est pas toujours possible, tout le monde devrait connaître vos politiques de dénomination ou d’indexation des fichiers afin de créer une structure de fichiers cohérente.

#2 Gardez le flux de travail aussi simple que possible.

Il n’est pas nécessaire de compliquer à l’excès votre flux de travail. Faites en sorte qu’il soit aussi simple et mémorable que possible, afin que chacun soit prêt à participer.

Des flux de travail trop compliqués peuvent entraîner des frustrations, car les collègues peuvent se sentir distraits de leurs tâches principales. Dans le pire des cas, cela peut conduire à une GED mal gérée, dépourvue d’index ou d’une structure de fichiers appropriée.

#3 Établir un processus d’examen et d’approbation clair et rapide.

Comme nous l’avons mentionné dans la section précédente, votre flux de gestion des documents dépend fortement de votre processus de révision et d’approbation. La mauvaise gestion des flux d’approbation est l’un des principaux facteurs qui font que les organisations ne respectent pas les délais. Par conséquent, automatisez ce processus autant que possible et introduisez un système d’examen et d’approbation des documents capable de rationaliser le processus d’approbation.

#4 La communication est essentielle.

Souvent, le manque de communication est la raison de l’échec des processus de gestion des documents. Cela signifie que toutes les parties prenantes doivent être impliquées dès le début et que les rôles et responsabilités doivent être clairement communiqués et compris.

Même après le lancement initial du projet, il est essentiel de tenir les membres de l’équipe informés de tout changement. C’est pourquoi vous devez toujours utiliser un logiciel de GED en même temps que des outils de communication efficaces pour rationaliser le flux de travail.

#5 Mettez le processus par écrit et rendez-le facilement accessible.

Dans un environnement de travail au rythme effréné, vous pouvez être confronté à des centaines d’informations par jour. Pour être en mesure de tout traiter, vous devez vous organiser.

Une première étape dans la création d’un processus réalisable consiste à rédiger le processus de gestion des documents et à le mettre à la disposition de toutes les parties prenantes. Seul un document écrit permet à chacun de travailler de manière similaire et de trouver un point d’ancrage au cas où certaines étapes ne seraient pas claires.

En outre, un document écrit vous aide à trouver d’éventuelles faiblesses et des domaines à améliorer qui seraient restés invisibles s’ils n’avaient pas été consignés par écrit.

Après nos premières réflexions sur la gestion des documents, il est temps de commencer. Dans la section suivante, nous vous montrons comment démarrer avec la gestion des documents.

Comment démarrer avec la gestion des documents

Dans cette section, nous présentons les étapes initiales nécessaires à la mise en œuvre de votre stratégie de gestion documentaire.

Définir une stratégie de gestion des documents

Tout d’abord, clarifiez vos buts et objectifs. Vous pouvez tenir compte de la section précédente concernant l’objectif de la gestion des documents. Une bonne façon de commencer est de dresser une liste de contrôle des points les plus importants que votre stratégie de gestion des documents doit accomplir.

Cette liste peut inclure :

  • Réduction des coûts : Si les économies de coûts sont votre principal objectif, vous pouvez envisager un logiciel de gestion de documents gratuit s’il répond à vos exigences minimales.
  • Accès facile : Si vous souhaitez que vos employés ou les membres de votre équipe puissent accéder à vos fichiers depuis n’importe quel endroit, une solution basée sur le cloud est nécessaire.
  • Amélioration de la qualité : Si vous devez améliorer la qualité de votre production, assurez-vous que les fonctions de collaboration, ainsi que le processus de révision et d’approbation, font partie de votre flux de travail.

DocuVantage propose une approche en 7 étapes pour définir votre stratégie de gestion des documents.

L'approche de DocuVantage pour définir votre stratégie de gestion documentaire
Source : DocuVantage

Une fois votre stratégie initiale esquissée, vous pouvez ajouter plus de détails dans un plan de gestion des documents.

Créer un plan de gestion des documents

Alors que vos stratégies sont générales, votre plan entre dans les détails et prend en compte toutes les procédures et tous les processus qui concourent à la réalisation des objectifs de votre stratégie. Pour faire simple : Votre plan de gestion documentaire met votre stratégie en action.

Si vous avez besoin d’un point de départ, vous pouvez consulter les directives de préparation du plan de gestion des documents publiées par le gouvernement du Qatar.

plan de gestion des documents
Source : Gouvernement du Qatar

Par exemple, si la réduction des coûts est votre principal objectif, un plan décrira chaque processus qui contribue à cet objectif. Votre plan de réduction des coûts de gestion des documents pourrait inclure les éléments suivants : Comment pouvez-vous réduire les coûts de main-d’œuvre en rationalisant les flux de travail critiques, tels que les processus de révision et d’approbation ?

Développer une politique de gestion des documents

Pourquoi votre organisation devrait-elle mettre en place une politique de gestion des documents ?

Après avoir lancé votre stratégie et votre plan initial de gestion des documents, il est peut-être temps d’aller plus loin et d’élaborer des politiques de gestion des documents.

Contrairement à une stratégie ou à un plan, une politique est une règle directrice de l’organisation, qui doit être mise en œuvre dans toutes les stratégies et tous les processus.

Pour trouver une première inspiration, examinez la politique de gestion des documents de l’Université de Bristol.

politique de gestion des documents
Source : Université de Bristol

Une fois ces trois étapes franchies, il est temps de réfléchir à la solution logicielle la plus adaptée pour résoudre vos problèmes.

Comment trouver le meilleur système de gestion de documents pour vos besoins

Maintenant que vos besoins sont clairs et que vous savez ce que vous voulez obtenir avec votre système de gestion de documents, il est temps de comparer vos outils préférés.

La section suivante vous donnera un aperçu des outils les plus couramment utilisés par les petites entreprises et les grandes sociétés. Mais avant de pouvoir comparer les outils sur le marché, vous devez vous assurer que vous êtes certain des points suivants :

Quels sont les principaux problèmes que la solution doit résoudre ?

Lors de la phase de création de votre stratégie de gestion des documents, vous y avez probablement déjà pensé. Veillez à replacer ce point dans le contexte des capacités des outils que vous envisagez d’acheter.

Par exemple, il est inutile d’essayer de faire des économies en regardant des solutions logicielles fantaisistes qui ne correspondent pas à votre budget.

Quelles sont les caractéristiques essentielles ?

Lorsqu’on élabore des stratégies, on tombe souvent dans le piège de vouloir tout réaliser en même temps. Au fond d’eux-mêmes, ils savent peut-être que ce n’est pas possible, mais ils ont peut-être encore des attentes irréalistes.

Pour éviter de vous perdre dans trop de détails et afin de générer des solutions réalistes, nous vous suggérons de créer une liste des 10 fonctionnalités les plus essentielles que votre système de gestion de documents devrait avoir.

Créez une liste de vos outils préférés pour les comparer.

Maintenant, vous pouvez déplacer votre attention de l’intérieur vers l’extérieur. Après avoir défini clairement vos propres besoins, vous pouvez voir ce que le marché peut vous offrir.

Afin de comparer les différentes solutions de gestion de documents, il est conseillé de créer une feuille de calcul et d’évaluer les outils en fonction de votre liste des 10 principales caractéristiques.

L’outil le plus adapté à votre liste Top 10 deviendra votre nouveau compagnon au bureau.

Meilleur logiciel de gestion de documents en ligne

Dans cette section, nous vous présentons les solutions logicielles de gestion documentaire en ligne les plus couramment utilisées.

Filestage – révision et approbation du contenu

Révision et approbation de la gestion des documents Filestage

Filestage fournit aux équipes une plateforme basée sur le cloud pour rationaliser le processus de révision et d’approbation des documents et autres types de fichiers. L’outil simplifie la collaboration avec les collègues et les clients grâce à des flux de travail personnalisables, à l’automatisation des tâches et à la gestion intégrée des versions.

Filestage est facile à configurer, à apprendre et à utiliser. Il permet également aux équipes d’exécuter des flux de travail en quelques minutes. En outre, la plateforme stimule la productivité des équipes en réduisant les efforts et le temps consacrés au processus d’approbation.

Avec Filestage, vous pouvez facilement gérer toutes vos approbations en un seul endroit, et donc toujours garder la trace du statut de vos documents. Cela fait de Filestage l’outil idéal pour organiser votre processus de retour et d’approbation des documents de manière claire, facile et efficace.

iManage – gestion des documents et des e-mails

Solution de gestion des documents et des e-mails iManage

iManage propose une solution de gestion des documents et des e-mails basée sur le cloud, Closing Folders, qui se concentre principalement sur des solutions adaptées aux cabinets d’avocats.

Le logiciel est doté d’outils de collaboration qui permettent aux utilisateurs de gérer des documents et de collaborer soit sur leur bureau, soit via une interface mobile optimisée pour les smartphones et les tablettes. Les courriels et les documents peuvent être intelligemment combinés en fichiers de projet uniques.

Vous pouvez prendre contact avec iManage pour demander une version de démonstration ou la structure des prix de Closing Folders.

Microsoft Sharepoint – GED intranet

système de gestion de documents microsoft sharepoint

Microsoft Sharepoint fait partie de l’un des outils de collaboration les plus complets du marché, la suite Microsoft Office, et comprend un système complet de gestion des documents.

Que vous ayez besoin de créer simplement des documents ou de les partager avec plusieurs parties prenantes, Sharepoint offre un large éventail de fonctionnalités et peut être adapté aux besoins de votre entreprise.

Sharepoint est proposé en deux formules différentes, qui s’adressent aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises. Le plan de base commence à partir de 5 dollars par utilisateur sur une base annuelle.

Adobe Document Cloud – Les principaux outils PDF d’Adobe

Gestion de documents numériques Adobe Document Cloud

Tout le monde connaît le célèbre Adobe Creative Cloud, qui propose des programmes révolutionnaires tels que Photoshop ou Illustrator. Adobe Document Cloud est une GED qui offre des outils tout aussi utiles pour gérer tous vos documents.

Adobe Document Cloud se compose de programmes tels qu’Adobe Acrobat DC, qui facilitent le processus de création de documents grâce à une interface collaborative. En outre, Adobe Sign vous permet de créer facilement des signatures électroniques et de les combiner avec les principaux outils PDF d’Adobe.

Adobe Document Cloud est disponible en différentes formules – pour les particuliers, les équipes et les entreprises.

OpenKM – DMS 100% personnalisable

Système de gestion de documents OpenKM

OpenKM est un système de gestion documentaire avancé qui remplit toutes les conditions requises.

Grâce à la GED, les utilisateurs peuvent stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des numérisations de documents papier, automatiser des processus, collaborer à des projets et mettre en place des flux de travail pour examiner, approuver et valider des tâches.

Grâce à la suite d’outils de développement d’OpenKM, le logiciel permet même à un service informatique de devenir créatif et de créer une nouvelle application qui répond à 100% aux besoins de votre organisation.

Vous pouvez demander une version d’essai et un devis sur le formulaire de contact d’OpenKM.

Docuvita – gestion polyvalente des documents

Gestion polyvalente des documents Docuvita

Docuvita est un gestionnaire de documents polyvalent qui s’adapte à une grande variété de types de documents.

Les informations sensibles telles que les dossiers du personnel sont protégées contre tout accès non autorisé par Docuvita, et les dossiers comptables peuvent être combinés avec le logiciel de comptabilité de votre entreprise pour créer des archives conformes à la loi.

Les fichiers peuvent être transférés de votre système ERP ou CRM vers Docuvita afin d’optimiser l’utilisation de tous vos systèmes.

Vous pouvez également créer plusieurs flux de travail automatisés afin que vous et votre équipe puissiez gagner du temps et vous concentrer sur les choses les plus importantes.

Prenez contact avec Docuvita pour obtenir un devis adapté à vos besoins.

LogicalDOC – GED en nuage public, sur site ou hybride

Système de gestion de documents en nuage LogicalDOC

LogicalDOC est un DMS qui est soit basé sur le cloud ou sur place, de sorte que votre entreprise peut choisir la solution la plus appropriée pour votre infrastructure actuelle.

Le service en nuage est suggéré si votre organisation ne dispose pas des ressources nécessaires pour un système entièrement autonome.

En outre, il est possible d’utiliser un système de gestion de documents en nuage hybride qui combine un nuage public et un nuage privé. Un nuage hybride sert de solution de sauvegarde parfaite : Vos documents peuvent toujours être récupérés, même si vos serveurs sont endommagés.

Vous pouvez contacter LogicalDoc pour un essai gratuit ou des informations sur les prix.

Bitrix24 – gestion de projet et GED

Gestion des documents de projet Bitrix24

Bitrix24 est plus qu’un simple système de gestion de documents.

Bitrix est un système de gestion de la relation client (CRM) ainsi qu’un outil de gestion de projet entièrement intégré qui possède de nombreuses fonctionnalités permettant de tirer parti de votre flux de travail de gestion de documents.

Du partage de fichiers, du stockage, de la charge de travail et des fonctions de planification aux systèmes d’automatisation et au créateur de graphiques, Bitrix24 offre un large éventail d’outils utiles pour stimuler la collaboration et rationaliser les processus.

En plus d’offrir un plan gratuit, Bitrix24 propose cinq plans d’abonnement différents qui peuvent répondre à vos besoins individuels.

Filecamp – DAM et DMS

Caractéristiques de la gestion de documents Filecamp DAM

Filecamp est un système de gestion des ressources numériques (DAM) à part entière qui offre une grande variété de fonctions de gestion des documents.

Votre équipe a accès à une médiathèque et à des directives de marque, ainsi qu’à des solutions d’épreuvage et d’approbation en ligne pour une collaboration simplifiée.

Filecamp est une plateforme intuitive et facile à utiliser qui ne nécessite pas de formation intensive. En outre, le système DAM est disponible en trois modèles d’abonnement différents.

Revv – système de gestion des données à usage spécifique

Flux de travail pour la gestion des documents des organisations à but non lucratif Revv

Nous allons terminer cette section avec Revv, une plateforme spécialisée dans le don de plomb et l’augmentation de l’engagement des utilisateurs et de la collecte de fonds.

Les outils de conformité et de rapports politiques de Revv sont entièrement personnalisables et peuvent produire des programmes de rapports automatisés. Des fonctions spéciales, telles que les dons ou les formulaires en un clic, les pétitions et les enquêtes, aident les organisations à but non lucratif à rationaliser leurs flux de travail et à libérer des ressources rares.

En outre, la plateforme est équipée d’outils de vente qui aident les organisations à vendre leurs services et leurs offres à un prix plus élevé.

Revv Basic est gratuit, tandis que Revv Pro est disponible à 49 $ par mois. Les entreprises peuvent également demander un devis personnalisé.

Conclusion

Lorsque vous gérez votre organisation, il est important d’apporter des améliorations partout où cela est possible. À première vue, la gestion des documents peut sembler être une activité secondaire qui ne mérite pas beaucoup d’attention.

Toutefois, comme le montrent nos exemples, une entreprise qui met en œuvre une approche efficace de la gestion des documents économise un temps précieux, des ressources et de l’argent, tout en produisant des actifs de meilleure qualité. Pour effectuer les changements nécessaires, il est important d’obtenir le soutien des bonnes parties prenantes dans toute l’organisation.

Nous espérons que cet article sensibilisera et soutiendra votre entreprise afin de rationaliser davantage les processus qui prennent du temps.

Prêt à démarrer avec Filestage ?

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✓ Conforme au RGPD ✓ Serveurs européens ✓ Centres de données certifiés ISO 27017